Was ist ein Flussdiagramm (Flowchart)? Symbole, Arten und Verständnishinweise

Team Asana – FotoTeam Asana7. Oktober 20216 Minuten Lesezeit
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Zusammenfassung

Ein Flussdiagramm oder Ablaufdiagramm (engl. Flowchart) ist eine ideale Methode, um einen komplexen Prozess grafisch darzustellen. Es gibt über 30 standardisierte Symbole, die zur Erstellung eines Flussdiagramms verwendet werden können. Diese Symbole können alles Mögliche anzeigen – von einem Prozess über ein Dokument bis hin zu anstehenden Entscheidungen. In diesem Artikel erfahren Sie, was die verschiedenen Formen bedeuten, wann ein Flussdiagramm nützlich sein kann und welche Arten von Flussdiagrammen am Arbeitsplatz eingesetzt werden können.

Ein Flussdiagramm bzw. Flowchart ist ein Diagramm, das die Schritte, Abläufe und Entscheidungen eines Prozesses oder Workflows grafisch darstellt. Wenngleich diese Diagramme in vielen verschiedenen Varianten vorkommen, bietet ein allgemeines Flussdiagramm die einfachste Form eines Prozessmodells. Es ist ein nützliches Tool, das in vielen Bereichen zur Planung, Visualisierung, Dokumentation und Verbesserung von Prozessen eingesetzt werden kann.

Die Wirtschaftsingenieure Frank und Lillian Gilbreth stellten dieses Verfahren erstmals 1921 in der American Society of Mechanical Engineers (ASME) vor. Seitdem wurden Flussdiagramme für die Optimierung von Prozessen in verschiedenen Branchen zunehmend präzisiert und standardisiert.

Wenn Sie mehr über die verschiedenen Arten von Flussdiagrammen und deren Symbole erfahren möchten, sind Sie hier genau richtig. Darüber hinaus erläutern wir Ihnen, wie Flowcharts erstellt werden, und zeigen Ihnen einige Beispiele zur Inspiration.

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Einsatzgebiete von Flussdiagrammen/Flowcharts

Flussdiagramme bieten sich für eine Vielzahl von Szenarien an, z. B. zur:

Einsatzgebiete von Flussdiagrammen/Flowcharts

Dokumentation von Prozessen

Ein Flussdiagramm eignet sich hervorragend, um ein Projekt oder einen Prozess abzubilden und zu dokumentieren.

2. Vereinfachung und Visualisierung von komplexen Ideen und Prozessen

Nicht jeder in Ihrem Team dürfte über die Zeit (oder die Ressourcen) verfügen, sich durch komplexe und ausführliche Prozessunterlagen zu lesen. Ein Flussdiagramm bietet allen die einfache Möglichkeit, Arbeitsabläufe und Aufgaben nachzuvollziehen und sich in kürzester Zeit einen Überblick über die einzelnen Schritte zu verschaffen.

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3. Teamkoordination und effiziente Aufgabenzuweisung

Die visuelle Darstellung eines Prozesses kann es Ihnen erleichtern, die Aufgaben zu verteilen und die Arbeit Ihres Teams so zu organisieren, dass alles besser fließt.

4. Entscheidungsfindung und -begründung

Entscheidungen wirken oft viel weniger einschüchternd und kompliziert, wenn sie in einem Flussdiagramm dargestellt sind. Ein Flowchart kann Ihnen auch die Konsequenzen Ihrer Entscheidungen verdeutlichen, wodurch die nächsten Schritte leichter antizipiert und gerechtfertigt werden können.

5. Vorbeugung und Identifizierung von Engpässen und Problemen

Flussdiagramme helfen Ihnen, Engpässe oder Probleme zu erkennen, bevor sie Schwierigkeiten bereiten. Dank der visuellen Orientierungshilfe können Sie jeden einzelnen Schritt des Prozesses überwachen und so dafür sorgen, dass für jeden Arbeitsschritt ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

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6. Standardisierung von Prozessen

Sobald Ihr Flussdiagramm fertig ist, können Sie es für ähnliche Projekte und Prozesse wiederverwenden. Das wird Ihnen und Ihrem Team auf lange Sicht jede Menge Zeit und Stress ersparen.

7. Überwachung des Projektfortschritts

Da die einzelnen Schritte eines Flussdiagramms so einfach nachzuvollziehen sind, kann man immer genau feststellen, an welcher Position im Projekt oder Prozess das Team gerade steht. Auf diese Weise erkennen Sie sehr schnell, welche Fortschritte erzielt wurden, und erhalten einen guten Überblick über die Aufgaben, die noch zu erledigen sind.

Symbole für Flussdiagramme/Flowcharts

Flussdiagramme erstrecken sich von flüchtig handgezeichneten Grafiken zur Dokumentation oder Planung eines Prozesses bis hin zu umfassenden Diagrammen, die mit einer speziellen Software erstellt werden. Um Flowcharts für Teams, Abteilungen und sogar Branchen für die Allgemeinheit verständlicher zu machen, hat das American National Standards Institute (ANSI) in den 1960er-Jahren offizielle Standards festgelegt, die 1970 von der International Organization for Standardization (ISO) übernommen und kontinuierlich aktualisiert und verbessert wurden. Die zuletzt veröffentlichte Version dieser Norm wurde 2019 bestätigt.

Orientieren Sie sich beim Lesen eines Flussdiagramms grundsätzlich an der westlichen Norm, d. h. Sie lesen es von oben nach unten und von links nach rechts. Werfen wir einen Blick auf einige der am häufigsten verwendeten Flowchart-Symbole, ihre Namen und ihre Bedeutung.

Symbole für Flussdiagramme/Flowcharts: Flussrichtungspfeil, Terminator, Prozess und Kommentar
  • Flussrichtungspfeil: Die Flussrichtung zeigt die Richtung des Prozesses an, indem der Pfeil zwei Blöcke miteinander verbindet.

  • Anfangs- oder Endsymbol: Dieses Symbol repräsentiert die Anfangs- und Endpunkte eines Prozesses.

  • Prozess: Das Prozesssymbol gehört zu den häufigsten Bausteinen eines Flussdiagramms und zeigt einen Schritt im Prozess an.

  • Kommentar oder Hinweis: Mit diesem Symbol können zusätzliche Hintergrundinformationen zu einem Arbeitsschritt angegeben werden.

Symbole für Flussdiagramme/Flowcharts: Entscheidung, gespeicherte Daten, Oder-Symbol und Eingabe-/Ausgabe
  • Entscheidung: Dieses Symbol steht für eine Entscheidung, die Sie oder Ihr Team treffen müssen, um die nächste Phase des Prozesses zu erreichen. In der Regel handelt es sich um eine richtige oder falsche Entscheidung oder um eine Ja- oder Nein-Frage, die Sie beantworten müssen.

  • Gespeicherte Daten: Dies symbolisiert eine Datei oder eine Datenbank.

  • Oder-Symbol: Dies zeigt an, dass der Prozessfluss in drei oder mehr Verzweigungen verläuft.

  • Eingabe/Ausgabe: Dieses Symbol stellt Daten dar, die für die Eingabe oder Ausgabe verfügbar sind.

Symbole für Flussdiagramme/Flowcharts: Anzeige, Dokument, Verzögerung und manuelle Eingabe
  • Anzeige: Diese Form eignet sich, um anzugeben, wo Informationen in einem Prozessfluss angezeigt werden.

  • Dokument: Dieses Symbol steht für ein einzelnes Dokument.

  • Verzögerung: Mit diesem Symbol können Sie alle Verzögerungen des Prozesses planen und darstellen.

  • Manuelle Eingabe: Dieses Symbol stellt die manuelle Eingabe von Daten in ein Feld oder einen Prozessschritt dar.

Symbole für Flussdiagramme/Flowcharts: manuelle Verarbeitung, Off-Page-Konnektor, On-Page-Konnektor sowie das Summier- und Verbindungssymbol
  • Manuelle Ausführung: Weist auf einen Schritt hin, der manuell durchgeführt werden muss.

  • Off-Page-Konnektor: Dieses Symbol wird verwendet, um zwei Elemente zu verbinden, die sich auf unterschiedlichen Seiten befinden.

  • On-Page-Konnektor: Dieser Punkt verbindet zwei Symbole auf einer Seite und ersetzt lange Verbindungslinien, was die Übersichtlichkeit des Diagramms erhöht.

  • Summier- und Verbindungssymbol: Dieses Symbol wird verwendet, um mehrere Verzweigungen wieder zu einem einzigen Prozess zusammenzuführen.

Symbole für Flussdiagramme/Flowcharts: Alternativprozess, Subroutine, Mehrfache Dokumente und Vorbereitung
  • Alternativprozess: Die Linien dieses Symbols sind in der Regel gestrichelt. Das Symbol selbst steht für eine Alternative zum regulären Prozessschritt, falls eine solche benötigt wird.

  • Subroutine: Dieses Symbol weist auf einen Prozess hin, der bereits an anderer Stelle definiert ist.

  • Mehrfache Dokumente: Dieses Symbol zeigt an, dass sich an dieser Stelle mehrere Dokumente befinden.

  • Vorbereitung oder Initialisierung: Dies symbolisiert einen Schritt zur Vorbereitung oder Initialisierung des Prozesses.

Sobald Sie die Bedeutung der Symbole verinnerlicht haben, können Sie so ziemlich jede Art von Flussdiagramm verstehen – oder selber erstellen – und gewinnen so ein besseres Verständnis für den visualisierten Prozess. Für ein Flowchart, das verschiedene Formen oder Symbole beinhaltet, empfiehlt sich eine Legende, damit es auch für andere Teammitglieder verständlich ist.

Arten von Flussdiagrammen/Flowcharts

Flussdiagramme werden aufgrund ihrer hohen Aussagekraft und Vielseitigkeit in zahlreichen Bereichen und Branchen eingesetzt. Ob im Bildungswesen, in Vertrieb und Marketing, in der Wirtschaft, im Ingenieurwesen, in der Software-Entwicklung oder der Produktion – Flussdiagramme begegnen uns praktisch überall.

Je nach Art des Prozesses, der visualisiert werden soll, bieten sich verschiedene Arten von Flussdiagrammen an. Nach Mark A. Fryman und seinem 2002 erschienenen Buch Quality and Process Improvement lassen sich aus unternehmerischer Sicht fünf Arten von Flowcharts unterscheiden:

Arten von Flussdiagrammen für Unternehmen
  • Ein Decision Flowchart (Entscheidungsflussdiagramm) stellt anhand der vorgenommenen Schritte dar, wie und warum eine Entscheidung getroffen wurde. Diese Art von Flussdiagramm kann dabei helfen, die Konsequenzen von Entscheidungen vorherzusehen.

  • Ein Logic Flowchart (Logikflussdiagramm) wird eingesetzt, um Lücken, Engpässe oder Hindernisse im Prozess zu identifizieren, die Unterbrechungen oder Probleme verursachen könnten. 

  • Ein System Flowchart (Systemflussdiagramm) veranschaulicht, wie Daten in einem bestimmten System fließen. Sie werden häufig in der Buchhaltung eingesetzt.

  • Ein Product Flowchart (Produktflussdiagramm) visualisiert den Produktentstehungsprozess und die Reihenfolge der Abläufe. Diese Art von Flussdiagramm dient als hilfreiche Dokumentationsgrundlage, wenn Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen oder den Produktionsprozess verbessern wollen.

  • Ein Process Flowchart (Prozessflussdiagramm) zeigt den Weg, wie ein Prozess zu einem bestimmten Ergebnis führt. Solche Diagramme empfehlen sich insbesondere für die Verbesserung eines bestehenden Prozesses oder die Einführung eines neuen Prozesses. Ein Beispiel für ein Prozessablaufdiagramm ist ein Swimlane-Diagramm.

Neben den von Fryman definierten Arten von Flussdiagrammen für unternehmerische Zwecke wurden im Laufe der Jahre viele weitere Arten entwickelt.

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Andere Arten von Flussdiagrammen

Einige der am weitesten verbreiteten Arten von Flowcharts wurden von Alan B. Sterneckert in seinem Buch Critical Incident Management (Umgang mit kritischen Zwischenfällen) aus dem Jahr 2003 entwickelt und umfassen:

  • Document Flowcharts (Dokumentenflussdiagramme)

  • Data Flowcharts (Datenflussdiagramme)

  • System Flowcharts (Systemflussdiagramme)

  • Program Flowcharts (Programmablaufpläne)

Im Jahr 1987 veröffentlichte Andrew Veronis ein Buch mit dem Titel Microprocessors: Design and Application (Mikroprozessoren: Aufbau und Anwendungen), in dem die folgenden drei Arten von Flussdiagrammen beschrieben werden:

  • System Flowchart (Systemflussdiagramm)

  • General Flowchart (Allgemeines Flussdiagramm)

  • Detailed Flowchart (Detailliertes Flussdiagramm)

Andere häufig verwendete Flussdiagrammtypen sind:

  • PERT-Diagramm

  • Workflow-Flussdiagramm

  • Swimlane-Flussdiagramm

  • Datenflussdiagramm (DFD)

  • Prozessflussdiagramm (PFD)

  • Business Process Model and Notation (BPMN 2.0)

  • SDL-Flussdiagramme (SDL: Specification and Description Language; deutsch Spezifikations- und Beschreibungssprache)

  • EPK-Flussdiagramm (EPK: Ereignisgesteuerte Prozesskette)

In unserem Artikel über Prozessdokumentation finden Sie ein Flussdiagramm für Prozessdokumente. Sehen Sie sich auch das PERT-Diagramm an – ein weiteres gängiges Beispiel für Flussdiagramme.

So erstellen Sie ein Flussdiagramm/Flowchart

Ungeachtet dessen, ob in ein Notizbuch skizziert oder anhand einer Vorlage erstellt – diese fünf Schritte sollten immer befolgt werden, um ein sinnvolles und hilfreiches Flussdiagramm zu erstellen.

So erstellen Sie ein Flussdiagramm
  1. Bestimmen Sie den Zweck und den Umfang. Bevor Sie sich ans Zeichenbrett setzen oder Ihre Diagramm-Software öffnen, sollten Sie den Projektumfang und den Zweck des Prozesses definieren. Fragen Sie sich, was Ihr Projekt bewirken soll und welches die geeigneten Start- und Enddaten sind.

  2. Sortieren Sie Ihre Aufgaben chronologisch. Je nach Art des Flussdiagramms, das Sie erstellen möchten, sollten Sie vorhandene Unterlagen durchsehen, das Team nach seinen Erfahrungen befragen oder einen bestehenden Prozess unter die Lupe nehmen. Es kann hilfreich sein, eine Liste der Schritte zu erstellen, bevor Sie den ersten Entwurf des Flussdiagramms erstellen.

  3. Gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach Typ und Flowchart-Symbol. Sobald Sie alle Aufgaben aufgeschrieben und chronologisch sortiert haben, weisen Sie ihnen das zugehörige Symbol zu, um für die Erstellung des Flussdiagramms vorbereitet zu sein.

  4. Zeichnen Sie Ihr Flussdiagramm. Sie können es mit der Hand skizzieren oder mit Hilfe einer entsprechenden Software erstellen, um es dann mit einem Klick mit Ihrem Team zu teilen.

  5. Überprüfen und verfeinern Sie Ihr Flussdiagramm. Lassen Sie Ihr Flussdiagramm von einer zweiten, dritten oder sogar vierten Person überprüfen, um Engpässe oder potenzielle Probleme zu identifizieren und das Flowchart zu korrigieren, bevor der Prozess beginnt.

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Vorlagen steigern die Produktivität im Team

Die Aufgabe eines Flussdiagramms ist es, Ihnen das Leben zu erleichtern. Daher sollten Sie für deren Erstellung auf Softwareprogramme oder App-Integrationen wie Lucidchart zurückgreifen. Mithilfe der Integration von Lucidchart und Asana können Sie Diagramme, Flussdiagramme und Prozessmodelle ohne großen Aufwand in Ihr Asana-Projekt einbinden. Und dank der zahlreichen Vorlagen können Sie genau das Flussdiagramm erstellen, das Sie gerade benötigen.

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