Kanban: Definition, Prinzipien und Beispiele!

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Team ein neues Projekt in Angriff nimmt. Sie brauchen eine einfache Möglichkeit, Ihre Arbeit zu visualisieren, sodass Sie immer Bescheid wissen, wer woran arbeitet, in welchem Stadium die Arbeit ist, und wann alles erledigt sein muss. Sie könnten  sich durch Ihre Projektunterlagen, Tabellen, E-Mails und Nachrichten wühlen, um diese Informationen zusammenzutragen – oder Sie sehen alles auf einen Blick mit einem Kanban Board.

Wenn Sie schon mal mit Projektmanagement zu tun hatten oder sich nach Visualisierungsmöglichkeiten für Ihre Arbeit umgesehen haben, haben Sie vielleicht schon von Kanban gehört. Kanban Boards sind eine Form des visuellen Projektmanagements, und sie sind besonders bei Produkt-, Entwicklungs- und Softwareentwicklungsteams beliebt. Dieser Artikel erklärt alles, was Sie wissen müssen: was dieses Modell ist, wie die Methode funktioniert und wie Sie sie am besten nutzen, um die Arbeit Ihres Teams zu verwalten.

Was ist Kanban?

Kanban ist eine Möglichkeit, Teams dabei zu unterstützen, die zu erledigende Arbeit in Einklang mit den verfügbaren Kapazitäten jedes einzelnen Teammitglieds zu bringen, damit Engpässe vermieden werden. Die Methode ist auf kontinuierlichen Fortschritt ausgelegt, und Arbeitsschritte können jederzeit aus dem Backlog (einer Liste noch ausstehender Aufgaben) in den Arbeitsablauf eingefügt werden.

Dabei sind die aktuell zu bearbeitenden Vorgänge (Work in Progress, kurz „Wip“) durch das Wip-Limit begrenzt, was zu schnelleren Durchlaufzeiten führt. Teams werden dadurch agiler und können mit mehr Agilität auf neue Umstände reagieren.

Das Framework wird mithilfe von Kanban Boards  implementiert. Es handelt sich dabei um eine Form des visuellen Projektmanagements, mit dem Teams ihr Arbeitspensum und ihre Arbeitsabläufe besser visualisieren können. Ein Kanban Board ist eine nach Spalten organisierte Projekttafel, auf der die Arbeit repräsentiert wird; üblicherweise steht dabei jede Spalte für eine Arbeitsphase. Die einfachsten Boards haben Spalten wie z. B. To-do, In Bearbeitung und Erledigt. Einzelne Aufgaben werden auf dem Board mit visuellen Karten dargestellt und bewegen sich von einer Spalte in die nächste, bis sie erledigt sind.

Wann wurde die Kanban-Methode entwickelt?

Entwickelt wurde die Methode von Taiichi Ohno, einem japanischen Toyota-Ingenieur, in den späten 1940er Jahren. Ohno erkannte, dass er das Toyota-Produktionssystem verbessern konnte, indem er sich bei der Produktion an der tatsächlichen Nachfrage orientierte, statt Produkte auf Basis der kalkulierten Nachfrage herzustellen.

Dank der Einführung von Kanban wurden nur noch Produkte nach aktuellem Kundenbedarf produziert und geliefert, also „just in time“. Das Framework veränderte Toyotas Produktionsprozess von einem Push-Prinzip (Produkte werden auf den Markt „geworfen“) in ein Pull-Prinzip (Produkte werden auf Basis der Kundennachfrage produziert). Für Toyota bedeutete dieser Strategiewechsel die Reduzierung der Lagerbestände bei gleichzeitigem Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit.

Ohno veränderte und optimierte seine Produktionsstrategie anhand von Kanban-Karten. Tatsächlich ist „Kanban“ eine Kombination aus zwei japanischen Wörtern: 看 (Kàn) bedeutet „Karte“ und 板 (Bǎn) heißt „Tafel“. Bei Toyota waren diese Karten Papierzettel, auf denen zu lesen war, dass ein neues Produkt, ein Teil oder ein Gegenstand aus dem Inventar benötigt wurde. Sie lösten den Produktionsprozess für diesen Posten aus.

Obwohl die Methode immer noch in vielen Unternehmen im Fertigungsprozess eingesetzt wird, wurde der Einsatz von Kanban in den frühen 2000er Jahren durch David Anderson für die Softwareentwicklung adaptiert. Für die Softwareentwicklung wurde diese Methode von Ohnos schlanker Produktionsmethode inspiriert und machte sich dieselbe „Pull“-Strategie zunutze.

Im modernen Kanban beginnen Teams mit einem „Backlog“, einer Liste ausstehender Aufgaben. Je nach Arbeitspensum und Kapazität einzelner Teammitglieder wird Arbeit aus dem Backlog „gezogen“; das ist der Pull-Prozess. Die Teammitglieder können auf diese Weise nachverfolgen, welche Stadien ihre Arbeit auf dem Weg durch den Aufgaben-Lebenszyklus durchläuft, der auf einem Board von Spalten repräsentiert wird. Das heutige Kanban ist ein visuelles Projektmanagement-System, das die Nachfrage mit den verfügbaren Kapazitäten in Einklang bringt.

Handelt es sich bei Kanban um Scrum?

Vielleicht haben Sie von Kanban im Kontext von Scrum gehört. Teams, die mit Scrum arbeiten, nutzen dafür meist dieselben Boards, ebenfalls mit Karten. Aber Scrum ist ein separates Framework, auch wenn es mit Kanban kompatibel ist. Während Kanban sich auf Prozessverbesserungen konzentriert, ist ein Scrum Board normalerweise dazu gedacht, Teams zu helfen, Arbeit schneller zu erledigen. Dafür organisiert Scrum „Sprints“ – zweiwöchige Arbeitsblöcke mit täglichen Meetings zwischen Teams und dem Scrum Master und einem festgelegten Arbeitspensum, das während des Sprintzyklus zu erledigen ist.

Ist Kanban eine Agile Methode?

Ja, Kanban für Softwareentwicklung entspricht einem Teilbereich von Agile. Agile ist ein Projektmanagementmodell, das dazu gedacht ist, Teams mehr Flexibilität zu bieten, um besser auf Änderungen reagieren zu können. Der Schwerpunkt liegt auf situativ angepasster Planung, evolutionärer Entwicklung, schneller Bereitstellung und kontinuierlicher Verbesserung.

Für wen eignet sich die Kanban-Methode?

Kanban lässt sich für die verschiedensten Arten von Projekten nutzen. Dies liegt daran, dass das System allgemein sehr offen gestaltet ist, ohne allzu strikte Regelungen und Prinzipien, sowie man das bei Scrum beispielsweise kennt.

Das System gerade auch wegen der einfachen Implementierung sehr beliebt. Denn um diese Methode anzuwenden, müssen meist nur wenige Veränderungen am Projektmanagement-Prozess vorgenommen werden. Man braucht zu Beginn nämlich nur ein Board, welches im Laufe der Zeit angepasst werden muss.

Für folgende Teams lässt sich also Kanban anwenden:

• Kleine Teams: Gerade kleine Gruppen arbeiten meist schon sehr agile. Deshalb ist es hier umso vorteilhafter, wenn man zusätzlich ein Kanban Board integriert, weil dieses mehr Struktur in den Prozess miteinbringt.

• Große Teams: Auch größere Teams können von dieser Methode profitieren, denn gerade bei solchen Unternehmen ist es schwierig, neue und agile Prozesse einzuführen. Die einfache Implementierung eines Kanban Boards kommt hier definitiv zugute.

Einzelpersonen: Zum Schluss können auch Einzelpersonen mit einem Kanban Board ihre Effizienz erhöhen. Dabei müssen Sie jedoch nicht viel mehr Zeit investieren, da die Kanban Methode sehr schnell anzuwenden ist.

Wie funktioniert Kanban?

Heute sind Kanban Boards meist virtuelle Boards mit Spalten, die für Arbeitsphasen stehen (obwohl man diese Boards immer noch auf ein Whiteboard zeichnen und die Arbeit mit Haftnotizen verfolgen kann). Aber wie funktioniert das System genau? Jede „Karte“ auf dem Board steht für eine Aufgabe. Die Karten wandern während ihrer Bearbeitung durch verschiedene Arbeitsphasen, bis sie erledigt sind. Teams, die mit dieser Methode arbeiten, nutzen ein gemeinsames Board, obwohl Aufgaben normalerweise einzelnen Teammitgliedern zugewiesen sind.

Wie lauten die 4 Kanban-Prinzipien?

Es gibt vier Prinzipien und Regeln in Kanban, die Ihnen und Ihrem Team helfen können, wenn Sie mit dem Gedanken spielen, dieses Framework einzuführen:

1. Beginnen Sie mit dem, was Sie ohnehin schon tun

Sie können Kanban bei jedem bestehenden Ablauf oder Prozess nutzen. Im Gegensatz zu genauer festgelegten Agile-Management-Prozessen wie Scrum ist Kanban so flexibel, dass es gemeinsam mit existierenden Kernpraktiken Ihres Teams funktioniert.

2. Einigen Sie sich auf allmähliche, schrittweise Veränderungen

Zu große Veränderungen auf einen Schlag führen zu Verunsicherungen im Team – und wenn Sie alles auf einmal ändern wollen, funktioniert das neue System womöglich überhaupt nicht. Kanban kalkuliert das ein, und deswegen ist das Framework auf kontinuierliche Verbesserungen (Kaizen) und schrittweise umsetzbare Veränderungen anhand von Arbeitspaketen ausgelegt. Zu den Prinzipien und Regeln gehört, dass Sie nicht alles auf einmal ändern sollten. Nähern Sie sich Änderungen schrittweise an, um langfristig eine Veränderung der Prozesse in Ihrem Team zu erzielen.

3. Berücksichtigen Sie bestehende Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten

Im Gegensatz zu anderen Lean-Produktionsmethoden beruht Kanban nicht auf steifen Rollen und passt sich aktuellen Strukturen und Prozessen innerhalb Ihres Teams an, die auch gute Seiten haben könnten – aber untergehen würden, wenn Sie das System von heute auf morgen völlig verändern.

4. Fördern Sie Initiative auf allen Ebenen

Im Sinne kontinuierlicher Verbesserungen passt sich diese Methode an Veränderungen auf allen Ebenen an und agiert nicht nur von oben nach unten. Mit Kanban werden alle Mitarbeiter ermutigt, ihre Meinung zu äußern, neue Strategien zu entwickeln und in neuen Arbeitsprozessen die Initiative zu ergreifen.

Wie lauten die 6 Praktiken von Kanban?

Die Prinzipien, die der Methode zugrunde liegen, stärken die Motivation Ihres Teams bei der Umsetzung der Arbeitsabläufe. Um einen Kanban-Prozess zu implementieren, setzen Sie die folgenden sechs Praktiken um, damit Ihr Team die Kernziele des Frameworks erreicht: kontinuierliche Verbesserung (Kaizen) und inkrementelles Wachstum.

1. Visualisieren Sie Ihre Arbeit

Einer der größten Vorteile von Kanban ist, dass Sie verfolgen können, wie sich die Arbeit durch verschiedene Stadien weiterbewegt. Der Prozess beginnt mit einer Karte auf der linken Seite des Boards. Während Ihr Team daran arbeitet, bewegt sich die Aufgabe langsam, aber sicher in Richtung der Spalte Erledigt. Diese Praxis gibt Ihnen nicht nur eine generelle Vorstellung davon, wie die Arbeit die einzelnen Phasen durchläuft, Sie sehen auch in Echtzeit und auf einen Blick, wie der aktuelle Stand der Arbeit ist.

2. Begrenzen Sie die Menge gleichzeitig laufender Arbeitsvorgänge

Als agile Methode ist Kanban auf dem Prinzip früher Bereitstellung aufgebaut – das heißt, dass Aufgaben sich möglichst schnell von Spalte zu Spalte bewegen sollten, statt in einem uneindeutigen „In Bearbeitung“-Status zu stagnieren. Es gibt keine festen Prinzipien und Regeln hinsichtlich der Aufgabenanzahl, die zu jedem gegebenen Zeitpunkt „In Bearbeitung“ sein sollte. Generell sollten Sie Ihr Team jedoch dazu anregen, Multitasking zu reduzieren und den Schwerpunkt auf die Fertigstellung einzelner Arbeitsvorgänge zu legen.

3. Verwalten Sie den Arbeitsfluss

Praktik Nr. 2 besagt, dass Sie die Menge parallel laufender Arbeitsvorgänge begrenzen sollten – und der beste Weg dazu ist die Optimierung des Aufgabenflusses innerhalb des Boards. Die Verwaltung und Verbesserung des Workflows wird Ihre „Lead Time“ (die Zeit vom Start der Arbeit an einer Aufgabe bis zu ihrer Ankunft in der Erledigt-Spalte Ihres Boards) reduzieren und sicherstellen, dass Sie Aufträge oder die Einführung neuer Produkte rechtzeitig erledigen.

4. Schaffen Sie Klarheit über Prozessregeln

In Kanban sind Aufgaben immer in Bewegung. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihr Team festgelegte und klar kommunizierte Grundsätze hat. Ihre Prozessregeln sollten bestimmen, wie Ihr Team diese Methodologie implementiert. Außerdem sollten alle in Ihrem Team ermutigt werden, zu den Regeln und ihrer Verbesserung beizutragen, so wie es das vierte Grundprinzip besagt: Fördern Sie Initiative auf allen Ebenen.

5. Implementieren Sie Feedbackschleifen

In Kanban brauchen Sie Feedback von zwei separaten Gruppen: Ihren Kunden und Ihrem Team.

• Sammeln Sie von Ihren Kunden Feedback zur Qualität und Effektivität der Lösung, die Ihr Team produziert hat. War es das richtige Produkt? Gab es Probleme? Nehmen wir dazu ein Beispiel: Wenn es Probleme gab, z. B. Fehler im Code oder Mängel im Produkt, überdenken Sie Ihren Kanban-Fluss und planen Sie mehr Zeit für Überprüfung, Änderungen und Evaluation ein.

• Sprechen Sie mit Ihrem Team häufig über das Framework an sich. Was halten die Mitarbeiter selbst von ihrem Output? Sie haben hier erneut eine Möglichkeit, die Initiative auf allen Ebenen zu fördern und die Prozessregeln Ihres Teams zu verbessern.

6. Verbessern Sie den Prozess gemeinsam und probieren Sie Neues aus

Der Kern von Kanban ist kontinuierliche Verbesserung. Aber das heißt auch, dass andere Systeme gut mit dieser Methode zusammen funktionieren könnten. Ob es Scrum oder ein anderes System ist – seien Sie bereit, zusammenzuarbeiten, zu experimentieren, und Ihre Prozesse bei Bedarf weiterzuentwickeln.

Wie wende ich die Kanban-Methode an?

Gemäß dem ersten Grundprinzip von Kanban (Beginnen Sie mit dem, was Sie ohnehin schon tun) können Sie das System auf jeden Workflow anwenden. Sie könnten ein Board aus einem Whiteboard und Haftnotizen machen, oder es mit einer Tabelle und etwas Formatierung versuchen, aber die beste Option für die Visualisierung eines solchen Boards ist ein Work Management Tool wie Asana. In Asana gibt es für jedes Projekt vier mögliche Ansichten, unter anderem auch eine Board-Ansicht für diese agile Methode.

Egal, wie Sie Ihr Kanban Board gestalten, folgen Sie stets diesen einfachen Schritten, um das System zu jedem beliebigen Ihrer vorhandenen Prozesse hinzuzufügen:

1. Beginnen Sie mit einem leeren Board

Irgendwann wird Ihr Board all Ihre Backlog-Aufgaben und erledigte Arbeit enthalten, aber es ist völlig normal, im ersten Schritt mit einem leeren Board zu beginnen. Wenn Sie ein Arbeitsmanagement-Tool wie Asana nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Boardansicht befinden.

2. Erstellen Sie Spalten, um Arbeit visuell darzustellen

Normalerweise stehen Spalten eines Kanban Boards für die unterschiedlichen Arbeitsphasen bzw. Prozessschritte. Die einzelnen Spalten werden je nach Team unterschiedlich sein, aber zu den meistverwendeten Spalten gehören:

• Backlog, Inbox oder Neu: Neue Aufgaben kommen in diese Spalte, bevor sie einem Teammitglied zugewiesen werden.

• Bereit oder Priorisiert: Verschieben Sie Arbeitsvorgänge in diese Spalte, wenn sie bearbeitet werden können.

• In Bearbeitung: Das sind die Aufgaben, die gerade ausgeführt werden. Je nach Team könnten Sie die In Bearbeitung-Spalte auch weiter aufgliedern – ein Content-Team könnte zum Beispiel Spalten für Entwurf, Überprüfung und Überarbeitung erstellen, während ein Entwicklungsteam Spalten für Entwicklung, Testphase und Bereitstellung haben könnte.

• On hold bzw. Pausiert: Verschieben Sie Arbeit in diese Spalte, wenn sie aus irgendeinem Grund stagniert.

• Erledigt oder Fertig: Erledigte Aufgaben sollten in dieser Spalte landen.

3. Fügen Sie Aufgaben hinzu, um Arbeit darzustellen

Auf einem Board werden Aufgaben als Karten dargestellt. Stellen Sie sicher, dass die Bezeichnungen Ihrer Aufgaben umsetzbar sind: Wir empfehlen, mit einem Verb anzufangen, sodass Ihr Team genau weiß, woran es arbeiten muss.

Wenn Sie eine virtuelle Work-Management-Lösung nutzen, können Sie den Karten zusätzliche Informationen, Kontext und Dateien hinzufügen. Nutzen Sie Tags, um Metadaten zu verfolgen – zum Beispiel, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nehmen sollte oder welche Priorisierung sie haben.

Sollten Sie kein digitales Kanban Board nutzen, können Sie auch auch auf eine Kanban-Tafel zurückgreifen. Dies ist im Grunde genommen nur eine Abwandlung der Karten, wobei hier verschiedene Elemente, wie Magnete, Plastikringe oder Post-Its verwendet werden, um die verschiedenen Arbeitsbestandteile darzustellen.

4. Lassen Sie Ihre Arbeit sämtliche Phasen durchlaufen

Der Kern vom Workflow-Management dieses Systems sind die verschiedenen Phasen, die von jeder Aufgabe durchlaufen werden. Sie können die Aufgaben manuell verschieben, oder eine Work-Management-Lösung finden, die diese Arbeit für Sie automatisiert. Mit dem Projektmanagement-Tool Asana können Sie zum Beispiel Regeln erstellen, die Arbeit auf Grundlage relevanter aufgabenbezogener Informationen in unterschiedliche Spalten einordnet. Zum Beispiel kann eine Aufgabe in die In Bearbeitung-Spalte verschoben werden, sobald sie einem Teammitglied zugeordnet ist.

5. Erstellen Sie bei Bedarf Boards mit neuen Karten

Theoretisch könnten Sie ein und dasselbe virtuelle Kanban-Board unbegrenzt nutzen. Da diese Boards einen kontinuierlichen Prozess abbilden, gibt es keinen zwingenden Grund, das aktuelle Board zu verwerfen. Aber in einigen Systemen (wie etwa Scrum) werden Sie neue Boards für jeden neuen Sprint erstellen. Erstellen Sie einfach das neue Board (oder leeren Sie das Whiteboard), übertragen Sie ihren Aufgaben-Backlog, und schon kann die Arbeit weitergehen.

Welche Vor- und Nachteile hat Kanban?

Jetzt, wo Sie wissen, wie das Kanban-System funktioniert, bleibt nur noch eine Frage offen: Sollte Ihr Team diese Methdoe nutzen? Es gibt keine richtige oder falsche Antwort. Hier sind einige Vorteile und -Nachteile, die Ihr Team mit diesem Prinzip erleben könnte.

Die Vorteile

Kanban ist ein tolles, flexibles Tool, das Teams hilft, Arbeit und Teamkapazität im Gleichgewicht zu halten. Bei korrekter Anwendung bietet die Methode folgende Vorteile:

• Einen Überblick über die Arbeit Ihres Teams bieten: Als eine Form des visuellen Projektmanagements kann Ihnen diese Methode dabei helfen, Bewegung in Ihre Aufgaben zu bringen, und Ihnen einen Einblick in die laufende Arbeit Ihres Teams liefern.

• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Das Grundprinzip dieser Methode besagt, dass Arbeit dort erledigt wird, wo ein Bedarf entsteht. Im Grunde genommen ist es also eine Möglichkeit, keine Zeit mehr zu verschwenden und sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren. Durch diesen Wechsel kann das produzierte Produkt bzw. die angebotene Dienstleistung genauer auf die Erwartungen der Kunden angepasst werden.

• Mehr Transparenz ermöglichen, insbesondere für ortsunabhängige Teams: Wenn Ihr Team ortsunabhängig arbeitet, kann es schwierig sein, zu sehen, wer gerade was macht. Die Boards zentralisieren Arbeit und verringern die Anzahl der Aufgaben, die zu jedem einzelnen Zeitpunkt bearbeitet werden. Damit können sie Ihnen und Ihrem Team helfen, auf einen Blick zu sehen, wer woran arbeitet, auch wenn sie an komplexeren Projekten arbeiten.

• Flexibilität fördern: Da das Framework auf einem Prozess ständiger Verbesserung basiert, können Teams, die Kanban nutzen, mit der Zeit flexibler und dynamischer werden. Wenn sie die vier Grundprinzipien und die sechs entscheidenden Praktiken umsetzen, gewinnt Ihr Team mehr Flexibilität und kann sich entsprechend besser an Veränderungen anpassen.

• Weniger Engpässe: Mit der Methode lassen sich ebenfalls ideal Engpässe vermeiden. Ohne ein visuelles Board kann oftmals leicht der Überblick verloren werden. So wissen die Mitarbeiter oft nicht, wie der aktuelle Stand bei einigen Aufgaben sind und lassen diese in Bearbeitung, anstatt die Aufgaben abzuschließen. Durch diese Methode wissen die Mitarbeiter immer über den aktuellen Stand der verschiedenen Aufgaben Bescheid, so lässt sich der Workflow optimieren und Engpässe können vermieden werden.

Die Nachteile

Kanban ist nicht für jedes Team das richtige Framework. Einige der Nachteile sind:

• Weniger üblich in nicht-technischen Teams: Wie Scrum, Agile und andere Lean-Methoden ist auch Kanban außerhalb von Entwicklungsteams weniger gut bekannt. Diese Methode kann für alle Arten von Teams effektiv sein, aber wenn Sie diesen Prozess für ein nicht-technisches Team einführen wollen, könnte es besser sein, Arbeitsabläufe einen nach dem anderen zu übertragen, um Ihrem Team den Umstieg zu erleichtern.

• Wenn zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden, kann es schnell zu viel werden: Da jede Aufgabenkarte viel Raum für die Darstellungen einnimmt, kann Ihr Board schnell überladen und verwirrend wirken, wenn Sie zu viele Dinge auf einmal bearbeiten.

Visualisieren Sie die Arbeit Ihres Teams

Digitale Kanban Boards helfen Ihrem Team, einen klaren Überblick über die Aufgaben jedes einzelnen Teammitglieds zu erhalten, sowie darüber, wie der aktuelle Status dieser Aufgaben ist. Wenn Sie bereit sind, diese Methode für Ihr Team auszuprobieren, sollten Sie es mit einem Tool wie Asana tun. Sie können jedes Asana-Projekt auf vier verschiedene Arten visualisieren, unter anderem auch in einer Boardansicht im Kanban-Stil, die Ihrem Team hilft, Arbeit besser zu überblicken und zu steuern.