Unsere alte Arbeitsweise hat ausgedient

Manchmal fällt es uns schwer, an unserem Arbeitsplatz wirklich zu arbeiten. Sie merken es wahrscheinlich auch in Ihrem Team. Die vielen verschiedenen Tools und die ständige Vernetzung erschöpfen viele Arbeitnehmer von heute. Sie leiden oft unter Burnout und vergeuden ihre Zeit mit Aktivitäten, die keinerlei Mehrwert bringen. Jeder Tag ist so vollgestopft, dass es sich am Ende des Tages oft so anfühlt, als hätten Sie und Ihr Team nicht genug geleistet.

Auch wenn sie eigentlich helfen sollen, machen E-Mails, Excel-Tabellen, Messaging-Apps und andere Tools unsere tägliche Arbeit eigentlich komplizierter und schwieriger – besonders was die Zusammenarbeit betrifft. Warum? Weil diese Tools, wie sich herausstellt, eine Menge an zusätzlicher Arbeit verursachen, die sogenannte „Arbeit rund um die Arbeit“.

„Arbeit rund um die Arbeit“ – ein globales Problem

Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit von Asana, für welchen über 10.000 Wissensarbeiter aus der ganzen Welt befragt wurden, verbringt die durchschnittliche Person nur etwa ein Viertel ihrer Zeit mit qualifizierten Tätigkeiten wie z. B. Programmierung, Design oder Erstellung von Marketingkampagnen sowie weitere 13 % mit strategischer Planung. Die restlichen 60 % des Tages werden mit der Kommunikation über Aufgaben, der Suche nach Dokumenten und der Organisation von sich ändernden Prioritäten verbracht.

Das bedeutet, dass Sie den größten Teil Ihres Tages mit Arbeiten rund um Arbeit vergeuden. All diese Tätigkeiten, die Sie im Laufe des Tages ausführen, rauben Ihnen die Zeit für die sinnvollen, qualifizierten Arbeiten, für die Sie eigentlich angestellt wurden.

Auch wenn für die meisten Menschen solche Arbeiten rund um die Arbeit selbstverständlich sind – Routineaufgaben gehören heute fast zu jeden Job –, treten sie nur dann verstärkt auf, wenn es an guter Koordination und klaren Abläufen mangelt.

„Arbeit rund um die Arbeit“ vergeudet Ihre Zeit und Energie

Mögliche Ineffizienzen werden durch Arbeiten rund um die Arbeit zusätzlich ausgeprägt. Bei so vielen Kommunikationskanälen, Tools und Prozessen kann es schnell passieren, dass Informationen über viele Stellen verstreut gespeichert werden oder dass Projekte innerhalb eines Unternehmens oder gar innerhalb eines Teams abgeschottet werden. Dadurch arbeiten Teams langsamer und es wird schwieriger, die wirklich wichtige Arbeit zu erledigen.

Durch Ablenkungen wie ständige Benachrichtigungen und Wiederholungen arbeiten die Beteiligten insgesamt viel länger an einer Aufgabe und machen oft Überstunden, um eine Frist einzuhalten. Tatsächlich ist laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit die riesige Flut an E-Mails und Benachrichtigungen der Hauptgrund dafür, dass fast ein Drittel der Mitarbeiter regelmäßig nach Büroschluss weiterarbeitet, entweder im Büro oder von zu Hause aus. Die drei häufigsten Ursachen für Überstunden sind:

• Es müssen viele E-Mails beantwortet werden (41 %)

• Es stehen unerwartete Meetings an (36 %)

• Genehmigungen müssen eingeholt werden (34 %)

Wenn man all diese Zeiten und den Stress addiert, sind Verzögerungen unumgänglich. Die große Mehrheit der Wissensarbeiter (88 %) ist sich in einer Sache einig: Zeitkritische Projekte und große Initiativen werden verzögert oder gar nicht bewältigt, weil der Umfang der zu erledigenden Aufgaben einfach zu groß ist.

In anderen Worten: „Arbeit rund um die Arbeit“ wird es immer geben. Aber 3/4 des Tages mit Arbeitsvorgängen zu vergeuden, die optimiert und vereinfacht werden können, ist wirklich unnötig und verringert nur die Produktivität Ihres Teams.

Wie konnte es so weit kommen?

Die kurze Antwort ist: Weil viele Tools falsch verwendet werden. Zwar wurden E-Mails für die Kommunikation, Excel-Tabellen für quantitative Analysen und Messaging-Apps für schnelle Updates entwickelt, doch werden diese Tools oft zur Steuerung von Projekten und Arbeitsabläufen eingesetzt. So werden wichtige Informationen über viele Tools verstreut abgelegt und die Kommunikation zwischen den Beteiligten passiert auf vielen separaten Wegen. Und wenn Sie dann versuchen, alle Puzzleteile zusammenzusetzen, verlieren Sie sehr viel Zeit.

Auch fehlen offenbar die richtigen Prozesse, denn laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit sagen 83 % der Teams, dass sie mit den richtigen Prozessen viel effizienter arbeiten würden.

Mit gutem Arbeitsmanagement die „Arbeit rund um die Arbeit“ reduzieren

Was ist die Lösung? Lassen sich solche täglichen Arbeiten rund um die Arbeit wirklich reduzieren?

Um dieses Problem ernsthaft anzugehen, müssen Sie erst einmal verstehen, dass es sich hierbei nicht um ein Kommunikations- oder Kollaborationsproblem handelt, folglich können Ihnen Kommunikations- oder Kollaborationstools nicht aus der Patsche helfen. Ihr eigentliches Problem ist die Koordination von allem, und demnach ist Ihre Lösung das Work Management.

Beim Arbeitsmanagement geht es darum, all die Arbeiten – von befristeten Projekten bis hin zu laufenden Prozessen – innerhalb von Teams und Unternehmen zu verwalten, um die Übersichtlichkeit und die Zusammenarbeit zu verbessern. Um Arbeitsmanagement praktisch umzusetzen, wurden Tools entwickelt, mit denen Teams an einem Ort ihre sämtlichen Arbeiten planen, steuern und ausführen sowie über diese Arbeiten kommunizieren können. Mit einem Arbeitsmanagement-Tool kann Ihr Team – und sogar Ihr gesamtes Unternehmen – in allen Bereichen des täglichen Geschehens am selben Strang ziehen.

Mit einem guten Work Management werden Kollaborationsprobleme und Ineffizienzen in Ihrem Team reduziert. Und wie? Work Management befähigt jedes Teammitglied, sich auf solche Arbeiten zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen voranbringen, anstatt seine Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ zu vergeuden. So werden E-Mails beispielsweise wieder als ein reines Kommunikationsmittel genutzt, und nicht mehr für die Koordination von Arbeit.

Und wo sollen Sie anfangen? Lesen Sie mehr über Arbeitsmanagement-Software und wie sie in fast jedem Team oder Unternehmen implementiert und skaliert werden kann, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.