29 Vorlagen für das Zeitmanagement mit Beispielen mit Beispielen zur Förderung effizienter Arbeit

Team Asana – FotoTeam Asana7. Oktober 202112 Minuten Lesezeit
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Zeitmanagement-Vorlagen – Artikel-Bannerbild

Zusammenfassung

Von täglichen To-dos bis hin zu monatlichen Redaktionskalendern: In diesem Artikel haben wir 29 Vorlagen mit Beispielen zusammengestellt, die Sie dabei unterstützen, Ihre Zeit effizient einzuteilen. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie jede einzelne Vorlage verwenden können, um Ihre To-do-Liste abzuarbeiten.

Sie kennen das bestimmt: Ihr Terminkalender ist bereits voll, ständig kommen neue Aufgaben hinzu und Sie versuchen, alles so gut wie möglich zu erledigen. Das kann ganz schön herausfordernd sein, aber wir haben eine gute Nachricht. Es gibt eine Vielzahl an Vorlagen für ein effizientes Zeitmanagement, mit denen Sie Arbeitsvorgänge priorisieren und Ihre To-do-Liste im Griff behalten können. 

Sehen Sie sich am besten die folgenden 29 Vorlagen mit Beispielen an, um herauszufinden, welche am besten zu Ihrem vollen Terminkalender passen. Von täglichen Programmpunkten bis hin zu monatlichen Zielen: Mit diesen Vorlagen sind Sie für jede Situation gerüstet. 

Sind Sie bereit? Hier kommen die 29 hilfreichsten Zeitmanagement-Vorlagen: 

1. Vorlage für tägliche To-do-Listen

Ideal für: Die tägliche Zielsetzung und Priorisierung kleiner Aufgaben.

Tägliche To-dos sind Aktionspunkte, die Sie in einem Notizbuch oder in Ihrem Work Management Tool erfassen und jeden Morgen zu Arbeitsbeginn überprüfen. Mithilfe einer To-do-Liste stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Aufgaben an diesem Tag erledigen und nichts übersehen. 

Vorlage: Tägliche Checkliste

Indem Sie Ihre täglichen Aufgaben aufschreiben, visualisieren Sie, welche Arbeitsvorgänge Sie erledigen müssen. Da alles schriftlich erfasst ist, können Sie schnell erkennen, welche Prioritäten die einzelnen Aufgaben haben und wann sie fertig sein müssen. Werfen Sie auch am Ende Ihres Arbeitstages noch einmal einen Blick auf Ihre To-dos, damit Sie vorbereitet sind und wissen, was Sie am darauffolgenden Tag erwartet.

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2. Vorlage für Gantt-Diagramme

Ideal für: Die Nachverfolgung von Projektfortschritt und Meilensteinen. 

Gantt-Diagramme sind horizontale Balkendiagramme zur Darstellung von Projektzeitleisten, Programmen oder Aufgaben. Mit ihnen können Sie den Aufgabenfortschritt, Abhängigkeiten und Meilensteine im Blick behalten. 

Mit einer Vorlage für Gantt-Diagramme können Sie die Zeit, die Sie für die Planung täglicher Aufgaben aufwenden müssen, deutlich reduzieren. Durch die Visualisierung Ihrer gesamten Arbeit auf einer Zeitleiste wissen Sie genau, welche Aufgaben anstehen und wieviel Zeit Sie für die Erledigung benötigen. Stellen Sie sich Gantt-Diagramme am besten als interaktiven Zeitmanagement-Ansatz vor. 

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3. Vorlage für Teamziele

Ideal für: Die Abstimmung kleinerer Aufgaben auf größere Projektziele.

Die Verknüpfung von täglichen Aufgaben mit größeren Projektzielen stellt eine der größten Herausforderungen beim Zeitmanagement dar. Das gilt vor allem für Teams, deren Mitglieder isoliert arbeiten und über keine zentrale Plattform verbunden sind, mit der sie das Zeitmanagement erfassen könnten. 

Vorlagen für Teamziele können hier Abhilfe schaffen. Damit bekommen alle Beteiligten Einblick in die erforderlichen Projektziele und wissen genau, wie ihre einzelnen Arbeitsschritte zum Erreichen des größeren Ziels beitragen. 

Vorlage für Unternehmensziele und -ergebnisse

4. Aktionspunkte

Ideal für: Die Organisation täglicher oder wöchentlicher Aktionspunkte nach ihrer Priorität.

Sie können Ihr Arbeitspensum auch organisieren, indem Sie die wichtigsten Aktionspunkte des Tages visuell hervorheben und diese vorrangig abarbeiten. Nutzen Sie dafür eine Vorlage für Aktionspunkte.

Indem Sie Ihren Tag in Abhängigkeit Ihrer Aktionspunkte planen, stellen Sie sicher, dass Aufgaben mit hoher Priorität am Ende Ihres Arbeitstages auch wirklich erledigt sind. Das ermöglicht Ihnen auch, die restliche Woche an anderen wichtigen Aufgaben zu arbeiten.

Lesenswert: Wie Sie klare Aktionspunkte erstellen

5. Vorlage für Checklisten

Ideal für: Die Anordnung der täglich zu liefernden Ergebnisse in einer bestimmten Reihenfolge 

Die Organisation Ihrer To-do-Liste kann beeinflussen, wie und wann Sie Aufgaben erledigen. Mit einer Checkliste stellen Sie sicher, dass Ihre Aufgaben klar definiert und nach Priorität gestaffelt sind.

[Listenansicht] Strukturierte GTD-Methode im Projekt „Meine Aufgaben“ in Asana mit Priorität, Datum und Informationen auf Projektebene (Schritt 3)

Mit einer Vorlage für Checklisten können Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit kategorisieren, damit Sie die Arbeiten mit höchster Priorität vorrangig erledigen. Das Abhaken von To-dos bringt zudem ein gutes Gefühl mit sich und Sie können zusehen, wie Ihre To-do-Liste kürzer wird.

6. Vorlage für die Eventplanung

Ideal für: Die Visualisierung von Fristen bei der Veranstaltungsplanung und die Verwaltung der Kommunikation.

Die Eventplanung kann eine stressige Angelegenheit sein. Für gewöhnlich gibt es eine Vielzahl an Fristen und Details, die Sie bis zur Veranstaltung alle erfassen müssen. Das kann Ihre üblichen Zeitmanagement-Strategien ordentlich durcheinander bringen.

Mithilfe einer Vorlage für die Eventplanung können Sie an einem zentralen Ort ein Budget erstellen, Fristen visualisieren, im Team kommunizieren und Anfragen von Lieferanten verwalten. Außerdem verwandeln Sie damit E-Mails in umsetzbare Aufgaben und erreichen Ihre Ziele.

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7. Vorlage für die tägliche Zeitplanung

Ideal für: Die Planung täglicher Aktivitäten, um zu verhindern, dass Sie Ziele nicht erreichen.

Wenn Sie sich beim Anblick Ihrer täglichen To-dos regelmäßig überfordert fühlen und gerne einen „Schlachtplan“ für Ihren Arbeitstag haben, kann die tägliche Zeitplanung eine große Unterstützung für Sie sein. Ein täglicher oder wöchentlicher Plan unterscheidet sich von einer To-do-Liste, da er mehr als nur die benötigten Ergebnisse umfasst. Er beinhaltet alle laufenden Arbeitsvorgänge für einen Tag, wie zum Beispiel Meetings, Pausen, Ergebnisse und alle weiteren Elemente, für die Sie Arbeitszeit aufwenden.

Die Vorstellung, Ziele eventuell nicht zu erreichen, stellt eine geistige Belastung dar. Eine Studie aus dem Jahr 2011 hat gezeigt, dass die Erstellung eines Plans diese Belastung mindern kann. Indem Sie sich bei der Planung Ihres Arbeitstages nach anstehenden Meetings, Aufgaben und Projektergebnissen richten, erstellen Sie sich selbst einen täglichen Strategieplan und können Zeitblöcke nutzen und Ihre Aktionspunkte umsetzen.

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8. Vorlage für Designpläne

Ideal für: Die Verknüpfung von Design-Ergebnissen und größeren Projektmeilensteinen.

Designer nutzen meist viele Tools für die Erstellung von Designs, aber haben sie auch ein Tool für die Planung ihrer Aufgaben? Schließlich gibt es angefangen vom ersten Konzept über die teamübergreifende Kommunikation bis hin zur abschließenden Genehmigung viele laufende Arbeitsvorgänge.

Mit einer Vorlage für Designpläne organisieren Sie Ihre Aufgaben, halten Fristen ein und erhalten Genehmigungen an einem zentralen, übersichtlichen Ort. Damit sorgen Sie für fristgerechte Ergebnisse und erreichen Ihre kreativen Meilensteine.

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9. Vorlage für Team-Brainstorming

Ideal für: Kreativteams, die Unterstützung bei einer effizienten Ideenfindung benötigen.

Team-Brainstorming ist eine kreative Möglichkeit, um neue Geschäftsmöglichkeiten zu finden. Damit Ihre Brainstorming-Sitzung aber auch wirklich produktiv ist, benötigen Sie die richtigen Zeitmanagement-Fähigkeiten. Und hier kommt eine Vorlage für Brainstorming-Sitzungen zum Einsatz.

Sobald Sie einen Plan haben, können alle Beteiligten Ihre Ideen in ein gemeinsames Dokument einfügen. Danach setzen Sie sich im Team zusammen, um die besten Ideen und wichtige Aktionspunkte zu besprechen. Sie können auch verschiedene Brainstorming-Techniken ausprobieren, um herauszufinden, welche am besten zur Dynamik in Ihrem Team passt. 

Kostenlose Vorlage für Team-Brainstormings

10. Pomodoro-Technik (Beispiel)

Ideal für: Mitarbeiter, die Schwierigkeiten mit Prokrastination haben und sich leicht ablenken lassen.

Wenn der Gedanke an die Erstellung einer täglichen oder wöchentlichen To-do-Liste bei Ihnen eher ein Gefühl der Überforderung auslöst, könnten Sie die Pomodoro-Technik ausprobieren. Bei dieser Technik wechseln sich konzentrierte Arbeitszeiten mit regelmäßigen häufigen Pausen ab. Dadurch sollen die Produktivität angekurbelt und mentale Erschöpfung reduziert werden.

Üblich ist ein Verhältnis von 25 Minuten Arbeitszeit zu 5 Minuten Pause. Am besten starten Sie mit dieser Technik, indem Sie Ihre täglichen Aufgaben in 25-minütige Zeitblöcke einteilen. Damit können Sie sich in Ruhe Ihrer Arbeit widmen und sicher sein, dass Ihre To-do-Liste am Ende des Arbeitstages erledigt ist.

Lesenswert: Wie die Pomodoro-Technik die Team-Produktivität steigert

11. Vorlage für redaktionelle Kalender

Ideal für: Teams mit einem strikten Content-Zeitplan und Schwierigkeiten durch Fehlkommunikation.

Ob Blogbeiträge oder Pressemitteilungen – wenn Sie Teil eines Kreativteams sind, planen Sie bevorstehende Inhalte üblicherweise mit einem redaktionellen Kalender. Dabei kann es sich um eine tatsächliche Kalenderansicht oder auch eine Liste, die in Wochen oder Monate unterteilt ist, handeln.

[Listenansicht] Projekt für redaktionelle Kalender in Asana

Durch die Visualisierung Ihrer geplanten Arbeiten in einem redaktionellen Kalender sehen Sie jederzeit, welche Inhalte wann veröffentlicht werden. Dadurch können Sie nicht nur vorausschauend planen, sondern bei der Planung auch wichtige Firmenveranstaltungen oder saisonale Themen berücksichtigen.

Kostenlose Vorlage für redaktionelle Kalender

12. Vorlage für SMART-Ziele

Ideal für: Das proaktive Festlegen von Zielen und Planen von Aufgaben.

Wenn das Festlegen von Zielen und Nachverfolgen Ihres Fortschritts Ihre Produktivität ankurbelt, könnte die Vorlage für SMART-Ziele genau das Richtige für Sie sein. Das Akronym SMART steht für Spezifisch, Messbar, Ausführbar, Realistisch und Terminiert. Die SMART-Methode unterstützt Sie beim Erreichen Ihrer ehrgeizigsten Ziele und sorgt für klare Kommunikation und eine gemeinsame Ausrichtung im Team.

Indem Sie Ihre Ziele kommunizieren stellen Sie sicher, dass der Zusammenhang zwischen einzelnen Aufgaben und Ihren Zielen klar ersichtlich ist. Außerdem wissen Sie damit am Beginn eines jeden Arbeitstages, was zu erledigen ist und welche Kennzahlen Sie erfassen.

Lesenswert: Formulieren Sie mit diesen Tipps und Beispielen bessere SMART-Ziele

13. Vorlage für die Arbeitszeiterfassung

Ideal für: Die Erfassung der Aufgabendauer und des Arbeitspensums.

Bei der Umsetzung eines strukturierten Plans ist die Erfassung Ihrer Arbeitszeit ein besonders schwieriges Unterfangen. Einerseits arbeiten Sie an wichtigen Aufgaben und kommunizieren in Echtzeit mit Ihren Teamkollegen, aber womit verbringen Sie den Rest Ihrer Arbeitszeit? 

Mithilfe einer Vorlage zur Arbeitszeiterfassung können Sie nachverfolgen, wie lange Sie an einer Aufgabe arbeiten und analysieren, wofür Sie täglich, wöchentlich und monatlich Ihre Zeit aufwenden. Eine Vorlage zur Arbeitszeiterfassung gibt Ihnen aber nicht nur einen Überblick über die Zeit, die Sie in der Vergangenheit in Aufgaben investiert haben, sie ist auch ein hilfreiches Tool für die zukünftige Planung. Sobald Sie ein Gefühl dafür haben, wie lange Sie für bestimmte Aufgaben brauchen, können Sie anstehende Projekte basierend darauf planen, wie viel Zeit die Aufgaben ungefähr beanspruchen werden.

14. Social-Media-Vorlage

Ideal für: Die Organisation Ihrer Social-Media-Inhalte für Veranstaltungen und Trends.

Die Planung von Social Media ist eine komplexe Aufgabe. Von der Verwaltung unterschiedlicher Profile bis zum Verfolgen aktueller Trends: Ein strategischer Plan ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein Content-Kalender für Social Media ist eine Kombination aus Ihrem redaktionellen Kalender und Ihren geplanten Beiträgen. Er bietet Ihnen eine einfache Möglichkeit, alle Inhalte und Abläufe zu visualisieren, und Ihren funktionsübergreifenden Beteiligten schnellen Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen.

Durch die Verwendung einer Vorlage für Social-Media-Inhalte wird die Verwaltung Ihres Veröffentlichungsplans, die Planung von Beiträgen und die Kommunikation mit Teammitgliedern vereinfacht und zentralisiert. Dadurch verhindern Sie Missverständnisse bei der Kommunikation und halten Ihr Team stets auf dem Laufenden.

Jetzt herunterladen: Kostenlose Vorlage für einen Content-Kalender für Social Media

15. Workflow-Vorlage

Ideal für: Die Verbesserung interner Prozesse und Abläufe.

Ein Workflow ist ein vollständiger Prozess, bei dem die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt mit den richtigen Daten versorgt werden. Workflows sind unheimlich wertvoll, aber es braucht etwas Zeit und Anstrengung, sie zu entwickeln.

Beispielhafte Workflow-Vorlage

Selbst mit der richtigen Workflow Management Software kann es einige Zeit dauern, bis Sie ein effektives Zeitmanagement eingeführt haben, denn der Aufbau eines Workflows kann eine ganz schöne Herausforderung sein. Mit der richtigen Vorlage können Sie Ihren Workflow aber planen, individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und schließlich sogar problemlos nachverfolgen, wie erfolgreich er ist. 

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16. Einfache Vorlage

Ideal für: Die planmäßige Erledigung kleinster Aufgaben.

Beim Zeitmanagement ist eine einfache Herangehensweise oft die beste. Wenn Sie bereits eine Strategie haben, aber mehr Struktur in das bestehende Chaos bringen möchten, könnte eine einfache Zeitmanagementübersicht die Lösung für Sie sein.

Eine einfache Vorlage könnte einen kurzen Überblick über ihre Aufgabenliste für die Woche und anstehende Fristen beinhalten. Hier reicht im Grunde eine Art Checkliste. Wenn Sie Ihre Arbeitsvorgänge aber lieber visualisieren, können Sie auch einen Whiteboard-Kalender verwenden. Bei so einem einfachen Format werden nur wenige direkt anstehende Aufgaben gelistet, wodurch das Layout einfach und unkompliziert bleibt.

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17. Vorlage für die Einführung neuer Mitarbeiter

Ideal für: Die Organisation von Dokumenten und Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter.

Der Einstellungsprozess ist entscheidend, um Gruppennormen zu etablieren, die Unternehmenskultur vorzustellen und die interne Effizienz zu optimieren. Er kann aber sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn laufend neue Teammitglieder eingeführt werden. Ohne eine festgelegte Herangehensweise könnten Ihren neuen Mitarbeitern aber die Ressourcen fehlen, die sie für die effektive Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

Mit einer Vorlage für die Einführung neuer Mitarbeiter standardisieren Sie diesen Prozess, sorgen für Abstimmung unter allen Beteiligten und stellen vom ersten Tag an ein inklusives Arbeitsumfeld sicher. Sie unterstützen damit Ihr HR-Team und die Personalverantwortlichen und gewährleisten, dass Ihr Team alle notwendigen Unterlagen hat, die es für den ersten Arbeitstag eines neuen Teammitglieds benötigt. Am besten kombinieren Sie Ihre Vorlage für die Einführung neuer Mitarbeiter dann noch mit einer umsetzbaren Checkliste für neue Mitarbeiter, um den Prozess weiter zu optimieren.

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18. Vorlage gegen Prokrastination

Ideal für: Teams, die Schwierigkeiten mit Prokrastination und Effizienz haben.

Wir alle kennen die Situation: Die To-do-Liste ist lang, aber wir schieben die Aufgaben bis zur letzten Minute auf. Viele kämpfen mit Prokrastination, aber es gibt Möglichkeiten, sie in Schach zu halten und ihre negativen Auswirkungen zu reduzieren. 

Eine Vorlage gegen Prokrastination kann Sie Tag für Tag bei der Priorisierung Ihrer wichtigsten Aufgaben unterstützen. Außerdem verhindern Sie damit ein Gefühl der Überforderung beim Blick auf längere, wöchentliche To-dos. Sie könnten auch eine Zeitmanagement-Strategie wie die Pomodoro-Technik ausprobieren, bei der Sie Ihre Arbeitszeit in kurze Intervalle einteilen und in regelmäßigen Pausen Stress abbauen. Wir empfehlen Ihnen, verschiedene Methoden zu testen, damit Sie herausfinden, welche für Sie am besten funktioniert. Sie können gleich beginnen, indem Sie die wichtigsten Aufgaben priorisieren. Sobald Sie merken, dass Sie prokrastinieren, machen Sie kurze Pausen.

Lesenswert: Das Geheimnis, mit dem Sie dem Prokrastinieren ein Ende bereiten können

19. Vorlage für die Unternehmensstrategie

Ideal für: Die Verknüpfung von Mitarbeitern und Geschäftszielen zur Vermeidung von Barrieren.

Ein Business-Plan beschreibt wer Sie sind und was Ihr Unternehmen macht. Meistens wird er mit Führungskräften, Teammitgliedern und auch Investoren geteilt. Daher ist es besonders wichtig, dass dieses Dokument professionell ist und Ihre Strategie in möglichst kurzer Zeit wiedergibt.

Es gibt viele verschiedene Punkte, die Sie in Ihre Vorlage für die Unternehmensstrategie aufnehmen können, zum Beispiel Prozesse, Ausgaben und übergeordnete Programme. Ohne eine hilfreiche Vorlage kann es sehr zeitaufwendig sein, all diese Aspekte präzise darzustellen. Eine überzeugende Vorlage für die Unternehmensstrategie kann eine hilfreiche Starthilfe sein und Ihr Team bei der Erstellung und Präsentation Ihrer Unternehmensstrategie unterstützen. 

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20. „Irgendwann“-Aufgaben

Ideal für: Die Planung zukünftiger Projekte, die nicht höchste Priorität haben, aber dennoch wichtig sind.

Es passiert uns allen zumindest zeitweise, dass wir unseren Fokus ausschließlich auf kurzfristige Aufgaben richten – schließlich müssen ja die Fristen eingehalten werden. Dennoch kann es hilfreich sein, ab und an etwas Zeit zu investieren und langfristige Aufgaben einzuplanen, die Sie irgendwann erledigen möchten. 

Sie können mit einer Irgendwann-Vorlage eine Liste aller zukünftigen Projekte erstellen, die Sie gerne umsetzen würden, sei es als Team oder alleine. Wenn Sie das nächste Mal etwas freie Zeit zur Verfügung haben, können Sie darauf zurückgreifen und an Ihren Irgendwann-Aufgaben arbeiten. Beginnen Sie damit, Projektbeschreibungen hinzuzufügen und überlegen Sie sich, welches Team involviert werden müsste, damit der Ball ins Rollen kommt.

Lesenswert: Mit langfristigen Zielen Großes erreichen

21. Vorlage für freie Zeit

Ideal für: Die proaktive Priorisierung von langfristigen Projekten. 

Sollten Sie jemals in die Lage kommen, dass Ihr Arbeitspensum gerade sehr überschaubar ist und Sie daher proaktiv Aktionspunkte angehen wollen, können Sie auf eine Vorlage für freie Zeit und langfristigere Aufgaben zurückgreifen. Teilen Sie diese zunächst in einen Projektstrukturplan auf, mit dem Sie dann kleinere Ergebnisse planen können. 

Bei diesen Aufgaben kann es sich um größere Geschäftsvorhaben handeln, wie einen verbesserten Prozess, oder Teamvorhaben, wie die Organisation einer Teambuilding-Aktivität. Heben Sie sich diese Aufgaben für das Ende der Woche auf. Wenn Sie alle Arbeitsvorgänge mit hoher Priorität erledigt haben und Ihnen noch Zeit übrig bleibt, können Sie sich Projekten widmen, die schon lange liegen geblieben sind. 

22. Tagesordnungsvorlage

Ideal für: Teams, die Schwierigkeiten haben, effiziente Meetings durchzuführen.

Bestimmt erinnern sich die meisten von uns an Meetings in unserer Laufbahn, bei denen es keine Tagesordnung gab. Fehlt eine ordentliche Tagesordnung, wissen Teammitglieder nicht, was das Meeting bezwecken soll. Dies könnte am Ende dazu führen, dass die Besprechung reine Zeitverschwendung ist. 

Mithilfe einer Tagesordnungsvorlage können Sie sich bei Ihren Meetings auf das Wesentliche konzentrieren und verlieren Ihre Ziele, Aktionspunkte und anfallende Aufgaben nicht aus den Augen. 

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23. Vorlage für Vertriebs-Pipelines

Ideal für: Die Verwaltung von Vertriebsmöglichkeiten und deren Kommunikation an beteiligte Teams.

Die Verwaltung Ihrer Vertriebs-Pipeline ist eine Herausforderung, die die Nutzung bestehender und die Erfassung möglicher Vertriebsmöglichkeiten für Ihr Vertriebsteam umfasst. Das klingt zwar einfach, aber bei der Nachverfolgung Ihrer Vertriebs-Pipeline gibt es viele, sich ständig verändernde Komponenten, wie Vertriebsmöglichkeiten, den Lead-Status, Prioritäten, Phasen, Schätzwerte für den erwarteten Umsatz und noch viele mehr. 

Mit einer Vorlage für Vertriebs-Pipelines kann Ihr Vertriebsteam Kontodaten und Aktionspunkte einfach erfassen und gleichzeitig Chancen priorisieren und Ihre Pipeline mit anderen Teammitgliedern teilen. Außerdem können Sie sich auf neue Leads, die wichtigsten Kundenkontos und gefährdete Chancen konzentrieren, um Ihre Pipeline weiter auszubauen.

[Listenansicht] Vorlage für die Vertriebs-Pipeline in Asana – ähnlich einer TabelleHolen Sie sich eine kostenlose Vorlage für Vertriebs-Pipelines

24. Zeitbudget

Ideal für: Die Analyse von zeitlichem Aufwand und Budgetdetails. 

Bestimmt kennen Sie die Redensart „Zeit ist Geld“. Aber wie können Sie sichergehen, dass Sie Ihre Zeit auch effizient nutzen? Zwar gibt es hierfür keine Patentlösung, aber es kann hilfreich sein, Ihre aufgewendete Zeit in Zusammenhang mit Ihrem Budget zu erfassen. Dadurch erfahren Sie, für welche Aufgaben Sie wieviel Ihrer Zeit aufwenden. 

Erfassen Sie dafür zunächst die Zeit, die Sie für die Erledigung der einzelnen Aufgaben eines Projekts benötigen. Weisen Sie dann jedem Eintrag ein Budget zu. Dazu dividieren Sie das Projektbudget durch die Zeit, die Sie für die jeweiligen Aufgaben aufgewendet haben. Diese Berechnung ist vielleicht nicht immer 100 % exakt, aber sie gibt Ihnen eine ungefähre Idee, womit Sie Ihre Zeit verbringen. Diese Information können Sie bei Bedarf auch mit Beteiligten teilen, um die Transparenz zu verbessern.

Lesenswert: Kostenmanagement ist neu für Sie? Beginnen Sie hier.

25. Vorlage für Aktivitätsprotokolle

Ideal für: Teams, die an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten.

In einer perfekten Welt würden Sie Ihre Zeit nur für die Ihnen zugewiesenen Aufgaben verwenden. In der Realität sieht es leider oft anders aus und viele Teams kämpfen mit unnötigem Aufwand, der die Gesamteffizienz beeinträchtigt. Tatsächlich vergeudet der durchschnittliche Wissensarbeiter 60 % seiner Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit, wie beispielsweise der Jagd nach Genehmigungen, der Suche nach Dokumenten oder der Teilnahme an Statusmeetings. 

Vorlage für Aktivitätsprotokolle

Mit einer Vorlage für Aktivitätsprotokolle können Sie alle Ihre Aktivitäten erfassen, um Arbeit rund um die Arbeit zu erkennen und in einem nächsten Schritt zu reduzieren. Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie haben an einem Arbeitstag nur zwei Aufgaben zu erledigen, müssen aber auch an zwei Meetings teilnehmen, noch ein Problem bei einem früheren Projekt lösen und ein Missverständnis mit einem Teamkollegen klären. Wenn Sie all diese Aktivitäten erfassen, können Sie besser erkennen, wie Sie Ihre Zeit einsetzen und Möglichkeiten finden, wie sich aktuelle Prozesse verbessern lassen.

26. Vorlage für die Sprint-Planung

Ideal für: Entwickler- und Produktteams, die mit sportlichen Fristen arbeiten.

Die Sprint-Planung ist eine Projektmanagement-Methode für Produkt- und Entwicklerteams, um größere Aufgaben in kleinere Arbeitsschritte aufzuteilen. Das erleichtert die Priorisierung von Arbeitsvorgängen und hilft bei der Planung der Teamkapazität.

Damit Sie Ihre Sprints effektiv planen können, sollten Sie eine Vorlage für die Sprint-Planung verwenden. Diese unterstützt Sie bei der Verwaltung von Agile-Projekten durch eine vorgegebene Struktur, die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Planung von Sprint-Meetings.

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27. Vorlage für Prioritäten

Ideal für: Die Kategorisierung von Aufgaben basierend auf der Forderung nach effizientem Arbeiten.

In Phasen, in denen Ihre To-do-Liste kein Ende nimmt und sich ein Meeting an das andere reiht, erscheint es oft schier unmöglich, die Zeit effizient zu nutzen und gleichzeitig Aufgaben zu erledigen. Genau an diesem Punkt kommt die Planung nach Priorität ins Spiel. 

Mit einer Vorlage für Prioritäten können Sie die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste nach Ihrer Wichtigkeit kennzeichnen und sicherstellen, dass die wichtigsten Aufgaben als Erstes erledigt werden. Selbst an den stressigsten Tagen haben Sie mit dieser Methode Ihre To-do-Liste fest im Griff. Versuchen Sie, die Wichtigkeit Ihrer Projekte auf einer Skala von eins bis drei zu bewerten, oder nutzen Sie unterschiedliche Farben, um die Aufgaben mit höchster Priorität hervorzuheben.

28. Beispiel für Wochenpläne

Ideal für: Die Planung Ihrer Arbeitsauslastung eine Woche im Voraus, um Fristen einzuhalten.

Abgesehen von den täglichen To-dos kann es generell hilfreich sein, Ihre Arbeit für die bevorstehende Woche zu planen. Am besten erstellen Sie einen Zeitplan mit knappen Fristen (wie bei täglichen Aufgaben), noch nicht festgelegten Fristen (wie bei größeren Projekten) und allen Terminen, die dazwischen liegen. 

Diese Aufgaben priorisieren Sie basierend auf den Fristen und der Wichtigkeit, die sie aufgrund der Teamziele haben. Auf diese Weise verknüpfen Sie auch gleich Ihre Ziele mit der dafür notwendigen Arbeit.

29. Vorlage für Produkteinführungen

Ideal für: Produktteams, die mehrere Einführungen gleichzeitig meistern müssen.

Erfolgreiche Produkteinführungen erfordern eine sorgfältige Planung. Von der Erstellung von Zielen über die Kommunikation bis hin zur Einführung kann viel schief gehen. Glücklicherweise gibt es aber Vorlagen für Produkteinführungen. Damit bleiben Sie stets organisiert und erweitern Ihr Produktportfolio. 

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Unabhängig davon, ob Sie gerade einen neuen Produktentwicklungsprozess einführen oder schlichtweg klarere Anweisungen benötigen: Mit einer Vorlage für die Produkteinführung können Sie an einem zentralen Ort Ihre Zeitleiste visualisieren, Ziele kommunizieren und sich über die Arbeit austauschen. 

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Effektive Teamführung mit Vorlagen

Zeitmanagement ist eine komplexe Aufgabe, aber mit den richtigen Zeitmanagement-Vorlagen können Sie Ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Ziele besser organisieren. 

Wenn Ihr gesamtes Team von einem besseren Zeitmanagement profitieren soll, probieren Sie am besten eine Aufgabenmanagement-Software aus, mit der Sie Aufgaben an einem zentralen Ort erfassen können.

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