Implementierungspläne – worum es sich dabei handelt und wie Sie in nur 6 Schritten selbst einen erstellen

Projekte sind meistens nur dann erfolgreich, wenn sie geplant werden. Würden Sie ein Haus ohne einen Bauplan bauen? Wahrscheinlich nicht, denn ohne Plan Steine übereinanderzuschichten könnte in einem Desaster enden. Dasselbe Konzept gilt auch für die Unternehmenswelt. Ein Implementierungsplan ist die Blaupause für ein gemeinsames Ziel. Ihr Plan sollte alles enthalten, von der Projektstrategie über das Budget bis hin zur Liste der Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten. 

In diesem Leitfaden erläutern wir, was ein Implementierungsplan ist und wie man einen erstellt. Diese Schritte können Ihnen und Ihrem Team helfen, sich besser auf große und kleine Projekte vorzubereiten.

Welche Vorteile bietet ein Implementierungsplan?

Ein Implementierungsplan ist ein Dokument, das die Maßnahmen umfasst, die Ihr Team ergreifen muss, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Der Implementierungsplan ist das Gegenstück zum strategischen Plan. Während der strategische Plan Strategien enthält, mit denen Sie ein bestimmtes Ziel erreichen, handelt es sich beim Implementierungsplan um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Realisierung dieses Ziels.

Der Zweck eines Implementierungsplans ist es, sicherzustellen, dass Ihr Team Klarheit über die Projektbeteiligten, die Aufgaben, die Zeitplanung, die Durchführung und die Hintergründe des Projekts erhält, bevor es in die Umsetzungsphase geht. In einfachen Worten: Es ist also der Aktionsplan, der Ihre Strategie in spezifische Aufgaben verwandelt.

Ein guter Prüfstein für die Effektivität Ihres Implementierungsplans ist es, ihn an jemandem außerhalb Ihres Teams weiterzugeben und zu sehen, ob die Person das Projekt in seiner Gesamtheit verstehen kann. Ihr Implementierungsplan sollte keine Fragen unbeantwortet lassen.

6 Schritte zum Erstellen eines Implementierungsplans

Wenn Ihr Implementierungsplan umfassend und für Ihr Projektteam von größtmöglichem Nutzen sein soll, sollten Sie konkrete Schritte befolgen und dabei die richtigen Komponenten berücksichtigen. Orientieren Sie sich an den folgenden Schritten bei der Erstellung Ihres Plans, um das Risiko von Schwachstellen in Ihrer Strategie zu verringern.

1. Legen Sie Ziele fest

Der erste Schritt im Implementierungsprozess ist die Festlegung Ihrer Ziele. Legen Sie genau fest, was Sie nach Abschluss des Projekts erreichen möchten, z. B., ob Sie einen neuen Marketingkunden gewinnen oder Ihre interne Content-Strategie überarbeiten möchten. Wenn Sie Ihre Projektziele bereits zu Beginn definieren, können Sie Ihren Projektplan leichter konkretisieren. 

Hilfreiche Tipps:

• Stellen Sie Fragen: Wenn Sie Ihre Ziele definieren, sollten Sie und Ihr Team sich Fragen zu Ihrem Projekt stellen. Zum Beispiel: „Was wollen wir mit diesem Projekt erreichen? Welche Ergebnisse hoffen wir zu erzielen? Wer sind die Beteiligten, mit denen wir unsere Projektergebnisse teilen wollen?“

• Brainstormen Sie Risikoszenarien: Auch wenn Sie später im Rahmen Ihres Implementierungsplans eine eingehendere Risikobewertung vornehmen werden, können Sie sich durch ein frühzeitiges Brainstorming potenzieller Risikoszenarien ein realistischeres Bild davon machen, was möglich ist. 

2. Stellen Sie Recherchen an

Sobald Sie eine grundlegende Vorstellung von den Projektzielen haben, die Sie erreichen wollen, können Sie diese Ziele durch Recherchen wie Interviews, Umfragen, Fokusgruppen oder Beobachtungen noch weiter präzisieren. Ihre Recherchen sollten von führenden Experten auf Ihrem Gebiet stammen. Bei diesen Experten kann es sich um Teammitglieder oder externe Beteiligte handeln. Ihre Rechercheergebnisse sollten eine Aufstellung darüber enthalten, wie der Zeitplan, das Budget und das Personal für Ihr Projekt aussehen könnten.

Hilfreiche Tipps:

• Arbeiten Sie mit gemeinsamen Tools: Die Zusammenarbeit ist einfacher, wenn Sie über die richtigen Kommunikationstools für Ihre Aufgaben verfügen. Nutzen Sie ein Kollaborations-Tool für Ihr Team, um Ihre Projektziele mit anderen zu teilen und Feedback von anderen zu erhalten, ganz egal, wo diese sich gerade befinden. 

3. Planen Sie Risiken mit ein

Im ersten Schritt Ihrer Umsetzungsstrategie haben Sie ein Brainstorming zu Risikoszenarien durchgeführt, und im dritten Schritt sollten Sie alle potenziellen Risiken für Ihr Projekt auflisten. Zu diesen Risiken gehört unter anderem bezahlte Freistellung und Urlaub, Budgetbeschränkungen und mögliche Personalausfälle. 

Eine gute Möglichkeit, Ihre Risiken zu erfassen, ist die Verwendung eines Risikoregisters. Mit diesem Hilfsmittel können Sie Projektrisiken nach Prioritäten ordnen und sich entsprechend darauf vorbereiten. Sie können auch eine SWOT-Analyse durchführen, um alle Schwachstellen und Hindernisse zu ermitteln, die Ihr Projekt beeinflussen könnten. 

Hilfreiche Tipps:

• Handeln Sie mit Flexibilität und Eigeninitiative: Die Erfassung von Risiken ist mehr als nur eine Vorbereitungsstrategie. Wenn Sie in dieser Phase des Implementierungsplans vermeidbare Risiken erkennen, können Sie entsprechende Maßnahmen einleiten. Dies kann auch bedeuten, dass Sie Ihre ursprünglichen Projektziele anpassen müssen. 

4. Legen Sie Meilensteine fest

Die Festlegung von Projektmeilensteinen ist ein wichtiger Schritt im Planungsprozess, denn diese Kontrollpunkte helfen Ihnen, Ihren Fortschritt zu verfolgen. Meilensteine dienen als Maßstab, anhand dessen Sie den Fortschritt Ihres Projekts und die noch vor Ihnen liegende Wegstrecke ablesen können. 

Mit einem Gantt-Diagramm können Sie die Meilensteine des Projekts visualisieren und Ihr gesamtes Team auf dem neuesten Stand halten. Damit können Sie den Zeitplan für die Implementierung visuell darstellen und aufzeigen, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben voraussichtlich in Anspruch nehmen werden.

Hilfreiche Tipps:

• Bauen Sie sich einen Puffer ein: Nicht immer läuft alles wie geplant, auch wenn Sie sich noch so sehr an einen Zeitplan halten. Indem Sie einen gewissen Spielraum in Ihren Zeitplan einbauen, sorgen Sie dafür, dass Ihr Projekt nach Plan verläuft und nicht an Meilensteinen scheitert, für deren Erreichen nicht genug Zeit zur Verfügung steht.

• Klären Sie Abhängigkeiten: Abhängigkeiten sind Aufgaben, die von der Erfüllung anderer Aufgaben abhängen. Wenn Sie Ihre Abhängigkeiten klären, ist es einfacher, das Projekt planmäßig durchzuführen und Ihre Meilensteine zu erreichen.

5. Weisen Sie Verantwortlichkeiten und Aufgaben zu

Jeder Aktionsplan sollte eine Liste von Verantwortlichkeiten enthalten, die den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen sind. Durch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten können Sie die Leistung jedes Teammitglieds messen und die Fortschritte genauer überwachen. Die Verwendung eines RACI-Diagramms kann ein wirksames Projektmanagement-Tool zur Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten sein. 

Die Zuweisung von Verantwortlichkeiten ist etwas anderes als die Zuweisung einzelner Aufgaben. Ein Teammitglied kann für die Leitung der Projektüberprüfung zuständig sein. Drei andere Teammitglieder können für die Bereitstellung und Kommunikation des Projekts an die verschiedenen Teams zuständig sein, die es prüfen sollen. Wenn Sie Zuständigkeiten und Aufgaben zuweisen, sollten Sie Ihre Erwartungen klar formulieren. 

Hilfreiche Tipps:

• Setzen Sie auf Kommunikation: Wenn Sie Rollen, Verantwortlichkeiten oder Aufgaben zuweisen, empfiehlt es sich zu kommunizieren, warum Sie genau dieses Teammitglied für diese Rolle auswählen. Anstatt dass sich Teammitglieder wundern, warum sie bestimmte Rollen zugewiesen bekommen haben, können Sie diesen Schritt im Planungsprozess als Gelegenheit nutzen, um die Stärken der einzelnen Teammitglieder aufzuzeigen.

• Verfolgen Sie die Verantwortlichkeiten in einem gemeinsamen Tool: Ein gemeinsam genutztes Tool, wie z. B. eine Projektmanagement-Software, kann den Teammitgliedern Klarheit darüber verschaffen, wer was bis wann zu erledigen hat.

6. Teilen Sie Ressourcen zu

Die Ressourcenzuweisung ist eine der besten Möglichkeiten zur Risikominimierung. Wenn Sie planen können, welche Ressourcen Sie für Ihr Projekt benötigen, und sicherstellen, dass diese Ressourcen zur Verfügung stehen, vermeiden Sie das Risiko eines Ressourcen-Engpasses mitten im Projekt. Wenn Sie in diesem Schritt des Implementierungsprozesses feststellen, dass Sie nicht über genügend Ressourcen verfügen, können Sie Ihr Projekt entsprechend anpassen, bevor es anläuft. 

Zu den Ressourcen können Geld, Personal, Software, Ausrüstung und andere physische oder technische Mittel gehören. Auch Zeit kann eine Ressource sein, denn die Teammitglieder, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen, arbeiten möglicherweise gerade an anderen Projekten.

Hilfreiche Tipps: Stellen Sie sich die folgenden Fragen, wenn Sie die verfügbaren Ressourcen für Ihr Projekt ermitteln:

• Welche Prioritätsstufe hat das Projekt? 

• Wer steht für die Mitarbeit an diesem Projekt zur Verfügung? 

• Welches Budget oder welche Tools stehen zur Verfügung? 

• Welche zusätzlichen Ressourcen benötigen wir? 

• Wer genehmigt den Plan für die Ressourcenzuweisung?

Wenn Sie diese Schritte bei der Erstellung Ihres Implementierungsplans befolgen, steigern Sie die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung Ihrer Projektziele. Eine Checkliste mit den Punkten, die Sie in Ihren Implementierungsplan aufnehmen müssen, kann ebenfalls zu einer erfolgreichen Implementierung beitragen. 

Dies sollte ein Implementierungsplan beinhalten

Es ist wichtig zu wissen, wie Sie Ihren Implementierungsplan erstellen. Sie sollten jedoch auch wissen, was in Ihrem Plan enthalten sein muss. Diese Checkliste enthält die sechs wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches Projekt. 

1. Ziele

In Schritt eins des Implementierungsprozesses definieren Sie Ihre Projektziele. Legen Sie Ihre Ziele fest und bestimmen Sie, mit welchen Kennzahlen Ihr Team den Fortschritt messen wird. Die Auflistung dieser Ziele erleichtert es Ihnen und Ihrem Team, die Fortschritte und Leistungen im weiteren Verlauf zu messen.

2. Beschreibung des Projektumfangs

Den Umfang Ihres Projekts legen Sie im zweiten Schritt fest. Der Projektumfang sollte die Grenzen beschreiben, die Sie für Ihr Projekt festgelegt haben. Außerdem sollten Sie grob definieren, auf welche Ziele, Fristen und Projektergebnisse Sie hinarbeiten werden. Wenn Sie Ihren Projektumfang im Implementierungsplan definieren, können Sie Scope Creep im weiteren Verlauf des Projektes vermeiden.

3. Beschreibung der angestrebten Ergebnisse

Ergebnisse sind die greifbaren Ziele Ihres Projekts. Ein Überblick über die angestrebten Ergebnisse kann bei der Verwaltung von Zeitrahmen, der Delegierung von Aufgaben und der Zuweisung von Mitteln als hilfreiche Ressource dienen. 

4. Fälligkeitsdaten für Aufgaben

Auch wenn sich die Projektzeitleiste im Laufe des Projekts verändern kann, ist die Festlegung der erwarteten Fälligkeitstermine während der Implementierungsplanung wichtig. Wenn Sie die Fälligkeitstermine der Aufgaben abschätzen, können Sie Ihre Meilensteine um diese Fälligkeitstermine herum planen und den Projektabschluss entsprechend terminieren. Üblicherweise werden für die strategische und die Implementierungsplanung Gantt-Diagramme verwendet. Das liegt daran, dass Gantt-Diagramme Informationen – ähnlich wie eine Zeitleiste – linear darstellen.

5. Risikobewertung

Die Risikobewertung führen Sie im dritten Schritt des Implementierungsprozesses durch. Unabhängig davon, ob Sie ein Risikoregister, eine SWOT-Analyse oder einen Notfallplan zur Ermittlung von Risiken verwenden, sollten Sie diese Dokumente in Ihren Plan aufnehmen. Auf diese Weise können andere am Projekt Beteiligte Ihre Ergebnisse einsehen und Ihnen möglicherweise helfen, diese Risiken zu vermeiden. 

6. Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder

Im fünften Schritt Ihres Plans haben Sie den Teammitgliedern Rollen und Zuständigkeiten zugewiesen. Wenn Sie diese detailliert festhalten, übernimmt jeder Verantwortung für seine Aufgaben. Ungeachtet dessen, ob Sie ein RACI-Diagramm oder ein anderes Instrument zur Klärung der Rollen der Teammitglieder verwenden, sollte es in Ihrem Plan eine zentrale Anlaufstelle geben, an die sich jeder bei Fragen wenden kann.

Ihr Implementierungsplan ist für das Projekt einzigartig, an dem Sie gerade arbeiten. Er kann also Komponenten enthalten, die vorstehend nicht aufgeführt sind. Sie können sich jedoch an den sechs obengenannten Punkten orientieren, damit Ihr Plan möglichst vollständig ist.

Bei der Projektimplementierung überschneiden sich viele Aspekte mit der strategischen Planung. Als Projektmanager können Sie die Planungszeit minimieren, indem Sie schon mit dem Implementierungsplan anfangen, während Sie noch am strategischen Plan arbeiten.

Darüber hinaus gibt es noch eine andere Möglichkeit, während der Planung Zeit einzusparen: Erfassen Sie all Ihre Pläne in einer Work-Management-Plattform. Wenn Ihr Team bereit für den Implementierungsprozess ist, befindet sich alles an einem leicht zugänglichen Ort.

Vorteile eines Implementierungsplans

Ein Implementierungsplan bringt viele Vorteile mit sich, wobei der größte Vorteil wohl darin besteht, die Chancen auf den Projekterfolg zu erhöhen. Durch die Implementierung eines Projektplans wird ein Fahrplan für Ihr Projekt erstellt, sodass Sie Problemen vorbeugen können. 

Weitere Vorteile eines Implementierungsplans sind:

• Verbesserte Kommunikation zwischen Teammitgliedern und wichtigen Beteiligten

• Optimierte Organisation und Verwaltung der Ressourcen

• Klarere Verantwortlichkeiten für alle am Projekt Beteiligten

• Besser strukturierter Projektzeitplan und optimierter täglicher Workflow

• Vereinfachte Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern

Ohne einen Implementierungsplan direkt in die Umsetzungsphase zu gehen, kann sich anfühlen, als würde man ohne jegliche Vorbereitung auf die Bühne gehen und eine Rede halten – Vorbereitung ist für Spitzenleistungen unerlässlich. 

Vereinfachen Sie die Implementierungsplanung mit Projektmanagementsoftware

Die Kenntnis der Schritte zur Implementierungsplanung ist die Grundlage des Projektmanagements. Ein gut geplantes Projekt ist in aller Regel ein erfolgreiches Projekt.

Projektmanagementsoftware kann Ihren Implementierungsplan optimieren, indem sie ihn für alle Teammitglieder und Beteiligten zugänglich macht. Die Verwendung einer Online-Software zur Erstellung Ihres Plans bedeutet auch, dass Sie ihn in Echtzeit bearbeiten können, was Raum für Prozessverbesserungen lässt.