Die 5 Projektmanagement-Phasen im Überblick!

Das Projektmanagement wird oft missverstanden. Viele Fachleute sehen es einfach als eine Möglichkeit an, Projektzeitpläne zu verwalten, doch es ist so viel mehr als das. Um ein tieferes Verständnis für das Projektmanagement zu gewinnen, möchten wir Ihnen im folgenden Text die 5 Phasen des Projektmanagements näherbringen.

Warum Sie diese fünf Projektmanagement-Phasen kennen sollten? Ein Verständnis für den Projektmanagement-Lebenszyklus hilft Ihnen dabei, Ihre internen Prozesse mithilfe von Projektmanagement-Software zu optimieren. Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, werden Sie in der Lage sein, die Effektivität zukünftiger Projekte zu messen und Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen.

Beginnen wir mit einer kurzen Übersicht über die verschiedenen Phasen eines Projektes.

Was sind Projektmanagement-Phasen?

Auch wenn es verschiedene Strategien zur Optimierung interner Prozesse gibt, stellen wir Ihnen zunächst die wichtigsten Schritte beim Projektmanagement vor. Damit der Projektablauf reibungslos geschieht, werden Projekte in verschiedene Abschnitte unterteilt – die sogenannten Phasen eines Projekts. Also: Was sind Projektphasen? Jede der Phasen eines Projektes umfasst einen wichtigen Bestandteil der Organisationsstruktur des Projektes, von der Initialisierung bis zum Abschluss.

Wie viele Projektmanagement-Phasen gibt es? 

Die fünf Projektmanagement-Phasen bieten eine gute Orientierungshilfe, damit Ihr Projekt nach Plan verläuft. Darüber hinaus bieten sie die Möglichkeit, den Erfolg des Projektes im Nachhinein zu bewerten.

Dieses 5-Phasen Projektmanagement Modell wurde vom Project Management Institute (PMI) in seinem offiziellen Handbuch zum Projektmanagement, dem Guide to the Projekt Management Body of Knowledge (auch PMBOK® Guide genannt) definiert. Das Handbuch ist eine großartige Referenz für Projektmanagement-Experten, die ihr Wissen und ihre Kompetenzen im Bereich Projektmanagement und über die einzelnen Phasen eines Projektes verbessern möchten.

Welche sind nun die fünf Phasen des Projektmanagements, um erfolgreiche Projekte durchzuführen?

Projektmanagement-Phase 1: Initialisierung

Während der ersten Phase der Initialisierung wird der größere Rahmen des Projekts definiert. In dieser Phase des Projektmanagements werden Projektsponsoren und -beteiligte festgelegt und die erste Recherchephase nach dem Projektauftrag beginnt. Zu diesem Zeitpunkt der Initiierung ist es ebenfalls ratsam, das Projekt schriftlich zu dokumentieren, damit Sie einen Kommunikationsplan an das übrige Team senden können. Viele Teams läuten den Projektstart mit einem Kick-off-Meeting oder einer Machbarkeitsstudie ein. Wie Sie das Projekt anstoßen wollen, hängt vom jeweiligen Kommunikationsstil Ihres Teams ab.

Zusätzlich zur Vorstellung des ursprünglichen Konzepts für das Gesamtprojekt sollte auch eine Kosten-Nutzen- sowie eine Risiko-Analyse der Projektergebnisse durchgeführt werden. Sie können dabei auch weitere Kennzahlen bestimmen, je nachdem wie Ihr Unternehmen Erfolge misst.

Sobald Sie Ihr Projekt definiert haben, sollten Sie einen Business Case bzw. für kleinere Projekte eine Projektcharta erstellen. In diesen Dokumenten können Sie Ihre Projektbeschreibung kurz und bündig mitsamt Details zu Projektzielen, dem Budget und der Zeitplanung festhalten. Egal, ob Sie einen Business Case oder eine Projektcharta erstellen: Diese Dokumente dienen später als Referenz, in der Sie schnell und einfach Details wie die Projektziele nachvollziehen können.

Hier ist ein Beispiel dafür, welche Informationen Ihr Business Case beziehungsweise Ihre Projektcharta enthalten sollte:

• Name des Unternehmens: Pluto AG

• Name des Projekts: Der OKR-Strategieplan

• Projektmanager: Kabir Madan

• Ziel: Das Ziel dieses Berichts ist die Optimierung der Lead-Generierung durch Bereitstellung der bestmöglichen Ressourcen für unsere Kunden.

• Beteiligte: Daniela Wögerer, Katy Mond, Richard Bauer.

• Zeitrahmen: 1. Juni bis 20. Juli 2021.

• Vorteile: Zu den Vorteilen dieses Berichts zählt die Schaffung neuer Wettbewerbsvorteile sowie die Schaffung neuer Lead-Kanäle, wodurch die Investitionsrendite trotz des niedrigen Projektbudgets gesteigert werden soll.

Risiken: Auch wenn wir damit rechnen, dass die Vorteile die Risiken überwiegen, könnten wir dennoch Gefahr laufen, Leads zu generieren, die wir nicht konvertieren können.

Projektmanagement-Phase 2: Planung

In der zweiten Phase des Projektmanagements erstellen Sie klare Ziele, am besten mithilfe eines Projektstrategieplans. Es gibt diverse Ansätze für die Planungsphase, darunter SMART-Ziele, CLEAR-Ziele sowie Objectives and Key Results (OKRs), um nur drei zu nennen, die Ihnen für den Anfang behilflich sein könnten.

Das Akronym SMART steht für Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Achievable (ausführbar), Realistic (realistisch) und Time-Bound (terminiert). Viele Teams nutzen diese Methode, da sie eine praktische Möglichkeit bietet, die Teamkommunikation zu verbessern und einen klaren Strategieplan mit nachvollziehbaren Kennzahlen zu erstellen.

Das Akronym CLEAR steht für Collaborative (kollaborativ), Limited (begrenzt), Emotional (emotional), Appreciable (wahrnehmbar) und Refinable (präzisierbar). Dieser Ansatz ist unter vielen Teams beliebt, da er in der Praxis besser umsetzbar ist und vor allem den Aspekt der Kollaboration in den Vordergrund stellt.

OKRs unterscheiden sich deutlich von den genannten Methoden. Mit diesem Ansatz können unternehmensweite Ziele erstellt werden, die für das gesamte Unternehmen gelten. Statt mit einem Projekt zu beginnen und erst danach die Ziele festzulegen, werden hier zunächst Ziele festgelegt, für die dann neue Projekte erstellt und die verschiedenen Phasen eines Projekts durchlaufen werden. Erfahren Sie mehr zum Thema Zielmanagement mit OKRs und finden Sie heraus, ob diese Methode zu Ihrem Unternehmen passt.

SMART-Ziele vs. CLEAR-Ziele vs. OKRs:

Auch wenn die drei Strategien verschiedene Ansätze nutzen, verfolgen sie alle dasselbe Ziel. Letztendlich müssen Sie entscheiden, welche Methode am besten zu Ihren Geschäftszielen passt.

Es gibt jedoch auch weitere Hilfsmittel für diese Projektmanagement-Phase, darunter Meilenstein-Diagramme, Gantt-Diagramme und Projekt-Risikoanalysen, die alle für mehr Klarheit unter den Beteiligten sorgen. Auch wenn Sie diese Aspekte bereits während der Bestimmung des Projektumfangs beachtet haben, erhalten Sie hier die Chance, Ihre Ziele, Ergebnisse und die Risiken im Detail zu beleuchten.

Zur Veranschaulichung haben wir Ihnen ein Beispiel für eine Zielanalyse mit der SMART-Methode zusammengestellt:

Ausgangsziel: Lead-Generierung steigern

Verbessertes SMART-Ziel:

• Spezifisch: Lead-Generierung mithilfe eines Ressourcenplans für Kunden steigern

• Messbar: Monatliche Lead-Generierung um 15 % steigern.

• Ausführbar: Laut einer aktuellen Studie sind unsere Kunden an einem Ressourcenplan interessiert.

• Realistisch: Kontaktinformationen von Kunden werden im Austausch für den Ressourcenplan erfasst.

• Terminiert: Jedes Jahr im Januar einen Ressourcenplan erstellen, um unseren Lead-Traffic aufrechtzuerhalten.

Projektmanagement-Phase 3: Durchführung

In der Durchführungs- oder Ausführungsphase konzentriert sich Ihr Team auf die Erfüllung der gesetzten Ziele. Hier werden die aus den zwei vorherigen Punkten des Projektmanagement Phasenmodell gesammelten Informationen eingesetzt, um das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitraums gemeinsam anzustoßen und durchzuführen.

Beginnen Sie damit, Aufgaben an Teammitglieder zuzuweisen. Wenn Sie bereits ein Projektmanagement-Tool verwenden, können Sie diese Aufgaben Ihrem Workflow hinzufügen, damit Ihr Team schnell auf Ressourcen zurückgreifen und sich an einem zentralen Ort über die Arbeit verständigen sowie den Projektfortschritt mitverfolgen kann. Eine Zeitleisten-Funktion sowie weitere Tools zur Projektplanung helfen Ihrem Team, jeden einzelnen Schritt des Projekts zu visualisieren.

Als nächster Schritt in dieser Phase eines Projektes sollten Sie festlegen, welche Methoden Sie zur Nachverfolgung und welche Erfolgskennzahlen Sie verwenden. Dies könnten etwa bestimmte Leistungsindikatoren oder Ziele sein, die Sie nach der Kampagne erreicht haben wollen. Auf diese Weise weiß jeder Beteiligte, wie er einen wertvollen Beitrag zum Projekt leisten kann.

Da sich Fristen und das Arbeitspensum beinahe täglich ändern, sollten Sie den Projektzeitplan bei Bedarf anpassen und Abhängigkeiten auflösen, sobald diese erfüllt sind. Wenn Sie einen kurzfristigen Abgabetermin haben, sollten Sie den Zeitplan Ihres Teams nach Priorität organisieren. Es kann nie schaden, sich mit Ihren Teammitgliedern über den Projektstatus zu unterhalten und zu fragen, ob die Ergebnisse planmäßig geliefert werden können.

Obwohl Zeitpläne variieren können, sollten Sie dennoch versuchen, sich so nah wie möglich an dem ursprünglichen Zeitplan zu orientieren, damit kein ungeplanter Arbeitsaufwand entsteht. Mit anderen Worten: Lassen Sie den Projektumfang nicht aus dem Ruder laufen, sondern orientieren Sie sich an Ihren ursprünglichen Plänen.

Zur Inspiration können Sie sich an folgendem Beispiel-Zeitplan orientieren, um ein besseres Verständnis dafür zu gewinnen, wie Sie Ihre Arbeit in einzelne Arbeitspakete zur Projektdurchführung aufteilen können:

Projekzeitplan: 1. Juni bis 20. Juli 2021

Projektteam: Kabir Madan, Daniela Vargas, Katy Mond, Richard Bauer

• 1. Juni: Kabir erstellt die Aufgaben im Projekt und weist sie den Teammitgliedern zu.

• 14. Juni: Daniela sammelt nützliche Daten.

• 18. Juni: Daniela organisiert die Daten und leitet sie an Richard weiter, der ein passendes Design erstellen soll.

• 28. Juni: Richard leitet seinen ersten Design-Entwurf zur Überprüfung an Kabir weiter.

• 1. Juli:Kabir gibt Design-Feedback.

• 6. Juli: Richard schickt die endgültige Version an Katy weiter, die sie veröffentlicht.

• 12. Juli: Katy sendet die Staging-Seite zur Überprüfung an Kabir.

• 15. Juli: Kabir gibt Feedback zur Staging-Seite.

• 19. Juli: Katy teilt die endgültige Staging-Umgebung zum Testen mit dem Team.

• 20. Juli: Der Ressourcenplan geht live.

Projektmanagement-Phase 4: Leistungsüberwachung

In dieser Phase eines Projektes geht es um die Messung des Projekterfolgs, was aus verschiedenen Gründen sinnvoll ist. Zum einen kann das Projekt durch die gewonnenen Erfahrungswerte optimiert werden, zum anderen ist es aber auch nützlich, damit Teammitglieder sowohl aus Fehlern lernen als auch durch Erfolge motiviert werden können.

Es gibt verschiedene Key Performance Indicators (KPIs), mithilfe derer Sie strategische Ziele festlegen und erreichen können, am besten unter Verwendung eines Tools zur Zielsetzung. Welche KPIs Sie nutzen werden, hängt von Ihrer Branche und der Art Ihres Projekts ab.

Eine der ersten Erfolgsmetriken, die Sie in dieser Projektmanagement-Phase berücksichtigen sollten, ist das ursprüngliche Ziel. Hat das Projekt wie gewünscht zur Lösung des Problems beigetragen? Schnell kann man das ursprüngliche Ziel während den anderen Phasen eines Projektes aus den Augen verlieren, doch sollte es beim Überwachen der Projektleistung unbedingt als Maßstab gelten.

Der nächste Schritt sollte darin bestehen, weitere für den Projekterfolg relevante KPIs zu analysieren. Zu den beliebtesten KPIs zählt die Investitionsrendite (Return on Investment, ROI), der Cost Performance Index (CPI), Planwert (Planned Value, PV), Ist-Kosten (Actual Cost, AC) und Earned Value (EV), doch es gibt noch viele weitere nützliche KPIs.

Kommunizieren Sie den Erfolg des Projekts an Beteiligte und gehen Sie dabei darauf ein, was während der Projektüberwachung in den einzelnen Projektmanagement-Phasen gut und was schlecht gelaufen ist. Ehrlichkeit und Empfänglichkeit für Feedback ist die beste Möglichkeit für Teammitglieder, um aus Fehlern im Projektverlauf zu lernen.

Sehen Sie sich unsere Beispiel-KPIs an:

• Projektziel: Lead-Generierung um 15 % monatlich steigern

• Ist-Kosten: 6.487 € in anrechenbaren Stunden.

• Earned Value: 47.300 € monatliches Wachstum durch Kundenakquise

• Investitionsrendite: 40.813 €

• Schedule Performance Index (Earned Value geteilt durch Planned Value): 0,88

• Kosten für die Kundenakquise (Kosten geteilt durch die Anzahl der Leads): 0,61 € pro Lead

• Monatliche Lead-Generierung: Steigerung um 18 %

• Monatlicher Website-Traffic: Verbesserung um 4 %

• Netto-Gewinnmarge: Steigerung von 8 %

Projektmanagement-Phase 5: Abschluss

In dieser Phase eines Projektes zeichnen sich die größten Unterschiede zwischen einzelnen Unternehmen und Teams ab. Manche nutzen die letzte der Projektmanagement-Phasen, um die harte Arbeit zu würdigen, andere möchten direkt mit dem nächsten großen Projekt durchstarten. Es gibt keine Allgemeinlösung für den richtigen Projektabschluss. Es ist Ihre Aufgabe herauszufinden, was für Sie und Ihr Team am besten funktioniert.

Zum Abschluss eines Projekts sollten Sie sich mit den Projektbeteiligten treffen, um gemeinsam den Erfolg des Projekts im Detail zu besprechen. Diese Art des Meetings wird oft als „Post-Mortem-Analyse“ bezeichnet.

Wenn Sie ein solches Treffen einberufen, lohnt sich eine vorherige, anonyme Umfrage, damit alle Themen während des Meetings beleuchtet werden. Greifen Sie auch die KPIs auf, die Sie in der Überwachungsphase festgelegt haben. So erhält jeder Stakeholder ein Verständnis dafür, was gut und was schlecht gelaufen ist und kann so dafür sorgen, dass Fehler in kommenden Projekten nicht mehr auftreten.

Des Weiteren lohnt es sich in dieser Projektmanagement-Phase, Projektmaterialien in strukturierter Form in einem gemeinsamen, für alle Teammitglieder zugänglichen Ordner oder Projektabschlussbericht zusammenzustellen. Materialien wie Projekt-Briefings, Vorlagen, Textvorlagen, Designdateien, Produktentwicklungsmaterialien usw. sollten schnell verfügbar sein, wenn Sie die Leistung des Projekts evaluieren möchten. Somit haben Sie auch Informationen, die beim nächsten Projekt hilfreich sein können.

Ein wichtiger Aspekt, der während der Abschlussphase des Projekts oft übersehen wird, ist die Möglichkeit zur fortlaufenden Überwachung der Projektleistung. Hat Ihr Team die Angewohnheit, Projekte nach dem Motto „aus den Augen, aus dem Sinn“ abzuschließen? Dann sollten Sie ab jetzt neue Herangehensweisen für zukünftige Projekte ausprobieren und etablieren, die letztendlich zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Hier finden Sie ein Beispiel für eine Tagesordnung eines Post-Mortem-Meetings, um Ihr Projekt beim nächsten Mal noch besser abschließen zu können:

Projektname: Der OKR-Strategieplan

Datum: 20. August 2021

Zeit: 10:00 bis 11:00 Uhr CST

Tagesordnung:

• Kurzzusammenfassung des Projekts (10:00 Uhr): Kabir greift die ursprünglichen Ziele des Projekts auf und bespricht die Projektergebnisse.

• Evaluierung des Projekterfolgs (10:15 Uhr): Kabir analysiert die Projektleistung mit Hauptaugenmerk auf das Ziel der Lead-Generierung sowie weiterer wichtiger KPIs.

• Feedback von Beteiligten (10:30 Uhr): Kabir, Daniela, Katy und Richard besprechen die positiven und negativen Aspekte des Projekts.

• Aktionspunkte: Kabir verschickt das Handout für das Meeting bis zum 20.8. Optimierungen sollen bis 3.9. implementiert sein.

Bitte bringen Sie zum Post-Mortem-Meeting Vorschläge darüber mit, wie die Projektleistung in Zukunft weiter verbessert werden könnte.

Welche Vorteile hat Projektmanagement?

Die Wissensarbeiter von heute müssen täglich bis zu 25 Mal zwischen 10 Anwendungen hin und her wechseln, während der Großteil aller Teams weiterhin von zu Hause aus arbeitet und die Teamarbeit so ortsungebunden wie nie zuvor stattfindet. Kein Wunder also, dass Projektmanagement ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens ist.

Egal ob Ihr Team aus fünf oder 500 Personen besteht: Die Zentralisierung sämtlicher Aufgaben und Kommunikation an einem Ort kann eine große Herausforderung sein. Mit diesen fünf Projektmanagement-Phasen können Sie dafür sorgen, dass Ihr Team auf dem Laufenden bleibt und dabei so produktiv wie möglich arbeitet.

Erfolgreiches Projektmanagement und die verschiedenen Phasen eines Projektes helfen Ihnen nicht nur dabei, den Projektlebenszyklus besser zu verstehen, sondern bietet auch zahlreiche weitere Vorteile. Das richtige Projektmanagement-Tool hilft Ihnen, Ihre Arbeit und Ihre Ziele an einem zentralen Ort zu organisieren und sorgt für weniger Unsicherheit, steigert die Effizienz und Effektivität des Teams und zentralisiert die Kommunikation. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, wie das Erschaffen eines erfolgreichen Unternehmens.

Sich ständig über neue Tools und Ressourcen zu informieren ist bereits die halbe Miete. Projektmanagement-Methoden wie Kanban-Boards oder Scrum-Sprints gibt es zwar schon eine Weile, doch es gibt neue Software-Lösungen, mit denen Ihr Team seine Produktivität und seinen Erfolg auf die nächste Stufe bringen kann. Essenziell beim Projektmanagement ist vor allem eines: Offen sein für Neues.

Projektmanagement-Phasen nach verschiedenen Standards

Das oben beschriebene Projektmanagement Phasenmodell folgt dem Standard vom Project Management Institute (PMI). Darüber hinaus gibt es aber noch weitere Modelle, die sie für Ihr Projektmanagement nutzen können. Dies sind entweder andere Standards oder für eigene Bereiche entwickelte Modelle. Dazu zählen:

• DIN 69001: Auch dieser Standard bietet ein 5-Phasen Projektmanagement-Modell. Die verschiedenen Phasen sind hierbei die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und der Abschluss.

• Projektmanagement im Software-Bereich: Im Software-Bereich werden die Phasen üblicherweise inhaltlich besser auf den Zweck und den Ablauf dieser Projekte angepasst. So sind die Phasen hier die Analyse, das Design, die Entwicklung, der Test und die Auslieferung.

• Projektmanagement auf Organisationsebene: Diese Art von Projektmanagement ist sehr unterschiedlich, denn hier gibt es sechs Phasen. Diese sind die IST-Analyse und die SOLL-Analyse, danach wir eine Pilotanwendung gestartet und evaluiert. Abschließend wird das Konzept auf der gesamten Ebene umgesetzt und abschließend wieder evaluiert.

Daneben gibt es noch viele weitere Bereiche, bei denen ein Projekt in unterschiedliche Phasen eingeteilt werden kann. Dazu zählt beispielsweise auch das Projektmanagement im Bauwesen. Trotzdem lässt sich das in diesem Artikel angesprochene Modell von PMI für die meisten Projekte grundsätzlich anwenden und bei Bedarf leicht abändern.

So viel Management, so wenig Zeit

Es gibt so vieles, was Sie ausprobieren können. Jetzt stellen Sie sich womöglich die Frage, wo Sie anfangen sollen. Ganz einfach: Bei Ihrem Team. Letztendlich ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ihre Teammitglieder die bestmögliche Arbeit leisten können – entscheiden Sie sich also für das, was am besten zu Ihrem Team passt.

Der Projektmanagement-Prozess mit seinen verschiedenen Projektmanagement-Phasen und die dazugehörigen Tools, für die Sie sich entscheiden, sollten mit Unterstützung von Produktivitätssoftware die Kommunikation verbessern, die Produktivität steigern und Fristen leichter erreichbar machen. Im Zweifelsfall fragen Sie einfach Ihr Team. Sie wären überrascht, was man als Team alles erreichen kann, wenn alle am selben Strang ziehen.

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