Projektablaufplan erstellen: Tipps und Vorlagen!

Ein neues Geschäftsprojekt kennzeichnet oft den Beginn eines neuen Abenteuers mit verschiedenen Projektbeteiligten, Fristen, Zielvorgaben und Tools. Egal, ob es sich bei Ihrem Projekt um eine neue Produkteinführung, ein Event, den jährlichen Redaktionskalender oder sogar um die Einführung neuer Mitarbeiter handelt – Ihr Projektablaufplan ist stets entscheidend für den Erfolg Ihres Projekts.

Ein solcher Projektablaufplan (PAP) enthält klare Arbeitsschritte, Prozesse und eindeutige Verantwortlichkeiten, damit Ihr Team stets nach Plan vorgeht und immer darüber informiert ist, wer was bis wann erledigt und wie alle Vorgänge miteinander zusammenhängen. Auch wenn es im Vorfeld einige Zeit in Anspruch nehmen kann, steigert ein gut ausgearbeiteter Ablaufplan die Effizienz, Zuverlässigkeit und Klarheit des Projektes. Und diese drei Begriffe sind Musik in jedermanns Ohren (besonders für Ihren Chef, der Ihnen die Projekte anvertraut). Infolgedessen können Sie auch die Anzahl der Tools reduzieren, die Ihnen bei der Verwaltung eines Projekts helfen sollen, aber den Prozess in Wirklichkeit verkomplizieren.

Ihre Visitenkarte zeigt vielleicht nicht den Titel eines Projektleiters unter Ihrem Namen, aber in Realität ist es genau die Rolle, die Sie bei vielen Projekten in Zukunft übernehmen werden. Seien Sie stolz darauf! Wenn Sie lernen, wie ein Projektmanager zu denken, erfüllen Sie alle Voraussetzungen, um Ihre Arbeit erfolgreich auszuführen – auch im Bereich Projektablaufplan.

So erstellen Sie einen Projektablaufplan – Tipps und Schritte

Da Sie nun schon gedanklich auf Ihre Rolle als Projektmanager eingestellt sind, ist es an der Zeit, die zeitliche Planung und einen Projektablaufplan zu erstellen. Falls Sie mit dem Projektplanungsprozess noch etwas unvertraut sind, finden Sie hier eine Liste von Tipps und Schritten, die Sie bei der Planung befolgen können:

Schritt 1: Projektziele definieren. Erstellen Sie einen zeitlichen Ablauf mit einer Liste der wichtigsten Meilensteine bzw. der gewünschten Ergebnisse, die dieses Projekt am Ende zum Erfolg führen.

Schritt 2: Alle Beteiligten identifizieren. Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die an Ihrem Projekt beteiligt sein müssen. Das betrifft auch Personen, deren Funktion lediglich darin besteht, etwas zu genehmigen.

Schritt 3: Endtermin festlegen. Bis wann muss das Projekt vollständig abgeschlossen sein? Planen Sie genügend Zeit für auftretende Schwierigkeiten ein, die Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit früher oder später begegnen werden.

Schritt 4: Alle Schritte und Aufgaben auflisten. Nehmen Sie die in Schritt 1 definierten Meilensteine und angestrebten Ergebnisse und teilen Sie sie in kleinere Teilprojekte und Unteraufgaben ein. Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass alle grundlegenden Schritte für den Projektablauf bedacht wurden.

Schritt 5: Allen Aufgaben eine verantwortliche Person zuweisen. Entscheiden Sie, wer welche Aufgabe und Unteraufgabe übernimmt, und sorgen Sie dafür, dass alle gleichermaßen über die entsprechenden Fristen informiert sind. Bedenken Sie, dass Ihre Kollegen wahrscheinlich zur gleichen Zeit auch an anderen Projekten arbeiten. Berücksichtigen Sie bei der Zuweisung deshalb das Arbeitspensum Ihrer Kollegen, damit sie sich nicht überlastet fühlen und Ihre Projektzeitplanung aufgeht.

Schritt 6: Fälligkeitstermine für jede Aufgabe beginnend von der Projektfrist rückwärts festlegen. Geben Sie an, wie lange die Fertigstellung einer jeden Aufgabe dauern wird (ihr Start- und Enddatum), und beachten Sie dabei, dass sich Verzögerungen oftmals nicht vermeiden lassen. Auch die Abfolge ist wichtig und zu berücksichtigen, da bestimmte Aufgaben erledigt sein müssen, bevor andere beginnen können.

Schritt 7: Organisieren Sie Ihren Projektablaufplan in einem Tool und teilen Sie ihn mit Ihrem Team. Nachdem Sie Ihren Projektzeitplan erfolgreich erstellt haben, ist es wichtig, dass alle Beteiligten Einsicht erhalten und Arbeitspakete bearbeiten können. Die Suche nach einem Tool, das Ihnen beides ermöglicht, ist ausschlaggebend für den Erfolg Ihrer Projekte.

Bei der Wahl der Darstellungsform haben Sie einige verschiedene Möglichkeiten aus denen Sie wählen können, wie etwa ein Gantt-Diagramm. Dieses horizontale Balkendiagramm dient zur Veranschaulichung der Zeitachse. So werden unter anderem die einzelnen Arbeitspakete und der kritische Pfad gut dargestellt, sodass man einen Überblick über das gesamte Projekt bekommt.

Aber auch ein Netzplan wird oft verwendet, hierbei handelt es sich um eine tabellarische Darstellung des Projektablaufs. Solche Pläne, die über Tabellenprogramme wie Excel erstellt werden, können jedoch sehr aufwendig zur Projektablaufplanung sein.

Sobald Sie einen detaillierten Projektablaufplan erstellt haben, wird sich Ihre praktische Projektmanagement-Arbeitszeit deutlich verringern. Dadurch haben Sie (und Ihr Team) mehr Stunden am Tag, die Sie für Qualitätsarbeit aufwenden können. Dafür wurden Sie schließlich ursprünglich eingestellt, nicht wahr?

Projektablaufplan Vorlagen

Wenn Sie alle oben genannten Schritte der Projektzeitplanung durchgeführt haben, steht Ihnen ein übersichtlicher Zeitplan zur Verfügung, der die zeitliche Abfolge und die einzelnen Schritte Ihres Projekts darstellt. Nachfolgend finden Sie einige Projektablaufplan Beispiele, wie diese aussehen könnten:

Beispiel zur Eventplanung

Planen Sie eine virtuelle Veranstaltung? Ihr Zeitplan zeigt Ihnen alles, was wann vor dem großen Tag zu erledigen ist.

Projektablaufplan-Vorlage: Verschaffen Sie sich eine Starthilfe für Ihre nächste Eventplanung mit einer Vorlage zur Projektzeitplanung.

Beispiel für eine Produkteinführung

Erstellen Sie für Ihr nächstes neues Produkt einen Projektstrukturplan (PSP), indem Sie alle wichtigen Arbeitsschritte sowie alle Abhängigkeiten erfassen. Sie können sie dann in einem einzigen, für alle einfach zugänglichen Projekt einsehen. Damit verläuft die Arbeit Ihres Teams stets wie in der Projektzeitplanung vorgesehen.

Projektablaufplan-Vorlage: Verschaffen Sie sich eine Starthilfe für Ihre nächste Produkteinführung mit einer Projektmanagement-Vorlage zur Projektzeitplanung.

Beispiel für eine Marketingkampagne

Mit einem Plan, der jeden Vorgang zeitlich aufgelistet, wissen Sie genau, was an einem bestimmten Datum in Ihrer Marketingkampagne vor sich geht:

Projektablaufplan-Vorlage: Verschaffen Sie sich eine Starthilfe für Ihre nächste Marketingkampagne mit einer Vorlage zur Projektzeitplanung.

Ihr Projektablaufplan steht. So geht’s weiter:

Der Zweck einer Projekt-Zeitleiste besteht darin, mehr Arbeit effizienter zu erledigen. Indem Sie das Gesamtbild Ihres Projekts im Blick haben und einen gut durchdachten Plan erstellen, haben Sie weniger Stress und sind produktiver. Wenn Ihr Projektablaufplan schließlich feststeht, sind noch zwei weitere wichtige Schritte zu unternehmen.

Teilen Sie den Zeitplan mit Ihrem Team

Durch die gemeinsame Nutzung Ihres Zeitplans sind allen Teammitgliedern ihre Verantwortlichkeiten für das Projekt klar. Außerdem haben sie so die Möglichkeit, Informationen über ihren Projektabschnitt bereitzustellen. Beginnen Sie damit, den Projektablaufplan an alle Beteiligten zu senden und bitten Sie um spezifisches Feedback (Fragen, Bedenken oder Ideen).

Unser Tipp: Bleiben Sie organisiert, indem Sie alle Rückmeldungen an einem zentralen Ort erfassen und dafür allen eine feste Frist setzen, damit Ihre Teammitglieder rechtzeitig Stellung nehmen. Sobald Sie alle Rückmeldungen gesammelt haben, erstellen Sie eine aktualisierte Version des Projektablaufplans und teilen Sie diesen abermals mit allen Beteiligten. Stellen Sie zudem sicher, dass Ihr Projektablaufplan in allen Ihren Unterlagen für die Projektplanung, wie z. B. Ihrem Projekt-Briefing und der Zusammenfassung, enthalten ist.

Passen Sie Ihren Projektablaufplan während der Umsetzung an

Heraklit wusste schon im antiken Griechenland, dass das einzig Beständige der Wandel ist. Das gilt auch für den Ablaufplan Ihres Projekts. Wenn Sie mit dem Projekt angefangen haben, achten Sie darauf, Ihren Plan laufend zu überprüfen. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor, wenn unvorhergesehene Umstände eintreten.

Unser Tipp: Die Verwaltung Ihres Projektablaufplans und aller Projektmaterialien an einem zentralen Ort ermöglicht allen Beteiligten eine einzige Informationsquelle und sorgt dafür, dass stets die aktuellste Version des Projektablaufplans verwendet wird.

Projektablaufplan-Tipp zur Effizienzsteigerung

Um den Planungsaufwand zu verringern, können Sie bewährte Vorlagen für den Projektablaufplan verwenden. Dadurch müssen Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie ein neues Projekt starten.

Wenn Ihr aktuelles Projekt ein jährliches Event ist – sagen wir, eine Lieferanten-Expo –sollten Sie einen soliden Projektablaufplan aufstellen, auf dem Sie das nächste Mal aufbauen können. An welchen anderen Projekten arbeiten Sie noch, die jedes Mal den gleichen Prozess durchlaufen? Zum Beispiel könnten sich einige Aufgaben Ihrer Lieferanten-Expo mit denen Ihres virtuellen Kunden-Lunch-Events überschneiden, das Sie später in diesem Jahr veranstalten. Eine Vorlage zur Projektzeitplanung bedeutet, dass Sie künftige Projekte schneller und effizienter beginnen können.

Wann sollten Sie einen Projektablaufplan erstellen?

Wenn Sie eine neue Position antreten und sozusagen als Projektmanager handeln, sind Sie darauf angewiesen, einige Zeitmanagement- und Projektmanagement-Methoden zu kennen, effizient zu arbeiten und die Projektablaufplanung vorzunehmen. Das ist der Moment, an dem sich der Umstieg auf ein All-in-One-Tool lohnt. (Ja, solche Tools gibt es!)

Work-Management-Tools bieten Ihnen die Möglichkeit, dynamische Projektpläne und intuitive Zeitleisten im Stile von Gantt-Diagrammen zu erstellen. Diese sorgen dafür, dass alle Beteiligten in allen Projektphasen Einblick in die Geschehnisse haben. So können Sie sich endlich von E-Mails, Tabellen und Chats verabschieden, die nicht untereinander verknüpft sind und keine einheitliche Kommunikation ermöglichen.

Durch die Erstellung und Verwaltung Ihres Projektzeitplans in einem zentralen System können Sie jeden nötigen Arbeitsschritt erfassen und seine Dauer mit einem Projektkalender bestimmen, die einzelnen Aufgaben und Teilaufgaben erstellen sowie die verantwortliche Person festlegen. Änderung des Projektplans lassen sich ebenfalls schnell im Tool vornehmen und alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt. Wenn Sie Ihren Plan anpassen müssen, lassen sich die Änderungen schnell im Tool vornehmen und alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt. Die unterschiedlichen Ansichten Ihres Zeitplans passen sich allen Arbeits- und Lernstilen an und Ihre Workflows laufen reibungslos ab, da Sie immer wissen, wer was bis wann erledigt.

Intelligenter arbeiten – mit dem richtigen Projektablaufplan

Herzlichen Glückwunsch! Sie sind nun (sozusagen) Projektleiter und gleichzeitig auf dem besten Weg, intelligenter zu arbeiten. Sie haben die richtige Einstellung und wissen jetzt, worauf es ankommt, um Ihrem Projektmanagement-Prozess neuen Wind einzuhauchen und diesen effizienter zu gestalten. All das (und noch viel mehr) erhalten Sie mit einer Work-Management-Lösung wie Asana. Betrachten Sie Asana als Ihr All-in-One-Tool für den Erfolg Ihres Projektes, um alle Projektablaufplan-Tipps in die Tat umzusetzen. Viel Spaß bei der Planung!