Was sind Kanban-Boards? Ein Leitfaden für Anfänger

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Team ein neues Projekt in Angriff nimmt. Sie brauchen eine einfache Möglichkeit, Ihre Arbeit zu visualisieren, sodass Sie immer Bescheid wissen, wer woran arbeitet, in welchem Stadium die Arbeit ist, und wann alles erledigt sein muss. Sie könnten sich durch Ihre Projektunterlagen, Tabellen, E-Mails und Nachrichten wühlen, um diese Informationen zusammenzutragen – oder Sie sehen alles auf einen Blick mit einem Kanban-Board.

Wenn Sie schon mal mit Projektmanagement zu tun hatten oder sich nach Visualisierungsmöglichkeiten für Ihre Arbeit umgesehen haben, haben Sie vielleicht schon von Kanban gehört. Kanban-Boards sind eine Form des visuellen Projektmanagements, und sie sind besonders bei Produkt-, Entwicklungs- und Softwareentwicklungsteams beliebt, obwohl sie im Prinzip von jedem Team genutzt werden können. Dieser Artikel erklärt alles, was Sie wissen müssen: was Kanban-Boards sind, wie sie funktionieren und wie Sie sie am besten nutzen, um die Arbeit Ihres Teams zu verwalten.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Möglichkeit, Teams dabei zu unterstützen, die zu erledigende Arbeit in Einklang mit den verfügbaren Kapazitäten jedes einzelnen Teammitglieds zu bringen. Das Kanban-Framework ist auf kontinuierlichen Fortschritt ausgelegt und Arbeitsschritte können aus dem Backlog, den noch ausstehenden Aufgaben, jederzeit in den Arbeitsablauf eingefügt werden.

Das Kanban-Framework wird mithilfe von Kanban-Boards implementiert. Es handelt sich dabei um eine Form des visuellen Projektmanagements, mit dem Teams ihr Arbeitspensum und ihre Arbeitsabläufe besser visualisieren können. Ein Kanban-Board ist eine nach Spalten organisierte Projekttafel, auf der die Arbeit repräsentiert wird; üblicherweise steht dabei jede Spalte für eine Arbeitsphase. Die einfachsten Kanban-Boards haben Spalten wie z. B. To-do, In Bearbeitung und Erledigt. Einzelne Aufgaben werden auf dem Board mit visuellen Karten dargestellt und bewegen sich, bis sie erledigt sind, von einer Spalte in die nächste.

Kanban-Board

Die Geschichte von Kanban

Entwickelt wurde Kanban von Taiichi Ohno, einem japanischen Toyota-Ingenieur, in den späten 1940er Jahren. Ohno erkannte, dass er das Toyota-Produktionssystem verbessern konnte, indem er sich bei der Produktion an der tatsächlichen Nachfrage orientierte, statt Produkte auf Basis kalkulierter Nachfrage herzustellen und produzierte und lieferte anhand des Kanban-Frameworks nur noch Produkte nach aktuellem Kundenbedarf. Das Kanban-Framework veränderte Toyotas Produktionsprozess von einer „Push“-Strategie (Produkte werden auf den Markt gebracht) zu einer „Pull“-Strategie (Produkte werden auf Basis der Kundennachfrage produziert). Für Toyota bedeutete dieser Strategiewechsel einen geringeren Lagerbestand bei gleichzeitigem Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit.

Ohno veränderte und optimierte anhand von Kanban-Karten seine Produktionsstrategie. Tatsächlich ist „Kanban“ eine Kombination aus zwei japanischen Wörtern: 看 (Kàn) bedeutet „Karte“ und 板 (Bǎn) heißt „Tafel“. Bei Toyota bestanden Kanban-Karten aus Papier, auf denen zu lesen war, dass ein neues Produkt, ein Teil oder ein Gegenstand aus dem Inventar benötigt wurde, was im Anschluss dann den Produktionsprozess auslöste.

Obwohl Kanban immer noch in vielen Unternehmen eingesetzt wird, wurde es in den frühen 2000er Jahren für die Softwareentwicklung adaptiert. Kanban für die Softwareentwicklung wurde von Ohnos schlanker Produktionsmethode inspiriert und machte sich dieselbe „Pull“-Strategie zunutze.

Im modernen Kanban beginnen Teams mit einem „Backlog“, einer Liste ausstehender Aufgaben. Je nach Arbeitspensum und Kapazität einzelner Teammitglieder wird Arbeit aus dem Backlog „gezogen“, das ist der Pull-Prozess. Die Teammitglieder können auf diese Weise nachverfolgen, welche Stadien ihre Arbeit auf dem Weg durch den Aufgaben-Lebenszyklus durchläuft, der auf einem Kanban-Board von Spalten repräsentiert wird. Das heutige Kanban ist ein visuelles Projektmanagement-System, das die Nachfrage mit den verfügbaren Kapazitäten in Einklang bringt.

Handelt es sich bei Kanban um Scrum?

Vielleicht haben Sie von Kanban im Kontext von Scrum schon einmal gehört. Teams, die mit Scrum arbeiten, nutzen dafür meist Kanban-Boards. Aber Scrum ist ein separates Framework, auch wenn es mit Kanban kompatibel ist. Während Kanban sich auf Prozessverbesserungen konzentriert, ist Scrum normalerweise dazu gedacht, Teams zu helfen, Arbeit schneller zu erledigen. Dafür organisiert Scrum „Sprints“ – zweiwöchige Arbeitssitzungen mit täglichen Meetings und einem festgelegten Arbeitspensum, das während des Sprintzyklus zu erledigen ist.

[Lesenswert: Kanban vs. Scrum: Was ist der Unterschied?]

Handelt es sich bei Kanban um Agile?

Ja, Kanban für Softwareentwicklung entspricht einem Teilbereich von Agile. Der Schwerpunkt bei Agile liegt auf einer situativ angepassten Planung, evolutionärer Entwicklung, rechtzeitiger Bereitstellung und kontinuierlicher Verbesserung.

So funktioniert Kanban

Heute sind Kanban-Boards meist virtuelle Boards mit Spalten, die für Arbeitsphasen stehen (obwohl man Kanban-Boards immer noch auf ein Whiteboard zeichnen und die Arbeit mit Haftnotizen verfolgen kann). Jede „Karte“ in einem Kanban-Board steht für eine Aufgabe. Diese Aufgabenkarte wandert während ihrer Bearbeitung durch verschiedene Arbeitsphasen, bis sie abgeschlossen ist. Teams, die mit Kanban arbeiten, nutzen ein und dasselbe Kanban-Board, obwohl Aufgaben normalerweise einzelnen Teammitgliedern zugewiesen sind.

Die 4 Grundprinzipien von Kanban

Es gibt vier Grundprinzipien, die Ihnen und Ihrem Team helfen können, wenn Sie mit dem Gedanken spielen, ein Kanban-Framework einzuführen:

1. Beginnen Sie mit dem, was Sie ohnehin schon tun

Sie können Kanban bei jedem bestehenden Ablauf oder Prozess nutzen. Im Gegensatz zu genauer festgelegten Agile-Management-Prozessen wie Scrum ist Kanban so flexibel, dass es gemeinsam mit existierenden Kernpraktiken Ihres Teams funktioniert.

2. Einigen Sie sich auf schrittweise zunehmende Veränderungen

Zu große Veränderungen mit einem Schlag führen zu Verunsicherungen im Team und könnten eventuell gar nicht funktionieren, weil sie in Ihrem System nicht anwendbar sind. Kanban kalkuliert das ein, und deswegen ist das Kanban-Framework auf kontinuierliche Verbesserungen und schrittweise umsetzbare Veränderungen ausgelegt. Ändern Sie nicht alles auf einmal. Nähern Sie sich Änderungen schrittweise an, um langfristig eine Veränderung der Prozesse in Ihrem Team zu erzielen.

3. Berücksichtigen Sie bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten

Im Gegensatz zu anderen schlanken Produktionsmethoden beruht Kanban nicht auf steifen Rollen und passt sich aktuellen Strukturen und Prozessen innerhalb Ihres Teams an, die auch gute Seiten haben könnten, die bei einer totalen Systemveränderung allerdings von heute auf morgen untergehen würden.

4. Fördern Sie Initiative auf allen Ebenen

Im Sinne kontinuierlicher Verbesserungen passt Kanban sich an Veränderungen auf allen Ebenen an und agiert nicht nur von oben nach unten. Mit Kanban werden alle Mitarbeiter ermutigt, ihre Meinung zu äußern, neue Strategien zu entwickeln und eine führende Position in neuen Arbeitsprozessen einzunehmen.

Die 6 Kanban-Praktiken

Die Prinzipien, die Kanban zugrunde liegen, stärken die Motivation Ihres Teams bei der Umsetzung der Arbeitsabläufe mit Kanban. Um einen Kanban-Prozess zu implementieren, setzen Sie die folgenden sechs Praktiken um, damit Ihr Team die Kernziele des Kanban-Frameworks erreicht: kontinuierliche Verbesserung und inkrementelles Wachstum.

1. Visualisieren Sie Ihre Arbeit

Einer der größten Vorteile von Kanban ist, dass Sie verfolgen können, wie sich die Arbeit durch verschiedene Stadien weiterbewegt. Der Prozess beginnt mit einer Karte auf der linken Seite des Kanban-Boards. Während Ihr Team daran arbeitet, bewegt sich die Aufgabe langsam, aber sicher in Richtung der Spalte „Erledigt“. Diese Praxis gibt Ihnen nicht nur eine generelle Vorstellung davon, wie Arbeit durch die einzelnen Phasen abläuft, Sie sehen auch in Echtzeit und auf einen Blick, wie der aktuelle Stand der Arbeit ist.

2. Begrenzen Sie die Menge gleichzeitig laufender Arbeitsvorgänge

Als agile Methode ist Kanban auf dem Prinzip früher Bereitstellung aufgebaut – das heißt, dass Aufgaben sich möglichst schnell von Spalte zu Spalte bewegen sollten, statt in einem uneindeutigen „In Bearbeitung“-Status zu stagnieren. Es gibt keine festen Regeln dafür, wie viele Aufgaben zu jedem gegebenen Zeitpunkt „In Bearbeitung“ sein sollten, aber generell sollten Sie Ihr Team dazu anregen, Multitasking zu reduzieren und den Schwerpunkt auf die Fertigstellung einzelner Arbeitsvorgänge zu legen.

3. Verwalten Sie den Arbeitsfluss

Praktik Nr. 2 besagt, dass Sie die Menge parallel laufender Arbeitsvorgänge begrenzen sollten – und der beste Weg dazu ist die Optimierung des Aufgabenflusses innerhalb des Kanban-Boards. Die Verwaltung und Verbesserung des Workflows wird Ihre „Lead Time“ (die Zeit vom Start der Arbeit an einer Aufgabe bis zu ihrer Ankunft in der „Erledigt“-Spalte Ihres Kanban-Boards) reduzieren und sicherstellen, dass Sie Aufträge oder den Versand neuer Produkte rechtzeitig erledigen.

4. Schaffen Sie Klarheit über die Regeln im Prozess

In Kanban sind Aufgaben immer in Bewegung. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihr Team festgelegte und klar kommunizierte Grundsätze hat. Ihre Prozessregeln sollten bestimmen, wie Ihr Team die Kanban-Methodologie implementiert. Außerdem sollten alle in Ihrem Team ermutigt werden, zu den Kanban-Regeln und ihrer Verbesserung beizutragen, so wie es das vierte Kanban-Grundprinzip besagt: Fördern Sie Initiative auf allen Ebenen.

5. Implementieren Sie Feedbackzyklen

In Kanban brauchen Sie Feedback von zwei separaten Gruppen: Ihren Kunden und Ihrem Team.

  • Sammeln Sie von Ihren Kunden Feedback zur Qualität und Effektivität der Lösung, die Ihr Team produziert hat. War es das richtige Produkt? Gab es Probleme? Wenn es Probleme gab, z. B. Fehler im Code oder Mängel im Produkt, überdenken Sie Ihren Kanban-Fluss und planen Sie mehr Zeit für Überprüfung, Änderungen und Evaluation ein.
  • Sprechen Sie mit Ihrem Team häufig über das Kanban-Framework an sich. Was halten die Mitarbeiter selbst von ihrem Output? Sie haben hier erneut eine Möglichkeit, die Initiative auf allen Ebenen zu fördern und die Prozessregeln Ihres Teams zu verbessern.
6. Gemeinsam Verbesserungen erzielen und neue Konzepte entwickeln

Der Kern von Kanban ist kontinuierliche Verbesserung. Aber das heißt auch, dass andere Systeme gut mit Kanban zusammen funktionieren könnten. Ob es Scrum oder ein anderes System ist – seien Sie bereit, zusammenzuarbeiten, zu experimentieren, und Ihre Prozesse bei Bedarf weiterzuentwickeln.

So verwenden Sie Kanban

Gemäß dem ersten Grundprinzip von Kanban (Beginnen Sie mit dem, was Sie ohnehin schon tun) können Sie Kanban auf jeden Workflow anwenden. Sie könnten ein Kanban-Board aus einem Whiteboard und Haftnotizen machen, oder es mit einer Tabelle und etwas Formatierung versuchen, aber die beste Option für die Visualisierung eines Kanban-Boards ist ein Arbeitsmanagement-Tool wie Asana. In Asana gibt es für jedes Projekt vier mögliche Ansichten, unter anderem auch eine Board-Ansicht im Kanban-Stil.

Egal, wie Sie Ihr Kanban-Board gestalten, folgen Sie stets diesen einfachen Schritten, um Kanban zu jedem beliebigen Ihrer vorhandenen Prozesse hinzuzufügen:

1. Beginnen Sie mit einem leeren Board

Irgendwann wird Ihr Kanban-Board all Ihre Backlog-Aufgaben und erledigte Arbeit enthalten, aber es ist völlig normal, mit einem leeren Board zu beginnen. Wenn Sie ein Arbeitsmanagement-Tool wie Asana nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Board-Ansicht befinden.

Board-Ansicht in Asana

2. Erstellen Sie Spalten, um Arbeit visuell darzustellen

Entwicklungssprint auf Asanas Kanban-Board

Normalerweise stehen Spalten eines Kanban-Boards für die unterschiedlichen Arbeitsphasen. Die einzelnen Spalten werden je nach Team unterschiedlich sein, aber zu den meistverwendeten Spalten gehören:

  • Backlog, Inbox oder Neu: Neue Arbeit kommt in diese Spalte, bevor sie einem Teammitglied zugewiesen wird.
  • Bereit oder Priorisiert: Verschieben Sie Arbeitsvorgänge in diese Spalte, wenn sie bearbeitet werden können.
  • In Bearbeitung: Das ist die Arbeit, die gerade ausgeführt wird. Je nach Team könnten Sie die In Bearbeitung-Spalte auch weiter aufgliedern – ein Content-Team könnte zum Beispiel Spalten für Entwurf, Überprüfung und Überarbeitung erstellen, während ein Entwicklungsteam Spalten für Entwicklung, Testphase und Bereitstellung haben könnte.
  • On hold bzw. Pausiert: Verschieben Sie Arbeit in diese Spalte, wenn sie aus irgendeinem Grund stagniert.
  • Erledigt oder Fertig: Erledigte Aufgaben sollten in dieser Spalte landen.
3. Fügen Sie Aufgaben hinzu, um Arbeit darzustellen

Aufgabe im Asana Kanban-Board

In einem Kanban-Board wird jede Aufgabe als Karte dargestellt. Stellen Sie sicher, dass die Bezeichnungen Ihrer Aufgaben umsetzbar sind: Wir empfehlen, mit einem Verb anzufangen, sodass Ihr Team genau weiß, woran es arbeiten muss.

Wenn Sie eine virtuelle Work-Management-Lösung nutzen, können Sie den Kanban-Aufgabenkarten zusätzliche Informationen, Kontext und Dateien hinzufügen. Nutzen Sie Tags, um Metadaten zu verfolgen – zum Beispiel, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nehmen sollte oder welche Priorität sie hat.

4. Lassen Sie Ihre Arbeit sämtliche Phasen durchlaufen

Ein Schlüsselelement dafür, den Arbeitsverlauf mit Kanban-Boards zu organisieren, ist der Weg der Arbeit durch die einzelnen Phasen. Sie können die Aufgaben manuell verschieben, oder eine Work-Management-Lösung finden, die diese Arbeit für Sie automatisiert. In Asana können Sie zum Beispiel Regeln erstellen, die Arbeit auf Grundlage relevanter aufgabenbezogener Informationen in unterschiedliche Spalten einordnet. Zum Beispiel kann eine Aufgabe in die In Bearbeitung-Spalte verschoben werden, sobald sie einem Teammitglied zugeordnet ist.

Erfahren Sie mehr über Regeln

5. Erstellen Sie bei Bedarf neue Kanban-Boards

Theoretisch könnten Sie ein und dasselbe virtuelle Kanban-Board unbegrenzt nutzen. Da Kanban-Boards Arbeit in einem kontinuierlichen Prozess verfolgen, gibt es keinen zwingenden Grund, das aktuelle Board zu verwerfen. Aber in einigen Systemen (wie etwa Scrum) werden Sie oft neue Kanban-Boards für jeden neuen Sprint erstellen. Erstellen Sie einfach das neue Board (oder leeren Sie das Whiteboard), übertragen Sie ihren Aufgaben-Backlog, und schon können Sie wieder mit Ihrer Arbeit loslegen.

Kanban-Boards: Vor- und Nachteile

Jetzt, wo Sie wissen, wie Kanban funktioniert, bleibt nur noch eine Frage offen: Sollte Ihr Team Kanban nutzen? Es gibt keine richtige oder falsche Antwort. Hier sind einige Vor- und Nachteile, die Ihr Team mit dem Kanban-Framework erleben könnte.

Die Vorteile von Kanban

Kanban ist ein tolles, flexibles Tool, das Teams hilft, Arbeit und Teamkapazität im Gleichgewicht zu halten. Bei korrekter Anwendung kann Kanban:

  • Einen Überblick über die Arbeit Ihres Teams bieten. Als eine Form des visuellen Projektmanagements kann Kanban Ihnen helfen, Bewegung in Ihre Aufgaben zu bringen und Ihnen einen Überblick in die Arbeitsabläufe Ihres Teams liefern.
  • Mehr Klarheit, insbesondere für ortsunabhängige Teams ermöglichen. Wenn Ihr Team ortsunabhängig arbeitet, kann es schwierig sein, zu sehen, wer gerade woran arbeitet. Kanban-Boards zentralisieren Arbeit und verringern die Anzahl der Aufgaben, die zu jedem einzelnen Zeitpunkt bearbeitet werden. Damit können sie Ihnen und Ihrem Team helfen, auf einen Blick zu sehen, wer woran arbeitet.
  • Flexibilität fördern. Da das Kanban-Framework auf einem Prozess ständiger Verbesserung basiert, können Teams, die Kanban nutzen, mit der Zeit flexibler und dynamischer werden. Wenn sie die vier Grundprinzipien und die sechs entscheidenden Praktiken umsetzen, gewinnt Ihr Team mehr Flexibilität und kann sich entsprechend besser an Veränderungen anpassen.
Die Nachteile von Kanban

Kanban ist nicht für jedes Team das richtige Framework. Einige der Nachteile von Kanban sind:

  • Weniger üblich in nicht-technischen Teams. Wie Scrum, Agile und andere schlanke Ansätze zur Produktion ist auch Kanban außerhalb von Entwicklungsteams weniger gut bekannt. Kanban kann für alle Arten von Teams effektiv sein, aber wenn Sie einen Kanban-Prozess für ein nicht-technisches Team einführen wollen, könnte es besser sein, Arbeitsabläufe einen nach dem anderen in Kanban zu übertragen, um Ihrem Team den Umstieg zu erleichtern.
  • Wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, kann es schnell zu viel werden. Da jede Aufgabenkarte viel Raum für die Darstellungen einnimmt, kann Ihr Kanban-Board schnell überladen und verwirrend wirken, wenn Sie zu viele Dinge auf einmal bearbeiten.

Teamarbeit visualisieren

Kanban-Boards helfen Ihrem Team, einen klaren Überblick über die Aufgaben jedes einzelnen Teammitglieds zu erhalten und darüber, wie der Status der Aufgaben aktuell ist. Wenn Sie bereit sind, ein Kanban-Board für Ihr Team auszuprobieren, sollten Sie es mit Asana tun. Sie können jedes Asana-Projekt auf vier verschiedene Arten visualisieren, unter anderem auch in einer Board-Ansicht im Kanban-Stil, die Ihrem Team hilft, Arbeit besser zu überblicken und zu steuern.

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