5S-Methode: Definition, Erklärung und Beispiele!

Wenn wir ehrlich sind: Nicht immer ist unser Arbeitsplatz so eingerichtet, wie er eigentlich sein sollte. Wichtige Papiere und Dokumente liegen irgendwo versteckt, das Ladekabel ist nicht auffindbar, etc. Diese Situation kommt sicherlich jedem vor, egal ob man nun einen Arbeitsplatz im Büro oder im Home-Office hat.

Um dem entgegenzuwirken, können Sie die 5S-Methode nutzen. Mit dieser Methode können Sie Ihren Arbeitsplatz so gestalten, dass Sie sich immer auf die wesentlichen Tätigkeiten konzentrieren können und keine Zeit mehr verschwenden müssen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur 5S-Methode. Wir zeigen Ihnen, woher die Methode kommt, was dahintersteckt und welche Vorteile sich dadurch für Sie bieten. Verlieren wir daher keine Zeit und starten direkt los.

Was ist die 5S-Methode?

Beginnen wir mit der Definition der 5S-Methode. Diese Methode wird angewendet, um den Arbeitsplatz bzw. die Arbeitsumgebung effizient zu gestalten. Immerhin sollte dies ein Platz sein, an dem du deine Arbeit optimal und ohne Verhinderungen ausführen kannst. Verschwendungen von Ressourcen oder Ähnliches sollte hierbei vermieden werden.

Die 5S-Methode hilft dabei, den Platz von allen überflüssigen Gegenständen zu befreien. Zudem wird für jeden Gegenstand, der sich auf deinem Arbeitsplatz befindet, ein eigener Platz geschaffen. Somit wissen Sie immer, wo Sie Ihre wichtigen Gegenstände finden können.

Woher kommt die 5S-Methode?

Den Ursprung der 5S-Methode finden Sie in der Produktion. Hier wurde das Verfahren von dem Japaner Taiichi Ono entwickelt, welcher maßgeblich die Prozesse von Toyota zur damaligen Zeit geprägt hat. 

Schon damals wurde die 5S-Methode als Kaizen Lean Management im Produktionsbereich und in der Fertigung gefeiert und immer mehr angewendet. Immerhin halt das Verfahren dabei, den Arbeitsplatz und damit auch die Tätigkeiten weiter zu standardisieren und somit den Ablauf zu optimieren. In den letzten Jahren wurde die Methode aber auch in anderen Bereich vermehrt genutzt, einfach weil das Prinzip sehr einfach zu verstehen ist und leicht angewendet werden kann.

Wie funktioniert die 5S-Methode?

Die 5S-Methode verdankt ihren Namen den fünf verschiedenen Schritten, die alle mit einem “S” beginnen. Die ursprünglichen fünf japanischen Begriffe, waren:

• Seiri

• Seiton

• Seiso

• Seiketsu

• Shitsuke

Im Laufe der Zeit wurden diese Begriffe auch ins Englische und auch ins Deutsche übertragen. In den folgenden Absätzen erklären wir Ihnen mehr zu den einzelnen Schritten und wie Sie die 5S-Methode umsetzen können:

1. Sortieren (Seiri)

Im ersten Schritt geht es zunächst einmal darum, den Arbeitsplatz und die Gegenstände, die sich auf dem Arbeitsplatz befinden, näher zu analysieren. Hierbei sollten Sie Gegenstände danach sortieren, ob diese benötigt werden oder ob diese überflüssig sind.

Sie können in diesem Schritt gleich die unnötigen Gegenstände, die Sie nie brauchen, vom Arbeitsplatz aussortieren. Für die anderen Gegenstände können Sie sich überlegen, ob Sie diese ständig brauchen oder nur unregelmäßig. Es wäre hilfreich für den weiteren Prozess, wenn Sie die Gegenstände entsprechend kennzeichnen können.

2. Systematisieren (Seiton)

Im nächsten Schritt geht es darum, die Anordnung der Gegenstände am Arbeitsplatz zu systematisieren. Alle Gegenstände sollten einen festen Platz haben. Achten Sie hierbei auf eine sinnvolle und effektive Anordnung der Gegenstände. Wichtig Kriterien sind hierbei die Ergonomie und Verwendungshäufigkeit. Für manche Prozesse gibt es auch eine Reihenfolge, welche Sie auch berücksichtigen können und sollen.

Wichtig nach diesem Schritt ist, dass alle Gegenstände ihren eigenen Platz haben, sie leicht zugänglich sind und alles gut geordnet ist. Idealerweise machen Sie nun ein Foto von Ihrem Arbeitsplatz, damit Sie auch immer wissen, wie dieser angeordnet sein sollte. Wenn Abweichungen vom Soll-Zustand auftreten, wird dies nun leichter sichtbar und Sie können den Arbeitsplatz wieder dementsprechend ordnen.

3. Säubern (Seiso)

Mit den ersten zwei Schritten der 5S-Methode ist nun die Vorarbeit geleistet. Gratuliere, Sie haben nun einen geordneten Arbeitsplatz. Nun ist die Arbeit aber noch nicht getan. Im nächsten Schritt geht es um die Sauberkeit. 

Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Arbeitsplatz sauber und hygienisch ist. Ursachen für die Entstehung von Müll sollten so gut wie möglich entfernt werden.Dies ist nicht nur wichtig, wenn Besucher kommen. Sie werden sich auch sicherlich wohler fühlen an einem Arbeitsplatz, der sauber ist. 

Neben der Reinigung ist hierbei aber auch die Inspektion wichtig. Sie sollten regelmäßig prüfen, ob der Arbeitsplatz noch richtig geordnet ist, ob es Abweichungen oder irgendwelche Mängel gibt, die Sie noch beheben müssen.

4. Standardisieren (Seiketsu)

Bei diesem Schritt merkt man auf jeden Fall, dass die 5S-Methode aus dem Produktionsbereich stammt. Denn hierbei geht es darum, dass der ganze Arbeitsbereich idealerweise standardisiert werden sollte. Damit wird die Eingewöhnungszeit bei einem Arbeitsplatzwechsel so einfach wie möglich gehalten. Diese Standardisierung kann auf viele Arten erfolgen, etwa durch 5S-Checklisten, Begrenzungen, der exakten Anordnung der Arbeitsmittel in der richtigen Reihenfolge, etc.

Natürlich ist dieser Schritt nicht bei jeder Tätigkeit möglich. Es gibt aber fast bei jeder Arbeit gewisse Routinetätigkeiten, die zu verrichten sind. Und genau für diese Tätigkeiten empfiehlt es sich, diese zu standardisieren und leicht erklärlich aufzuschreiben.

Ein weiteres 5S-Methode Beispiel wären etwa Softwareprogramme. Wenn jeder Bereich des Unternehmens ein unterschiedliche Software benutzt, ist es schwieriger, zwischen den Bereichen zu kommunizieren. Zudem fällt es bei einem Arbeitsplatzwechsel den Mitarbeitern oft schwer, sich an eine neue Software schnell zu gewöhnen. Setzen Sie deshalb auf einheitliche Tools für das gesamte Unternehmen, wie etwa Asana als Work Management Software.

5. Selbstdisziplin (Shitsuke)

Soviel also zu den ersten 4 Schritten der 5S-Methode. Der letzte Schritt, die Selbstdisziplin, ist zum Schluss keinesfalls zu übersehen. Denn es ist wichtig, dass Sie alles daran setzen, dass Ihr Arbeitsplatz auch aufgeräumt und übersichtlich bleibt. 

Wenn Sie dies nicht tun, wird alles wieder schnell in den alten Zustand zurückfallen. Nun haben Sie wieder einen unaufgeräumten Arbeitsplatz und müssen wieder damit anfangen, alles Unnötige wegzuräumen und den Platz zu ordnen. Sorgen Sie also für Selbstdisziplin, sowohl bei sich selbst als auch bei den anderen Mitarbeitern. Durch einen effektiven Zusammenhalt im Team sorgen Sie dafür, dass jeder Arbeitsplatz in Ihrem Team aufgeräumt bleibt. Somit können Sie allesamt effizient und ohne Verzögerungen oder Behinderungen produktiv arbeiten.

Die Vor- und Nachteile der 5S-Methode

Kommen wir jetzt zu den Vor- und Nachteilen, die mit der 5S-Methode kommen. Denn es gibt auch manche Situationen, bei denen diese Methode nicht angewendet werden kann oder sollte.

Vorteile

• Einfaches System: Die Methode ist grundsätzlich einfach zu verstehen. Unnötige Dinge wegräumen, die restlichen Gegenstände sortieren, den Arbeitsplatz sauber halten und Prozesse standardisieren. Dieses System lässt sich leicht umsetzen.

• Zeitersparnis: Indem Sie immer wissen, wo sich Ihre Arbeitsgegenstände befinden und Sie nicht lange suchen müssen, verringern sich die Suchzeiten deutlich. Diese Zeit können Sie nutzen, um sich besser auf die eigentliche Arbeit konzentrieren zu können.

• Sensibilisierung der Mitarbeiter: Durch die 5S-Methode bekommen die Mitarbeit ein besseres Gefühl darüber, warum Unordnung schlecht ist und welche Gewohnheiten am Arbeitsplatz für Ineffizienz sorgen. Dies hilft dabei, langfristig das Denken der Mitarbeiter positiv zu prägen.

• Förderung von Routine: Bei vielen Bereichen ist es wichtig, dass Routinearbeiten effizient und mit wenigen Verzögerungen durchgeführt werden. Die 5S-Methode schafft dies durch die Standardisierung der Abläufe und die Aufzeichnung über 5S-Audits oder Checklisten.

Nachteile

• Standardisierung nicht immer möglich: Nicht alle Schritte lassen sich auf alle Bereiche übertragen. Denn oftmals gibt es einfach keine Arbeitsabläufe, die sich wirklich standardisieren lassen. Oftmals ist es kontraproduktiv, wenn Abläufe übertrieben formalisiert werden.

• Mehr reaktiv als proaktiv: Der erste Schritt der 5S-Methode besagt, dass die unnötigen Gegenstände entfernt werden sollten. Diese Methode wird demnach also eher reaktiv eingesetzt, wenn die Unordnung überhand nimmt.

Fazit zur 5S-Methode

Die 5S-Methode als Methode zur Arbeitsplatzorganisation hat auf jeden Fall seine Vorteile. Sie lernen dadurch, warum es wichtig ist, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen und sauber zu halten. Natürlich lässt sich die 5S-Methode nicht in jedem Bereich zu 100% anwenden, da die Methode eben aus dem Produktionsbereich stammt, wo hauptsächlich Routineaufgaben durchzuführen sind.

Die Essenz der 5S-Methode ist aber für so ziemlich jeden Bereich wichtig. Ihr Arbeitsplatz ist wichtig, denn dort verrichten Sie Ihre tägliche Arbeit. Ist dieser unaufgeräumt und unübersichtlich, verschwenden Sie Zeit. Sie können sich dadurch einfach weniger auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Sorgen Sie also für Ordnung, denn es ist wirklich hilfreich.