Die Kurzanleitung zum Festlegen des Projektumfangs in 8 Schritten

22. Januar 20216 Minuten Lesezeit
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Beim Projektmanagement sollten Sie sich ambitionierte, aber keineswegs unrealistische Ziele setzen. Der Umfang Ihres Projektes sollte auf den Punkt genau passen: Groß genug, um alle Projektergebnisse einzuschließen, aber so übersichtlich, dass die Ziele erreichbar bleiben.

Das schaffen Sie am besten, indem Sie den Projektumfang festlegen. So erreichen Sie Ihre Projektziele frist- und budgetgerecht, ohne Ihr Team zu überlasten. In diesem Artikel behandeln wir sämtliche Aspekte, mit denen auch Sie den Projektumfang genau festlegen und bestmöglich verwalten können.

Was versteht man unter „Projektumfang“?

Indem Sie den Projektumfang definieren, stecken Sie die Grenzen des Projekts ab und legen die Ziele, Fristen und Projektergebnisse fest, die Sie erreichen möchten. Mit einem klar festgelegten Projektumfang ebnen Sie den Weg dafür, dass die Ziele des Projekts ohne Verspätung oder Überlastung der Teammitglieder erreicht werden.

Sie müssen den Projektumfang keineswegs alleine festlegen. Holen Sie sich wichtige Beteiligte mit ins Boot und stellen Sie sicher, dass alle das gleiche Verständnis über die Ziele des Projekts haben. Wenn Sie an der Einführung eines Produkts arbeiten, sollten Sie sich mit Beteiligten aus den jeweiligen Teams in Ihrem Unternehmen (etwa dem Produkt-, Design- und Content-Team) absprechen. Je nach Komplexität des Projekts können Sie auch einen Prozess zur Änderungssteuerung einführen. Dazu später noch mehr.

Was ist die Beschreibung des Projektumfangs?

Die Beschreibung des Projektumfangs ist ein schriftliches Dokument, das den Umfang des Projekts darlegt. Je nach Komplexität Ihres Projekts kann diese Beschreibung ein Abschnitt Ihres Projektplans oder ein eigenständiges Dokument sein. Wenn Sie zusätzlich mit einem externen Team oder Anbieter zusammenarbeiten, können Sie Ihre Beschreibung zu einer Leistungsbeschreibung umwandeln, in der die Vereinbarung zwischen Ihnen und den externen Anbietern festgehalten wird.

Was ist Scope Creep?

Scope Creep geschieht, wenn die angepeilten Projektergebnisse den Projektumfang überschreiten. Ein Beispiel: Sie arbeiten an einer Markteinführung für ein Produkt, aber haben im Vorfeld keine Beschreibung des Projektumfangs erarbeitet. Mitten im Projekt fügt ein Beteiligter eine Presseerklärung als ein Projektergebnis hinzu. Ein paar Tage danach möchte dann ein weiterer Beteiligter am Ende des Projekts einen Blogbeitrag zum neuen Produkt erhalten. Mit dieser zusätzlichen Arbeit hat Ihr Team weder gerechnet noch war es darauf vorbereitet, was zu unnötigem Stress und Verzögerungen bei den ursprünglichen Projektergebnissen führen kann.

Wenn es für Ihr Projekt zusätzlichen Arbeitsaufwand gibt, arbeiten Sie womöglich an Aufgaben, mit denen Sie zu Anfang des Projekts überhaupt nicht gerechnet haben. Dadurch entstehen wiederum Verspätungen, Überlastungen und Qualitätsmängel bei den Ergebnissen.

Um Scope Creep effektiv vorzubeugen, sollten Sie schon im Vorhinein eine klare Beschreibung des Projektumfangs erstellen und diese mit allen relevanten Beteiligten teilen. So sind alle auf demselben Stand darüber, was im Laufe des Projekts geschehen soll und was nicht.

Lesenswert: 7 häufige Ursachen von Scope Creep – und wie man sie vermeidet

Welche Vorteile bringt es, den Projektumfang bereits frühzeitig festzulegen?

Zu einer guten Projektplanung gehört das Festlegen des Projektumfangs. Ohne eine klare Vorstellung vom Umfang, könnten die Erwartungen an das Projekt immer weiter wachsen und die Kapazitäten Ihres Teams überschreiten, was wiederum zu Verspätungen und Überlastungen führt. Haben Sie den Projektumfang einmal festgelegt, können Sie sich den gesamten Lebenszyklus des Projekts vorstellen und beurteilen, ob Ihre gesetzten Ziele erreichbar sind. Im Einzelnen bedeutet ein festgelegter Projektumfang für Sie Folgendes:

  • Alle Beteiligten haben ein klares Verständnis hinsichtlich der Grenzen des Projekts

  • Die Erwartungen der Beteiligten werden erfüllt und ihre Unterstützung ist Ihnen sicher

  • Projektrisiken werden minimiert

  • Die Budget- und Ressourcenplanung kann präzise durchgeführt werden

  • Das Projekt kann auf Ihre wichtigsten Projektergebnisse ausgerichtet werden

  • Scope Creep wird vermieden

  • Es kann ein Prozess für Änderungsanfragen bei komplexen Projekten eingerichtet werden

8 Schritte zum Festlegen des Projektumfangs

1. Beginnen Sie mit den Projektzielen

Bevor Sie den Projektumfang festlegen können, sollten Sie zunächst die Projektziele erläutern. Projektziele sind die konkreten Ergebnisse, die Sie am Ende Ihres Projekts erreicht haben wollen. Der Projektumfang beschreibt letztendlich den Weg zum Erreichen der Projektziele, doch vorher müssen Sie natürlich wissen, wohin die Reise gehen soll.

Lesenswert: So erstellen Sie ein effektives Projektziel mit Beispielen

2. Erstellen Sie, falls noch nicht geschehen, einen Ressourcenplan

Zusätzlich zu den Projektzielen sollten Sie sich Gedanken zu den Ressourcen machen, die Ihnen während des Projekts zur Verfügung stehen werden. Beim Projektmanagement kann eine Ressource alles vom Projektbudget bis hin zu den Kapazitäten des Teams sein. Ein Ressourcenmanagementplan beschreibt, auf welche Ressourcen Sie während des Projekts zugreifen können und wie Sie diese effektiv einsetzen.

Nehmen Sie sich vor, schon vor dem Festlegen des Projektumfangs einen Ressourcenmanagementplan zu erstellen. So erkennen Sie bereits beim Verfassen Ihrer Beschreibung des Projektumfangs, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und können so den Projektumfang an die Verfügbarkeiten anpassen.

Lesenswert: Ihr Leitfaden für den Einstieg ins Ressourcenmanagement

3. Erfassen Sie zusätzliche Projektanforderungen

Der frühe Vogel fängt bekanntlich den Wurm – das gilt auch für die Projektplanung. Für den Augenblick sollten Sie sich jedoch auf weitere potenzielle Einflussfaktoren auf den Projektumfang konzentrieren. Denken Sie daran: Mit dem Projektumfang legen Sie die Grenzen und die wichtigsten Ziele sowie das Budget, die Ressourcen und die gewünschten Ergebnisse fest. Gibt es weitere Faktoren, die eine Rolle spielen könnten, wie etwa der zeitliche Rahmen des Projekts, dann sollten Sie das jetzt schon berücksichtigen.

4. Erstellen Sie einen Entwurf für die Beschreibung des Projektumfangs

Jetzt gilt es, alles, was Sie zusammengetragen haben, in die Beschreibung des Projektumfangs einzupflegen. Diese Beschreibung sollte klarstellen, was im Umfang des Projekts enthalten ist, was nicht, und warum.

Je nach Komplexität Ihres Projekts könnte Ihre Beschreibung des Projektumfangs in Form von Stichpunkten, als ausführlicher Paragraph oder umfassende Leistungsbeschreibung auftreten. Unabhängig davon, wie lang die Beschreibung ist, sollten Sie die Projektziele darlegen und klar festlegen, was außerhalb des Projektumfangs liegt.

Wenn Sie ein wenig Inspiration bei der Festlegung des Projektumfangs benötigen, können Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Zu welchem Zweck arbeiten wir an diesem Projekt? Was sind unsere endgültigen Ziele und Ergebnisse?

  • Welche Einschränkungen gibt es? Welches Budget, wie viele Mitarbeiter und Ressourcen stehen uns zur Verfügung? Welche Teammitglieder werden am Projekt beteiligt sein?

  • Wann müssen wir unsere Ergebnisse liefern? Was ist der zeitliche Rahmen dafür?

  • Was ist *nicht* im Projektumfang enthalten?

Beispiel für eine Beschreibung des Projektumfangs

Folgendes Szenario: Sie möchten die Website Ihres Unternehmens neu gestalten. Ihr Projektumfang könnte folgendermaßen aussehen:

Projektziele:Projektziele: Backend der Website auf CMS-Plattform übertragen, um die Geschwindigkeit und Flexibilität der Website zu erhöhen.

Ressourcen:Ressourcen:

  • Das dreiköpfige Team der Webproduktion, 30 Stunden Arbeit pro Woche über 6 Wochen

  • Leitender Softwareentwickler (eine Person), 10 Stunden Arbeit pro Woche über 6 Wochen

  • Prüfung durch IT- und Rechtsteam (zwei Teams), 5 Stunden Arbeit auf Anfrage pro Woche

  • 7.000 € Budget für das CMS

Ergebnisse:Ergebnisse:

  • Schulung aller Content-Autoren bis Ende Mai 2021

  • Portierung der Website auf das neue CMS bis Juni 2021

Projektstrategieplan und Zeitplan:

  • 26. April: Suche nach passendem CMS beginnt

  • 10. Mai: Prüfung durch IT- und Rechtsteam

  • 17. Mai – 3. Juni: Übertragung durch das Webproduktions-Team

  • 31. Mai: Schulung der Content-Autoren

  • 4. Juni: CMS ist live

Nicht im Projektumfang:Nicht im Projektumfang:

  • Neues DAM-System etablieren

  • Anpassbare Webseiten im neuen CMS einrichten

5. Holen Sie die Unterstützung und das Einverständnis von wichtigen Beteiligten ein

Bevor Sie Ihre Beschreibung des Projektumfangs abschließen, sollten Sie sich der Unterstützung der Projektbeteiligten sicher sein. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, letzte Änderungen und Anpassungen vorzunehmen, Ihre Projektziele noch einmal zu überdenken und zu entscheiden, was nicht Bestandteil des Projekts sein soll. Wenn Ihr Projekt erst einmal läuft, ist es umso schwieriger, bestimmte Elemente Ihres Projektumfangs zu ändern. Deshalb: Sorgen Sie dafür, dass jeder Beteiligte sich über den Umfang des Projekts im Klaren ist.

Lesenswert: Was ist eine Analyse der Projektbeteiligten und warum ist sie wichtig?

6. Richten Sie bei Bedarf einen Prozess zur Änderungssteuerung ein

Wenn Sie viele Projektbeteiligte haben oder Ihr Vorhaben besonders komplex ist, könnte es sinnvoll sein, einen Prozess zur Änderungssteuerung zu etablieren. Bei großen und komplexen Projekten ändern sich zwangsläufig bestimmte Dinge während des Projektverlaufs. Vielleicht war Ihr Zeitplan zu sportlich oder Sie haben neues Kundenfeedback erhalten, durch das Sie wichtige Ergebnisse anpassen müssen. Ihr Projekt soll keineswegs in Stein gemeißelt sein, doch gleichzeitig soll nicht jeder mir nichts, dir nichts Änderungen daran vornehmen dürfen – das führt zu Scope Creep.

Ein Prozess zur Änderungssteuerung meint eine Reihe von Schritten, die Beteiligte durchlaufen müssen, bevor Ihre Änderung angenommen wird. Um einen solchen Prozess einzurichten, brauchen Sie eine Möglichkeit für das Projektteam und die Beteiligten, Änderungsanfragen zu stellen. Das können Sie zum Beispiel über ein zentrales Formular für Anfragen erreichen. Hier kann eine zuvor ausgewählte Gruppe wichtiger Beteiligter die Anfrage prüfen und beurteilen, ob die Änderung wichtig genug ist, um im Projekt berücksichtigt zu werden. Falls die Antwort „Ja“ lautet, sollten Sie die Priorität anderer Arbeitsvorgänge überdenken, damit ungeplanter Arbeitsaufwand (Scope Creep) vermieden wird.

7. Teilen Sie Ihre Beschreibung des Projektumfangs mit dem Team

Die Projektbeteiligten haben den Projektumfang geprüft und bestätigt. Als Nächstes müssen Sie ihn mit Ihrem Projektteam teilen. Damit Ihr Team eine zentrale Informationsquelle über die zu erledigende Arbeit erhält, sollten Sie die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools in Betracht ziehen.

8. Verweisen Sie während des Projekts gelegentlich auf die Beschreibung Ihres Projektumfangs

Wenn Sie die Beschreibung des Projektumfangs häufig zu Rate ziehen, können Sie immer wieder sicherstellen, dass Sie sich auf dem richtigen Weg befinden und nicht Gefahr laufen, ungeplanten Arbeitsaufwand mit ins Projekt aufzunehmen. Wenn jemand neue Elemente zu Ihrem Projekt hinzufügen möchte, ohne den Prozess zur Änderungssteuerung durchlaufen zu haben, verweisen Sie auf die Beschreibung des Projektumfangs und bitten Sie diese Person, ihre Ideen über das Formular als Anfrage oder dringliche Änderung zu übermitteln.

Legen Sie mithilfe des Projektumfangs Grenzen fest

Mit der Beschreibung des Projektumfangs ebnen Sie den Weg für ein planmäßiges und erfolgreiches Projekt. Indem Sie den Projektumfang bestimmen, unterstützen Sie Ihr Projektteam und beugen Überlastungen vor. Das kann allerdings nur geschehen, wenn Sie den Projektumfang klar kommunizieren. Das Dokument zur Beschreibung des Projektumfangs sollte schon früh für alle Beteiligten als Referenz dienen aber auch im weiteren Verlauf des Projekts häufig erneut zu Rate gezogen werden.

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