Was ist eine Stakeholder-Analyse und warum ist sie wichtig?

Julia Martins – FotoJulia Martins6. Januar 20219 Minuten Lesezeit
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Projektbeteiligte Artikelillustration

Stellen Sie sich Ihr Projekt wie einen Oscar-nominierten Film vor. Ihr Film hat gewonnen und jetzt müssen Sie auf der Bühne eine Dankesrede halten. An wen richten Sie Ihren Dank?

Übertragen Sie dieses Bild auf das Projektmanagement und betrachten Sie das Publikum als Projektbeteiligte (die sogenannten „Stakeholder“), also Personen, die sich für Ihr Projekt einsetzen und Sie auf dem Weg zum Erfolg unterstützt haben. Projekt-Stakeholder nehmen verschiedene Rollen ein: Mitarbeiter, die Tätigkeiten ausführen, diejenigen, die das Ergebnis der Arbeit überprüfen und Mitarbeiter, für die Sie an den Aufgaben arbeiten – jeder spielt eine wichtige Rolle.

Ob Sie es glauben oder nicht: Die Bestimmung der Projektbeteiligten kann schwieriger sein, als die Vorbereitung Ihrer Dankesrede für die Oscars. Und genau an diesem Punkt kommt die Stakeholder-Analyse ins Spiel, denn mit ihr können Sie Projektbeteiligte einfach bestimmen und managen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine solche Analyse durchführen und die Ergebnisse Ihres Projektes verbessern. Und so funktioniert’s:

Was sind „Stakeholder“ in einem Projekt?

Projekt-Stakeholder oder Projektbeteiligte sind Mitarbeiter, die den Erfolg eines Projektes maßgeblich beeinflussen, oder jene, die durch Mitarbeit zum Erfolg beitragen. Stakeholder können aus allen Ebenen des Unternehmens, vom einzelnen Mitarbeiter bis zum leitenden Angestellten, zum gemeinsamen Erfolg eines bestimmten Projektes beisteuern. Jeder Einzelne leistet einen wichtigen Beitrag. Auch wenn Stakeholder vielleicht nur indirekt in die täglichen Abläufe Ihres Projektes involviert sind, tragen sie dennoch alle zum Projekterfolg bei.

Stakeholder-Analyse – Definition: Was ist eine Stakeholder-Analyse?

Was versteht man unter Stakeholder-Analyse? Die Analyse basiert auf zwei Hauptaspekten: Einerseits wird der Einfluss des Stakeholder berücksichtigt, andererseits das Interesse der Person. Eine Stakeholder-Analyse zeigt Ihnen, welche Beteiligte einen starken und welche einen schwachen Einfluss auf Ihr Projekt nehmen, und welche ein hohes oder eher niedriges Interesse an Ihrem Vorhaben haben. Das wiederum ermöglicht Ihnen eine effektive Kommunikation mit allen Interessensgruppen – auf eine Weise, die für sie am besten geeignet ist.

Ziel der Stakeholder-Analyse

Ziel der Stakeholder-Analyse ist eine Stakeholder-Übersicht (auch Stakeholder-Map genannt), die Ihnen dabei hilft, Ihre Projektbeteiligten zu bestimmen und herauszufinden, welchen Einfluss sie auf Ihr Projekt haben könnten.

Und was ist eine „Steakholder-Analyse“?

Wer diesem Begriff schon einmal begegnet ist, sollte sich nicht dazu verleiten lassen, ihn im Zusammenhang mit einer Stakeholder-Analyse zu verwenden. Es handelt sich hierbei um einen häufigen Schreibfehler, den man besser vermeiden sollte – es sei denn Sie möchten bei einer Grillfeier denjenigen analysieren, der das „Steak“ hält. Na dann, viel Spaß! :)

Was ist Stakeholder-Management?

Sobald Sie die Analyse abgeschlossen haben, geht es beim Stakeholder-Management um die Kommunikation mit Ihren Projektbeteiligten. Während des Stakeholder-Managements stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Projektbeteiligten die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zukommen lassen. Dabei kann es sich um Updates zu Aufgaben, regelmäßige Projektstatusberichte oder umfassendere Programmübersichten handeln.

Aus diesem Grund spielt die Erstellung eines Kommunikationsplans eine wesentliche Rolle im Management Ihrer Projekt-Stakeholder. Klären Sie in diesem Kommunikationsplan, welchen Kanal (E-Mail, Kurznachrichten, Work-Management-Plattform) die beteiligten Personen wofür nutzen sollen. Geben Sie auch an, wie oft welche Informationen kommuniziert werden sollen und wer für die unterschiedlichen Kanäle verantwortlich ist.

Lesenswert: Warum ein klarer Kommunikationsplan wichtiger ist, als Sie denken

Wie Sie die Projekt-Stakeholder bestimmen können

Im weitesten Sinne leistet jeder Einzelne seinen Beitrag zum Erfolg eines Projektes. Aber im Projektmanagement besteht die Aufgabe eines Stakeholder darin, in einer bestimmten Weise am Entscheidungsprozess teilzunehmen. Das können wichtige Beteiligte sein, die die Projektergebnisse genehmigen, oder es können die Teammitglieder sein, die die Aufgaben erledigen, die nötig sind, um von Punkt A nach Punkt B zu kommen und die Projektbedingungen zu erfüllen. Ihre eigentliche Zielgruppe, also diejenigen, für die Sie das Projekt durchführen, zählen durch ihren maßgeblichen Einfluss auf Ihre Entscheidungsfindung ebenfalls zu den Projekt-Stakeholdern. 

Im Grunde können Sie Ihre Projektbeteiligten im ersten Schritt mit dieser einfachen Frage bestimmen: „Wird meine Arbeit Einfluss auf diese Person haben?“ Lautet die Antwort Ja, handelt es sich mit hoher Wahrscheinlichkeit um einen Projekt-Stakeholder.

Lesenswert: Was sind die Vorteile von Projektmanagement?

Sie sollten sich der Tatsache bewusst sein, dass nicht jeder, der in Ihr Projekt involviert ist, auch Einfluss auf Prozesse innerhalb Ihres Projektes hat. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel die wichtigsten Projekt-Stakeholder vor, die maßgeblichen Einfluss auf das Projektergebnis haben. Wenn Sie wissen, welche Personen Ihre wichtigsten Projekt-Stakeholder sind, tragen Sie zu einem besseren Arbeitsklima bei und erhalten wichtige Impulse von den Mitarbeitern, die maßgeblich für die Entscheidungsfindung verantwortlich sind.

Die zwei Arten von Stakeholdern, denen Sie in Ihrem Projekt begegnen könnten

Grob gesagt gibt es zwei Arten von Projekt-Stakeholdern: interne Stakeholder und externe Stakeholder. Vermutlich denken Sie zuerst an die internen Projekt-Stakeholder. Dazu gehören vom einzelnen Mitarbeiter bis zur Geschäftsführung alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die in Ihr Projekt involviert sind. Zu den externen Stakeholdern zählen alle Projektbeteiligten außerhalb Ihres Unternehmens. Das können Kunden, eine Agentur oder Auftragnehmer, Nutzer, Investoren, Lieferanten oder andere externe Beteiligte sein.

Arten von internen Stakeholdern

Arten von externen Stakeholdern

  • Kunden

  • Dienstleister

  • Subunternehmer

  • Nutzer

  • Investoren

  • Lieferanten

Die Vorteile einer Stakeholder-Analyse

Engagierte Projektbeteiligte können viel Positives für Ihr Projekt tun. Während der Projektplanung fungieren sie als Wegweiser zu Ihren Projektzielen. Interne Beteiligte können Sie dabei unterstützen, ein Budget oder einen Ressourcen-Management-Plan für das Projekt zu entwickeln. Wenn Sie wissen, wer Ihre externen Stakeholder sind, können Sie den Projektumfang und die Projektziele festlegen. Wenn das Projekt dann anläuft, können solche Beteiligte die Werbetrommel rühren, helfen, wenn etwas schiefläuft, und Ihr Team motivieren.

Eine gute Kenntnis Ihrer Projekt-Stakeholder kann Ihnen helfen, Unterstützung zu bekommen und Ihr Projekt effektiver durchzuführen. Zudem bringt Ihnen eine Stakeholder-Analyse folgende Vorteile:

  • Sie erhalten mehr Unterstützung und Ressourcen

  • Die Sichtbarkeit Ihres Projekts wird erhöht, vor allem bei Projektbeteiligten auf der Führungsebene

  • Kostspielige Hindernisse im späteren Verlauf des Projekts können verhindert werden

  • Die Kommunikation läuft zum richtigen Zeitpunkt über die richtigen Kanäle

  • Sie teilen die richtigen Informationen mit Ihren Beteiligten

Stakeholder-Analyse-Beispiel: 4 Schritte zur Erstellung einer Stakeholder-Übersicht

Die Entscheidung für Projektbeteiligte und die Projektorganisation sind essenziell für den Erfolg eines Projektes. Wenn Sie sich bereits zu Beginn im Rahmen der Stakeholder-Analyse für die jeweiligen Stakeholder entschieden haben, steht einem erfolgreichen Abschluss des Projektes nichts mehr im Weg. Ohne die entscheidende Unterstützung wichtiger Stakeholder am Anfang eines Projektes sind Sie wahrscheinlich im Verlauf eines Projektes gezwungen, die Erwartungen an die Projektbeteiligten neu zu definieren. Dies führt meist zu unerwarteten Änderungen und unnötigen Risiken. Um dies zu vermeiden, folgen Sie diesen vier Schritten, um eine effektive Stakeholder-Liste zu erstellen.

Stakeholder-Analyse-Beispiel – Schritt 1: Stakeholder bestimmen

Bevor Sie den Erwartungen der Stakeholder entsprechen können, müssen Sie wissen, wer Ihre Stakeholder eigentlich sind. Achten Sie darauf, dass Sie sowohl interne als auch externe Stakeholder berücksichtigen, die am Projekt beteiligt sind. Um herauszufinden, wer Ihre Projektbeteiligten sind, stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Wer beschäftigt sich mit diesem Projekt?

  • Wer wird von diesem Projekt profitieren?

  • Wer hat Einfluss auf dieses Projekt?

  • Wer kann dieses Projekt genehmigen/ablehnen?

Wenn Sie Unterstützung bei der Ermittlung Ihrer Stakeholder benötigen, können Sie ein RACI-Diagramm oder ein Stakeholder-Verzeichnis erstellen, um nachzuvollziehen, wer die einzelnen Personen sind, warum sie wichtig sind und welchen Stellenwert sie im Projekt haben werden. Bevor Sie zu Schritt zwei übergehen, überprüfen Sie ein letztes Mal, ob alles seine Richtigkeit hat. Stellen Sie sich dabei die folgenden Fragen:

  • Gibt es weitere interne Stakeholder, die ich berücksichtigen sollte, wie beispielsweise den Ressourcenmanager oder den Projektportfoliomanager?

  • Habe ich alle wichtigen Beteiligten der Projektleitung und Führungskräfte einbezogen?

  • Gibt es externe Stakeholder, die ich übersehen habe und die von den Ergebnissen dieses Projekts betroffen sein könnten?

Lesenswert: Ihr Leitfaden für RACI-Diagramme, mit Beispielen

Stakeholder-Analyse-Beispiel – Schritt 2: Einfluss und Interesse der Stakeholder feststellen

Ein großes Engagement Ihrer Stakeholder kann Ihr Projekt besonders erfolgreich machen. Am besten können Sie dafür sorgen, indem Sie eine Stakeholder-Übersicht erstellen, die eine Bewertung der Stakeholder in Hinblick auf deren Einfluss und Interesse vornimmt. Mit diesem Raster, oft als Einfluss-Interessen-Matrix oder Interessen-Matrix bezeichnet, können Sie die vier wichtigsten Stakeholder-Gruppen visualisieren.

Die vier wichtigsten Stakeholder-Gruppen:

  • Hoher Einfluss und hohes Interesse. Bei diesen Beteiligten handelt es sich wahrscheinlich um Personen, die Genehmigungen erteilen, und um Sponsoren. Auf externer Ebene können es auch wichtige Partner oder Ihre Kunden sein. Stellen Sie sicher, dass Sie sich regelmäßig mit diesen Projektbeteiligten austauschen und Ihre Erwartungen aufeinander abstimmen. Achten Sie im Laufe des Projekts auf eine aktive Zusammenarbeit mit diesen Projektbeteiligten, denn: Es sind die Hauptakteure in Ihrem Stakeholder-Team!

  • Hoher Einfluss und geringes Interesse. Diese Personen können durch ihren Mangel an Interesse sowohl einen positiven als auch einen negativen Einfluss auf Ihr Projekt haben. Es kann sich dabei um entfernte funktionsübergreifende Partner oder die Führungsebene in Ihrem Unternehmen handeln. Stellen Sie sicher, dass diese Beteiligten über die Grundlagen Ihres Projekts informiert sind, und bitten Sie die Stakeholder mit hohem Einfluss und hohem Interesse bei Bedarf positiv auf die Zusammenarbeit einzuwirken. Auch wenn es sich bei den Projektbeteiligten um Mitarbeiter mit geringem Interesse handelt, können Ihre Tätigkeiten Auswirkungen auf ihre Arbeit haben. Sie sollten das deutlich machen, so dass es nicht zu unerwarteten Überraschungen kommt. Achten Sie darauf, dass Sie diese Stakeholder im Laufe des Projektes mit Informationen versorgen. Damit stellen Sie sicher, dass sie mit dem Projektfortschritt zufrieden sind.

  • Geringer Einfluss und hohes Interesse. Von dieser Stakeholder-Gruppe brauchen Sie wahrscheinlich keine Genehmigungen, vor allem nicht in der anfänglichen Projektphase. Diese Beteiligten sollten Sie eher in Schritt 4 miteinbeziehen. Achten Sie im Laufe des Projektes darauf, dass diese Projektbeteiligten informiert werden.

  • Geringer Einfluss und geringes Interesse. Hierbei handelt es sich um einzelne Mitarbeiter. Es wird von der Größe und Komplexität Ihres Vorhabens abhängen, ob Sie diese Stakeholder ab und an mit Projektstatusberichten oder erst am Ende des Projekts informieren möchten. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sich im Projektverlauf immer wieder mit diesen Projektbeteiligten austauschen, um zu erfahren, ob sie sich stärker einbringen möchten.

Stakeholder-Analyse-Beispiel – Schritt 3: Die Anforderungen der Stakeholder erfassen

Manche Beteiligte sind möglicherweise mit bestimmten Punkten des Projekts nicht einverstanden. Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, deren Anforderungen und Sichtweisen nachzuvollziehen und gemeinsam zu einer Lösung zu kommen, die den Erfolg des Projekts gewährleistet. Es ist nicht Ihre Aufgabe, alles zu tun, was Ihre Stakeholder verlangen, sondern vielmehr, ihnen genau zuzuhören und ihre Bedürfnisse zu erkennen.

Zuweilen ist das, was sich wie ein „problematischer Stakeholder“ anfühlt, nur jemand, der andere Prioritäten hat als Sie. Womöglich behindert Ihre Arbeit sogar einen Teil der Arbeit dieser Person. Wenn Sie versuchen, sich in die Lage des anderen hineinzuversetzen, haben Sie bessere Chancen, eine Lösung zu finden und so die Situation in ein Win-Win-Szenario zu verwandeln.

Wenn Sie Zweifel haben, versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Was benötigt die Person?

  • Welche Gesprächsebene erwartet sie?

  • Welche Kommunikationsstrategie ist am effektivsten?

  • Werden diese Stakeholder von etwas oder jemandem beeinflusst?

  • Wie können Sie die genauen Interessen der Stakeholder ermitteln?

Stakeholder-Analyse-Beispiel – Schritt 4: Alle Projektbeteiligten auf den neuesten Stand bringen

Sobald Sie Ihre Stakeholder bestimmt und deren Bedürfnisse festgestellt haben, laden Sie sie zu Ihrer Projektplanungssitzung und zum Kickoff-Meeting ein, sofern Sie diese abhalten. Wichtige Projektbeteiligte sollten auch Ihre Projektcharta, den Projektplan, Projektziele und den Projektumfang absegnen.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Beteiligten über Änderungen und Fortschritte auf dem Laufenden halten, wenn Ihr Projekt Fahrt aufnimmt. Die frühzeitige Dokumentation Ihrer Prozesse erhöht nicht nur die Transparenz, sondern verringert auch das Risiko einer missverständlichen Kommunikation im späteren Verlauf.

Sie sollten versuchen, eine Auswahl unterschiedlicher Beteiligter zu berücksichtigen, aber gleichzeitig sicherstellen, dass Sie den wichtigsten Stakeholdern Priorität einräumen. Nicht jeder muss zu allem seine Zustimmung geben. Wenn Sie einmal unsicher sind, können Sie auf Ihre Stakeholder-Übersicht zurückgreifen, um festzustellen, wen Sie informieren müssen.

Sie können sich mit einigen Beteiligten – z. B. Ihren leistungsstarken und besonders interessierten Stakeholdern – öfters treffen, um das Projekt zu besprechen und unvorhergesehene Herausforderungen gemeinsam zu bewältigen. Aber um den Rest Ihrer identifizierten Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, sollten Sie regelmäßig Projektstatus-Updates mit kürzlich abgeschlossenen Meilensteinen, eventuellen Hindernissen und den nächsten Schritten versenden. Wir empfehlen, alle zwei Wochen ein Update zu senden, oder häufiger, wenn Sie ein komplexes Vorhaben leiten.

Lesenswert: So schreiben Sie einen effektiven Projektstatusbericht

Übliche Fehler bei der Erstellung Ihrer Stakeholder-Übersicht

Es gibt nicht die eine perfekte Lösung für die Kommunikation mit Stakeholdern. Aber es gibt einige Fehler, die dabei häufig gemacht werden. Wir zeigen Ihnen, welche das sind und wie Sie sie vermeiden können:

Fehlende Grenzen

  • Problem: Übereifrige Stakeholder verursachen Scope Creep.

  • Lösung: Führen Sie einen Prozess zur Änderungssteuerung ein.

Manchmal können übereifrige Projektbeteiligte auch einen negativen Einfluss haben. Sie haben viel Zeit damit verbracht, Ihr Projekt zu planen und Ihre Ergebnisse festzulegen – aber wenn zu viele Beteiligte Ideen für neue Ergebnisse, aktualisierte Zeitpläne oder angepasste Budgets haben, kann Ihr Projekt schnell vom Kurs abkommen.

Der beste Weg, um Grenzen mit Ihren Stakeholdern festzulegen, ist die Implementierung eines Prozesses zur Änderungssteuerung. Indem Sie einen Prozess für das Vorschlagen, Überprüfen und Genehmigen von Änderungen am Projektumfang erstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt dynamisch und auf dem neuesten Stand bleibt, ohne sich Sorgen über „Scope Creep“ zu machen. Solch eine Änderungssteuerung besteht aus vier Elementen:

  1. Die Projektbeteiligten reichen eine Änderungsanfrage ein.

  2. Wichtige Beteiligte prüfen die Anfrage.

  3. Genehmigen Sie die Änderung, lehnen Sie sie ab oder stellen Sie sie zurück.

  4. Passen Sie den Projektumfang oder die Ziele entsprechend an. 

Lesenswert: 7 häufige Ursachen von Scope Creep – und wie man sie vermeidet

Projektbeteiligte werden vergessen

  • Problem: Sie haben bei der anfänglichen Bestimmung Ihrer Stakeholder vergessen, einen Stakeholder mit großem Interesse in Ihr Vorhaben einzubinden.

  • Lösung: Beziehen Sie Ihr Projektteam in diese erste Phase ein, um die Stakeholder gemeinsam zu bestimmen.

Es kann einmal passieren, dass Sie einen funktionsübergreifenden Projektbeteiligten vergessen oder zwar an die Person denken, aber sie dann nicht in Ihre Liste aufnehmen oder ihre Einfluss-Interessen-Matrix nicht erstellen. Solche Fehler passieren. Dennoch wollen Sie sie natürlich weitestgehend verhindern, besonders wenn es sich um Beteiligte mit hohem Einfluss und hohem Interesse handelt.

Am besten können Sie das verhindern, indem Sie Ihr Projektteam in die Bestimmung Ihrer Stakeholder mit einbeziehen. Ziehen Sie eine Brainstorming-Sitzung mit Ihrem Team in Betracht, um jeden einzelnen Stakeholder zu bestimmen und zu kategorisieren. So können Sie sicherstellen, dass Sie niemanden vergessen. Wenn Sie nach dieser gemeinsamen Sitzung noch immer nicht ganz sicher sind, können Sie Ihre vorläufige Liste Ihrem Manager oder Projektsponsor zeigen, um sicherzugehen, dass wirklich alle Beteiligten dabei sind. Fragen Sie im Zweifelsfall immer nach!

Stakeholder werden nicht früh genug miteinbezogen

  • Problem: Sie beginnen erst mit der Stakeholder-Analyse, nachdem Sie Ihr Projekt bereits gestartet haben.

  • Lösung: Erstellen Sie Ihre Stakeholder-Übersicht beim nächsten Mal vor dem Projektstart.

Dieser Punkt mag offensichtlich erscheinen, aber es ist dennoch wertvoll, ihn anzuführen. Sollten Sie einmal einen Projektbeteiligten vergessen, können Sie diese Erfahrung als Lernmöglichkeit für zukünftige Projekte nutzen. Wenn Sie zum Beispiel erst nach dem Kickoff-Meeting Ihres Projekts an die Stakeholder-Übersicht denken, notieren Sie sich, dass Sie die Reihenfolge beim nächsten Mal ändern.

Der Schlüssel zum Umgang mit Ihren Stakeholdern ist Klarheit

Damit Ihr Projekt erfolgreich über die Bühne geht, müssen Sie sicherstellen, dass die Erwartungen der Stakeholder mit den Projektergebnissen übereinstimmen. Mit anderen Worten: Sie müssen für mehr Klarheit im Projekt sorgen.

Das gelingt am besten mit einem Work Management Tool wie Asana. Arbeitsmanagement-Tools unterstützen Sie dabei, Menschen und Arbeitsabläufe auf allen Ebenen Ihres Unternehmens zu koordinieren. Weitere Informationen finden Sie in unserer Einführung in das Work Management.

Weitere Ressourcen

Artikel

The beginner's guide to Agile methodologies