Projektportfolio-Management (PPM) – Ihr Leitfaden für einen schnellen Einstieg

Julia Martins – FotoJulia Martins14. Dezember 20206 Minuten Lesezeit
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Was ist Projekt-Portfolio-Management?

Wenn Sie unterschiedliche Vorhaben in verschiedenen Teams und Abteilungen verwalten, wissen Sie, wie schwer es sein kann, Klarheit zu gewinnen und andere daran teilhaben zu lassen. Projektmanagement-Tools helfen bei der Arbeit an Vorhaben und der notwendigen Organisation und Priorisierung von Projekten. Sobald jedoch in Teams und Abteilungen Klarheit geschaffen werden soll, werden Sie nicht an einem Projektportfolio-Management-Prozess vorbeikommen.

Was ist Projektportfolio-Management?

Projektportfolio-Management beschreibt die zentralisierte Verwaltung mehrerer Projekte und wird im deutschsprachigen Raum auch als Multiprojektmanagement bezeichnet. Mit Projektportfolio-Management erhalten Sie Klarheit über die einzelnen Projekte und Vorhaben, um sie mit der täglichen Arbeit Ihres Teams und letztendlich mit den Zielen Ihres Unternehmens zu verknüpfen. Von der Planung bis zur Projektabwicklung – mit Projektportfolio-Management-Tools können Sie die Prioritäten Ihres Unternehmens nachverfolgen und erhalten einen umfassenden Überblick.Oft werden diese vom Project Management Office (PMO) eingesetzt, um sämtliche Projekte auf Kurs zu halten.

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Projektportfolio-Management vs. Projektmanagement: Wo liegt der Unterschied?

Wenn Sie bereits Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements sammeln konnten, wissen Sie, dass es sich dabei um eine praktische Möglichkeit handelt, Arbeit zu planen, zu koordinieren und strategische Ziele zu erreichen. Projektmanagement hilft Teams bei der zentralen Frage wer was bis wann erledigt und verbessert die Teamzusammenarbeit bei bestimmten Vorhaben und Einzelprojekten. Im Gegensatz dazu, können Sie mit einem Projektportfolio-Management-Prozess mehrere Projekte und umfangreichere Vorhaben parallel verwalten.

Sowohl Projektmanagement als auch Projektportfolio-Management sind Unterkategorien des Arbeitsmanagements, dem systematischen Ansatz zur Verwaltung von Arbeitsvorgängen. Dies geschieht durch die Organisierung von Projekten und laufenden Vorgängen bis hin zu täglichen Aufgaben und bietet gleichzeitig ein hohes Maß an Klarheit. Auch für Sie könnte das Projektportfolio-Management von Nutzen sein, wenn Sie:

  • Eine Möglichkeit benötigen, die Projektlandschaft und Prioritäten Ihres Teams zu organisieren und nachvollziehbar zu machen

  • Als Führungskraft eine unkomplizierte Methode zur Darstellung des Fortschritts in mehreren Vorhaben benötigen

  • Eine verständlichere Möglichkeit benötigen, die tägliche Arbeit mit umfassenden Zielen zu verknüpfen

Rollen und Verantwortlichkeiten beim Projektportfolio-Management

Genau wie beim Projektmanagement gibt es beim PPM wichtige Rollen und Verantwortlichkeiten. Durch die klare Rollenzuweisung verstehen alle Beteiligten nicht nur, wo Ihre Verantwortlichkeiten im Team liegen, sondern auch die Funktionen der weiteren Teammitglieder.

Der Projektportfolio-Manager

Wie der Name bereits verrät: Der Projektportfolio-Manager ist die verantwortliche Person für die Erstellung und Verwaltung des Projektportfolios. Als Projektportfolio-Manager sind Sie nicht zwangsläufig der Projektmanager für jedes Projekt in Ihrem Portfolio. Ihre Aufgabe ist es vor allem, sicherzustellen, dass die Projekte innerhalb Ihres Portfolios auf dem neuesten Stand gehalten werden und regelmäßige, relevante Statusaktualisierungen erhalten. Planen Sie zum Beispiel, regelmäßig mit den einzelnen Projektmanagern in Kontakt zu treten, um einen bestimmten Rhythmus für Projektstatusberichte nach der Projekt-Initiierung festzulegen.

Die wichtigsten Beteiligten

Wichtige Beteiligte sind diejenigen Teammitglieder oder Führungskräfte im Unternehmen, die eine umfassende Übersicht über die Vorgänge in den Vorhaben innerhalb des Portfolios benötigen. Wenn Sie zum Beispiel ein Team innerhalb einer Marketingabteilung verwalten, wäre der CMO oder Leiter der Marketingabteilung also ein wichtiger Beteiligter in Ihrem Portfolio.

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Der Programmanager

Ein Programmmanager nimmt beim PPM eine ähnliche Rolle wie der Projektportfolio-Manager ein. Der Hauptunterschied zwischen den beiden Rollen und Ihrem Ansatz des Managements besteht darin, dass der Programmmanager für untereinander verknüpfte Projekte verantwortlich ist und der Projektportfolio-Manager diese Funktion nicht zwangsläufig einnimmt. Ein Beispiel: Ein Programmmanager kann mehrere Projekte verwalten, die mit einer bestimmten Produkteinführung zusammenhängen, während der Projektportfolio-Manager eine Projektauswahl innerhalb einer Marketingabteilung verwalten kann, die aber nicht miteinander verknüpft sein müssen.

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Der Projektmanager

Und natürlich, auch  im Projektportfolio-Management-Prozess gibt es noch Projektmanager. Projektmanager sind für einzelne Projekte innerhalb eines größeren Portfolios verantwortlich. Je nach Größe und Umfang des Portfolios können einzelne Projekte auch vom Projektportfolio-Manager verwaltet werden und in dessen Verantwortungsbereich fallen.

Die Projekt-Teammitglieder

Jeder, der an den Projekten des Portfolios arbeitet, ist Teil des Projektteams. Das Projektteam kann zum Beispiel eine funktionsübergreifende Gruppe aus Mitgliedern verschiedener Abteilungen innerhalb Ihres Unternehmens sein oder aus regulären Teammitgliedern mit einem bestimmten Know-how bestehen. Der Hauptunterschied zwischen einem „Projektteam“ und einem „Team“ liegt darin, dass ein Projektteam aus Einzelpersonen besteht, die bis zum Abschluss des Projekts zusammenarbeiten.

Die Vorteile von Projektportfolio-Management

Mit einem Projektportfolio-Management-Prozess erhalten Sie eine umfassende Übersicht über große Projekte und Vorhaben. Bei korrekter Anwendung erhalten Sie mit PPM einen Gesamtüberblick und können dementsprechend bessere strategische Entscheidungen treffen. Teams mit Projektportfolio-Management-Tools genießen diese Vorteile von Projektportfolio-Management:

  • Mehr Transparenz

  • Bessere Abstimmung untereinander

  • Ganzheitliche, umfassende Planungsmöglichkeiten

  • Kompakte Übersichten

  • Mehr Zeit für kreative und zielführende Arbeit

  • Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt

  • Mehr Handlungsfreiraum für zügige Entscheidungen

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Um maximal von PPM zu profitieren, benötigen Sie das richtige Tool

Projektportfolio-Management ist eine Unterkategorie von Work Management. Um Software für das Projektportfolio-Management bestmöglich zu nutzen, benötigen Sie ein Tool, mit dem Sie die Strategie des Unternehmens mit den täglichen Aufgaben verknüpfen, eine umfassende Übersicht über Ihre Aufgaben erhalten und Echtzeit-Updates mitverfolgen können. Es gibt drei Funktionen, die sowohl für eine Projektmanagement-Software als auch für ein gutes Projektportfolio-Management-Tool unerlässlich sind:

Projektstatus-Updates in Echtzeit

Einer der wichtigsten Vorteile von Projektportfolio-Management besteht darin, dass Sie einen umfassenden Überblick über den Fortschritt jedes einzelnen Projekts innerhalb des Portfolios erhalten. Dazu sollte Ihr Projektportfolio-Management-Tool weit mehr Möglichkeiten als z. B. Excel besitzen und Funktionen zur Berichterstattung auf Projekt- und Portfolio-Ebene bieten. So können die wichtigsten Beteiligten einen Sofort-Überblick über Portfolios erhalten und sich dann bei Bedarf weiter zu Status-Updates einzelner Projekte vorarbeiten.

Zeitleiste und Übersicht über Abhängigkeiten

Da ein Projektportfolio aus vielen komplexen Projekten besteht, muss Ihre Software zur Verwaltung von Projektportfolios eine Zeitleiste mit allen laufenden Projekten in Ihrem Portfolio, mitsamt deren Abhängigkeiten untereinander, beinhalten. Mit einer Ansicht, wie sie zum Beispiel ein Gantt-Diagramm bietet, können sie wichtige Meilensteine und Daten für jedes einzelne Projekt erkennen und so für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

Verwaltung des Arbeitspensums

Die Verwaltung des Arbeitspensums unterstützt Sie dabei, einen Ressourcenmanagementplan zu entwickeln und ihn nachzuverfolgen. Mit Tools zur Verwaltung des Arbeitspensums erhalten Sie Klarheit über die Verantwortlichkeiten und Ergebnisse Ihres Projektteams, und das über alle im Portfolio enthaltenen Projekte hinweg. Falls also Änderungen im Ressourcenmanagementplan erforderlich sind, können Sie genau erkennen, wer noch freie Kapazitäten hat und wer möglicherweise in Arbeit ertrinkt.

Prozesse und bewährte Methoden für das PPM

Um mit Projektportfolio-Management erfolgreich zu sein, sollten Sie ein aktuelles Portfolio mit Echtzeit-Updates pflegen. Als Projektportfolio-Manager ist es Ihre Aufgabe, sich regelmäßig mit den einzelnen Projektmanagern auszutauschen, damit alle Projekte richtig nach Plan verlaufen. So können Sie und alle wichtigen Beteiligten frühzeitig potenzielle Risiken oder den unplanmäßigen Verlauf von Projekten erkennen und entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten. Gleichzeitig können Sie Ihre laufenden Projekte optimal auf ein strategisches Ziel Ihres Unternehmens ausrichten und die Umsetzung der Strategie mitverfolgen.

Für Ihren Einstieg in den Projektportfolio-Management-Prozess möchten wir Ihnen diese fünf einfachen Schritte mitgeben:

Schritt 1 + Projektportfolio-Management-Beispiel: Richten Sie Ihr Portfolio an den Zielen des Unternehmens aus

Mit PPM können Sie die tägliche Arbeit neuer Projekte an strategischen Zielen ausrichten. Damit das möglichst effizient geschieht, müssen Sie sich vorher darüber im Klaren sein, welche strategischen Ziele sie anstreben. 

Projektportfolio-Management-Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen jährliche oder vierteljährliche Ziele festlegt, könnten Ihre Ziele zum Beispiel sein, den Umsatz zu steigern oder den Kundenverlust zu senken. Machen Sie sich Gedanken dazu, welche strategischen Ziele (auch OKRs genannt) Ihr Portfolio unterstützt und wie es das tut.

Schritt 2: Fügen Sie die richtigen Projekte hinzu

In Ihrem Portfolio sollten alle wichtigen Projekte enthalten sein. Fügen Sie die richtigen Projekte hinzu und sortieren Sie diese bei Bedarf nach Priorität, um die Priorisierung der Projekte sicherzustellen. Als Projektportfolio-Manager sollten Sie sich die Zeit nehmen, sich mit den einzelnen Projektmanagern kurzzuschließen, um klarzustellen, wie die im Portfolio enthaltenen Projekte zu den strategischen Zielen beitragen. Zu guter Letzt sollten Sie sicherstellen, dass Sie keine relevanten Projekte vergessen haben, damit Ihr Projektportfolio-Management erfolgreich ist.

Schritt 3: Teilen Sie Ihr Portfolio mit wichtigen Beteiligten

Ein Portfolio ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Projektmanager auf ein gemeinsames Ziel ausrichten können. So können sie die Arbeit an Projekten besser priorisieren, und wichtige Beteiligte erhalten eine Übersicht über die Vorhaben in Ihrer Abteilung. Nicht vergessen: Sie benötigen Zugriff auf die von Ihnen verwendete PPM-Software. Wenn Führungskräfte Echtzeit-Einblicke über den Projektfortschritt erhalten, können Sie bessere Entscheidungen für den weiteren Verlauf treffen.

Schritt 4: Erhalten Sie Projektstatus-Updates in Echtzeit

Sorgen Sie dafür, dass Projektmanager Ihre Projekte regelmäßig pflegen und aktualisieren. So wird Ihr Portfolio zum „Kontrollzentrum“ für Ihre Vorhaben, die Sie alle auf einen Blick erfassen können. Das erlaubt Ihnen, Abhängigkeiten besser darzustellen, neue Projekte zu erschließen und gefährdete Projekte wieder auf die richtige Bahn zu bringen. Auf diese Weise wird Ihr Projektportfolio-Management erfolgreich sein.

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Schritt 5: Verwenden Sie Ihr Portfolio für das Ressourcenmanagement

Mit einem Portfolio sind Sie und die wichtigsten Beteiligten nicht nur stets über den Projektfortschritt informiert, Sie können es auch für das Ressourcenmanagement nutzen. Während der Projektplanung haben Sie womöglich für jedes Projekt einen Ressourcenmanagementplan erstellt. Wenn Sie jedoch ein Projekt entdecken, das aus dem Rahmen fällt, können Sie verfügbare Ressourcen aus anderen Projekten gleichzeitig für dieses Problem einsetzen. Am besten gelingt dies, indem Sie ein PPM-Tool verwenden, das Software zur Verwaltung des Arbeitspensums bietet. So erhalten Sie die nötigen Einblicke bei der Ressourcenzu- und -wiederverteilung, damit Ihr Projektportfolio-Management erfolgreich ist.

Behalten Sie mit Projektportfolio-Management den Überblick

Mit PPM können Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team und darüber hinaus optimieren. Sie erhalten eine zentrale Übersicht über alle Vorhaben, damit Sie die richtigen Kennzahlen am richtigen Ort nachverfolgen können.

Sind Sie bereit, mit dem Projektportfolio-Management loszulegen? Erfahren Sie mehr über Portfolios in Asana, um all Ihre Vorhaben an einem Ort zu bündeln und zu verknüpfen.

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