Alpen Methode: Tagesplan in 5 Schritten einfach + Beispiel

Zeitmanagement ist ein wichtiger Begriff in der heutigen Arbeitswelt. Es bringt viele Vorteile mit sich, wenn man seinen eigenen Tagesablauf plant und strukturiert bzw. die eigenen Aufgaben priorisiert. Dadurch spart man sich unter anderem viel Zeit und kann auch effektiver arbeiten.

Im Bereich Zeitmanagement gibt es viele Methoden, auf die man setzen kann, etwa das Eisenhower-Prinzip, die Pomodoro-Technik oder die ALPEN-Methode. Der Begriff hat nichts mit dem europäischen Gebirge zu tun.

Vielmehr ist es ein Akronym für fünf Elemente im Selbstmanagement. Hier erfahren Sie, was die ALPEN-Methode ist, wie Sie sie nutzen und welche Vorteile sie bietet.

Was ist die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement-Technik, mit der Sie in fünf Schritten einen realistischen Tagesplan erstellen. Der Begriff ist ein Akronym, jeder Buchstabe steht für einen Arbeitsschritt:

• A steht für Aufgaben aufschreiben

• L steht für Länge einschätzen

• P steht für Pufferzeit einplanen

• E steht für Entscheidungen treffen

• N steht für Nachkontrollieren

Die ALPEN-Methode soll dafür sorgen, dass Sie effizienter und organisierter arbeiten. Erfunden wurde sie vom deutschen Wirtschaftswissenschaftler Lothar J. Seiwert, der das Konzept in seinem Buch «Das 1x1 des Zeitmanagement» veröffentlichte.

Die Grundidee hinter der ALPEN-Methode ist sehr einfach. Jeder der fünf Buchstaben steht für einen Arbeitsschritt. Am Ende hat man einen schriftlichen Tagesplan erstellt, an dem man sich orientieren kann. Die Dauer für die Durchführung beträgt nur wenige Minuten, wodurch die Methode sehr beliebt geworden ist.

Wie funktioniert die ALPEN-Methode?

Wie schon bereits angesprochen geht es bei der ALPEN-Methode darum, einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen. Diesen sollte man entweder am Vorabend oder direkt am Morgen des jeweiligen Tages erstellen.

In den nächsten Absätzen erklären wir Ihnen genau, was Sie bei den einzelnen fünf Arbeitsschritten tun sollten und wie diese dazu beitragen, dass Sie einen optimalen Tagesplan erstellen können.

1. Aufgaben aufschreiben

Die erste wichtige Voraussetzung für einen Tagesplan ist zunächst einmal, dass Sie überhaupt wissen, welche Aufgaben und Dinge an diesem Tag zu erledigen sind. Im ersten Schritt der ALPEN-Methode müssen Sie also alle Aufgaben notieren, die Ihnen in den Sinn kommen.

Je detaillierter Sie hier sind, desto besser. Immerhin sollten Sie nach Vervollständigung der Liste nicht mehr damit beschäftigt sein, welche Aufgaben Sie noch erledigen müssen. Es sollten alle auf dem Tagesplan verewigt sein.

Fassen Sie daher alle Aufgaben in einer To-do-Liste zusammen. Bedenken Sie hierbei auch, dass Sie die Aufgaben hinzufügen, die Sie am Vortag noch nicht geschafft haben.

2. Länge einschätzen

Im nächsten Schritt sollten Sie sich die einzelnen Aufgaben näher ansehen und realistisch einschätzen, wie viel Aufwand dafür aufzubringen ist. Konkreter ausgedrückt sollten Sie zu jeder Aufgabe eine Zeit aufschreiben, die für die Erledigung notwendig ist.

Bei Meetings oder Telefonaten können Sie beispielsweise auch die Uhrzeit dafür eingeben. Dies hilft in der Planung des Tages. Bei den anderen Aufgaben sollten Sie eine realistische Einschätzung abgeben. Unrealistische Zeitangaben schaden dem Tagesplan und Ihrer Produktivität nur.

Wenn Sie sich alle Aufgaben angesehen haben, können Sie die Summe aller Zeitangaben mit Ihrer gewöhnlichen Arbeitszeit vergleichen. So sehen Sie, ob Ihre verfügbare Kapazität für alle Aufgaben an einem Tag ausreicht.

3. Pufferzeit einplanen

In diesem Schritt kommt ein wesentliches Merkmal der ALPEN-Methode zum Vorschein. Es ist in diesem Schritt nämlich wichtig, dass Sie Pufferzeiten einplanen. Es gibt nur selten Arbeitstage, an denen wir uns wirklich durchgehend mit der Arbeit beschäftigen können. Gespräche mit Kollegen, unerwartete Aufgaben oder auch Verzögerungen treten fast jeden Tag in irgendeiner Form auf.

Deshalb ist es unbedingt wichtig, dass Pufferzeiten im Arbeitstag eingeplant werden. Seiwert gibt hier einen klaren Richtwert vor: Sie sollten nur 60% Prozent Ihrer Zeit verplanen, den Rest lassen Sie frei für etwaige Ablenkungen, soziale Aktivitäten oder einfache Pausen.

Mit dieser Aufteilung der ALPEN-Methode können Sie realistischer den Tag planen. Denn wenn Sie den ganzen Tag mit Aufgaben verplanen und es dann zu Verzögerungen kommt, gerät der ganze Tagesplan durcheinander und damit auch Ihre Produktivität. Verhindern Sie das durch entsprechende Puffer!

Nehmen wir hierzu ein kurzes Beispiel: Sie haben fünf Aufgaben identifiziert, die insgesamt 7 Stunden dauern. Bei einem 8-Stunden-Tag scheint das machbar, doch die ALPEN-Methode verlangt 40 % Puffer, also etwa 3 Stunden und 15 Minuten.

Dadurch bleiben Ihnen nur 4 Stunden und 45 Minuten für geplante Aufgaben. Die Konsequenz: Sie müssen priorisieren.

4. Entscheidungen treffen

Im vierten Schritt priorisieren Sie Ihre Aufgaben: Welche erledigen Sie heute, welche delegieren Sie, und welche streichen Sie? Nicht alle Aufgaben aus Schritt 1 passen in einen Tag, vor allem nicht mit dem eingeplanten Puffer.

Dazu gibt es verschiedene Methoden, die Sie nutzen können. Sehr beliebt ist etwa die Eisenhower-Matrix. Hier kategorisieren Sie die anstehenden Aufgaben nach wichtig / unwichtig bzw. dringend / nicht dringend. Somit haben Sie vier verschiedene Kategorien von Aufgaben:

• Wichtig und Dringend: Diese sogenannten A-Aufgaben sollten Sie sofort erledigen und unbedingt mit in den Tagesplan einbauen.

• Wichtig, aber nicht dringend: Diese B-Aufgaben können Sie zu einem späteren Zeitplan erledigen. Sollten Sie noch Zeit haben nach den A-Aufgaben können Sie mit diesen allerdings schon beginnen.

• Unwichtig, aber dringend: Die C-Aufgaben bieten sich idealerweise dafür an, diese an andere Mitarbeiter zu delegieren. Denn so werden diese erledigt, Sie können sich allerdings auf die wichtigen Dinge konzentrieren.

• Unwichtig und nicht dringend: Die D-Aufgaben können Sie für die ALPEN-Methode ignorieren. Diese sollten Sie nicht mit in den Tagesplan einbauen.

Natürlich gibt es daneben auch noch andere Methoden, wie etwa die ABC-Analyse oder auch das Pareto-Prinzip. Mehr über Zeitmanagement-Methoden finden Sie übrigens hier in einem unserer Artikel.

5. Nachkontrollieren

Mit den ersten vier Aufgaben haben Sie nun den Tagesplan erstellt, an den Sie sich halten sollen. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie alle Aufgaben erledigen, die Puffer- und Pausenzeiten in Anspruch nehmen und Notizen darüber machen, wie realistisch Ihre Zeiteinschätzung war.

Am Ende des Tages sollten Sie eine Bilanz ziehen. Hier stellen Sie sich Fragen wie:

• Habe ich alle meine Ziele erreicht?

• Waren die Zeiträume gut eingeschätzt?

• Warum habe ich manche Aufgabe nicht geschafft?

Gerade bei den ersten Tagesplänen, die Sie im Rahmen der ALPEN-Methode machen, kann es zu Fehleinschätzungen kommen. Sie muten sich entweder zu viel oder zu wenig zu. Das ist aber gar nicht weiter schlimm. Wenn Sie sich jeden Tag nehmen, um sich selbst und Ihrem Tagesplan Feedback zu geben, dann können Sie diesen auch weiter optimieren und so von der ALPEN-Methode langfristig profitieren.

Idealerweise können Sie die Bilanz aus dem abgeschlossenen Tag ziehen und diese Erfahrungswerte direkt in die Erstellung des Plans für den nächsten Tag einfließen lassen.

ALPEN-Methode im Alltag: Ein Beispiel für den Tagesplan

Ein konkreter Tagesplan zeigt am schnellsten, wo die Methode im Alltag hilft: nicht bei der Frage, ob viel zu tun ist, sondern bei der Entscheidung, was heute realistisch bleibt.

Stellen Sie sich einen Arbeitstag vor, an dem Sie eine Präsentation fertigstellen, Rückfragen aus einem laufenden Projekt beantworten, E-Mails bearbeiten, ein kurzes Abstimmungsgespräch führen und eine neue Idee für die nächste Woche skizzieren möchten. Auf den ersten Blick wirkt alles wichtig. Erst durch die Planung wird sichtbar, was wirklich in den Tag passt.

• Die Präsentation erhält die erste konzentrierte Arbeitsphase, weil sie vorbereitet und termingebunden ist.

• Rückfragen und E-Mails bekommen ein eigenes Zeitfenster, damit sie die Fokusarbeit nicht ständig unterbrechen.

• Für spontane Anliegen bleibt bewusst freie Zeit, statt den Tag lückenlos zu füllen.

• Die Ideenskizze wandert auf den nächsten Tag, weil sie wichtig ist, heute aber nicht den gleichen Zeitdruck hat.

So entsteht kein perfekter, sondern ein belastbarer Plan. Genau das macht die ALPEN-Methode im Alltag nützlich: Sie sehen früher, welche Aufgaben Platz haben, welche warten können und wo Unterbrechungen Ihren Tag nicht sofort aus dem Takt bringen.

Wann benutzt man die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode eignet sich besonders für Arbeitsbereiche, in denen Sie Ihren Tagesplan selbst gestalten können. Sie ist weniger geeignet, wenn Ihre Tagesstruktur weitgehend vorgegeben ist.

Die Methode passt zu Ihnen, wenn:

• Sie viele unterschiedliche Aufgaben koordinieren und leicht den Überblick verlieren

• Ihr Arbeitstag regelmäßig von unerwarteten Ereignissen unterbrochen wird

• Sie bewusst Raum für Unvorhergesehenes schaffen möchten

Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ideal dafür geeignet, einen strukturierten Tagesplan zu erstellen. Die Methode an sich bietet einige Vor- und Nachteile, auf die wir hier für Sie näher eingehen werden:

Die Vorteile

• Einfache Umsetzung: Die ALPEN-Methode ist kein schwieriges Prinzip. Im Grund sind es nur fünf Arbeitsschritte, die man nach einer gewissen Eingewöhnungsphase innerhalb weniger Minuten erledigen kann.

• Mehr Produktivität: Es gibt viele Gründe, warum Sie die ALPEN-Methode produktiver macht. Zunächst einmal haben Sie alle Aufgaben zusammengefasst und visualisiert. Darüber müssen Sie sich keine Gedanken mehr machen, wodurch Sie sich ganz auf die Arbeit konzentrieren können.

• Zeitangaben: Auch durch die Einschätzung der Zeit und eventuell auch der Deadlines werden Sie produktiver. Sie wissen, wie lange Sie für eine Aufgabe Zeit haben, weil Sie die Zeit selbst eingeschätzt haben.

• Eingeplante Pufferzeiten: Die Einplanung von Pufferzeiten ist sehr gut, denn so planen Sie bereits vorher ein, dass unvorhergesehene Dinge passieren können. So können Sie schließlich in den meisten Fällen alle Aufgaben schaffen, die Sie sich vorgenommen haben, was zu einem Erfolgserlebnis führt.

Die Nachteile

Wie jede Zeitmanagement-Methode hat auch die ALPEN-Methode Grenzen. Diese Kritikpunkte sollten Sie kennen:

• Hoher Pufferanteil: 40 % Puffer ist in vielen Arbeitsbereichen unrealistisch, nicht überall treten so viele Unterbrechungen auf.

• Harte Deadlines: Bei dringenden Abgaben lässt sich der empfohlene Puffer oft nicht einhalten.

• Ungenutzte Puffer: Bleibt ein Tag ruhig, verleitet die freie Zeit manche dazu, Aufgaben im Sinne des Parkinsonschen Gesetzes unnötig in die Länge zu ziehen.

Die ALPEN-Methode digital umsetzen

Wenn Sie die ALPEN-Methode digital umsetzen, sollte Ihr System mehr leisten als eine einfache Aufgabenliste. Entscheidend ist, dass Aufgaben, Prioritäten und Zuständigkeiten an einem Ort sichtbar bleiben.

Gerade im Arbeitsalltag geht viel Zeit durch Rückfragen, Statusabgleiche und die Suche nach Informationen verloren. Ein digitales Setup hilft nur dann, wenn es diese Reibung verringert, statt zusätzliche Pflege zu erzeugen.

• Sammeln Sie tägliche Aufgaben in einer persönlichen Ansicht oder in einem Projekt, damit nichts zwischen Notizen, Nachrichten und Kalendern verschwindet.

• Hinterlegen Sie für wichtige Aufgaben Fälligkeiten, Prioritäten und kurze Hinweise zum Umfang, damit Ihre Planung nachvollziehbar bleibt.

• Blocken Sie Fokuszeiten und freie Zeit im Kalender, damit Puffer nicht als Erstes verloren gehen.

• Nutzen Sie Kommentare, Statusfelder oder kurze Notizen für die Nachkontrolle, damit offene Punkte und Entscheidungen sichtbar bleiben.

• Halten Sie bei gemeinsamer Arbeit klar fest, wer wofür verantwortlich ist. So wird aus einem persönlichen Tagesplan keine neue Abstimmungsschleife.

Asana unterstützt diesen Ablauf, weil Aufgaben, Prioritäten und Fristen an einem Ort sichtbar bleiben, ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand.

Wie wichtig strukturierte Planung und klare Arbeitsabläufe sind, zeigt auch der State of AI at Work-Bericht des Asana Work Innovation Lab. Wissensarbeiter verbringen 55 % ihrer Zeit mit Routineaufgaben, also mit dem Suchen nach Informationen, dem Abstimmen von Status und dem Verwalten von Aufgaben, statt mit der eigentlichen Arbeit. Klare Tagesplanung ist ein erster Schritt, um diesen Anteil zu senken. Wer Aufgaben, Prioritäten und Fristen strukturiert erfasst, schafft die Grundlage dafür, dass sowohl Menschen als auch digitale Werkzeuge effizienter arbeiten können. Erfahren Sie, wie Asana Ihnen dabei hilft, unter Asana kennenlernen.

Mit der ALPEN-Methode den Arbeitsalltag gezielt planen

Die ALPEN-Methode ist vor allem deshalb hilfreich, weil sie Ihren Arbeitstag nicht voller macht, sondern klarer: Sie entscheiden bewusster, was heute erledigt wird, wo Sie Raum für Unvorhergesehenes lassen, und welche Aufgaben auf einen späteren Zeitpunkt warten können. Wenn Sie diesen Ansatz dauerhaft und nachvollziehbar in Ihren Alltag übernehmen möchten, können Sie jetzt starten und Ihren Tagesplan direkt in Asana in einen klaren Arbeitsablauf übersetzen.

Häufig gestellte Fragen zur ALPEN-Methode

Was passiert, wenn der 40%-Puffer für Ihren Arbeitstag zu hoch ist?

Dann sollten Sie den Grundgedanken beibehalten, aber die Aufteilung an Ihren Alltag anpassen. Wichtig ist nicht, dass Sie starr an einer Zahl festhalten, sondern dass Ihr Tagesplan Platz für Unterbrechungen, Abstimmungen und kurze Pausen lässt.

Eignet sich die ALPEN-Methode auch für Teams?

Ja, als Grundlage für die persönliche Tagesplanung, im Team funktioniert sie am besten, wenn Zuständigkeiten und Fristen für alle sichtbar sind.

Worin unterscheidet sich die ALPEN-Methode von einer normalen To-do-Liste?

Eine To-do-Liste sammelt Aufgaben, während die ALPEN-Methode diese mit Zeitschätzungen, Prioritäten und einer Nachkontrolle zu einem realistischen Tagesplan verbindet.

Wie oft sollten Sie Ihren Tagesplan überprüfen?

Am sinnvollsten ist ein kurzer Blick am Ende des Tages. So erkennen Sie schneller, welche Einschätzungen realistisch waren, welche Aufgaben wiederkehren und wo Sie Ihren nächsten Plan besser anpassen können.

Wenn Sie die Methode direkt digital ausprobieren möchten, können Sie jetzt starten und Ihren Tagesplan in Asana strukturieren.