Asynchrone Kommunikation ist nicht das, wofür Sie es vielleicht halten

Julia Martins – FotoJulia Martins19. August 202111 Minuten Lesezeit
facebooktwitterlinkedin
Asynchrone Kommunikation ist nicht das, wofür Sie es vielleicht halten – Artikel-Bannerbild

Zusammenfassung

Asynchrone Kommunikation ist jegliche Form der Kommunikation, bei der Sie keine Antwort in Echtzeit erwarten. Auch wenn Teams in der Regel die synchrone Kommunikation – also die Kommunikation in Echtzeit – bevorzugen, kann die asynchrone Kommunikation die Produktivität steigern. Sie hilft Ihrem Team, bessere Entscheidungen zu treffen und funktionsübergreifende Informationen zu Projekten transparenter zu vermitteln. Erfahren Sie, wie Sie asynchrone Kommunikation in Ihrem Team nutzen können. 

Was kommt Ihnen in den Sinn, wenn Sie an asynchrone Kommunikation denken? Isoliert voneinander arbeitende Teams? Verzögerte Kommunikation? Manuelle Tätigkeiten? Da sich asynchrone Kommunikation wie das Gegenteil von persönlichen Gesprächen anfühlt, schrecken Teammitglieder oft vor dieser Art der Kommunikation zurück. 

Aber was wäre, wenn wir behaupten würden, dass Sie asynchrone Kommunikation bereits täglich nutzen und dass sie sogar der Schlüssel zum Erfolg in der modernen Arbeitswelt ist? In diesem Artikel erläutern wir Ihnen den Unterschied zwischen asynchroner und synchroner Kommunikation, gehen auf die Vor- und Nachteile der beiden Kommunikationsformen ein und helfen Ihnen, Ihr Team zu einer effektiven – und asynchronen – Kommunikation zu bewegen. Und so wird's gemacht.

Was ist asynchrone Kommunikation? 

Asynchrone Kommunikation ist jede Art von Kommunikation, bei der die beiden Gesprächspartner nicht zur gleichen Zeit anwesend und verfügbar sein müssen. Im Grunde bedeutet dies, dass Sie beim Senden einer asynchronen Nachricht keine sofortige Antwort zu erwarten haben. 

Ob Sie es glauben oder nicht, Sie nutzen die asynchrone Kommunikation bereits (sehr) häufig

Vielleicht hören Sie gerade zum ersten Mal den Begriff „Asynchrone Kommunikation“. Dabei handelt es sich um eine der häufigsten Kommunikationsarten, die wir im Arbeitsalltag einsetzen.

Und wie? Ein Wort: E-Mail. 

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, übermitteln Sie eine Nachricht, die nicht sofort beantwortet werden muss. In gewisser Weise ist die E-Mail das Paradebeispiel für asynchrone Kommunikation, auch wenn wir uns der Tatsache, dass wir mit einer E-Mail gerade asynchron kommunizieren, nicht bewusst sind.

Weitere Beispiele für asynchrone Kommunikation: 

  • Geteilte Dokumente

  • Aufgezeichnete Videobotschaften

  • Projektmanagement-Tools

  • Statusberichte

Lesenswert: So schreiben Sie einen effektiven Projektstatusbericht

Was ist synchrone Kommunikation? 

Synchrone Kommunikation ist jedwede Kommunikation, die in Echtzeit stattfindet. Denken Sie an ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht, ein Brainstorming-Meeting (egal ob persönlich oder in Form einer Videokonferenz) oder eine Online-Chat-Konversation über Microsoft Teams oder Slack. Bei dieser Art der Kommunikation kann die Person oder die Personen, mit denen Sie kommunizieren, unmittelbar antworten. 

Beispiele für synchrone Kommunikation:

  • Persönliche Meetings

  • Videokonferenzen über Tools wie Zoom und Google Meet

  • Instant Messaging über Tools wie Slack und Microsoft Teams

  • Telefonate

Asynchrone vs. synchrone Kommunikation: Die Vor- und Nachteile

Asynchrone Kommunikation sollte nicht ausschließlich verwendet werden. Manchmal braucht man eine sofortige Antwort oder ein Problem muss sofort persönlich besprochen werden. Die direkte, synchrone Kommunikation hat ihre Vorteile, aber eben auch einige Nachteile. Werfen Sie einen Blick auf die Vor- und Nachteile der jeweiligen Kommunikationsform:

Asynchrone Kommunikation: Vor- und Nachteile

Wir bei Asana sind überzeugt davon, dass asynchrone Kommunikation die Produktivität steigern und die „Arbeit rund um die Arbeit“ reduzieren kann. Aber es gibt aber auch einige Nachteile zu beachten. Zunächst jedoch die Vorteile:

Vorteile:

  • Hält den Flow-Zustand aufrecht und ermöglicht ein konzentriertes Arbeiten. Da die Teammitglieder weniger Zeit in Meetings verbringen, haben sie mehr Zeit für den Fokus auf wichtige Arbeit und dafür, in den Flow zu kommen. Der Flow-Zustand ist das Gefühl, voll und ganz bei der Sache zu sein, sodass die Zeit vergeht wie im Flug vergeht. Dieser Zustand wird nur dann erreicht, wenn man bei der Arbeit nicht ständig unterbrochen wird. 

  • Ist besonders geeignet für verteilte Teams in verschiedenen Zeitzonen. Wenn sich Ihre Teammitglieder nicht am selben Ort befinden, kann die synchrone Kommunikation besonders schwierig sein. Die asynchrone Kommunikation stellt sicher, dass jeder die Informationen erhält, die er braucht, und zwar zu einem Zeitpunkt und über ein Medium, das für ihn am besten geeignet ist.

  • Die gesamte Kommunikation ist dokumentiert. Einer der Hauptvorteile der asynchronen Kommunikation ist, dass alles dokumentiert wird, unabhängig davon, ob es sich um eine schriftliche Mitteilung oder eine Videoaufzeichnung handelt. Auf diese Weise können Teammitglieder problemlos auf bisherige Erkenntnisse oder frühere Projektinformationen zurückgreifen. 

  • Fördert eine tiefergehende, klarere Kommunikation. Wenn die Teammitglieder die Gelegenheit haben, ihre Gedanken zu sammeln, können sie eine Nachricht bei Bedarf bearbeiten und anpassen. Wenn sie sich etwas Zeit für die Überarbeitung nehmen können, vergessen sie nichts und können ein ausführlicheres, klar formuliertes Update erstellen. 

  • Führt oft zu qualitativ hochwertigeren Lösungen. Oft setzen wir eine persönliche Besprechung oder ein Videomeeting an und erwarten, dass wir das Problem im Laufe des Gesprächs lösen. Wenn man den Teammitgliedern die Möglichkeit gibt, das Problem zu einem für sie passenden Zeitpunkt zu lösen, haben Sie mehr Zeit dafür, über das Problem nachzudenken und möglicherweise zu einer besseren Lösung zu kommen.

  • Gibt Ihrem Team die Möglichkeit, dann zu arbeiten, wenn es am produktivsten ist. Einige Teammitglieder arbeiten morgens am effektivsten, während andere vielleicht am späten Nachmittag besonders produktiv sind. Asynchrones Arbeiten ermöglicht es den Teammitgliedern, ihren eigenen Arbeitsrhythmus zu bestimmen, um ihre Produktivität zu maximieren.

Nachteile:

  • Nicht unmittelbar. Der offensichtlichste Nachteil der asynchronen Kommunikation ist, dass sie nicht in Echtzeit erfolgt. Je nach Art oder Zweck Ihrer Nachricht kann dies ein Problem darstellen.

  • Zeitaufwendig. Dies gilt insbesondere für die schriftliche Form der asynchronen Kommunikation. Der Nachteil einer ausführlicheren Nachricht ist, dass ihre Erstellung länger dauert.

  • Ein isolierter Informationsaustausch verringert die Transparenz. Wenn Ihre Mitarbeiter voneinander isolierte Kommunikationstools nutzen, kann die asynchrone Kommunikation es den Teammitgliedern erschweren, Informationen zu finden und gute Arbeit zu leisten. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre asynchronen Kommunikationsmittel zu einem gemeinsamen Informationspool werden, auf den alle zugreifen können. 

  • Fehlender zwischenmenschlicher Kontakt. Asynchrone Kommunikation mag effektiver sein, bietet aber nicht die Möglichkeit, mit Ihrem Team unmittelbar in Kontakt zu treten. Vor allem, wenn Sie ein dezentrales Team leiten, sollten Sie auch Teamsitzungen und Teambuilding-Aktivitäten einplanen, um die Gruppendynamik zu verbessern

  • Keine visuellen Anhaltspunkte und kein Kontext. Da Sie nicht persönlich kommunizieren, fehlen bei der asynchronen Kommunikation die visuellen Hinweise, die Sie in einem normalen Gespräch erwarten würden. Wenn es um wichtige Gespräche geht, wie z. B. Konfliktlösungsgespräche oder konstruktives Feedback, sollten Sie diese in einem persönlichen Gespräch führen, um Missverständnissen vorzubeugen. 

Lesenswert: 45 Teamspiele zur Verbesserung der Kommunikation und für mehr Teamgeist

Synchrone Kommunikation: Vor- und Nachteile

Die Kommunikation in Echtzeit ist eine hervorragende Möglichkeit, mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten und dringende Probleme zu lösen. Aber diese Form der Kommunikation hat auch einige erhebliche Nachteile, die der Effizienz und Effektivität Ihres Teams im Wege stehen können.

Vorteile: 

  • Löst dringende Probleme. Wie bereits erwähnt, hat die synchrone Kommunikation den Vorteil, dass sie dringende Probleme schnell lösen kann. Wenn Sie akut ein Problem behandeln oder eine Lösung finden müssen, ist die synchrone Kommunikation das optimale Mittel dafür. 

  • Fördert zwischenmenschliche Kommunikation. Wenn Sie sich über ein schwieriges Thema austauschen oder konstruktive Kritik üben, kann die synchrone Kommunikation dazu beitragen, dass nichts falsch verstanden oder falsch interpretiert wird. 

  • Verbessert die zwischenmenschlichen Beziehungen. Wenn Sie ein Team leiten, sollten Sie dafür sorgen, dass Sie sich mindestens einmal pro Woche persönlich mit Ihren direkten Mitarbeitern treffen. Synchrone Treffen geben Ihnen die Möglichkeit, sich um jeden Mitarbeiter zu kümmern, ihn zu unterstützen und ihm zu helfen, sich beruflich weiterzuentwickeln. 

  • Fördert die Teamarbeit. Chats mit Ihrem Team, Teambuilding-Aktivitäten oder physische Treffen mit allen Mitgliedern – All das ist entscheidend, um die Effektivität des Teams zu verbessern. Unabhängig davon, ob Ihr Team verteilt oder vor Ort arbeitet, sollten Sie sich jede Woche Zeit nehmen, um als Gruppe zusammenzukommen. 

  • Bietet die Möglichkeit, auf den Ideen anderer aufzubauen. Es gibt Situationen, wie z. B. Brainstorming-Sitzungen oder Diskussionen über Designs, die von einer Zusammenarbeit in Echtzeit profitieren, weil dies die beste Möglichkeit ist, konstruktive Ideen auszutauschen. Wenn die Kreativität eines Teams für Ihre Kommunikation entscheidend ist, ist synchrone Kommunikation wertvoller als asynchrone Zusammenarbeit. 

Nachteile:

  • Unterbricht den Flow. Wir alle kennen diese Tage mit vielen Meetings. Gerade, wenn man sich wieder in die Arbeit stürzen will, unterbricht ein weiteres Meeting den eigenen Flow. Diese wiederkehrenden Meetings, mögen sie auch noch so informativ und zielführend sein, halten Sie an manchen Tagen von Ihren produktiven Arbeitsphasen ab. 

  • Es mangelt oft an Zweckmäßigkeit. Viele Teams planen standardmäßig Meetings, obwohl eine E-Mail oder ein schriftliches Status-Update den gleichen Zweck erfüllen würde. Wenn Sie Meetings ansetzen, stellen Sie sicher, dass es einen konkreten Anlass für sie gibt.

  • Maßnahmen gehen oft unter. Manchmal werden großartige Geistesblitze in Meetings nicht effektiv dokumentiert, und all die genialen Ideen, die Sie im Team entwickelt haben, geraten in Vergessenheit. 

  • Kann zu unbedachten Entscheidungen führen. Manche Menschen tendieren dazu, in Meetings sofort Entscheidungen zu treffen, bevor sie die Möglichkeit haben, die Informationen zu prüfen und wirklich zu verstehen. 

Lesenswert: 5 Tipps für die Leitung erfolgreicher Meetings

10 Tipps zur effektiven Nutzung asynchroner Kommunikation

Asynchrone Kommunikation ist ein wirksames Mittel zur Steigerung der Produktivität, zum Schutz der konzentrierten Arbeitszeit und zur Unterstützung Ihres Teams bei der Erledigung seiner wichtigsten Aufgaben. Um jedoch alle Vorteile zu nutzen, müssen Sie sich und Ihr Team optimal auf eine erfolgreiche Umsetzung vorbereiten. 

Sie nutzen die asynchrone Kommunikation bereits in Ihrem Alltag, z. B. wenn sie E-Mails verfassen. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal Regeln und Richtlinien für die asynchrone Kommunikation aufstellen, sollten Sie zunächst diese zehn Tipps beherzigen. 

1. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan ist die zentrale Anlaufstelle für die Kommunikationsstrategie Ihres Teams. Mit einem klaren Kommunikationsplan haben die Teammitglieder klare Antworten auf alle Fragen zur Projektkommunikation, wie z. B.:

  • Welchen Kommunikationskanal sollten wir wann nutzen? 

  • Wann sollten wir synchron und wann asynchron kommunizieren? 

  • In welcher Form werden wichtige Details, wie beispielsweise Projektstatusberichte, kommuniziert? Wie häufig werden diese geteilt? 

Bei Asana verwenden wir zum Beispiel:

  • Persönliche Treffen oder Videokonferenzen mit festgelegten Tagesordnungen für die Kommunikation in Echtzeit.

  • Asana zur asynchronen Kommunikation über die anstehenden Aufgaben, z. B. zur Klärung von Aufgabendetails, zur Aktualisierung von Projektstatusberichten oder zum Austausch wichtiger Projektdokumente.

  • Direktnachrichten in Slack für synchrone Kommunikation über das Tagesgeschäft sowie kurze Fragen.

  • Slack-Channels für asynchrone, teamübergreifende Updates.

  • E-Mails, um mit externen Beteiligten zu kommunizieren.

2. Erhöhen Sie die Transparenz mit einem gemeinsamen Arbeitsbereich

Ein gemeinsamer Arbeitsbereich ist eine zentrale Informations- und Kommunikationsquelle für Ihr gesamtes Team. Gemeinsame Arbeitsbereiche ersetzen getrennte Informationsbereiche und erhöhen die Transparenz. 

Dies ist besonders wichtig für ein asynchron arbeitendes Team. Selbst wenn es Ihrem Team gelingt, die Anzahl von Meetings zu reduzieren, brauchen Sie dennoch ein Medium, mit dem Sie auf alle Informationen zuzugreifen können. Wenn Sie alle Projektdetails in einem zentralen Verzeichnis speichern, kann jeder klar nachvollziehen, wer was bis wann zu erledigen hat. 

Selbstverständlich sind wir der Ansicht, dass Asana das perfekte Tool dafür ist. Die gesamte Kommunikation in Asana ist mit der Arbeit verknüpft, sodass wir immer genau wissen, worüber die Teammitglieder gerade sprechen. Jeder kann die Informationen finden, die er braucht, ohne sich mit verstreut vorliegenden Informationen oder Ordnern herumschlagen zu müssen, auf die er keinen Zugriff hat. Infolgedessen gibt es praktisch kaum noch Projektarbeit, die nicht für alle sichtbar ist. Wenn die Beteiligten doch einmal eingreifen müssen, auch asynchron, können sie die gesamte vorherige Kommunikation über die Arbeit an einem zentralen Ort einsehen. 

Asana kostenlos testen

3. Binden Sie die asynchrone Zusammenarbeit in die Teamkultur ein

Wenn Sie die asynchrone Kommunikation in Ihrem Team etablieren möchten, sollten Sie Ihre Teammitglieder für diese Idee begeistern. Teammitglieder, die der Meinung sind, dass ein effektiver Informationsaustausch zu einem Projekt nur in einem Meeting möglich ist, werden wahrscheinlich ein Meeting anberaumen, um den Projektstatus zu aktualisieren, selbst wenn Sie bereits Richtlinien für das Verfassen eines guten Projektstatusberichts festgelegt haben. 

Wenn Sie die asynchrone Kommunikation in Ihrem Team offiziell einführen bzw. wieder aufnehmen, legen Sie den Anlass für künftige Meetings fest. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Einladungen zu Meetings abzulehnen, wenn sie der Meinung sind, dass ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist. Oder ermuntern Sie Ihre Kollegen, ein Meeting anstelle eines asynchronen Status-Updates vorzuschlagen, wenn es ihnen sinnvoller erscheint.

Bei Asana haben wir dies durch die Veröffentlichung unseres Meeting-Manifests umgesetzt. Das Meeting-Manifest, welches unternehmensweit verbreitet wurde, erklärt, in welchen Fällen und wie Meetings geplant werden sollten. Im Manifest gehen wir auch darauf ein, in welchen Fällen Sie keine Meetings abhalten sollten, z. B. beim Austausch von Status-Updates, bei anderen allgemeinen Informationen oder wenn es keinen Anlass, beziehungsweise keine Tagesordnung für ein potenzielles Meeting gibt.

4. Kommunizieren Sie Arbeitszeiten

Asynchrone Kommunikation ist besonders effektiv, wenn sich die Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen befinden. Verteilt arbeitende Mitarbeiter neigen dazu, standardmäßig asynchron zu kommunizieren, da sie sich nicht zur gleichen Zeit am gleichen Ort befinden. 

Um festzustellen, wann die Teammitglieder online sind und auf Fragen antworten, sollten Sie jedes Teammitglied auffordern, seine Arbeitszeiten dem Team mitzuteilen. Diese Zeiten können in einem Online-Kalender oder in diversen virtuellen Tools wie Asana oder Slack angegeben werden.

5. Planen Sie Zeit für konzentriertes Arbeiten

Sie sollten nicht nur Ihre Arbeitszeiten mitteilen, sondern auch, wann Sie nicht auf Nachrichten antworten können, selbst wenn Sie online sind. Fest eingeplante Zeiten, in denen Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können, sind eine der besten Möglichkeiten, Ihre Aufgaben effektiv abarbeiten zu können.

Planen und schützen Sie Ihre Zeiten für konzentriertes Arbeiten: 

  • Planen Sie Zeiten für konzentriertes Arbeiten in Ihrem Kalender ein. Am besten schützen Sie diese Zeit, indem Sie sie in Ihrem Kalender blocken. In unserem Artikel zum Thema Time Blocking erfahren Sie mehr darüber, wie das funktioniert. 

  • Schalten Sie Benachrichtigungen stumm. Schalten Sie die Benachrichtigungen stumm, wenn Sie sich in Ihrer Fokuszeit befinden, damit Sie nicht ständig aus Ihrem Flow gerissen werden. Verwenden Sie Einstellungen wie „Bitte nicht stören“, um Ihre Kollegen wissen zu lassen, dass Sie nicht verfügbar sind, aber in Kürze wieder auf Fragen antworten werden. 

  • Legen Sie feste Zeiten für Besprechungen fest. Nach Möglichkeit sollten Sie mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten in Ihren Kalender einplanen, indem Sie Meetings dicht aufeinander folgen lassen. Das ist nicht immer möglich, aber es kann effektiv Raum für konzentriertes Arbeiten schaffen. Sie können dies entweder manuell tun oder eine Kalenderintegration wie Clockwise verwenden, um den Prozess zu automatisieren. 

Lesenswert: 6 Tipps, um die Kraft des Flow-Zustands bei der Arbeit zu nutzen

6. Erstellen Sie Tagesordnungen für die gesamte synchrone Kommunikation

Manchmal lassen sich Dinge am besten erledigen, wenn man sie in Echtzeit bespricht. Meetings sind ein wertvolles Instrument, um Ihre Ideen abzustimmen und mit den Projektbeteiligten zu kommunizieren. 

Um synchrone Besprechungen wirklich effektiv zu gestalten, muss sichergestellt sein, dass alle Teilnehmer mit den gleichen Informationen in das Meeting gehen. Dafür gibt es drei Schritte zu beachten: 

  1. Vergewissern Sie sich, dass jedes Meeting einen Zweck erfüllt. Wenn Sie ein Meeting planen, fragen Sie sich: „Ist dieses Meeting wirklich erforderlich oder reicht der schriftliche Informationsaustausch aus?“ Falls Sie sich für ein Meeting entscheiden, machen Sie sich Gedanken zum Anlass und den Zielen, die Sie in einer Präsenzveranstaltung erreichen wollen.

  2. Geben Sie vor dem Meeting eine Tagesordnung und relevante Informationen weiter. Meetings sind nur dann zielführend, wenn die Teammitglieder nicht auf demselben Stand sind. Erstellen Sie vor dem Meeting eine Tagesordnung, damit jeder weiß, was besprochen werden soll. Um allen Teilnehmern die erforderlichen Informationen zukommen zu lassen, können Sie vorab Unterlagen zur Verfügung stellen. Wenn Sie während des Meetings Entscheidungen treffen müssen, bieten die Vorab-Informationen den Teammitgliedern die Möglichkeit, über das Problem und mögliche Lösungen nachzudenken und erste Lösungen zu finden, ohne dass ein Zeitdruck durch das Live-Meeting besteht. 

  3. Halten Sie sich an die Tagesordnung für Ihr Meeting. Häufig schweifen Teilnehmer eines Meetings vom Thema ab. Sie als Moderator haben es in der Hand, Themenabweichungen zuzulassen oder sich wieder der Tagesordnung zuzuwenden. Wenn nötig, können Sie Zeitmanagement-Strategien wie Timeboxing anwenden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. 

7. Planen Sie einen Tag ohne Meetings 

Eine weitere gute Möglichkeit, die Anzahl synchroner Meetings zu reduzieren, ist ein Tag ohne Meetings. Bei Asana nutzen wir den „Meetingfreien Mittwoch“ als Chance für alle Teammitglieder, Zeit für konzentriertes Arbeiten zu erhalten. 

Lesenswert: Wie Sie Ihre Produktivität mit einem „Meetingfreien Mittwoch“ zurückgewinnen

8. Schaffen Sie Möglichkeiten für synchrone Kommunikation

Dies ist besonders wichtig für verteilt arbeitende Mitarbeiter, die im Laufe der Woche nicht regelmäßig mit ihrem Team zusammentreffen können. Nutzen Sie die synchrone Kommunikation, um einer Isolation vorzubeugen und so den Zusammenhalt im Team zu stärken. 

Dies können Sie tun, indem Sie einen Slack-Channel für Ihr Team einrichten oder einen wöchentlichen Chat für Ihr Team einplanen, um einen gemeinsamen Austausch zu ermöglichen und die Arbeitsatmosphäre aufzulockern. Während die asynchrone Kommunikation die Produktivität steigert, kann die synchrone Kontaktaufnahme die Motivation fördern und den Teamgeist stärken.

9. Teilen Sie unternehmensweite Kommunikationsbeispiele

Je nachdem, wie Ihr Team derzeit vorgeht, werden Meetings möglicherweise standardmäßig geplant. Erstellen Sie für Ihr Team eine Liste von Fällen, in denen entweder die synchrone oder die asynchrone Art der Kommunikation besser geeignet ist. Im Zweifelsfall können die Teammitglieder auf diese Liste zugreifen und Meetings planen oder auch absagen.

Beispiel: 

Asynchron: 

  • Projektstatusberichte

  • Kommunikation über Aufgaben, die nicht dringend sind

  • Projektpläne

  • Fragen zu einzelnen Projekten

  • Hinweise zu Abhängigkeiten oder Verzögerungen

  • Teilen von Informationen

  • Feedback und Genehmigungen

Synchron:

10. Begrenzen Sie Videokonferenzen auf maximal 30 Minuten Länge

Wenn Sie Meetings planen, sollten Sie alles tun, um das Treffen möglichst produktiv zu gestalten. Eine gute Möglichkeit ist es, die Dauer der Meetings auf etwa 30 Minuten zu begrenzen oder bei längeren Meetings eine Pause nach 30 Minuten Tagungszeit einzuführen. 

Warum? Jüngste Forschungsergebnisse von Dr. Sahar Yousef, einem kognitiven Neurowissenschaftler der UC Berkeley, deuten darauf hin, dass die Produktivität von Meetings nach der 30-Minuten-Marke stark abnimmt. Dr. Yousef sagt dazu:

„Wir haben herausgefunden, dass die Aufnahmefähigkeit des Gehirns nach einer 30-minütigen Videokonferenz stark nachlässt, was zu mangelnder Konzentrationsfähigkeit führt. Wenn Sie längere Meetings oder mehrere Meetings in Folge abhalten müssen, sollten Sie nach 30 Minuten eine Pause von einer Minute einplanen. Während dieser kurzen Pause kann sich das Gehirn erholen und ist für die folgenden 30 Minuten gerüstet.“

Lesenswert: Burnout in einer verteilten Arbeitswelt bewältigen

Wie verhält es sich beim ortsunabhängigen Arbeiten? 

Asynchrone Kommunikation wird oft mit ortsunabhängigem Arbeiten in Verbindung gebracht. Und es stimmt, dass verteilt arbeitende Mitarbeiter standardmäßig eher asynchron kommunizieren. Aber unabhängig davon, ob Sie vom Büro aus oder über Zoom kommunizieren, kann sich die asynchrone Kommunikation als angenehmeres und produktiveres Medium erweisen.

Wenn die meisten Gespräche im Rahmen des ortunabhängigen Arbeitens asynchron stattfinden, sollten Sie sich auch Zeit für persönliche Gespräche nehmen, damit sich Ihre Teammitglieder wohler und enger mit dem Team verbunden fühlen. Wenn es einen akuten Anlass zu einer synchronen Kommunikation gibt, nehmen Sie ihn dankbar an.

Lesenswert: Mit diesen 5 Möglichkeiten bleibt Ihr Team motiviert, auch wenn Sie nicht persönlich zusammenarbeiten

Die Schönheit eines asynchronen Workflows

Asynchrone Kommunikation ist eine der besten Möglichkeiten, Ihr Team zu befähigen, hervorragende Arbeit zu leisten und gleichzeitig die Transparenz bei der Arbeit zu erhöhen. Diese Art der Kommunikation steigert die Produktivität, hilft Ihrem Team, reflektierte Entscheidungen zu treffen und funktionsübergreifende Informationen zu Projekten auf transparentere Weise zu vermitteln.

Für eine effektive asynchrone Kommunikation benötigen Sie eine Möglichkeit, diese Informationen zu speichern und weiterzugeben. Verwenden Sie dazu eine zentrale Informationsquelle, z. B. ein Arbeitsmanagement-Tool. Asana ist ein Arbeitsmanagement-Tool, mit dem Sie Ihre Arbeit organisieren und in dem sie darüber kommunizieren können. Auf einer solchen Plattform können sie alles sammeln, was Ihr Team braucht, um seine Arbeit bestmöglich zu erledigen. 

Weitere Ressourcen

Artikel

Group vs. team: What’s the difference?