So arbeiten Sie ortsunabhängig mit Ihrem Team zusammen

Wie arbeiten Sie effektiv mit Ihrem Team zusammen, wenn es nicht möglich ist, einen Konferenzraum mit einem Whiteboard zu mieten, jemandem auf die Schulter zu tippen, um ein kurzes Gespräch zu beginnen, oder beim Mittagessen Ideen auszutauschen? Ortsunabhängige Arbeit kann herausfordernd sein – besonders da sich viele zum ersten Mal und in einer bereits stressigen Situation auf die neue Arbeitsweise einstellen müssen.

Egal ob ortsunabhängige Arbeit für Sie und Ihr Unternehmen neu ist oder ob Sie bereits wissen, wie Sie effektiv von zu Hause aus mit Ihrem Team zusammenarbeiten und kommunizieren – mit ein paar einfachen Veränderungen an Ihren Prozessen können Sie viel bewirken.

Denken Sie daran: Das Wichtigste bei ortsunabhängiger Zusammenarbeit ist die Teamarbeit

Obwohl die digitale Kommunikation bereits Routine für uns ist, kann der Verlust der Körpersprache und anderer Aspekte der persönlichen Kommunikation zu herausfordernden Situationen im Arbeitsalltag führen. Sogar kleine nonverbale Zeichen können sich je nach deren Interpretation positiv oder negativ auf die Stimmung auswirken.

Laut einem Artikel im Harvard Business Review ist es daher bei physischem Abstand oder dem sogenannten Social Distancing wichtig, Affinitäten-Distanzierung zu reduzieren (also Distanz in Bezug auf Werte, Vertrauen und Teamarbeit). Das bedeutet, dass es bei einer räumlichen Trennung Ihres Teams besonders wichtig ist, dieselben Werte, Vertrauen zwischen den Mitarbeitern und starke Teamarbeit aufrechtzuerhalten und zu fördern.

Wie gelingt Ihnen das?

• Kommunikationsrichtlinien festlegen: Entscheiden Sie als Team, welche Kommunikationstools Sie für verschiedene Kommunikationsarten nutzen. Bei Asana verwenden wir z. B. Slack für kurze Plaudereien, Asana für große Projekte und Zusammenarbeit, und E-Mails für die Kommunikation mit Dritten, wie Dienstleistern oder Partnern. Halten Sie die Entscheidungen Ihres Teams in einem Kommunikationsplan fest und speichern Sie diese Richtlinien an einem leicht auffindbaren Ort.

• Angemessen kommunizieren: Manchmal tendieren wir zu kurzer Kommunikation, um effizient zu bleiben. Beziehen Sie sich auf Referenzprojekte oder -informationen, indem Sie diese verlinken. Verwenden Sie Screenshots, um Details zu zeigen, Emojis und GIFs, um Emotionen zu übermitteln oder einen Anruf, um kurz zu plaudern. Auf diese Weise kommunizieren Sie auch beim ortsunabhängigen Arbeiten effektiv miteinander.

• Standards für Video-Anrufe festlegen: Falls Ihr Team noch nicht an Video-Anrufe gewöhnt ist, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, diese einzuführen. Video-Anrufe helfen dabei, Gefühle zu interpretieren (man sieht Körpersprache!), zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen und an einem Gespräch aktiv teilzunehmen – all dies führt zu mehr Vertrauen.

• Erfolge zelebrieren und Teamzusammenhalt fördern: Zeit für die Zelebrierung gemeinsamer Erfolge und Teamaktivitäten ist ebenso wichtig wie das Erledigen der Arbeit – gerade wenn Ihr Team ortsunabhängig oder hybrid ist. Schicken Sie eine Nachricht an Ihr Team, wenn ein Teammitglied einen Meilenstein erreicht und gratulieren Sie darin dieser Person. Halten Sie eine halbstündige Geburtstagsfeier via Video-Anruf ab und sorgen Sie so für ein bisschen Spaß. Veranstalten Sie eine monatliche virtuelle Spielerunde (Tipp: Scattergories funktioniert gut online). Die Zusammenarbeit wird besser und macht mehr Spaß, wenn Ihre Mitarbeiter entspannt sind und einander besser kennen.

Verbessern Sie die ortsunabhängige Zusammenarbeit durch bessere Meetings

Gerade jetzt sollten Meetings wirklich gut ablaufen. Video-Anrufe sind beliebter denn je. Aber obwohl sie mit nur einem Klick zugänglich sind, bedeutet das nicht, dass sie einfacher sind als normale Meetings. Werfen Sie einen kurzen Blick in Ihren Kalender: Gibt es Meetings, die kürzer sein könnten oder die überhaupt nicht notwendig sind?

Überdenken Sie noch einmal Ihren Kalender und Ihre Meetings und fördern Sie ortsunabhängige Zusammenarbeit am Arbeitsplatz:

• Eine Tagesordnung erstellen und im Voraus verschicken: Beginnen Sie beim Zweck und Ziel eines jeden Meetings. Erstellen Sie dann eine Tagesordnung mit einer Übersicht der Diskussionsthemen, zu besprechenden Maßnahmen und einem Zeitplan. Versenden Sie die Tagesordnung vor dem Meeting, sodass die Teilnehmer wissen, was sie erwartet und bereits über ihren eigenen Beitrag nachdenken können. Das gibt Ihnen auch die Möglichkeit, nicht am Meeting teilzunehmen, falls die Inhalte Sie nicht betreffen. Ihre Meetings werden dadurch effektiver sein und nach Plan ablaufen.

• Notizen machen, die Sie im Nachhinein verschicken: In einem gemeinsamen Dokument oder einer Aufgabe sollte der Leiter des Meetings detaillierte Notizen zu den Diskussionsthemen machen. Ergänzen Sie die Notizen nach dem Meeting um Verweise zu anderen Projekten, und lassen Sie das Dokument oder die Aufgabe allen Teilnehmern zukommen. Wenn Sie eine Person bestimmen, die für die Notizen zuständig ist, können sich alle anderen auf die Teilnahme anstatt auf die Erstellung Ihrer eigenen Notizen konzentrieren. Notizen sind auch für diejenigen hilfreich, die nicht teilnehmen konnten.

• Virtuelle Stand-up-Meetings: Wenn Sie wiederkehrende Statusmeetings haben, können Sie es auch mit 15-minütigen Stand-ups versuchen, statt immer 30 bis 60 Minuten einzuplanen. Was ist ein Stand-up? In der Welt der Technologie-Entwickler ist ein Stand-up ein kurzes, tägliches Status-Meeting, bei dem jedes Teammitglied in einem oder zwei Sätzen über die eigene erledigte Arbeit, die nächsten Schritte und voraussichtlichen Schwierigkeiten berichtet. Es handelt sich um eine effektive Möglichkeit, einen Überblick zu bekommen, Gelegenheiten für die hybride Zusammenarbeit zu erkennen und sich auszutauschen.

Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen ortsunabhängiger Zusammenarbeit und konzentrierter Arbeit

Zusammenarbeit und gemeinsames Arbeiten sind wichtig. Genauso wichtig ist es aber auch, sich genügend Zeit für konzentriertes Arbeiten zu nehmen und sicherzustellen, dass auch die anderen Teammitglieder daran denken. Zu den obersten Prioritäten Ihres Teams sollten folgende Aspekte gehören: Jedes Teammitglied muss über ausreichend Zeit für fokussiertes Arbeiten verfügen, digitale Ablenkungen reduzieren und die unendliche Flut von Benachrichtigungen sowie den ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Apps vermeiden. Mit einigen Vorkehrungen und entsprechenden Rahmenbedingungen für gutes Teamwork gelingt es Ihnen und Ihrem Team im Handumdrehen, die nötige Zeit zu finden, um sich wirklich zu konzentrieren.

Hier sind ein paar Möglichkeiten, um genau das umzusetzen:

• Meetings absagen: Ja, Sie haben richtig gelesen. Fühlen Sie sich beim Blick in Ihre Kalender überfordert? Sehen Sie sich Ihre Prioritäten an und überlegen Sie, welchen Zweck jedes der Meetings hat und wer dazu eingeladen ist. Dann fragen Sie sich, ob Sie dabei sein sollten oder nicht. Wenn die Antwort „nein“ ist, sagen Sie es ab und bitten Sie um die Notizen, wenn diese für Sie nützlich sein könnten.

• Ablenkungen auf bestimmte Zeiten beschränken: Es ist wichtig, im Laufe des Tages immer wieder kleine Pausen einzulegen, damit Sie sich konzentrieren können. Stellen Sie dabei sicher, dass eine kurze Pause nicht zu einem nachmittagsfüllenden Mittagsschläfchen oder Instagram-Scrollen wird. Legen Sie konkrete Zeiten für private Aktivitäten fest – ein Spaziergang um das Haus, eine Snack-Pause, Nachrichten lesen – und halten Sie sich an die von Ihnen vorgegeben Zeiten. Die Pause wird Ihnen gut tun und Sie werden mit klarem Kopf und mehr Energie zu Ihrer Arbeit zurückkehren.

• Benachrichtigungen deaktivieren und die „Bitte nicht stören”-Funktion einsetzen: Es ist in Ordnung, Ablenkungen während bestimmten Tageszeiten zu blockieren, um in einen Flow zu kommen und voll bei der Sache zu sein. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Benachrichtigungen, indem Sie alle bis auf die wichtigsten ausschalten. Sollten Sie sich Sorgen machen, etwas zu verpassen, können Sie sich stündliche Erinnerungen einstellen, um Ihre Inbox oder Slack kurz zu überprüfen, bevor Sie mit Ihrer Arbeit weitermachen. Ebenso können Sie bei der Verwendung von Tools mit einem „Bitte nicht stören“-Modus diesen nutzen, wenn Sie etwas Zeit für Konzentration benötigen. Schützen Sie Ihre Fokuszeit und achten Sie darauf, dass Ihre Teamkollegen es Ihnen gleichtun. Somit haben Sie Zeit, um wirklich produktiv zu sein – ganz ohne Ablenkungen.

Arbeiten Sie ortsunabhängig mit Ihrem Team zusammen

Wenn Sie in einem ortsunabhängigen oder hybriden Team arbeiten, denken Sie daran: Sie sind nicht allein. Jeder in Ihrem Team versucht, effektiv zu sein – und zwar gemeinsam, auch wenn wir alle in unterschiedlichem Maße soziale Distanzierung praktizieren. Nutzen Sie mit Ihrem Team ortsunabhängige Best Practices für die Zusammenarbeit, damit Sie sich häufiger austauschen können (auch wenn das anders abläuft als in einem Büro). Teilen Sie mit Ihren Kollegen, was für Sie funktioniert, und fragen Sie sie nach ihren Tipps.

Gehen Sie offen mit Schwierigkeiten um und arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team daran, diese so gut wie möglich zu meistern. Veränderungen können anfänglich etwas verwirrend sein. Seien Sie sich dessen bewusst und stellen Sie Ihren Arbeitsalltag und Ihre Interaktion im Team darauf ein – die Vorteile werden sich schnell bemerkbar machen.