Parkinsonsches Gesetz: Was Sie daraus lernen können!

Haben Sie schon einmal ein Projekt bis zur letzten Minute aufgeschoben, obwohl Sie wussten, dass es innerhalb von wenigen Stunden erledigt sein würde? Dann leiden Sie unter einer ausgeprägten Aufschieberitis und das Parkinsonsche Gesetz nimmt seinen Lauf. Warum sollten Sie sich nicht die Zeit nehmen, die Sie brauchen? Entweder man schöpft die Zeit voll aus oder man schiebt seine Aufgaben vor sich her und erledigt sie erst kurz vor Abgabetermin. 

Leider führen Abgabetermine nicht immer zu höherer Produktivität, doch wenn man das Parkinsonsche Gesetz versteht und Wege findet, es zu umgehen, steigt auch die Motivation. In diesem Leitfaden erklären wir, wie das Parkinsonsche Gesetz funktioniert und geben Tipps, wie sich Arbeit in kürzerer Zeit erledigen lässt.

Was besagt das Parkinsonsche Gesetz?

Nach Parkinsons Gesetz dehnt sich die Arbeit in dem Maße aus, in dem die dafür vorgesehene Zeit verstreicht. Dieses Gesetz spielt dann eine Rolle, wenn der zeitliche Rahmen in Bezug auf Abgabetermine oder die Verwaltung von Projekten voll ausgeschöpft wird.

Das Parkinsonsche Gesetz verlangt, effizient mit der eigenen Zeit umzugehen. Wie Sie dies mit Asana schaffen können, erfahren Sie hier: 

Nehmen wir an, Sie haben zwei Wochen Zeit, um einen Projektvorschlag fertigzustellen. Sie mögen erleichtert sein, weil Sie wissen, dass Sie genügend Zeit haben. Doch der in weiter Ferne liegende Abgabetermin veranlasst Sie dazu, sich mehr Zeit als nötig zu nehmen, um die Aufgabe zu erledigen. Oder Sie schieben die Aufgabe vor sich her und erledigen sie erst knapp vor Ablauf der Frist. Mit anderen Worten: Die Aufgabe dehnt sich auf den gesamten vorgegebenen Zeitrahmen aus.

Wer hat das Parkinsonsche Gesetz erfunden?

Der britische Marinehistoriker Cyril Northcote Parkinson stellte das Parkinsonsch Gesetz erstmals 1955 in einem satirischen Essay für „The Economist“ vor. Einige Jahre später schrieb er ein Buch mit dem englischen Titel Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress. Es ist die Geschichte einer Frau, die einen ganzen Tag benötigt, um eine Postkarte zu verschicken. 

Da die alte Dame für diese Aufgabe den ganzen Tag Zeit hat, verbringt sie eine Stunde damit, eine passende Karte aufzutreiben, eine halbe Stunde damit, ihre Brille zu suchen, 90 Minuten damit, die Karte zu schreiben, und so weiter, bis der gesamte Tag vorbei ist. Parkinsons Geschichte soll erklären, wie sich Arbeit auf die zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnen kann. Sein Beispiel zum Parkinsonschen Gesetz mag zwar übertrieben klingen, doch jeder von uns hat diese Erfahrung sicher schon in geringerer Ausprägung erlebt.

Neben dem bekannten Parkinsonschen Gesetz hat der Marinehistoriker noch zwei weitere Lehrsätze entwickelt, die ebenfalls sehr aufschlussreich sind:

• Jeder Angestellte wünscht, die Zahl seiner Untergebenen, nicht jedoch die Zahl seiner Rivalen zu vergrößern.

• Angestellte schaffen sich selbst Arbeit.

Dabei verweist er auf die britische Verwaltung im Kolonialministerium zu der damaligen Zeit. Hier konnte er feststellen, dass die Anzahl der Beamten stark zunahm, und zwar um etwa 5% bis 6% pro Jahr. So wurden neuen Leute angestellt, nur damit die Beamten mehr Untergebene hatten.

Warum dehnt sich die Arbeit auf die gesamte verfügbare Zeit aus?

Studien legen nahe, dass die meisten Menschen die Tendenz haben, bei einer Aufgabenstellung den gesamten Zeitrahmen auszunutzen und nicht bedenken, welcher Zeitaufwand tatsächlich zur Erfüllung der bestimmten Aufgabe erforderlich ist. Diese Denkweise führt zu Zeitverschwendung und ineffizienten Arbeitsabläufen. Menschen haben oft das Gefühl, die gesamte ihnen zur Verfügung stehende Zeit ausnutzen zu müssen, selbst wenn die eigentliche Aufgabe wesentlich weniger Zeit in Anspruch nimmt. 

Beispiele für das Parkinsonsche Gesetz

Das Phänomen des Parkinsonschen Gesetzes findet sich in fast allen Bereichen. Das Parkinsonsche Gesetz betrifft uns alle und nur wenn wir uns dessen bewusst sind, können wir es effektiv umgehen. Beispiele für das Parkinsonsche Gesetz sind sowohl in Marketing- oder Designteams zu finden, als auch mehr oder minder ausgeprägt in größeren Unternehmen.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, das Gesetz zu umgehen. Allerdings bestimmt die Art der Aufgabe, wie Sie das Parkinsonsche Gesetz vermeiden Betrachten Sie nun drei Beispiele sowie die Lösungen für diese besonderen Situationen.

Marketingpräsentation

Angenommen, Sie sind Marketingmanager und arbeiten an einer Präsentation für einen neuen Kunden. Sie haben einen ganzen Monat Zeit, um alle notwendigen Unterlagen für Ihre Präsentation zusammenzustellen. Diese Frist lässt Ihnen reichlich Zeit für die Vorbereitung. Da Sie aber noch einige andere dringende Aufgaben zu erledigen haben, schieben Sie die Präsentation erstmal vor sich her. Unaufhaltsam rückt der Termin immer näher, und überstürzt bemühen Sie sich, die Präsentation in letzter Minute doch noch fertigzustellen. 

Im anderen Fall haben Sie keine weiteren Aufgaben zu erledigen und nehmen sich einen ganzen Monat Zeit, um in aller Ruhe daran zu arbeiten. Obwohl Sie die Präsentation bereits nach zwei Wochen als fertig und gelungen betrachten, nehmen Sie sich dennoch die verbleibenden zwei Wochen und fügen hier und da weitere Details hinzu, bis der Abgabetermin näher rückt. Ihre Arbeit ist nun so umfangreich geworden, dass Sie den gesamten Zeitrahmen voll ausgeschöpft haben. 

Mögliche Lösung: Die Mitglieder des Marketingteams können sich gemeinsam beraten und die Dauer eines Projekts realistisch einschätzen, anstatt willkürlich eine Frist zu setzen. Wer sich auf die für ein Projekt benötigte Zeit und nicht auf das Fälligkeitsdatum konzentriert, kann die Produktivität steigern und Ineffizienz vermeiden. 

Design-Lookbook

Wer als Grafiker tätig sind, kennt diese Situation vermutlich: Sie müssen innerhalb von zwei Wochen ein Lookbook erstellen. Als kreativer Mensch sind Sie stolz auf Ihre Arbeit, und Ihr Ziel ist es, jedes Projekt perfekt umzusetzen. Womöglich haben Sie selten das Gefühl, dass Ihre Projekte abgabereif sind, weil Sie immer etwas finden, das Sie korrigieren oder weiter verbessern können.

Abgabetermine sind praktisch, denn sie helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Allerdings verleiten sie dazu, die Zeitvorgabe bis zur letzten Minute auszunutzen und bis zur absoluten Perfektion an dem jeweiligen Projekt weiterzuarbeiten.

Mögliche Lösung: Wer den Kunden frühzeitig in den Entwurfsprozess einbezieht, kann verhindern, dass er unnötig viel Zeit auf seine Entwürfe verwendet. Benchmarks für Kunden oder Manager-Check-Ins liefern Feedback, damit Sie wissen, ob Ihr Arbeitsergebnis den Vorstellungen des Kunden entspricht oder ob Sie noch Verbesserungen vornehmen sollten.

Die 40-Stunden-Woche

Ausgehend von der Annahme, dass das Arbeitspensum der meisten Stellen einem wöchentlichen Zeitaufwand von 40 Stunden entspricht, arbeiten die meisten Unternehmen nach dem Modell der 40-Stunden-Woche.

Wie realistisch ist die Annahme, dass eine Tätigkeit im Marketing- und im medizinischen Bereich jeweils acht Stunden täglich erfordert? Sind diese Berufe gleichermaßen komplex? Die kurze Antwort lautet nein. Das Parkinsonsche Gesetz ist überall präsent. Manche Menschen sind 40 Stunden pro Woche beschäftigt, während andere dank ihres Zeitmanagements ihre Aufgaben schneller erledigen.  

Mögliche Lösung:  Nutzen Sie beispielsweise das Pareto-Prinzip, wonach etwa 80 % der Ergebnisse auf 20 % des Gesamtaufwands zurückzuführen sind. Wer sich auf effektive Arbeit konzentriert und nicht auf die Zeit, die er mit Arbeiten verbringt, kann seine Produktivität steigern.

Wie lässt sich das Parkinsonsche Gesetz überwinden?

Mit bestimmten Strategien können Sie das Parkinsonsche Gesetz aushebeln und Ihre Zeit besser nutzen. Wenn es Ihnen gelingt, den Zeitaufwand für Ihre Aufgaben nicht unnötig auszudehnen, können Sie Aufgaben schneller erledigen und die eingesparte Zeit für sinnvolle Dinge nutzen, wie beispielsweise ein wenig Entspannung, oder sich anderen Aufgaben zuwenden.

1. Strategische Aufgabenplanung

Wer seine Arbeit im Vorfeld strategisch plant, neigt weniger dazu, Dinge aufzuschieben und arbeitet effizient. Mit einem gezielten Plan können Sie Ihre Zeit besser einteilen, einschätzen, wie lange Aufgaben dauern werden, und diese entsprechend einplanen. So können Sie das Parkinsonsche Gesetz umgehen.

Ihr Plan sollte folgende Punkte umfassen:

• Ihre SMART-Ziele

• Ihre Liste an Aufgaben und Maßnahmen 

• Der Zeitplan für die Fertigstellung

• Die erforderlichen Ressourcen 

• Konkrete Daten, an denen Sie den Fortschritt überprüfen

Natürlich können Sie auch einen umfassenderen Strategieplan für Ihre kurz- und langfristigen Ziele innerhalb des Unternehmens erstellen. Das motiviert und führt zu mehr Produktivität bei der Arbeit.

2. Eigene Fristen

Der erste Schritt, das Parkinsonsche Gesetz erfolgreich zu umgehen, besteht darin, sich selbst Fristen zu setzen. Anstatt sich zu fragen: „Wie viel Zeit habe ich denn?“, sollten Sie sich überlegen, wie viel Zeit Sie nach realistischen Gesichtspunkten für die jeweilige Aufgabe benötigen, und dementsprechend eigene Fristen setzen. 

Ermitteln Sie zunächst die Zeit, die Sie für eine Aufgabe benötigen: 

• Die Projektanforderungen verstehen: Um zu bestimmen, wie viel Zeit Sie für ein Projekt benötigen, brauchen Sie eine Vorstellung von den Aufgaben, die von Ihnen verlangt werden. In diesem Schritt erstellen Sie eine Liste aller Teilaufgaben und Tätigkeiten im Rahmen des Gesamtprojekts. 

• Tätigkeiten und Aufgaben nach Prioritäten ordnen: Nachdem Sie eine Liste Ihrer Projektanforderungen erstellt haben, können Sie Ihre To-Do-Liste nach Priorität ordnen und festlegen, welche Aufgaben am wichtigsten und/oder komplexesten sind. Die Aufgaben, die am meisten Zeit in Anspruch nehmen, sollten Sie ganz oben auf Ihre Liste setzen.

• Entscheiden, wer eingebunden werden soll: Wenn Sie für bestimmte Teile Ihres Projekts die Hilfe von Mitarbeitern benötigen, sollten Sie überlegen, wen Sie hinzuziehen wollen. Wer sich bereits zu Projektbeginn an sein Team wendet, kann später Zeit einsparen.

• Zeiteinschätzungen vornehmen: Sie haben nun eine klare Vorstellung, welche Mitarbeiter beteiligt sind und mit welcher Aufgabenstellung sie an Ihrem bevorstehenden Projekt mitarbeiten. Nun können Sie auf der Grundlage Ihres Arbeitspensums und Ihres persönlichen Engagements eine realistische Zeiteinschätzung für die Fertigstellung Ihres Projektes vornehmen. 

Betrachten Sie Ihre Aufgaben einfach als kurzfristige Ziele die Sie erfüllen müssen – je schneller Sie die Aufgaben erledigen, desto mehr Zeit haben Sie für andere Dinge.

3. Timeboxing

Timeboxing ist eine Strategie für produktives Arbeiten, die Ihnen helfen kann, das Parkinsonsche Gesetz zu bekämpfen, wieder produktiver zu arbeiten und sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die wirklich wichtig ist.

Beim Timeboxing setzt man sich das Ziel, eine Aufgabe innerhalb einer bestimmten Zeitspanne, wie etwa einem halben Tag, zu erledigen. Wer vor der Ausführung einer Aufgabe plant, wie lange diese dauern soll, geht bewusster mit seiner Arbeit um. Mit Timeboxing können Sie einzelne Aufgaben planen, Ihr Team bei der Organisation unterstützen oder Besprechungen effektiver gestalten.

4. Die Pomodoro-Technik

Ähnlich wie Timeboxing setzt die Pomodoro-Technik Phasen konzentrierter Tätigkeit im Wechsel mit häufigen kurzen Pausen ein, um die Produktivität zu steigern und die geistige Ermüdung zu verringern. Bei dieser Methode kommen 25-minütige Arbeitsphasen und fünfminütige Pausen zum Einsatz, um die Konzentration zu optimieren. 

Die Pomodoro-Methode ist ein fünfstufiger Ansatz für das Zeitmanagement:

1. Erstellen einer nach Dringlichkeit geordneten Aufgabenliste

2. Einen Timer auf 25 Minuten einstellen

3. Den vorgegebenen Zeitrahmen einhalten

4. Fünf Minuten Pause machen.

5. Nach 4 Pomodoros eine 15-30-minütige Pause einlegen

5. Aufgabenmanagement-Tools

Mithilfe eines Aufgabenmanagement-Tools können Sie Ihren Arbeitstag perfekt organisieren, Ihre Termine planen und sicherstellen, dass Sie genug Zeit haben, um dabei Schwerpunkte zu setzen. Sie können auch To-Do-Listen erstellen und so bei Projekten auf dem Laufenden bleiben, sei es bei der Zusammenarbeit im Team oder bei persönlichen Projekten. 

Wer das Parkinsonsche Gesetz austricksen will, muss sein Selbstmanagement selbst in die Hand nehmen und sein Arbeitspensum erhöhen. Wenn Sie Aufgaben vor Ablauf der Frist erledigen, können Sie die zusätzliche Zeit nutzen, um weiterzuarbeiten oder eine Pause einzulegen. Ziel ist es, effizienter zu sein – nicht, sich zu überarbeiten. 

Mit dem Parkinsonschen Gesetz in kürzerer Zeit mehr erreichen

Nachdem Sie nun verstanden haben, was das Parkinsonsche Gesetz ist und wie es funktioniert, können Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen. Mit den richtigen Strategien wie proaktiver Zeitplanung, persönlichen Fristen und der Priorisierung von Aufgaben können Sie mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen und so eine bessere Work-Life-Balance erreichen.

Der Einsatz von Aufgabenmanagement-Software kann die von Ihnen eingeführten Strategien ergänzen und Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.