Führen Sie Ihr Team zum Erfolg – mit dem richtigen Arbeitsplan

Caeleigh MacNeil – FotoCaeleigh MacNeil15. Juli 20229 Minuten Lesezeit
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Mehr Produktivität und Klarheit mit Arbeitsplänen – Artikel-Bannerbild
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Zusammenfassung

Ein Arbeitsplan ist ein Dokument, das Ihnen hilft, die Arbeitszeit Ihres Teams zu planen und zu organisieren. Ein idealer Arbeitsplan spiegelt die Stärken Ihres Teams wider, ermöglicht es jedem Teammitglied, so produktiv wie möglich zu sein, und schafft Klarheit darüber, wer für Anfragen zur Verfügung steht. Lesen Sie weiter, um mehr über die unterschiedlichen Arten von Arbeitsplänen zu erfahren und wie Sie den idealen Arbeitsplan für Ihr Team erstellen.

Jedes einzelne Projekt steht und fällt mir Ihrem Team. Ihre Arbeit – und ihre Zeit – ist entscheidend, um die Projektziele zu erreichen und das Unternehmenswachstum voranzutreiben. Und wenn Sie die Zeit Ihres Teams effektiv verwalten, bieten Sie jedem einzelnen Teammitglied die Möglichkeit, bestmögliche Arbeitsergebnisse zu erzielen.

Hier kommen die Arbeitspläne ins Spiel. Ein idealer Arbeitsplan nutzt das gesamte Spektrum der Fähigkeiten Ihres Teams optimal und stellt sicher, dass Ihr Projekt oder Unternehmen über die für den Erfolg erforderlichen Ressourcen verfügt.

Was ist ein Arbeitsplan?

In einem Arbeitsplan sind die Tage und Stunden verzeichnet, die Ihr Team mit seiner Arbeit verbringt. Mit einem solchen Plan wissen Ihre Teammitglieder stets, wer gerade verfügbar ist und wer wann beschäftigt ist. 

Es gibt viele verschiedene Arten von Arbeitsplänen, je nachdem, was für Ihr Team, Ihr Projekt und Ihre Geschäftsziele sowie für Ihre spezielle Unternehmenskultur wichtig ist. Hier sind ein paar Beispiele:

  • Web-Entwicklungsteams verwenden möglicherweise einen flexibleren Vollzeit-Arbeitsplan, in dem sie ihre eigenen Arbeitszeiten festlegen können.

  • Kundenservice-Teams arbeiten möglicherweise abwechselnd in Schichten, um einen Rund-um-die-Uhr-Support anbieten zu können. 

[Inline-Illustration] Arten von Arbeitsplänen (Infografik)

Bevor Sie Änderungen an Ihrem Arbeitsplan vornehmen, sollten Sie sich immer zuerst mit Ihren internen Rechts- und Personalabteilungen beraten, um über regionale und nationale gesetzliche Bestimmungen und Anforderungen im Bilde zu sein.  

Weiter unten behandeln wir verschiedene Arten von Arbeitsplänen, unter denen Sie denjenigen auswählen können, der für Ihr Team am besten passt.

Visualisierung von Teamkalendern mit Asana

Einfache Arbeitspläne

Einfache Arbeitspläne unterscheiden sich lediglich durch die Anzahl der Arbeitsstunden voneinander. Im Allgemeinen haben Ihre Teammitglieder jede Woche gleich viele Arbeitsstunden. Allerdings können Sie Vollzeit- oder Teilzeit-Wochenpläne stets anpassen, um zusätzliche Flexibilität zu bieten oder bestimmte Geschäftsanforderungen zu erfüllen. 

Vollzeit-Arbeitsplan

Vollzeit-Arbeitspläne umfassen in der Regel ungefähr 40 Arbeitsstunden pro Woche, und zwar von Montag bis Freitag. Allerdings wird der Begriff „Vollzeit“ je nach Land unterschiedlich definiert. 

  • Beispiel: Länder wie Island, Schottland und Belgien haben die Vier-Tage-Arbeitswoche übernommen. 

Teilzeit-Arbeitsplan

Teilzeit-Arbeitspläne beinhalten, wie der Name schon sagt, weniger Arbeitsstunden als Vollzeit-Arbeitspläne und eröffnen mehr Spielräume. 

  • Beispiel: Ein Teilzeit-Mitarbeiter könnte 25 Stunden pro Woche oder auch nur zwei Stunden pro Woche arbeiten. 

Flexible Arbeitspläne

Flexible Arbeitspläne sind besonders bei ortsunabhängig arbeitenden Teams üblich. Tatsächlich gaben 35 % der Arbeitnehmer an, dass ein flexibler Ansatz bei den Arbeitszeiten für die Verbesserung der Work-Life-Balance von entscheidender Bedeutung ist.

Flexible Arbeitspläne ermöglichen es Teammitgliedern, dann zu arbeiten, wenn sie am produktivsten sind, und ihre Arbeitsstunden an ihre privaten Pläne anzupassen. Das kann die Work-Life-Balance verbessern und den Workflow optimieren. Außerdem bieten Sie Personen, die entweder morgens oder abends besser arbeiten, wichtige Fokuszeit.

Weiter unten finden Sie die häufigsten Varianten. 

Flexi-Zeit

Hierbei geht es um „Kernarbeitszeiten“, zu denen Teammitglieder entweder im Büro oder online und verfügbar sein sollten (z. B. von 11 bis 15 Uhr). Außerhalb dieser Kernarbeitszeiten kann das Team nach seinem eigenen Zeitplan arbeiten.

  • Beispiel:Sie arbeiten möglicherweise von 7 bis 15 Uhr, während ein anderes Teammitglied von 10 bis 18 Uhr arbeitet. 

Jahresarbeitszeit

Dieses Modell nützlich, wenn die Nachfrage in Ihrem Team stark schwankt, denn hier wird für Ihr Team eine gewisse Anzahl an Arbeitsstunden pro Jahr festgelegt. Für gewöhnlich gibt es auch hier wöchentliche Kernarbeitszeiten. 

  • Beispiel: Ein Entwicklerteam macht möglicherweise kurz vor der Veröffentlichung eines Produkts Überstunden und arbeitet in den darauffolgenden Wochen dann weniger. 

Komprimierte Arbeitszeiten

Ein komprimierter Arbeitsplan ermöglicht es den Teammitgliedern, ihre Arbeitszeit auf weniger Tage zu verteilen.

  • Beispiel: Sie könnten an vier Tagen pro Woche zehn Stunden arbeiten anstatt an fünf Tagen pro Woche acht Stunden. 

Arbeitspläne für Freiberufler

Freiberufler sind keine Angestellten, sondern Auftragnehmer, und sie können in der Regel nach einem Zeitplan arbeiten, der ihren eigenen Bedürfnissen entspricht. Häufig werden Freiberufler nach Abschluss eines Projekts und nicht nach der Anzahl ihrer Arbeitsstunden bezahlt. 

  • Beispiel: Eine Autorin könnte morgens von 7 bis 11 Uhr an externen Projekten arbeiten und nachmittags an ihrem eigenen Buch schreiben.

Hybride Arbeitspläne

Ein hybrider Arbeitsplan liegt vor, wenn Teams im Büro und ortsunabhängig arbeiten. Dieser Arbeitsplan ermöglicht Teammitgliedern die Flexibilität ortsunabhängigen Arbeitens in Kombination mit den Vorteilen der Zusammenarbeit vor Ort. 

  • Beispiel: Ein kleines Markenentwicklerteam trifft sich jeden Mittwoch im Büro und arbeitet den Rest der Woche von zu Hause aus.  

Schichtpläne

Schichtpläne bieten einen stärker strukturierten Ansatz. Sie werden am häufigsten von Teams mit unkonventionellen Arbeitszeiten genutzt, z. B. von einem Kundendienstteam, das rund um die Uhr Support leistet, oder von einem Küchenteam, das in den frühen Morgenstunden Mahlzeiten zubereiten muss.

Rotierende Schichtpläne

Diese Art von Schichtplan ermöglicht es Unternehmen, den Betrieb rund um die Uhr aufrechtzuerhalten, wobei die Mitarbeiter in Rotationsschichten arbeiten.

  • Beispiel: Einige Teammitglieder könnten tagsüber arbeiten, während andere Früh- oder Nachtschichten übernehmen. 

Geteilte Schichtpläne

Bei dieser Art von Arbeitsplan wird die Schicht eines Mitarbeiters in zwei Teile aufgeteilt.

  • Beispiel: Ein Teammitglied kann morgens eine Schicht antreten, sich ausstempeln und abends eine weitere Schicht antreten. 

Bereitschaftsdienst

Wenn ein Mitarbeiter Bereitschaftsdienst hat, ist er verfügbar, wenn er gebraucht wird. In der Regel arbeiten solche Mitarbeiter noch in ihrer normalen Schicht, bleiben dann aber in Rufbereitschaft. Die Bereitschaftsschichten wechseln in der Regel zwischen den Teammitgliedern an bestimmten Wochentagen, sodass nicht eine Person die ganze Zeit über in Bereitschaft sein muss. 

  • Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet von 9 bis 17 Uhr und sobald er den Arrbeitsort verlässt, ist er in Bereitschaft für den Fall, dass eine Schicht unterbesetzt ist oder es zu einem Notfall kommt. 

Für alle Arbeitspläne gilt: Besprechen Sie stets mit Ihren internen Teams, was anhand der Arbeitsverträge und gesetzlichen Bestimmungen möglich ist. Es empfiehlt sich außerdem, Änderungen im Arbeitsplan dem Team immer im Voraus mitzuteilen. In vielen Ländern ist das sogar gesetzlich vorgeschrieben. 

Außerdem spezifizieren Arbeitsverträge außerhalb der USA für gewöhnlich die Arbeitstage und -stunden. Vergewissern Sie sich stets bei Ihren internen Personal- und Rechtsabteilungen, bevor Sie Änderungen vornehmen.

In 8 Schritten zu Ihrem Arbeitsplan

Mit den folgenden acht Schritten können Sie einen Arbeitsplan erstellen, der Ihrem Team zum Erfolg verhilft.  

[Inline-Illustration] So erstellen Sie den Arbeitsplan für Ihr Team (Infografik)

1. Anforderungen und Ressourcen ermitteln

Bevor Sie mit der Planung beginnen, sollten Sie den Arbeitsumfang festlegen, für den Ihr Team verantwortlich sein wird, sowie die Ressourcen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können Sie die Zeit Ihres Teams so planen, dass die Projektziele realistisch und erreichbar sind.

Wenn Ihr Team aus Angestellten besteht, ermitteln Sie, wie viele Personen Ihrem Team angehören, wie viele Stunden sie in der Regel arbeiten und wie viele Urlaubstage den Mitarbeitern zustehen. Wenn Sie auf stundenweise arbeitende Teammitglieder oder Auftragnehmer angewiesen sind, überprüfen Sie Ihr Projektbudget, um festzustellen, ob ihre finanziellen Ressourcen den geplanten Arbeitsstunden für Mitarbeiter oder Auftragnehmer pro Woche entsprechen. 

2. Arbeitszeiten des Teams bestimmen

Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihres Projekts müssen Ihre Teammitglieder zu bestimmten Zeiten verfügbar sein. Die folgenden Fragen sollten Sie sich stellen, um zu erfahren, welche Art Arbeitsplan für Ihr Team am sinnvollsten ist:

  • Arbeitet Ihr Team während der Geschäftszeiten in einer einzigen Zeitzone oder arbeiten die Teammitglieder über verschiedene Zeitzonen hinweg? Wenn Letzteres der Fall ist, müssen Sie möglicherweise virtuelle Meetings zu bestimmten Zeiten ansetzen, um den Zeitunterschieden Rechnung zu tragen. So müssen einige Teammitglieder beispielsweise um 8 Uhr morgens pazifischer Zeit online sein, um sich mit Kollegen in Europa austauschen zu können. 

  • Benötigen Sie einen Bereitschaftsdienst außerhalb der regulären Geschäftszeiten? Ein Team von Softwareentwicklern kann beispielsweise eine Person benennen, die auf Abruf bereitsteht, falls die Website oder der Server des Unternehmens ausfällt. 

  • Arbeitet Ihr Team außerhalb der regulären Geschäftszeiten? Ein Team, das rund um die Uhr Kundensupport anbietet, kann zum Beispiel einen rotierenden Schichtplan verwenden, um einen kontinuierlichen Kundenservice zu bieten. 

  • Mit welchem Arbeitsaufkommen rechnen Sie zu verschiedenen Tages-, Jahres- oder Monatszeiten? Ein B2B-Unternehmen könnte zum Beispiel den Vertrieb um die Feiertage herum herunterfahren, während in einem Gastronomiebetrieb zu den Stoßzeiten jeden Tag viel los ist. 

  • Muss Ihr Team persönlich zusammenkommen oder können Sie asynchron arbeiten? Und wenn Sie sich persönlich treffen müssen, welche sind die idealen Zeiten für ein Meeting? Wenn Sie sich für einen flexibleren Arbeitsplan entscheiden, können diese Fragen Ihnen helfen, die „Kernzeiten“ für Ihr Team zu bestimmen. 

Lesenswert: 3 Möglichkeiten für bessere Zusammenarbeit mit Ihrem ortsunabhängigen Team

3. Anforderungen für jede Schicht festlegen

Nachdem Sie nun ermittelt haben, wann Ihr Team verfügbar sein sollte, sollten Sie sich Gedanken über den Personalbedarf für die jeweiligen Schichten machen. Auf diese Weise können Sie jeden Tag ein ideales Gleichgewicht von Führung und Fachwissen herstellen. 

Stellen Sie sich dazu die folgenden Fragen: 

  • Können die Teammitglieder unabhängig voneinander arbeiten, oder wäre es hilfreich, wenn jemand in einer Führungsposition zur Verfügung stünde, der die Aufsicht führt oder Fragen beantwortet? Ein Team von Krankenpfleger/-innen sollte beispielsweise für Notfälle immer auf einen Arzt in der Schicht zurückgreifen können.

  • Welche Art von Fachwissen wird benötigt? Ein Betriebsteam könnte beispielsweise zwischen 9 und 17 Uhr Mitarbeiter mit unterschiedlichen Fachkenntnissen benötigen, wie eine Empfangsdame, einen Büroleiter und einen IT-Spezialisten. 

  • Sollten Teammitglieder mit bestimmten Fachkenntnissen zu unterschiedlichen Zeiten verfügbar sein? Dies könnte z. B. für ein Vertriebsteam gelten, das mit Kunden in verschiedenen Regionen der Welt arbeitet. Ein Kundenbetreuer kann frühmorgens online sein, um sich mit Kunden in Asien zu treffen, während ein anderer in den Abendstunden arbeitet, um sich mit Teams in Amerika abzustimmen.  

4. Das Team kennenlernen

Um Ihren Arbeitsplan so effektiv wie möglich zu gestalten, ist es wichtig, nicht nur die Verfügbarkeit der einzelnen Mitarbeiter zu erfragen. 

Fragen Sie jedes Teammitglied, wann es am liebsten arbeitet und wann es am produktivsten ist, z. B. frühmorgens oder abends. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder sein volles Potenzial ausschöpft, und vermeiden, dass Team-Meetings zu Zeiten anberaumt werden, in denen die Teammitglieder lieber arbeiten würden. 

Lernen Sie außerdem die bevorzugte Methode der Zusammenarbeit jedes Einzelnen kennen. Wenn Teammitglieder beispielsweise persönliche Treffen schätzen, aber auch gerne unbehelligt arbeiten, kann ein flexibler Zeitplan mit Kernzeiten eine gute Option sein. 

5. Plan erstellen

Nachdem Sie nun die Anforderungen und die Präferenzen des Teams geklärt haben, können Sie mit der Erstellung des Arbeitsplans für Ihr Team beginnen. Das Format und der Detaillierungsgrad, den Sie einbeziehen, hängen von der Art des Arbeitsplans ab, für den Sie sich entschieden haben – zum Beispiel, ob Sie rotierende Schichten oder eine Standardbesetzung von 9 bis 17 Uhr planen. 

Im Folgenden finden Sie jedoch einige Schlüsselkomponenten, die Sie bei allen Arbeitsplänen berücksichtigen sollten:

  • Name jedes Teammitglieds

  • Tage und Uhrzeiten, an denen sie arbeiten sollen

  • Art der Arbeit, für die jede Person verantwortlich ist

  • Arbeitsort (zum Beispiel im Büro oder zu Hause)

[Alte Produkt-UI] Beispiel-Zeitplan eines Entwicklerteams (Zeitleistenansicht)

Beachten Sie, dass der obige Arbeitsplan nur als Beispiel dient und nicht die Arbeitsplanrichtlinien von Asana widerspiegelt.

Sobald Sie Ihren ersten Arbeitsplan erstellt haben, sollten Sie mit Ihrer Rechts- und Personalabteilung besprechen, welche Schritte erforderlich sind, damit Ihr Arbeitsplan mit allen Vorschriften auf Bundes- und Landesebene übereinstimmt. 

6. Änderungen einplanen

Das Leben nimmt seinen Lauf – Menschen werden krank, haben familiäre Notfälle und nehmen ihren wohlverdienten Urlaub. Daher ist es wichtig, unerwartete Ereignisse vorausschauend in Ihren Arbeitsplan zu integrieren.

Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, wenn Sie den Arbeitsplan Ihres Teams erstellen:

  • Krankheitstage: Legen Sie fest, was passiert, wenn jemand in letzter Minute einen freien Tag braucht. Vielleicht müssen Sie einen Ersatz finden oder eine Person benennen, die sich um dringende Anfragen kümmert. Oder Sie können Teammitgliedern erlauben, bei Bedarf untereinander Schichten zu tauschen. 

  • Urlaubstage: Erstellen Sie klare Richtlinien für die Beantragung von Urlaubstagen. Überlegen Sie, wie lange die Vorlaufzeit für die Beantragung von Urlaubszeiten sein sollte – zum Beispiel brauchen Sie eine frühzeitige Vorankündigung, wenn jemand für eine Woche oder länger ausfällt. Einzelne Tage lassen sich auch kurzfristiger kompensieren.

  • Vertretungsplanung: Dokumentieren Sie die Verfügbarkeit von Vertretungen in Ihrem Team im Voraus und benennen Sie zweite Ansprechpartner für bestimmte Geschäfts- oder Projektanforderungen. Auf diese Weise haben Sie eine Referenz, wenn Sie offene Schichten aufgrund von Urlaubs- oder Krankheitstagen abdecken müssen. Sie können die kontinuierliche Besetzung in einem Geschäftskontinuitätsplan für alle Beteiligten zur Verfügung stellen. 

Kostenlose Vorlage für einen Geschäftskontinuitätsplan

7. Den Plan freigeben

Damit ein Arbeitsplan effektiv ist, sollte er für alle Mitglieder Ihres Teams zugänglich sein. Die gemeinsame Nutzung des Arbeitsplans für Ihr Teams schafft die nötige Klarheit, damit die Teammitglieder effizient zusammenarbeiten können. So weiß jeder, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt für Anfragen zur Verfügung steht, und Mitarbeiter, die nicht zur Arbeit eingeteilt sind, können ihre Freizeit unbehelligt genießen.

Es gibt zahlreiche Tools, mit denen Sie Ihren Arbeitsplan erstellen und teilen können, von einfachen Excel-Vorlagen bis hin zu einer solideren Projektmanagement-Software

Profitieren Sie bei der Erstellung Ihres Arbeitsplans von Asana

Mit einem Tools wie Asana:

  • Befinden sich all Ihre Informationen in einer zentralen Informationsquelle, damit Ihr Team stets Zugriff auf die aktuelle Version Ihres Arbeitsplans hat. 

  • Können Teammitglieder ganz einfach ihre Verfügbarkeit aktualisieren und Informationen in Echtzeit teilen. 

  • Können Sie den Arbeitsplan Ihres Teams visualisieren, und zwar in verschiedenen Ansichten (z. B. Listenansicht, Board, Kalenderansicht oder Zeitleiste).

8. Feedback einholen

Ihr erster Arbeitsplan muss noch nicht perfekt sein. Tatsächlich werden Sie ihn für Ihr Team immer wieder anpassen und verbessern müssen, und da ist es besonders wichtig, auch Feedback einzuholen.

Holen Sie sich regelmäßig Input von Ihrem Team, zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich. So können Sie den Arbeitsplan Ihres Teams weiter anpassen, damit jedes Teammitglied sein volles Potenzial ausschöpfen kann.  

Lesenswert: Fällt es Ihnen schwer, Feedback zu geben? Dann sind diese 20 Tipps genau das Richtige für Sie!

Wie hilft ein Arbeitsplan Ihrem Team?

Ein Arbeitsplan hilft Ihrem Team dabei, bei der Arbeit sein Bestes zu geben. Im Folgenden erklären wir, wie. 

  • Steigert die Produktivität: Unterschiedliche Menschen sind zu unterschiedlichen Zeiten produktiv – manche kommen morgens in den Flow, während andere abends besser arbeiten können. Mit einem Arbeitsplan können Sie sich die bevorzugten Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder zunutze machen, damit sie genau dann arbeiten können, wenn sie am produktivsten sind. 

  • Fördert die Stärken Ihres Teams: Verschiedene Teammitglieder haben unterschiedliche Fähigkeiten. Eine Person kann zum Beispiel extrovertiert sein und gut mit Kunden kommunizieren, während eine andere sich durch die Koordination hinter den Kulissen auszeichnet. Wenn Sie diese Unterschiede bei der Planung berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass die Stärken Ihres Teams jederzeit gut ausbalanciert sind.

  • Schafft Klarheit: Wenn Sie Ihrem Team einen Arbeitsplan zur Verfügung stellen, weiß jeder, wer wann arbeitet. Auf diese Weise wissen die Teammitglieder immer, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar ist, um zu helfen. Und wenn jemand gerade nicht arbeitet, weiß ebenfalls das ganze Team Bescheid, sodass diese Mitarbeiter ihre Freizeit unbehelligt genießen können. 

  • Spart Zeit: Die Erstellung eines Arbeitsplans mag im Vorfeld mehr Zeit in Anspruch nehmen, aber es lohnt sich. Sobald Sie einen konsistenten Planungsprozess – zusammen mit Richtlinien für die Beantragung von Urlaubszeiten – festgelegt haben, werden Sie weniger Zeit mit organisatorischen Fragen und kurzfristigen Änderungen verbringen. 

  • Bitete Kostenkontrolle: Wenn Ihre Teammitglieder auf Stundenbasis bezahlt werden, ist ein Arbeitsplan eine einfache Möglichkeit, die Kosten zu optimieren und Ihr Projektbudget einzuhalten. Er hilft Ihnen, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter oder Vertragspartner zu verwalten und eine Über- oder Unterbesetzung zu vermeiden. 

  • Erhält die Konformität: Je nachdem, wie viele Stunden die Teammitglieder arbeiten, haben sie möglicherweise Anspruch auf bestimmte Leistungen wie Ruhepausen, Essenspausen oder Überstundenvergütung. Die Verwendung eines Arbeitsplans zur Verwaltung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter kann Ihnen dabei helfen, die bundes- und landesweiten Gesetze und Vorschriften einzuhalten, wie z. B. das Arbeitszeitgesetz in Deutschland. Bevor Sie einen neuen Arbeitsplan vorschlagen, sollten Sie sich mit Ihrem Rechtsbeistand beraten. 

Optimale Arbeitszeitplanung mit einer Vorlage

Ein idealer Arbeitsplan spiegelt die Stärken Ihres Teams wider und ermöglicht es jedem Teammitglied, so produktiv wie möglich zu sein. Wenn Sie einen Arbeitsplan für Ihr gesamtes Team freigeben, kann jeder klar erkennen, welche Teammitglieder zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar sind, wer für was zuständig ist und wer nicht verfügbar ist.

Und da Sie aus einer Vielzahl von Arbeitsplänen wählen können, werden Sie ganz sicher einen maßgeschneiderten Plan für Ihr Team erstellen können, mit dem Sie einen erfolgreichen Projektabschluss erreichen können.

Visualisierung von Teamkalendern mit Asana

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