Was ist ein Kommunikationsplan und wie wird er erstellt?

Nicht selten entscheidet Kommunikation über den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts. Bei klarer Kommunikation im Projektmanagement geht es nicht nur darum, wie Sie kommunizieren sollten, sondern auch darum, welche Teammitglieder welche Art von Nachrichten über welche Kommunikationskanäle erhalten sollten.

Aber wir haben gute Nachrichten für Sie: Es ist nicht schwer, einen effektiven Kommunikationsplan aufzubauen. Sie brauchen nur Ihre Kommunikationskanäle zu definieren und gemeinsam festzulegen, welche davon wann genutzt werden. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie einen Kommunikationsplan erstellen. Darüber hinaus geben wir Ihnen eine Kommunikationsplan-Vorlage an die Hand und zeigen Ihnen Kommunikationsplan-Beispiele, damit Sie Ihren eigenen Plan erstellen können.

Was ist ein Kommunikationsplan und wie hilft er dabei, Kommunikationsziele zu erreichen?

Im Projektmanagement ist ein Kommunikationsplan ein Überblick darüber, wie Sie wesentliche laufende Projektinformationen an wichtige Beteiligte kommunizieren. Ihr Kommunikationsplan hilft Ihrem Team zu verstehen, wer welche Updates erhalten sollte, und in welchen Fällen Projektbeteiligte benachrichtigt werden. Als Teil Ihres Kommunikationsplans werden Sie verdeutlichen, welchen Kanal die Beteiligten wann nutzen sollten, wie oft verschiedene Details kommuniziert werden, und wer für jeden Kanal verantwortlich ist.

Wenn Sie einen Kommunikationsplan teilen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weiß, wer wann mit welchem Tool kontaktiert werden sollte. Ohne die Anwendung eines Kommunikationsplans könnte zum Beispiel ein Teammitglied arbeitsbezogene Fragen über ein Tool stellen, das ein anderes Teammitglied selten nutzt. Statt klar zu kommunizieren und dann mit der Arbeit weitermachen zu können, entsteht Frustration und Verwirrung unter den Teammitgliedern, die von wirklich wichtiger Arbeit abgelenkt. Wenn ihnen nicht klar ist, wer für welchen Kanal zuständig ist, wenden sie sich vielleicht an eine Führungsperson, die die Frage gar nicht beantworten kann. Was als eine einfache Fehlkommunikation angefangen hat, führt zu drei frustrierten Teammitgliedern – und die Arbeit stagniert immer noch.

Was gehört in einen Kommunikationsplan?

Ihr Kommunikationsplan ist die zentrale Anlaufstelle für Ihre Kommunikationsstrategie während des Projekts und sorgt für einen strukturierten Informationsaustausch. Der Aufbau des Kommunikationsplans sollte Teammitglieder in die Lage versetzen, Fragen, wie zum Beispiel die folgenden, zu beantworten:

• Welche Kommunikationskanäle nutzen wir? Wofür werden die einzelnen Kanäle genutzt?

• Wann sollten wir persönlich kommunizieren, und wann asynchron?

• Was sind die Projektrollen? Wer ist der Projektmanager? Wer ist im Projektteam? Wer sind die Projektbeteiligten?

• Wie werden wichtige Projektdetails (zum Beispiel Statusupdates) kommuniziert? Wie oft werden sie geteilt?

Was gehört nicht in einen Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen zu verdeutlichen, wie Sie mit Ihrem Projektteam und anderen Projektbeteiligten kommunizieren wollen – unabhängig davon, ob es interne Teammitglieder sind, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, oder externe Beteiligte, wie Kunden oder Auftragnehmer.

Ein Kommunikationsplan im Projektmanagement ist kein PR-Plan. Dieser Plan wird Ihnen nicht helfen, Ihre Social-Media-Strategie festzulegen, eine Zielgruppe zu identifizieren oder Kernbotschaften für unterschiedliche demographische Gruppen zu finden. Wenn Sie solche Pläne brauchen, sollten Sie einen Content-Kalender für Social Media oder einen Business-Strategie-Plan erstellen.

Die Vorteile der Anwendung eines Kommunikationsplans

Natürlich braucht man eine klare Kommunikation am Arbeitsplatz. Aber brauchen Sie dafür wirklich einen schriftlichen Kommunikationsplan?

Die kurze Antwort lautet: Ja. Ein guter Kommunikationsplan und dessen Anwendung kann Ihnen helfen, die richtigen Informationen den richtigen Projektbeteiligten zur Verfügung zu stellen. Beteiligte aus dem Vorstand müssen nicht über jedes Projektdetail informiert werden, und nicht jedes Teammitglied muss in der Videokonferenz mit Ihren externen Partnern dabei sein. Beschreiben Sie, wo und wie Sie kommunizieren werden. Dadurch wird der Unsicherheitsfaktor aus der Gleichung genommen und das Team kann sich der eigentlichen Arbeit widmen.

Weniger Hin und Her zwischen Apps

Wir haben kürzlich über 13.000 Wissensarbeiter weltweit befragt und festgestellt, dass der durchschnittliche Angestellte täglich bis zu 25 Mal zwischen 10 Apps hin- und herwechselt. Statt sich auf wichtige Arbeit mit größerer Wirkung zu konzentrieren oder effektiv mit Kollegen zusammenzuarbeiten, verbringen Wissensarbeiter Stunden damit, einfach nur herauszufinden, wo sie kommunizieren sollten.

Die Anwendung eines Kommunikationsplans kann diesem Ratespiel ein Ende bereiten. Wenn Ihr Team zum Beispiel weiß, dass Sie nur in einem Arbeitsmanagement-Tool über Arbeit kommunizieren, kann es wichtige Informationen direkt dort nachschlagen, statt sich durch Slack-Nachrichten, E-Mail-Konversationen und Ordner mit Unterlagen zu wühlen. Genauso würden Sie ein Teammitglied nicht mit der Frage belästigen, wann die nächsten Projektergebnisse fällig sind, wenn Sie wissen, dass das Mitglied nur indirekt mit dem Projekt zu tun hat und nur allgemeine Übersichtsberichte erhält.

Wir haben unsere Kommunikationsrichtlinien darauf ausgerichtet, welche Software oder Tools am besten für bestimmte Zwecke geeignet sind. Asana ist für ausführbare Handlungen gedacht, und Slack, um schnelle Fragen zu klären. E-Mails eignen sich besser für offizielle und vor allem externe Kommunikation. Mit dieser Einteilung und den richtigen Kommunikationsrichtlinien wird die gesamte Kommunikation viel klarer.”

Verbesserte Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit im Team ist kein müheloser Prozess, der von selbst abläuft – es ist eine Fertigkeit, die Sie und Ihr Team erst aufbauen müssen. Und ein Teil dieses Prozesses ist es, die Kommunikationswege Ihres Teams für eine effektivere Teamzusammenarbeit festzulegen. Es ist für gute Zusammenarbeit sehr wichtig, sich bei der Kommunikation wohlzufühlen, gerade wenn Sie in einem ortsunabhängigen Team arbeiten. Wenn Ihre Mitarbeiter sich unwohl dabei fühlen, weil sie sich unsicher sind, wie und wann sie kommunizieren sollen, werden sie sich nicht völlig frei und ungezwungen austauschen können.

Ihr Kommunikationsplan ist eine Chance, festzulegen, über welche Kanäle Ihre Teammitglieder kommunizieren sollten. Je nach Grad der Detaillierung können Sie auch angeben, wann Teammitglieder kommunizieren sollten – und auch Teamkonventionen zum „Bitte nicht stören“-Modus oder dem Deaktivieren von Benachrichtigungen festlegen.

Wenn Sie diese Richtlinien zur Verfügung stellen, entfernen Sie eine der größten Hürden für einfache Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Wenn diese wissen, wo sie kommunizieren sollten (und ebenso wichtig: wo sie nicht kommunizieren sollten), können sie sicher sein, die richtige Nachricht zur richtigen Zeit zu schicken.

Weniger Doppelarbeit

Aktuell verbringen Wissensarbeiter 60 % ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit – also zum Beispiel der Suche nach Unterlagen, dem Einholen von Genehmigungen oder Projekt-Statusaktualisierungen und generell Dingen, die sie von eigentlicher, produktiver Arbeit abhalten. Ein Teilaspekt dieser Arbeit rund um die Arbeit ist es, nicht zu wissen, über welche Wege Dinge kommuniziert werden sollten.

Wenn Teammitglieder keine klare Vorstellung darüber haben, wo die relevanten Informationen (etwa Ihr Projektplan oder die Projektzeitleiste) geteilt werden, müssen sie in mehreren Tools suchen oder Kollegen fragen. Deswegen sind Teammitglieder, denen nicht klar ist, wo sie über Arbeit kommunizieren sollten, klar im Nachteil und es fällt ihnen schwieriger, auf bestehende Arbeit zuzugreifen.

Arbeit rund um die Arbeit führt zu mehr manueller oder doppelter Arbeit und weniger Transparenz. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringen wir sogar 13 % unserer Zeit (also 236 Stunden pro Jahr) mit Arbeit, die bereits erledigt wurde. Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan teilen, können Sie Ihrem Team klarmachen, wo sich die Arbeit befindet, sodass Ihre Kollegen nicht lange nach danach suchen müssen.

Wie Sie einen Kommunikationsplan erstellen, um Ihre Kommunikationsziele zu erreichen

Ein Kommunikationsplan ist sehr hilfreich und darüber hinaus noch relativ einfach zu erstellen. Die Erstellung eines Kommunikationsplans kann in vier Schritte aufgeteilt werden:

1. Legen Sie Ihre Kommunikationsstrategie fest

Beim ersten Schritt zum Aufbau eines Kommunikationsplans sollten Sie entscheiden, wo Ihr Team kommunizieren wird – und worüber. Dazu gehören auch die Fragen, welche Tools genutzt werden und wann persönlich oder asynchron kommuniziert werden soll. Von Live-Kommunikation oder synchroner Kommunikation spricht man, wenn die Kommunikation in Echtzeit abläuft. Im Gegensatz dazu schickt man bei asynchroner Kommunikation eine Nachricht, ohne zu erwarten, dass jemand direkt antworten wird. Wir alle nutzen asynchrone Kommunikation jeden Tag, oft ohne daran zu denken – zum Beispiel jedes Mal, wenn wir eine E-Mail verschicken.

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan aufsetzen, legen Sie fest, wofür jedes Tool genutzt wird. Sie könnten etwa die folgenden Nutzungsregeln festlegen:

• E-Mails, um mit externen Beteiligten zu kommunizieren.

• Slack für synchrone Kommunikation über das Tagesgeschäft sowie kurze Fragen.

• Asana für asynchrone Kommunikation über Arbeit wie z. B. Aufgabendetails, Projektstatusaktualisierungen oder wichtige Projektunterlagen.

• Zoom oder Google Meet für Teambesprechungen wie Brainstorming-Meetings oder Ihre Post-mortem-Projektanalyse.

2. Einigen Sie sich auf einen Kommunikationsrhythmus, um Ihre Kommunikationsziele zu erreichen

Jetzt, wo Sie wissen, über welche Kanäle Sie kommunizieren werden, müssen Sie auch festlegen, wie oft das der Fall sein wird. Ihr Kommunikationsrhythmus ist Ihr Aktionsplan für Updates zu unterschiedlichen Projektdetails, wie etwa dem Projektziel oder der Projektorganisation, die an die verschiedenen beteiligten Personen gehen.

Sie könnten diese zum Beispiel wie folgt festlegen:

• Wöchentliche Projekt-Statusaktualisierungen werden für alle Projektbeteiligten und Projektsponsoren in Asana veröffentlicht.

• Monatliche Projekt-Teammeetings, um Stolpersteine bei aktueller Arbeit zu beseitigen oder nächste Schritte zu brainstormen.

• Asynchrone Projektmeilenstein-Updates in Asana nach Bedarf.

3. Erstellen Sie einen Plan für das Stakeholder-Management

Der Erfolg eines Projekts, insbesondere bei großen Projekten, hängt oft auch von der Unterstützung und dem Enthusiasmus von Projektbeteiligten ab. Am Anfang des Projekts werden Sie sich im Kick-off-Meeting des Projekts darum kümmern – aber es ist wichtig, sich auch während des Projekts die Unterstützung der beteiligten Personen zu sichern.

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan erstellen, nehmen Sie sich auch die Zeit, um zu planen, wann und worüber Sie mit jedem Projektbeteiligten kommunizieren werden. Wichtige Mitglieder Ihres Projektteams werden regelmäßig, vielleicht sogar täglich über dieses Projekt kommunizieren. Andere Projektbeteiligte brauchen vielleicht nur Informationen aus Projekt-Statusaktualisierungen oder sogar nur das Projektergebnis.

Halten Sie fest, wie Sie die Kommunikation mit Projektbeteiligten gestalten wollen. So stellen Sie sicher, dass diese zur richtigen Zeit über die richtigen Dinge informiert werden. Die Nachrichten, die sie erhalten, sollten die passende Menge an Details enthalten und sich auf Geschäftsergebnisse und Gesamtauswirkungen des Projekts konzentrieren.

4. Teilen Sie Ihren Kommunikationsplan und aktualisieren Sie ihn nach Bedarf

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan aufgebaut haben, teilen Sie ihn mit Ihrem Projektteam. Stellen Sie sicher, dass er in Ihrer zentralen Informationsquelle für alle Projektinformationen verfügbar ist. Wir empfehlen, Asana zum Nachverfolgen aller Projektkommunikation und Arbeit zu nutzen – so können Sie an ein und demselben Ort über die Arbeit sprechen und sie erledigen.

Wenn externe Änderungen Ihren Projektkommunikationsplan beeinflussen, passen Sie ihn an und kommunizieren Sie diese Veränderungen. So haben Ihre Teammitglieder immer Zugang zu aktuellen Informationen und ein guter Informationsfluss wird sichergestellt.

Beispiel für den Aufbau eines Kommunikationsplans

Vorlage für einen Kommunikationsplan

Beschreibung der Kommunikation

Um welche Art von Kommunikation handelt es sich?

Häufigkeit

Wie oft werden Sie kommunizieren?

Kanal

Welches Tool werden Sie nutzen? Ist die Kommunikation synchron oder asynchron?

Zielgruppe

Wer erhält diese Kommunikation?

Verantwortlich

Wer ist verantwortlich dafür, diese Kommunikation zu verschicken?

Gute Kommunikation beginnt mit einem Kommunikationsplan

Klare Kommunikation bedeutet, die richtige Nachricht zur richtigen Zeit zu schicken. Ermöglichen Sie eine nahtlose Zusammenarbeit und sorgen Sie dafür, dass alle Teammitglieder zur richtigen Zeit Informationen erhalten – so verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Kommunikation über Arbeit rund um die Arbeit und mehr mit dem, was wirklich wichtig ist.