Was ist ein Swimlane-Diagramm?

Die heutige Geschäftswelt ist geprägt von komplexen und vielschichtigen Prozessen. Um hier den Überblick zu behalten, müssen Abläufe klar und präzise dargestellt werden. Dafür gibt es viele Methoden, die bei der erfolgreichen Visualisierung helfen können.

Eine der effektivsten Methoden ist das sogenannte Swimlane-Diagram. Dieses bietet eine strukturierte Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu organisieren und visuell darzustellen. Vor allem in Bereichen wie etwa der Softwareentwicklung oder dem Projektmanagement ist diese Methode äußerst hilfreich und effektiv.

In diesem Artikel werden wir Ihnen alles Wichtige zu diesem Thema erklären. Wir zeigen Ihnen, was man genau unter einem Swimlane-Diagramm versteht und wie Sie ein solches Diagramm selbst erstellen können.

Was ist ein Swimlane-Diagramm?

Ein Swimlane-Diagramm, auch bekannt als Swimlan-Prozessdiagramm, ist eine Variante des Flussdiagramms. Dabei handelt es sich um eine grafische Darstellung von bestehenden Prozessen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Systems bzw. einer Organisation. 

Der Name “Swimlane” (auf Deutsch: Schwimmbahn) leitet sich von den horizontalen oder vertikalen Bahnen ab, die in dem Diagramm verwendet werden. Jede dieser Bahnen ist dabei einer Person oder einer Abteilung zugeordnet. 

In dieser Grafik wird der Prozess so abgebildet, dass die Aufgaben schrittweise in der richtigen Bahn eingezeichnet werden. Durch Verbindungen und Übergaben, auf die wir später noch näher eingehen werden, wird schließlich der Ablauf klar gekennzeichnet.

Das Swimlane-Diagramm ist bekannt dafür, Redundanzen und Ineffizienzen in einem Prozess aufzuzeigen und somit die Produktivität zu verbessern. Damit ist es ebenfalls ein äußerst hilfreiches Tool im gesamten Prozessmanagement.

Die Geschichte des Swimlane-Diagramms

Bereits in den 1940er Jahren entstanden die ersten Entwürfe von Flussdiagrammen. Diese wurden, wie auch heute, zur klaren Visualisierung von Prozessen genutzt, an denen mehrere Abteilungen oder Personen beteiligt waren.

Der Begriff “Swimlane” erschien zum ersten Mal im Jahr 1990. Dort wurde das Prinzip im Buch “Improving Processes” von Geary Rummler und Alan Brache verwendet. Deshalb spricht man in diesem Zusammenhang auch vom sogenannten Rummler-Brache-Diagramm. 

Das Konzept wird heutzutage von vielen Unternehmen angewendet, da es eine hilfreiche Unterstützung in der Visualisierung von Workflows ist.

Die verschiedenen Elemente eines Swimlane-Diagramms

Bevor wir damit beginnen, über die Erstellung eines Swimlane-Diagramms zu sprechen, möchten wir Ihnen vorab noch die verschiedenen Bestandteile dieses Konzepts erklären. Damit haben Sie ein solides Grundwissen, welches die Prozessdarstellung wesentlich erleichtert.

Wir verweisen in den folgenden Punkten auf die Standardsymbole, die Sie auch verwenden müssen, wenn Sie beispielsweise BPMN-Diagramme erstellen.

• Beschriftungen: Jede Aufgabe des Prozesses sollte klar beschriftet werden, damit jeder Mitarbeiter weiß, was zu tun ist.

• Start- und Endpunkte: Sowohl der Beginn als auch das Ende eines Prozesses sollten klar gekennzeichnet werden. Dazu verwenden Sie ein Rechteck mit runden Ecken.

• Entscheidungspunkte: Oftmals müssen Sie während eines Prozesses eine Entscheidung treffen, die für den weiteren Verlauf entscheidend ist. Für solche Punkte verwenden Sie eine Raute als Symbol.

• Aufgaben: Einfache Aufgaben werden im Swimlane-Diagramm mit einem Rechteck gekennzeichnet.

• Input und Output: Dieser Punkt umfasst alles, was in den Prozess eingeht oder aus ihm hervorgeht. Dies können verschiedene Informationen oder Daten sein, die mit einem Parallelogramm markiert werden.

• Verbindungen: Mithilfe eines kleinen Kreises werden Konnektoren angezeigt, also eine Verbindung zu einem anderen Diagramm und einem anderen Prozessschritt. Damit kann also ein Schritt übersprungen werden.

• Dokument: Wenn Dokumenten für den erfolgreichen Prozessablauf wichtig sind, werden diese als Rechteck mit gewelltem unteren Rand gekennzeichnet.

• Gerader Pfeil: Damit wird eine physische Übergabe eines Dokuments markiert.

• Gezackter Pfeil: Damit wird eine elektronische Übergabe eines Dokuments markiert.

Diese Symbole finden sich auf fast allen Swimlane-Diagrammen. Der Vorteil von einheitlichen Symbolen liegt klar auf der Hand, denn dadurch wird jedem Mitarbeiter sofort klar, wie der Prozess aufgebaut ist.

Zudem müssen Sie keine speziellen Glossare für Ihre eigenen Symbole erstellen oder extra Schulungen durchführen, sondern können die Prozessbeteiligten auf die bereits existierenden Leitfäden verweisen.

Wie erstelle ich ein Swimlane-Diagramm?

Für die Erstellung von Swimlane-Diagrammen sollten Sie sich genügend Zeit zur Vorbereitung und Planung nehmen. Schließlich soll das Endergebnis präzise und nützlich für Sie sein. In den folgenden Absätzen zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte.

1. Definition des Prozesses

Im ersten Schritt ist es wichtig, den Prozess, den Sie visualisieren möchten, klar zu definieren. Dies umfasst zum einen die Hauptaktivitäten des gesamten Prozesses, die beteiligten Personen bzw. Abteilungen und die Ziele des Prozesses.

Für diesen Schritt ist es wichtig, sich mit den Prozessbeteiligten intensiv auseinanderzusetzen. Wir empfehlen Ihnen hierfür ein Brainstorming-Meeting. Hier können Sie alle wichtigen Punkte zu dem jeweiligen Prozess besprechen, damit Sie einen detaillierten Überblick haben.

2. Identifizierung der Swimlanes

Im nächsten Schritt werden die Swimlanes definiert. Jede dieser Bahnen repräsentiert eine eigene Entität, die für einen Teil des Prozesses verantwortlich ist. Wie bereits besprochen, können dies einzelne Personen, Teams, Abteilungen oder auch externe Partner sein. 

Erstellen Sie dafür eine Liste mit allen Prozessbeteiligten. Diese brauchen Sie im späteren Verlauf für die Erstellung des Diagramms.

3. Auflistung der Prozessschritte

Als Nächstes nehmen Sie die Hauptaktivitäten, die Sie bereits definiert haben, und teilen diese in umsetzbare Schritte auf. Damit erstellen Sie eine Liste der Aufgaben, die für den Prozess wichtig sind und im Diagramm abgebildet werden. Achten Sie hierbei auch darauf, dass Sie jede Aufgabe einem Prozessbeteiligten zuordnen.

4. Festlegung der Abfolge

Im letzten Schritt vor der Diagrammerstellung müssen Sie noch die logische Abfolge der Prozessschritte bestimmen. Versuchen Sie hier, einen klaren Prozessablauf zu definieren.

Dabei können Sie sich folgende Fragen stellen:

• Wo beginnt der Prozess und wo endet er?

• Welche Aufgaben müssen nacheinander erledigt werden?

• Welche Aufgaben können parallel ausgeführt werden?

• An welchen Punkten ist eine Entscheidung zu treffen, die den weiteren Verlauf des Prozesses beeinflusst?

• An welchen Stellen sind weitere Informationen notwendig?

5. Diagrammerstellung

Nun haben Sie alle notwendigen Informationen, damit Sie Ihr Diagramm erstellen können. Dabei haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten, die Sie nutzen können.

1. Physisches Diagramm: Auch wenn diese Methode unserer Meinung nach schon veraltet ist, möchten wir Sie dennoch anführen. Hierbei erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm auf Papier oder auf einem Whiteboard.

2. Digitales Diagramm: Viel sinnvoller sind Software-Tools, die eine digitale Abbildung ermöglichen. Diese Diagramme können Sie schnell und einfach mit allen Prozessbeteiligten teilen und auch einfacher anpassen. Nutzen Sie hierbei passende Tools, wie beispielsweise Asana.

Mit der Work-Management-Software von Asana können Sie nicht nur Ihre Workflows digital abbilden, sondern gleichzeitig auch dazu passende Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten festlegen. Sorgen Sie für mehr Übersicht und Klarheit und steigern Sie Ihre Effizienz mit Asana.

Kommen wir nun wieder zum Swimlane-Diagramm. In diesem Schritt nutzen Sie also eine der beiden genannten Möglichkeiten, um ein Swimlane-Diagramm zu erstellen. Fügen Sie hier alle Prozessschritte und Verbindungen ein, die Sie im Vorhinein bereits definiert haben.

6. Kontrolle des Diagramms

Nachdem Sie das Diagramm erstellt haben, sollten Sie es mit allen Prozessbeteiligten teilen. Diese können die Darstellung gegenprüfen und damit sicherstellen, dass alle Schritte und Verbindungen korrekt dargestellt wurden.

7. Aktualisierung

Prozesse können sich immer wieder ändern, entweder durch neue Tools oder effizientere Abläufe. Sorgen Sie dafür, dass diese Veränderungen auch in Ihrem Swimlane-Diagramm angeführt werden. 

Welche Vor- und Nachteile hat ein Swimlane-Diagramm?

Die Verwendung von Swimlane-Diagrammen bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere bei der Darstellung von komplexen Prozessen und der Prozessoptimierung. Trotzdem gibt es auch einige Grenzen, die Sie berücksichtigen sollten. In diesem abschließenden Absatz zeigen wir Ihnen daher noch kurz die wichtigsten Vor- und Nachteile im Überblick.

Vorteile

• Klare Struktur: Swimlane-Diagramme ermöglichen eine klare und strukturierte Darstellung von Prozessen. Durch die Aufteilung des Workflows in Schwimmbahnen wird zudem deutlich, wer für welchen Teil des Prozesses verantwortlich ist.

• Verbesserte Kommunikation: Die visuelle Darstellung sorgt dafür, dass alle Beteiligten den Ablauf besser verstehen. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Kommunikation und Zusammenarbeit aus.

• Effizienzsteigerung: Während der Erstellung beschäftigen Sie und Ihr Team sich intensiv mit dem Prozess, den wichtigsten Aufgaben und der Abfolge. Dies gibt Ihnen die Chance, unwichtige Schritte oder Engpässe zu identifizieren. Indem Sie diese eliminieren, sorgen Sie für eine höhere Effizienz.

• Flexibilität: Swimlane-Diagramme können für verschiedene Prozesse und Szenarien genutzt werden. Wenn Sie darüber hinaus auf eine Online-Software wie Asana setzen, können Sie diese Visualisierungen bei Bedarf schnell und unkompliziert aktualisieren.

Nachteile

• Zeitaufwand: Die Erstellung eines detaillierten Diagramms kann sehr zeitaufwendig sein. Insbesondere dann, wenn es sich um komplexe Projekte handelt, die sich häufig ändern. Trotzdem sollten Sie diesen Aufwand als Investition sehen, der im Gegenzug Ihre Effizienz erhöhen kann.

• Einarbeitung in das Konzept: Wenn Sie mit Swimlane-Diagrammen arbeiten, verwenden Sie in den meisten Fällen die Standardsymbole zur richtigen Bezeichnung der Schritte und Abfolge. Damit alle Beteiligten diese Symbole verstehen und richtig zuordnen können, müssen diese vorab eingeschult werden.

• Schwierigkeit bei sehr komplexen Prozessen: Das Swimlane-Diagramm ist bekannt dafür, für komplexe Projekte gut geeignet zu sein. Doch irgendwann stößt auch dieses Modell auf seine Grenzen. Sehr komplexe Prozesse können zu einem schwer lesbaren Diagramm führen. Daher müsste hier entweder der Umfang begrenzt oder der Workflow in mehrere Diagramme aufgeteilt werden.

Unser Fazit

Mit Swimlane-Diagrammen können Sie ideal Ihre Prozesse visualisieren und optimieren. Sie bieten eine klare und strukturierte Darstellung, welche die Zusammenarbeit vereinfachen und Ineffizienzen eliminieren kann.

Trotz des Zeitaufwands und der Herausforderungen, die mit der Erstellung einhergehen, sind wir sicher, dass sich dieses Konzept für die Abbildung Ihrer Prozesse ideal eignet. Gerade in der heutigen Geschäftswelt, in der Prozesse immer komplexer werden, kommen Swimlane-Diagramme sehr gelegen.