Was ist ein Flussdiagramm? Definition und Vorteile im Überblick!

Ein Flussdiagramm ist ein Diagramm, das die Schritte, Abläufe und Entscheidungen eines Prozesses oder Workflows grafisch darstellt. Wenngleich diese Diagramme in vielen verschiedenen Varianten vorkommen, bietet ein allgemeines Flussdiagramm die einfachste Form eines Prozessmodells. Es ist ein nützliches Tool, das in vielen Bereichen zur Planung, Visualisierung, Dokumentation und Verbesserung von Prozessen eingesetzt werden kann.

Wenn Sie mehr über die verschiedenen Arten von Flussdiagrammen und deren Symbole erfahren möchten, sind Sie hier genau richtig. Darüber hinaus erläutern wir Ihnen, wie Flowcharts erstellt werden, und zeigen Ihnen einige Beispiele zur Inspiration.

Was ist ein Flussdiagramm?

Ein Flussdiagramm, auch Ablaufdiagramm oder Flowchart genannt, beschreibt ein Diagramm, welches einen betrieblichen Prozess oder ein System beschreiben und darstellen soll.

Dieses Diagramm wird gerne im Projektmanagement angewendet, da es dabei helfen kann, komplexe Prozesse übersichtlich abzubilden. Zur besseren Veranschaulichung werden bei Flussdiagrammen verschiedene Symbole eingesetzt, wie etwa Rechtecke, Ovale und Verbindungspfeile.

Wann wurde das Flussdiagramm erfunden?

Das Prinzip des Flussdiagramms gibt es schon seit einigen Jahren. Den Ursprung findet die grafische Abbildung von Prozessen und Projekten im 20. Jahrhundert, genauer gesagt 1921. Damals arbeiteten zwei Wirtschaftsingenieure, Frank und Lillian Gilbreth, der American Society of Mechanical Engineers (ASME) an einem Projekt, welches sie auf Basis von Grafiken und Symbolen darstellten.

Damals wurde diese neue Art der Darstellung sehr positiv aufgenommen, wodurch es vermehrt angewendet wurde. Mit den Jahren wurde das Prinzip des Ablaufdiagramms immer weiter präzisiert und standardisiert. So hat sich auch eine standardisierte Bedeutung der Symbole entwickelt, welche sich bis heute gehalten hat.

Wie erstellt man ein Flussdiagramm?

Ungeachtet dessen, ob in ein Notizbuch skizziert oder anhand einer Vorlage erstellt – diese fünf Schritte sollten zur Erstellung von Flussdiagrammen immer befolgt werden.

1. Bestimmen Sie den Zweck und den Umfang. Bevor Sie sich ans Zeichenbrett setzen oder Ihre Diagramm-Software öffnen, sollten Sie den Projektumfang und den Zweck des Prozesses definieren. Fragen Sie sich, was Ihr Projekt bewirken soll und welches die geeigneten Start- und Enddaten sind. Dazu sollten Sie am besten auch die am Prozess beteiligten Mitarbeiter befragen.

2. Sortieren Sie Ihre Aufgaben chronologisch. Je nach Art des Ablaufdiagramms, das Sie erstellen möchten, sollten Sie vorhandene Unterlagen durchsehen, das Team nach seinen Erfahrungen befragen oder einen bestehenden Prozess unter die Lupe nehmen. Es kann hilfreich sein, eine Liste der Schritte zu erstellen, bevor Sie den ersten Entwurf des Flussdiagramms erstellen.

3. Gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach Typ und Flowchart-Symbol. Sobald Sie alle Aufgaben aufgeschrieben und chronologisch sortiert haben, weisen Sie ihnen das zugehörige Symbol zu, um für die Erstellung des Flussdiagramms vorbereitet zu sein.

4. Zeichnen Sie Ihr Flussdiagramm. Sie können es mit der Hand skizzieren oder mit Hilfe einer entsprechenden Software erstellen, um es dann mit einem Klick mit Ihrem Team zu teilen.

5. Überprüfen und verfeinern Sie Ihr Flussdiagramm. Lassen Sie Ihr Diagramm von einer zweiten, dritten oder sogar vierten Person überprüfen, um Engpässe oder potenzielle Probleme zu identifizieren und das Flowchart zu korrigieren, bevor der Prozess beginnt.

Wann werden Flussdiagramme eingesetzt?

Die Verwendung von Flussdiagrammen eignet sich für eine Vielzahl von Szenarien an, z. B. zur:

1. Dokumentation von Prozessen

Ein Flussdiagramm eignet sich hervorragend, um ein Projekt oder einen Geschäftsprozess abzubilden und zu dokumentieren.

2. Vereinfachung und Visualisierung von komplexen Ideen und Prozessen

Nicht jeder in Ihrem Team dürfte über die Zeit (oder die Ressourcen) verfügen, sich durch komplexe und ausführliche Prozessunterlagen zu lesen. Ein Flussdiagramm bietet allen die einfache Möglichkeit, Arbeitsabläufe und Aufgaben nachzuvollziehen und sich in kürzester Zeit einen Überblick über die einzelnen Schritte zu verschaffen.

3. Teamkoordination und effiziente Aufgabenzuweisung

Die visuelle Darstellung eines Prozesses kann es Ihnen erleichtern, die Aufgaben zu verteilen und die Arbeit Ihres Teams so zu organisieren, dass alles besser fließt.

4. Entscheidungsfindung und -begründung

Entscheidungen wirken oft viel weniger einschüchternd und kompliziert, wenn sie in einem Diagramm dargestellt sind. Ein Flowchart kann Ihnen auch die Konsequenzen Ihrer Entscheidungen verdeutlichen, wodurch die nächsten Schritte leichter antizipiert und gerechtfertigt werden können.

5. Vorbeugung und Identifizierung von Engpässen und Problemen

Flussdiagramme helfen Ihnen durch die grafische Darstellung, Engpässe oder Probleme zu erkennen, bevor sie Schwierigkeiten bereiten. Dank der visuellen Orientierungshilfe können Sie jeden einzelnen Schritt des Prozesses überwachen und so dafür sorgen, dass für jeden Arbeitsschritt ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.

6. Standardisierung von Prozessen

Sobald Ihr Flussdiagramm fertig ist, können Sie es für ähnliche Projekte und Prozesse wiederverwenden. Das wird Ihnen und Ihrem Team auf lange Sicht jede Menge Zeit und Stress ersparen.

7. Überwachung des Projektfortschritts

Da die einzelnen Schritte einfach nachzuvollziehen sind, kann man immer genau feststellen, an welcher Position im Projekt oder Prozess das Team gerade steht. Auf diese Weise erkennen Sie sehr schnell, welche Fortschritte erzielt wurden, und erhalten einen guten Überblick über die Aufgaben, die noch zu erledigen sind.

Welche Symbole gibt es bei Flussdiagrammen?

Flussdiagramme erstrecken sich von flüchtig handgezeichneten Grafiken zur Dokumentation oder Planung eines Prozesses bis hin zu umfassenden Diagrammen, die mit einer speziellen Software erstellt werden. Um Flowcharts für Teams, Abteilungen und sogar Branchen für die Allgemeinheit verständlicher zu machen, hat das American National Standards Institute (ANSI) in den 1960er-Jahren offizielle Standards festgelegt, die 1970 von der International Organization for Standardization (ISO) übernommen und kontinuierlich aktualisiert und verbessert wurden. Die zuletzt veröffentlichte Version dieser Norm wurde 2019 bestätigt.

Orientieren Sie sich beim Lesen eines Flussdiagramms grundsätzlich an der westlichen Norm, d. h. Sie lesen es von oben nach unten und von links nach rechts. Werfen wir einen Blick auf einige der am häufigsten verwendeten Flussdiagramm-Symbole, ihre Namen und ihre Bedeutung.

• Flussrichtungspfeil: Die Flussrichtung zeigt die Richtung des Prozesses an, indem der Pfeil zwei Blöcke miteinander verbindet.

• Anfangs- oder Endsymbol: Dieses Symbol repräsentiert die Anfangs- und Endpunkte eines Prozesses.

• Prozess: Das Prozesssymbol gehört zu den häufigsten Symbolen und zeigt einen Schritt im Prozess an.

• Kommentar oder Hinweis: Mit diesem Symbol können zusätzliche Hintergrundinformationen zu einem Arbeitsschritt angegeben werden.

• Entscheidung: Dieses Symbol steht für eine Entscheidung, die Sie oder Ihr Team treffen müssen, um die nächste Phase des Prozesses zu erreichen. In der Regel handelt es sich um eine richtige oder falsche Entscheidung oder um eine Ja- oder Nein-Frage, die Sie beantworten müssen.

• Gespeicherte Daten: Dies symbolisiert eine Datei oder eine Datenbank.

• Oder-Symbol: Dies zeigt an, dass der Prozessfluss in drei oder mehr Verzweigungen verläuft.

• Eingabe/Ausgabe: Dieses Symbol stellt Daten dar, die für die Eingabe oder Ausgabe verfügbar sind.

• Anzeige: Diese Form eignet sich, um anzugeben, wo Informationen in einem Prozessfluss angezeigt werden.

• Dokument: Dieses Symbol steht für ein einzelnes Dokument.

• Verzögerung: Mit diesem Symbol können Sie alle Verzögerungen des Prozesses planen und darstellen.

• Manuelle Eingabe: Dieses Symbol stellt die manuelle Eingabe von Daten in ein Feld oder einen Prozessschritt dar.

• Manuelle Ausführung: Weist auf einen Schritt hin, der manuell durchgeführt werden muss.

• Off-Page-Konnektor: Dieses Symbol wird verwendet, um zwei Elemente zu verbinden, die sich auf unterschiedlichen Seiten befinden.

• On-Page-Konnektor: Dieser Punkt verbindet zwei Symbole auf einer Seite und ersetzt lange Verbindungslinien, was die Übersichtlichkeit des Diagramms erhöht.

• Summier- und Verbindungssymbol: Dieses Symbol wird verwendet, um mehrere Verzweigungen wieder zu einem einzigen Prozess zusammenzuführen.

• Alternativprozess: Die Linien dieses Symbols sind in der Regel gestrichelt. Das Symbol selbst steht für eine Alternative zum regulären Prozessschritt, falls eine solche benötigt wird.

• Subroutine: Dieses Symbol weist auf einen Prozess hin, der bereits an anderer Stelle definiert ist.

• Mehrfache Dokumente: Dieses Symbol zeigt an, dass sich an dieser Stelle mehrere Dokumente befinden.

• Vorbereitung oder Initialisierung: Dies symbolisiert einen Schritt zur Vorbereitung oder Initialisierung des Prozesses.

Sobald Sie die Bedeutung der Flussdiagramm-Symbole verinnerlicht haben, können Sie so ziemlich jede Art von Flussdiagramm verstehen – oder selber erstellen – und gewinnen so ein besseres Verständnis für den visualisierten Prozess. Für ein Flowchart, das verschiedene Formen oder Flussdiagramm-Symbole beinhaltet, empfiehlt sich eine Legende, damit es auch für andere Teammitglieder verständlich ist.

Welche Arten von Flussdiagrammen gibt es?

Flussdiagramme werden aufgrund ihrer hohen Aussagekraft und Vielseitigkeit in zahlreichen Bereichen und Branchen eingesetzt. Ob im Bildungswesen, in Vertrieb und Marketing, in der Wirtschaft, im Ingenieurwesen, in der Software-Entwicklung oder der Produktion – Flussdiagramme begegnen uns praktisch überall.

Je nach Art des Prozesses, der visualisiert werden soll, bieten sich verschiedene Arten von Flussdiagrammen an. Nach Mark A. Fryman und seinem 2002 erschienenen Buch Quality and Process Improvement lassen sich aus unternehmerischer Sicht fünf Arten von Flowcharts unterscheiden:

• Ein Decision Flowchart (Entscheidungsflussdiagramm) stellt anhand der vorgenommenen Schritte dar, wie und warum eine Entscheidung getroffen wurde. Diese Art von Flussdiagramm kann dabei helfen, die Konsequenzen von Entscheidungen vorherzusehen.

• Ein Logic Flowchart (Logikflussdiagramm) wird eingesetzt, um Lücken, Engpässe oder Hindernisse im Prozess zu identifizieren, die Unterbrechungen oder Probleme verursachen könnten. 

• Ein System Flowchart (Systemflussdiagramm) veranschaulicht, wie Daten in einem bestimmten System fließen. Sie werden häufig in der Buchhaltung eingesetzt.

• Ein Product Flowchart (Produktflussdiagramm) visualisiert den Produktentstehungsprozess und die Reihenfolge der Abläufe. Diese Art von Flussdiagramm dient als hilfreiche Dokumentationsgrundlage, wenn Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen oder den Produktionsprozess verbessern wollen.

• Ein Process Flowchart (Prozessflussdiagramm) zeigt den Weg, wie ein Prozess zu einem bestimmten Ergebnis führt. Solche Diagramme empfehlen sich insbesondere für die Verbesserung eines bestehenden Prozesses oder die Einführung eines neuen Prozesses. Ein Beispiel für ein Prozessablaufdiagramm ist ein Swimlane-Diagramm.

Neben den von Fryman definierten Arten von Flussdiagrammen für unternehmerische Zwecke wurden im Laufe der Jahre viele weitere Arten entwickelt.

Andere Arten von Flussdiagrammen

Einige der am weitesten verbreiteten Diagrammtypen wurden von Alan B. Sterneckert in seinem Buch Critical Incident Management (Umgang mit kritischen Zwischenfällen) aus dem Jahr 2003 entwickelt und umfassen:

• Document Flowcharts (Dokumentenflussdiagramme)

• Data Flowcharts (Datenflussdiagramme)

• System Flowcharts (Systemflussdiagramme)

• Program Flowcharts (Programmablaufpläne)

Im Jahr 1987 veröffentlichte Andrew Veronis ein Buch mit dem Titel Microprocessors: Design and Application (Mikroprozessoren: Aufbau und Anwendungen), in dem die folgenden drei Arten von Flussdiagrammen beschrieben werden:

• System Flowchart (Systemflussdiagramm)

• General Flowchart (Allgemeines Flussdiagramm)

• Detailed Flowchart (Detailliertes Flussdiagramm)

Andere häufig verwendete Flussdiagrammtypen sind:

• PERT-Diagramm

• Workflow-Flussdiagramm

• Swimlane-Flussdiagramm

• Datenflussdiagramm (DFD)

• Prozessflussdiagramm (PFD)

• Business Process Model and Notation (BPMN 2.0)

• SDL-Flussdiagramme (SDL: Specification and Description Language; deutsch Spezifikations- und Beschreibungssprache)

• EPK-Flussdiagramm (EPK: Ereignisgesteuerte Prozesskette)

In unserem Artikel über Prozessdokumentation finden Sie ein Flussdiagramm für Prozessdokumente. Sehen Sie sich auch das PERT-Diagramm an – ein weiteres gängiges Beispiel für Flussdiagramme.

Tipps zum erfolgreichen Erstellen eines Flussdiagramms

An dieser Stellen möchten wir Ihnen noch einige kleine Tipps mit auf den Weg geben. Diese sollen Ihnen helfen, wenn Sie ein erfolgreiches Flussdiagramm erstellen möchten.

• Wenn Sie die notwendigen Daten zum Projekt und dem Prozess sammeln, sollten Sie dabei immer die Zielgruppe im Blick behalten. Wie detailliert sollte das Diagramm schlussendlich sein? Welche Schritte sind besonders wichtig? Behalten Sie diese Fragen immer im Hinterkopf.

• Definieren Sie bereits im Vorhinein, welche Art von Flussdiagramm für Ihren Prozess die richtige Wahl ist. Während ein General Flowchart eine gute Übersicht bietet, kann die Gestaltung kompliziert werden, wenn mehrere Teams beteiligt sind. Hierbei würde sich dann ein Swimlane-Flussdiagramm besser eignen.

• Achten Sie beim Flussdiagramm erstellen auf eine korrekte und übersichtliche Darstellung. Dies beinhaltet beispielsweise einen fließenden Übergang von oben nach unten oder von links nach rechts oder auch dass sich die Verbindungspfeile nicht überkreuzen.

Nutzen Sie Flussdiagrammvorlagen für mehr Produktivität

Die Aufgabe eines Flussdiagramms ist es, Ihnen das Leben zu erleichtern. Daher sollten Sie für deren Erstellung auf Softwareprogramme oder App-Integrationen wie Lucidchart zurückgreifen. Mithilfe der Integration von Lucidchart und Asana können Sie Diagramme und Prozessmodelle ohne großen Aufwand in Ihr Asana-Projekt einbinden. Und dank der zahlreichen Vorlagen können Sie genau das Flussdiagramm erstellen, das Sie gerade benötigen.