Ihr Leitfaden für den Einstieg ins Projekt-Portfolio-Management

Wenn Sie unterschiedliche Vorhaben in verschiedenen Teams und Abteilungen verwalten, wissen Sie, wie schwer es sein kann, Klarheit zu gewinnen und andere daran teilhaben zu lassen. Projektmanagement-Tools helfen bei der Arbeit an Vorhaben und der notwendigen Organisation. Sobald jedoch in Teams und Abteilungen Klarheit geschaffen werden soll, werden Sie nicht an Projekt-Portfolio-Management vorbeikommen.

Was ist Projekt-Portfolio-Management?

Projekt-Portfolio-Management (PPM) beschreibt die zentralisierte Verwaltung mehrerer Projekte. Mit Projekt-Portfolio-Management erhalten Sie Klarheit über Projekte und Vorhaben, um sie mit der täglichen Arbeit Ihres Teams und letztendlich mit den Zielen Ihres Unternehmens zu verknüpfen. Von der Planung bis zur Ausführung – mit Projekt-Portfolio-Management-Tools können Sie die Prioritäten Ihres Unternehmens nachverfolgen und erhalten einen umfassenden Überblick.

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Projekt-Portfolio-Management vs. Projektmanagement: Wo liegt der Unterschied?

Wenn Sie bereits Erfahrungen mit Projektmanagement sammeln konnten, wissen Sie, dass es sich dabei um eine praktische Möglichkeit handelt, Arbeit zu planen, zu verwalten und durchzuführen. Projektmanagement hilft Teams bei der zentralen Frage wer was bis wann erledigt und verbessert die Teamzusammenarbeit bei bestimmten Vorhaben. Im Gegensatz dazu, können Sie mit PPM mehrere Projekte und umfangreichende Vorhaben parallel verwalten.

Sowohl Projektmanagement als auch Projekt-Portfolio-Management sind Unterkategorien des Arbeitsmanagements, dem systematischen Ansatz zur Verwaltung von Arbeitsvorgängen. Dies geschieht durch die Organisierung von Projekten und laufenden Vorgängen bis hin zu täglichen Aufgaben und bietet gleichzeitig ein hohes Maß an Klarheit. Auch für Sie könnte das Projekt-Portfolio-Management von Nutzen sein, wenn Sie:

  • Eine Möglichkeit benötigen, die vielen Projekte und Prioritäten Ihres Teams zu organisieren und nachvollziehbar zu machen.

  • Als Führungskraft eine unkomplizierte Methode zur Darstellung des Fortschritts in mehreren Vorhaben benötigen

  • Eine verständlichere Möglichkeit benötigen, die tägliche Arbeit mit umfassenden Zielen zu verknüpfen

Rollen und Verantwortlichkeiten beim Projekt-Portfolio-Management

Genau wie beim Projektmanagement gibt es beim PPM wichtige Rollen und Verantwortlichkeiten. Durch die klare Rollenzuweisung verstehen alle Beteiligten nicht nur, wo Ihre Verantwortlichkeiten im Team liegen, sondern auch die Funktionen der weiteren Teammitglieder.

Der Projekt-Portfolio-Manager

Wie der Name bereits verrät: Der Projekt-Portfolio-Manager ist die verantwortliche Person für die Erstellung und Verwaltung des Projektportfolios. Als Projekt-Portfolio-Manager sind Sie nicht zwangsläufig der Projektmanager für jedes Projekt in Ihrem Portfolio. Ihre Aufgabe ist es vor allem, sicherzustellen, dass die Projekte innerhalb Ihres Portfolios auf dem neuesten Stand gehalten werden und regelmäßige, relevante Statusaktualisierungen erhalten. Planen Sie zum Beispiel, regelmäßig mit den einzelnen Projektmanagern in Kontakt zu treten, um einen bestimmten Rhythmus für [Projektstatusberichte(/resources/how-project-status-reports) festzulegen.

Die wichtigsten Beteiligten

Wichtige Beteiligte sind diejenigen Teammitglieder oder Führungskräfte im Unternehmen, die eine umfassende Übersicht über die Vorgänge in den Vorhaben innerhalb des Portfolios benötigen. Wenn Sie zum Beispiel ein Team innerhalb einer Marketingabteilung verwalten, wäre der CMO oder Leiter der Marketingabteilung also ein wichtiger Beteiligter in Ihrem Portfolio.

[Lesenswert: So schreiben Sie eine Zusammenfassung – mit Beispielen]

Der Programmanager

Ein Programmmanager nimmt beim PPM eine ähnliche Rolle wie der Projekt-Portfolio-Manager ein. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Rollen und Ihrem Ansatz des Managements besteht darin, dass der Programmmanager für untereinander verknüpfte Projekte verantwortlich ist und der Projekt-Portfolio-Manager diese Funktion nicht zwangsläufig einnimmt. Ein Beispiel: Ein Programmmanager kann mehrere Projekte verwalten, die mit einer bestimmten Produkteinführung zusammenhängen, während der Projekt-Portfolio-Manager mehrere Projekte innerhalb einer Marketingabteilung verwalten kann, die aber nicht miteinander verknüpft sein müssen.

[Lesenswert: Der ultimative Guide zum Programmmanagement]

Der Projektmanager

Und natürlich, auch beim Projekt-Portfolio-Management gibt es noch Projektmanager. Projektmanager sind für einzelne Projekte innerhalb eines größeren Portfolios verantwortlich. Je nach Größe und Umfang des Portfolios können einzelne Projekte auch vom Projekt-Portfolio-Manager verwaltet werden und in dessen Verantwortungsbereich fallen.

Die Projekt-Teammitglieder

Jeder, der an den Projekten des Portfolios arbeitet, ist Teil des Projektteams. Das Projektteam kann zum Beispiel eine funktionsübergreifende Gruppe aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen innerhalb Ihres Unternehmens sein oder aus regulären Teammitgliedern bestehen. Der Hauptunterschied zwischen einem „Projektteam“ und einem „Team“ liegt darin, dass ein Projektteam aus Einzelpersonen besteht, die bis zum Abschluss des Projekts zusammenarbeiten.

Die Vorteile des Projekt-Portfolio-Managements

Mit dem Projekt-Portfolio-Management erhalten Sie eine umfassende Übersicht über große Projekte und Vorhaben. Bei korrekter Anwendung erhalten Sie mit PPM einen Gesamtüberblick und können dementsprechend bessere strategische Entscheidungen treffen. Teams, die Projekt-Portfolio-Management-Tools verwenden, erhalten:

  • Mehr Transparenz
  • Bessere Abstimmung untereinander
  • Ganzheitliche, umfassende Planungsmöglichkeiten
  • Kompakte Übersichten
  • Mehr Zeit für kreative und zielführende Arbeit
  • Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt
  • Mehr Handlungsfreiraum für zügige Entscheidungen

[Lesenswert: 7 Schritte zum perfekten Vision Statement]

Um maximal von PPM zu profitieren, benötigen Sie das richtige Tool

Projekt-Portfolio-Management ist eine Unterkategorie von Arbeitsmanagement. Um Software für das Projekt-Portfolio-Management bestmöglich zu nutzen, benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie Ihre Unternehmensstrategie mit den täglichen Aufgaben verknüpfen, eine umfassende Übersicht über Ihre Aufgaben erhalten und Echtzeit-Updates mitverfolgen können. Es gibt drei Funktionen, die für ein gutes Projekt-Portfolio-Management-Tool unerlässlich sind:

Projektstatus-Updates in Echtzeit

Einer der wichtigsten Vorteile von Projekt-Portfolio-Management besteht darin, dass Sie einen umfassenden Überblick über den Fortschritt jedes einzelnen Projekts innerhalb des Portfolios erhalten. Dazu sollte Ihr Projekt-Portfolio-Management-Tool Funktionen zur Berichterstattung auf Projekt- und Portfolio-Ebene bieten. So können die wichtigsten Beteiligten einen Sofort-Überblick über Portfolios erhalten und sich dann bei Bedarf weiter zu Status-Updates einzelner Projekte vorarbeiten.

Zeitleiste und Übersicht über Abhängigkeiten

Da ein Projektportfolio aus vielen komplexen Projekten besteht, muss Ihre Software zur Verwaltung von Projektportfolios eine Zeitleiste mit allen Projekten in Ihrem Portfolio, mitsamt deren Abhängigkeiten untereinander, beinhalten. Mit einer Ansicht, wie sie zum Beispiel ein Gantt-Diagramm bietet, können sie wichtige Meilensteine und Daten für jedes einzelne Projekt erkennen und so für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Verwaltung des Arbeitspensums

Die Verwaltung des Arbeitspensums unterstützt Sie dabei, einen Ressourcenmanagementplan zu entwickeln und ihn nachzuverfolgen. Mit Tools zur Verwaltung des Arbeitspensums erhalten Sie Klarheit über die Verantwortlichkeiten und Ergebnisse Ihres Projektteams, und das über alle im Portfolio enthaltenen Projekte hinweg. Falls also Änderungen im Ressourcenmanagementplan erforderlich sind, können Sie genau erkennen, wer noch freie Kapazitäten hat und wer möglicherweise in Arbeit ertrinkt.

Prozesse und bewährte Methoden für das PPM

Um optimal vom Projekt-Portfolio-Management zu profitieren, sollten Sie ein aktuelles Portfolio mit Echtzeit-Updates pflegen. Als Projekt-Portfolio-Manager ist es Ihre Aufgabe, sich regelmäßig mit den einzelnen Projektmanagern auszutauschen, damit alle Projekte nach Plan verlaufen. So können Sie und alle wichtigen Beteiligten frühzeitig potenzielle Risiken oder den unplanmäßigen Verlauf von Projekten erkennen und entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten. Gleichzeitig können Sie planmäßig verlaufende Projekte optimal an den strategischen Zielen Ihres Unternehmens ausrichten.

Für Ihren Einstieg in das PPM möchten wir Ihnen diese fünf einfachen Schritte mitgeben:

Schritt 1: Richten Sie Ihr Portfolio an den Zielen des Unternehmens aus

Mit PPM können Sie die tägliche Arbeit an strategischen Zielen ausrichten. Damit das möglichst effizient geschieht, müssen Sie sich vorher darüber im Klaren sein, welche strategischen Ziele sie anstreben. Wenn Ihr Unternehmen jährliche oder vierteljährliche Ziele festlegt, könnten Ihre Ziele zum Beispiel sein, den Umsatz zu steigern oder den Kundenverlust zu senken. Machen Sie sich Gedanken dazu, welche strategischen Ziele (auch OKRs genannt) Ihr Portfolio unterstützt und wie es das tut.

Schritt 2: Fügen Sie die richtigen Projekte hinzu

In Ihrem Portfolio sollten alle wichtigen Projekte enthalten sein. Fügen Sie die richtigen Projekte hinzu und sortieren Sie diese bei Bedarf nach Priorität. Als Projekt-Portfolio-Manager sollten Sie sich die Zeit nehmen, sich mit den einzelnen Projektmanagern kurzzuschließen, um klarzustellen, wie die im Portfolio enthaltenen Projekte zu den strategischen Zielen beitragen. Zu guter Letzt sollten Sie sicherstellen, dass Sie keine relevanten Projekte vergessen haben.

Schritt 3: Teilen Sie Ihr Portfolio mit wichtigen Beteiligten

Ein Portfolio ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Projektmanager auf ein gemeinsames Ziel ausrichten können. So können sie die Arbeit an Projekten besser priorisieren, und wichtige Beteiligte erhalten eine Übersicht über die Vorhaben in Ihrer Abteilung. Nicht vergessen: Sie benötigen Zugriff auf die von Ihnen verwendete PPM-Software. Wenn Führungskräfte Echtzeit-Einblicke über den Projektfortschritt erhalten, können Sie bessere Entscheidungen für den weiteren Verlauf treffen.

Schritt 4: Erhalten Sie Projektstatus-Updates in Echtzeit

Sorgen Sie dafür, dass Projektmanager Ihre Projekte regelmäßig pflegen und aktualisieren. So wird Ihr Portfolio zum „Kontrollzentrum“ für Ihre Vorhaben, die Sie alle auf einen Blick erfassen können. Das erlaubt Ihnen, Abhängigkeiten besser darzustellen, neue Projekte zu erschließen und gefährdete Projekte wieder auf die richtige Bahn zu bringen.

[Lesenswert: So schreiben Sie einen effektiven Statusbericht zu Ihrem Projekt]

Schritt 5: Verwenden Sie Ihr Portfolio für das Ressourcenmanagement

Mit einem Portfolio sind Sie und die wichtigsten Beteiligten nicht nur stets über den Projektfortschritt informiert, Sie können es auch für das Ressourcenmanagement nutzen. Während der Planungsphase haben Sie womöglich für jedes Projekt einen Ressourcenmanagementplan erstellt. Wenn Sie jedoch ein Projekt entdecken, das aus dem Rahmen fällt, können Sie verfügbare Ressourcen aus anderen Projekten für dieses Problem einsetzen. Am besten gelingt dies, indem Sie ein PPM-Tool verwenden, das Software zur Verwaltung des Arbeitspensums bietet. So erhalten Sie die nötigen Einblicke bei der Ressourcenzu- und -wiederverteilung.

Behalten Sie mit Projekt-Portfolio-Management den Überblick

Mit PPM können Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team und darüber hinaus optimieren. Sie erhalten eine zentrale Übersicht über alle Vorhaben, damit Sie die richtigen Kennzahlen am richtigen Ort nachverfolgen können.

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