Work Management Tools: Der ultimative Guide!

Die Abstimmung Ihrer Teammitglieder untereinander, die effektive Zusammenarbeit und das Erreichen von Zielen stellen eine besondere Herausforderung dar. Work Management Tools können Ihnen helfen, Arbeit teamübergreifend zu koordinieren, damit Sie bei allem Chaos den Durchblick behalten und alle Beteiligten im Unternehmen auf dem Laufenden bleiben.

Da es so viele Optionen gibt, fällt die Wahl des richtigen Tools nicht leicht. Am Ende dieses Leitfadens werden Sie genau wissen, was ein Arbeitsmanagement-Tool für Sie leisten sollte, damit es Ihr Team dabei unterstützt, auf dem Laufenden zu bleiben, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen.

Was ist Work Management?

Work Management ist eine systematische Vorgehensweise zur Koordinierung der Arbeitsabläufe und Workflows Ihres Teams, um die nötige Klarheit zu schaffen, damit Sie Ihre Ziele schneller erreichen. Zu den Arbeitsabläufen zählen zum Beispiel Projekte, fortlaufende Prozesse oder Routineaufgaben. Mit einem Work Management Tool stellen Sie sicher, dass jedem Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens die nötigen Informationen zur Verfügung stehen, damit alle die Aufgaben, die wirklich wichtig sind, erledigen können.

Vielleicht haben Sie schon etwas von Projektmanagement-Software gehört oder sie bereits verwendet. Diese Software unterstützt Sie bei der effektiven Verwaltung eines Projekts oder einer Ad-Hoc-Initiative. Work Management geht noch einen ganzen Schritt weiter. Mit einem Work Management Tool kann Ihr Team ein System einrichten und Prozesse verwalten, die keine Anfangs- oder Enddaten haben. Gleichzeitig bietet es den nötigen Kontext, um unterschiedliche Vorhaben miteinander zu verknüpfen.

Was sind die Vorteile von Work Management?

Wenn Sie den Stand der Dinge kennen, sind Sie und Ihr Team dafür gerüstet, Bestleistungen zu erbringen. Heutzutage verbringt ein Angestellter 60 % seiner Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit. Das können Status-Meetings, E-Mail-Updates, doppelt ausgeführte Arbeiten und manuelle Schritte sein, die der eigentlichen fachspezifischen Arbeit die Zeit rauben.

Mit Work Management können Sie Ihr Team aufeinander abstimmen – egal ob Sie im Homeoffice, verteilt oder im Büro arbeiten. Sie bekommen nicht nur einen klaren Überblick darüber, wer was bis wann erledigt, sondern sehen auch, wie die einzelnen Vorhaben Ihres Teams miteinander verbunden sind.

Ein Work-Management-Tool kann Ihr Unternehmen dabei in folgenden Bereichen unterstützen:

• Koordination: Ohne ein Work-Management-Tool wie Asana fällt die effektive Zusammenarbeit und Koordination eines Teams schwierig. Denn solche Tools bieten verschiedene Dashboards, Gantt-Diagramme, Zeitleisten auch Kanban-Boards, um ein Projekt ideal darzustellen. Das Aufgabenmanagement kann zudem durch To-do-Listen, Fälligkeitsdaten und Verantwortlichkeiten wesentlich erleichtert werden und alle Informationen werden zentral an einem Ort gespeichert.

• Kommunikation: Sie werden mit Sicherheit mehrere Kommunikationstools verwenden, wie etwa Zoom oder auch Slack. Dabei kann es leicht passieren, dass Sie den Überblick verlieren. Ein Work-Management-Tool erlaubt es Ihnen im besten Fall, Integrationen zwischen diesen Anwendungen herzustellen, um den Überblick zu behalten.

• Inhalt: Wenn Ihre Dokumente und Guidelines an verschiedenen Orten gespeichert sind, kann es ebenfalls schwierig sein, alles Wichtige im Blick zu behalten. Auch hierbei können Work-Management-Tools dafür sorgen, dass Sie alles an einem Ort haben.

Woher weiß ich, ob mein Team ein Work-Management-Tool benötigt?

Jedes Team kann von einem Work-Management-Tool profitieren, denn klare Prozesse, untereinander vernetzte Aufgaben und weniger Arbeiten rund um die eigentliche Arbeit sind für jedes Team von Vorteil. Ein solches Tool geht in der Regel weit über die Funktionen eines einfachen Projektmanagement-Tools hinaus und unterstützt Ihr Team vor allem bei Folgendem:

• Der Planung von großen Zielen und den Aufgaben, die Sie zum Erreichen dieser Ziele erledigen müssen

• Der Bereitstellung einer zentralen Informationsquelle für Ihr Team und Beteiligte aus anderen Bereichen

• Der Kommunikation und Übermittlung von Feedback in direktem Zusammenhang mit den zugehörigen Aufgaben

• Der Automatisierung von manuellen Aufgaben, damit sich Ihr Team auf die Arbeit konzentrieren kann, die am wichtigsten ist

• Der nahtlosen Verknüpfung von Arbeitsinhalten zwischen Ihren bevorzugten Business-Tools

Aber nicht alle Work-Management-Tools sind gleich aufgebaut. Denken Sie, dass Ihr Team von der Vernetzung und Klarheit, die ein solches Tool mit sich bringt, profitieren könnte? Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Funktionen vor, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten:

Diese Funktionen sollte Ihr Work-Management-Tool unbedingt mitbringen

1. Einfache Bereitstellung und leichter Einstieg

Das effektivste Work-Management-Tool ist jenes, das alle nutzen. Dadurch steht Ihrem Team eine einzige Informationsquelle am selben Ort zur Verfügung, an dem auch Ihre Aufgaben erledigt werden. Wenn Sie sich für ein Work-Management-Tool entscheiden, achten Sie auf die Benutzerfreundlichkeit. Ihr Tool sollte es Ihnen erlauben, dass Sie in Sekundenschnelle Aufgaben zuweisen können und einen Überblick erhalten. Wählen Sie ein Tool mit Ressourcen, wie einem dazugehörigen Handbuch für Nutzer oder Videos, die Ihrem Team den Einstieg erleichtern.

Asana war absolut neu für uns, aber wir haben von der Begutachtung bis zur Verwendung nur vier Wochen gebraucht. Das zeigt, wie intuitiv die Plattform funktioniert.”

2. Flexibel und auf die Bedürfnisse Ihres Teams anpassbar

Ihr Work-Management-Tool muss für jeden funktionieren. Es sollte nicht nur möglich sein, individuelle Aufgaben zu erstellen, Feedback zu geben und Details abzustimmen – Sie müssen auch sehen, wie einzelne Aufgaben zusammenhängen, wie weit ein gesamtes Projekt oder eine Gruppe von Projekten fortgeschritten sind, und wie Sie die Arbeit voranbringen können. Das Tool muss die Bedürfnisse von einzelnen Mitarbeitern, Teammanagern und bereichsübergreifenden Beteiligten erfüllen.

Das bedeutet, dass es keinen speziellen Ansatz verfolgen sollte. Ein Arbeitsmanagement-Tool sollte verschiedene Ansichten und Funktionen bieten, damit jedes Teammitglied nach eigenem Bedarf auf die benötigten Informationen zugreifen kann. Ihre Software sollte Folgendes erfüllen:

• Einzelne Mitarbeiter können Details zur Projektplanung einsehen, Abhängigkeiten festlegen und erfahren, wer was und bis wann erledigt.

• Manager können Auslastung und Überlastung erkennen, Engpässe identifizieren und auf einen Blick nachverfolgen, ob Projekte geplant oder in Verzug sind oder zusätzliche Beachtung brauchen.

• Führungskräfte erhalten einen Blick aus der Vogelperspektive über die gesamten Vorhaben, können Status-Updates überfliegen und bei wichtigen Initiativen ins Detail gehen.

• Integrationen und Add-ons können mit der Software verknüpft werden, um einen zentralen Ort zur Arbeit zu schaffen.

Einer der Gründe, warum wir uns für Asana entschieden haben, ist die Verfügbarkeit von Board- und Listenprojekten. Dadurch können die Mitglieder des Teams mit ihrer bevorzugten Projektstruktur arbeiten.”

3. Weniger Doppelarbeit

Ein Work-Management-Tool ist nicht nur dafür gedacht, Sie bei der Projekt- und Aufgabenverwaltung zu unterstützen, sie hilft kleinen und großen Unternehmen auch bei der Erstellung von Prozessen und Koordination von Projekten. Auf diese Weise können Sie sicher ein, dass Ihre wichtigsten Aufgaben erledigt werden.

Unnötigerweise doppelt ausgeführte Arbeiten stehen Ihnen dabei oft im Weg. Der durchschnittliche Angestellte verbringt wöchentlich 4,5 Stunden mit Arbeit, die bereits erledigt wurde. Ein Work-Management-Tool sollte Ihnen Möglichkeiten bieten, diese Doppelarbeit zu reduzieren. Achten Sie darauf, dass eine Work Management Software Folgendes beinhaltet:

• Vorgefertigte und benutzerdefinierte Vorlagen: Damit können Sie Projekte schneller starten und Ihre eigenen Prozesse in wiederverwendbare Vorlagen umwandeln.

• Regeln: Um manuelle Arbeiten zu automatisieren und fehlerfreie Prozesse zu erstellen, die Engpässe verhindern.

• Formulare: Zur Standardisierung der Prozesse für eingehende Anfragen. Somit erhalten Sie alle Informationen, die Sie für einen reibungslosen Start eines Projektes oder einer Aufgabe benötigen.

Indem wir Anfragen nicht mehr aus E-Mails erhalten, sondern Asana zur effektiveren Zusammenarbeit nutzen, konnten wir 60 Stunden pro Monat an Zeit gewinnen. Diese verwenden wir nun zur strategischen Planung anstatt zur Verwaltung vieler verschiedener Arbeitsvorgänge.”

4. Eine sinnvolle interne Struktur

Damit Ihr Work-Management-Tool wirklich effektiv ist, muss es mehr sein, als ein System für Projektmanagement. Sie brauchen nicht einfach eine Software, die Sie bei der Koordination einzelner Projekte unterstützt und jede Situation als spontan betrachtet.

Um Prozesse zu schaffen und bereichsübergreifend arbeiten zu können, sollte Ihr Arbeitsmanagement-Tool eine klare Struktur haben, die komplexe Projekte – von den kleinsten Arbeitsschritten bis hin zu den großen Unternehmenszielen – miteinander verbindet.

Ein Beispiel: einzelne Arbeiten werden in Asana in Aufgaben erledigt, die einer verantwortlichen Person zugewiesen werden und ein Fälligkeitsdatum besitzen. Aufgaben sind wiederum Teile von Projekten, die für größere Vorhaben (wie eine Produkteinführung) oder laufende Prozesse (z. B. ein Zeitplan für Blogbeiträge) verwendet werden. Für diese Projekte können Sie dann Portfolios erstellen. Damit erfassen Sie z. B. die gesamte Arbeit des Marketingteams oder bekommen einen Überblick über alle Projekte, die 2020 fertiggestellt werden müssen.

Eine interne Struktur ist nicht nur eine angenehme Zusatzfunktion Ihres Work-Management-Tools. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit fühlen sich Mitarbeiter doppelt so motiviert, wenn sie wissen, wie Ihre Arbeit zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt.

Es ist wirklich unglaublich hilfreich, einen guten Überblick über die Meilensteine aller Projekte zu haben. So verstehen wir alle Zusammenhänge.”

5. Möglichkeit zur Integration mit Ihren bevorzugten Business-Tools

Der durchschnittliche Angestellte verwendet täglich bis zu 10 verschiedene Anwendungen. Zwischen diesen zu wechseln ist nicht nur anstrengend, es bedeutet auch, dass Informationen überall verstreut und schwierig zu finden sind. Um erfolgreich zu arbeiten, sollten Ihre Mitarbeiter nicht 10 Tools durchsuchen müssen, um die benötigte Information oder den benötigten Kontext zu finden.

Wählen Sie ein Work-Management-Tool, dass Integrationen für Ihre bevorzugten Business-Anwendungen bietet. Auf diese Weise können Sie Ihre gesamte Arbeit von einem Ort aus koordinieren.

Wenn es nicht in Asana ist, habe ich es auch nicht auf dem Schirm. Unsere Arbeit beinhaltet viele laufende Vorgänge und dank Asana können wir sicherstellen, dass keine Aufgaben übersehen werden.”

6. Sicher und verlässlich

Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte Work-Management-Tool Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten umfasst. Werfen Sie einen Blick auf die Sicherheits- und Vertrauensseite des Unternehmens, um sicherzugehen, dass Daten ordentlich geschützt werden. Ihr Work-Management-Tool sollte nicht nur für den Schutz Ihrer Daten sorgen, es sollte Ihnen auch die Tools bereitstellen, um Personen- und Objektberechtigungen zu kontrollieren. Außerdem sollte es Ihnen ermöglichen, zu definieren, welche Drittanbieter-Anwendungen von Ihrem Team integriert werden können.

Asana verbessert Projektergebnisse, indem es Verantwortlichkeiten aufzeigt. Es bietet einen Ort, an dem unsere Teams zusammenarbeiten, kommunizieren, und Informationen miteinander teilen können.”

Die beliebtesten Work-Management-Tools im Überblick!

Nun wissen Sie mehr darüber, welche Funktionen und Features ein Work-Management-Tool besitzen sollte. Doch welche Software bietet tatsächlich all die oben genannten Funktionen an? Hier finden Sie eine Auswahl der beliebtesten Work-Management-Tools.

• Asana: Asana bietet als Work-Management-Plattform alle oben genannte Funktionen. Mit dem Tools sorgen Sie für mehr Klarheit, Transparenz und Sicherheit. Weitere Informationen über die Funktionen und Vorteile finden Sie hier:

Darüber hinaus gibt es noch weitere Tools, die im Work-Management verwendet werden können:

• Trello

• Basecamp

• Clickup

• Monday.com

• Wrike

• Atlassian

• Jira

• Smartsheet

• Airtable

Sind Sie bereit, ein Work-Management-Tool auszuprobieren?

Es gibt noch eine siebte Kernfunktion, die Ihr Work-Management-Tool unbedingt mitbringen sollte: Sie sollten die Software selbst ausprobieren können.

Setzen Sie den vielen Spekulationen bei der Arbeit ein Ende und schaffen Sie Klarheit in Ihrem Team – egal wo Sie sich befinden. Testen Sie Asana noch heute kostenlos.