Prozessdokumentation: Definition und Anwendung im Team!

Sie würden gern einen neuen Prozess einführen, aber sind sich unsicher, wie Sie loslegen sollen? Da haben wir genau das Richtige für Sie. Die Prozessdokumentation beinhaltet eine detaillierte Beschreibung eines Prozesses. Sie bietet eine Übersicht über die genauen Schritte, die für die Fertigstellung einer Aufgabe von Anfang bis Ende notwendig sind.

Die Erstellung eines detaillierten Dokuments kann bei der Ausrichtung von Teamarbeit auf Prozessziele helfen und Klarheit im Unternehmen fördern. Als Teamleiter haben Sie die Möglichkeit zu definieren, welche Gebiete und Funktionen am besten zu Ihrem Team passen – vom Abstecken der Prozessgrenzen bis hin zur Dokumentation der Prozessschritte.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was der Zweck der Prozessdokumentation ist, wie Sie eine erstellen (mit Beispielen) und welche Vorzüge Ihnen Prozessmanagement in Ihrem Team bringen wird. 

Was ist die Prozessdokumentation?

Bei der Prozessdokumentation handelt es sich um ein internes, dynamisches Dokument, das die Aufgaben und Schritte im Detail darstellt, die zur Einführung eines neuen Prozesses nötig sind.

Egal ob es sich um etwas einfaches, wie die Einführung neuer Mitarbeiter, oder um ehrgeizigere Ziele, wie die Veränderung der Teamstruktur oder die Einführung von Shopfloor Management, handelt – es ist wichtig, dass der Fortschritt neuer Prozesse angemessen dokumentiert und nachverfolgt wird.

Sie können die Prozessdokumentation auch für die Optimierung aktueller Prozesse verwenden. Es mag Sie überraschen zu hören, wie viele Prozesse bereits innerhalb Ihrer Organisation vorhanden sind – von der Bereitstellung neuer Tools bis hin zur kundenorientierten Kommunikation.

Über die Koordination von Teams hinaus dient die Prozessdokumentation als Roadmap für Teammitglieder, die ihnen dabei hilft zu klären, welche Schritte zum Erstellen eines neuen Prozesses notwendig sind. Zusätzlich beseitigt sie Unklarheiten zwischen Teammitgliedern, da sie eine unerlässliche Ressource ist, wenn es darum geht zu klären, auf welche Weise etwas erledigt werden soll.  

Prozessdokumentation vs. Prozessabbildung

Auch wenn sich die beiden Begriffe ähnlich anhören, gibt es einige wichtige Unterschiede zwischen Prozessdokumentation und Prozessabbildung. 

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Systemen besteht in ihrem jeweiligen Layout. Die Prozessdokumentation legt den Schwerpunkt auf die Erstellung eines schriftlichen Dokuments, das eine Übersicht über wichtige Details gibt. Im Gegensatz dazu ist Prozessabbildung auf die Visualisierung des Prozesses ausgerichtet. Und auch wenn die Prozessdokumentation eine visuelle Darstellung beinhaltet, unterscheidet diese sich dennoch erheblich von der detaillierten Visualisierung einer Prozessabbildung.

Prozessdokumentation vs. Prozesslandkarten

Eine weitere wichtige Unterscheidung ist die zwischen der Prozessdokumentation und der Prozesslandkarten. Die Prozesslandkarte ist der Prozessdokumentation übergestellt, da diese eine Abbildung aller Prozesse im Unternehmen ist. Wichtige Prozesse werden übergefasst in der Prozesslandkarte grafisch abgebildet. Dabei werden die Abläufe in Kern-, Management, und unterstützende Prozesse untergeteilt. 

Wer ist an der Prozessdokumentation beteiligt?

Prozesse zu dokumentieren kann oftmals ein längerer Auftrag sein, an dem nicht nur eine Person beteiligt sein sollte. Folgende Personen sollten Sie mit in das Prozessmanagement integrieren:

• Projektteam: In erster Linie sollten Sie die am Prozess beteiligten Mitglieder in die Dokumentation miteinbeziehen. Diese haben die relevantesten und aktuellsten Informationen über die Abläufe der Prozesse für das jeweilige Projekt.

• Relevante Stakeholder: Aber auch Gruppen, die indirekt am Prozess beteiligt sind, sollten eine Mitsprache haben. Hierbei ist es wichtig, dass verschiedene Meinungen ausgetauscht werden um auch die Prozessoptimierung voranzutreiben.

• Externe Berater: Wenn ein Prozess sehr wichtig für ein Unternehmen ist, können Sie im Sinne vom Prozessmanagement auch einen externen Berater heranziehen. Der Vorteil hier: Externe Menschen sind meist nicht voreingenommen und können einen objektiveren Blick auf den Prozess und die einzelnen Schritte werfen.

Wie Sie eine Prozessdokumention erstellen

Vom anfänglichen Einschätzen des Umfangs bis hin zum Testen und Überprüfen – wir nennen Ihnen acht Schritte, die Sie befolgen können, um eine Prozessdokumentation zu erstellen.

Jede Phase zielt darauf ab, die einzelnen Schritte eines Prozesses formal zu dokumentieren, um zu garantieren, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt und die Kommunikation klar ist. Wir führen Sie durch diese acht Schritte und heben die wichtigsten Komponenten hervor, die Sie in Ihre Prozessdokumentation einbeziehen sollten.

1. Schätzen Sie den anfänglichen Umfang des Prozesses ein

Als ersten Schritt nimmt der Projektleiter die anfänglichen Informationen genau unter die Lupe und erstellt kurze, auf die Ziele, den Zeitplan und die Priorität basierende Prozessbeschreibungen. Das wird erreicht, indem die Zielsetzungen überprüft und in einem Business Case dokumentiert werden. 

Wenn Sie den Umfang des Prozesses definieren, berücksichtigen Sie bitte Folgendes:

• Wichtige Ziele: Erwägen Sie, welche Key Performance Indicators oder Geschäftsziele Ihr Prozess erreichen möchte.

• Beteiligte: Auch wenn Ihnen die einzelnen Personen noch nicht bekannt sein mögen, sollten Sie in Erwägung ziehen, welche Teams zusammenarbeiten werden. 

• Zeitlicher Ablauf: Sie können die Prozesskette und dessen zeitlichen Ablauf bis zur Fertigstellung mithilfe der Critical-Path-Methode abschätzen.

• Priorität: Bestimmen Sie, wie wichtig die Durchführung dieses Prozesses im Vergleich zu anderen Projekten und Zielsetzungen ist, an denen Ihr Team gerade arbeitet.

Diese Faktoren helfen den Beteiligten und dem Führungsteam, ein klares Bild vom Prozess zu erhalten, damit sie diesen schnell erfassen können. 

2. Legen Sie Prozessgrenzen fest

Sobald Ihnen die anfänglichen Informationen zur Prozessdarstellung vorliegen, können Sie die Grenzen abstecken. Um dies zu tun, umreißen Sie bitte, an welchen Stellen sich der Prozess in diverse Teams einfügt, indem Sie den jeweiligen Teams verschiedene Aufgaben zur Fertigstellung zuweisen. Erwägen Sie, wo der Prozess beginnt und endet und auf wen er Auswirkungen hat. 

Die Definition dieser Grenzen kann im Prozessmanagement behilflich sein, klare Aufgabenrichtlinien festzulegen, wenn Sie bereit sind, mit der Durchführung des neuen Prozesses zu beginnen. Wenn Sie z. B. gern unnötige Arbeit mittels Prozessautomatisierung reduzieren möchten, beinhalten Ihre Grenzen möglicherweise, dass sich Ihr IT-Team der Auslösung des Prozesses und Ihr Operations-Team der Fertigstellung des Prozesses widmet. 

3. Bestimmen Sie die Inputs und Outputs des Prozesses

Der dritte Schritt beinhaltet die Identifizierung der Inputs und Outputs.

• Prozess-Inputs sind die Ressourcen, die zur Fertigstellung eines Prozesses notwendig sind. 

• Prozess-Outputs sind das, was Sie am Ende eines Prozesses erreichen möchten.

Sie können Outputs bestimmen, indem Sie sich Ihre anfänglichen Projektziele ansehen und spezifische, messbare Indikatoren auswählen. Wenn es beispielsweise Ihr Ziel ist, weniger Zeit auf unnötige Arbeit aufzuwenden, könnte eines Ihrer Outputs die Automatisierung von Aufgabenerinnerungen sein. Im selben Beispiel könnte es sich bei Ihrem Input um die Implementierung eines Tools für Work Management handeln. 

Die Bestimmung von Inputs und Outputs wird es Ihnen ermöglichen, im Anschluss jedes einzelne dieser Ziele in kleinere Schritte aufzuschlüsseln.

4. Identifizieren Sie die Prozessschritte

Nachdem Sie alle nötigen Informationen in Form von Prozess-Inputs und -Outputs gesammelt haben, ist es nun an der Zeit, Ihren Prozessplan in kleinere Schritte zu untergliedern. Dies kann eigenständig oder während eines Brainstormings geschehen. 

Beginnen Sie damit, indem Sie sich den Startpunkt des Prozesses näher ansehen – oder anders gesagt: das, was die Prozessgrenzen bedingt. In einigen Fällen wird Ihnen eine Abhängigkeit begegnen, die erledigt werden muss, damit der Prozess beginnen kann. Wenn Sie z. B. Aufgabenerinnerungen automatisieren möchten, müssen die dazugehörigen Aufgaben zunächst erstellt werden. 

Sobald Sie bestimmt haben, was den Anfang und das Ende des Prozesses bedingt, erstellen Sie eine Liste der einzelnen Prozessschritte in sequenzieller Reihenfolge. Wenn mehrere Aufgaben notwendig sind, führen Sie jede einzelne innerhalb des Schrittes auf. Ziel ist es, Ihre Schritte so einfach wie möglich zu halten und sich darauf zu konzentrieren, nur die wesentlichen Bestandteile des Prozesses zu erfassen. 

Untergliedern Sie jeden Schritt in kleinere Komponenten, die individuellen Beteiligten zugewiesen werden können. Der nächste Schritt beinhaltet die Zuweisung der Verantwortlichkeiten für jeden Schritt.

5. Treten Sie mit den Projektbeteiligten in Kontakt

Nach der Planung der Schritte ist es nun an der Zeit, jede Aufgabe aufzuschlüsseln und zuzuweisen, wer für sie verantwortlich ist. Hier empfiehlt sich, detaillierte Informationen für jede Aufgabe in das Dokument aufzunehmen, wie z. B. Ergebnisse und den zeitlichen Ablauf. Dies schafft Klarheit und optimiert die Kommunikation. 

Falls Sie zusätzliche Hintergrundinformationen für die Aufgabe oder etwas Kontext für komplexere Projekte bereitstellen möchten, sollten Sie ein Meeting mit dem Team in Erwägung ziehen oder es auf die notwendigen Informationen verweisen. Hierbei könnte es sich um rechtliches Wissen oder Markenrichtlinien handeln, die zur Bereitstellung von Ergebnissen nötig sind. 

6. Erstellen Sie ein Prozess-Flowchart

Und nun kommen wir zum angenehmen Teil – die Visualisierung Ihres Prozesses. Eine einfache Möglichkeit hierfür ist ein Flussdiagramm, oder auch auf Englisch Flow-Chart. Abhängig von den von Ihnen dokumentierten Prozesstypen, kann ein Flowchart Klarheit in leicht verdaulicher Form bieten. Zusätzlich mag ein Workflow Management Tool, das Ihnen die Nachverfolgung von Zielen und Aufgaben auf dem Weg ermöglicht, für Sie von Vorteil sein. 

Um das Flussdiagramm zu erstellen, müssen Sie Ihre Prozessschritte, -Inputs und -Outputs und die Informationen bezüglich der zugewiesenen Beteiligten zur Hand haben. Anschließend brauchen Sie nur noch die einzelnen Schritte ordentlich in sequenzieller Reihenfolge abbilden.

Hier ist ein Beispiel für ein Flowchart einer Prozessdokumentation zur Inspiration:

Wie Sie sehen können, hat jeder Schritt einen entsprechenden Input und Output. Durch die Visualisierung dieser Schritte in einem Flowchart lässt sich einfach erkennen, mit welchen Ressourcen und Ergebnissen Sie rechnen können. Sie können auch sogenannte „Swimlanes“ in Ihre Diagramme einfügen, um zuzuordnen, wer welche Aufgaben zugewiesen bekommen hat. Das ist besonders hilfreich bei komplexen Prozessen.

Auch wenn sich alle Prozesse ein wenig voneinander unterscheiden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Schritte in einer bestimmten Reihenfolge miteinander verbinden und die wichtigsten Informationen im Voraus bereitstellen.

Für die Modellierung Ihrer Prozesse eignet sich neben einem Flussdiagramm übrigens auch die SIPOC-Analyse. Hier erfahren Sie mehr dazu!

7. Berücksichtigen Sie Ausnahmen im Prozessablauf

Nachdem Sie nun eine visuelle Repräsentation Ihres Prozess-Flows dokumentiert haben, sollten Sie alle möglichen Ausnahmen vermerken, die Ihrem Team begegnen könnten. Diese Ausnahmen kommen daher zustande, dass nicht jeder Flow den exakt gleichen Verlauf nimmt. 

So wäre es z. B. eine Ausnahme für den obengenannten Workflow, wenn einige Aufgaben je nach Komplexität der Arbeit keiner Überprüfung bedürfen. In diesem Fall sollten Sie anmerken, für welche Szenarios keine Genehmigung notwendig ist. Außerdem sollten Sie die Schritte beschreiben, die Ihr Team befolgen sollte, um diese Ausnahmen in Angriff zu nehmen.

8. Testen Sie den Prozess

Der letzte Schritt im Prozessmanagement betrifft das Testen des Prozesses, um sicherzustellen, dass dieser funktioniert. Identifizieren Sie während Ihres Tests, wo Probleme auftreten oder wo mögliche Risiken entstehen und korrigieren Sie diese in Echtzeit. Dies ist Ihre Chance, Ihren neuen Prozess zu perfektionieren, weshalb Sie nötige Änderungen vornehmen sollten, damit dieser so reibungslos wie möglich ablaufen kann. 

Stellen Sie Fragen, um etwaige Problempunkte aufzudecken:

• Hat Ihr Prozess-Flow-Dokument das Problem gelöst, das Sie beheben wollten? 

• Müssen Sie größere Änderungen implementieren, um Ihren Prozess zu optimieren? 

Sobald Sie die Problempunkte abgearbeitet haben, bestimmen Sie bitte die Effektivität des Prozesses. Dies ist Ihre Chance Ihren Prozess zu verbessern, damit dieser so reibungslos wie möglich abläuft. 

Zu guter Letzt können Sie sämtliche offene Prozessaufgaben schließen und Informationen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich speichern, damit auf diese später bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.

Vorteile der Prozessdokumentation

Egal, ob Sie einen detaillierten Prozess-Flow erstellen oder sich an eine gemeinsame Übersicht halten – die umgehende Dokumentation von Informationen kann eine Entgleisung der Arbeit durch auftretende Probleme langfristig verhindern.

Von der Eliminierung von Fehlern bis hin zur Verbesserung der Ressourcenverteilung und Effizienz – die Prozessdokumentation bietet vier entscheidende Vorteile für die Prozessoptimierung:

Fehlerbeseitigung

Die Dokumentation von Geschäftsprozessen verhindert Fehler, indem jeder Schritt des Prozesses vorausschauend geplant wird. Gerade neuen Mitarbeitern ist mit solchen Dokumenten sehr geholfen. Sie können die Effektivität dieser Schritte analysieren und spontan Änderungen vornehmen. 

Mit einer vorausschauenden Dokumentation Ihres Prozesses eliminieren Sie Folgendes:

• Kommunikationsprobleme: Ohne eine angemessene Dokumentation kann es zu einer verstreuten Kommunikation kommen, was zu mehr Arbeit rund um die Arbeit führt.

• Versäumte Prozessschritte: Ohne detaillierte Schritte können Aufgaben durcheinandergebracht oder übersehen werden, was zu einem ineffizienten Prozess führt.

• Unklare Ziele und Outputs: Wenn Teammitglieder den Zweck eines bestimmten Prozesses nicht verstehen, können Ungewissheiten bezüglich der Ergebnisse oder Prioritäten entstehen.

Der Prozessdokumentationszyklus analysiert Fehler und gibt Ihnen ein System an die Hand, mit dem Sie potenzielle Engpässe während des Prozesszyklus stets im Auge behalten können. Dies bietet Ihnen im Rahmen der Prozessoptimierung die Möglichkeit, Schritte zu ändern oder zu entfernen, wenn diese nicht länger benötigt werden. 

Reduzierung von unnötiger Arbeit

Eine korrekte Prozessdokumentation reduziert unnötige Arbeit und Arbeit rund um die Arbeit, da Informationen im Voraus und mithilfe von visuellen Elementen präsentiert werden.  

Zu den von der Prozessdokumentation eliminierten, häufig auftretenden Hindernissen gehören:

• Regelmäßige Meetings: Eine Prozessdokumentation kann die benötigten Informationen aufschlüsseln, die andernfalls in einem Meeting geklärt werden müssten. Ineffektive Meetings sind Zeitverschwendung und können in manchen Fällen sogar zu noch größerer Verwirrung führen. 

• Doppelte Arbeit: Wenn Aufgaben von Anfang an korrekt organisiert werden, ist es unwahrscheinlicher, dass Arbeiten doppelt ausgeführt werden. 

• Unorganisierte Kommunikation: An mehreren Orten gespeicherte Informationen können zu unorganisierter Kommunikation führen. 

Eine Reduzierung dieser Fehler hilft Ihrem Team produktiver zu sein und sich auf die vorliegende Arbeit zu konzentrieren. Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und eine Automatisierung von Geschäftsprozessen einführen, um zusätzliche unnötige Arbeit zu eliminieren.

Optimierung der Ressourcenverteilung

 Eine Prozessdokumentation optimiert die Ressourcenverteilung, indem Informationen in klare Schritte strukturiert und diese mit den nötigen Ressourcen verknüpft werden. 

Dies garantiert, dass Ressourcen:

• Auf korrekte Weise verwendet werden: Wenn sich Teams darüber im Klaren sind, welche Ressourcen genutzt werden sollten, können sie dies auf korrekte und effiziente Weise tun. 

• Mit den richtigen Schritten verbunden sind: Durch die Zuteilung von Ressourcen an Aufgaben wird klargestellt, wie und wann diese verwendet werden sollten.

• Zum beabsichtigten Ergebnis führen: Wenn Ressourcen angemessen verteilt werden, können sie für ihren vorgesehenen Zweck verwendet werden.

Da ein Missbrauch von Ressourcen zu einer Budgetüberschreitung führen kann, ist eine korrekte Abbildung der Ressourcenverteilung entscheidend, damit Ihr Team mit den nötigen Ressourcen ausgerüstet ist.

Kommunikationsverbesserung

Wenn die Kommunikation in einem gemeinsamen Tool stattfindet, kann dies zukünftige Probleme im Prozess vermeiden. Somit haben alle Beteiligten Zugriff auf eine zuverlässige Informationsquelle, die jederzeit verfügbar ist.  

Verbesserte Kommunikation kann dabei helfen:

• Dass Arbeit von Anfang an korrekt erledigt wird: Eine klare Kommunikation reduziert das Risiko von Unklarheiten und minderwertiger Arbeit.

• Klares Wissen rund um den Prozess zu schaffen: Kommunikation kann Teams dabei helfen, über neue Prozesse auf dem Laufenden zu bleiben. 

• Prozessabbildungen und Standardvorgehensweisen zu verbessern: Kommunikation kann Informationen klären und sicherstellen, dass Prozessabbildungen und Prozeduren auf die ursprünglichen Prozessziele abgestimmt sind.

Teamkommunikation kann den Unterschied zwischen einem guten und einem großartigen Prozess ausmachen. Stellen Sie also sicher, dass Sie sowohl im Vorfeld als auch regelmäßig kommunizieren, um Klarheit zu schaffen.

Beschleunigen Sie Ihren Fortschritt durch Prozessdokumentation

Die Prozessdokumentation kann bei der Prozessoptimierung helfen und den Weg für verschiedene Prozesse in der Zukunft ebnen. Ein dokumentierter Prozess ist hilfreich bei der Vermeidung von Ineffizienzen und Engpässen und bereitet Teammitglieder gleichzeitig auf erfolgreiche zukünftige Projekte vor. 

Verbessern Sie Ihre Prozessdokumentation – mit einer Workflow-Management-Software, die Teams bei der Prozessoptimierung unterstützt.