In 8 Schritten zum erfolgreichen Projektabschluss

Anfangen ist gut, zum Abschluss bringen ist besser.”

Longfellow brachte es damit auf den Punkt. Als einer der größten Dichter Amerikas wusste er, dass großartige Schlussworte Gedichten Wirkung verleihen – während glanzlose Abschlüsse selbst den besten Text ruinieren können. Und obwohl Longfellow nie einen Abschluss im Projektmanagement gemacht hat (und im 19. Jahrhundert wohl auch nicht die Gelegenheit dazu hatte), kann er uns dennoch einiges über den Abschluss eines Projekts vermitteln. 

Genau wie ein Gedicht braucht auch ein Projekt ein gelungenes Ende. Selbst wenn Sie den Projektplan perfekt ausführen, kann ein unorganisierter Abschluss die ganze harte Arbeit zunichtemachen. Ein guter Abschluss stellt jedoch sicher, dass Ihr Projekt durch klare Ziele, konkrete nächste Schritte und eine nachhaltige Wirkung punktet. 

Was versteht man unter einem Projektabschluss? 

Der Projektabschluss ist die letzte Phase eines Projekts, in der Sie offene Fragen klären, die Projektergebnisse mitteilen und eine Nachbesprechung mit dem Team abhalten. Mit dem Projektabschluss wird das Projekt offiziell beendet und ein konkreter Plan für die nächsten Schritte aufgestellt – sei es die Übergabe der Projektverantwortung an ein anderes Team, der Start eines neuen Projekts zur Optimierung Ihrer Arbeit oder die Berücksichtigung der gewonnenen Erkenntnisse bei künftigen Projekten. 

Das Projektabschlussverfahren lässt sich an die Anforderungen des jeweiligen Teams anpassen. Hier sind jedoch einige wichtige Schritte, die man berücksichtigen sollte:

• Abschlusstests stellen sicher, dass die Projektergebnisse den Erwartungen entsprechen (wie etwa das Testen einer Funktion nach der Einführung, um sicherzustellen, dass sie noch funktioniert, oder die Besprechung der endgültigen Projektergebnisse mit den Beteiligten). 

• Nachprüfung des Projektplans, um offene Fragen zu klären und sicherzustellen, dass nichts vergessen wurde. 

• Erledigung administrativer Aufgaben, wie die Aktualisierung der Dokumentation, die Fertigstellung des Projektbudgets und die Neuzuweisung von Ressourcen. 

• Übermittlung von Notizen und nächsten Schritten an wichtige Beteiligte.

• Eine Projektnachbesprechungabhalten, bei der die gewonnenen Erkenntnisse diskutiert werden und das Team die Möglichkeit erhält, Feedback zu geben und seine Abläufe anzupassen. 

• Einen Abschlussbericht vorlegen, aus dem hervorgeht, wie das Projekt in Bezug auf seine Ziele abgeschnitten hat.

Die 5 Phasen des Projektmanagements

Der Begriff „Projektabschluss“ stammt aus dem Fünf-Phasen-Modell für das Projektmanagement, das vom Project Management Institute (PMI) entwickelt wurde. Das PMI beschreibt dieses Modell in seinem „Guide to the Project Management Body of Knowledge“, auch bekannt als PMBOK® Guide. Das Modell unterteilt den Lebenszyklus eines Projekts in diese fünf Phasen: 

• Projektinitialisierung: Definieren Sie Ihr Projekt umfassend und sichern Sie sich die Zustimmung wichtiger Beteiligter.

• Projektplanung: Definieren Sie konkrete Ziele und erstellen Sie einen Projektstrategieplan.

• Projektdurchführung: Starten Sie Ihr Projekt mit den Informationen, die Sie in den vorigen zwei Schritten gesammelt haben. 

• Projektleistung: Bewerten Sie die Effektivität Ihres Projekts mithilfe von Key Performance Indicators (KPIs). 

• Projektabschluss: Klären Sie noch offene Fragen, halten Sie eine Nachbesprechung mit den Beteiligten ab und legen Sie die nächsten Schritte fest. 

Welche Bedeutung hat der Projektabschluss? 

Natürlich ist es ein tolles Gefühl, die letzten Meilensteine bzw. das Ziel zu erreichen – das bedeutet allerdings nicht, dass die Arbeit abgeschlossen ist. Nachdem Sie auf Ihren Erfolg angestoßen haben, gibt es noch einige wichtige Aufgaben, die Sie abhaken müssen, bevor Sie das Projekt offiziell zum Abschluss bringen. Hier erfahren Sie, wie Sie mit dem Projektabschluss alle Punkte abhaken und Ihre Vorhaben erfolgreich unter Dach und Fach bringen können. 

Ist wirklich alles erledigt?

Ein vordefiniertes Verfahren für den Projektabschluss stellt sicher, dass die Arbeit erledigt ist und keine Aufgaben aus dem Projektplan vergessen wurden. Diese letzte Phase des Projekts umfasst all die leicht zu vernachlässigenden Details wie abschließende Tests, die Durchsicht des Projektplans und die Übermittlung der Ergebnisse an die Beteiligten – so lassen sich Projekte mit der Gewissheit abschließen, dass alle Punkte abgearbeitet wurden. 

Zudem können Sie in der Abschlussphase mit den Beteiligten einen Konsens darüber erzielen, dass Ihre Arbeit effizient ausgeführt wurde und nun abgeschlossen ist. So weiß jeder, was Sie erreicht haben, und kann nachvollziehen, dass das Projekt abgeschlossen ist. 

Welche Schritte sind als nächstes erforderlich?

Nachdem das Projekt ordnungsgemäß abgeschlossen wurde, gibt es konkrete nächste Schritte: Sie können die Arbeit einem anderen Team übergeben, ein neues Projekt starten, um Ihre Arbeit zu verbessern, oder wichtige Erkenntnisse in künftige Vorhaben einfließen lassen. 

Der Projektabschluss verhindert so unerwünschte Szenarien wie diese Fälle: 

• Es gibt kein konkretes Enddatum für Ihr Projekt und Ihr Team ist für dessen Fortführung auf unbestimmte Zeit verantwortlich. Angenommen, Sie wollten mit einem Projekt die Besucherzahlen Ihrer Website um 20 Prozent erhöhen. Wenn Sie dieses Projekt nicht ordnungsgemäß abschließen, wären Sie auf unbestimmte Zeit für kleine Optimierungen, Verbesserungen und Tests zur Verbesserung der Besucherzahlen verantwortlich. 

• Das Projekt wird nicht an das richtige Team weitergegeben und verschwindet vom Radar der Beteiligten. Angenommen, Sie haben ein neues Projekt erstellt, um eine Funktion auf Ihrer Website zu testen. Um Ihr Projekt ordnungsgemäß abzuschließen, sollten Sie den Beteiligten mitteilen, dass Sie das Ziel und den Umfang des Projekts (d. h. die Erprobung einer Funktion) erreicht haben. Im Anschluss daran geben Sie Ihre Testergebnisse an das zuständige Produktteam weiter, das diese Funktion tatsächlich entwickelt. 

Gewonnene Erkenntnisse erfassen

Jedes Projekt bietet dem Team die Möglichkeit, zu lernen und sich zu verbessern, und der Projektabschluss stellt sicher, dass Sie diese Erkenntnisse festhalten, anstatt sie in den Projektnotizen ungenutzt zu hinterlassen. Der Grund dafür ist, dass eine Projektnachbesprechung in den Abschlussprozess integriert ist, sodass das Team die Möglichkeit hat, darüber nachzudenken, was gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal verbessert werden könnte. Bei der Besprechung des Projektabschlusses mit dem Team werden oft Probleme aufgedeckt, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben. Nun haben die Teammitglieder die Möglichkeit, die Situation mit dem erforderlichen Hintergrundwissen zu beurteilen. So können Sie Ihr Projektmanagement im Laufe der Zeit kontinuierlich verbessern, denn jedes Projekt bietet die Chance, zu lernen und die Prozesse im Team, die Kommunikation und die Projektdurchführung zu optimieren.

Neben den Prozessverbesserungen trägt der Projektabschluss auch dazu bei, dass wichtige Erkenntnisse aus dem Projekt erfasst und weitergegeben werden. Im Abschlussbericht, den Sie mit den Beteiligten teilen, können Sie die aus den tatsächlichen Projektdaten gewonnenen Erkenntnisse festhalten – wie etwa die Erkenntnisse aus einem A/B-Test, die Ergebnisse einer Nutzerstudie oder den Zeitplan für die Entwicklung einer neuen App-Funktion. So können die Beteiligten von Ihrem Projekt lernen und diese Erkenntnisse dann in ihre eigene Arbeit einfließen lassen. 

Woher weiß man, wann ein Projekt abgeschlossen ist? 

Bevor Sie ein Projekt abschließen, müssen Sie feststellen, ob es vollständig abgeschlossen ist. Doch was genau bedeutet das? 

Anhand verschiedener Kriterien lässt sich feststellen, ob ein Projekt abgeschlossen ist. Der wichtigste Indikator ist jedoch, ob Sie die bei der Planung festgelegten Projektziele erreicht haben. Unabhängig davon, welche Zielsetzungsmethode Sie verwenden, definieren Ihre Ziele, wie der Erfolg Ihres Projekts aussieht, und geben vor, wohin die Reise gehen soll. Es gibt verschiedene Zielsetzungsmethoden, darunter Objectives and Key Results (OKRs), Key Performance Indicators (KPIs) und SMART-Ziele. 

Nicht jedes Projekt erreicht seine Ziele, und das ist in Ordnung. Auch wer seine Ziele nicht erreicht hat, kann sein Projekt als abgeschlossen betrachten, wenn:

• Sie die im Projektumfangaufgeführten Ergebnisse erzielt haben. 

• Sie den Projektzeitplanerfüllt haben

• Sie das gesamte Projektbudget eingesetzt haben

In 8 Schritten zum Projektabschluss

Der Abschluss eines Projekts muss nicht schwierig sein. Bei der Bearbeitung von Projekten werden Sie nach und nach lernen, was sich für Ihr Team bewährt und was nicht. Mit dieser Erkenntnis können Sie Ihre eigenen Best Practices für den Projektabschluss entwickeln. 

Wenn Sie zum ersten Mal ein Projekt offiziell abschließen, sollten Sie die folgenden acht Schritte ausprobieren. Machen Sie sich Notizen darüber, was funktioniert und was nicht, damit Sie den Prozess künftig weiter optimieren können.

1. Abschließende Tests durchführen

Dieser erste Schritt ist besonders hilfreich für Teams, die gerade neue Produkte oder Funktionen einführen. Vor dem offiziellen Abschluss der Projektarbeiten sollten Sie abschließende Tests durchführen, die sicherstellen, dass das Endergebnis stabil ist und die erwartete Leistung erbringt. Dies ist ein wichtiger Aspekt, da sich die Leistung nach der Markteinführung häufig ändert, insbesondere wenn Sie das Produkt einer großen Anzahl von Kunden zur Verfügung gestellt haben. Oft ist es schwer vorherzusagen, wie ein Produkt im großen Maßstab läuft, bevor es tatsächlich eingeführt wird. 

Neben technischen Tests können Sie auch das Kundenfeedback beobachten (insbesondere auf den Social-Media-Kanälen), um festzustellen, ob die Nutzer auf eklatante Produktfehler stoßen. Wenn Sie dabei auf große Probleme stoßen, erstellen Sie ein Folgeprojekt, um diese zu beheben.

2. Offene Fragen klären

Nun sollten Sie den Projektplan durchgehen und unerledigte Aufgaben markieren. So können Sie offene Fragen klären und sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Schritte vergessen. Wenn Sie eine Projektmanagement-Software wie Asana verwenden, ist dieser Schritt besonders einfach, da Sie alle Projektaufgaben an einem zentralen Ort sehen können – sowie deren Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen und Fertigstellungsstatus. 

Wenn Sie etwas vergessen haben, machen Sie sich keine Sorgen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme aller unvollständigen Aufgaben und entscheiden Sie, ob sie zum Projektumfang gehören oder nicht. Wenn ja, erstellen Sie einen Plan, wie Sie die verbleibenden Aufgaben erledigen können. Sind die Aufgaben nicht im Projektumfang enthalten, informieren Sie die Beteiligten und geben Sie die Aufgaben an das zuständige Team weiter. 

Angenommen, das Entwicklungsteam hat gerade ein Projekt zur Neugestaltung einer Website abgeschlossen, und Sie stellen fest, dass Sie die Banner-Bilder auf der Website nicht aktualisiert haben. Nachdem Sie sich den Projektumfang angesehen haben, entscheiden Sie, dass diese Aufgabe nicht in den Aufgabenbereich fällt, da sich das Team in erster Linie mit der Verbesserung der Website-Infrastruktur befasst hat. Deshalb übergeben Sie die verbleibende Aufgabe an das Design-Team, das die von Ihnen geschaffene Infrastruktur zur Aktualisierung der Banner-Bilder verwenden kann. 

3. Administrative Aufgaben erledigen

Nachdem Sie nun alle offenen Fragen geklärt haben, können Sie sich um die administrative Seite des Projekts kümmern. Für jedes Projekt gibt es zwar unterschiedliche administrative Aufgaben, doch hier finden Sie einige gängige Tätigkeiten, die Sie berücksichtigen sollten: 

• Alle Projektdateien und -unterlagen sollten sich am richtigen Ort befinden und die Beteiligten sollten wissen, wo sie sich befinden. 

• Projektdokumentation aktualisieren, wie etwa dieProzessdokumentation, dasProjektbudget und den Projektzeitplan. Vergleichen Sie dabei die Schätzwerte mit den tatsächlichen Ergebnissen, um festzustellen, ob Sie richtig lagen. Vergleichen Sie zum Beispiel die geschätzten mit den tatsächlichen Ergebnissen bei Projektbudget und Projektzeitplan.

• Projektdokumente unterzeichnen, wie etwa Verträge oder Vereinbarungen mit Lieferanten. 

• Abschluss von Verträgen mit Zulieferern, Unterauftragnehmern, Gebern oder ähnlichen externen Beteiligten. 

• Projektfinanzen zum Abschluss bringen. Vergewissern Sie sich, dass die letzten Zahlungen eingegangen bzw. erfolgt sind, und übermitteln Sie den letzten Stand des Budgets an das Finanzteam. 

• Zuweisung der Teammitglieder an andere Projekte 

• Verkauf oder Weitergabe von Ausrüstung ​oder anderen Projektressourcen an andere Teams je nach Bedarf. 

4. Team über nächste Schritte informieren

Als Nächstes sollten Sie Ihr Team über Ihren Abschlussplan und die nächsten Schritte informieren. Schildern Sie darin, wie Sie noch ausstehende Projektleistungen in Angriff nehmen oder die Verantwortung dafür übertragen. Informieren Sie das Team außerdem über Abschlussveranstaltungen, an denen es teilnehmen sollte, wie etwa eine Retrospektive, Projektnachbesprechung oder eine Abschlussbesprechung mit den Beteiligten. Soll das Team im Rahmen einer Nachbesprechung Feedback geben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um dies mitzuteilen, damit es sich darauf vorbereiten kann.. 

5. Die Beteiligten auf den neuesten Stand bringen und einen Abschlussbericht übermitteln

Nach der Abstimmung mit dem Team sind nun die Stakeholder an der Reihe. Das kann entweder in Form einer asynchronen Mitteilung oder einer offiziellen Abschlussbesprechung geschehen. Unabhängig vom Format sollten Sie auf jeden Fall folgende Informationen aufnehmen:  

• Ein Abschlussbericht mit einer Zusammenfassung der erzielten Projektergebnisse, der Ergebnisse im Vergleich zu den gesetzten Zielen sowie der wichtigsten Erfolge und Misserfolge. 

• Eine Liste der noch nicht erledigten Aufgaben, die zum Aufgabenbereich gehörten, und wie Sie diese in Angriff nehmen werden. 

• Eine Liste der noch nicht erledigten Aufgaben, die nicht zum Aufgabenbereich gehörten, mit einer kurzen Erklärung und Angaben dazu, wie Sie sich mit dem zuständigen Team abstimmen werden. 

• Eine Liste von dringlichen Anfragen, die Sie im Rahmen des aktuellen Projekts bearbeiten oder an ein anderes Team weitergeben wollen.

• Eine Bitte um Feedback. Idealerweise handelt es sich um schriftliches Feedback in Form eines Fragebogens oder einer Umfrage. 

6. Eine Projektnachbesprechung abhalten

Eine Projektnachbesprechung ist die optimale Methode, um die während eines Projekts gewonnenen Erkenntnisse zu erfassen und aufzuarbeiten. Während der Nachbesprechung haben die Teammitglieder die Möglichkeit, Feedback darüber zu geben, was gut gelaufen ist, was nicht so gut gelaufen ist und was beim nächsten Mal optimiert werden könnte. 

Hier einige Tipps, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihre nächste Projektnachbesprechung abhalten: 

• Senden Sie den Teammitgliedern mindestens zwei Tage vor der Projektnachbesprechung eine Liste mit Fragen, über die sie nachdenken sollten. Diese Fragen ganz einfach sein, etwa: „Was ist gut gelaufen, was ist nicht? Was haben wir dabei gelernt?“ So kann das Team seine Gedanken im Voraus strukturieren, fühlt sich vorbereitet und ist bereit für die Teilnahme. 

• Nutzen Sie (wenn möglich) die Bildschirmfreigabe während des Meetings und halten Sie das Feedback der einzelnen Teilnehmer in Form von Notizen fest. So sieht das Team, dass sein Beitrag wertgeschätzt wird. 

• Geben Sie jedem Teammitglied die Zeit, die es braucht, um in der Besprechung seine Meinung zu äußern. So können Sie sicherstellen, dass jeder zu Wort kommt. 

• Nehmen Sie sich am Ende der Sitzung Zeit, um den Teammitgliedern für ihren Beitrag zu danken. Wenn Sie das Feedback in konkrete Maßnahmen umgewandelt haben (dazu kommen wir im nächsten Schritt), senden Sie ihnen ein Update, aus dem hervorgeht, wie Sie auf deren Anliegen eingehen. 

7. Roadmap für Verbesserungen erstellen

Nachdem Sie analysiert haben, wie das Projekt gelaufen ist, gilt es nun, den Blick auf die Zukunft zu richten. An dieser Stelle können Sie mithilfe eines Projektstrategieplans überlegen, wie Sie das Endergebnis und die Managementprozesse überarbeiten und verbessern können: 

1. Betrachten Sie die Ergebnisse des abschließenden Tests aus Schritt eins und legen Sie fest, welche Probleme Sie vorrangig angehen wollen. Beschweren sich viele Kunden beispielsweise über langsame Ladezeiten, könnten Sie vorrangig Maßnahmen ergreifen, um die Ladegeschwindigkeit der Website zu verbessern. 

2. Tragen Sie das Feedback zusammen, das Sie von den Stakeholdern und dem Projektteam erhalten haben. Suchen Sie nach häufig erwähnten Punkten und markieren Sie alle Aktionspunkte, die Sie aufgreifen möchten. Wenn Teammitglieder berichten, dass sie nicht genug Zeit für die Erledigung der Aufgaben hatten, können Sie einen Aktionspunkt festlegen, der zusätzliche Pufferzeit in künftige Projektpläne aufnimmt. 

3. Erstellen Sie eine Roadmap und planen Sie, wie und wann diese Aktionspunkte angegangen werden sollen. 

4. Bitten Sie das Team um Feedback zu Ihrer Roadmap und holen Sie die Zustimmung der relevanten Stakeholder ein. 

Eine Roadmap für künftige Verbesserungen stellt sicher, dass Sie das Endergebnis und die Projektmanagementprozesse kontinuierlich verbessern und weiterentwickeln. Zudem können Sie so das laufende Projekt offiziell abschließen und anschließend alle Verbesserungen im Rahmen eines völlig neuen Vorhabens in Angriff nehmen. So vermeiden Sie, dass sich Projekte ewig in die Länge ziehen, bis das Endergebnis vermeintlich „perfekt“ ist (was ohnehin nicht wirklich zu schaffen ist).

8. Den Erfolg feiern

Und nicht zuletzt sollten Sie sich Zeit nehmen, um die Leistungen des Teams zu feiern. Wertschätzung zu zeigen ist der Schlüssel zum Aufbau einer starken Unternehmenskultur und für eine bessere Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.

Es gibt viele Möglichkeiten, sich zu bedanken – mit einem Geschenk oder einer Karte, einer Dankesnachricht, einer Happy Hour für das Team oder sogar einem freien Nachmittag. Berücksichtigen Sie dabei die Stimmung im Team und die Vorlieben der einzelnen Teammitglieder, und wählen Sie die Option, die Ihrer Meinung nach bei allen am besten ankommt. 

Der erfolgreiche Abschluss

Hut ab – Sie haben Ihr Projekt gerade erfolgreich abgeschlossen. Sie haben alle Kästchen abgehakt und alle offenen Fragen geklärt. Jetzt können Sie sich ganz beruhigt dem nächsten Vorhaben widmen, denn Sie wissen, dass alles erledigt ist und Sie schon einen konkreten Plan für die nächsten Schritte haben. 

Wenn Sie diesen Vorgang für Ihr Team standardisieren möchten, sollten Sie Ihren Projektabschlussprozess in eine benutzerdefinierte Projektvorlage verwandeln. Mit Vorlagen lassen sich vordefinierte Schritte (wie eine Checkliste) erstellen, die Sie bei jedem Projektabschluss einfach duplizieren und wiederverwenden können.