Projektinitiierung: So starten Sie Ihre Projekte richtig!

„Let’s start at the very beginning, a very good place to start.“ 

Wir singen zwar nicht Do-Re-Mi vor dem Hintergrund der österreichischen Alpen, aber Julie Andrews' weisen Rat, dass der Anfang selbst der beste Ort ist, um etwas zu beginnen, kann man genauso auf das Projektmanagement anwenden wie auf die Musik. Ein guter Anfang ist der Grundstein für erfolgreiches Projektmanagement. Mit einer guten Projektinitiierung haben Sie alles, was Sie brauchen, bevor das Projekt losgeht.   

Was ist die Projektinitiierung?

Die Projektinitiierung ist der erste Schritt, wenn Sie mit einem neuen Projekt beginnen. In dieser Phase geht es darum, warum Sie das Projekt durchführen und welchen Mehrwert es Ihrem Unternehmen liefert. Diese Informationen können Sie dann nutzen, um sich die Zustimmung wichtiger Beteiligter zu sichern.

Der Begriff „Projektinitiierung“ stammt aus einem Fünf-Phasen-Modell vom Project Management Institute (PMI). Das PMI erläutert dieses Modell in seinem „Guide to the Project Management Body of Knowledge“, auch bekannt als „PMBOK® Guide“. Das Modell unterteilt den Lebenszyklus in fünf Projektphasen:

• Projektinitiierung: Definieren Sie Ihr Projekt umfassend und sichern Sie sich die Zustimmung wichtiger Beteiligter.

• Projektplanung: Definieren Sie im weiteren Projektverlauf konkrete Ziele und erstellen Sie einen Projektplan.

• Projektdurchführung: Starten Sie Ihr Projekt mit den Informationen, die Sie in den vorigen zwei Schritten gesammelt haben. 

• Projektleistung: Bewerten Sie die Effektivität Ihres Projekts mithilfe von Key Performance Indicators (KPIs). 

• Projektabschluss: Führen Sie eine Nachbesprechung mit den Beteiligten durch. 

Projektinitiierung vs. Projektplanung

In der Phase der Projektinitiierung definieren Sie Ihr Projekt sehr genau, um dessen Mehrwert zu demonstrieren. Sobald Sie sich die Zustimmung wichtiger Beteiligter gesichert und gezeigt haben, dass Ihr Projekt durchführbar ist, gehen Sie in die Phase der Projektplanung über. Hier definieren Sie Ihre spezifischen Ziele, Leistungen und Ihren Projektplan etwas genauer. Stellen Sie es sich so vor: In der Phase der Projektinitiierung möchten Sie genug Informationen liefern, um die Genehmigung zu bekommen, und wenn Sie grünes Licht erhalten haben, arbeiten Sie die Details der Projektplanung aus.

Warum ist die Projektinitiierung wichtig?

Ein neues Projekt zu beginnen ist aufregend, aber es ist wichtig, sicherzugehen, dass Ihre Initiative auch einen Mehrwert bietet, bevor Sie einfach in die Planung übergehen – und hier kommt die Projektinitiierung ins Spiel. Sie stellt einen strukturierten Ansatz dar, mit dem Sie den Business Case Ihres Projekts demonstrieren und zeigen können, dass die entsprechende Arbeit auch durchführbar ist. In der Projekteinführung schauen Sie auch, dass Sie wichtige Beteiligte schon früh mit ins Boot holen, damit Sie über die notwendigen Ressourcen verfügen, Ihr Projekt im Unternehmen bekannt wird und kostspielige Hindernisse vermieden werden.

Die Projektinitiierung: In 4 Schritten loslegen

Sie haben also eine neue, verlockende Projektidee – und was nun? Hier erfahren Sie, wie Sie mit der ersten Phase im Projektmanagement beginnen und ein solides Fundament für Ihr neues Projekt bauen.

1. Erstellen Sie eine Projektcharta oder einen Business Case

In diesem ersten Schritt der Initiierungsphase zeigen Sie auf, warum Ihr Projekt notwendig ist und welchen Mehrwert es bringen wird. Das können Sie entweder mit einer Projektcharta oder einem Business Case tun. Diese beiden Dokumente folgen derselben Grundidee: Beide sind darauf ausgelegt, wichtige Projektinformationen zu erläutern und wichtige Beteiligte von Ihrer Initiative zu überzeugen. Der grundlegende Unterschied zwischen ihnen ist der Umfang: Sie verwenden die Projektcharta für kleinere und den Business Case für größere Projektideen, für die erhebliche Geldmittel benötigt werden. Beispielsweise könnten Sie eine Projektcharta erstellen, wenn Sie die Homepage Ihres Unternehmens umgestalten möchten, und einen Business Case, wenn Sie die Unternehmensmarke komplett neugestalten wollen.

Ob Sie nun eine Projektcharta oder einen Business Case verwenden möchten, dies ist Ihre Gelegenheit zu zeigen, welchen Mehrwert Ihr Projekt bietet und warum Sie bestimmte Ressourcen (z. B. ein Budget, Ausrüstung oder Teammitglieder) benötigen. Alternativ könnten Sie auch dazu ein Business Model Canvas erstellen. In dieser groben Vorlage sehen Sie, was diese beiden Dokumente für gewöhnlich enthalten:

Projektcharta

Eine Projektcharta zeigt auf, warum Ihr Projekt wichtig ist, was damit in Verbindung steht und wer daran arbeiten wird – und zwar mit folgenden Schwerpunkten:

• Warum: Ziele und Zweck des Projekts

• Was: Der Projektumfang, einschließlich eines Projektbudgets

• Wer: Wesentliche Beteiligte, Sponsoren und Teammitglieder

Business Case

Ein Business Case beinhaltet alle Komponenten einer Projektcharta und zusätzlich die folgenden Elemente:

• Eine umfassende finanzielle Analyse, einschließlich einer Schätzung des Return of Investment (ROI), den Ihr Projekt einbringen soll 

• Eine Risikoanalyse und einen Risikomanagementplan

• Einen Aktionsplan, der beinhaltet, wie Entscheidungen getroffen werden (zum Beispiel ein RACI-Diagramm), einen Kommunikationsplan und weitere Schritte, falls Ihr Business Case genehmigt wird 

2. Identifizieren Sie wesentliche Beteiligte und überzeugen Sie sie von Ihrem Projekt

Ihr Projektcharta bzw. Ihren Business Case fassen Sie gemeinsam mit den wichtigsten Unterlagen und Dokumenten in einem Projektauftrag zusammen. Dieser Projektauftrag muss im nächsten Schritt abgesegnet werden. Hier zählt es zu den Aufgaben der Projektinitiierung, die wesentlichen Beteiligten zu identifiziern. Diese können zum Beispiel Führungspersonal, Projektsponsoren oder funktionsübergreifende Teams sein. In den meisten Fällen muss immer die Projektleitung und der Auftraggeber diesen Projektauftrag unterzeichnen. Falls Sie sich nicht sicher sind, wer Ihre wichtigsten Beteiligten sind, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Wer muss mein Projekt genehmigen? 

• Wer stellt die Ressourcen für mein Projekt zur Verfügung? 

• Wer kann mein Projekt beeinflussen? 

Sie können auch eine Analyse der Projektbeteiligten erstellen, um sicherzugehen, dass Sie keine wichtigen Personen übersehen. Bei dieser Methode unterteilen Sie die Beteiligten in vier Hauptgruppen: die mit hohem Einfluss und hohem Interesse, die mit hohem Einfluss und geringem Interesse, die mit geringem Einfluss und hohem Interesse und die mit geringem Einfluss und geringem Interesse. Jeder aus der ersten Gruppe (hoher Einfluss, hohes Interesse) gehört höchstwahrscheinlich zu den wichtigsten Beteiligten, die Ihr Projekt in der Phase der Projektinitiierung genehmigen müssen.

Abgesehen von wesentlichen Beteiligten wäre jetzt generell ein guter Zeitpunkt, um herauszufinden, wer sonst noch durch das Projekt beeinflusst werden oder daran interessiert sein könnte. Diese Personen müssen Ihre Initiative zwar nicht offiziell genehmigen, es könnte aber trotzdem hilfreich sein, sie frühzeitig zu informieren – vor allem dann, wenn dieses Projekt ihre Arbeit beeinflusst. Sie könnten auch zusätzliche Unterstützung in Form von weiteren Einblicken oder Ressourcen bieten.

Die Zustimmung der Beteiligten während der Projektinitiierung hilft Ihnen nicht nur dabei, sich die Genehmigung, Unterstützung und Ressourcen zu sichern, sondern sie erhöhen auch die Bekanntheit des Projekts im Unternehmen und verhindern kostspielige Hindernisse im Verlauf des Projekts.

3. Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch

An diesem Punkt haben Sie die Projektbeteiligten bereits von dem Projekt überzeugt, indem Sie dargestellt haben, welchen Mehrwert es bietet und wie es sich in den strategischen Plan des Unternehmens einfügt. Damit Sie auch bestätigen können, dass das Projekt mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen durchgeführt werden kann, zählt eine Machbarkeitsstudie ebenfalls zu den Aufgaben der Projektinitiierung.

Einfach ausgedrückt untersucht eine Machbarkeitsstudie, ob Ihr Projekt erfolgreich sein kann. Sie beantwortet die folgenden Fragen:

• Verfügt mein Team über die notwendigen Ressourcen, um dieses Projekt abzuschließen?

• Ist der Return on Investment (ROI) den Aufwand dieses Projekts wert? 

Wenn Sie beide Fragen mit „Ja“ beantworten können, dann haben Sie eine solide Grundlage, um mit Ihrem Projekt fortzufahren. Sollte Ihre Machbarkeitsstudie zu dem Ergebnis kommen, dass Sie nicht über genug Budget oder Ressourcen verfügen, haben Sie guten Grund, sich noch einmal an die wichtigsten Beteiligten zu wenden und um mehr zu bitten. Und wenn es um Ihren ROI nicht zum Besten steht, können Sie diese Daten nutzen, um Ihren Projektplan auf Vordermann zu bringen – oder eine komplett andere Gelegenheit zu ergreifen.

Braucht jedes Projekt eine Machbarkeitsstudie?

Machbarkeitsstudien werden für gewöhnlich für größere Projekte verwendet, die bedeutende Ressourcen erfordern. Für kleinere Projekte mit langfristig nur geringer Wirkung werden Sie vermutlich keine Machbarkeitsstudie durchführen müssen. Sie können diesen Schritt auch überspringen, wenn Sie in der Vergangenheit schon einmal ein ähnliches Projekt geleitet haben, Ihre Wettbewerber mit einer ähnlichen Initiative bereits erfolgreich sind oder wenn Sie in den vergangenen drei Jahren schon einmal eine ähnliche Machbarkeitsstudie durchgeführt haben. Denken Sie daran, dass auch eine Machbarkeitsstudie Zeit und Ressourcen erfordert – gehen Sie also sicher, dass dieser Schritt wirklich notwendig ist, bevor Sie sich in die Arbeit stürzen.

4. Stellen Sie Ihr Team und Ihre Tools zusammen

Nun, da Ihr Projekt genehmigt und seine Durchführbarkeit bestätigt ist, können Sie endlich anfangen, Ihr Team, den Arbeitsbereich und die Tools zusammenzustellen. Hier sind noch ein paar Hinweise, bevor Sie loslegen:

• Mit einem guten Team können Sie viel erreichen und Ihr Projekt zu einem Erfolg machen, aber es kann dauern, bis Sie die richtigen Personen mit den passenden Erfahrungen und Fähigkeiten gefunden haben. Mit diesem Schritt sollten Sie daher so früh wie möglich beginnen, sobald das Projekt genehmigt ist – vor allem dann, wenn Sie neue Mitarbeiter einstellen oder Auftragnehmer in das Projekt einweisen müssen. Und je nach Unternehmensführung könnte es auch notwendig sein, im Vorhinein einen Antrag zu stellen, wenn Sie bestehende Mitarbeiter Ihrem Projekt neu zuweisen möchten. 

• Überlegen Sie sich, wie Sie Ihr Team strukturieren wollen. Möchten Sie Ihr Team zum Beispiel lieber hierarchisch aufbauen, mit einem einzelnen Teamleiter, oder macht es mehr Sinn, das Team nach geografischen Regionen aufzuteilen?

• Der Arbeitsort kann die Arbeitsweise beeinflussen. Wenn Sie Ihr Projekt aus der Ferne leiten möchten, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderliche Infrastruktur für ein virtuelles Team verfügen. Und wenn Ihre Projektteammitglieder vor Ort arbeiten, denken Sie daran, dass Sie vor Ihrem Kick-off-Meeting einen entsprechenden Raum beantragen. 

• Wählen Sie die richtigen Tools. Überlegen Sie sich, wie Ihr Team an täglichen Aufgaben arbeiten soll: Verwenden Sie zum Beispiel E-Mails, Google Docs oder eine gut ausgestattete Projektmanagement-Software? Vielleicht möchten Sie ja ein Tool wie Asana, mit dem Sie die gesamte Kommunikation Ihres Teams an einem Ort haben, mit dem Sie Aufgaben, inklusive Fristen, bestimmten Personen zuordnen können und mit dem Sie Projekte einfach und auf Ihr Team zugeschnitten organisieren können.

Nächster Schritt: Die Projektplanung

Während der Initiierung des Projekts schaffen Sie ein solides Fundament für Ihr Projekt. Hier müssen Sie zeigen, dass Ihr Unternehmen dieses Projekt braucht, notwendige Genehmigungen einholen, die Durchführbarkeit Ihres Projekts bestätigen und anfangen, Ihr Team zusammenzustellen.

Wenn das alles getan ist, können Sie nun Ihren Projektplan fertig ausarbeiten und Ihre konkrete Projektziele, Ergebnisse, Meilensteine und Pläne festlegen. Wir wünschen Ihnen viel Spaß bei der Projektvorbereitung. Auf zahlreiche großartige Projektstarts (und Erfolge)!