Alles, was Sie über hybride Arbeitspläne wissen sollten

Die COVID-19-Pandemie machte uns deutlich, dass ortsunabhängige Arbeit möglich und manchmal sogar vorzuziehen ist. Studien zeigen, dass sich Arbeitnehmer zu Hause oft besser konzentrieren können und weniger Zeit für das Pendeln mehr Freizeit bedeutet. Jetzt, da die Büros wieder geöffnet werden, wird aber auch deutlich, dass die persönliche Zusammenarbeit ebenfalls wertvoll ist. So wie ortsunabhängiges Arbeiten mehr Fokus und Flexibilität ermöglicht, ist das Büro ein wichtiger Ort, um Kontakte zu knüpfen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. 

Doch die Trennung zwischen Heimarbeit und dem Büro muss kein Entweder-oder mehr sein. Dank der hybriden Arbeitsweise können Sie die Vorteile beider Ansätze nutzen. 

Was ist ein hybrider Arbeitsplan? 

Ein hybrider Arbeitsplan ist ein flexibles Arbeitsmodell, das ortsunabhängige Arbeit und Büroarbeit miteinander kombiniert. Die Mitarbeiter können an einigen Tagen von zu Hause aus und an anderen Tagen im Büro arbeiten. Sie müssen nicht die ganze Zeit im Büro sein, sind aber auch keine reinen Telearbeiter. Stattdessen profitieren die Teammitglieder in hybriden Teams von den Vorteilen beider Welten – der Geselligkeit im Büro und dem Fokus und der Flexibilität des ortsunabhängigen Arbeitens. 

Drei unterschiedliche Arbeitsmodelle

Die hybride Arbeit ist eines von drei Arbeitsmodellen. Im Folgenden werden sie verglichen: 

• Arbeiten im Büro: Die Teammitglieder sind stets im Büro, abgesehen von gelegentlichen Homeoffice-Tagen für Arzttermine, Kinderbetreuung oder besondere Ereignisse. 

• Arbeiten aus der Ferne: Alle Teammitglieder arbeiten von verschiedenen Standorten aus. Es gibt kein physisches Büro, doch sehen sich die Mitarbeiter ein paar Mal im Jahr persönlich bei Teamveranstaltungen oder Freizeittreffen.

• Hybrides Arbeiten: Dies ist eine Kombination der beiden vorherigen Modelle. Die Mitarbeiter arbeiten an einigen Tagen von zu Hause aus und an anderen im Büro. Bei einigen hybriden Arbeitsmodellen können die Mitarbeiter selbst entscheiden, wann sie im Büro sind, während bei strukturierteren Modellen feste Tage für die Arbeit zu Hause beziehungsweise im Büro vorgesehen sind. 

Woher stammt der Trend zum hybriden Arbeiten?

Hybride Arbeit ist nicht neu, aber sie ist durch COVID-19 noch beliebter geworden. Die Pandemie hat bewiesen, dass Heimarbeit möglich und sogar vorteilhaft ist, da sie die Flexibilität, die Work-Life-Balance und die Zeit für konzentriertes Arbeiten steigert. Als die Welt sich langsam wieder normalisierte, wurde klar, dass man nicht nur im Büro produktiv arbeiten kann. Natürlich ziehen die Mitarbeiter für Teamarbeit das Büro vor und für konzentrationsintensivere Aufgaben eher ihr Zuhause. Tatsächlich sehen 49 % der Arbeitnehmer das Büro stärker als früher als soziales Umfeld, insbesondere wenn es um kollaborative Aufgaben wie Strategie und Planung, Onboarding, Einzelgespräche und Schulungen geht. 

Die während der Pandemie eingeführte Infrastruktur für ortsunabhängiges Arbeiten existiert immer noch, was bedeutet, dass es für Teams einfacher ist, hybride Arbeitspläne einzuführen und inmitten der anhaltenden Unsicherheiten aufgrund von COVID flexibel zu bleiben. Heute teilen 42 % der Mitarbeiter, die ortsunabhängig arbeiten können, ihre Arbeitszeit zwischen Zuhause und dem Büro auf, und diese Zahl wird in den kommenden Jahren voraussichtlich noch auf 53 % ansteigen. 

Arten von hybriden Arbeitsplänen

Hybride Arbeit kann in zahlreichen Formen erfolgen, was bedeutet, dass Sie den Arbeitsplan Ihres Teams an spezifische Bedürfnisse und Vorlieben anpassen können. Wenn Sie sich in der Welt der hybriden Arbeit orientieren möchten, sollten Sie sich die folgenden Optionen ansehen und sich über deren Vor- und Nachteile kundig machen.  

Kohortenpläne

Sogenannte „Kohortenpläne“ sind der am besten strukturierte Ansatz für hybride Arbeit. Bei diesem Format folgen alle einheitlichen Vorgaben, die vom Vorgesetzten oder dem Unternehmen festgelegt werden. Zum Beispiel könnte jeder im Unternehmen montags und dienstags im Büro arbeiten und hat die Möglichkeit, von Mittwoch bis Freitag von zu Hause aus zu arbeiten. 

Im Folgenden sind einige beliebte Formen von Kohortenplänen aufgeführt: 

• 3-2-Modell: Die Mitarbeiter verbringen drei Arbeitstage im Büro und zwei Tage zu Hause. Diese hybride Arbeitsweise ist einfach zu koordinieren und ermöglicht es allen, an denselben Wochentagen im Büro zu sein. Allerdings gibt es einen entscheidenden Nachteil: Das 3-2-Modell erlaubt es Unternehmen nicht, ihren Büroraum zu verkleinern, und das kann durchaus kostenintensiv sein.

• Bottom-Up-Modell: Das Unternehmen überlässt die Entscheidung darüber, an welchen Tagen sie im Büro sein sollen, den einzelnen Teams. Sie legen ein Ziel fest (etwa zwei Tage pro Woche im Büro) und lassen jedes Team selbst entscheiden, wie es vorgehen möchte. Das Bottom-Up-Modell ermöglicht es den einzelnen Teams, gemeinsam festzulegen, welcher Büroplan für alle am besten funktioniert – und da die verschiedenen Teams an unterschiedlichen Tagen im Büro sind, kann die Bürofläche verkleinert werden. Ein potenzieller Nachteil dieser Methode ist, dass es schwieriger ist, funktionsübergreifende Teams am selben Tag im Büro zu haben. 

• Gestaffelte Pläne: Bei diesem hybriden Ansatz werden nicht nur die Anwesenheitstage festgelegt, sondern auch die Ankunfts- und Abfahrtszeiten. Gestaffelte Dienstpläne sind die starrsten Kohortenpläne und eignen sich am besten für Schichtarbeit. Eine Arztpraxis könnte beispielsweise gestaffelte Pläne nutzen, um den ganzen Tag über genügend Personal zu haben, gleichzeitig aber mit einer reduzierten Kapazität zu arbeiten, um ein COVID-Risiko zu vermeiden. Auf diese Weise können die Ärzte ihre Patienten an den Tagen, an denen sie von zu Hause aus arbeiten, virtuell betreuen, während gleichzeitig eine ausreichende Versorgung in der Praxis gewährleistet ist. 

Flexible Pläne

Flexible Pläne sind genau das – flexibel. Sie sehen keine festen Regeln vor. Stattdessen können die Mitarbeiter von zu Hause aus und im Büro arbeiten, wann sie wollen. 

• Flexi-Place: Bei diesem hybriden Modell entscheiden die einzelnen Teammitglieder selbst, wo sie an einem bestimmten Tag arbeiten wollen. Es ähnelt der Bottom-Up-Methode, allerdings liegt die Entscheidungsbefugnis bei den einzelnen Mitarbeitern und nicht bei ganzen Teams. Wenn Sie Ihre Bürofläche verkleinern wollen, können flexible Arbeitszeiten immer noch funktionieren, solange Sie ein System zur Reservierung von Arbeitsplätzen haben. Wenn Sie nur begrenzten Platz in Ihrem Büro zur Verfügung haben, können Ihre Mitarbeiter im Voraus einen Arbeitsplatz reservieren. Bedenken Sie jedoch, dass der Platz an bestimmten Tagen knapp werden könnte, sodass Teammitglieder, die vielleicht kommen möchten, dies möglicherweise nicht tun können.

• Flexi-Time: Bei diesem Modell können die Teammitglieder ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen. An Tagen, an denen sie von zu Hause aus arbeiten, könnten sie zum Beispiel von 8 Uhr morgens bis 12 Uhr mittags arbeiten, anschließend Besorgungen machen und sich dann von 15 Uhr bis 19 Uhr wieder einloggen. Sie können eine solche Gleitzeit auch mit Gleitzeitplänen an verschiedenen Orten oder mit Kohortenplänen kombinieren, um Ihren Mitarbeitern noch mehr Flexibilität zu bieten. 

Vorteile von hybriden Arbeitsplänen

Hybride Arbeitspläne sind nicht ohne Grund auf dem Vormarsch. Wenn sie korrekt umgesetzt werden, maximieren sie die Vorteile von ortsunabhängiger Arbeit und der Arbeit im Büro. Hier erfahren Sie, wie: 

Mehr Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit

Die meisten Wissensarbeiter stimmen darin überein, dass die Kluft zwischen Zuhause und dem Büro kein Entweder-oder ist, sondern ein Sowohl-als-auch. Mitarbeiter bevorzugen die Flexibilität eines hybriden Arbeitsumfelds, da sie dadurch ihre Arbeit besser mit ihrem Privatleben vereinbaren können. Da die Mitarbeiter nicht jeden Tag pendeln müssen, haben sie mehr Zeit und Flexibilität für persönliche Zeiteinteilung und ihre Familien. Andererseits kann Ihr Team von den Vorteilen der persönlichen Zusammenarbeit profitieren, wenn es im Büro ist. Das ist die ultimative Formel für Mitarbeiterzufriedenheit – die Mitarbeiter können ein ausgewogenes Privatleben haben und sich trotzdem in der Arbeit eingebunden und engagiert fühlen. 

Hybride Mitarbeiter sind also in der Regel leistungsfähiger als Büromitarbeiter – und viel zufriedener. Der Grund dafür ist, dass diese Flexibilität ein enormer Vorteil für sie ist; sie können Aktivitäten nachgehen, die sie wirklich schätzen, und gleichzeitig bessere Leistungen bei der Arbeit erbringen.”

Ein Gleichgewicht zwischen konzentrierter Arbeit und Zusammenarbeit

Unsere Untersuchungen haben gezeigt, dass Arbeitnehmer ihre beste qualifizierte Arbeit zu Hause leisten, wo sie sich besser konzentrieren können. Andererseits ziehen die Mitarbeiter das Büro für kollaborative Aufgaben wie Strategie und Planung, Onboarding, Einzelgespräche sowie Schulungen und Weiterbildung vor. Ein gut durchdachter, hybrider Arbeitsplan vereint beide Vorteile: Die Teammitglieder können zu Hause arbeiten, um sich bei qualifizierten Aufgaben optimal konzentrieren zu können, und kommen dann für eine persönliche Zusammenarbeit ins Büro. 

Reduzierte Kosten

Einige Arten von hybriden Arbeitsplänen sind besonders kosteneffizient. Wenn die Mitarbeiter weniger im Büro sind, können Sie vielleicht die Bürofläche verkleinern und die Gemeinkosten für Räumlichkeiten und Material senken. Dies hängt jedoch von der Art des hybriden Arbeitsplans ab, den Sie nutzen. Kommen verschiedene Teams an unterschiedlichen Tagen ins Büro, benötigen Sie weniger Bürofläche. Wenn jedoch alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens an bestimmten Tagen ins Büro kommen müssen, braucht es weiterhin einen Schreibtisch für alle Mitarbeiter. 

Bewährte Vorgehensweisen für hybrides Arbeiten

Hybrides Arbeiten kann die Zufriedenheit und Produktivität Ihres Teams steigern, doch dazu muss es auf die richtige Weise durchgeführt werden. Wenn Ihr Unternehmen hybrides Arbeiten einführt, finden Sie hier die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, um das Beste aus der gemeinsamen wie auch aus der individuellen Zeit Ihres Teams herauszuholen.

Bürozeiten koordinieren

Hybrides Arbeiten ist am effektivsten, wenn die Mitarbeiter auch weiterhin persönlich vor Ort zusammenarbeiten können. Auf diese Weise erhält Ihr Team das Beste aus beiden Welten – das fokussierte ortsunabhängige Arbeiten sowie eine engagierte und persönliche Zusammenarbeit, wie sie nur im Büro möglich ist. Dieses Gleichgewicht bedarf jedoch einer gewissen Koordination. 

Was ist also die Lösung? Synchronisieren Sie die Zeiten im Büro. Anstatt die Mitarbeiter jeden Tag ihren eigenen Standort wählen zu lassen, sollten Sie mit Ihrem Team einen gemeinsamen Zeitplan erstellen, um sicherzustellen, dass alle an denselben Tagen im Büro sind. Bevor Sie Ihren Zeitplan festlegen, können Sie eine Umfrage durchführen, um Informationen darüber zu sammeln, an welchen Tagen die Teammitglieder lieber im Büro arbeiten und an welchen nicht. Anschließend können Sie diese Informationen nutzen, um einen hybriden Zeitplan zu erstellen, der den individuellen Bedürfnissen Ihres Teams entspricht. 

Persönliche Beziehungen pflegen

Unsere Untersuchungen zeigen, dass sich 41 % der Arbeitnehmer bei ortsunabhängiger Arbeit eher isoliert fühlen. Daher ist der persönliche Kontakt umso wichtiger. Das heißt, es ist nicht nur wichtig, die Zeit Ihres Teams im Büro zu synchronisieren, sondern auch, das Beste aus Ihrer gemeinsamen Zeit zu machen. 

Uns so lassen sich persönliche Beziehungen in einem hybriden Arbeitsumfeld fördern: 

• Nehmen Sie sich Zeit für persönliche Zusammenarbeit. Nutzen Sie Ihre gemeinsame Zeit optimal. Planen Sie Einzelgespräche und gemeinsame Aktivitäten wie Brainstorming-Meetings an Tagen, an denen Ihr Team im Büro ist.

• Planen Sie Zeit für persönliche Begegnungen ein. Legen Sie Zeiten für Teamessen, Kaffeekränzchen, Happy Hours und andere Teamveranstaltungen fest, bei denen alle gemeinsam im Büro sind. 

• Auch virtuelle Verbindungen sollten nicht zu kurz kommen. Bauen Sie Fragen zur Auflockerung in die Tagesordnung Ihrer Meetings ein, um die Teammitglieder zu einem ungezwungenen Austausch per Video zu ermutigen. 

Eine Kultur der Transparenz und des Vertrauens schaffen

Hybride Arbeitspläne geben Ihrem Team die Möglichkeit, seine Arbeitszeit an den produktivsten Zeiten der Mitglieder auszurichten. Das bedeutet aber auch, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht jeden Tag persönlich sehen werden. Wenn Sie räumlich weit voneinander entfernt sind, sind Transparenz und Vertrauen unerlässlich, um den Kontakt zu Ihrem Team aufrechtzuerhalten. Sie sollten wissen, woran Ihre Teammitglieder gerade arbeiten und wie Sie auf dem Laufenden bleiben und mit ihnen kommunizieren können – aber Sie sollten auch darauf vertrauen, dass jeder von ihnen seine Arbeit zuverlässig erledigt, auch wenn Sie ihnen nicht über die Schulter schauen können. 

Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Möglichkeiten vor, wie Sie Transparenz und Vertrauen in Ihrem Team fördern können: 

• Machen Sie Ihren Kalender öffentlich und halten Sie Zeiten für konzentriertes Arbeiten und persönliche Termine frei. So weiß Ihr Team, zu welchen Zeiten Sie am besten zu erreichen sind. Außerdem verhindert die Freigabe Ihres Kalenders, dass Meetings anberaumt werden, wenn Sie nicht verfügbar sind. 

• Geben Sie Ihre Kommunikationspräferenzen an Ihr Team weiter und lassen Sie es wissen, wann Sie normalerweise auf Nachrichten antworten. Teilen Sie Ihrem Team zum Beispiel mit, ob Sie E-Mails oder Slack-Nachrichten bevorzugen, und machen Sie klar, dass Sie möglicherweise nicht sofort antworten, wenn Sie gerade konzentriert arbeiten. Sie können auch einen Status in Ihrem Kalender oder in Messaging-Apps wie Slack festlegen, um anzuzeigen, dass Sie fokussiert arbeiten oder vorübergehend nicht für einen Chat verfügbar sind. 

• Legen Sie klare Anfangs- und Endzeiten für Ihren Arbeitstag fest (und teilen Sie diese mit). Das Festlegen dieser Grenzen ist besonders wichtig, wenn Sie eine Führungskraft sind, denn so werden auch Ihre Mitarbeiter ermutigt, in ihrer Freizeit ganz abschalten zu können. Wenn Teammitglieder wissen, wann sie zu arbeiten haben, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie unter Burnout-Symptomen und Überarbeitung leiden werden. 

• Vermeiden Sie Mikromanagement. Als Führungskraft ist es wichtig, Ihrem Team zu vertrauen, dass es sein Bestes gibt, auch wenn Sie nicht persönlich zugegen sein können. Sobald Sie Richtlinien für Ihren hybriden Arbeitsplan festgelegt haben, vertrauen Sie darauf, dass sich Ihr Team daran hält, und vermeiden Sie es zu kontrollieren, wie und wo es gerade arbeitet. Dieser Ansatz kann herausfordernd sein, aber er ist durch empirische Daten gestützt: Mitarbeiter in Unternehmen mit einem hohen Maß an Vertrauen berichten von 74 % weniger Stress, 50 % höherer Produktivität und 76 % mehr Engagement als Mitarbeiter in Unternehmen mit einem niedrigen Maß an Vertrauen. 

Zeiten für fokussierten Arbeiten freihalten

Unseren Untersuchungen zufolge geben 21 % der Wissensarbeiter an, dass die Arbeit von zu Hause aus ihre Konzentration steigert. Doch damit die Mitarbeiter das Beste aus ihrer Heimarbeit herausholen können, braucht es eine Auszeit von konzentrationsraubenden Benachrichtigungen und Meetings. Jede Woche verlieren Arbeitnehmer fast drei Stunden mit unnötigen Meetings, und jeden Tag werden sie im Schnitt mit 32 E-Mails überhäuft. Das bedeutet eine Menge verlorener Zeit. 

Hier erfahren Sie, wie Sie dieser Flut Einhalt gebieten und Ihr Team beim fokussierten Arbeiten unterstützen können: 

• Legen Sie jede Woche einen Tag ohne Meetings fest, um den Mitarbeitern Zeit zu geben, bei ihrer Arbeit in einen Flow-Zustand zu kommen. Dies sollte ein Tag sein, an dem die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten können, wenn sie dies möchten. 

• Legen Sie fest, wann ein Meeting erforderlich ist und wann Sie einfach eine E-Mail oder eine andere Form der asynchronen Kommunikation nutzen können. Und denken Sie daran, dass nicht jedes Meeting 30 Minuten oder eine Stunde lang sein muss. Manchmal reicht eine 15-minütige Besprechung vollkommen aus. 

• Normalisieren Sie längere Reaktionszeiten. 50 % der Führungskräfte und 42 % der Mitarbeiter denken, sie müssen sofort auf Benachrichtigungen reagieren. Doch das ständige Überprüfen von Benachrichtigungen zehrt an der Konzentration, und es kann bis zu 20 Minuten dauern, bis man nach einer Arbeitsunterbrechung wieder voll konzentriert ist. Als Manager können Sie realistischere Erwartungen in Bezug auf die Reaktionszeiten vorgeben und Ihr Team dazu anhalten, Benachrichtigungen stummzuschalten, wenn nötig.

Die richtigen Tools für hybride Arbeit nutzen

Da bei hybriden Arbeitsplänen Präsenz- und Heimarbeit miteinander kombiniert werden, braucht es ein Tool, das mit dem Arbeitsplatzwechsel Ihrer Mitarbeiter mithalten kann – egal ob sie im Büro, zu Hause oder vollkommen ortsunabhängig arbeiten. Meetings und E-Mails mögen gut funktionieren, wenn Sie persönlich anwesend sind, doch wenn Sie Projekte aus der Ferne koordinieren müssen, wird es schnell knifflig. 

Glücklicherweise kann Ihnen eine Work-Management-Software helfen, über Zeitzonen, Teams und Standorte hinweg erfolgreich zusammenzuarbeiten. Mit dem richtigen Tool können Sie die Arbeit an einem zentralen Ort organisieren und dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand darüber sind, wer was bis wann zu erledigen hat. Sie brauchen also nicht alle in einem Raum versammeln, um zu wissen, was vor sich geht – stattdessen kann Ihr Team von überall aus arbeiten, ohne irgendetwas zu verpassen.