Der ultimative Guide zur Auswahl des richtigen Work Management Tools

Die Abstimmung Ihrer Teammitglieder untereinander, die effektive Zusammenarbeit und das Erreichen von Zielen stellen eine besondere Herausforderung dar. Work Management Tools können Ihnen helfen, Arbeit teamübergreifend zu koordinieren, damit Sie bei allem Chaos den Durchblick behalten und alle Beteiligten im Unternehmen auf dem Laufenden bleiben.

Da es so viele Optionen gibt, fällt die Wahl des richtigen Tools nicht leicht. Am Ende dieses Leitfadens werden Sie genau wissen, was ein Arbeitsmanagement-Tool für Sie leisten sollte, damit es Ihr Team dabei unterstützt, auf dem Laufenden zu bleiben, Fristen einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen.

Was ist Work Management?

Work Management ist eine systematische Vorgehensweise zur Koordinierung der Arbeitsabläufe Ihres Teams, um die nötige Klarheit zu schaffen, damit Sie Ihre Ziele schneller erreichen. Zu den Arbeitsabläufen zählen zum Beispiel Projekte, fortlaufende Prozesse oder Routineaufgaben. Mit einem Work Management Tool stellen Sie sicher, dass jedem Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens die nötigen Informationen zur Verfügung stehen, damit alle die Aufgaben, die wirklich wichtig sind, erledigen können.

[Lesenswert: Die 3 grundlegenden Elemente des Work Management]

Vielleicht haben Sie schon etwas von Projektmanagement-Software gehört oder sie bereits verwendet. Diese Software unterstützt Sie bei der effektiven Verwaltung eines Projekts oder einer Ad-Hoc-Initiative. Work Management geht noch einen ganzen Schritt weiter. Mit einem Work Management Tool kann Ihr Team ein System einrichten und Prozesse verwalten, die keine Anfangs- oder Enddaten haben. Gleichzeitig bietet es den nötigen Kontext, um unterschiedliche Vorhaben miteinander zu verknüpfen.

Was sind die Vorteile von Work Management?

Wenn Sie den Stand der Dinge kennen, sind Sie und Ihr Team dafür gerüstet, Bestleistungen zu erbringen. Heutzutage verbringt ein Angestellter 60 % seiner Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit. Das können Status-Meetings, E-Mail-Updates, doppelt ausgeführte Arbeiten und manuelle Schritte sein, die der eigentlichen fachspezifischen Arbeit die Zeit rauben.

[Zum Download: Bericht zur Anatomie der Arbeit]

Mit Work Management können Sie Ihr Team aufeinander abstimmen – egal ob Sie im Homeoffice, verteilt oder im Büro arbeiten. Sie bekommen nicht nur einen klaren Überblick darüber, wer was bis wann erledigt, sondern sehen auch, wie die einzelnen Vorhaben Ihres Teams miteinander verbunden sind.

Woher weiß ich, ob mein Team ein Arbeitsmanagement-Tool benötigt?

Jedes Team kann von einem Arbeitsmanagement-Tool profitieren, denn klare Prozesse, untereinander vernetzte Aufgaben und weniger Arbeiten rund um die eigentliche Arbeit sind für jedes Team von Vorteil. Ein Tool für Work Management unterstützt Ihr Team vor allem bei Folgendem:

  • Der Planung von großen Zielen und den Aufgaben, die Sie zum Erreichen dieser Ziele erledigen müssen
  • Der Bereitstellung einer zentralen Informationsquelle für Ihr Team und Beteiligte aus anderen Bereichen
  • Der Kommunikation und Übermittlung von Feedback in direktem Zusammenhang mit den zugehörigen Aufgaben
  • Der Automatisierung von manuellen Aufgaben, damit sich Ihr Team auf die Arbeit konzentrieren kann, die am wichtigsten ist
  • Der nahtlosen Verknüpfung von Arbeitsinhalten zwischen Ihren bevorzugten Business-Tools

Aber nicht alle Work Management Tools sind gleich aufgebaut. Denken Sie, dass Ihr Team von der Vernetzung und Klarheit, die ein solches Tool mit sich bringt, profitieren könnte? Im Folgenden stellen wir Ihnen einige Funktionen vor, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten:

Diese Funktionen sollte Ihr Work Management Tool unbedingt mitbringen

1. Einfache Bereitstellung und leichter Einstieg

Das effektivste Work Management Tool ist jenes, das alle nutzen. Dadurch steht Ihrem Team eine einzige Informationsquelle am selben Ort zur Verfügung, an dem auch Ihre Aufgaben erledigt werden. Wenn Sie sich für ein Arbeitsmanagement-Tool entscheiden, achten Sie darauf, dass Sie in Sekundenschnelle Aufgaben zuweisen können und einen Überblick erhalten. Wählen Sie ein Tool mit Ressourcen, wie einem dazugehörigen Handbuch für Nutzer oder Videos, die Ihrem Team den Einstieg erleichtern.

„Asana war absolut neu für uns, aber wir haben von der Evaluation bis zur Verwendung nur vier Wochen gebraucht. Das zeigt, wie intuitiv die Plattform funktioniert.“- Jeana Abboud, COO bei Social Factor

2. Flexibel und auf die Bedürfnisse Ihres Teams anpassbar

Ihr Work Management Tool muss für jeden funktionieren. Es sollte nicht nur möglich sein, individuelle Aufgaben zu erstellen, Feedback zu geben und Details abzustimmen – Sie müssen auch sehen, wie einzelne Aufgaben zusammenhängen, wie weit ein gesamtes Projekt oder eine Gruppe von Projekten fortgeschritten sind, und wie Sie die Arbeit voranbringen können. Das Tool muss die Bedürfnisse von einzelnen Mitarbeitern, Teammanagern und bereichsübergreifenden Beteiligten erfüllen.

Das bedeutet, dass es keinen speziellen Ansatz verfolgen sollte. Ein Arbeitsmanagement-Tool sollte verschiedene Ansichten und Funktionen bieten, damit jedes Teammitglied nach eigenem Bedarf auf die benötigten Informationen zugreifen kann. Ihre Software sollte Folgendes erfüllen:

  • Einzelne Mitarbeiter können Details einsehen, Abhängigkeiten festlegen und erfahren, wer was und bis wann erledigt.
  • Manager können Auslastung und Überlastung erkennen, Engpässe identifizieren und auf einen Blick sehen, ob Projekte geplant oder in Verzug sind oder zusätzliche Beachtung brauchen.
  • Führungskräfte erhalten einen Blick aus der Vogelperspektive über die gesamten Vorhaben, können Status-Updates überfliegen und bei wichtigen Initiativen ins Detail gehen.

„Einer der Gründe, warum wir uns für Asana entschieden haben, waren die Board- und Listenansichten für Projekte. Dadurch kann jedes Teammitglied mit seiner bevorzugten Projektstruktur arbeiten.“- Philip Quarterman, UX-Designer bei John Lewis Partnership

3. Weniger Doppelarbeit

Work Management Software ist nicht nur dafür gedacht, Sie bei der Verwaltung von Projekten und Aufgaben zu unterstützen, sie hilft Ihnen und Ihrem Team auch bei der Erstellung von Prozessen und Koordination von Projekten. Auf diese Weise können Sie sicher ein, dass Ihre wichtigsten Aufgaben erledigt werden.

Unnötigerweise doppelt ausgeführte Arbeiten stehen Ihnen dabei oft im Weg. Der durchschnittliche Angestellte verbringt wöchentlich 4,5 Stunden mit Arbeit, die bereits erledigt wurde. Ein Arbeitsmanagement-Tool sollte Ihnen Möglichkeiten bieten, diese Doppelarbeit zu reduzieren. Achten Sie darauf, dass eine Work Management Software Folgendes beinhaltet:

  • Vorgefertigte und benutzerdefinierte Vorlagen: Damit können Sie Projekte schneller beginnen und Ihre eigenen Prozesse in wiederverwendbare Vorlagen umwandeln.
  • Regeln: Um manuelle Arbeiten zu automatisieren und fehlerfreie Prozesse zu erstellen, die Engpässe verhindern.
  • Formulare: Zur Standardisierung der Prozesse für eingehende Anfragen. Somit erhalten Sie alle Informationen, die Sie für einen reibungslosen Start eines Projektes oder einer Aufgabe benötigen.

„Indem wir Anfragen nicht mehr über E-Mails erhalten, sondern Asana zur effektiveren Zusammenarbeit nutzen, konnten wir 60 Stunden pro Monat einsparen. Diese Zeit verwenden wir nun zur strategischen Planung anstatt zur Verwaltung vieler verschiedener Arbeitsvorgänge.” – Walter Gross, Senior Digital Marketing Manager bei Sony Music

4. Eine sinnvolle interne Struktur

Damit Ihr Work Management Tool wirklich effektiv ist, muss es mehr sein, als ein System für Projektmanagement. Sie brauchen nicht einfach eine Software, die Sie bei der Koordination einzelner Projekte unterstützt und jede Situation als spontan betrachtet.

Um Prozesse zu schaffen und bereichsübergreifend arbeiten zu können, sollte Ihr Arbeitsmanagement-Tool eine klare Struktur haben, die alles – von den kleinsten Arbeitsschritten bis hin zu den großen Unternehmenszielen – miteinander verbindet. Ein Beispiel: einzelne Arbeiten werden in Asana in Aufgaben erledigt, die einer verantwortlichen Person zugewiesen werden und ein Fälligkeitsdatum besitzen. Aufgaben sind wiederum Teile von Projekten, die für größere Vorhaben (wie eine Produkteinführung) oder laufende Prozesse (z. B. ein Zeitplan für Blogbeiträge) verwendet werden. Für diese Projekte können Sie dann Portfolios erstellen. Damit erfassen Sie z. B. die gesamte Arbeit des Marketingteams oder bekommen einen Überblick über alle Projekte, die 2020 fertiggestellt werden müssen.

[Lesenswert: So strukturieren Sie Ihre Arbeit in Asana]

Eine interne Struktur ist nicht nur eine angenehme Zusatzfunktion Ihres Arbeitsmanagement-Tools. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit fühlen sich Mitarbeiter doppelt so motiviert, wenn sie wissen, wie Ihre Arbeit zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt.

„Es ist wirklich unglaublich hilfreich, einen guten Überblick über die Meilensteine aller Projekte zu haben. So kennen wir alle Zusammenhänge.“- Joe Moran, Director of Content Operations bei The Michael J. Fox Foundation

5. Möglichkeit zur Integration mit Ihren bevorzugten Business-Tools

Der durchschnittliche Angestellte verwendet täglich bis zu 10 verschiedene Anwendungen. Zwischen diesen zu wechseln ist nicht nur anstrengend, es bedeutet auch, das Informationen überall verstreut und schwierig zu finden sind. Um erfolgreich zu arbeiten, sollten Ihre Mitarbeiter nicht 10 Tools durchsuchen müssen, um die benötigte Information oder den benötigten Kontext zu finden.

Wählen Sie ein Work Management Tool, dass Integrationen für Ihre bevorzugten Business-Anwendungen bietet. Auf diese Weise können Sie Ihre gesamte Arbeit von einem Ort aus koordinieren.

[Lesenswert: Die 11 besten Integrationen, um Ihre Tools und Teams mit Asana zu vernetzen]

„Wenn es nicht in Asana ist, habe ich es auch nicht auf dem Schirm. Unsere Arbeit beinhaltet viele laufende Vorgänge und dank Asana können wir sicherstellen, dass keine Aufgaben übersehen werden.“- Elissa Hudson, Leitung PR für die Region Asien-Pazifik bei HubSpot

6. Sicher und verlässlich

Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte Work Management Tool Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten umfasst. Werfen Sie einen Blick auf die Sicherheits- und Vertrauensseite des Unternehmens, um sicherzugehen, dass Daten ordentlich geschützt werden. Ihr Work Management Tool sollte nicht nur für den Schutz Ihrer Daten sorgen, es sollte Ihnen auch die Tools bereitstellen, um Personen- und Objektberechtigungen zu kontrollieren. Außerdem sollte es Ihnen ermöglichen, zu definieren, welche Drittanbieter-Anwendungen von Ihrem Team integriert werden können.

„Asana steigert die Leistung bei Projekten, indem es einen Ort schafft, an dem unsere Teams zusammenarbeiten, sich absprechen und Informationen austauschen können – und das, mit einem besseren Verantwortungsgefühl.“- Michael Chidgey, PMO and Program Manager bei SiteMinder

Sind Sie bereit, ein Work Management Tool auszuprobieren?

Es gibt noch eine siebte Kernfunktion, die Ihr Work Management Tool unbedingt mitbringen sollte: Sie sollten die Software selbst ausprobieren können.

Setzen Sie den vielen Spekulationen bei der Arbeit ein Ende und schaffen Sie Klarheit in Ihrem Team – egal wo Sie sich befinden. Testen Sie Asana noch heute kostenlos.

Mehr erfahren

Weitere Materialien von Asana