Verlieren Sie viel Zeit durch Arbeitsbesprechungen? Mit diesen 4 Tipps ist Besserung in Sicht.

Meetings sind reine Zeitverschwendung? Jetzt Initiative ergreifen!
  • In diesem Artikel lernen Sie, die folgenden vier häufigsten Meetingfehler zu vermeiden:
    • Zu viele Meetings im Kalender
    • Zu lange Meetings
    • Zu wenig Fokus auf die Tagesordnung oder Diskussionsthemen
    • Meetings sind nicht so produktiv, wie sie sein könnten

Wenn Sie jetzt einen Blick in Ihren Kalender werfen: Wie viele Meetings sind für die nächste Woche geplant? Fünf? Zehn? Die meisten Kalender sind mit Einladungen zu Meetings überfüllt und meistens verlassen die Mitarbeiter diese Meetings in der Hoffnung, dass sie sich eines Tages nicht mehr wie Zeitverschwendung anfühlen werden. Aber das Warten hat sich gelohnt, denn wir helfen Ihnen, Ihre Vorgehensweise zu optimieren und Ihre Meetings effektiver zu gestalten.

50 % der Angestellten mögen keine Meetings. In einer Umfrage unter den Mitarbeitern von Igloo Software fanden 47 % der Befragten Meetings im Allgemeinen unproduktiv. Aber der bloße Wunsch, dass Meetings keine Zeitverschwendung wären, macht sie nicht besser oder streicht sie ganz, wenn sie überhaupt nicht hätten einberufen werden dürfen. Also, wie kann der Kreislauf der schlechten Meetings durchbrochen werden?

Nehmen Sie sich zuerst eine Minute Zeit und denken Sie an ein gutes Meeting. Wenn Meetings effizient durchgeführt werden, fördern sie die Zusammenarbeit und die Kommunikation und erhöhen die Motivation der Mitarbeiter. Eine Mitarbeiterversammlung kann beispielsweise entscheidende Themen behandeln, die die gesamte Abteilung oder das Unternehmen betreffen. Aber wenn ein Meeting nicht so gut organisiert ist, werden die Zusammenarbeit und die Kommunikation geschwächt. Die Teilnehmer fragen sich dann nach der Personalversammlung, ob diese wirklich nötig war.

Überlegen Sie also im Hinblick auf die Steigerung der Produktivität und der allgemeinen Motivation, warum sich einige Meetings als Zeitverschwendung erweisen. Liegt es am Zuviel (Häufigkeit, Länge) oder am Zuwenig (Fokussierung, umsetzbare Ziele)? Wir haben die vier häufigsten Arten von Meetings, die Zeitverschwendung bedeuten, herausgearbeitet. Außerdem schlagen wir Ihnen konkrete Lösungen zur Verbesserung dieser Meetings vor.

Lassen Sie uns also direkt die Schwachstellen Ihrer Meetings angehen.

Ich habe zu viele Meetings in meinem Kalender

Wenn Ihr Kalender Sie stündlich an ein neues Meeting erinnert, ist es nicht leicht, sich auf ein neues Projekt zu konzentrieren. Zwar möchten Sie dieser wichtigen Arbeit Ihre gesamte Aufmerksamkeit und Zeit widmen, aber die vielen Meetings halten Sie davon ab. Hier einige Tipps zum Ausprobieren:

Unnötige Meetings absagen

An jedem Arbeitstag finden Millionen von Meetings statt (Schätzungen zufolge bis zu 56 Millionen pro Tag in den USA), aber wie viele sind tatsächlich notwendig? Während sich für komplexe Themen und Brainstorming-Sitzungen persönliche Besprechungen am besten eignen, empfiehlt sich für den reinen Informationsaustausch eine andere (effizientere) Methode. Statusberichte oder Online-Check-Ins funktionieren einwandfrei und ermöglichen es Ihnen, bei Ihrem nächsten Meeting auf „Absagen” zu klicken.

Einen Tag ohne Meetings festlegen

Wenn der Tagesablauf von Meetings unterbrochen wird, lässt die Konzentration nach und man kann sich nicht mehr voll und ganz der Bewältigung komplexer Probleme widmen. Die Möglichkeit, selbst über seine Zeit bestimmen zu können, ist entscheidend für die Steigerung Ihrer Produktivität. Schlagen Sie also in Ihrem Unternehmen vor, einen Wochentag ohne Meetings einzuführen, sagen wir Donnerstag (oder ein anderer Tag). Machen Sie es zu einem Teil der Unternehmenskultur und ermutigen Sie andere, den meetingfreien Tag einzuhalten.

Nein sagen

Jede Einladung zu einem Meeting bietet die Möglichkeit, die Teilnahme abzulehnen, aber wie oft klicken Sie auf diesen Button? Schauen Sie sich die Tagesordnung, die Teilnehmer und die Dauer an. Achten Sie darauf, wo und wie Sie Ihre Arbeitszeit investieren und klicken Sie auf „Ablehnen”, wenn Sie keinen Nutzen in dem Meeting sehen.

Meine Meetings sind zu lang

Sie fragen sich ständig, ob die Dauer Ihrer Meetings halbiert werden kann? Wahrscheinlich schon, aber es liegt an Ihnen zu entscheiden, wie Sie Ihre Zeit einteilen und ob Sie Ihre Meetings ein wenig kreativ gestalten. Beachten Sie dafür diese Tipps:

Betrachten Sie Ihre Zeit als wertvolles Gut

Zeit ist wertvoll. Ein durchschnittliches Meeting dauert 31-60 Minuten. Der sehr praktische Zufall, dass die Zeitblöcke in Kalendern genau 30 oder 60 Minuten umfassen, bedeutet jedoch nicht, dass jedes Meeting genau so lang sein muss.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung für das Meeting planen (weiter unten mehr dazu), schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für jedes Thema benötigen und bestimmen Sie dementsprechend die Gesamtdauer des Meetings. Wenn alle Beteiligten wissen, dass jedes Thema nur 10 Minuten lang behandelt wird, steigt die allgemeine Konzentration. Durch das Gefühl der Unmittelbarkeit bleibt die Diskussion sachlich und beim Thema, alle Punkte der Tagesordnung werden abgehandelt und es muss kein neues Meeting für übrig gebliebene Themen angesetzt werden.

Versuchen Sie es mit einem Stand-up-Meeting

Was ist das? In der IT-Welt ist ein Stand-up-Meeting ein schnelles tägliches Statusmeeting, bei dem die Teammitglieder buchstäblich stehen. In dieser Art Meeting berichten die Personen darüber, was sie gerade getan haben, was sie als nächstes tun und welche Probleme sie sehen.

Wenn Sie ein wiederkehrendes Statusmeeting haben, versuchen Sie es mit einem 15-minütigen Stand-up-Meeting mit Ihrem Team, anstatt einen Konferenzraum für volle 30-60 Minuten zu buchen. Sie können sich morgens bei einem Kaffee treffen, an einem schönen Tag draußen oder in der Lobby. Entscheidend ist, etwas anderes zu machen – und sich selbst eine Frist zu setzen. Verwenden Sie einen Timer, um sich an die Idee des kürzeren Zeitrahmens zu gewöhnen.

In meinen Meetings fehlt die Konzentration

Es kann schwierig sein, während eines Meetings konzentriert zu bleiben, während alle lieber über ihre Wochenendpläne sprechen möchten. Aber wenn Sie vorausplanen und klare Erwartungen für Ihr Meeting formulieren, könnte Ihre Crew ihr Wochenende tatsächlich früher genießen, anstatt nur darüber zu reden. Hier einige Ideen zur Umsetzung:

Den Anlass und das Ziel des Meetings ermitteln

Beginnen Sie den Prozess frühzeitig und schreiben Sie auf, was erreicht werden muss, anstatt spontan eine Tagesordnung zu erstellen. Eine konkrete Tagesordnung vor dem Meeting bietet den Teilnehmern Klarheit und Übersicht. Speichern Sie die Tagesordnung an einem zentralen Ort ab, z. B. in einem Arbeitsverwaltungstool. Auf diese Weise können Sie die Tagesordnungspunkte bequem mit Aufgaben und Projektzeitplänen verknüpfen. Außerdem sollten Sie Ihrer Tagesordnung Zeitblöcke hinzufügen, damit Sie sich nicht zu lange an einem Thema aufhalten.

Die Tagesordnung und andere hilfreiche Zusammenhänge im Vorfeld der Sitzung mit anderen teilen

Wenn möglich, senden Sie die Tagesordnung bereits mit der Einladung zum Meeting. Wenn Sie dafür ein Arbeitsverwaltungstool verwenden, können die Teilnehmer schon vor dem Meeting daran mitarbeiten und Tagesordnungspunkte hinzufügen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben hinzuzufügen und die Chance, sich auf die richtigen Themen vorzubereiten. Diese Vorlagen eignen sich hervorragend zum Erstellen einer Tagesordnung für alle Arten von Meetings:

Meine Meetings sind nicht so produktiv, wie ich es mir wünsche

Auch wenn Sie zu Ihren Meetings am liebsten alle einladen würden, die Sie kennen – die Produktivität Ihrer Meetings wird höchstwahrscheinlich darunter leiden. Dabei möchten Sie in Ihren Meeting ganze Berge versetzen! Mit diesen Tipps steigern Sie die Produktivität Ihrer Strategiesitzungen enorm:

Die richtigen Teilnehmer auswählen und ihre Rollen definieren

Befinden sich in allen Ihren Meetings genau die richtigen Personen? Kennt jeder seine Rolle und weiß, warum er eingeladen wurde? Wenn die Hälfte der Tagesordnungspunkte nur für drei von fünfzehn Teilnehmern relevant ist, sollten Sie entweder Ihre Tagesordnung und/oder Ihre Teilnehmerliste überdenken. Wenn ein wichtiger Teilnehmer es nicht zum Meeting schafft, sollten Sie den Termin eher verschieben, anstatt zu versuchen, das Meeting ohne ihn abzuhalten. Sie müssen wahrscheinlich sowieso ein weiteres Meeting ansetzen.

Einen Schriftführer bestimmen

Bestimmen Sie Ihren Schriftführer vor dem Meeting. Wenn eine Person für die Notizen verantwortlich ist, kann sich der Rest der Gruppe auf die Teilnahme konzentrieren, anstatt eigene Notizen zu machen. Auch für alle, die das Meeting verpasst haben, sind Notizen hilfreich. Stellen Sie sicher, dass Notizen unmittelbar nach der Besprechung mit allen Teilnehmern geteilt werden und dass alle wissen, wo diese zu finden sind. Ein Arbeitsverwaltungstool eignet sich hervorragend zum Ablegen von Sitzungsnotizen und Tagesordnungen.

Aufgaben direkt während des Meetings zuweisen

Sie können Entscheidungen über die Verantwortlichkeit für Aufgaben treffen, während Sie durch die Tagesordnung gehen, und Ihr Schriftführer kann diese direkt festhalten. Wenn Sie ein Arbeitsverwaltungstool verwenden, erstellen Sie die Aufgabe und weisen Sie diese direkt und in Echtzeit zu. Achten Sie darauf, dass Sie bei jeder Aufgabe Fristen und andere wichtige Termine angeben. Wenn Sie keine klare Entscheidung zu einem Tagesordnungspunkt treffen können, weisen Sie jemandem die Aufgabe zu, die Sachlage zu überprüfen und eigenmächtig zu entscheiden. Dieses Vertrauen bestärkt Ihre Teamkollegen, großartige Arbeit zu leisten.

Großartige Meetings gestalten

Mit den oben genannten Tipps können Sie Ihre Meetings so gestalten, dass sie für Sie und nicht gegen Sie arbeiten. Seien Sie ein Vorbild für bessere Meetingstrukturen. Ihre Kollegen werden Ihre Änderungen zur Kenntnis nehmen und sie vielleicht bald selbst anwenden, um ihre eigenen Meetings zu verbessern. Asana bietet Ihnen eine Orientierungshilfe für weniger und kürzere Meetings. Sollten Sie doch feststellen, dass ein weiteres Meeting für Ihre Zielsetzungen notwendig ist, dann unterstützt es Sie dabei, weiterhin zielgerichtet vorzugehen.

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