Was ist Outsourcing? Die Bedeutung für Unternehmen im Überblick!

Philipp Steubel headshotPhilipp Steubel7. Juni 20225 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Mit Outsourcing ist das Auslagern von Aufgaben oder Bereichen an externe Dienstleister gemeint. Gründe dafür sind etwa ein zeitlicher Mangel oder das Wissen von Know-How. Die Auslagerung kann viele Vorteile mit sich bringen, wie etwa eine Einsparung von Kosten oder eine Qualitätssteigerung.

In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen gar nicht mehr notwendig, für alle neuen anfallenden Aufgaben neue Mitarbeiter einzustellen. Der Prozess kann hier oftmals sehr langwierig sein, denn qualifizierte Arbeitskräfte einzustellen ist nicht gerade einfach am heutigen Arbeitsmarkt.

Stattdessen kann es in vielen Situationen klüger sein, gewisse Bereiche und Aufgaben auszulagern. Diesen Prozess nennt man auch Outsourcing. So werden Freelancer, kleine Unternehmen oder auch große Konzerne mit Aufgaben beauftragt. Erfahren Sie hier mehr darüber, welche Formen von Outsourcing überhaupt möglich sind und welche Vor- und Nachteile sich mit diesem Modell ergeben. Zudem erfahren Sie auch, wie Sie einfach mit Asana Outsourcing integrieren können.

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Was ist Outsourcing?

Starten wir mit der Outsourcing Definition. Der Begriff kommt aus dem Englischen und setzt sich aus den Begriffen “Out”, “source” und “using” zusammen. Grob übersetzt bedeutet dies, dass man externe Quellen bezieht. Die deutsche Übersetzung wäre “Auslagerung”.

Outsourcing in der Geschäftswelt bedeutet, dass man für gewisse Aufgaben oder manchmal auch ganze Bereiche externe Dienstleister bezieht. Die Gründe dafür können sehr vielfältig sein. Oftmals benötigt ein Bereich ein gewisses Niveau an Fachwissen, welches derzeit im Unternehmen noch fehlt. Eine interne Akquisation dieses Wissens kann oftmals sehr teuer sein, daher ist Outsourcing eine ideale Alternative. 

Es kann aber auch einfach sein, dass es an der Zeit mangelt. Manche Unternehmen möchten sich einfach auf ihren Kernbereich konzentrieren und dort ihre gesamte Zeit investieren. Für unterstützende oder administrative Prozesse vertrauen diese dann auf externe Hilfe. Dazu aber später noch mehr.

Beim Outsourcing unterscheidet man einmal grundsätzlich zwischen unternehmensinternem Outsourcing und unternehmensexternem Outsourcing:

  • Bei unternehmensinternem Outsourcing werden Aufgaben und Prozesse intern verlegt, beispielsweise an ein anderes Unternehmen des gleichen Mutterkonzerns.

  • Bei unternehmensexternem Outsourcing wird die Leistungserbringung an ein vollkommen externes Unternehmen ausgelagert. Dies kann eine regionale oder eine ausländische Firma sein.

In welchen Bereichen wird Outsourcing angewendet?

Heutzutage gibt es Dienstleister für alle möglichen verschiedenen Bereiche. Somit können Unternehmen fast alle Aufgaben an externe Auftraggeber auslagern. Die beliebtesten Bereiche sind beispielsweise der Kundenservice, der IT-Bereich, das Marketing oder auch die Buchhaltung.

Was diese Bereiche auszeichnet? Sie sind entweder zeitintensiv oder setzen ein gewisses Niveau an Fachwissen voraus. Nehmen wir zum besseren Verständnis einfach ein Outsourcing Beispiel: Als Projektleiter sind Sie mit einem neuen Projekt beauftragt. Es geht um eine neue Software, welche in wenigen Monaten bereits an den Markt kommen soll. 

Hierbei gibt es viele verschiedene Dinge, die Sie berücksichtigen müssen. Von der Teamaufstellung und der Wahl der Projektmanagement-Methode bis hin zum Designen und Testen der Software fallen viele verschiedene Aufgaben an. Schlussendlich sollen Sie auch noch eine überzeugende Marketing-Kampagne liefern, welche Ihnen zu viel Zeit nehmen würde. 

Sie könnten hier in diesem Outsourcing Beispiel Ihr Team noch ausweiten und ein weiteres Mitglied für die Marketing-Kampagne einstellen. Leider hat kein Mitarbeiter aus dem Marketing-Bereich genug zeitliche Ressourcen für dieses Projekt. Daher entschließen Sie sich dazu, eine Marketing-Agentur dafür zu beauftragen. Diese kümmern sich um die Erstellung der Kampagne und alle anderen Aufgaben, die für diesen Bereich anfallen können. Sie profitieren nicht nur von dem Expertenwissen, sondern haben auch mehr Zeit, sich um die restliche Planung der Software zu kümmern.

Welche Gründe gibt es für Outsourcing?

Kommen wir noch einmal zu den Gründen zurück. Wie wir bereits angesprochen haben, sind einige wichtige Gründe der zeitliche Mangel oder das fehlende Know-How im Unternehmen. Aufgrund eines Engpasses an Ressourcen wird auf externe Dienstleister zurückgegriffen.

Daneben spricht aber noch mehr für Outsourcing, selbst wenn Sie die zeitlichen oder fachlichen Kapazitäten zur Verfügung hätten:

  • Qualitätsverbesserung: Meist kommt mit dem Outsourcing eine wesentliche Verbesserung der Qualität. Sehen wir uns dazu unser Outsourcing Beispiel noch einmal an. Selbst wenn Sie einen Mitarbeiter fürs Marketing hätten, können Sie sich sicher sein, dass ein spezialisierter Dienstleister bessere Ergebnisse liefern kann.

  • Kostenersparnis: Unternehmen sind oft so stark auf Ihren Fachbereich spezialisiert, dass sie ihren Dienst sehr kostengünstig anbieten können. So können Sie sich viele Kosten sparen und diese in anderen Bereichen einsetzen.

  • Skalierbarkeit: Oftmals ist es innerhalb von Unternehmen schwierig, Prozesse schnell und souverän zu skalieren. Durch externe Dienstleister kann eben die maximale Leistung erreicht werden, zudem werden auch saisonale Schwankungen minimiert.

Wie Sie sehen, gibt es viele Faktoren, die für die Auslagerung von Aufgaben sprechen. Es wäre daher für alle Unternehmen ratsam, diese Möglichkeit zumindest in Erwägung zu ziehen.

Welche Formen des Outsourcings gibt es?

Der Begriff Outsourcing beschreibt allgemein das Auslagern von Aufgaben an externe Dienstleister. Es gibt aber zahlreiche Unterformen, auf die wir hier in den nächsten Absätzen näher eingehen möchten.

Application Service Providing (ASP)

Das ASP beschreibt das Nutzen von spezialisierten Softwares, die von den Unternehmen genutzt werden können. Diese Softwares werden so zur Verfügung gestellt, dass diese nicht einmal auf den Rechnern installiert werden müssen. Auch Wartungen und Updates werden hierbei übernommen.

Business Process Outsourcing (BPO)

Mit diesem Begriff ist die Auslagerung von gesamten Unternehmensbereichen gemeint. Diese Form wird oft für Bereiche wie etwa die Logistik, die Buchhaltung oder allgemein das Rechnungswesen angewendet. Hierbei kümmert sich die externe Agentur für den gesamten Zweig.

Knowledge Process Outsourcing (KPO)

Bei dieser Form werden komplexe Aufgabenbereiche an Drittunternehmen ausgelagert. Dies kann etwa die Erstellung von Jahresabschlüssen sein oder auch die Suchmaschinenoptimierung der Webseite. Diese Form wird insbesondere dann angewendet, wenn für die Aufgabe einer hoher Grad an Spezialisierung gefordert ist und es zu zeitaufwändig wäre, sich dieses Wissen intern anzueignen.

Outtasking

Das Outtasking ist sehr ähnlich zum KPO. Auch wir werden einzelne Aufgaben, die klar abgegrenzt sind, an externe Auftragnehmer abgegeben. Dies kann etwa die Beantwortung von Kunden-Mails oder der Design der Homepage sein.

Out-Servicing

Das Out-Servicing stellt eine spezielle Form des BBO dar, bei dem der Bereich des Kundendienstes vollkommen ausgelagert wird. Hierbei werden spezialisierte Callcenter damit beauftragt, sich um Kundenbelangnisse zu kümmern. Gründe dafür sind meist eine starke Kostenersparnis, vor allem dann, wenn ausländische Callcenter genutzt werden.

Offshore-Outsourcing

Wenn wir schon bei ausländischen Firmen sind, kommen wir auch gleich zum Begriff des Offshoring. Hierbei werden entweder Bereiche oder Aufgaben an Unternehmen im Ausland ausgelagert. Die Gründe hierfür sind wie bereits angesprochen die günstigeren Kosten, etwa bei der Produktion oder bei den Löhnen.

Wie Sie Outsourcing mit Asana regeln können!

Es kann schwierig sein, das Thema Outsourcing anzugehen. Vor allem Unternehmen, die noch nie auf diese Option zurückgegriffen haben, können gerade zu Beginn auf Schwierigkeiten treffen. Dabei ist es im Grunde genommen sehr einfach. Wir zeigen es Ihnen in einfachen Schritten:

  1. Zuerst einmal müssen Sie den Zustand Ihres Unternehmens analysieren. In welchen Bereichen herrscht Verbesserungspotential? Und wo wäre es einfacher, neue Mitarbeiter einzustellen und die eigenen Mitarbeiter damit zu beauftragen oder externe Dienstleister zu wählen? Wenn Sie festgestellt haben, dass Outsourcing für Sie sinnvoll sein könnte, kommen wir zum nächsten Schritt.

  2. Gehen wir wieder von unserem Outsourcing Beispiel aus. Sie möchten in Ihrem Projektmanagement das Thema Marketing outsourcen. Dazu sollten Sie vorab noch ein Meeting halten mit den Projektmitgliedern, um gemeinsam zu vereinbaren, für welche genauen Aufgaben und Bereiche die externen Dienstleister beauftragt werden. Je genauer Sie diese Anforderungen definieren können, umso besser.

  3. Danach müssen Sie aus der Fülle an verschiedenen Dienstleistern wählen. Wie Sie das machen, bleibt Ihnen überlassen. Es gibt dazu einige nützliche Methoden, wie etwa die Nutzwertanalyse, die bei der Entscheidung helfen. Auch ein Lastenheft und Pflichtenheft kann hilfreich sein.

  4. Haben Sie sich für einen Dienstleister entschieden, müssen Sie diesen nun in das Unternehmen, genauer gesagt das Projekt, integrieren. Dabei ist es wichtig, dass dieser einen Zugang zu Informationen hat, die für den Bereich bzw. die Aufgaben wichtig sind.

Hierbei können Projektmanagement-Softwares wie Asana sehr hilfreich sein. Sie können dazu ein eigenes Projekt erstellen für den externen Dienstleister. Hier definieren Sie die anfallenden Aufgaben mit dem zeitlichen Rahmen, erstellen dazu eine Zeitleiste und versorgen gleichzeitig die Dienstleister mit den wichtigsten Informationen. 

Dadurch kann auch immer in Absprache sein mit dem externen Dienstleistern und auch Einsicht bekommen in den Fortschritt der Zusammenarbeit.

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Die Vor- und Nachteile von Outsourcing!

Kommen wir im abschließenden Absatz zu den Vor- und Nachteilen, die mit diesem Modell kommen. Immerhin ist nicht alles nur positiv an der Auslagerung von Aufgaben.

Die Vorteile sind:

  • Die Kosten können durch das Nutzen von externen Unternehmen wesentlich reduziert werden.

  • Das Risiko an Schwankungen wird ebenfalls deutlich minimiert.

  • Die Qualität wird durch die Nutzung von spezialisierten Anbietern gesteigert.

  • Gleichzeitig kann sich das Unternehmen auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren und damit das Gesamtprojekt qualitativ verbessern.

Die Nachteile sind:

  • Indem auf externe Dienstleister vertraut wird, kann es dazu kommen, dass die Förderung der Expertise der Mitarbeiter im eigenen Unternehmen nachrangig behandelt wird.

  • Die Zusammenarbeit fordert oftmals einen intensiven Wissensaustausch. Als Unternehmen muss man bereit sein, womöglich auch sensible Daten mit Dritten zu teilen.

  • Durch den Vertrag mit dem Outsourcing-Partner begibt man sich in eine gewisse Abhängigkeit. So ist man einerseits zeitlich gebunden und hat eine gewisse Kündigungsfrist und andererseits setzt man darauf, dass das externe Unternehmen die Aufgaben ordnungsgemäß und rechtzeitig erfüllt.

Diese Nachteile zu kennen ist wichtig. Es sollte Sie jedoch nicht davor abschrecken, Outsourcing zu verwenden. Tatsächlich lassen sich mit genug Vorbereitung und Planung diese Probleme vermeiden. Haben Sie sich lange genug Zeit genommen für die Wahl des Dienstleisters, wird es für Sie nicht schlimm sein, sich in eine gewisse “Abhängigkeit” zu begeben. Wenn Sie zudem etwa über Asana mit den externen Dienstleistern in Kommunikation sind, entscheiden Sie, welche Informationen geteilt werden.

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