Was ist Scope Creep? Definition, Ursachen und Vermeidung!

Stellen Sie sich vor: Sie sind fleißig am Arbeiten, um die Ziele eines Projekts zu erreichen. Plötzlich bekommen Sie von einem Beteiligten aus einem anderen Bereich die Bitte, ein zusätzliches Projektergebnis hinzuzufügen. Sie hatten das nicht eingeplant, aber es ist nicht allzu schwierig, also sagen Sie zu. Dann, noch ein paar Tage später, kommt noch eine E-Mail. Plötzlich ist Ihr gerade noch perfekt laufendes Projekt verspätet und verläuft nicht mehr nach Plan.

Was Sie hier erleben, nennt man beim Projektmanagement Scope Creep (englisch für schleichendes Umfangswachstum) – und es kann jeden treffen. In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über die Ursachen von Scope Creep beim Projektmanagement wissen müssen, wie Sie bei Scope Creep handeln sollten, und natürlich auch, wie Sie es von Anfang an vermeiden.

Was ist Scope Creep?

Im Projektmanagement bezeichnet der Projektumfang (* project scope*) den Umriss der Anforderungen und künftigen Ergebnisse eines Projekts. Der Umfang wird üblicherweise am Anfang des Planungsprozesses definiert und sollte in Ihrem Projektplan, Produktfahrplan oder der Projektbeschreibung festgehalten werden. Aber was ist Scope Creep? 

Im Projektmanagement ist Scope Creep die Überschreitung des ursprünglich vereinbarten Projektumfangs durch zusätzlich angeforderte Ergebnisse. Der Begriff ist auch unter dem Namen “Feature Creep” oder “Requirement Creep” bekannt.

Das PMBOK (Project Management Book of Knowledge) bezeichnet Scope Creep als das Hinzufügen von Features und Funktionalitäten, ohne die Auswirkungen auf Termine und Kosten abzuwägen.

Warum ist es wichtig, den Projektumfang festzulegen?

Stellen Sie bei der Bestimmung des Projektumfangs sicher, dass Sie als Projektmanager*in und alle anderen Projektbeteiligten das gleiche Verständnis vom Projekt haben. Sollten Sie das verpassen, kann es zu unterschiedlichen Zielsetzungen und Missverständnissen kommen. Ohne einen vordefinierten Projektumfang haben Sie von Anfang an keine Sicherheit darüber, was Teil Ihrer Projektergebnisse ist und was nicht.

Manchmal kann Scope Creep harmlos sein – ein-zwei zusätzliche Projektergebnisse, die zwar einen Extraaufwand bedeuten, das Projekt aber nicht signifikant verändern. Aber größerer Scope Creep beim Projektmanagement kann den Erfolg Ihres Projekts gefährden, indem er Sie von Ihren Projektzielen ablenkt. Während Sie an diesen zusätzlichen Anforderungen und Ergebnissen arbeiten, arbeiten Sie nicht an den eigentlichen Zielen des Projekts; und das kann außerdem auch zu Überlastung und Burnout führen. Sie müssen also bei dieser Art von Scope Creep handeln und es so gut wie möglich vermeiden.

Wie können Sie den Projektumfang bestimmen?

Um Scope Creep beim Projektmanagement zu verhindern, brauchen Sie zuerst einmal einen klar definierten Projektumfang. Die gute Nachricht ist: Es ist gar nicht so schwer, ihn zu bestimmen. Der Projektumfang ist zum großen Teil nur eine ausformulierte Version der Projektparameter, die Sie in dieser frühen Phase in anderen Dokumenten (zum Beispiel Ihrem Projekt-Briefing) festgelegt haben.

Wir empfehlen die folgenden fünf Schritte, um Ihren Projektumfang zu identifizieren und festzulegen:

• Beginnen Sie mit dem „Warum“. Warum arbeiten Sie und Ihr Team an diesem Projekt? Was wollen Sie erreichen? Wenn Sie wissen, was und wie viel Sie erreichen wollen, hilft Ihnen das bei der Definition Ihres Projektumfangs.

• Berücksichtigen Sie Ihre Projektziele. Ihre Projektziele und der Projektumfang sind eng miteinander verknüpft. Ihre Projektziele definieren den Zweck des Projekts, und müssen ihrerseits in seinen Umfang passen.

• Schreiben Sie Ihren Projektumfang auf. Diese Beschreibung muss auch nicht lang sein. Ihr Projektumfang ist nur ein Ausgangspunkt, von dem aus Sie Ihre Projektergebnisse und ihren Bezug zu den Projektzielen klar benennen. Nutzen Sie bei Bedarf eine Aufzählung.

• Überprüfen Sie Ihren Projektumfang. Stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten hinter dem Projektumfang stehen, und dass alle das gleiche Verständnis von Ergebnissen, Zielen und Umfang des Projekts haben.

• Passen Sie den Projektumfang bei Bedarf an. Wenn es in Schritt vier Differenzen gab, nehmen Sie sich die Zeit, den Projektumfang neu zu formulieren. Bevor Sie ihn festschreiben, wenden Sie sich noch einmal an die anderen Beteiligten, um ihre Zustimmung einzuholen.

7 häufige Ursachen von Scope Creep im Projektmanagement 

Niemand möchte, dass ein Projekt scheitert oder seine ursprünglichen Ziele verfehlt. Hier sind die häufigsten Ursachen von Scope Creep beim Projektmanagement – und Lösungsvorschläge, wie man sie verhindern kann.

1. Kein Projektumfang

Dieser Ratschlag mag offensichtlich klingen, aber er ist wichtig. Ohne einen Projektumfang haben Sie keine Möglichkeit, alle Beteiligten auf die Projektziele einzustellen. Und wenn Sie mit einem externen Team oder einer Agentur arbeiten, hätten Sie auch kein Dokument (Leistungsbeschreibung), auf das Sie verweisen können, wenn Projektbeteiligte das Projekt um zusätzliche Elemente erweitern wollen.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Projektumfang am Anfang des Projekts erstellen und definieren. Vielleicht können Sie es Ihrem Projektplan oder anderen Unterlagen dieser frühen Phase hinzufügen. Auf diese Weise haben Sie die Ausgangsbasis für Ihren Projektumfang bereits von Anfang an in Ihren Projektunterlagen und können die beschriebene Definition von Scope Creep und seine Auswirkungen vermeiden.

2. Mangelhafte Kommunikation

Wenn Sie Ihren Projektumfang festgelegt haben, müssen Sie ihn auch kommunizieren. Wenn Sie das Dokument nicht mit anderen teilen, und zwar am Anfang des Projekts, dann werden Ihre Projektbeteiligten auch nicht im Bilde sein. Obwohl Sie sich die Zeit genommen haben, einen Projektumfang festzulegen, kann es immer noch zu fehlender Abstimmung und sogar zu einem Scheitern des Projekts kommen, wenn nicht alle wissen, dass dieser existiert.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektumfang in Unterlagen der frühen Projektphasen enthalten ist, etwa dem Projektplan oder Projekt-Briefing. Somit haben alle Zugriff auf die Beschreibung des Projektumfangs, und mögliche Missverständnisse sowie Scope Creep können ausgeräumt werden, bevor das Projekt losgeht.

3. Unklare Projektziele

Letzten Endes arbeiten Sie an diesem Projekt, weil Sie etwas konkretes erreichen wollen; diese Ergebnisse und Materialien sind Ihre Projektziele.

Wenn Sie klare Projektziele haben, kann Ihr Projektteam mühelos erkennen, welche Aufgaben zum letztendlichen Erfolg Ihres Projekts beitragen, und welche nicht. So können Sie Ihre Energie auf produktive, wichtige Arbeiten konzentrieren. Wenn Sie dagegen keine klaren Projektziele haben, wissen Ihre Teammitglieder vielleicht nicht, welche Arbeit sie priorisieren sollten, und arbeiten dann an Aufgaben, die nicht zu den Projektzielen beitragen. Dadurch kommt es zu unnötigem Aufwand der zu Scope Creep führen kann.

Beispiel für ein unklares Projektziel: Unternehmensblog verbessern und Storys schreiben, die unsere Leser begeistern.

Beispiel für ein klares Projektziel: Im ersten Quartal mindestens fünf unterschiedliche Blogtypen erstellen, unter anderem (aber nicht nur) Kundenstorys, Tipps, neue Produktfunktionen, Highlights aus dem Team und Innovationen. Interaktionen mit jedem Blogeintrag eng überwachen, um die drei beliebtesten Kategorien zu bestimmen und sich in Zukunft auf diese zu konzentrieren.

4. Unrealistische Projektziele

Vielleicht sind Ihre Projektziele ja klar – aber wenn sie etwas definieren, was Ihr Team innerhalb der vorgegebenen Zeit (und im Rahmen Ihres Projekts) nicht wirklich erreichen kann, dann erwartet Ihr Projekt unweigerlich eines von zwei Schicksalen: Scheitern oder Scope Creep.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team die Ziele innerhalb des Zeitrahmens und mit den verfügbaren Ressourcen erreichen kann. Vergleichen Sie Ihre Projektziele mit dem Umfang und dem Zeitplan, um sicherzugehen, dass Sie am Ende ein erfolgreiches Projekt haben werden. Wenn Ihre Projektziele und Ihr Projektumfang zu Anfang des Projekts nicht aufeinander abgestimmt sind, wird es später beinahe unmöglich sein, Scope Creep beim Projektmanagement im Zaum zu halten.

5. Zu viele Köche

Es ist wirklich schwer, ein Projekt zu lenken, wenn jeder versucht, das Steuer an sich zu reißen. Ohne eine eindeutige projektverantwortliche Person – den/die Projektmanager*in – wird Ihre Arbeit ungenau, und der Projektumfang eventuell auch.

Natürlich werden Sie beim Projekt unterschiedliche Beteiligte und Mitarbeiter haben, aber stellen Sie sicher, dass jedes Team eine Person hat, die für die Projektleitung verantwortlich ist und die Arbeit vorantreibt. Für zusätzliche Projektrollen könnte eine RACI-Matrix nützlich sein. RACI steht für die vier wichtigsten Rollen beim Projektmanagement:

• Verantwortung übernehmen (*Responsible*). Das ist die Person, die das Projekt vorantreibt. Sie trifft die meisten Entscheidungen im Tagesgeschäft.

• Genehmigen (*Approver*). Manchmal brauchen Sie Genehmigungen von einem (oder mehreren) Beteiligten. Diese können zum Beispiel das Budget, die Ziele oder den Ton bestimmen.

• Beraten (*Consulted*). Sie könnten beratende Beteiligte ansprechen, um ihre Meinung oder ihren Ratschlag einzuholen. Während die verantwortlichen und genehmigenden Rollen am Ende die Entscheidungen treffen, ist die beratende Person meistens der Fachexperte.

• Informieren (*Informed*). Das bezeichnet Personen, die über Ihr Projekt Bescheid wissen müssen. In dieser Rolle könnten Ihr Projektteam, funktionsübergreifende Beteiligte oder Führungskräfte sein.

6. Ineffektive Änderungssteuerung

Selbst mit klar definierten Rollen brauchen Sie immer noch einen effektiven Prozess zum Steuern der Änderungen. Änderungssteuerung ist ein Prozess der Änderung von wichtigen oder grundlegenden Elementen eines Projekts, wie zum Beispiel des Projektumfangs, damit es nicht zu Scope Creep kommt.

Statt Beteiligten einfach zu erlauben, Änderungen durchzuführen, implementiert die Änderungssteuerung Regeln und Beschränkungen für jegliche Änderungen im Projekt. Meistens bedeutet das einen Prozess, in dem Teammitglieder oder Beteiligte nach Änderungen fragen, einen Schritt, in dem diese dann vom Projektmanager und anderen wichtigen Projektbeteiligten überprüft werden, und ein System zur Entscheidung über die Annahme, Ablehnung oder Aufschiebung der Änderungen.

Ein Prozess zur Änderungssteuerung ist wichtig, weil er Ihnen die Möglichkeit gibt, Kontrolle über Ihr Projekt zu behalten, aber auch die Flexibilität bietet, neue Anforderungen aufzunehmen, wenn es wirklich notwendig ist. Mit einem Prozess zur Änderungssteuerung können sich Projektdetails immer noch ändern; aber wenn sie es tun, können Sie sich sicher sein, dass es dafür gute Gründe gibt.

7. Kundenfeedback in letzter Minute

Kundenfeedback ist für kundenorientierte Arbeit wie neue Produkte oder Marketingkampagnen unerlässlich. Aber wenn Sie sich nicht proaktiv um Feedback bemühen, erhalten Sie womöglich stattdessen späte Änderungswünsche, welche die Vorgaben, die Ziele, den Umfang oder den Zeitrahmen Ihres Projekts komplett ändern und somit zu Scope Creep führen. Das kann heißen, dass Sie Ihre aktuelle Arbeit umstellen müssen, oder sogar mit neuen Funktionen oder Anforderungen wieder bei Null anfangen.

Wir sind alle Menschen, und so auch Ihre Kunden. Es gibt nun mal Änderungen in letzter Minute, und nicht immer kann man etwas dagegen tun. Manchmal werden Sie große Teile Ihres Projekts ändern müssen, ohne dass es eine Möglichkeit gegeben hätte, das zu verhindern.

Um die Wahrscheinlichkeit solcher Ereignisse zu reduzieren, ist es wichtig, das passende Änderungsmanagement zu implementieren und viel Kundenfeedback einzuholen, und zwar so früh wie möglich. Bitten Sie regelmäßig um Nutzerfeedback, und sammeln Sie proaktiv Kundenrückmeldungen. Mehr Tipps finden Sie in unserer kostenlosen Vorlage für Nutzerforschung.

Welche Auswirkungen kann Scope Creep haben?

Bei jedem Projekt kann es vorkommen, dass zusätzliche Anforderungen hinzugefügt werden müssen. Für die meisten dieser Projekte wird das zu kleinen Verzögerungen führen. Besonders gefährlich wird Scope Creep jedoch bei Projekten mit einem Fixpreis oder sehr knappen Deadlines.

In diesen Fällen kann Scope Creep folgende Auswirkungen haben:

• Überschreitung des Budgets

• Nicht mehr haltbare Deadlines

• Schlechtere Qualität

• Überstunden und Stress

• Erhöhter Kommunikationsaufwand

Was kann man gegen Scope Creep tun?

Bei den potenziell negativen Auswirkungen stellt sich die Frage, wie man im Projektmanagement Scope Creep verhindern kann. Nehmen wir an, Sie arbeiten bereits an einem Projekt und machen sich wegen Scope Creep Sorgen. Was nun? Wissen Sie, wie Sie bei Scope Creep handeln sollten oder es von Anfang an ausschließen?

Wenn Sie fühlen, dass Ihr Projektumfang auszuufern droht, gibt es einige Dinge, die Sie tun können:

• Beziehen Sie sich auf den Projektumfang. Wenn Projektbeteiligte auf neue Ergebnisse drängen, erinnern Sie sie an den Projektumfang – was darin enthalten war, und was nicht. Hoffentlich wird das dem gesamten Projektteam helfen, sich wieder auf die Projektanforderungen zu besinnen.

• Wenn das nicht hilft, versuchen Sie es mit einem Prozess zur Änderungssteuerung. Bitten Sie den Anfragenden, die Änderungsanfrage durch die von Ihnen eingerichtete Prozedur der Änderungssteuerung einzureichen. Dann überprüfen Sie diese Anfrage mit den Projektbeteiligten und entscheiden Sie, ob dafür der Projektumfang geändert werden soll.

• Wenn die Umfangsänderung angenommen wird, überlegen Sie, ob andere Ergebnisse zurückgestellt werden sollen. Gibt es etwas, das Sie aufschieben oder ganz auslassen können, um sich dieser neuen Arbeit zu widmen?

• Wenn Sie keine bereits eingeplanten Arbeiten zurückstellen können, schauen Sie sich Ihre Projektressourcen an. In Ihrem Ressourcenmanagementplan können Sie sehen, ob es Ressourcen gibt, die Ihnen beim Erreichen der Ziele Ihres Gesamtprojekts helfen können.

Um das alles zu schaffen, also Klarheit über den Umfang, die Ziele und den Plan Ihres Projekts zu bekommen und zu behalten, sollten Sie ein Work Management Tool wie Asana nutzen. Mit Asana können Sie all Ihre Arbeitsabläufe steuern und sie mit Ihrem ganzen Team teilen, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.

Tschüss, Scope Creep

Einige werden sagen: „Naja, Scope Creep passiert nun mal.“ Aber das muss nicht sein. Jetzt wissen Sie, wie Sie bei Scope Creep handeln sollten und es schon bei Projektbeginn verhindern. Mit einem klaren Projektumfang, einem zugänglichen Projektplan, einem effizienten Change Management und einer benutzerfreundlichen Work-Management-Lösung können Sie Ihre Projektziele erreichen, ohne über den Projektumfang hinauszugehen.

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