4 Möglichkeiten, um Ihren Fokus auf die wichtige Arbeit zu richten

Kein Arbeitstag gleicht dem anderem. Trotzdem fühlen Sie und Ihr Team sich wahrscheinlich häufig schlecht organisiert und unkonzentriert. Angesichts der vielen Ablenkungen am Arbeitsplatz und der zunehmenden Arbeitsbelastung war es noch nie so schwierig, sich voll und ganz auf seine Arbeit zu fokussieren.

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana, für welchen mehr als 10.000 Wissensarbeiter in Australien, Neuseeland, Deutschland, Japan, Großbritannien und den USA befragt wurden, gaben 31 % der Befragten an, dass sie sich aufgrund von Arbeitsüberbelastung müde oder nervös fühlen. Außerdem gaben 14 % der Befragten an, dass sie aufgrund von Stress und Burnout-Gefühlen nicht in der Lage sind, nach der Arbeit abzuschalten. Das bedeutet, unabhängig von Uhrzeit oder Aufenthaltsort haben viele das Gefühl, immer ansprechbar oder bereit sein zu müssen, um eine dringende Aufgabe zu übernehmen oder auf eine Nachricht zu reagieren. Daher ist es wohl nicht verwunderlich, dass so viele Menschen unter Konzentrationsschwierigkeiten bei der Arbeit leiden.

Wenn das auf Sie zutrifft, mag es Sie vielleicht trösten, dass Sie damit nicht alleine sind. Aber den Job müssen Sie trotzdem erledigen.

Ob Sie es glauben oder nicht, es ist nicht Ihre Schuld. Die Art und Weise, wie der Arbeitsalltag von heute aussieht – endlose E-Mails und Nachrichten sowie verstreut gespeicherte Projektdaten – eignet sich nicht besonders dafür, Menschen zum Erfolg zu verhelfen und ist auch nicht für konzentriertes, produktives Arbeiten ausgelegt. Der Bericht zur Anatomie der Arbeit ergab, dass Arbeitnehmer heute fast 60 % ihrer Zeit mit Tätigkeiten rund um die eigentliche Arbeit verbringen, d. h. mit der Suche nach Informationen, in Meetings, mit dem Einholen von Genehmigungen – statt mit der eigentlichen Facharbeit, für die sie angestellt wurden.

Das heißt aber nicht, dass die Facharbeit nicht mehr geleistet werden muss. Ganz im Gegenteil: Sie müssen sowohl Ihren eigentlichen Job erledigen, als auch die gesamten lästigen Routinetätigkeiten, die damit einhergehen.

Es gibt jedoch einen Silberstreif am Horizont. Joshua Zerkel, Certified Productivity Expert und Head of Global Community bei Asana, erklärt, dass Sie die Arbeitsweise Ihres Teams durch einige einfache Handgriffe so umstrukturieren können, dass Sie insgesamt deutlich effektiver und stressfreier arbeiten können. In diesem Artikel verrät Ihnen Joshua Zerkel die vier Hauptgründe, warum Sie und Ihr Team Schwierigkeiten haben, sich auf die Arbeit zu konzentrieren und wie Sie diese Probleme lösen können.

1. Zu viele E-Mails, die eine Antwort erfordern

Viele Menschen arbeiten regelmäßig bis spät in die Nacht. Doch warum nur? Zu viele E-Mails und Nachrichten. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit entstehen die meisten Überstunden dadurch, dass zu viele liegengebliebene E-Mails und Nachrichten beantwortet werden müssen.

Auch wenn E-Mails und Nachrichten für unsere Arbeit heutzutage unerlässlich geworden sind, werden sie leider oft auf die falsche Weise eingesetzt, was zu einem regelrechten Chaos führt und die Arbeitnehmer an den Rand des Burnouts treibt. Anstatt die Zusammenarbeit im Team zu fördern, entstehen eher Informationslücken und -staus, weil die Informationen über mehrere Apps und Gruppen verstreut sind.

Außerdem dienen diese Tools eher der Kommunikation und nicht dem Management von Großprojekten (oder gar von kleinen Projekten). Wenn Projekte per E-Mail oder Nachrichten verwaltet werden, sind endlose E-Mail-Verläufe und verstreute Informationen vorprogrammiert, wodurch die Konzentration der Projektmitarbeiter logischerweise nachlässt.

Nicht zuletzt können unendliche E-Mail-Verläufe und Nachrichtengruppen auch Engpässe im Team und im gesamten Unternehmen verursachen, was sich auf die Agilität, die Transparenz und die bereichsübergreifende Koordination auswirkt. Es kann schon ausreichen, wenn eine einzige Person den Verlauf übersieht, um ein Projekt aus der Bahn zu werfen. Mit anderen Worten: Wenn Sie versehentlich von einem E-Mail-Verlauf ausgeschlossen werden, wissen Sie nie, was Sie verpasst haben. Und je nach Projekt und Ihrer Rolle in diesem Projekt kann das weitreichende Folgen haben.

Lösungsansatz: Regeln und Leitlinien

Wenn Sie in einer Welt arbeiten, die von E-Mails und Nachrichten bestimmt wird, scheinen die Benachrichtigungen niemals aufzuhören und man fällt leicht in die Bedrängnis, immer erreichbar sein zu müssen. Wenn Sie jedoch innerhalb Ihres Teams Richtlinien dafür festlegen, wann und wo Nachrichten zu beantworten sind und wo Projekte und Aufgaben verwaltet werden, können Sie den Druck verringern, zu jeder Tages- und Nachtzeit antworten zu müssen. Außerdem wird dadurch auch die Menge der eingehenden Benachrichtigungen begrenzt.

2. Zu viel Arbeit

Im Bericht zur Anatomie der Arbeit sagen 88 % der Wissensarbeiter, dass zeitkritische Projekte und große Initiativen verzögert werden, weil der Umfang der zu erledigenden Aufgaben einfach zu hoch sei. Dabei handelt es sich um ein universelles Problem, aber besonders akut ist es in Japan, wo laut der Befragten das Arbeitsvolumen das größte Produktivitätshindernis sei.

Unausgeglichene Arbeitsbelastungen und schlichte Überarbeitung ergeben zusammengenommen schwerwiegende Folgen für Sie und Ihr Team. Laut einer früheren Studie, die Asana unter 6.000 Wissensarbeitern durchgeführt hat, fühlten sich mehr als 80 % der Befragten überlastet und nahe am Burnout, wobei fast drei Viertel (74 %) zweimal im Jahr oder öfter einen Burnout erlebten. Wenn sowohl die Arbeitsbelastung des Einzelnen, als auch die des Teams schlecht gesteuert werden, wirkt sich dies negativ auf die Loyalität und auf die Leistung der Mitarbeiter aus. Tatsächlich geben vier von fünf Befragten an, dass sie sich aufgrund von Burnout und Stress weniger mit ihrem Job verbunden fühlen.

Lösungsansatz: Die Arbeitsbelastung des Teams mithilfe von Tools ausgleichen

Burnout betrifft fast jeden Wissensarbeiter – in jeder Branche. Wenn man jedoch die Arbeitsbelastung aller Teammitglieder im Auge behält, entstehen weniger Stresssituationen und alle können sich wieder besser auf ihre Arbeit konzentrieren. Viele Unternehmen verlassen sich darauf, dass die Mitarbeiter sich schon melden, wenn sie zu viel um die Ohren haben, aber oft trauen sie sich nicht. Es gibt gute Tools, die Unternehmen die Planung von Projekten ermöglichen und Manager und ihre Teams unterstützen, den Arbeitsaufwand aller Mitarbeiter einzuschätzen.

3. Genehmigungen und Feedback

Das Einholen von Genehmigungen und Feedback ist eine andere Art von „Arbeit rund um die Arbeit“. Diese Tätigkeiten gehören zu den meisten Jobs, aber sie nehmen zu viel Zeit in Anspruch. So ergab der Bericht zur Anatomie der Arbeit, dass 34 % der Befragten nur deshalb so viele Überstunden machen, weil sie so oft bei den Kollegen Genehmigungen einholen müssen.

Aber wenn man sich den Bericht genauer anschaut, kommen noch viele andere Faktoren zum Vorschein. Die zwei wichtigsten Verursacher von Überstunden sind offenbar die fehlende Übersichtlichkeit über die Aufgaben (23 %) und die fehlende Übersichtlichkeit über die Verantwortlichkeiten (18 %). Aus einem anderen Blickwinkel betrachtet: 15 % der Befragten sehen unklare Aufgaben oder Prioritäten als eine der Hauptursachen für Stress an. Diese so wichtigen Puzzleteile verursachen die ständige Suche nach Genehmigungen und Feedback. Manchmal ist es schwer zu wissen, an wen man sich überhaupt wenden soll, geschweige denn, ob man die benötigten Informationen tatsächlich erhält.

Lösungsansatz: Übersichtlichkeit und Klarheit schaffen

Übersichtlichkeit und Klarheit müssen im gesamten Unternehmen und im Team gewährleistet sein. Wenn alle Beteiligten wissen, wer für welchen Projektbereich zuständig ist, kann ein Großteil der Unklarheiten rund um Genehmigungen vermieden werden. Mit einer klaren Dokumentation über das Wer, Was und Wann, wird allen klar, an wen man sich für Genehmigungen und Feedback wenden kann und die unnötige Suche hat ein Ende. Dadurch können sich alle wieder auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, statt immer wieder unterbrochen zu werden.

4. Teamkollegen an ihre Aufgaben erinnern

Einen Haufen Flöhe hüten. All seine Überredungdskünste verschwenden. Wir alle kennen das. An den meisten Projekten sind mehrere Personen beteiligt und es scheint manchmal unmöglich, Teamkollegen dazu zu bringen, ihren Teil des Projekts rechtzeitig abzuschließen oder zu erfahren, wie weit sie sind.

Zu den Hauptursachen für arbeitsbedingten Stress zählen laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit unrealistische Fristen (15 %) und mangelnde Unterstützung durch Kollegen und Management (16 %). Dies kann dazu führen, dass Sie Ihren Teamkollegen ständig wegen unerledigter Arbeiten hinterherlaufen müssen. Obwohl Sie vielleicht einen großartigen Projektplan ausgearbeitet haben, können Sie nicht wissen, ob Ihre Fristen realistisch sind, wenn Sie keinen Einblick in die bereichsübergreifenden Arbeiten Ihrer Kollegen haben. Diese fehlende Abstimmung kann auf beiden Seiten Unzufriedenheit erzeugen.

Lösungsansatz: Alle Beteiligten über dieselben Tools schulen

Da wir so viele Projekte in E-Mails, Nachrichten und Excel-Tabellen managen, ist ein ganzheitlicher Überblick über alle Vorgänge des Teams und des Unternehmens unmöglich. Arbeitsmanagement-Plattformen ermöglichen Transparenz und Kommunikation und bringen so alle Beteiligten in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung zusammen. Aber es reicht nicht aus, einfach eine neue Plattform einzuführen. Schulungen zu dieser Plattform sind das A und O, insbesondere wenn Sie all Ihre Projekte darin managen wollen und auch die gesamte Koordination und Kommunikation des Unternehmens darüber ablaufen soll. Um Ihr Team an Bord zu holen, sollten Sie das neue Tool strukturiert und schrittweise einführen, wobei Sie allen Beteiligten deutlich machen sollten, wie es ihnen bei ihrer Arbeit helfen kann.

Den Fokus wieder auf das Wichtige legen

Letztendlich laufen viele dieser Veränderungen darauf hinaus, Ihre Arbeit und die Ihres Teams in einem größeren Zusammenhang zu sehen und neue Arbeitsweisen zu schaffen, die dieses Verständnis verstärken. Nur weil die Art und Weise, wie viele von uns für die Arbeit ausgebildet wurden, nicht mehr funktioniert, heißt das nicht, dass Sie am Status quo festhalten müssen.

Geben Sie Ihren Teamkollegen die Tools und täglichen Vorgehensweisen an die Hand, um besser arbeiten zu können. Mit dieser Unterstützung wird ihre Zusammenarbeit effizienter, sie gewinnen mehr Kontrolle über ihr Arbeitspensum, finden schneller die richtigen Entscheidungen und können sich wieder konzentrieren. Auf diese Weise wird der Arbeitsalltag für alle Beteiligten befriedigender, produktiver und wirkungsvoller.

Laden Sie den Bericht zur Anatomie der Arbeit herunter, um mehr darüber zu erfahren.

4 Möglichkeiten, um Ihren Fokus auf die wichtige Arbeit zu richten