Was ist Gmail?

Gmail ist ein E-Mail-Dienstleister und Teil von Google Workspace, einer Reihe von Tools für Produktivität und Zusammenarbeit, die Einzelpersonen, Teams und Unternehmen dabei unterstützen, den Überblick zu behalten.

Warum Gmail + Asana?

Erstellen Sie Aufgaben, ohne Gmail zu verlassen

Mit der Asana-Integration für Gmail können Sie Asana-Aufgaben direkt über Ihr Gmail-Postfach erstellen. Alle Aufgaben, die Sie via Gmail erstellen, enthalten automatisch den Kontext aus Ihrer E-Mail, sodass keine Informationen ausgelassen werden.

Suchen Sie bequem nach Asana-Aufgaben

Möchten Sie beim Schreiben einer E-Mail auf eine Asana-Aufgabe hinweisen? Anstatt Asana zu öffnen, verwenden Sie das Asana for Gmail-Add-on, um einfach direkt in Ihrem Gmail-Posteingang nach der Aufgabe zu suchen.

Maßnahmen ergreifen

Unabhängig davon, ob Sie eine Aufgabe erstellen oder danach suchen, können Sie diese auch in Gmail kommentieren oder als erledigt markieren, so dass keine Aktionspunkte mehr in Ihrem Posteingang untergehen.

Synchronisieren Sie E-Mail-Verläufe automatisch mit Asana

Synchronisieren Sie bestehende und zukünftige Nachrichten innerhalb eines Gmail-Threads mit einer neu erstellten Asana-Aufgabe. Im weiteren Verlauf des E-Mail-Threads werden Aktualisierungen automatisch in der verknüpften Asana-Aufgabe veröffentlicht. Im weiteren Verlauf des E-Mail-Threads werden Aktualisierungen automatisch in der verknüpften Asana-Aufgabe veröffentlicht, sodass der gesamte Kontext immer mit der Arbeit verknüpft bleibt.

Automatisieren Sie Prozesse, indem Sie Asana-Regeln für Gmail erstellen

Vermeiden Sie Engpässe, indem Sie automatisch E-Mails von Ihrem Gmail-Konto mithilfe von Regeln versenden.

Durch die Kombination von Regeln mit Gmail können Teams automatisch E-Mails von einem Konto versenden lassen, wenn bestimmte Projektparameter erfüllt sind. So können Teams vom manuellen Senden einer E-Mail dazu übergehen, Auslöser für den automatischen E-Mail-Versand an die von Ihnen ausgewählten Empfänger festzulegen.

Gmail + Asana miteinander verbinden

So richten Sie das Asana-Add-on für Gmail ein:

1. Installieren Sie das Asana-Add-on vom Google Workspace Marketplace

2. Melden Sie sich mit dem Gmail-Konto an, das mit Ihrem Asana-Konto verknüpft ist

3. Öffnen Sie eine E-Mail in Gmail und klicken Sie auf das Asana-Symbol, das im rechten Fenster erscheint. Beachten Sie bitte, dass Sie Ihr Browserfenster eventuell neu laden müssen, bevor Sie zum ersten Mal das Asana-Add-on für Gmail nutzen

4. Sobald Sie Gmail mit Asana verbunden haben, können Sie Aufgaben in Gmail erstellen, suchen, kommentieren und als erledigt markieren

So synchronisieren Sie E-Mail-Threads in Gmail mit Asana:

1. Öffnen Sie nach der Installation des oben genannten Asana-Add-ons für Gmail eine E-Mail in Gmail und klicken Sie auf das Asana-Logo im Seitenbereich.

2. Melden Sie sich mit Ihren Asana-Kontoinformationen an.

3. Nach dem Anmelden sehen Sie die Option, eine neue Aufgabe in Ihrer E-Mail zu erstellen.

4. Aktivieren Sie beim Erstellen der neuen Aufgabe das Kontrollkästchen Zukünftige E-Mail-Antworten mit dieser Aufgabe synchronisieren.

So richten Sie die Integration von Regeln für Gmail ein:

1. Navigieren Sie zu dem Asana-Projekt, in dem Sie Regeln für eine App-Integration anlegen möchten

2. Klicken Sie auf „Anpassen“ in der rechten oberen Ecke

3. Wählen Sie oder scrollen Sie nach unten zu „+ Regel hinzufügen“

4. Wählen Sie in der linken Spalte „Gmail“ aus

5. Wählen Sie entweder eine voreingestellte Regel aus oder klicken Sie auf „Benutzerdefinierte Regel erstellen“

6. Geben Sie der Regel einen Namen und wählen Sie einen Auslöser und eine Aktion, um zu beginnen.

7. Um mehr zu erfahren, schauen Sie sich gern das Asana-Regel-Handbuch an

Wenn Sie ein Admin sind, können Sie die Integration für Ihr Team in großem Umfang wie folgt aktivieren:

Wenn Sie der Administrator Ihrer Asana-Domain sind, haben Sie auch die Möglichkeit, das Add-on für Ihr gesamtes Unternehmen zu installieren, sodass Endbenutzer die App nicht einzeln über den oben gezeigten Google Workspace-/Gmail-Authentifizierungsprozess installieren müssen. (Hinweis: Bei einer Admin-Installation kann es bis zu 7 Tage dauern, bis das Add-on erscheint.)

Damit das Add-on installiert werden kann, muss die Gmail-App auch von Asana aus über die App-Verwaltung zugelassen werden. Um diesbezügliche Anpassungen vorzunehmen, gehen Sie zur App-Verwaltung in der Admin-Konsole.

Mehr erfahren und Support erhalten

Weitere Informationen zur Nutzung der Asana-Integration für Gmail finden Sie im Asana-Handbuch oder in unserem Online-Kurs in der Asana Academy.

Wenn Sie Fragen haben, Feedback geben möchten oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an das Asana-Support-Team.

Reibungslose Zusammenarbeit mit Asana

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