Change Control (Änderungskontrolle): Verfahren und Vorteile!

Bei der Verwaltung mehrerer Projekte können die Dinge schon mal kompliziert werden. Angefangen bei der Koordinierung von Zeitplänen bis hin zur Verfolgung von Zielen und Ergebnissen – das Letzte, womit Sie sich beschäftigen möchten, ist eine umfangreiche Projektänderung. Aber mit Change Control ist das Einreichen von Projektänderungsanfragen ein Kinderspiel.

Die Änderungssteuerung ist für größere Vorhaben unerlässlich, bei denen viele Teammitglieder abteilungsübergreifend zusammenarbeiten. Lassen Sie uns den Prozess und konkrete Beispiele näher betrachten, um Ihnen bei der Implementierung von Change Control behilflich zu sein.  

Was bedeutet Change Control?

Change Control ist ein Prozess innerhalb des Qualitätsmanagementsystems, der zur Verwaltung von Änderungsanfragen für Projekte und größere Vorhaben verwendet wird. Er ist Teil eines Change-Management-Plans, der die Verantwortlichkeiten für die Koordinierung von Änderungen innerhalb eines Teams oder Unternehmens definiert. Obwohl ein solcher Änderungsprozess aus vielen Teilen besteht, lässt er sich am einfachsten mit der Erstellung eines Änderungsprotokolls darstellen, in dem Sie die Änderungsanfragen für ein Projekt nachverfolgen.

In den meisten Fällen kann jeder Beteiligte eine Änderung beantragen. Diese bezeichnet man auch als Change Request (Änderungsanfrage). Eine Anfrage kann von kleinen Anpassungen des Projektzeitplans bis zu einer umfassenden Änderung des Projektziels reichen. Allerdings werden nicht alle Anfragen genehmigt, denn es liegt in der Hand der wichtigsten Beteiligten, diese letztendlich vielleicht auch abzulehnen.

Da Change Control viele variable Bestandteile hat und sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheidet, ist es sinnvoll, Tools zu implementieren, die den reibungslosen Ablauf unterstützen. Tools wie eine Workflow-Management-Software können Ihnen helfen, Aufgaben und Kommunikation an einem zentralen Ort zu verwalten.

Was ist ein Change Control Board?

Innerhalb des Change-Control-Prozesses gibt es eine Gruppe, die damit beauftragt ist, Änderungsanfragen aufzunehmen, zu überprüfen und zu bearbeiten. Diese Gruppe ist auch unter dem Begriff Change Control Board (CCB) bekannt.

Change Control vs. Change Management

Ist Ihnen der Unterschied zwischen Change Control und Change Management noch unklar? Das können wir Ihnen nicht übel nehmen. Es gibt viele Unterschiede zwischen einem Change-Control-Prozess und einem Change-Management-Plan. Die Änderungssteuerung ist nur eines der vielen Bestandteile einer Change-Management-Strategie.

• Change Control: Ein Change-Control-Prozess ist für jedes Unternehmen von Bedeutung und kann den Informationsfluss bei Projektänderungen erheblich unterstützen. Ein erfolgreicher Prozess sollte Erfolgskennzahlen festlegen, Ihren Arbeitsablauf strukturieren, den Teams die Kommunikation erleichtern und Ihr Team auf Erfolgskurs bringen. 

• Change Management: Change Managemen (auch Änderungsmanagement genannt) besteht aus der Koordinierung von Budget, Zeitplan, Kommunikation und Ressourcen. Während also ein Prozess zur Änderungssteuerung aus einem formalen Dokument besteht, das eine Anforderung für eine Veränderung und die Auswirkungen der Veränderung umreißt, ist das Change Management der übergreifende Plan.

Wie Sie sehen, ist ein Prozess zur Änderungssteuerung nur ein kleiner Teil eines umfassenderen Change-Management-Plans. Die beiden Begriffe sind also verwandt, aber dennoch verschieden.

Was sind die Vorteile eines Change-Control-Prozesses?

Die Implementierung eines Änderungssteuerungsprozesses kann die Organisation Ihres Teams mit Hilfe von Organisationssoftware und gesteigerter Effizienz rund um Projektleistungen und -termine verbessern. Auch die möglichen Konsequenzen von Veränderungen, die nicht effektiv gesteuert werden, machen die Wichtigkeit eines Change-Control-Prozesses deutlich.  

Ein Change-Management-Prozess kann Ihnen helfen, einen Ressourcenmanagementplan oder andere Work-Management-Ziele umzusetzen. Hier sind einige weitere Vorteile der Implementierung eines Prozesses zur Änderungssteuerung. 

Erhöhte Produktivität  

Change Control eliminiert Unklarheiten um die Projektergebnisse und ermöglicht es, den Fokus auf die Ausführung statt auf das Sammeln von Informationen zu legen. Dies führt zu einer erhöhten Produktivität und Effizienz, insbesondere mit Hilfe von Produktivitäts-Software.

Ohne einen entsprechenden Ablaufplan kann die Produktivität aufgrund der Zeit, die mit der „Arbeit rund um die Arbeit“ verbracht wird, leiden. Infolgedessen steht nur eine eingeschränkte Menge an Zeit für wichtige Tätigkeiten zur Verfügung, wodurch jede Woche über ein Viertel (26 %) der Fristen verpasst wird.

Effektive Kommunikation

Eine gründliche Dokumentation von Veränderungen kann helfen, Kommunikationsprobleme zu vermeiden. Wenn Ziele und Vorgaben klar definiert sind, funktioniert die Kommunikation im Team besser. Denken Sie daran, dass ein Prozess zur Änderungssteuerung nicht alle Kommunikationsprobleme aus der Welt schafft. Es kann hilfreich sein, auch eine Work-Management-Software einzusetzen, um die Kommunikation über Projekte an einem zentralen Ort zu bündeln.  

Change Control kann dann auch mit den Beteiligten der Geschäftsleitung abgestimmt werden, um auf einfache Weise den nötigen Kontext für Veränderungsanfragen zu liefern.  

Besseres Teamwork und bessere Zusammenarbeit

Eine effektive Kommunikation ist also nicht nur für sich genommen ein Vorteil, sondern kann auch die übergreifende Zusammenarbeit verbessern. Mit einer klaren Kommunikation über Projektänderungen ist es wesentlich einfacher, zusammenzuarbeiten und zu kooperieren. 

Wenn Änderungen gleich von Anfang an klar kommuniziert werden, haben die Beteiligten zum Beispiel mehr Zeit, sich auf Kreativität und Teamwork zu konzentrieren. Ohne effektive Kommunikation sind die Beteiligten hingegen gezwungen, Zeit damit zu verbringen, Informationen zusammenzusuchen, anstatt kreativ mit den Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. 

Möchten Sie die Zusammenarbeit noch weiter verbessern? Verbinden Sie Ihren Änderungssteuerungsprozess mit einer Aufgabenmanagementsoftware, um Ihr Team bestmöglich aufzustellen.

Die fünf Schritte eines Change-Control-Prozesses

Ähnlich wie bei den fünf Projektmanagement-Phasen gibt es fünf grundlegende Schritte, wenn es um die Erstellung eines Change-Control-Prozesses geht. Obwohl sich einige Prozesse leicht unterscheiden, enthalten sie alle gewisse Schlüsselelemente. Von der Initiierung bis zur Implementierung trägt jeder dieser grundlegenden Schritte dazu bei, dass Änderungsanfragen effizient durch die Pipeline laufen und unnötige Änderungen vermieden werden. 

Manche ziehen es vor, das Verfahren der Änderungssteuerung zu visualisieren. Unabhängig davon, wie Sie es betrachten, das Ergebnis ist eine abschließende Entscheidung darüber, ob eine Änderungsanfrage genehmigt oder abgelehnt wird.  

Lassen Sie uns die fünf Schritte, die einen effektiven Änderungssteuerungsprozess ausmachen, näher betrachten und herausfinden, was die einzelnen Schritte beinhalten.

1. Initiierung einer Änderungsanfrage

In der Initiierungsphase des Prozesses zur Änderungssteuerung wird eine Änderung zunächst einmal beantragt. Dafür kann es zahlreiche Gründe geben. Zum Beispiel könnte sich die Erstellung eines kreativen Inhalts verzögern. In diesem Fall wird eine Anpassung des Fälligkeitsdatums für dieses Ergebnis beantragt. Obwohl eine Anfrage eher von einem Beteiligten oder einem Projektleiter initiiert wird, kann eine vorgeschlagene Änderung prinzipiell von jedem beantragt werden.

Ein Teammitglied, das eine Anfrage stellen möchte, sollte diese über ein Formular für Änderungsanfragen einreichen. Als Projektleiter sollten Sie das Änderungsprotokoll an einem Ort aufbewahren, der leicht zu finden ist und auf den jeder Zugriff hat. 

Sobald das Anfrageformular ausgefüllt ist, aktualisieren Sie das Änderungsprotokoll mit einem Namen, einer kurzen Beschreibung und weiteren Details, die Sie für sinnvoll halten, wie z. B. das Datum und den Namen des Anfragenden. Das Protokoll ist eine Aufzeichnung aller Projektänderungen, was bei der Verwaltung mehrerer Projekte, die sich über viele Monate erstrecken, sehr von Vorteil sein kann. 

Hier sehen Sie ein Beispiel für verschiedene Felder, die Sie in ein Formular für Änderungsanfragen aufnehmen können.

• Projektname

• Datum

• Anfragenbeschreibung

• Anfragende Person

• Verantwortliche Person

• Priorität

• Auswirkung der Änderung

• Frist

• Kommentare

Welche Felder Sie einbeziehen, hängt von Umfang und Art der Änderungen ab, die Sie vornehmen.

2. Beurteilung der Änderungsanfrage

Nachdem der Antrag ausgefüllt und das anfängliche Formular eingereicht und genehmigt wurde, wird der Antrag anschließend beurteilt. Dies unterscheidet sich von der Einreichung des anfänglichen Formulars, da bei einer Beurteilung die eigentliche Änderung geprüft wird. 

In der Beurteilungsphase wird nicht unbedingt eine Entscheidung getroffen, sondern es werden zunächst einmal grundlegende Informationen geprüft. Die Informationen werden wahrscheinlich von einer leitenden Person der Abteilung oder des Projektes beurteilt, welche Details wie die benötigten Ressourcen, die Auswirkungen dieser Anfrage und die Person, an die die Anfrage weitergeleitet werden soll, überprüft. 

Wenn die Änderungsanforderung die erste Beurteilung erfolgreich durchlaufen hat, geht sie in die Analysephase über, in der eine abschließende Entscheidung getroffen wird. 

3. Analyse der Änderungsanfrage

In der Analysephase der zu erwartenden Auswirkungen von Änderungen wird eine endgültige Entscheidung darüber getroffen, ob der Antrag vom zuständigen Change Manager bzw. Projektleiter genehmigt oder abgelehnt wird. Sie können zwar auch einen Beitrag zur Entscheidung leisten, aber es ist ratsam, die offizielle Genehmigung von einem beauftragten Change Manager einzuholen. In einigen Fällen kann es sogar ein Kontrollgremium zur Änderungssteuerung geben, das für die Genehmigung von Veränderungsprozessen zuständig ist. 

Eine genehmigte Änderungsanfrage muss abgesegnet und an das Team kommuniziert werden, bevor sie den Rest des Fünf-Phasen-Prozesses durchläuft. Sie sollte im Änderungsprotokoll und an jeder anderen Stelle der Projektkommunikation dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten die erforderlichen Änderungen verstehen.

Wenn die Änderungsanfrage abgelehnt wird, sollte dies ebenfalls im Änderungsprotokoll dokumentiert werden. Es ist zwar nicht notwendig, dem Team eine abgelehnte Anfrage mitzuteilen, aber es könnte hilfreich sein, um Unklarheiten zu vermeiden. 

4. Implementierung der Änderung

Wenn die Änderungsanfrage genehmigt wird, geht der Prozess in die Umsetzungsphase über. Hier werden Sie und die Projektbeteiligten daran arbeiten, die Projektänderung durchzuführen.  

Die Umsetzung einer Änderung sieht je nach Projektphase anders aus, besteht aber in aller Regel aus der Aktualisierung von Projektzeitplänen und Ergebnissen sowie der Kommunikation mit dem Projektteam. Dann kann die eigentliche Arbeit beginnen. Es empfiehlt sich, den Projektumfang zu ermitteln, um sicherzustellen, dass Änderungen am Zeitplan keine gravierenden Auswirkungen auf die geplanten Ziele haben.

Sie sollten die Informationen der Anfrage in einem gemeinsamen Arbeitsbereich sowie im Änderungsprotokoll verfügbar machen, um sicherzustellen, dass die Produktivität nicht durch die Suche nach neuen Informationen beeinträchtigt wird. Vielleicht möchten Sie sogar einen überarbeiteten Geschäftsplan verschicken, um alle Ihre relevanten Punkte damit abzudecken.

5. Abschluss der Änderungsanfrage

Sobald die Anfrage dokumentiert, weitergegeben und implementiert wurde, kann die Anfrage abgeschlossen werden. Auch wenn einige Teams keine formelle Prozedur für den Abschluss haben, ist ein solcher hilfreich, um Informationen an einem zentralen Ort zu erfassen, auf den sich alle Teammitglieder in Zukunft beziehen können. 

In der Abschlussphase sollten alle Dokumentationen, Änderungsprotokolle und die gesamte Kommunikation in einem gemeinsamen Speicherplatz abgelegt werden, auf den später zugegriffen werden kann. Sie sollten auch das anfängliche Änderungsformular und alle überarbeiteten Projektpläne speichern, die Sie währenddessen erstellt haben. 

Sobald die Dokumente an der richtigen Stelle abgelegt sind, können Sie alle noch nicht erledigten Aufgaben abschließen und daran arbeiten, Ihr Projekt erfolgreich zu beenden. Manche Projektleiter veranstalten auch ein Post-Mortem-Meeting, bevor sie das Projekt offiziell abschließen. 

Change Control Beispiel

Jetzt, da Sie die fünf Schritte eines Prozesses zur Änderungssteuerung kennen, ist es an der Zeit, diese auch in die Tat umzusetzen. Wir haben ein Beispiel erstellt, um Ihnen dafür einen konkreten Ansatzpunkt zu bieten.   

Bevor Sie Ihren eigenen Plan aufstellen, sollten Sie Ihre aktuellen Prozesse und Tools bewerten, um sicherzustellen, dass sie für Ihr Team geeignet sind. Vielleicht möchten Sie sogar einen Geschäftsplan oder einen Projektplan erstellen, den Sie den Beteiligten im Unternehmen präsentieren können. 

Die Einträge, die Sie in Ihr Änderungsprotokoll aufnehmen, können je nach Art der häufig auftretenden Änderungen und der Komplexität der Projekte unterschiedlich sein. Während bei komplizierten Projekten, die sich über Monate erstrecken, möglicherweise mehr Änderungsanfragen anfallen, ist bei kleineren, einmaligen Projekten möglicherweise kein so detailliertes Änderungsprotokoll erforderlich. 

Das folgende Beispiel für ein Änderungsprotokoll soll Ihnen eine Vorstellung davon geben, was enthalten sein sollte und wie Sie Ihr eigenes Protokoll gestalten können. Dieses Beispiel der Änderungssteuerung umfasst:

• Projektname

• Aufgabenname

• Verantwortliche Person

• Fälligkeitsdatum

• Prioritätsstatus

• Fortschrittsstatus

• Art der Änderung

Dieses einfache Schema ist ein guter Ausgangspunkt für ein Änderungsprotokoll, Sie können aber je nach Komplexität Ihres Projekts weitere Felder hinzufügen.

Um Ihr eigenes Änderungsprotokoll zu erstellen, können Sie eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen oder stöbern einmal in unserer Galerie der Projektvorlagen. 

Wann sollte Change Control zum Einsatz kommen?

Es empfiehlt sich festzuhalten, in welchen Fällen ein Managementplan zur Änderungssteuerung verwendet werden muss, damit Sie bestens vorbereitet sind, wenn es soweit sein sollte. Abhängig von neuen Vorhaben und den eingesetzten Tools gibt es viele verschiedene Arten von Änderungen, die auf Sie zukommen können.

Zu den üblichen Änderungen gehören z. B. Anfragen zur Verlängerung von Zeitplänen, die Umstrukturierung von Informationen oder eine Änderung der Arbeitsergebnisse. Hier sind einige weitere Fälle, in denen Sie einen Änderungsverfahren einsetzen sollten. 

• Zu hoher Projektumfang: Sie können diesen Prozess in Erwägung ziehen, wenn ein Projekt den Umfang überschreitet, auch bekannt als „Scope Creep“. 

• Unstimmigkeiten im Projekt: Wenn Sie während eines Projekts Unstimmigkeiten bemerken, können Sie durch die Beantragung einer Änderung vermeiden, dass Sie die Ergebnisse später noch einmal überarbeiten müssen. 

• Zu hohe Zielvorgaben: In manchen Fällen können OKRs überambitioniert sein und es wäre angebracht, diese Bedenken zu thematisieren, bevor das Projekt fertig gestellt wird.

• Neue Tools: Wenn neue Prozesse oder Tools eingeführt werden, können Änderungen unvermeidlich sein, während Sie in den ersten Projekten neue Schwierigkeiten überwinden. 

Ihr Weg zur Veränderung

Änderungen sind zwar unvermeidlich, doch die gute Nachricht ist, dass eine Änderung Ihr nächstes Projekt nicht gleich zum Erliegen bringen muss. Durch die Implementierung eines Änderungsverfahrens können Sie sicherstellen, dass das Projekt auf Kurs und die Kommunikation transparent und effektiv bleibt. Dies steigert die Produktivität und verringert Unklarheiten in Bezug auf Ihre angestrebten Projektergebnisse. 

Wenn Sie mit Änderungen konfrontiert werden, ist es beruhigend zu wissen, dass Sie über die richtigen Abläufe verfügen, um die Situation meistern zu können. Wenn Sie einen Plan für das Change Management parat haben, können Sie die negativen Auswirkungen, die mit einer Strategieänderung verbunden sein können, abmildern und sich weiterhin darauf konzentrieren, Arbeit mit größtmöglicher Wirkung zu leisten.

Benötigen Sie zusätzliche Ressourcen, um Ihr nächstes Projekt besser zu verwalten? Erfahren Sie mehr über die Definition des Projektumfangs.