Lessons Learned im Projektmanagement: Methode & Vorlage

Die Projektergebnisse sind nicht die einzigen wertvollen Dinge, die Sie aus einem Projekt mitnehmen können. Ganz gleich, ob Ihre Initiative ein durchschlagender Erfolg, ein trauriger Misserfolg oder irgendetwas dazwischen ist, aus jedem Projekt kann man etwas lernen.

Das effektive Erfassen und Dokumentieren der Lessons Learned kann jedoch schwierig sein. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die im Rahmen des Projektmanagements gewonnenen Erkenntnisse umsetzen und festhalten können. So wird's gemacht.

Was ist Lessons Learned?

Lessons Learned (auf Deutsch: gewonnene Erkenntnisse) ist eine strukturierte Methode im Projektmanagement, bei der Erfahrungen aus Projekten systematisch erfasst, dokumentiert und für zukünftige Vorhaben nutzbar gemacht werden. Durch einen gezielten Rückblick stellen Sie sicher, dass wertvolle Informationen kodifiziert und mit anderen Teams geteilt werden, sodass das gesamte Projektteam zukünftige Projekte verbessern kann.

Die gesammelten Erfahrungen können an andere Projektmanager und Teammitglieder weitergegeben werden, die ähnliche Initiativen durchführen. Ein systematischer Erfahrungsaustausch verhindert, dass dieselben Fehler wiederholt werden, und ermöglicht es allen Beteiligten, aus vergangenen Projekten zu lernen.

Sie können die gewonnenen Erkenntnisse zu jedem Zeitpunkt des Projektverlaufs erfassen. Je nach Komplexität des Projekts kann es sogar sinnvoll sein, am Ende jeder Projektmanagement-Phase ein Meeting zu den gewonnenen Erkenntnissen durchzuführen, um die Informationen zu erfassen, solange sie noch frisch sind. Auf diese Weise können Sie auswerten, was gut gelaufen ist, was schief gelaufen ist und was Sie daraus lernen können.

Warum findet ein Erfahrungsaustausch nicht immer statt?

Ein Erfahrungsaustausch kann sehr hilfreich sein, vor allem für zukünftige Projekte. In der Berufswelt findet die Praxis der Lessons Learned jedoch nicht so oft statt wie gewünscht. Die Gründe hierfür können sehr unterschiedlich sein:

• Oftmals fehlt es Führungskräften an der Motivation, den Erfahrungsaustausch effizient umzusetzen. Dieser wird nicht ernst genug genommen und wird daher einfach vernachlässigt.

• In vielen Fällen fehlt auch das Wissen, wie ein Erfahrungsaustausch richtig durchgeführt werden sollte.

• Manchmal ist es aber auch die Angst, neue Wege und Projektmanagement-Methoden auszuprobieren, die den Prozess des Erfahrungsaustausches verhindern.

Die verschiedenen Arten von Lessons Learned Meetings

Vielleicht haben Sie schon einmal einen Erfahrungsaustausch unter einem anderen Namen durchgeführt. Entwicklerteams führen oft eine Version des Erfahrungsaustauschs durch, die so genannten „5 Whys" (auf Englisch), die speziell darauf abzielen, die Grundursache für das Scheitern von Projekten zu ermitteln. Scrum-Teams führen am Ende einer Sprint-Sitzung Retrospektiven durch. Einige Projektteams führen auch „Postmortems" beim Projektabschluss durch.

Unabhängig vom gewählten Format sollten Sie mindestens ein Meeting zu den Lessons Learned pro Projekt durchführen, um die Informationen systematisch zu erfassen und zu teilen.

Welche Ziele verfolgt Lessons Learned?

Die Lessons Learned Methode verfolgt klare Ziele, die den Erfolg zukünftiger Projekte direkt beeinflussen.

Bei Lessons Learned geht es darum, die gesammelten Erfahrungen und Erkenntnisse zusammenzufassen und zu dokumentieren. Die Informationen können so schnell und einfach Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, die ähnliche Herausforderungen meistern müssen.

Dadurch erhöht sich die Erfolgsquote von Projekten, während zugleich die Fehlerquote verringert werden kann. Zudem wird mit dieser Methode der Aufbau eines Informationmanagement-Systems gefördert.

Digitale Projektmanagement-Tools eignen sich besonders dafür, da Sie hier Projekte planen, Aufgaben zuweisen und Informationen zentral speichern können.

Wie funktioniert die Lessons Learned Methode?

Wenn Sie gerade erst mit dem Sammeln von Erfahrungen beginnen, sollten Sie die folgenden fünf Schritte befolgen, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen des Projekts genau erfassen, dokumentieren und so weitergeben, dass alle darauf zugreifen können.

Schritt 1: Identifizieren

In dieser Phase werden die aus dem Projekt gewonnenen Erkenntnisse ermittelt und in Schritt zwei dokumentiert. Die Phase „Identifizieren" besteht aus drei Schritten:

Umfrage zu den Lessons Learned senden

Senden Sie unmittelbar nach Abschluss des Projekts – oder bei größeren Initiativen am Ende einer wichtigen Projektphase bzw. Meilenstein – eine Umfrage zu den gewonnenen Erkenntnissen an alle Mitglieder des Projektteams. Auf diese Weise erfassen Sie das Feedback, solange es noch in den Köpfen aller Beteiligten präsent ist. Fassen Sie diese Informationen dann zusammen, um ein allgemeines Bild davon zu erhalten, was jeder aus dem Projekt gelernt hat.

Die Umfrage zu den gewonnenen Erkenntnissen ist einer der wichtigsten Teile des Erfahrungsaustauschs. Nachstehend finden Sie eine Vorlage, die Sie verwenden können. Diese Umfrage ist in der Regel für jedes Projekt allgemein gültig, aber Sie können die Fragen an die Bedürfnisse Ihres Projekts anpassen.

Meeting zu den Lessons Learned planen

Wählen Sie vor dem Meeting einen Moderator aus. Idealerweise sollte es sich beim Moderator nicht um den Projektleiter handeln, damit sich die Teammitglieder wohl fühlen und frei sprechen können. Bitten Sie den Teamleiter oder ein anderes Teammitglied, das Meeting zu leiten.

Nach der Planung des Meetings über die gewonnenen Erkenntnisse gibt der Moderator alle Informationen bekannt, die im Vorfeld gelesen werden sollten, um sicherzustellen, dass die Mitglieder des Projektteams auf demselben Stand sind. Dazu könnten Projektplanungsunterlagen wie der Projektplan oder die Projektziele erneut ausgetauscht werden. Je nach Komplexität des Projekts können Sie auch einen Zeitplan für das Projekt und die erzielten Ergebnisse bereitstellen.

Erfahrungsaustausch durchführen

Veranstalten Sie zusätzlich zur Umfrage zu den Lessons Learned ein Live-Brainstorming-Meeting für alle Teammitglieder. Hier können die Teammitglieder die gewonnenen Erkenntnisse vertiefen. Im Brainstorming-Meeting zu den gemachten Erfahrungen sollten vor allem folgende Fragen gestellt werden:

1. Was ist gut gelaufen?

2. Was ist schlecht gelaufen?

3. Wo besteht Verbesserungspotenzial?

Schritt 2: Dokumentieren

Der Hauptzweck eines Erfahrungsaustauschs besteht darin, die Lessons learned mit dem gesamten Team zu teilen. Planen Sie die Erstellung eines detaillierten Berichts über die gewonnenen Erkenntnisse mit allen Projektinformationen und Diskussionsnotizen sowie ein Executive Summary der gewonnenen Erkenntnisse für die relevanten Projektbeteiligten.

Die AI Teammates von Asana können Projektupdates automatisch in übersichtliche Berichte für die Führungsebene umwandeln und so die Dokumentation der Lessons Learned effizienter gestalten.

Format eines Berichts über die Lessons Learned

• Executive Summary

• Zusammenfassung der Ergebnisse

• Umfrage(n) zu den Lessons Learned

• Verbesserungsvorschläge im Detail

Schritt 3: Analysieren

Analysieren Sie die Lessons Learned und wenden Sie sie an, damit andere Teams und künftige Projekte davon profitieren können. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie einen Erfahrungsaustausch mitten im Projekt durchführen. Analysieren Sie die Informationen aus der Umfrage zu den gewonnenen Erkenntnissen, um Ihr Projekt in den kommenden Phasen effektiv zu verbessern. Wenn Sie den Erfahrungsaustausch am Ende eines Projekts durchführen, nutzen Sie die Analysephase, um Erkenntnisse und Möglichkeiten zu sammeln, bevor Sie das nächste Projekt beginnen.

Schritt 4: Speichern

Speichern Sie die Lessons Learned an einem zentralen Ort, auf den jeder zugreifen kann, z. B. in einem Projektmanagement-Tool. Mit einer zentralen Quelle des Wissens können Projektleiter auf gemeinsame Informationen zugreifen, um sich optimal auf ihre Projekte vorzubereiten.

Die AI Teammates von Asana unterstützen diesen Schritt, indem sie eine durchsuchbare Dokumentation aller wichtigen Projektentscheidungen pflegen und so den Zugriff auf vergangene Erkenntnisse erheblich vereinfachen.

Schritt 5: Abrufen

Wenn Sie im weiteren Verlauf Folgeprojekte durchführen, suchen Sie nach einem Erfahrungsbericht aus einem früheren Projekt, um die gleichen Fehler zu vermeiden. Diese Berichte sollten in einer zentralen Informationsquelle veröffentlicht werden, die alle Projektmanager vor Beginn des Projektplanungsprozesses einsehen können.

Lessons Learned Vorlage

Versenden Sie in der ersten Phase eines Erfahrungsaustauschs eine Umfrage zu den Lessons Learned, um strukturiertes Feedback des Projektteams zu erfassen.

Hier finden Sie ein Beispiel für eine allgemeine Vorlage einer Umfrage zu den Lessons Learned, die Sie für jedes Projekt verwenden können. Bitten Sie die Teilnehmer, anzugeben, inwieweit sie den jeweiligen Aussagen zustimmen (Likert-Skala von „Stimme voll und ganz zu" bis „Stimme überhaupt nicht zu"). Bei negativen Bewertungen sollten zusätzliche Erläuterungen angefordert werden, um den zukünftigen Projektplanungsprozess gezielt zu verbessern.

Methoden für den Lessons Learned Workshop

Neben der klassischen 5-Schritte-Methode gibt es bewährte Workshop-Formate, die den Erfahrungsaustausch im Team strukturieren und produktiver gestalten. Die Wahl der richtigen Methode hängt von der Teamgröße, der Projektkomplexität und der verfügbaren Zeit ab.

5-Finger-Methode

Bei der 5-Finger-Methode steht jeder Finger für eine Reflexionskategorie: Daumen (was gut lief), Zeigefinger (worauf hingewiesen werden sollte), Mittelfinger (was schlecht lief), Ringfinger (Verbindungen und Beziehungen) und kleiner Finger (was zu kurz kam). Die Methode eignet sich besonders für schnelle Feedback-Runden am Ende eines Sprints oder Meilensteins.

Starfish-Methode

Die Starfish-Methode (auch Seestern-Methode) unterteilt Erkenntnisse in fünf Bereiche: mehr davon tun, weniger davon tun, damit anfangen, damit aufhören und beibehalten. Dieses Format hilft Teams, konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten, statt nur Probleme zu benennen.

4L-Methode

Die 4L-Methode strukturiert den Erfahrungsaustausch anhand von vier Fragen: Was habe ich gelernt (Learned)? Was hat mir gefallen (Liked)? Was hat gefehlt (Lacked)? Was habe ich mir gewünscht (Longed for)? Diese Methode fördert eine ausgewogene Reflexion, die sowohl positive als auch verbesserungswürdige Aspekte erfasst.

Moderne KI-gestützte Werkzeuge können diese Workshop-Methoden zusätzlich unterstützen: Asana AI Teammates umfassen beispielsweise einen Sprint-Coach, der die Sprint-Performance automatisch analysiert und die Durchführung von Retrospektiven erleichtert, indem er relevante Daten und Muster aufbereitet.

Unabhängig von der gewählten Methode ist es wichtig, die Ergebnisse zu dokumentieren und in einem Projektmanagement-Tool zentral zugänglich zu machen.

Lessons Learned als strategischer Erfolgsfaktor im Projektmanagement

Lessons Learned sind weit mehr als eine Rückschau. Richtig eingesetzt, werden sie zu einem echten Instrument für kontinuierliche Verbesserung und nachhaltige Projektqualität.

Ein häufiger Fehler ist es, den Lessons Learned Workshop ausschließlich am Projektende durchzuführen. Die Integration entlang der gesamten Projektlaufzeit hilft, Erkenntnisse frühzeitig zu erfassen und positive Verhaltensweisen zu verstärken.

Zudem ist es entscheidend, nicht nur die Dokumentation vorzunehmen, sondern auch sicherzustellen, dass diese aktiv genutzt wird. Das bedeutet:

• Strukturiert speichern: Erfahrungen werden an einem zentralen Ort abgelegt.

• In Planungen einbeziehen: Erkenntnisse fließen in zukünftige Projektplanungen ein.

• Projektübergreifend bereitstellen: Alle Teams erhalten Zugriff auf relevante Erfahrungsberichte.

Gerade in Organisationen mit mehreren Teams oder Projekten parallel hilft ein zentral gepflegter Wissensspeicher, essenzielle Learnings auffindbar zu machen. Dabei sollte der Fokus stets auf Lösungen liegen, nicht auf Schuldzuweisungen. Denn Lessons Learned sind kein Ort der Kritik, sondern des gemeinsamen Wachstums.

Ein Praxisbeispiel für diesen Ansatz liefert Viessmann: Das deutsche Unternehmen nutzt Asana, um teamübergreifende Transparenz zu schaffen und Erkenntnisse aus Projekten systematisch für alle Beteiligten zugänglich zu machen. Lesen Sie die vollständige Fallstudie von Viessmann. Entdecken Sie, wie Asana AI Studio Ihre Projektarbeit transformieren kann.

Mit Asana AI Teammates, 30 vorgefertigten KI-Agenten, können Sie Engpässe in Ihren Prozessen identifizieren und gezielte Verbesserungen ableiten, die direkt auf Ihren Lessons Learned basieren.

Ein klar strukturierter Ablauf, vom ersten Lessons Learned Workshop bis hin zur Integration in den nächsten Projektstart, fördert diese Lernkultur spürbar. Unternehmen, die diese Methode systematisch einsetzen, berichten oft von einer besseren Fehlervermeidung, effizienterer Kommunikation und messbar höherer Projektqualität.

So unterstützt ein digitales Projektmanagement-Tool Ihre Lessons Learned

Ein zentrales Projektmanagement-Tool kann den gesamten Lessons Learned Prozess erheblich vereinfachen, von der Erfassung über die Dokumentation bis hin zur Anwendung in zukünftigen Projekten.

Mit einem Tool wie Asana können Sie:

• Erkenntnisse zentral dokumentieren: Halten Sie alle Lessons Learned direkt im Projektkontext fest, sodass sie mit Aufgaben, Meilensteinen und Verantwortlichkeiten verknüpft bleiben.

• Vorlagen wiederverwenden: Erstellen Sie standardisierte Projektdokumentations-Vorlagen, die automatisch einen Lessons Learned Abschnitt enthalten.

• Teamübergreifend teilen: Machen Sie Erfahrungsberichte über Projekte hinweg sichtbar, damit andere Teams von gewonnenen Erkenntnissen profitieren.

• Aufgaben aus Erkenntnissen ableiten: Verwandeln Sie identifizierte Verbesserungen direkt in Aufgaben für das nächste Projekt.

Wie wirkungsvoll ein digitales Projektmanagement-Tool den Lessons Learned Prozess unterstützen kann, zeigt das Beispiel von STAUFF. Das deutsche Fertigungsunternehmen hat mit Asana 93 Teams und 266 interne Nutzer vernetzt und dabei 45 Arbeitstage pro Jahr durch Automatisierung eingespart, bei einer Steigerung der Transparenz um 65 %. Erfahren Sie mehr über die Erfolgsgeschichte von STAUFF. Entdecken Sie, wie Asana AI Studio Ihre Projektarbeit transformieren kann.

Durch die Integration von Lessons Learned in Ihren digitalen Projektmanagement-Workflow stellen Sie sicher, dass wertvolle Erkenntnisse nicht in isolierten Dokumenten verloren gehen, sondern aktiv zur Verbesserung zukünftiger Projekte beitragen.

Lessons Learned konsequent umsetzen und Projekte verbessern

Lessons Learned sind dann am wirkungsvollsten, wenn sie systematisch erfasst, zentral gespeichert und aktiv in neue Projekte eingebracht werden. Entscheidend ist dabei nicht nur die Dokumentation selbst, sondern auch eine offene Teamkultur, die den Erfahrungsaustausch als Chance für Wachstum begreift. Nutzen Sie bewährte Workshop-Methoden, binden Sie alle Projektbeteiligten ein und verankern Sie den Prozess in einem digitalen Tool, das Ihre Erkenntnisse jederzeit zugänglich macht. Jetzt beginnen und Ihre Projekte mit Asana kontinuierlich verbessern.

Häufig gestellte Fragen