Process Mapping: Definition, Methoden und Beispiele

Hatten Sie schon einmal eine tolle Idee, wussten aber nicht, wo Sie bei ihrer Umsetzung anfangen sollten? Die Lösung dafür ist, Ihre Ideen zu strukturieren und einen konkreten Plan zu entwerfen.

Die Prozessmodellierung kann bei der Prozessorganisation hilfreich sein. Die Prozessmodellierung ähnelt einem Projektstrukturplan. Sie ist eine visuelle Darstellung des Workflows und kann Ihnen helfen, Probleme und verbesserungsfähige Bereiche zu identifizieren.

Die Prozessmodellierung kann hilfreich sein, wenn Sie im Team Brainstorming-Sitzungen durchführen, Entscheidungen treffen oder Projekte planen. Die dabei entstehenden Prozessmodelle (auch Prozesslandkarten genannt) sind auch für die Prozessdokumentation, die Schulung neuer Mitarbeiter und die Prozessverbesserung nützlich.

Erfahren Sie, wie die Prozessmodellierung funktioniert, welche Vorteile sie bietet und wie Sie selbst ein Prozessmodell erstellen. Machen Sie sich auch ein eigenes Bild mit einem Prozessmodellierung Beispiel. Damit können Sie Projektplanung und -kommunikation für ihr Team effizienter gestalten.

Was ist die Prozessmodellierung?

Prozessmodellierung ist die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen und Workflows mithilfe standardisierter Symbole und Diagramme – auch als Flowchart, Prozessablaufdiagramm oder Flussdiagramm bezeichnet. Sie ist eine wirksame Methode im Geschäftsprozessmanagement (BPM), um Abläufe für alle Beteiligten transparent und verständlich zu machen.

Das Ziel der Prozessmodellierung besteht darin, die relevanten Informationen eines Prozesses kurz und bündig darzustellen. So kann jedes Teammitglied ohne umständliche Erklärungen durch die Prozessbeschreibung verstehen, wie einzelne Prozesse ablaufen. Indem Sie den Prozess von Anfang bis Ende abbilden, können Sie besser verstehen, wie er abläuft, und ineffiziente Abläufe erkennen oder Verbesserungen vornehmen.

Prozessmodelle kommen zum Einsatz bei:

• Prozessanalyse und Business Intelligence

• Schulungen und Mitarbeitereinarbeitung

• Systemintegrationen und Prozessverbesserungen

• Darstellung komplexer oder wiederkehrender Abläufe

• Koordination von Verantwortlichkeiten im Team

Warum sollten Sie die Prozessmodellierung nutzen?

Die Modellierung von Prozessen ermöglicht es Ihnen, Ideen zu konkretisieren und Prozesse zu optimieren, indem Sie die erforderlichen Schritte visuell darstellen.

So könnte die Prozessmodellierung Ihnen und Ihrem Team helfen:

• Ineffizienzen aufdecken: Hilft Ihnen, Engpässe, Lücken und andere Probleme in einem Prozessablauf zu erkennen.

• Ideen vereinfachen: Teilt komplexe Ideen in kleinere Schritte auf.

• Verständnis erhöhen: Schafft ein besseres Verständnis für einen Prozess.

• Eventualitäten einplanen: Berücksichtigt Unvorhergesehenes und hilft bei der Problemlösung.

• Verantwortlichkeiten delegieren: Koordiniert die Verantwortlichkeiten zwischen verschiedenen Personen oder Einheiten.

• Dokumentation erstellen: Ermöglicht die Dokumentation des Prozesses.

• Klar kommunizieren: Vereinfacht die Kommunikation durch ein benutzerfreundliches, visuelles Format.

• Schneller entscheiden: Ermöglicht schnellere Entscheidungsfindung durch schnellere Kommunikation.

• Mitarbeiter unterstützen: Verbessert die Leistung und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

• Normen einhalten: Hilft Unternehmen bei der Einhaltung der Normen ISO 9000 und ISO 9001.

Wie wirkungsvoll strukturierte Workflows in der Praxis sein können, zeigt das Beispiel von Awin, einer globalen Affiliate-Marketing-Plattform. Durch den Einsatz von Asana für Lokalisierungsworkflows konnte das Team manuelle Arbeit erheblich reduzieren und spart seither 15 Stunden pro Woche ein. Klare Prozessstrukturen machen genau das möglich: Sie schaffen Transparenz, vermeiden Doppelarbeit und ermöglichen es Teams, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Entdecken Sie, wie Teams wie Awin ihre Workflows mit Asana optimieren. Möchten Sie ähnliche Ergebnisse erzielen? Entdecken Sie jetzt AI Studio von Asana.

As-is vs. To-be: Prozesse im Ist- und Soll-Zustand abbilden

Die Prozessmodellierung unterscheidet zwei grundlegende Modelltypen: das As-is-Modell (Ist-Prozess) und das To-be-Modell (Soll-Prozess). Beide bilden zusammen die Grundlage für jede nachhaltige Prozessverbesserung.

Das As-is-Modell zeigt, wie ein Prozess heute tatsächlich abläuft, inklusive Engpässe, Redundanzen und informeller Abweichungen vom offiziellen Ablauf. Es ist der ehrliche Ausgangspunkt, bevor Optimierungen geplant werden.

Das To-be-Modell beschreibt den angestrebten Soll-Zustand: wie der Prozess nach der Optimierung idealerweise laufen soll. Die Gegenüberstellung beider Modelle macht Verbesserungspotenziale sichtbar und liefert eine klare Roadmap für Veränderungen.

Wann sollten Sie welches Modell erstellen?

Erstellen Sie stets zuerst das As-is-Modell und erst nach vollständiger Analyse den To-be-Zustand.

Diese Vorgehensweise ist besonders relevant bei der Einführung neuer Software, bei Reorganisationen oder bei der Vorbereitung auf Audits nach ISO 9000/9001. Sie verhindert, dass Optimierungen an einem falsch verstandenen Ausgangszustand ansetzen.

So erstellen Sie eine Prozessmodellierung

Es ist einfach, ein Geschäftsprozessmodell zu erstellen, entweder auf Papier oder mit Hilfe von Workflow-Management-Software und Vorlagen. Die folgenden Schritte erklären Ihnen die Prozessmodellierung von Grund auf.

Schritt 1: Identifizieren Sie ein Problem oder einen Prozess, der abgebildet werden soll

Bestimmen Sie im ersten Schritt der Prozessmodellierung zunächst den Prozess, den Sie abbilden möchten. Gibt es einen ineffizienten Prozess, der verbessert werden soll? Einen neuen Prozess, den Sie Ihrem Team prägnant vermitteln möchten? Einen komplexen Prozess, zu dem die Kollegen oft Fragen haben? Bestimmen und benennen Sie, was Sie abbilden möchten.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Liste der relevanten Aktivitäten

Dokumentieren Sie alle Aufgaben, die für die Durchführung des Prozesses erforderlich sind. In diesem Stadium spielt die Reihenfolge keine Rolle. Erstellen Sie einfach eine Liste mit allen Aktivitäten und den jeweiligen Zuständigkeiten.

Es ist eine gute Idee, mit Teamkollegen und anderen wichtigen Prozessbeteiligten zusammenzuarbeiten, damit Sie alle erforderlichen Schritte genau berücksichtigen und den erforderlichen Detaillierungsgrad bestimmen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie festlegen, wo und wann der Prozess beginnt und endet – so wissen Sie, welche Aufgaben enthalten sein müssen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Schritt 3: Erfassen Sie die Reihenfolge der einzelnen Schritte schriftlich

Nachdem Sie nun eine Liste aller Aktivitäten zusammengestellt haben, müssen Sie diese in der richtigen Reihenfolge anordnen, bis der gesamte Prozess von Anfang bis Ende dargestellt ist. Jetzt ist auch ein guter Zeitpunkt, um zu überprüfen, ob Sie im vorherigen Schritt noch etwas übersehen haben.

Schritt 4: Zeichnen Sie ein Flowchart mit Prozessmodellierungssymbolen

Wählen Sie ein geeignetes Format für die Prozessmodellierung und zeichnen Sie den Prozess auf. Stellen Sie dabei die einzelnen Schritte mit grafischen Elementen, wie Prozessmodellierungssymbolen, dar. Es gibt etwa 30 Standardsymbole, die Sie zur Darstellung verschiedener Elemente eines Prozesses verwenden können. Die gebräuchlichsten davon werden wir in diesem Artikel noch näher erläutern.

Schritt 5: Finalisieren und teilen Sie das Prozessmodell

Wenn Sie Ihr Prozessmodell gezeichnet haben, besprechen Sie sie mit anderen wichtigen Beteiligten, um sicherzustellen, dass alle sie verstehen und mit der Darstellung des Prozesses einverstanden sind. Stellen Sie sicher, dass keine Schritte ausgelassen wurden und dass es keine Redundanzen oder Unklarheiten gibt.

Schritt 6: Analysieren Sie die Übersicht, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden

Nachdem Sie sich davon überzeugt haben, dass das Prozessmodell den Prozess-Workflow genau wiedergibt, können Sie sie auswerten, um Wege zur Verbesserung des Prozesses zu finden.

Mit Hilfe des Feedbacks Ihres Teams können Sie nun ermitteln, wo es Engpässe und Ineffizienzen im Prozess gibt. Welche Schritte lassen sich eliminieren? Welche Aufgaben können effizienter erledigt werden? Sobald Sie diese verbesserungsfähigen Bereiche identifiziert haben, ergreifen Sie geeignete Maßnahmen und überarbeiten dann das Prozessmodell, um die Verbesserungen zu implementieren.

Prozessmodellierung Methoden im Überblick

Prozessübersichten gibt es in allen Formen und Größen. Sie dienen alle dem gleichen Zweck, aber bestimmte Arten sind besser für bestimmte Projekte geeignet. Hier sind einige der gängigsten Arten der Prozessabbildung im deutschsprachigen und internationalen Bereich:

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) stellen Prozesse in chronologischer Reihenfolge als Kette von Ereignissen dar, wobei jeder Schritt klar definierte Symbole verwendet.

Am besten geeignet für: Abbildung von Prozessen aus unterschiedlichen Sichtweisen.

Erweiterte ereignisgesteuerte Prozessketten (eEPK)

Die erweiterte EPK (eEPK) ergänzt das Grundmodell um Organisationseinheiten (wer führt den Schritt aus?) und Informationsobjekte (welche Informationen werden benötigt?).

Am besten geeignet für: Prozesse, bei denen Zuständigkeiten und Informationsquellen explizit dokumentiert werden müssen.

Business Process Model and Notation (BPMN)

BPMN ist eine von der Object Management Group standardisierte Notation mit 150 vordefinierten Symbolen, die Aktivitäten, Informationsflüsse, Abhängigkeiten und Beteiligte in einer gemeinsamen grafischen Sprache darstellt.

Am besten geeignet für: Komplexe Prozesse, die Stakeholdern transparent dargestellt werden müssen.

Flussdiagramme

Das Flussdiagramm ist die einfachste Form der Prozessmodellierung: Es zeigt Inputs, Outputs und alle Prozessschritte mithilfe standardisierter Symbole in sequenzieller Reihenfolge.

Am besten geeignet für: Klare Darstellung eines Prozessablaufs von Anfang bis Ende.

Allgemeine Prozessmodellierung

Die allgemeine Prozessmodellierung, auch bekannt als Top-Down-Modell oder Wertschöpfungskette, bietet einen generellen Überblick über einen Prozess, ohne in die Tiefe zu gehen.

Am besten geeignet für: Kommunikation der wesentlichen Schritte an Vorgesetzte oder externe Stakeholder.

Detaillierte Prozessmodellierung

Im Gegensatz zum allgemeinen Prozessmodell enthält ein detailliertes Prozessmodell alle Details zu jedem Schritt und schließt auch Teilprozesse ein. Sie dokumentiert, zu welchem Zeitpunkt Entscheidungen getroffen werden, sowie die Inputs und Outputs der einzelnen Schritte. Dieses Prozessmodell bietet die umfassendste Übersicht zum abgebildeten Prozesses und ist aufgrund ihres hohen Detaillierungsgrades am effektivsten bei der Ermittlung von Ineffizienzen.

Am besten geeignet für: Die Vermittlung eines umfassenden Verständnisses für einen Prozess, einschließlich aller Details und Eventualitäten.

Swimlane Map

Eine Swimlane Map (auch: funktionsübergreifendes Flowchart) ordnet Prozessaktivitäten in Bahnen an – eine pro Beteiligtem. So werden Verantwortlichkeiten und Wechselwirkungen zwischen Rollen auf einen Blick sichtbar.

Am besten geeignet für: Klärung der Rollen mehrerer Beteiligter in einem gemeinsamen Prozess.

Wertstromübersicht

Eine Wertstromübersicht ist ein Lean-Management-Tool, das den Weg eines Produkts oder einer Dienstleistung zum Kunden visualisiert – inklusive Informations- und Materialfluss mithilfe spezifischer Symbole.

Am besten geeignet für: Dokumentation quantitativer Prozessdaten und Identifikation von Verschwendung im Ablauf.

SIPOC-Diagramm

SIPOC steht für Suppliers (Lieferanten), Inputs (Einsatzfaktoren), Process (Prozess), Outputs (Ergebnisse) und Customers (Kunden). Das SIPOC-Diagramm identifiziert die Schlüsselelemente eines Prozesses in fünf Spalten und dient als Vorstufe zur detaillierten Prozessmodellierung.

Am besten geeignet für: Identifizierung der wichtigsten Elemente und Beteiligten eines Prozesses.

Symbole für die Prozessmodellierung

Bei der Prozessmodellierung werden Symbole aus der Modellierungssprache Unified Modeling Language (UML) verwendet, um Schlüsselelemente in einem Prozessmodell darzustellen – zum Beispiel Schritte, Entscheidungspunkte, Inputs und Outputs sowie die beteiligten Teammitglieder.

Dies sind die gebräuchlichsten Symbole für die Prozessmodellierung sowie Erklärungen zu ihrer Verwendung:

• Start- oder Endpunkt (Terminator): Ovale kennzeichnen den Anfang und das Ende des Prozesses.

• Prozessschritt: Ein Rechteck stellt eine Aktivität oder Aufgabe im Prozess dar.

• Ablauf: Pfeile verbinden Schritte im Prozess und zeigen die Richtung des Ablaufs an.

• Entscheidung: Eine Raute veranschaulicht einen Punkt, an dem eine Entscheidung getroffen werden muss, in der Regel mit „Ja"- oder „Nein"-Optionen, die von diesem Punkt abzweigen.

• Verzögerung: Ein D-förmiges Symbol zeigt eine Verzögerung im Prozess an.

• Dokument: Ein Rechteck mit einem gewellten Unterrand stellt ein Dokument oder eine Information dar, die man lesen kann. Mehrere Dokumente werden durch ein Symbol angezeigt, das aus übereinanderliegenden wellenförmigen Rechtecken besteht.

• Daten: Ein Parallelogramm stellt Daten dar, die ein Input oder Output eines Prozessschritts sind.

• Manuelle Eingabe: Ein Rechteck mit einer schrägen Oberkante steht für einen Schritt, bei dem Daten manuell eingegeben werden müssen.

• Unterprozess: Ein Rechteck mit doppelten vertikalen Linien kennzeichnet einen Unterprozess, der an anderer Stelle definiert wird.

Es gibt noch eine Reihe anderer Symbole, die Sie in Ihre Prozess Darstellung einbauen können, aber diese allgemeinen Symbole sind die wichtigsten, vor allem in der Anfangsphase.

Beispiel zur Prozessmodellierung

Sie können die Prozessabbildung für jede Art von Prozess erstellen, aber vielleicht fragen Sie sich immer noch, wie Sie dieses Instrument in Ihrem Team einsetzen können.

Mit folgendem Prozessmodellierung Beispiel können Sie sich eine bessere Vorstellung einer idealen Prozesabbildung machen:

Best Practices für die Prozessmodellierung

Sie können Prozessmodelle an Ihre Bedürfnisse und Präferenzen anpassen, aber es gibt auch allgemeine Tipps, die Sie bei der Prozessabbildung beachten sollten, um eine höchstmögliche Effizienz zu erzielen. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren für die Prozessmodellierung, mit denen Sie anfangen sollten:

Ihr Prozessmodell planen:

• Legen Sie die Grenzen des Prozesses fest, damit nur notwendige Informationen aufgenommen werden.

• Setzen Sie klare Ziele für den Prozess.

• Bilden Sie nur Prozesse ab, die ein klar definiertes, objektives Ergebnis haben.

Ihr Prozessmodell entwerfen:

• Arbeiten Sie sich rückwärts von den Outputs bis zu den Inputs vor.

• Halten Sie die Unterprozesse möglichst einfach.

• Nehmen Sie alle notwendigen Details auf – nicht mehr und nicht weniger.

• Verwenden Sie standardisierte Zeichen, damit alle Beteiligten die Übersicht gleich verstehen.

Ihr Prozessmodell überprüfen:

• Holen Sie das Feedback aller am Prozess Beteiligter ein.

• Zeigen Sie gegebenenfalls alternative Wege zum Erreichen eines gewünschten Zustandes auf.

• Bilden Sie den Prozess in seinem aktuellen Zustand ab, nicht in einem perfekten oder idealisierten Zustand, und nehmen Sie von dort aus Verbesserungen vor.

Diese Verfahren gelten für jede Phase der Prozessmodellierung – von der Planung bis zur Überprüfung.

Dass strukturierte Prozesse und schnellere Workflows zusammenhängen, bestätigt auch das Beispiel von ClassPass. Das Marketing-Team des Fitness-Technologieunternehmens plant und realisiert Kampagnen mit Asana-Workflows heute 30 bis 40 Prozent schneller als zuvor. Klare Prozessstrukturen reduzieren Abstimmungsaufwand und ermöglichen es Teams, mehr in weniger Zeit zu erreichen. Lesen Sie, wie Teams wie ClassPass ihre Marketingprozesse mit Asana beschleunigen. Starten auch Sie durch: Jetzt AI Studio von Asana entdecken.

Tools und Software für die Prozessmodellierung

Die Wahl des richtigen Tools beeinflusst, wie schnell und effektiv Sie eine Prozessmodellierung erstellen und im Team teilen können. Je nach Anwendungsfall gibt es zwei Kategorien:

Diagramm- und Whiteboard-Tools

Spezialisierte Diagramm-Tools eignen sich für die visuelle Erstellung von Prozessmodellen in standardisierten Notationen wie BPMN oder EPK. Bekannte Optionen sind Lucidchart, draw.io (kostenlos), Microsoft Visio und Miro für kollaborative Whiteboard-Sitzungen.

Diese Tools sind stark in der visuellen Darstellung, bieten aber in der Regel keine direkte Verbindung zur operativen Aufgabenverwaltung. Das Prozessmodell bleibt ein separates Dokument, das manuell aktuell gehalten werden muss.

Integrierte Workflow-Plattformen

Integrierte Plattformen wie Asana verbinden die Prozessmodellierung direkt mit der Aufgabenverwaltung und Teamkoordination. Prozesse können nicht nur abgebildet, sondern unmittelbar in ausführbare Workflows überführt werden, ohne Medienbruch zwischen Planung und Umsetzung.

Mit den Prozessmodellierungs-Vorlagen von Asana können Teams einen strukturierten Ausgangspunkt nutzen und sofort mit der Abbildung ihrer Prozesse beginnen. So entsteht kein Overhead durch Tool-Wechsel zwischen Planung, Dokumentation und Ausführung.

KI und Automatisierung in der Prozessmodellierung

Moderne KI-gestützte Werkzeuge gehen über die reine Visualisierung von Prozessen hinaus. Sie analysieren bestehende Workflows, identifizieren Engpässe automatisch und liefern konkrete Optimierungsvorschläge, ohne dass Teams manuell nach Schwachstellen suchen müssen.

Asana bietet 30 vorgefertigte KI-Agenten für Bereiche wie Marketing, Operations und IT, die direkt in reale Workflows integriert sind. Diese sogenannten AI Teammates arbeiten gemeinsam mit menschlichen Teammitgliedern auf Basis des Work Graph®, mit gemeinsamem Kontext, geteilter Aufgabenhistorie und einheitlicher Governance.

Konkrete Anwendungsfälle

Der Workflow-Optimierer analysiert bestehende Prozesse, findet Engpässe und schlägt konkrete Verbesserungen vor, automatisch und kontinuierlich, nicht erst auf manuellen Anstoß. Der Ersteller von Statusberichten wandelt Aufgaben-Updates automatisch in strukturierte Executive-Reports um, sodass Prozessverantwortliche jederzeit einen aktuellen Überblick erhalten.

Darüber hinaus ermöglicht der AI Studio-Builder die Erstellung eigener KI-Agenten ohne Programmierkenntnisse. Teams können damit spezifische Teilprozesse automatisieren, die zu ihren individuellen Workflows passen, von der Aufgabenverteilung bis zur automatischen Eskalation bei Verzögerungen. Mehr dazu, wie Automatisierung von Geschäftsprozessen im Alltag funktioniert, erfahren Sie in unserem Leitfaden.

Dabei bleibt jede Aktion nachvollziehbar: Asana protokolliert für jede automatisierte Handlung, welcher Agent sie ausgeführt hat, auf welcher Berechtigung sie basiert und wann sie stattgefunden hat. Dieses lückenlose Audit-Trail ermöglicht es Teams, Prozesse transparent zu verwalten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. KI-Agenten werden zudem mit jedem Workflow intelligenter; durch kontinuierliche Nutzung lernen sie den Kontext Ihres Teams kennen und verbessern ihre Vorschläge fortlaufend.

Was in der Praxis möglich ist, zeigt das Beispiel von Taco Technologies: Das Technologieunternehmen nutzte AI Studio von Asana, um seinen Migrationsprozess zu automatisieren. Was zuvor tagelange manuelle Arbeit erforderte, dauert heute nur noch wenige Minuten. Standardisierte Intake-Formulare, automatische Aufgabenverteilung und lückenlose Nachverfolgung – alles ohne eine einzige Zeile Code. Möchten auch Sie manuelle Teilprozesse automatisieren? Entdecken Sie jetzt AI Studio von Asana.

Erfahren Sie, wie Asana AI Teammates Ihre Prozessmodellierung in echte Automatisierung überführt: Jetzt AI Studio entdecken.

Starten Sie noch heute mit der Prozessmodellierung

Prozessmodellierung ist eines der wirkungsvollsten Instrumente, um Arbeitsabläufe transparent zu machen, Engpässe zu beseitigen und Teams auf ein gemeinsames Ziel auszurichten. Wer Prozesse sichtbar macht, kann sie gezielt verbessern.

Mit Asana beginnen Sie schnell: Nutzen Sie eine fertige Prozessmodellierungs-Vorlage, bilden Sie Ihren ersten Prozess ab und führen Sie ihn direkt in einen ausführbaren Workflow über. Kombinieren Sie die Erkenntnisse aus diesem Artikel mit den sieben Schritten zur Erstellung eines Workflows, um den vollen Nutzen zu erzielen.

Häufig gestellte Fragen zur Prozessmodellierung