Was ist ein Risikoregister? Ein Leitfaden für Projektmanager (mit praktischem Beispiel)

Benötigen Sie passende Tools, um Ihr Team auf Erfolgskurs zu bringen? Ein Risikoregister könnte Ihnen genau das ermöglichen.

Ein Risikoregister ist ein wichtiger Bestandteil jedes erfolgreichen Risikomanagementprozesses und trägt zur Eindämmung potenzieller Projektverzögerungen bei.  

Ein Risikoregister wird mit den Projektbeteiligten geteilt, um sicherzustellen, dass die Informationen an einem leicht zugänglichen Ort gespeichert sind. Da dies in der Regel den Projektmanagern obliegt (hier sprechen wir von Ihnen!), sollten Sie wissen, wie und wann ein Risikoregister zu verwenden ist, damit Sie für Ihr nächstes Projekt bestens gerüstet sind. 

Was ist ein Risikoregister?

Ein Risikoregister ist ein Dokument, das als ein Tool des Risikomanagements verwendet wird, um potenzielle Rückschläge in einem Projekt zu identifizieren. Dieser Prozess zielt darauf ab, Risiken gemeinsam zu identifizieren, zu analysieren und zu lösen, bevor sie zu Problemen werden. Auch wenn es in der Regel um Projekte geht, gibt es andere Situationen, in denen das Risikomanagement hilfreich ist, wie z. B. bei Produkteinführungen und in der Produktion. 

Ein Risikoregister, auch als Risikoverzeichnis bekannt, erfasst potenzielle Risiken im Rahmen eines Projekts. Es enthält auch Informationen über die Priorität des Risikos und dessen Eintrittswahrscheinlichkeit. 

Ein Projektrisikoregister sollte nicht nur Risiken aufzeigen und analysieren, sondern auch konkrete Maßnahmen zur Risikominderung enthalten. Wenn das Risiko zu einer größeren Bedrohung wird, ist Ihr Team mit Lösungen vorbereitet und hat alle Mittel, um die Probleme zu lösen. 

Wann sollten Sie ein Risikoregister verwenden?

Es gibt viele Fälle, in denen ein Risikoregister nützlich ist. Im Idealfall sollte es gleich für jedes Projekt verwendet werden oder bei Bedarf zur Verfügung stehen. Es kann sowohl bei kleinen als auch bei großen Projekten zum Einsatz kommen, wobei Ihr Risikoverzeichnis je nach Umfang und Komplexität Ihrer Initiative letztlich ganz unterschiedlich aussehen kann. 

Während ein kleines Projekt möglicherweise nur grundlegende Informationen über das Risiko, wie etwa Eintrittswahrscheinlichkeit, Priorität und Lösungen enthält, kann ein komplizierteres Projekt etwa 10 verschiedene Dokumentenfelder erfordern. 

Einige Unternehmen beschäftigen zwar Risikomanagement-Experten, um ein Risikoprotokoll zu führen, doch oft ist es die Aufgabe des Projektmanagers oder des Teamleiters, dieses zu überwachen. Wenn Ihr Team noch kein Risikomanagement- oder Störungsmanagementverfahrenanwendet, kann es hilfreich sein, gängige Risikoszenarien zu kennen, um zu entscheiden, ob ein Risikoregister für Sie und Ihr Team geeignet ist. 

Einige nach Priorität geordnete Risikoszenarien:

• Niedrige Priorität: Risiken wie mangelnde Kommunikation und Fehler bei der Zeitplanung können dazu führen, dass Scope Creep zu groß wird und Ergebnisse nicht erreicht werden. 

• Mittlere Priorität: Risiken wie ungeplante oder zusätzliche Arbeitsschritte können dazu führen, dass Teams Produktivitätsprobleme bekommen und unklare Ziele verfolgen. 

• Hohe Priorität: Risiken wie Datensicherheit und Datendiebstahl können Ihr Unternehmen Umsatzeinbußen aussetzen und sollten daher priorisiert behandelt werden. 

Sobald Sie wissen, in welchen Fällen Sie ein Risikoregister einsetzen sollten, können Sie Risiken mit hoher Priorität entsprechend definieren, sobald diese auftauchen. 

Häufige Risikoszenarien

Bei einem neuen Projekt können zahlreiche Risiken auftreten. Von der Datensicherheit bis hin zu ungeplanten Arbeitsschritten kann praktisch alles dazu führen, dass Budget und Umfang eines Projekts überschritten werden. Von den Folgen verpasster Termine mal ganz zu schweigen. Deshalb ist es wichtig, potenzielle Risiken zu erkennen, bevor sie eintreten.

Es empfiehlt sich, gängige Risikokategorien in Ihr Risikoregister aufzunehmen, damit Sie auf den Ernstfall vorbereitet sind. Erfahren Sie mehr über diese Risiken und finden Sie heraus, welche davon auf Ihr Team zutreffen könnten. 

Datensicherheit 

Wenn Sie an Projekten arbeiten, die sich auf die Datensicherheit auswirken könnten, ist es äußerst wichtig, potenzielle Risiken zu verfolgen und abzuschwächen. Unkontrollierte Risiken können zu folgenden Konsequenzen führen:

• Daten werden gestohlen: Ohne entsprechende Schutzmaßnahmen könnte Ihr Unternehmen anfällig für den Diebstahl privater Informationen werden. Dies ist besonders schwerwiegend, wenn es sich um Kundendaten handelt.

• Kreditkartenbetrug: Dies ist aus einer Reihe von Gründen gefährlich, kann aber zu Einnahmeverlusten führen und möglicherweise rechtliche Schritte nach sich ziehen. 

Datensicherheit ist ein Top-Risiko und sollte entsprechend priorisiert werden, um langfristige Sicherheitsprobleme zu vermeiden.  

Kommunikationsprobleme

Kommunikationsprobleme können unabhängig von der Größe Ihres Projekts und Ihres Teams auftreten. Während ein Risikoregister dabei helfen kann, Kommunikationsbereiche zu identifizieren, kann es auch hilfreich sein, eine Work-Management-Software zu implementieren, um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu optimieren.

Hier sind einige Risiken, die sich aus mangelhafter Kommunikation ergeben können:

• Unstimmigkeiten im Projekt: Ohne eine angemessene Kommunikation können Unstimmigkeiten bei den Ergebnissen zu Verwirrung führen. 

• Verpasste Fristen: Niemand möchte eine Frist versäumen, aber ohne klare Kommunikation ist sich Ihr Team möglicherweise nicht über die Fälligkeitstermine von Ergebnissen im Klaren. 

Die Erstellung eines geeigneten Kommunikationsplans kann zudem dazu beitragen, dass Risiken erst gar nicht auftauchen. 

Zeitplan-Verzögerungen

Wenn Planungsfehler und Verzögerungen unbemerkt bleiben, können sie bei Fristüberschreitung zu einem großen Problem werden. Tools wie Zeitpläne und Teamkalender-Software können helfen, Planungsfehler von vornherein zu vermeiden. 

Verzögerungen in der Projektplanung können Folgendes zur Folge haben:

• Überstürzte Ergebnisse: Es gibt nichts Schlimmeres als ein Projekt, das nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Das kann dazu führen, dass Ziele verfehlt werden und die Arbeit nachlässig ausgeführt wirkt.

• Verwirrung: Ohne einen geeigneten Zeitplan kann es zu Überforderung und Verwirrung in Ihrem Team kommen. 

Die Einführung eines Zeitplans kann dazu beitragen, dass die Ergebnisse sowohl bei täglichen Aufgaben, als auch bei einmaligen Projekten eingehalten werden. 

Ungeplante Arbeitsvorgänge

Wir alle waren schon mal in einer Situation, in der ein Projekt den Umfang überschritten hat. Das ist ein verbreitetes Risiko, das sich relativ leicht eindämmen lässt, wenn es angemessen im Auge behalten wird. Wenn Sie ungeplante Aufgaben frühzeitig erkennen, können Sie diese ordnungsgemäß an den Projektleiter delegieren. 

Ohne ein angemessenes Risikoregister könnten Sie in Schwierigkeiten geraten:

• Verpasste Ergebnisse: Wenn Aufgaben nicht erledigt werden, besteht die Gefahr, dass Sie eine Frist verpassen. 

• Burnout bei Angestellten: Wenn Sie Ihren Teammitgliedern zu viel ungeplante Arbeit aufbürden, kann dies zu erhöhter Anspannung und sogar zu Überlastung und Burnout führen. Deshalb ist es wichtig, Projekte richtig einzuteilen. 

Wenn Sie Probleme mit ungeplanten Arbeitsschritten haben, kann die Implementierung eines Änderungssteuerungsprozesses dazu beitragen, Ihre Teammitglieder über zusätzliche Aufgaben zu informieren.  

Diebstahl von Material

Auch wenn dies hoffentlich nicht häufig vorkommt, besteht bei Unternehmen mit einem großen Warenbestand die Gefahr von Diebstahl oder Meldefehlern. Durch eine konsequente und häufige Bestandsverfolgung können Sie Risiken frühzeitig erkennen und die Ursache ermitteln.  

Diebstahl kann Ihr Unternehmen angreifbar machen:

• Einnahmeverluste: Unabhängig davon, ob Produkte gestohlen werden oder ob es Fehler in der Berichterstattung gibt, wirkt sich der Diebstahl negativ auf die Einnahmen aus. 

• Ungewissheit: Wenn es zu Diebstahl kommt, kann die Unsicherheit der Mitarbeiter und des Unternehmens zu internem Stress führen. 

• Falsche Zeitnutzung: Neben dem Diebstahl von materiellen Gütern besteht auch die Gefahr eines Zeitdiebstahls. In einer ortsunabhängigen Arbeitsumgebung kann es schwieriger sein nachzuvollziehen, wie Ihr Team seine Zeit nutzt. 

Ähnlich wie die Gefährdung der Datensicherheit ist auch Diebstahl ein Risiko von hoher Priorität, das so schnell wie möglich angegangen werden sollte.

Was wird in einem Risikoregister erfasst?

Ein Risikoregister besteht aus einer Liste von Risiken und Feldern zur Nachverfolgung. Das Risikoverzeichnis Ihres Teams wird höchstwahrscheinlich anders aussehen, als das anderer Teams, da mit Ihren Projekten besondere Risiken verbunden sind. 

Unabhängig von den Unterschieden bestehen die meisten Risikoregister aus einigen wesentlichen Bestandteilen, darunter Risikoidentifizierung, Risikowahrscheinlichkeit und Risikominderung. Diese Bestandteile dienen dazu, ein aussagekräftiges Verzeichnis mit Informationen über potenzielle Risiken zu erstellen. Die Verzeichnisse sind hilfreich bei der Arbeit an neuen Projekten, die mit ähnlichen Risiken konfrontiert sein könnten. 

Zusätzliche Felder sollten Details wie Risikoidentifizierung, -beschreibung und -priorität enthalten. Je spezifischer Sie sind, desto eher sind Sie darauf vorbereitet, die auftretenden Risiken zu mindern. 

Eine gute Faustregel lautet: Je komplizierter das Projekt ist, desto komplexer wird wahrscheinlich auch Ihr Risikoregister sein. Das bedeutet, dass es bei großen Projekten, die sich über mehrere Monate erstrecken und an denen eine Vielzahl von Interessengruppen beteiligt ist, eine gute Idee ist, das Protokoll so spezifisch wie möglich zu gestalten. 

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Felder, die Sie in Ihren Risikomanagementplan für das Projekt aufnehmen sollten. 

1. Risikoidentifizierung  

Einer der ersten Einträge in einem Risikoregister ist die Identifizierung des Risikos. Dies geschieht in der Regel in Form eines Risikonamens oder einer Identifikationsnummer. Ein Feld zur Identifizierung des Risikos sollte Folgendes enthalten:

• Die Bezeichnung des Risikos

• Das Identifizierungsdatum

• Ein Untertitel, falls erforderlich

Bei der Benennung Ihrer Risiken brauchen Sie nicht besonders kreativ zu sein, eine einfache Zusammenfassung reicht aus. Wenn Sie aber gern kreativ werden wollen, können Sie für jede Art von Risiko eine eigene Persona erstellen. Verwenden Sie zum Beispiel die Persona „Daniela“ als Name für Ihr Datensicherheitsrisiko, damit die Teammitglieder verstehen, wie man Risiken schnell erkennt. 

Neben der Bezeichnung können Sie auch einen kurzen Untertitel und das Datum der Risikoermittlung angeben. Auf diese Weise können Sie nachvollziehen, wie lange die Abhilfemaßnahmen dauern, und feststellen, welche Risiken am längsten brauchen, um gelöst zu werden. 

2. Risikobeschreibung

Nachdem die Identifizierung abgeschlossen ist, sollte eine kurze Beschreibung in das Protokoll aufgenommen werden. Eine Risikobeschreibung sollte Folgendes enthalten:

• Eine kurze, allgemeine Beschreibung des Risikos

• Warum das Risiko ein potenzielles Problem darstellt

Wie lang Ihre Beschreibungen sein sollten, hängt davon ab, wie detailliert Sie Ihr Verzeichnis gestalten wollen. Die durchschnittliche Länge beträgt 80 bis 100 Zeichen.

Die Länge der Beschreibung ist nicht so wichtig, vielmehr sollte sie die wichtigsten Punkte des Risikos und die Gründe für das potenzielle Problem enthalten. Die wichtigste Erkenntnis ist, dass eine Beschreibung das Risiko genau definieren sollte, ohne sich in Einzelheiten zu verlieren, damit es leichter identifiziert werden kann.

3. Risikokategorie

Es gibt eine Reihe von Risikokategorien, die eine schnelle Identifizierung des potenziellen Risikos ermöglichen. Dadurch wird es einfacher, das Risiko dem richtigen Team zuzuordnen – insbesondere, wenn es sich um ein kompliziertes Projekt mit mehreren Risiken handelt. Eine Risikokategorie könnte eine der folgenden sein:

• Geschäftsoptimierung 

• Budget

• Zeitplan

• Technik

• Information 

• Sicherheit

• Qualität

• die Projektplanung

Um die Kategorie zu bestimmen, müssen Sie zunächst ermitteln, woher das Risiko kommt und wer zur Lösung des Problems beitragen kann. Möglicherweise müssen Sie mit Abteilungsleitern zusammenarbeiten, wenn die Lösung nicht offensichtlich ist. 

4. Risikowahrscheinlichkeit

Wenn Risiken früh genug erkannt werden, ist es möglich, dass das Team sie beseitigen kann, bevor tatsächliche Maßnahmen erforderlich sind. So ist es möglich, dass Risiken, die in Ihrem Risikoregister vermerkt sind, gar nicht erst zu echten Problemen werden. 

Die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos lässt sich mit einer einfachen Auswahl der folgenden Punkte dokumentieren: 

• Nicht wahrscheinlich 

• Wahrscheinlich 

• Sehr wahrscheinlich 

Eine Kategorisierung der Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche Risiken Sie zuerst angehen und mit welchen Sie noch warten sollten. 

5. Risikoanalyse

Eine Risikoanalyse misst die potenziellen Auswirkungen, die ein Risiko auf Ihr Projekt haben kann. Auf diese Weise lassen sich schnell die wichtigsten Risiken ermitteln, die angegangen werden müssen. Dies ist nicht zu verwechseln mit der Priorität, bei der sowohl die Eintrittswahrscheinlichkeit als auch die Analyse berücksichtigt werden. 

Auch wenn jedes Team das Risikoniveau anders dokumentiert, können Sie mit dieser einfachen fünfstufigen Skala beginnen:

• Sehr niedrig

• Niedrig

• Mittel

• Hoch

• Sehr hoch

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Risikograd zu bestimmen, sollten Sie eine zweite Meinung einholen, indem Sie mit einem Abteilungsleiter zusammenarbeiten. Auf diese Weise können Sie genau einschätzen, wie hoch die Auswirkungen sein könnten. 

6. Risikominderung

Ein Risikominderungsplan, auch Risikoreaktionsplan genannt, ist einer der wichtigsten Bestandteile eines Risikoregisters. Schließlich geht es bei einem Risikomanagementplan darum, mögliche Risiken zu ermitteln und abzumildern. Im Grunde ist es ein Aktionsplan. Ein Plan zur Risikominderung sollte Folgendes enthalten:

• Eine Schritt-für-Schritt-Lösung, wie man das Risiko verringern kann

• Eine kurze Beschreibung des angestrebten Ergebnisses

• Wie sich dieser Plan auf das Projektergebnis auswirken wird 

Während sich kleine Risiken leicht eindämmen lassen, sind manche Risiken sehr viel komplexer und haben keine offensichtlichen Lösungen. In diesem Fall erfordert der Plan zur Risikominderung ein wenig Teamarbeit, um eine Lösung zu finden. Dies geschieht in der Regel außerhalb des eigentlichen Risikoregisterdokuments, z. B. während einer Sitzung oder einer Teambesprechung.

Wie auch immer Sie Ihren Risikominderungsplan umsetzen, Sie sollten eine umfassende Beschreibung im Verzeichnis dokumentieren, damit Sie sich darauf beziehen und diese klar kommunizieren können. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass jeder im Projektteam die Reaktionspläne versteht, sondern es hilft Ihnen auch, die Lösung visuell darzustellen. 

7. Risikopriorität

Auch wenn die Auswirkungen eines Risikos zur Prioritätsbestimmung beitragen, ist es sinnvoll, auch diesen Eintrag in Ihr Verzeichnis aufzunehmen. Bei der Prioritätensetzung sollten sowohl die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos als auch die Risikoanalyse berücksichtigt werden. Anhand dieser beiden Aspekte wird deutlich, welche Risiken wahrscheinlich schädliche Auswirkungen auf das Projekt haben werden. 

Die Priorität kann durch eine einfache Zahlenskala dokumentiert werden:

• 1 (Niedrig)

• 2 (Mittel)

• 3 (Hoch)

Wenn Sie Ihr Risikoregister optisch ansprechender gestalten wollen, können Sie die Prioritäten stattdessen mit einer farbcodierten Skala dokumentieren. Diese kann anstelle oder zusätzlich zu den drei Optionen verwendet werden. Sie organisieren gerne nach Farben? Dann ist die Farbcodierung Ihres Verzeichnisses die perfekte Option für Sie!

8. Risikoverantwortung

Sobald das Risiko identifiziert, überprüft und nach Prioritäten geordnet wurde, ist es an der Zeit, die umzusetzenden Maßnahmen zur Risikominderung festzulegen. Die Risikoverantwortung sollte an folgende Personen übertragen werden:

• Die Person, die mit der Umsetzung der Arbeitsergebnisse beauftragt ist

• Gegebenenfalls weitere Teammitglieder

Mit dem Feld für die Risikoverantwortung lässt sich schnell feststellen, welche Abteilung für das Risiko zuständig ist. Es kann auch veranschaulichen, welche Teammitglieder die Verantwortung für bestimmte Risiken haben. 

9. Risikostatus

Das letzte Feld, das Sie in Ihr Risikoregister aufnehmen sollten, ist der Risikostatus. Damit können Sie mitteilen, ob ein Risiko erfolgreich gemindert wurde oder nicht. Ein Risikostatusfeld sollte mit einem der folgenden Werte ausgefüllt werden:

• Offen

• In Bearbeitung

• Abgeschlossen

Wenn Sie Ihre Statusoptionen genauer festlegen möchten, können Sie eine spezifischere Liste auswählen, z. B. aktiv, nicht begonnen, zurückgestellt, in Arbeit und abgeschlossen. 

Zusätzliche Felder im Risikoregister

Es gibt zwar eine Handvoll Haupteinträge, die jedes Risikoregister enthalten sollte, aber es gibt auch zusätzliche optionale Elemente, die Sie aufnehmen können. Es ist immer besser, gut vorbereitet zu sein, als überrascht zu werden, wenn der Zeitpunkt gekommen ist. Werfen Sie also einen Blick auf diese zusätzlichen Felder, um zu entscheiden, ob Sie diese brauchen.

• Risikoauslöser: Wenn Sie einen Eintrag für einen Risikoauslöser hinzufügen, können Sie die Gründe für das Eintreten des Risikos bewerten, um zukünftige Risiken zu vermeiden. 

• Reaktionsart: Die meisten Risiken ziehen negative Konsequenzen nach sich. Doch es gibt natürlich auch die Möglichkeit, eines positiven Endes. In diesem Fall können Sie ein Feld für eine positive oder negative Auswirkung hinzufügen. 

• Zeitleiste: Sie können auch den Zeitplan oder die Zeitleiste des Risikominderungsplans in das Verzeichnis aufnehmen, um die Informationen an einem Ort zu bündeln. Eine Zeitleisten-Software ist ein großartiges Tool dafür. 

So erstellen Sie ein Risikoregister (mit Beispiel)

Ein Risikoregister enthält eine Vielzahl von Informationen und kann bei der erstmaligen Erstellung eine Herausforderung darstellen. Auch wenn Sie wissen, welche Informationen Sie aufnehmen müssen, kann der Anfang schwierig sein. Deshalb haben wir ein Beispiel erstellt, das Ihnen den Einstieg in Ihren eigenen Risikomanagementplan erleichtern soll. 

So könnte Ihr Risikoregister aussehen:

Beginnen Sie mit der Erstellung Ihres Risikoregisters, indem Sie unsere Vorlagengalerie durchstöbern oder Ihre eigene benutzerdefinierte Vorlage erstellen. 

Das Hauptziel eines Risikoregisters besteht darin, die Informationen über potenzielle Risiken zu erfassen, daher sollten Sie sich nicht zu sehr in Details verlieren. Sie sollten die Felder auswählen, die notwendig sind, um Ihren Teammitgliedern potenzielle Risiken mitzuteilen. 

Einige Teams benötigen vielleicht nur ein einfaches Risikoregister mit wenigen Feldern, während andere möglicherweise etwas Komplexeres benötigen. Es kann hilfreich sein, mit einem einfachen Register zu beginnen und es bei Bedarf komplexer zu gestalten.

Hier finden Sie ein Beispiel für einen Eintrag in ein Risikoregister, um Ihnen den Einstieg beim Anlegen Ihres eigenen Risikoverzeichnisses zu erleichtern. 

1. Risikobezeichnung: Designverzögerung

2. Risikobeschreibung: Das Designteam ist mit Arbeit überlastet, was zu einer Verzögerung des Zeitplans führen könnte. 

3. Risikokategorie: Zeitplan

4. Risikowahrscheinlichkeit: Wahrscheinlich

5. Risikoanalyse: Mittel

6. Risikominderung: Beauftragen Sie einen Freelancer mit der Erstellung von Projektgrafiken. Verschieben Sie Besprechungen aus Kabirs Kalender in der Woche vom 7. bis 12. Dezember, um Zeit für die Bearbeitung von Grafiken zu gewinnen und diese zur endgültigen Genehmigung an Katy zu senden. 

7. Risikopriorität: 2

8. Risikoverantwortung: Katy Mond

9. Risikostatus: In Bearbeitung

Sobald Sie das Ausfüllen Ihres Risikoregisters verinnerlicht haben, können Sie daran arbeiten, Ihr Datenverzeichnis für künftige Projekte kontinuierlich zu verbessern und zu perfektionieren.  

Setzen Sie Ihren Risikomanagementplan nicht aufs Spiel

Die Identifizierung von Risiken ist ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Risikomanagementstrategie. Es ist zwar nicht immer einfach, neue Risiken zu erkennen und zu mindern, doch ist es unerlässlich, um Ihr Unternehmen auf Erfolgskurs zu halten. Wenn Sie Ihr Risikoregister erst einmal fertig haben, wird Ihnen die Bewältigung von Projektrisiken leichter fallen. Zudem hat Ihr Team dann mehr Zeit für wichtige Dinge, z. B. um wirklich etwas zu bewegen. 

Wenn Sie weitere Ressourcen zum Risikomanagement benötigen, sollten Sie sich ansehen, wie Sie einen Notfallplan zur Vermeidung von Geschäftsrisiken erstellen.