7 einfache und schnelle Schritte zum Erstellen einer Entscheidungsmatrix – mit Beispielen

Entscheidungen, Entscheidungen, Entscheidungen. Gute Entscheidungen können helfen, Ihr Team in die richtige Richtung zu steuern und Ihre Ziele zu erreichen – aber wie wissen Sie, welche Entscheidung die richtige ist? Was tun, wenn Sie die Wahl zwischen zwei scheinbar gleichwertigen Optionen haben? Eine Münze werfen? Auswürfeln? In eine Kristallkugel schauen? 

Die Entscheidungsfindung ist ein integraler Bestandteil guter Geschäftsplanung  – aber es kann schwierig sein, die richtige Option zu identifizieren. Die Entscheidung sollte ohne Tempoeinbußen getroffen werden, andererseits aber auch nicht überstürzt werden.

Das klingt nach einem unauflösbaren Widerspruch, aber machen Sie sich keine Sorgen – das ist nicht der Fall. Mit einer Entscheidungsmatrix können Sie schnell die Vor- und Nachteile jeder Option erfassen, unterschiedliche Variablen gewichten und die richtigen Entscheidungen treffen.

Was ist eine Entscheidungsmatrix?

Eine Entscheidungsmatrix ist ein Tool, um verschiedene Möglichkeiten zu evaluieren und die beste Option auszuwählen. Diese Methode ist besonders nützlich, wenn es mehrere Optionen gibt, und Sie für die endgültige Entscheidung auch mehrere Faktoren berücksichtigen müssen. 

Sie haben vielleicht bereits andere Namen für die Entscheidungsmatrix gehört – aber sie bezeichnen alle das Gleiche. Einige dieser Namen für eine Entscheidungsmatrix sind:

• Pugh-Matrix

• Rasteranalyse

• Multiattributive Entscheidungstheorie

• Problemauswahl-Matrix

• Entscheidungsraster

Wann man eine Entscheidungsmatrix nutzen sollte

Nicht immer ist eine Entscheidungsmatrix nötig. Das Verfahren ist wirkungsvoll (und relativ einfach), aber es ist am effektivsten, wenn Sie zwischen mehreren vergleichbaren Optionen wählen. Wenn die Bewertungskriterien bei Ihren Möglichkeiten unterschiedlich sind, ist eine Entscheidungsmatrix vermutlich nicht das beste Tool zur Entscheidungsfindung. Wenn Sie zum Beispiel entscheiden wollen, welche Richtung Ihr Team für das kommende Jahr einschlagen sollte, wird eine Entscheidungsmatrix keine große Hilfe sein, weil die Optionen, zwischen denen Sie wählen, nicht vergleichbar sind.

Nutzen Sie eine Entscheidungsmatrix, wenn Sie:

• Mehrere ähnliche Optionen vergleichen

• Eine endgültige Entscheidung zwischen verschiedenen Optionen treffen

• Verschiedene wichtige Faktoren gewichten

• Die Entscheidung logisch statt emotional oder intuitiv angehen wollen

Wenn eine Entscheidungsmatrix für Ihre aktuelle Situation nicht das Richtige ist, können Sie weiter unten mehr über andere Ansätze zur Entscheidungsfindung erfahren.

7 Schritte zum Erstellen einer Entscheidungsmatrix

Eine Entscheidungsmatrix kann Ihnen helfen, auf Basis von mehreren wichtigen Faktoren und ihrer relativen Gewichtung die beste von unterschiedlichen Optionen auszuwählen. Zum Erstellen einer Entscheidungsmatrix gehören sieben Schritte:

1. Identifizieren Sie Ihre Optionen

Entscheidungsmatrizen sind hilfreiche Werkzeuge für eine Wahl zwischen ähnlichen Möglichkeiten. Bevor Sie die Matrix erstellen, müssen Sie aber die Optionen identifizieren, aus denen Sie wählen.

Nehmen wir an, dass Ihr Team diesen Sommer eine neue Markenkampagne startet. Sie müssen einen Anbieter auswählen, der alle visuellen Elemente und Videos für das Design erstellt. Sie haben bereits drei Designagenturen gefunden – aber jede hat ihre Vor- und Nachteile.

2. Identifizieren Sie wichtige Aspekte

Der zweite Schritt beim Erstellen einer Entscheidungsmatrix ist es, die wichtigen Aspekte zu identifizieren, die bei Ihrer Entscheidung eine Rolle spielen werden. Diese Kriterien helfen Ihnen, die beste Lösung zu finden und Subjektivität zu vermeiden.

Wenn wir bei unserem Beispiel bleiben: Ihr Team hat entschieden, dass die folgenden Kriterien bei der Auswahl einer Designagentur am wichtigsten sind: Kosten, Erfahrung, Kommunikation und Kundenbewertungen.

3. Erstellen Sie Ihre Entscheidungsmatrix

Eine Entscheidungsmatrix ist ein Raster, mit dem Sie wichtige Aspekte der verschiedenen Optionen vergleichen können. 

Natürlich erstellen wir unsere Entscheidungsmatrizen in Asana. Asana ist ein Work Management Tool, das Ihnen hilft, die Arbeit Ihres gesamten Unternehmens zu organisieren und zu erledigen. Asana bietet Teams die nötige Transparenz, um ihre Ziele schneller zu erreichen.

So sieht zum Beispiel das Grundgerüst Ihrer Entscheidungsmatrix in Asana aus, wenn Sie sich zwischen drei Agenturen entscheiden und Kosten, Erfahrung, Kommunikation und Kundenbewertungen berücksichtigen:

4. Füllen Sie Ihre Entscheidungsmatrix aus

Bewerten Sie nun jeden Aspekt auf einer vorher festgelegten Skala. Wenn die Unterschiede zwischen den Optionen nicht so groß sind, nutzen Sie eine Skala von 1 bis 3 (drei ist dabei der beste Wert); ansonsten können Sie eine Skala von 1 bis 5 nehmen (mit fünf als bestem Wert).

Hier zeigen sich die Vorteile einer Entscheidungsmatrix. Nehmen wir an, dass Sie sich zwischen drei Agenturen entscheiden müssen und vier wichtige Kriterien haben, aber keine Entscheidungsmatrix erstellen. Die Agenturen schneiden wie folgt ab:

• Agentur 1 ist wirklich günstig, hat aber nicht viel Erfahrung. ihre Kommunikation und die Kundenbewertungen scheinen in Ordnung zu sein. 

• Agentur 2 ist nicht wirklich günstig, aber auch nicht am teuersten. Sie hat viel Erfahrung und fantastische Kundenrezensionen, aber die Kommunikation war bisher nicht die beste.

• Agentur 3 ist die teuerste – aber auch die erfahrenste. Die Kommunikation war bisher durchschnittlich, und die Kundenbewertungen sind ziemlich gut. 

Diese drei Beschreibungen sind recht ähnlich; es ist schwer, anhand eines kurzen Absatzes zu entscheiden, welche Agentur besser ist, gerade weil jede ihre eigenen Vor- und Nachteile hat. Und so sehen die drei Agenturen und die vier Entscheidungsaspekte in einer Entscheidungsmatrix mit Bewertungen von 1 bis 5 aus, wobei 5 der beste Wert ist:

5. Gewichtungen hinzufügen

Manchmal sind einige Aspekte wichtiger als andere. In so einem Fall können Sie eine gewichtete Entscheidungsmatrix nutzen, um die beste Option zu finden. 

Bleiben wir weiter bei unserem Beispiel. Stellen Sie sich vor, dass Sie Ihr Budget nicht überschreiten dürfen, Kosten sind also ein entscheidender Faktor bei Ihren Überlegungen. Kundenbewertungen sind ebenfalls wichtig, denn Sie geben Ihnen eine Vorstellung davon, wie effektiv jede Agentur in der Vergangenheit gearbeitet hat.

Um einer Entscheidungsmatrix Gewichtungen hinzuzufügen, weisen Sie jedem Aspekt eine Zahl zu (von 1 bis 3 oder von 1 bis 5, je nachdem, wie viele Optionen Sie haben). Später werden Sie den Gewichtungsfaktor eines jeden Aspektes mit seinem Wert multiplizieren.

So sieht das in unserem Beispiel aus: 

6. Multiplizieren Sie die Werte mit den Gewichtungen

Nachdem Sie Ihre Bewertungsskala bestimmt und jedem Aspekt eine Gewichtung zugewiesen haben, multiplizieren Sie die Gewichtung mit dem Wert in jeder Zeile. Das stellt sicher, dass wichtigere Aspekte höher gewichtet werden, und Sie am Ende die Agentur auswählen, die am besten zu Ihrem Anforderungsprofil passt.

So sieht unser Beispiel aus, wenn Sie die Gewichtungen mit den einzelnen Werten multiplizieren:

7. Berechnen Sie die Gesamtwerte

Sie haben die gewichteten Werte; nun können Sie für jede Agentur alle Aspekte aufaddieren. Jetzt sollten Sie eine klare, zahlenbasierte Antwort auf die Frage haben, welche Entscheidung die beste ist.

So sieht zum Beispiel unsere fertige Entscheidungsmatrix aus: 

Wie Sie sehen können, hat Agentur 2 den höchsten Wert. Das ist also die Agentur, die Sie beauftragen sollten. Auch wenn Agentur 1 günstiger war, macht der durchschnittliche Preis von Agentur 2 zusammen mit ihrer jahrelangen Erfahrung und tollen Kundenbewertungen sie zur besten Option für Ihr Team. Jetzt müssen Sie nur noch den Auftrag vergeben und mit Ihrer Markenkampagne weitermachen. 

Beispiel für eine Entscheidungsmatrix

Sie können Entscheidungsmatrizen für viele unterschiedliche geschäftliche Entscheidungen nutzen, bei denen Sie zwischen verschiedenen Option wählen müssen. Diese Entscheidungen müssen nicht immer geschäftskritisch sein – Sie können mit diesem Modell auch schnell eine einfache Entscheidung treffen.

Erstellen Sie zum Beispiel eine Entscheidungsmatrix, um den Stuhl auszuwählen, den Sie für Ihre Heimarbeit kaufen wollen. Sie mögen vier unterschiedliche Stühle, und Ihre wichtigen Aspekte sind Komfort, Kosten und Bewertungen. 

Alternativen zur Entscheidungsfindung

Wenn die Entscheidungsmatrix nicht der richtige Ansatz für Ihre Situation ist, versuchen Sie es stattdessen mit einer der folgenden Methoden: 

Eisenhower-Matrix

Eine Eisenhower-Matrix ist ein 2x2-Raster, das Ihnen hilft, Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Das Eisenhower-Prinzip ist vor allem dann nützlich, wenn Sie viele Aufgaben bewältigen müssen, die sich nicht ähnlich sind, und entscheiden wollen, welche der Aufgaben zuerst angegangen werden sollten.

• In der linken oberen Ecke schreiben Sie dringende und wichtige Arbeit auf: Diese Aufgaben haben die höchste Priorität. Erledigen Sie sie gleich, oder zumindest so schnell wie möglich.

• In der rechten oberen Ecke schreiben Sie weniger dringende, aber wichtige Arbeit auf: Um sicherzustellen, dass Sie diese Aufgaben nicht vergessen, vermerken Sie diese in Ihrem Kalender oder erfassen Sie das Fälligkeitsdatum in einem Projektmanagement-Tool.

• In der linken unteren Ecke schreiben Sie dringende und unwichtige Arbeit auf: Diese Aufgaben müssen erledigt werden, aber wahrscheinlich gibt es jemanden, der besser dafür geeignet ist. Delegieren Sie diese Arbeit nach Möglichkeit.

• In der rechten unteren Ecke schreiben Sie weniger dringende und unwichtige Arbeit auf: Verschieben oder ignorieren Sie diese Aufgaben. Eine der Möglichkeiten zur Reduzierung von Burnout ist es, Ihre Prioritäten zu klären und Ihre Teamkollegen wissen zu lassen, dass Sie zurzeit nicht an einer bestimmten Aufgabe arbeiten können.

Stakeholder-Übersicht und RACI-Diagramm

Eine der wichtigsten Entscheidungen während des Projektplanungsprozesses betrifft die Frage, welche Beteiligte involviert, konsultiert oder informiert sein sollten. Für diese Entscheidung können Sie eine Stakeholder-Übersicht erstellen. Dieses Schema hilft Ihnen, Beteiligte nach ihrer relativen Wichtigkeit und ihrem Interesse zu kategorisieren. 

Eine Stakeholder-Übersicht hat vier Kategorien:

• Hoher Einfluss und hohes Interesse: Involvieren Sie diese Stakeholder in die Projektplanung und Entscheidungsfindung. 

• Hoher Einfluss und geringes Interesse: Informieren Sie diese Beteiligten über das Projekt und überwachen Sie ihr Interesse für den Fall, dass sie sich mehr beteiligen wollen.

• Niedriger Einfluss und hohes Interesse: Halten Sie diese Beteiligten über das Projekt auf dem Laufenden. Teilen Sie Ihre Projektstatus-Aktualisierungen mit ihnen, sodass sie im Bilde bleiben.

• Niedriger Einfluss und niedriges Interesse: Kontaktieren Sie diese Stakeholder in regelmäßigen Abständen, aber machen Sie sich nicht zu viele Sorgen darum, sie zu jedem Zeitpunkt auf dem Laufenden zu halten.

Wenn Sie einmal Ihre wichtigsten Beteiligten bestimmt haben, können Sie auch ein RACI-Diagramm erstellen. RACI ist ein Akronym für Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (konsultiert) und Informed (informiert). RACI-Diagramme können Ihnen helfen, zu bestimmen, wer für jede Aufgabe oder Vorhaben der Hauptentscheidungsträger ist. 

Team-Brainstorming

Manchmal ist ein gutes altes Team-Brainstorming die beste Methode, eine Entscheidung zu treffen. Führen Sie eine Brainstorming-Sitzung mit einem Whiteboard durch oder tauschen Sie Ideen in einem Projektmanagement-Tool aus. 

Wir bei Asana nutzen gerne Kanban-Boards für dynamische Brainstorming-Sitzungen. Am Anfang erstellt der Moderator ein Board, auf dem Teammitglieder Ideen, Gedanken oder Rückmeldungen hinzufügen können. Dann, wenn alle ihre Ideen eingebracht haben, kann jedes Teammitglied individuelle Ideen mit einem „Gefällt mir“ markieren. Danach bespricht das Team die beliebtesten Aufgaben und entscheidet als Gruppe über das weitere Vorgehen.

Verabschieden Sie sich von Entscheidungen durch Münzwurf

Schnelle Entscheidungsfindung ist ein wichtiger Teil von guter Projektplanung und gutem Projektmanagement. Egal, ob Sie eine Entscheidungsmatrix für komplexe oder einfache Entscheidungen einsetzen – dieses Werkzeug kann Ihnen helfen, verschiedene Faktoren zu berücksichtigen und die beste Entscheidung für Ihr Team zu treffen. 

Um mehr über Projektmanagement zu erfahren, lernen Sie die 25 wichtigen Projektmanagement-Kompetenzen kennen, die Sie für Ihren Erfolg benötigen.