Project Charter: Definition und Bedeutung im Projektmanagement!

Ein neues Projekt oder ein neues Vorhaben in Angriff zu nehmen, kann ein aufregendes Gefühl sein. Doch wie sieht es mit dem Schritt direkt davor aus, in dem Sie Ihr Projekt genehmigen lassen müssen?

Der Ablauf einer Projektpräsentation und -genehmigung mag einem wie ein komplexes Unterfangen vorkommen, wenn man sich noch nie damit beschäftigt hat. Vom Zusammentragen der richtigen Informationen bis hin zur Präsentation in einer Art und Weise, die auf die Projektbeteiligten eingeht, wollen Sie sicherstellen, dass die für den Erfolg erforderlichen Unterlagen parat sind. Dazu dient unter anderem eine Project Charter.

Was ist eine Project Charter?

Beginnen wir mit der Definition einer Project Charters: Eine Project Charter, im deutschen auch Projektauftrag genannt, ist eine kurze Vorstellung Ihrer Projektziele, des Projektumfangs und der Zuständigkeiten im Projekt, um die Zustimmung der wichtigsten Projektbeteiligten zu erhalten. 

Zu Beginn des Project Management sollten Sie in der Project Charter die wichtigsten Elemente Ihres Projekts kurz und bündig erläutern. Durch Erstellen einer Projektcharta, bevor Sie sich mit anderen, detaillierteren Dokumenten zur Projektplanung beschäftigen, können Sie wichtige Genehmigungen einholen oder bei Bedarf Kurskorrekturen vornehmen.

Eine Project Charter zählt zu den zahlreichen Elementen, die Bestandteil der Projektplanung sind. Hier sehen Sie, wie die sich die Project Charter zu anderen Elementen zur Projektplanung unterscheidet:

Project Charter vs. Projektplan

Die Project Charter sollte nur drei Punkte umfassen: Projektziele, Projektumfang und Zuständigkeiten. Nach Genehmigung der Project Charter sollten Sie einen Projektplan, auf Englischproject plan, erstellen. Dieser Projektplan baut auf Ihrer Project Charter auf, wodurch ein tiefergehender Plan der wichtigsten Elemente Ihres Projekts entsteht.

Ein Projektplan hat 7 wichtige Bestandteile:

• Ziele

• Erfolgskennzahlen

• Beteiligte und Rollen

• Umfang und Budget

• Meilensteine und zu erbringende Leistungen

• Zeitleisten und Zeitpläne

• Kommunikationsplan

Project Charter vs. Projekt-Briefing

Ein Projekt-Briefing ist ein kurzes Dokument, das nach der offiziellen Genehmigung Ihres Projekts erstellt werden sollte. Das Briefing ist eine komprimierte Version Ihres Projektplans, auf die Ihr Projektteam und die Beteiligten jederzeit zurückgreifen können. Ebenso wie die Project Charter beschreibt das Briefing, warum dieses Projekt sinnvoll ist und was Sie im Projektverlauf tun werden.

Ein Projekt-Briefing besteht aus vier Teilen:

• Hintergrundinformationen

• Projektziele und Erfolgskriterien

• Projektzeitleiste

• Zielgruppe

Project Charter vs. Business Case

Eine Project Charter und ein Business Case beruhen auf denselben Grundlagen: Beides sind Werkzeuge, um ein Projekt den entsprechenden Beteiligten vorzustellen. Der Hauptunterschied zwischen einer Projektcharta und einem Business Case ist der Umfang.

Ein Business Case ist ein offizielles Dokument, das die Vorteile und Risiken einer wichtigen Geschäftsinvestition erläutert. Wenn Sie beispielsweise eine umfassend angelegte Investition mit einer externen Agentur, eine erhebliche Ausweitung der aktuellen Geschäftspraktiken oder eine neue Produktlinie oder Dienstleistung vorschlagen, sollten Sie einen Business Case erstellen. 

Wenn Ihr Projekt zwar genehmigt werden muss, vom Umfang her jedoch kleiner ist – etwa eine Kampagne, die früheren Kampagnen ähnelt, oder eine Produkteinführung, die in Ihre aktuelle Markteinführungsstrategie passt, sollten Sie stattdessen eine Project Charter erstellen.

Wann ist es sinnvoll, eine Project Charter zu erstellen?

Für die Projektplanung gibt es eine Vielzahl von Tools, und nicht immer ist eine Projektcharta das richtige Instrument für das Vorhaben. Hier erfahren Sie, wann Sie eine Projektcharta erstellen sollten – und in welchen Fällen es besser ist, stattdessen eine Alternative zu wählen.

• Erstellen Sie eine Project Charter, um ein Projekt vorzustellen und eine Genehmigung dafür zu erhalten. Eine Project Charter vermittelt den Beteiligten deutlich Projektziele, Projektumfang und Zuständigkeiten. Wichtige Beteiligte können anhand der Projektcharta ein Projekt genehmigen oder Änderungen vorschlagen.

• Erstellen Sie einen Business Case, wenn Ihr Projekt eine umfassende geschäftliche Investition darstellt. Ein Business Case umfasst zusätzliche Informationen und Dokumente, darunter eine Skizzierung der Investitionsrendite des Projekts und alle relevanten Projektrisiken.

• Erstellen Sie einen Projektplan, wenn Ihr Projekt genehmigt wurde. Ein Projektplan baut auf der Projektcharta auf und enthält zusätzliche Angaben, wie etwa die Projektzeitleiste oder wichtige Projektmeilensteine.

• Erstellen Sie ein Projekt-Briefing, wenn Sie ein Dokument erstellen möchten, das die wichtigsten übergeordneten Details Ihres Projektplans zusammenfasst.

• Erstellen Sie eine Zusammenfassung, wenn Sie den Beteiligten auf Führungsebene eine Kurzversion Ihres Dokuments zur Verfügung stellen möchten.

• Erstellen Sie eine Projekt-Roadmap, wenn Sie eine übergeordnete Zeitleiste Ihres Projekts in einem Gantt-Diagramm darstellen möchten.

Wie erstelle ich eine Project Charter?

Im Rahmen eines Projektauftrags informieren Sie die wichtigsten Beteiligten über die Projektdetails, um die Genehmigung für den Projektstart zu erhalten. Die Project Charter besteht aus drei Hauptelementen:

Der Zweck des Projekts

Sprechen Sie in Ihrem Projektauftrag zunächst über Ihre Projektziele und den Projektzweck. In diesem Abschnitt sollten Sie skizzieren, warum dieses Projekt wichtig ist und wie die wichtigsten Ziele für den Projektabschluss lauten. Erläutern Sie beim Thema Projektzweck klar und deutlich, warum es wichtig ist, an diesem Projekt zu arbeiten, und wie dieses Projekt die Ziele Ihres Unternehmens unterstützen wird.

Neben dem Projektzweck sollten Sie auch Ihre Projektziele verdeutlichen. Dabei handelt es sich um die Punkte, die Sie bis zum Projektabschluss erreichen wollen, wie etwa Ergebnisse oder Materialien. Zum Erstellen guter Projektziele beachten Sie die SMART-Methode. Ihre Ziele sollten Folgendes sein:

• Spezifisch

• Messbar

• Ausführbar

• Realistisch

• Terminiert

Der Umfang des Projekts

Das zweite wichtige Element in Ihrem Projektauftrag ist der Projektumfang. Ihre Schilderung des Projektumfangs definiert dabei genau, was Teil des Projekts ist und was nicht. Mit der Ausarbeitung des Projektumfangs legen Sie Grenzen fest und, was noch wichtiger ist, Sie geben an, was Sie während der Projektlaufzeit nicht abdecken werden.

Wenn Sie Ihre Project Charter erstellen, ist der wichtigste Teil die Darlegung Ihres gewünschten Projektbudgets. Bedenken Sie, dass Sie mit dieser Projektcharta das Vorhaben den Beteiligten präsentieren werden – Sie sollten dabei also klar aufzeigen, wie hoch das Budget ist und wohin das Geld fließen wird.

Die Projektbeteiligten

Der letzte Abschnitt Ihrer Projektcharta sollte darlegen, wer am Projekt arbeiten wird. Dazu gehören alle wichtigen Projektbeteiligten, leitende Beteiligte, die Auftraggeber des Projekts und das Projektteam. Falls noch nicht erfolgt, erstellen Sie einen kurzen Ressourcenmanagementplan, der veranschaulicht, wie die verschiedenen Ressourcen während des Projekts zugewiesen werden.

Tipps für eine erfolgreiche Project Charter

In den folgenden Absätzen möchten wir Ihnen hier noch einige Tipps mit auf den Weg geben, wie Ihr Projektauftrag noch besser wird:

• Beziehen Sie das gesamte Team mit ein: Bei der Erstellung der Project Charter sollten Sie im besten Fall ein Meeting mit dem gesamten Projektteam organisieren. Dadurch erhalten Sie viele Informationen über die verschiedenen Bereiche des Projekts und auch eventuell über Problemstellen. Das Endergebnis wird dadurch qualitativ hochwertiger sein.

• Geben Sie einen kurzen Überblick: Eine Project Charter sollte nur einen groben Überblick über das Projekt verschaffen. Ins Detail können Sie dann beim Projektplan gehen. Doch beim Projektauftrag sollten Sie kurz und knapp die wichtigsten Eckdaten benennen und beschreiben.

Beispiel für eine Projektcharta

Vorlage für eine Project Charter

Nutzen Sie für einen schnellen Start einfach diese Vorlage zur Erstellung Ihrer nächsten Projektcharta.

Projektname

Benennen Sie Ihr Projekt. Der Name sollte aussagekräftig sein, damit die Beteiligten wissen, woran Sie arbeiten.

Projektmanager (project manager)

Wer ist der Ansprechpartner für dieses Projekt?

Letzte Überarbeitung

Ihre Projektcharta ist ein lebendiges Dokument. Die Angabe des letzten Überarbeitungsdatums kann für Teammitglieder hilfreich sein, die häufig auf die Charta zurückgreifen.

Zweck des Projekts

Warum arbeiten Sie an diesem Projekt?

Projektziele (deliverables)

Welche Ergebnisse oder Materialien wollen Sie bis zum Projektabschluss hervorbringen?

Projektumfang

Wo liegen die Grenzen Ihrer Projektergebnisse? Welche Vorhaben sind nicht Bestandteil des Projekts?

Projektteam (project team)

Wer arbeitet an diesem Projekt? Welche Ressourcen (wie etwa Mitarbeiter, Tools und Budget) sind für dieses Vorhaben verfügbar?

Beteiligte und genehmigende Personen

Wer sind die Projektbeteiligten? Wer soll die Projektcharta oder Projektergebnisse genehmigen?

Von der Project Charter zum Projekterfolg

Nachdem Ihr Projektauftrag genehmigt wurde, können Sie nun die Projektplanung in Angriff nehmen. Während Sie weitere Projektplanungsdokumente erstellen und mit dem Projektmanagement beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle Projektdetails in einem zentralen Tool speichern, auf das jeder zugreifen kann.

Unserer Meinung nach ist selbstverständlich Asana das Tool der Wahl. Mit Asana können Sie Teamprojekte und Aufgaben verwalten, um jederzeit abgestimmt zu handeln und Termine einzuhalten. Erfahren Sie mehr über die Vorteile des Projektmanagements.