Was ist Ressourcenmanagement? Alles Wichtige im Überblick!

Führungskräfte stehen oft vor der Herausforderung, ihr Team weder zu überfordern noch zu unterfordern. Heutzutage, wenn Unternehmen schnell – und oft virtuell – unterwegs sind, wird dem Arbeitspensum von Mitarbeitern manchmal nicht genug Beachtung geschenkt. Die Entwicklung eines Ressourcenmanagement-Plans im Rahmen einer umsichtigen Ressourcenplanung schafft in solchen Fällen Abhilfe und gibt Ihnen einen kontinuierlichen Einblick in die Arbeitsbelastung Ihrer einzelnen Mitarbeiter und des ganzen Teams zum Zwecke der Kapazitätsplanung. So können Sie alle Ihre Ressourcen effektiv im Gleichgewicht halten, Engpässe vermeiden und erhalten einen vollständigen Überblick darüber, wie Ihr Team seine Ziele umsetzt.

Was ist Ressourcenmanagement?

Ressourcenmanagement (in Englisch: resource management) ist der Prozess zur Planung und Terminierung der Ressourcen und Aktivitäten von laufenden Projekten. Eine Ressource kann alles Mögliche sein, von Betriebs- und finanziellen Mitteln bis hin zu technischen Tools und Personalkapazitäten – im Grunde alles, was Sie zur Durchführung eines Projekts benötigen.

Wenn Sie zu entscheiden versuchen, wie Sie die Ressourcen Ihres Teams am besten verwalten oder zuweisen sollen, stellen Sie sich folgende Fragen:

1. Wann und in welchem Umfang steht jede Ressource zur Verfügung?

2. Wie sieht der Zeitplan für die einzelnen Aktivitäten aus?

3. Wie viele Ressourcen werden für die Durchführung der einzelnen Aktivitäten benötigt?

4. Wer eignet sich am besten zur Durchführung der Aktivität?

Was ist ein Ressourcenmanagement-Plan?

Ein Ressourcenmanagement-Plan wird verwendet, um jede Art von Ressource, die Sie für Ihr Projekt benötigen, zu verwalten und zuzuweisen. Eine effektive Ressourcenplanung beschreibt die spezifischen Ressourcen (unter anderem Personalressourcen, finanzielle Ressourcen, technische Ressourcen und physische Ressourcen) und Aktivitäten, die im Laufe eines Projekts oder einer Initiative erforderlich sind. Er wird Ihnen, also dem faktischen Projektmanager, als Orientierungshilfe dienen, indem er eine umfassende Sicht auf alle Variablen eines Projekts bietet: das Budget, den Personalbedarf, die Kapazitätsplanung, technologische Limitationen – was auch immer Sie benötigen. Sie können jede Ressource auf einfache Weise verwalten, planen und zuweisen und gleichzeitig die Verfügbarkeit der Ressourcen maximieren. Wenn Sie lernen, Ressourcen zuzuweisen, werden Sie (und Ihr Team) auch in der Lage sein, Projekte effektiver durchzuführen.

Welche Vorteile hat ein Ressourcenmanagement-Plan?

Oft wissen wir nicht, dass unsere Teammitglieder von Projekten überschwemmt sind oder es Engpässe gibt, bis es zu spät ist. Aber es geht auch anders: Ressourcenmanagement erlaubt Ihnen, dem Manager oder Teamleiter, sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder sich sowohl mit ihrem Arbeitsumfang als auch mit den Tools, die sie für jede Aufgabe brauchen, wohlfühlen.

Ein effektiver Ressourcenmanagement-Plan hilft Ihnen nicht nur, eine sinnvolle Ressourcenplanung durchzuführen, sodass Ihre Projekte reibungslos ablaufen; er verhindert auch Burnout bei Ihren Mitarbeitern. Mit dem richtigen Ressourcenmanagement geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, in einem stetigen Tempo zu arbeiten und bessere Qualität abzuliefern. Zusätzlich wird Ihr Team am Ende eines Tages zufriedener sein, weil alle nötigen Ressourcen zur Verfügung standen.

FAQ: Sollte ich für mein Projekt einen Ressourcenmanagement-Plan erstellen?

Die kurze Antwort lautet: ja. Ressourcenmanagement im Projektmanagement ist nicht nur eine nette Beigabe. Es ist vielmehr ein Muss, um Ihr Team zu unterstützen und Burnout zu vermeiden. Dass Ressourcenmanagement Vorteile liefert, sollte klar sein. Dass die Vorteile der Ressourcenplanung bei weitem die Zeit überwiegen, die man dafür benötigt, liegt ebenfalls nahe. Im Grunde bestimmt sie die Anzahl der Projekte, die Ihr Team bewältigen kann, sowie deren Qualität. Für Sie als Projektleiter ist Ressourcenmanagement eine gute Möglichkeit, die Effizienz zu steigern, Überarbeitung zu vermeiden und die Arbeitsbelastung Ihres Teams effektiv zu managen.

Welche Vorteile hat Ressourcenmanagement?

Wenn Sie noch nicht davon überzeugt sind, dass Ressourcenmanagement Vorteile für den Erfolg Ihres Teams bietet, lassen Sie uns etwas tiefer ins Detail gehen. Die folgenden Vorteile geben Ihnen Antwort auf die Frage “Warum ist Ressourcenmanagement wichtig?:

1. Den Überblick behalten

Sie können Ressourcen für neu aufkommende Projekte am besten zuweisen, wenn Sie genau wissen, woran Ihr Team arbeitet. Mit einem Ressourcenmanagement-Plan aus einer zentralen Informationsquelle haben Sie einen besseren Einblick. Bei Bedarf können Sie auch Änderungen an Ihrem Ressourcenmanagement-Plan vornehmen, um eine Überlastung zu vermeiden und die Effizienz Ihres Teams zu maximieren. Diese übergeordnete Übersicht hilft Ihnen, den Zusammenhang zwischen der Ressource, der einzelnen Aufgabe und dem Projektzeitplan zu erschließen und zu entscheiden, ob die Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters vielleicht zu hoch oder zu niedrig ist. Hier bietet sich Ihnen die Gelegenheit, potenzielle Probleme im Voraus zu erkennen und ein Projekt erfolgreich durchführen zu kennen.

2. Arbeit sinnvoll verteilen

Sie kennen wahrscheinlich die Stärken und Schwächen jedes Ihrer Teammitglieder. Bei der Zuweisung von Ressourcen ist es wichtig, sich zu überlegen, wer bei welcher Aufgabe oder Aktivität am besten eingesetzt ist. Sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Team und lassen Sie es am Entscheidungsprozess teilhaben. Auf diese Weise fühlen sich die Beteiligten von Anfang an miteinbezogen. Sorgen Sie dafür, dass sie ihre Zeit effektiv nutzen, indem Sie darauf achten, wer bereits mit anderen Projekten ausgelastet ist und wer über zusätzliche Kapazitäten verfügt.

3. Alle Teammitglieder auf den gleichen Stand bringen

Indem Sie in Ihrem Team ausreichend Transparenz schaffen, sorgen Sie dafür, dass niemand außen vor bleibt. Diese Vorgehensweise ist deshalb so wichtig, weil weniger Verwirrung aufkommt, wenn jeder weiß, wer was bis wann erledigt und alle Teammitglieder sich über ihre Verantwortlichkeiten im Klaren sind. Auf diese Weise erkennen sie, welche Rolle sie in einem Projekt spielen und welchen Beitrag sie zum Erfolg des Teams oder des Unternehmens leisten. Gute Teamarbeit führt nicht nur zum erfolgreichen Abschluss von Projekten, sondern ebenso zu mehr Spaß bei der Arbeit!

4. Realistische Ziele setzen

Es macht keinen Sinn, Ziele zu setzen, von denen Sie wissen, dass sie nicht erreicht werden können. Stattdessen können Sie mithilfe von Ressourcenmanagement herausfinden, was sich realistischerweise bis wann erledigen lässt. Wenn Sie alles genau erfasst haben, einschließlich aller notwendigen Ressourcen, hilft das Ihnen, Abhängigkeiten zu erkennen und bei Bedarf nachzusteuern. Manchmal kann das auch bedeuten, dass die Ressourcen an Ihr Team angepasst werden müssen. Fristen und Prioritäten müssen dann neu überdacht und zugunsten eines realistischen Zeitplans angepasst werden. Niemand verpasst gerne Fälligkeitstermine. Eine proaktive Anpassung der Ressourcen kann jedoch dazu beitragen, dass Ihr Team keine Frist mehr versäumt.

5. Zukünftige Ressourcenplanung verbessern

Wenn Sie ständig im Blick haben, woran jeder Ihrer Mitarbeiter arbeitet, und die verfügbaren Ressourcen auf der Basis dieses Wissens zuweisen, schafft das mit der Zeit eine gewisse Routine. Je vertrauter Sie mit dem Ressourcenmanagement-Plan sind, desto besser können Sie künftige Kapazitäten einschätzen und vorausplanen. Auf dieser Grundlage können Sie sich für ein höheres Budget oder mehr Personal einsetzen, falls ein ähnliches Projekt auf Ihrem Schreibtisch landet. Zusätzlich lassen sich fundierte Entscheidungen hinsichtlich der erforderlichen Mitarbeiterzahl zu treffen.

Wie erstelle ich einen Ressourcenmanagement-Plan?

Sie können einen Ressourcenmanagement-Plan in jedem beliebigen Tool erstellen – theoretisch könnten Sie sogar eine Tabelle nutzen, um den Überblick über Ressourcenverteilung und -verfügbarkeit zu behalten. Das beste Ressourcenmanagementtool ist jedoch eines, das Ihrem Team als zentrale Informationsquelle dient.

Asana ist ein Work Management Tool, das Teams dabei hilft, auf dem gleichen Stand zu bleiben, Fristen einzuhalten und ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie Asana für das Ressourcenmanagement nutzen, sehen Sie auf einen Blick, woran jeder in Ihrem Team arbeitet, welche Ressourcen verfügbar sind und wie Sie einen Burnout Ihres Teams vermeiden können. Mit Portfolios und Workload erhalten Sie Einblick in die Kapazitäten Ihres Teams und können von dort aus Ressourcen zuweisen. Wenn Sie dann vor einem neuen Projekt stehen, können Sie folgende Anhaltspunkte nutzen, um das Projekt und die dazugehörigen Ressourcen bestmöglich zu planen:

1. Projektziele definieren

Um die Ressourcen Ihres Teams bestmöglich zu verteilen, müssen Sie die Projektziele kennen. Geht es zum Beispiel um einen einfachen Blogeintrag oder einen Artikel, oder eine größere Kampagne? Mit welchen Kennwerten wird am Ende der Erfolg Ihres Projekts gemessen?

2. Projektumfang festlegen

Was ist der Umfang des Projekts? Sprechen Sie sich nach Möglichkeit mit den wichtigen Projektbeteiligten darüber ab, wie viel Zeit und Ressourcen für das Vorhaben eingesetzt werden sollen. Das gibt Ihnen eine gute Vorstellung vom Projektplan und hilft bei der Bestimmung von Ressourcen, die am besten für die Aufgaben geeignet sind. In dieser Projektphase ist es hilfreich, sicherzustellen, dass Ihnen bei der Bestimmung des Projektumfangs und dem Festlegen des Projektzeitplans keine Ressourcen fehlen.

3. Benötigte Ressourcen identifizieren

Wie wir zuvor erwähnt haben, können Ressourcen in Ihrem Ressourcenmanagement-Plan Ausrüstung, Software (zum Beispiel eine Projektmanagement-Software wie Asana), ein Budget oder die Mitarbeiterkapazität beinhalten. Bei der Erstellung eines Ressourcenmanagement-Plans müssen Sie die Arten von Ressourcen identifizieren, die Sie brauchen und sie denen gegenüberstellen, die Sie faktisch zur Verfügung haben.

4. Verfügbare Ressourcen identifizieren

Das ist das Herzstück des Ressourcenmanagements. Im Idealfall, wenn Ihr Team Projekte in einem Arbeitsmanagement-Tool wie Asana verwaltet, haben Sie eine klare Vorstellung davon, was jeder zu tun hat, und können leicht diejenigen Mitarbeiter identifizieren, die dieses Projekt übernehmen sollten. Je nach Projektumfang müssen Sie die Arbeitsauslastung gegebenenfalls anpassen und andere Tätigkeiten zurückstellen, um Ihr Team nicht zu überlasten.

5. Fortschritt überprüfen

Ein guter Ressourcenmanager bespricht sich während eines laufenden Projektes häufig mit seinem Team. Wie läuft es? Fühlt sich das Team überarbeitet oder ist das Team gar überbesetzt? Betonen Sie, dass Sie Ihrem Team stets hilfreich zur Seite stehen und versuchen Sie zu verstehen, was Ihr Team noch zu tun hat.

Best-Practices und Tipps für Ihr Ressourcenmanagement

Sie sind auf dem besten Weg, einen guten Ressourcenmanagement-Plan zu erstellen. Diese 11 Tipps helfen Ihnen dabei, ein wirklich effektives Ressourcenmanagement in Ihrem Unternehmen einzuführen:

1. Realistische Zeitrahmen setzen. Bringen Sie in Erfahrung, wie schnell jeder Mitarbeiter arbeitet. Das erleichtert die Ressourcenplanung im weiteren Verlauf.

2. Start- und Fälligkeitstermine festlegen. Eine vorgegebene Bearbeitungsdauer für jede Aufgabe bietet einen realistischen Zeitrahmen für die Dauer, die jedes Teammitglied für die Erledigung dieser Aufgabe benötigt. Mit den richtigen Start- und Enddaten können Sie einen genauen Zeitplan für das gesamte Projekt erstellen.

3. Die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter erkennen. Wenn Sie bestens über die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter informiert sind, hilft Ihnen das, die richtigen Ressourcen für jede Aufgabe zu identifizieren.

4. Prioritäten setzen. Entscheiden Sie im Voraus, was beim Arbeitspensum Ihres Teams Vorrang hat. Erstellen Sie Ihren Zeitplan anhand Ihrer Aufgaben, die höchste Priorität haben, und legen Sie fest, welche Ressourcen Sie ans Ziel bringen werden.

5. Helfen Sie Ihrem Team, die Auslastung zu verbessern. Die Auslastung ist der Anteil der Zeit, den Ihr Projektteam an umsetzbaren, strategischen oder „abrechnungsfähigen“ Aufgaben verbringt. Im Durchschnitt verbringen Angestellte 60 % ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit, wie etwa dem Einholen von Genehmigungen oder der Suche nach Unterlagen. Eine Reduzierung der Arbeit rund um die Arbeit ist die beste Möglichkeit, Ihrem Team zu ermöglichen, optimal zu arbeiten und die Arbeitskraft optimal zu nutzen.

6. Nehmen Sie während des Projekts Anpassungen vor. Projektmanagement ist grundsätzlich eine fortlaufende Tätigkeit. Ihre Aufgaben und Zeitpläne können sich ändern, sobald neue Herausforderungen auftauchen. Scheuen Sie nicht davor zurück, Ressourcen so zu verlagern, wie es im Sinne der Effizienzsteigerung nötig ist.

7. Planen Sie zusätzliche Zeit mit ein. Auch wenn die Planung des Ressourcenmanagements von Anfang an entscheidend ist, können Sie nicht alles im Voraus planen. Halten Sie Zeitfenster für unvorhergesehene Arbeitsvorgänge frei und bleiben Sie flexibel.

8. Finden Sie den passenden Stil des Ressourcenmanagements für Ihr Team. Sie kennen Ihr Team besser als jeder andere. Nutzen Sie Ihr Wissen, um die beste Methode des Ressourcenmanagements zu bestimmen, wie z. B. die Einschätzung des Arbeitspensums nach Stunden, Punkten oder der Aufgabenanzahl.

9. Behalten Sie das Arbeitspensum Ihres Teams im Blick. Stellen Sie sicher, dass Sie stets über die aktuelle Arbeitsbelastung Ihres Teams informiert sind und dass jedes Teammitglied das Gefühl hat, dass sein Arbeitspensum fair und umsetzbar ist. Dies hilft Ihnen bei Ihren zukünftigen Planungen und verbessert die Zuweisung von Ressourcen. Somit lassen sich auch Ressourcenkonflikte vermeiden.

10. Verknüpfen Sie Ihren Ressourcenmanagement-Plan mit Ihrem operativen Plan. Operative Planung bedeutet, in einem detaillierten Plan genau festzuhalten, welche Tätigkeiten Ihr Team jede Woche (oder sogar jeden Tag) durchführen wird. Machen Sie Ihren Ressourcenmanagement-Plan zum Teil Ihres operativen Plans, um die Zeit Ihres Teams effektiv zu verwalten.

11. Setzen Sie das richtige Arbeitsmanagement-Tool ein. Durch die Verwendung einer Tabelle verliert man beim Ressourcenmanagement schnell den Überblick. Versuchen Sie stattdessen, ein Arbeitsmanagement-Tool zu nutzen, das Projektportfolio-Management-Funktionen wie zum Beispiel eine einfache Erfassung der Teamauslastung bietet. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht über das Projekte Ihres Teams und können weitere Aufgabendetails an einem Ort einsehen. In Asana sehen Sie sogar einzelne Aufgaben und können diese bei Bedarf per Drag & Drop verschieben.

12. Reduzieren Sie die Ressourcenverschwendung. Es gibt nichts Ärgerlicheres, als wenn Ressourcen unnötig verschwendet werden, weil Materialien zum Beispiel verloren gehen. Ein geordneter Arbeitsplatz nach der 5S-Methode kann hierhilfreich sein.

13. Vermeiden Sie Multitasking. Ihre Ressourcen können mehr leisten, wenn sich diese auf einzelne Aufgaben konzentrieren können. Versuchen Sie daher, parallel auftretenden Aufgaben so gut wie möglich zu vermeiden.

Wertvolle Einblicke ins Ressourcenmanagement von vier Teamleitern

Was kann besser sein als ein Leitfaden zur Ressourcenplanung im Projektmanagement? Wie wäre es mit nützlichen Ratschlägen aus der täglichen Arbeit von vier Teamleitern mit unterschiedlichen Hintergründen und Herausforderungen? Im Folgenden erfahren Sie mehr über den Umgang mit einem Ressourcenmanagement-Plan und erhalten Beispiele aus dem Alltag von Jenny, Ariel, Eric und Reigan.

Was ist für Sie die größte Herausforderung beim Ressourcenmanagement und wie bewältigen Sie diese?

Eine große Herausforderung, mit der ich in Bezug auf das Ressourcenmanagement konfrontiert bin, ist es, einen Überblick über die Arbeitsbelastung meines Teams zu erhalten. Ich muss einen genauen Blick auf jedes Projekt haben, das durchgeführt werden soll.

Um diese Herausforderung zu bewältigen, schaue ich mir zunächst die Roadmap der bevorstehenden Produkteinführungen und Kampagnen an und ermittle dann den Personalbedarf auf Projektebene im Vergleich zu den einzelnen erwarteten Ergebnissen. Ich verwalte alles in einem Arbeitsmanagement-Tool, in dem ein Portfolio mir alle Projekte anzeigt, an denen mein Team jedes Quartal arbeitet. Für kleinere Content-Projekte oder ungeplante Arbeiten habe ich im gleichen Arbeitsmanagement-Tool einen Prozess eingerichtet, mit dem die Mitarbeiter Unterstützung bei der Erstellung von Inhalten anfordern können. Jetzt kann ich neue Anfragen einfach verwalten und die Bedürfnisse, Fristen und Prioritäten ermitteln.

Wenn es um die Personalbesetzung von Projekten oder die Zuweisung von Ressourcen geht, ist das gleichermaßen eine Kunst und eine Wissenschaft. Ich versuche dafür zu sorgen, dass die verfügbare Kapazität eines Mitarbeiters mit dem Umfang der zugewiesenen Aufgabe übereinstimmt. Außerdem achte ich darauf, Projekte zuzuweisen, die mit den individuellen Fähigkeiten und Karrierezielen der Person übereinstimmen.

Was sind Ihre drei wichtigsten Tipps für die Erstellung und Verwaltung eines Ressourcenmanagement-Plans?

1. Finden Sie proaktiv heraus, welche Projekte gerade anstehen. Die meisten Projekte meines Teams werden von anderen Teams angestoßen. Daher ist es wichtig, Partner aus anderen Bereichen zu kontaktieren und eine ganzheitliche Sicht auf das zu erhalten, was auf uns zukommt.

2. Sorgen Sie dafür, dass jedes Teammitglied mindestens ein großes Projekt (z. B. eine Marketingkampagne) auf dem Tisch hat und runden Sie das Arbeitspensum mit wöchentlichen und alltäglichen Aufgaben ab. Das minimiert den Wechsel zwischen verschiedenen Kontexten und sorgt gleichzeitig für Abwechslung.

3. Melden Sie sich häufig bei Ihrem Team, damit Sie das Arbeitspensum aller Personen kennen und Anpassungen vornehmen können. Sorgen Sie stets für einen direkten Draht zu allen Beteiligten. Auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass Ihre Ressourcenpläne aktuell bleiben, falls unerwartete Änderungen oder Ereignisse auftreten.

Was ist für Sie die größte Herausforderung beim Ressourcenmanagement und wie bewältigen Sie diese?

Die größte Herausforderung, die sich mir beim Ressourcenmanagement stellt, besteht darin, einen akkuraten Überblick über die Arbeitsvorgänge meines Teams, unsere Kapazitäten und den Status der Projekte zu erhalten. Dabei sind zahlreiche Feinheiten zu berücksichtigen, denn jeder einzelne Mitarbeiter hat sein eigenes Tempo und seine eigenen Stärken. Ich muss herausfinden, wer die beste Person für ein bestimmtes Projekt ist und diese dann damit beauftragen.

Es ist wichtig, dass die Kommunikation mit den Teammitgliedern ständig verbessert wird. Deshalb sorge ich dafür, dass alle auf demselben Stand sind, indem ich mich regelmäßig bei jedem melde, Stand-up-Meetings organisiere und persönliche Gespräche führe. Außerdem versuche ich, einen Überblick über die Aufgaben aller Beteiligten zu bekommen, um mich auf die Gespräche vorzubereiten. Für Produktionsprozess meines Teams erstelle ich Zeitleisten und erhalte so einen klaren Überblick darüber, wer wofür verantwortlich ist und was die nächsten Schritte sind.

Was sind Ihre drei wichtigsten Tipps für die Erstellung und Verwaltung eines Ressourcenmanagement-Plans?

1. Holen Sie von wichtigen Beteiligten aus verschiedenen Bereichen Feedback zu Ihrem Workback-Plan ein. So können Sie Ihr Team aufeinander abstimmen und realistische Erwartungen und Zeitvorgaben im Voraus festlegen.

2. Verfolgen Sie den Fortschritt in Ihrem Arbeitsmanagement-Tool (insbesondere mithilfe Ihrer Zeitleiste). Behalten Sie die zugewiesenen Aufgaben Ihrer Teammitglieder im Blick und nutzen Sie Ihre Zeitleiste, um festzustellen, ob Sie bei eventuellen Hürden helfen können.

Beobachten Sie, wie Ihr Arbeitsmanagement-Tool von Ihrem Team einsetzt wird. Einige Teammitglieder werden vielleicht das Gesamtbild betrachten, während andere sich auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren. Passen Sie Ihren Arbeitsstil an die Arbeitsweise Ihres Teams an.

Was ist für Sie die größte Herausforderung beim Ressourcenmanagement und wie bewältigen Sie diese?

Eine Herausforderung ist, dass mein Team parallel arbeitet. Daher stelle ich mir die Frage: „Wie kann ich das Ergebnis meines Entwicklerteams maximieren?“ Ich muss mich darauf konzentrieren, ein Gleichgewicht zwischen unseren Zielen und den damit verbundenen Risiken zu erreichen.

In unseren regelmäßigen Teambesprechungen nutze ich die Zeit dafür, die Arbeit aller Beteiligten in einer Liste zusammenzufassen. Anhand der Liste erkennen wir, woran wir in den nächsten Wochen arbeiten und wie die Teammitglieder dazu stehen. Anschließend setzen wir das Gelernte in unserem Arbeitsmanagement-Tool um. Dabei ist es besonders wichtig, alles an einer Stelle klar zu dokumentieren.

Alles wird in unserem Arbeitsmanagement-Tool erfasst, einschließlich der Abwesenheitsmeldungen. So sehen wir auf einen Blick, welche Ressourcen wann zur Verfügung stehen werden und es gibt mir die Möglichkeit, strategisch zu planen. Kurz vor dem Wochenende oder bei mehreren Abwesenheiten im Büro werden wir kein größeres Projekt beginnen.

Was sind Ihre drei wichtigsten Tipps für die Erstellung und Verwaltung eines Ressourcenmanagement-Plans?

1. Falls Sie ein Projekt oder eine Aufgabe mit erhöhtem Risiko vor sich haben, schreiben Sie es sofort auf. Mit dieser Art von Notizen schützen Sie sich selbst und vermeiden jegliche Worst-Case-Szenarien oder sonstige Risiken.

2. Bleiben Sie flexibel. Betrachten Sie Ihre Ressourcenplanung nicht als eine einmalige Aufgabe, die Sie einfach von Ihrer Liste abhaken können. Lernen Sie immer wieder, planen Sie neu und justieren Sie nach, um Ihren Ressourcenmanagement-Plan im Laufe der Zeit zu optimieren.

3. Betrachten Sie das Denken im Team als gemeinschaftliche Aktivität. Jedes Mitglied Ihres Teams sollte ermutigt werden, die eigene Meinung zu teilen, Empfehlungen auszusprechen und andere zu informieren, wenn seine aktuellen Kapazitäten beschränkt sind. Ressourcenmanagement ist nicht die Aufgabe einer einzelnen Person, sondern eine Gruppenleistung.

Was ist für Sie die größte Herausforderung beim Ressourcenmanagement und wie bewältigen Sie diese?

Eine große Herausforderung, die sich mir beim Ressourcenmanagement stellt, ist die richtige Einschätzung von Anfragen. Für jede Anfrage muss ich die geeignete Person identifizieren und dabei die freien Kapazitäten der Teammitglieder berücksichtigen. Ich frage mich oft: „Wer bringt die besten Voraussetzungen mit und kennt sich am besten aus, um diese spezielle Anfrage zu übernehmen?

Mein Team erstellt jeden Monat eine Übersicht über seine fünf Top-Prioritäten, damit ich die Kapazität bewerten kann. Dabei geht es vor allem darum festzustellen, welche Projekte für welche Person am sinnvollsten sind. Ein Projekt für ein bereits bestehendes Vorhaben eignet sich zum Beispiel besser für einen neuen Mitarbeiter. Ein komplexeres Projekt hingegen könnte sich eher für einen Mitarbeiter mit mehr Erfahrung eignen.

Kürzlich habe ich in meinem Arbeitsmanagement-Tool ein Projekt erstellt, das mir eine Übersicht über einen redaktionellen Kalender bietet. Ich sehe alle E-Mail-Kampagnen, an denen mein Team arbeitet und bekomme einen schnellen Überblick darüber, wann eine Kampagne gestartet wird und wer dafür verantwortlich ist.Was sind Ihre drei wichtigsten Tipps für die Erstellung und Verwaltung eines Ressourcenmanagement-Plans?

1. Optimieren Sie Ihren Arbeitsprozess. Besonders wenn mehrere Anfragen gleichzeitig auf Ihrem Schreibtisch landen, fühlt man sich schnell überfordert. Versuchen Sie, diesen Prozess durch digitale Formulare zu vereinfachen, insbesondere, wenn sie sich in Ihr Work-Management-System integrieren lassen.

2. Treffen Sie sich wöchentlich mit Ihrem Team. Machen Sie sich ein Bild davon, wie Ihre Teammitglieder über ihr aktuelles Arbeitspensum denken und mit wie viel Arbeit sie sich wohl fühlen.

3. Bestimmen Sie Ihre Prioritäten. Schauen Sie sich die fünf wichtigsten Prioritäten Ihres Teams im Monat an und finden Sie heraus, auf welche Art von Arbeit sich jede Person konzentriert. Beobachten Sie die Prioritäten Ihres Teams auf wöchentlicher Basis und achten Sie darauf, ob sich etwas geändert hat, um bei Bedarf neue Prioritäten festzulegen.

Bereit zum Erstellen eines Ressourcenmanagement-Plans?

Ressourcenmanagement sollte immer einen festen Bestandteil in Ihrem gesamten Projektmanagementplan ausmachen. Auch wenn es auf den ersten Blick überwältigend erscheinen mag, kann die Zuweisung der richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit Ihre Arbeit im weiteren Verlauf wesentlich erleichtern. Gehen Sie Schritt für Schritt vor und setzen Sie ein Work Management Tool wie Asana ein. Ihr Team wird es Ihnen danken!

Sobald Ihr Ressourcenmanagement-Plan erstellt ist und Sie Ressourcen zugewiesen haben, denken Sie immer daran, die Erfolge Ihrer Mitarbeiter zu erkennen und hervorzuheben. Indem Sie den Erfolg Ihres Teams zelebrieren, sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter motiviert und produktiv bleiben. Wenn Sie dasselbe Tool wie Jenny, Ariel, Eric und Reigan nutzen möchten, schauen Sie sich Asana genauer an – und erledigen auch Sie Ihre Arbeit schneller.