Mehr Produktivität und Klarheit mit Arbeitsplänen

Caeleigh MacNeil – FotoCaeleigh MacNeil17. November 20219 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das Ihnen hilft, die Arbeitszeit Ihres Teams zu planen und zu organisieren. Ein idealer Arbeitsplan spiegelt die Stärken Ihres Teams wider, ermöglicht es jedem Teammitglied, so produktiv wie möglich zu sein, und schafft Klarheit darüber, wer für Anfragen zur Verfügung steht. Lesen Sie weiter, um mehr über die unterschiedlichen Arten von Arbeitsplänen zu erfahren und wie Sie den idealen Arbeitsplan für Ihr Team erstellen.

Jedes einzelne Projekt steht und fällt mir Ihrem Team. Ihre Arbeit – und ihre Zeit – ist entscheidend, um die Projektziele zu erreichen und das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Und wenn Sie die Zeit Ihres Teams effektiv verwalten, bieten Sie jedem einzelnen Teammitglied die Möglichkeit, bestmögliche Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Hier kommen die Arbeitspläne ins Spiel. Ein idealer Arbeitsplan nutzt das gesamte Spektrum der Fähigkeiten Ihres Teams optimal und stellt sicher, dass Ihr Projekt oder Unternehmen über die für den Erfolg erforderlichen Ressourcen verfügt.

Was ist ein Arbeitsplan? 

Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das Ihnen hilft, die Arbeitszeit Ihres Teams zu planen und zu organisieren. Er enthält genaue Angaben zu den Tagen und Stunden, an denen die Teammitglieder arbeiten werden. So wissen die Mitarbeiter, wann sie verfügbar sein müssen, und Ihr Team hat Klarheit darüber, wer wann arbeitet.

Die Bedürfnisse Ihres Teams bestimmen die Art des Arbeitsplans, den Sie verwenden. Ein Web-Engineering-Team kann beispielsweise einen flexibleren Vollzeitarbeitszeitplan verwenden, bei dem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen können, während ein Kundendienstteam möglicherweise in wechselnden Schichten arbeitet, um einen 24-Stunden-Support zu gewährleisten. 

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Wie ein Arbeitsplan Ihrem Team helfen kann

Ein Arbeitsplan kann Ihr Team dazu befähigen, bestmögliche Arbeit zu leisten. Und so geht's:

Verbessert die Produktivität

Unterschiedliche Menschen sind zu unterschiedlichen Zeiten produktiv – manche kommen morgens in den Flow, während andere abends besser arbeiten können. Mit einem Arbeitsplan können Sie sich die bevorzugten Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder zunutze machen, damit sie genau dann arbeiten können, wenn sie am produktivsten sind. 

Nutzt die Stärken Ihres Teams

Verschiedene Teammitglieder haben unterschiedliche Fähigkeiten. Eine Person kann zum Beispiel extrovertiert sein und gut mit Kunden kommunizieren, während eine andere sich durch die Koordination hinter den Kulissen auszeichnet. Wenn Sie diese Unterschiede bei der Planung berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass die Stärken Ihres Teams jederzeit gut ausbalanciert sind.  

Schafft Klarheit

Wenn Sie Ihrem Team einen Arbeitsplan zur Verfügung stellen, weiß jeder, wer wann arbeitet. Auf diese Weise wissen die Teammitglieder immer, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist, um zu helfen. Und wenn jemand gerade nicht arbeitet, weiß das ganze Team Bescheid, sodass diese Mitarbeiter ihre Freizeit unbehelligt genießen können. 

Spart Zeit

Die Erstellung eines Arbeitsplans mag im Vorfeld mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber es lohnt sich. Sobald Sie einen konsistenten Planungsprozess – zusammen mit Richtlinien für die Beantragung von Urlaubszeiten – festgelegt haben, werden Sie weniger Zeit mit organisatorischen Fragen und kurzfristigen Änderungen verbringen.

Liefert Klarheit über Ausgaben

Wenn Ihre Teammitglieder auf Stundenbasis bezahlt werden, ist ein Arbeitsplan eine einfache Möglichkeit, die Kosten zu optimieren und Ihr Projektbudget einzuhalten. Er hilft Ihnen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter oder Vertragspartner zu verwalten und eine Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden.

Vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften

Je nachdem, wie viele Stunden die Teammitglieder arbeiten, haben sie möglicherweise Anspruch auf bestimmte Leistungen wie Ruhepausen, Essenspausen oder Überstundenvergütung. Die Verwendung eines Arbeitsplans zur Verwaltung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter kann Ihnen dabei helfen, die bundes- und landesweiten Gesetze und Vorschriften einzuhalten, wie z. B. das Arbeitszeitgesetz in Deutschland. Bevor Sie einen neuen Arbeitsplan vorschlagen, sollten Sie sich mit Ihrem Rechtsbeistand beraten.

Arten von Arbeitsplänen

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, einen Arbeitsplan zu erstellen. Für welche Art Plan Sie sich entscheiden, hängt von den Bedürfnissen Ihres Teams, Ihren Projekt- und Unternehmenszielen und Ihrer individuellen Unternehmenskultur ab. Erkundigen Sie sich immer bei Ihrer internen Rechts- und Personalabteilung, bevor Sie Änderungen an der Arbeitszeitplanung vornehmen, da es lokale oder nationale rechtliche Beschränkungen und Verfahrensanforderungen geben kann. Im Folgenden finden Sie einige Optionen für die Arbeitszeitplanung, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Einfache Arbeitspläne

Diese einfachen Pläne unterscheiden sich lediglich durch die Anzahl der Arbeitsstunden. In den folgenden Abschnitten werden wir Ihnen einige Beispiele dafür geben, wie Sie Vollzeit- oder Teilzeitpläne anpassen können, um zusätzliche Flexibilität zu schaffen oder spezielle geschäftliche Anforderungen zu erfüllen. Aber zunächst ein Überblick:

  • Vollzeit-Arbeitsplan: Eine Vollzeitbeschäftigung umfasst etwa 40 oder mehr Stunden pro Woche, wobei einzelne Länder Vollzeitarbeit möglicherweise unterschiedlich definieren. 

  • Teilzeit-Arbeitsplan: Teilzeit-Arbeitspläne umfassen, wie Sie es vielleicht schon erraten haben, weniger Stunden als Vollzeit-Arbeitspläne. Dabei gibt es viel Spielraum – ein Teilzeitbeschäftigter kann beispielsweise zwei Stunden pro Woche oder 25 Stunden pro Woche arbeiten. 

Flexible Arbeitspläne

Flexible Arbeitspläne geben Teammitgliedern die Möglichkeit, dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sind, und ihre Arbeitszeiten an ihre persönlichen Zeitpläne anzupassen. Dies kann die Work-Life-Balance verbessern, den Flow-Zustand fördern und Personen, die am frühen Morgen oder am Abend besser arbeiten, die nötige Fokuszeit ermöglichen. Abhängig von Ihren Arbeitsverträgen stehen flexible Arbeitszeiten möglicherweise nicht zur Verfügung. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Rechts- und Personalabteilung, ob und wie Sie diese Pläne umsetzen können, bevor Sie damit beginnen.

  • Flexi-Zeit: Bei dieser Option werden „Kernzeiten“ festgelegt, zu denen die Teammitglieder im Büro oder online erreichbar sein sollten, z. B. von 11 bis 15 Uhr. Außerhalb dieser Kernzeiten kann Ihr Team nach seinem eigenen Zeitplan arbeiten. So können Sie beispielsweise von 7 bis 15 Uhr arbeiten, während ein anderes Teammitglied vielleicht lieber von 10 bis 18 Uhr arbeitet. 

  • Jahresarbeitszeit: Nützlich, wenn die Nachfrage in Ihrem Team stark schwankt. Die Jahresarbeitszeit gibt den Mitarbeitern eine bestimmte Gesamtzahl von Stunden pro Jahr vor – in der Regel mit einigen Kernstunden pro Arbeitswoche. Ein Entwicklerteam könnte beispielsweise in den Wochen vor einer großen Markteinführung mehr Stunden leisten und in der darauffolgenden Woche weniger Stunden arbeiten. 

  • Komprimierter Arbeitsplan: Ein komprimierter Arbeitsplan ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Arbeitszeit auf weniger Tage zu verteilen. Sie könnten beispielsweise vier 10-Stunden-Tage anstelle von fünf 8-Stunden-Tagen arbeiten. 

  • Arbeitsplan für Freiberufler: Freiberufler sind keine Angestellten, sondern Auftragnehmer und können in der Regel nach einem Zeitplan arbeiten, der ihren eigenen Bedürfnissen entspricht. Häufig werden Freiberufler nach Abschluss eines Projekts und nicht nach der Anzahl ihrer Arbeitsstunden bezahlt. 

Flexible Arbeitspläne sind besonders bei ortsunabhängig arbeitenden Teams üblich. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit geben 35 % der Arbeitnehmer an, dass ein flexibler Ansatz bei den Arbeitszeiten für die Verbesserung der Work-Life-Balance von entscheidender Bedeutung ist.

Schichtpläne

Schichtpläne bieten einen stärker strukturierten Ansatz. Sie werden am häufigsten von Teams mit unkonventionellen Arbeitszeiten genutzt, z. B. von einem Kundendienstteam, das rund um die Uhr Support leistet, oder von einem Küchenteam, das in den frühen Morgenstunden Mahlzeiten zubereiten muss. Ähnlich wie bei flexiblen Arbeitsplänen sollten Sie immer mit Ihren internen Teams abklären, was auf der Grundlage Ihrer Arbeitsverträge und lokalen Gesetze möglich ist.

  • Rotierender Schichtplan: Diese Art von Schichtplan ermöglicht es Unternehmen, den Betrieb rund um die Uhr aufrechtzuerhalten, wobei die Mitarbeiter in Rotationsschichten arbeiten. Einige Teammitglieder könnten beispielsweise tagsüber arbeiten, während andere Früh- oder Nachtschichten übernehmen. 

  • Geteilter Schichtplan: Bei dieser Art von Arbeitsplan wird die Schicht eines Mitarbeiters in zwei Teile aufgeteilt. Ein Teammitglied kann zum Beispiel morgens eine Schicht antreten, sich ausstempeln und abends eine weitere Schicht antreten. 

  • Arbeitsplan für den Bereitschaftsdienst: Wenn ein Mitarbeiter Bereitschaftsdienst hat, ist er verfügbar, wenn er gebraucht wird. In der Regel arbeiten solche Mitarbeiter noch in ihrer normalen Schicht, bleiben dann aber in Rufbereitschaft, falls eine Schicht unterbesetzt ist oder ein Notfall eintritt. Die Bereitschaftsschichten wechseln in der Regel zwischen den Teammitgliedern an bestimmten Wochentagen, sodass nicht eine Person die ganze Zeit über in Bereitschaft sein muss. 

Änderungen des Arbeitsplans sollten stets mit den Mitarbeitern abgesprochen und im Voraus angekündigt werden. In vielen Ländern ist dies sogar vorgeschrieben und in den Arbeitsverträgen wird in der Regel festgelegt, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die Teammitglieder arbeiten werden. Erkundigen Sie sich immer bei Ihrer Personalabteilung und der Rechtsabteilung, bevor Sie Änderungen vornehmen.

8 Schritte zur Erstellung eines Arbeitsplans

Befolgen Sie diese Schritte, um einen maßgeschneiderten Arbeitsplan zu erstellen, der Ihrem Team zum Erfolg verhilft.   

1. Anforderungen und Ressourcen ermitteln

Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie den Arbeitsumfang festlegen, für den Ihr Team verantwortlich sein wird, sowie die Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können Sie die Zeit Ihres Teams so planen, dass die Projektziele realistisch und erreichbar sind.

Wenn Ihr Team aus Angestellten besteht, ermitteln Sie, wie viele Personen Ihrem Team angehören, wie viele Stunden sie in der Regel arbeiten und wie viele Urlaubstage den Mitarbeitern zustehen. Wenn Sie auf stundenweise arbeitende Teammitglieder oder Auftragnehmer angewiesen sind, überprüfen Sie Ihr Projektbudget, um festzustellen, ob ihre finanziellen Ressourcen den geplanten Arbeitsstunden für Mitarbeiter oder Auftragnehmer pro Woche entsprechen. 

2. Arbeitszeiten des Teams bestimmen

Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihres Projekts müssen Ihre Teammitglieder zu bestimmten Zeiten verfügbar sein. Die folgenden Fragen sollten Sie sich stellen, um zu erfahren, welche Art Arbeitsplan für Ihr Team am sinnvollsten ist:

  • Arbeitet Ihr Team während der Geschäftszeiten in einer einzigen Zeitzone oder arbeiten die Teammitglieder über verschiedene Zeitzonen hinweg? Wenn Letzteres der Fall ist, müssen Sie möglicherweise virtuelle Meetings zu bestimmten Zeiten ansetzen, um den Zeitunterschieden Rechnung zu tragen. So müssen einige Teammitglieder beispielsweise um 8 Uhr morgens pazifischer Zeit online sein, um sich mit Kollegen in Europa austauschen zu können. 

  • Benötigen Sie einen Bereitschaftsdienst außerhalb der regulären Geschäftszeiten? Ein Team von Softwareentwicklern kann beispielsweise eine Person benennen, die auf Abruf bereitsteht, falls die Website oder der Server des Unternehmens ausfällt. 

  • Arbeitet Ihr Team außerhalb der regulären Geschäftszeiten? Ein Team, das rund um die Uhr Kundensupport anbietet, kann zum Beispiel einen rotierenden Schichtplan verwenden, um einen kontinuierlichen Kundenservice zu bieten. 

  • Mit welchem Arbeitsaufkommen rechnen Sie zu verschiedenen Tages-, Jahres- oder Monatszeiten? Ein B2B-Unternehmen könnte zum Beispiel den Vertrieb um die Feiertage herum herunterfahren, während in einem Gastronomiebetrieb zu den Stoßzeiten jeden Tag viel los ist. 

  • Muss Ihr Team persönlich zusammenkommen oder können Sie asynchron arbeiten? Und wenn Sie sich persönlich treffen müssen, welche sind die idealen Zeiten für ein Meeting? Wenn Sie sich für einen flexibleren Arbeitsplan entscheiden, können diese Fragen Ihnen helfen, die „Kernzeiten“ für Ihr Team zu bestimmen. 

Lesenswert: 3 Möglichkeiten für bessere Zusammenarbeit mit Ihrem ortsunabhängigen Team

3. Anforderungen für jede Schicht festlegen

Nachdem Sie nun ermittelt haben, wann Ihr Team verfügbar sein sollte, sollten Sie sich Gedanken über den Personalbedarf für die jeweiligen Schichten machen. Auf diese Weise können Sie jeden Tag ein ideales Gleichgewicht von Führung und Fachwissen herstellen. Stellen Sie sich für den Anfang die folgenden Fragen: 

  • Können die Teammitglieder unabhängig voneinander arbeiten, oder wäre es hilfreich, wenn jemand in einer Führungsposition zur Verfügung stünde, der die Aufsicht führt oder Fragen beantwortet? Ein Team von Krankenpfleger/-innen sollte beispielsweise für Notfälle immer auf einen Arzt in der Schicht zurückgreifen können.

  • Welche Art von Fachwissen wird benötigt? Ein Betriebsteam könnte beispielsweise zwischen 9 und 17 Uhr Mitarbeiter mit unterschiedlichen Fachkenntnissen benötigen, wie eine Empfangsdame, einen Büroleiter und einen IT-Spezialisten. 

  • Sollten Teammitglieder mit bestimmten Fachkenntnissen zu unterschiedlichen Zeiten verfügbar sein? Dies könnte z. B. für ein Vertriebsteam gelten, das mit Kunden in verschiedenen Regionen der Welt arbeitet. Ein Kundenbetreuer kann frühmorgens online sein, um sich mit Kunden in Asien zu treffen, während ein anderer in den Abendstunden arbeitet, um sich mit Teams in Amerika abzustimmen.  

4. Das Team kennenlernen

Um Ihren Arbeitsplan so effektiv wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, nicht nur die Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter zu erfragen. Fragen Sie jedes Teammitglied, wann es am liebsten arbeitet und wann es am produktivsten ist, z. B. frühmorgens oder abends. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder sein volles Potenzial ausschöpft, und vermeiden, dass Team-Meetings zu Zeiten anberaumt werden, in denen die Teammitglieder lieber arbeiten würden. 

Lernen Sie außerdem die bevorzugte Methode der Zusammenarbeit jedes Einzelnen kennen. Wenn Teammitglieder beispielsweise persönliche Treffen schätzen, aber auch gerne unbehelligt arbeiten, kann ein flexibler Zeitplan mit Kernzeiten eine gute Option sein. 

Lesenswert: 12 Tipps, um heute noch produktiver zu werden

5. Änderungen einplanen

Das Leben nimmt seinen Lauf – Menschen werden krank, haben familiäre Notfälle und nehmen ihren wohlverdienten Urlaub. Daher ist es wichtig, unerwartete Ereignisse vorausschauend in Ihren Arbeitsplan zu integrieren. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, wenn Sie den Arbeitsplan Ihres Teams erstellen:

  • Krankheitstage: Legen Sie fest, was passiert, wenn jemand in letzter Minute einen freien Tag braucht. Vielleicht müssen Sie einen Ersatz finden oder eine Person benennen, die sich um dringende Anfragen kümmert. Oder Sie können Teammitgliedern erlauben, bei Bedarf untereinander Schichten zu tauschen. 

  • Urlaubstage: Erstellen Sie klare Richtlinien für die Beantragung von Urlaubstagen. Überlegen Sie, wie lange die Vorlaufzeit für die Beantragung von Urlaubszeiten sein sollte – zum Beispiel brauchen Sie eine frühzeitige Vorankündigung, wenn jemand für eine Woche oder länger ausfällt. Einzelne Tage lassen sich auch kurzfristiger kompensieren.

  • Vertretungsplanung: Dokumentieren Sie die Verfügbarkeit von Vertretungen in Ihrem Team im Voraus und benennen Sie zweite Ansprechpartner für bestimmte Geschäfts- oder Projektanforderungen. Auf diese Weise haben Sie eine Referenz, wenn Sie offene Schichten aufgrund von Urlaubs- oder Krankheitstagen abdecken müssen. Sie können die kontinuierliche Besetzung in einem Geschäftskontinuitätsplan für alle Beteiligten zur Verfügung stellen. 

Vorlage für einen Plan zur Geschäftskontinuität

6. Plan erstellen

Nachdem Sie nun die Anforderungen und die Präferenzen des Teams geklärt haben, können Sie mit der Erstellung des Arbeitsplans für Ihr Team beginnen. Das Format und der Detaillierungsgrad, den Sie einbeziehen, hängen von der Art des Arbeitsplans ab, für den Sie sich entschieden haben – zum Beispiel, ob Sie rotierende Schichten oder eine Standardbesetzung von 9 bis 17 Uhr planen. Im Folgenden finden Sie jedoch einige Schlüsselkomponenten, die Sie bei allen Arbeitsplänen berücksichtigen sollten:

  • Name jedes Teammitglieds

  • Tage und Uhrzeiten, an denen sie arbeiten sollen

  • Art der Arbeit, für die jede Person verantwortlich ist

  • Von wo aus sie arbeiten werden (z. B. im Büro oder an einem anderen Ort)

Beispiel eines Arbeitsplans für ein Entwicklerteam

Beachten Sie, dass der obige Arbeitsplan nur als Beispiel dient und nicht die Arbeitsplanrichtlinien von Asana widerspiegelt. Sobald Sie Ihren ersten Arbeitsplan erstellt haben, sollten Sie mit Ihrer Rechts- und Personalabteilung besprechen, welche Schritte erforderlich sind, damit Ihr Arbeitsplan mit allen Vorschriften auf Bundes- und Landesebene übereinstimmt. 

7. Den Plan freigeben

Damit ein Arbeitsplan effektiv ist, sollte er für alle Mitglieder Ihres Teams zugänglich sein. Die gemeinsame Nutzung des Arbeitsplans für Ihr Teams schafft die nötige Klarheit, damit die Teammitglieder effizient zusammenarbeiten können. So weiß jeder, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt für Anfragen zur Verfügung steht, und Mitarbeiter, die nicht zur Arbeit eingeteilt sind, können ihre Freizeit unbehelligt genießen.

Es gibt eine Vielzahl von Tools, mit denen Sie Ihren Arbeitsplan erstellen und teilen können, von einfachen Excel-Vorlagen bis hin zu spezieller Projektmanagement-Software. Ein Tool wie Asana erleichtert die gemeinsame Nutzung und stellt sicher, dass Ihr Team Zugriff auf die aktuelle Version Ihres Arbeitsplans hat. Mit Asana können Teammitglieder ihre Verfügbarkeit einfach aktualisieren und Notizen in Echtzeit austauschen. Außerdem können Sie den Arbeitsplan Ihres Teams mit verschiedenen Projektansichten visualisieren, z. B. mit Listen-, Board-, Kalender- oder Zeitleistenoptionen.

8. Feedback einholen

Der erste Arbeitsplan, den Sie erstellen, muss nicht perfekt sein. Sie können davon ausgehen, dass Sie den Plan Ihres Teams ständig anpassen und verbessern werden, und das Einholen von Feedback ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses. Legen Sie einen regelmäßigen Rhythmus fest, in dem Sie Ihr Team um Anregungen bitten – zum Beispiel am Ende eines jeden Monats oder Quartals. Auf diese Weise können Sie den Arbeitsplan Ihres Teams immer wieder anpassen und jedem Einzelnen die Möglichkeit geben, konzentriert sein volles Potenzial auszuschöpfen.  

Lesenswert: Fällt es Ihnen schwer, Feedback zu geben? Dann sind diese 20 Tipps genau das Richtige für Sie!

Erfolgreich planen

Ein idealer Arbeitsplan spiegelt die Stärken Ihres Teams wider und ermöglicht es jedem Teammitglied, so produktiv wie möglich zu sein. Wenn Sie einen Arbeitsplan für Ihr gesamtes Team freigeben, kann jeder klar erkennen, welche Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind, wer für was zuständig ist und wer nicht verfügbar ist. Und da Sie aus einer Vielzahl von Arbeitsplänen wählen können, werden Sie ganz sicher einen maßgeschneiderten Plan für Ihr Team erstellen können, mit dem Sie einen erfolgreichen Projektabschluss erreichen können.

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