Tipps zur Priorisierung von Aufgaben – damit Sie schneller vorwärts kommen

Priorisierung von Aufgaben bei der Arbeit
  • In diesem Artikel lernen Sie:
    • Die ersten Schritte zur Priorisierung von Aufgaben
    • Verschiedene Methoden zur Priorisierung von Verantwortlichkeiten
    • Wie Sie Ihren Kalender am effektivsten zur Aufgabenplanung nutzen

Wenn Sie wie die meisten sind, beginnen Sie Ihre Arbeit normalerweise mit der Absicht, so produktiv wie möglich zu sein. Doch im Laufe des Tages stellen Sie fest, dass Sie mehrere dringende Anfragen gleichzeitig bearbeiten und Ihre Aufgabenliste immer weiter wächst. Was Sie ursprünglich erreichen wollten, scheint immer weiter in die Ferne zu rücken.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. Viele von uns haben noch nicht die richtige Methode zur Priorisierung von Aufgaben gefunden und verspüren stets das Gefühl, einiges aufholen zu müssen. Wir riskieren, wichtige Termine zu verpassen und sind ständig besorgt, den Überblick zu verlieren. Aber genug ist genug. Mit einigen einfachen Methoden zur Priorisierung und Verwaltung Ihres Arbeitspensums können Sie nun aus dem Teufelskreis ausbrechen.

Mit den ersten Schritten zur Priorisierung Ihrer Aufgaben handeln Sie proaktiv, statt reaktiv. Dadurch steigern Sie letztendlich Ihre Produktivität, halten Ihre Termine ein und verwalten Ihre Arbeitszeiten besser. Werfen Sie einen Blick auf die folgenden Tipps und finden Sie die für Sie passende Vorgehensweise zur Priorisierung Ihrer Aufgaben während der Arbeit:

Beginnen Sie mit einer To-do-Liste

Um Aufgaben priorisieren zu können, müssen Sie sich erst einmal einen Überblick darüber verschaffen, was Sie zu erledigen haben. Dies mag vielleicht rudimentär klingen, aber viele überspringen diesen Punkt, weil sie sich gleich kopfüber in ihre Projekte stürzen. Nehmen Sie sich stattdessen etwas Zeit und listen Sie alles auf, woran Sie in Ihren verschiedenen Projekten arbeiten müssen. Größere Aufgaben sollten Sie dabei in Unteraufgaben unterteilen, um sich weniger überfordert zu fühlen.

Sobald Sie Ihre Aufgaben an einem Ort aufgelistet haben, fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, wie z. B. die Dauer der Umsetzung, den Grad der Wichtigkeit oder die Dringlichkeit der Aufgabe. Durch diese Übersicht erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die zu erledigenden Aufgaben und ein Gefühl für den Umfang der Arbeit. Auf diese Weise können Sie viel besser entscheiden, welcher Aufgabe Sie sich als zuerst widmen sollten. Machen Sie sich vorerst keine Gedanken über die Organisation der Aufgaben – Hauptsache Sie haben nun alles an einem Ort.

Asana-Tipp: Meine Aufgaben ist eine Funktion von Asana, die automatisch alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben in einer einzigen Ansicht zusammenfasst. Diese Ansicht dient als Master-Checkliste, damit Sie sich immer auf die richtigen Aufgaben konzentrieren können.

Die richtige Priorisierungsmethode für Ihre To-do-Liste finden

Wie Sie letztendlich Ihre Aufgaben priorisieren, hängt ganz von der Art Ihrer Arbeit und Ihrem persönlichen Arbeitsstil ab. Aber es gibt einige gängige Methoden der Aufgabenpriorisierung, die für Sie funktionieren könnten. Lassen Sie uns einen Blick auf die gängigsten Methoden zur Priorisierung von Aufgaben werfen:

Iss den Frosch

Das Iss-den-Frosch-Prinzip ist kein wörtlich gemeinter Vorschlag, sondern ein System, das auf einem Zitat des weisen Mark Twain basiert: „Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann tue es am besten gleich als Erstes am Morgen. Dann ist das Schlimmste hinter dir und der Tag kann nur noch besser werden.” In der Welt der Arbeitsorganisation bedeutet dies, dass große oder komplexe Aufgaben zuerst gelöst werden sollten.

Solche Aufgaben, die dem höchsten Zweck dienen und an übergeordnete Ziele gebunden sind, sollten ganz oben auf der Prioritätenliste stehen. Sobald Sie Ihren „Frosch des Tages” gegessen haben, können Sie sich nun, basierend auf Faktoren wie Fristen, weiteren Aufgaben zuwenden.

„Iss den Frosch” in der Praxis: Beenden Sie zuerst die wichtige Präsentation, die Sie Ende der Woche vor der gesamten Chefetage halten müssen. Danach können Sie Ihre E-Mails beantworten, Kunden anrufen, an Ihrem Bewertungsformular arbeiten oder Verträgen den letzten Schliff verpassen.

Das Eisenhower-Prinzip

Eine weitere Methode, die auf einem Zitat einer berühmten Person basiert, ist das Eisenhower-Prinzip. Sie beginnt damit, Aufgaben in vier Felder zu verteilen, je nachdem, ob sie wichtig, dringend, beides oder nichts von beidem sind.

Dieser Ansatz hilft Ihnen zu entscheiden, was jetzt grade zu tun ist (wichtig und dringend), was Sie planen müssen (wichtig, aber nicht dringend), was Sie delegieren können (nicht wichtig, aber dringend) und was möglicherweise weggelassen werden kann (nicht wichtig und nicht dringend).

Das Eisenhower-Prinzip in der Praxis: Ein Kollege hat Ihnen gerade eine E-Mail geschickt und Sie um Hilfe bei einer Verkaufspräsentation gebeten. Diese Bitte ist dringend, weil sie heute erledigt werden muss, aber ist sie (für Sie) wichtig genug, um andere Aufgaben dafür zu verschieben? Bewerten Sie jede der Aufgaben auf Ihrer eigenen täglichen Liste nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Daran können Sie entscheiden, ob Sie Ihre Aufgaben verschieben können, um Ihrem Kollegen zu helfen, oder ob die Hilfe für ihren Kollegen auf später verschoben werden muss. Das Wissen um Ihre Verpflichtungen hilft Ihnen auch, Nein zu sagen, wenn es darauf ankommt.

ABCDE-Methode

Mit der ABCDE-Methode schauen Sie sich die von Ihnen erstellte Aufgabenliste an, weisen jeder Aufgabe einen Buchstabenwert entsprechend ihrer Wichtigkeit zu und gehen dann die Aufgaben entsprechend an. Dies ist vergleichbar mit der Zuweisung vom Wichtigkeitsgrad für jede Aufgabe, von A (sehr wichtig) bis E (wenn möglich vermeiden). Achten Sie darauf, dass Sie immer zuerst an Ihren A- und B-Aufgaben arbeiten, denn diese bestimmen oder verhindern Ihren Erfolg bei der Arbeit.

ABCDE in der Praxis: Sie haben heute acht Arbeitsstunden zur Verfügung, aber Aufgaben im Umfang von fünfzehn Stunden auf Ihrer Liste. Wenn Sie jeder Aufgabe jedoch einen Buchstaben zuordnen, qualifizieren sich nur zwei als A-Aufgaben, und die meisten sind D-Aufgaben, die Sie delegieren oder neu terminieren können. Jetzt wissen Sie, dass Sie sich nur auf die A-Aufgaben konzentrieren sollten und die D-Aufgaben auf später verschieben oder an einen anderen Teamkollegen übergeben können. Die Tage der Überforderung gehören damit der Vergangenheit an – mit Ihrer Prioritätenliste können Sie sich von nun an auf die wichtigsten Aufgaben des Tages konzentrieren.

Block-Methode

In der Block-Methode ist ein Block eine fokussierte Arbeitstätigkeit. Diese kann in sich geschlossen (Leeren des Posteingangs), ein Teil eines größeren Projekts (Fertigstellung des ersten Entwurfs eines Dokuments) oder eine Sammlung kleiner, nicht zusammenhängender Aufgaben sein. Ihre Aufgabe hier besteht darin, aus diesen Blöcken konzentrierte, ununterbrochene Zeitabschnitte zu machen. Meiden Sie externe Ablenkungen und signalisieren Sie anderen, dass Sie nicht verfügbar sind. Pausen zwischen den Blöcken sind genauso wichtig, um sich zu entspannen und neue Energie zu tanken.

Die Block-Methode in der Praxis: Sie können Ihren Tag mit einer Stunde Designarbeit und einer anschließenden Kaffeepause beginnen. Dann folgen zwei Stunden geplante Meetings, Mittagessen, dreißig Minuten für das Beantworten von E-Mails und im Anschluss eine Stunde Recherche für einen neuen Kunden. Machen Sie eine kurze Social-Media-Pause, gehen Sie zum Team-Statusmeeting und beenden Sie den Tag mit einer letzten Stunde Designarbeit.

Asana-Tipp: Wenn Sie Asana zur Verwaltung Ihrer Aufgaben verwenden, können Sie benutzerdefinierte Felder erstellen, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Diese könnten z. B. ein Buchstabe (wenn Sie die ABCDE-Methode verwenden), Dringlichkeit und Wichtigkeit (wenn Sie das Eisenhower-Prinzip verwenden), Prioritätsstufe (wenn Sie mit der Methode „Iss den Frosch” arbeiten) oder Schätzungen über die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe sein.

Den Kalender für die Planung Ihrer Aufgaben verwenden

Egal ob eine Aufgabe einige Minuten oder Wochen dauert – sie hat immer einen Anfang und ein Ende. Sobald Sie also Ihre To-do-Liste vor sich haben, bestimmen Sie für jede Aufgabe das Start- und Fälligkeitsdatum. Auf diese Weise geht nichts unter, wenn neue Aufgaben dazukommen und Priorisierungen neu vergeben werden müssen.

Wenn Ihnen eine Aufgabe ohne genaues Start- oder Fälligkeitsdatum zugewiesen wird, sollten Sie diese Information unbedingt anfordern, damit Sie die Aufgabe zeitlich einplanen können. Sobald Sie diese Daten kennen, können Sie Ihr persönliches Fälligkeitsdatum sogar früher als die tatsächliche Frist festlegen, um unerwartete Probleme zu berücksichtigen oder mit der Bearbeitung vorzeitig zu beginnen. Betrachten Sie jede Aufgabe als ein Puzzle: Sie müssen die Teile passend zusammenfügen und das Start- und das Fälligkeitsdatum sind die Kanten dieser Puzzleteile.

Wenn Sie sich Ihre Aufgaben als Puzzleteile vorstellen und Start- und Fälligkeitsdaten deren Kanten repräsentieren, dann ist Ihr Kalender das Puzzleboard, auf dem Sie das Gesamtbild zusammenstellen. Mithilfe Ihres Kalenders können Sie Arbeitsabläufe planen, arbeitsintensive und wichtige Aufgaben so ausballancieren, dass Sie nicht überlastet werden und Terminvorgaben einhalten. Wenn Sie eine der oben genannten Priorisierungsmethoden anwenden, kann der Kalender Ihnen dabei helfen, Ihre Planung in die Tat umzusetzen.

Asana-Tipp: Mit der Kalender-Ansicht in Asana können Sie Tage erkennen, an denen Sie überlastet sein könnten und gleichzeitig werden Ihnen leere Zeitblöcke angezeigt. Nutzen Sie diese Ansicht, um Aufgaben zu verschieben und Ihre Arbeit gleichmäßiger zu verteilen.

Den Aufgabenfortschritt mit Ihren Teamkollegen teilen

Letztendlich sollten Sie nicht vergessen, Ihre Teamkollegen einzubeziehen, die darauf warten, dass Sie eine Aufgabe erledigen oder dass Sie etwas Zeit für sie einplanen. Wenn Sie Ihre Teamkollegen proaktiv über den Fortschritt der Aufgabe, den geplanten Fertigstellungstermin, Verzögerungen oder Hindernisse informieren, reduzieren Sie die Anzahl der eingehenden Statusanfragen erheblich. Anstatt ständig auf diese Anfragen reagieren zu müssen, können Sie weiterhin produktiv und effizient an Ihren Aufgaben arbeiten.

Asana-Tipp: Mit der Kommentarfunktion von Asana können Sie den Status einer Aufgabe mit anderen teilen und Folgefragen direkt in der jeweiligen Aufgabe stellen. Dadurch bleibt die Kommunikation stets mit der Arbeit verknüpft, um die Sie sich kümmern.

Durch Priorisierung zur Produktivitätssteigerung

Wenn Sie Ihre Aufgaben klar priorisieren, steigern Sie Ihre Produktivität, verwalten Ihre Zeit effizienter und gewährleisten, dass Ihre Fristen stets eingehalten werden – jederzeit und überall. Verbessern Sie Ihre Produktivität durch die Verwendung eines Arbeitsverwaltungstools wie Asana, mit dem Sie alle Ihre Aufgaben – egal wie groß oder klein – an einem Ort organisieren und verwalten können.

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