SIPOC-Analyse: Definition und Aufbau im Überblick!

Als Projektmanager oder Prozesseigentümer ist es wichtig, dass Sie einen umfassenden Überblick über alle verschiedenen Prozesse haben. Denn wie sonst wird es Ihnen möglich sein, die Prozesse laufend zu überwachen und zu optimieren?

Um schnell einen Überblick über die verschiedenen Geschäftsprozesse zu bekommen, gibt es eine Reihe verschiedener Möglichkeiten und Methoden. In diesem Artikel möchten wir für Sie näher auf die SIPOC-Analyse eingehen.

Mit der SIPOC-Analyse wird es für Sie einfach und unkompliziert, Prozesse zu beschreiben, zu visualisieren und später auch zu analysieren. Wie Sie diese Analyse durchführen können, zeigen wir Ihnen hier ausführlich. Dabei gehen wir auch auf die Vorteile und Nachteile ein, wann Sie die SIPOC-Analyse einsetzen sollten und mit welchen Tricks Sie ideal diese Analyse durchführen können.

Was ist die SIPOC-Analyse?

Die SIPOC-Analyse, auch als SIPOC-Diagramm oder SIPOC-Methode bekannt, ist ein Tool zur Erhebung, Analysierung und Visualisierung von ausgewählten Geschäftsprozessen. Der Fokus liegt hierbei nicht auf einer detaillierten Beschreibung aller einzelnen Aktivitäten in einem Prozess. Vielmehr geht es darum, den Gesamtprozess, die verschiedenen Schnittstellen und die Auswirkungen auf vor- und nachgelagerte Prozesse abzubilden. 

SIPOC ist dabei ein Akronym, welches sich aus den fünf englischen Begriffen 

• S: Supplier (Lieferant)

• I: Input (Eingang)

• P: Process (Prozess)

• O: Output (Ausgang)

• C: Customer (Kunde)

zusammensetzt. Die SIPOC-Analyse stammt aus den 1980-er Jahren, die Methode orientierte sich zur damaligen Zeit an Six Sigma. Das Modell ist damit zwar schon etwa 40 Jahre alt, trotzdem ist diese noch immer sehr gut für die Prozessanalyse und Prozessverbesserung geeignet.

Es gibt viele Gründe, die für eine SIPOC-Analyse sprechen. Zum einen lässt sich mit diesen Diagrammen einfach der IST-Zustand eines Prozesses abbilden. Im Vergleich mit dem Ziel-Zustand können Sie dann Schritte definieren, wie der Prozess oder die einzelnen Aktivitäten innerhalb eines Prozesses umgeänder bzw. optimiert werden müssen.

Zum anderen wird eine SIPOC-Analyse auch so durchgeführt, dass die Diagramme von allen Stakeholdern verstanden werden. Somit wird die Zusammenarbeit und Kooperation mit diesen Interessengruppen vereinfacht und auf Basis dieses gemeinsamen Verständnisses können Sie dann mit bestem Gewissen mit einem Projekt beginnen.

Wann sollte ich eine SIPOC-Analyse durchführen?

SIPOC-Diagramm eignen sich idealerweise in der Startphase eines Projekts. Denn dadurch lassen sich die Kernprozesse übersichtlich visualisieren und später auch analysieren. Aber auch während eines Projekts können Sie die SIPOC-Analyse durchführen, gerade dann, wenn ein Prozess nicht wie gewünscht abläuft und nicht die idealen Ergebnisse erzielt.

Allgemein gesagt können Sie auf die SIPOC-Methode setzen, wenn bei dem durchsuchten Prozess folgende Fragen unklar sind:

• Welche Eingangsgrößen werden für die einzelnen Aktivitäten im Prozess bezogen?

• Woher werden diese Eingangsgrößen bezogen?

• Welchen Output erzeugen die einzelnen Aktivitäten in einem Prozess?

• Was sind die Anforderungen der Kunden an den Output eines Prozesses?

Wie kann ich eine SIPOC-Analyse durchführen?

Wenn Sie beschlossen haben, dass Sie für die Abbildung Ihrer Prozesse auf eine SIPOC-Analyse setzen möchten, dann sollten Sie zur besseren Ordnung die Schritte einzeln und vor allem auch sorgfältig durchführen.

Die SIPOC-Analyse können Sie als Projektmanager bzw. Prozessverantwortlicher übrigens sowohl alleine als auch im Team durchführen. In der Praxis haben wir oft erlebt, dass sich in den meisten Fällen die Zusammenarbeit im Team auf jeden Fall lohnt. Hier können Sie eine einfache Brainstorming-Sitzung durchführen, durch diese bekommen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit alle wichtigen Informationen, die Sie zur Abbildung eines Prozesses benötigen.

In den nächsten Absätzen werden wir Ihnen alles Wichtige zu den einzelnen Schritten der SIPOC-Analyse näher erklären. Starten wir also direkt los.

1. Prozessschritte auflisten

Im ersten Schritt sollten Sie zunächst einmal ein Arbeitsblatt oder eine Präsentationsfolie zur Hand nehmen und die verschiedenen Schritte der Prozesskette auflisten. Allgemein möchten wir Ihnen an dieser Stelle jedoch empfehlen, dass Sie statt Excel-Listen oder Zetteln auf die Erstellung einer SIPOC-Analyse mit einem digitalen Tool setzen. Diese bietet Ihnen einige Vorteile:

• Informationen zentral gespeichert: Zunächst einmal werden mit einem digitalen Tool wie Asana alle Informationen und Details zu dem Prozess digital gespeichert. Sie können diese Informationen mit allen relevanten Stakeholdern teilen, diese können das SIPOC-Diagramm dann jederzeit öffnen und von überall aus einen Einblick darin haben.

• Zuständigkeiten abklären: Nachdem Sie mit der SIPOC-Analyse ein Diagramm erstellt haben, geht es nun darum, Schwachstellen und Möglichkeiten zur Optimierung zu identifizieren. In Asana können Sie direkt Aufgaben erstellen, den zuständigen Personen zuweisen und ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Sorgen Sie dafür, dass nach der Analyse auch die Prozesse optimiert werden.

Denken Sie daran, dass Ihnen die SIPOC-Analyse nur einen groben Überblick geben soll. Unterteilen Sie daher den Prozessablauf, den Sie darstellen möchten, in nicht mehr als 5 bis 7 verschiedene Schritte. Somit können Sie sicher stellen, dass Sie sich nicht in zu vielen Details verzetteln.

2. Erstellen Sie eine Tabelle

An diesem Schritt sollten Sie nun eine Tabelle erstellen mit fünf Spalten, jeweils für die verschiedene Bestandteile der SIPOC-Analyse (Suppier, Input, Process, Output, Customer). 

3. Notieren Sie sich die wichtigsten Informationen

Gehen Sie nun die einzelnen Prozessschritte durch und notieren Sie sich alle relevanten Informationen zu den jeweiligen Punkten der SIPOC-Analyse. Genau an diesem Schritt lohnt es sich eben, Teamkollegen und Experten miteinzubinden. Denn oftmals fehlen Ihnen als Projektmanager detaillierte Informationen zu den einzelnen Prozessschritten. Die Teams, die aber an diesem Prozess arbeiten, können Ihnen helfen, die wichtigsten Informationen zu identifizieren und in der SIPOC-Analyse aufzuschreiben.

In den nächsten Absätzen möchten wir Ihnen näher erklären, welche Informationen Sie bei den jeweiligen Punkten ausfüllen sollten.

Lieferanten (Suppliers)

Bei den Lieferanten sollten Sie auf jeden Fall dokumentieren, von welchen Lieferanten Sie Materialien oder andere Dienstleistungen beziehen. Dazu sollten Sie auch aufschreiben, welche Eingänge Sie von welchen Lieferanten beziehen und ob es sich hierbei um externe oder interne Lieferanten handelt.

Eventuell können Sie hier auch betrachten, ob irgendwelche vor- oder nachgelagerten Prozesse zu beachten sind. Von wo bekommt der Lieferant die Produkte? Gibt es hier wichtige Schnittstellen, die zu beachten sind?

Eingang (Input)

Beim Eingang sollten Sie die einzelnen Prozessschritte beachten und aufschreiben, welche Eingangsfaktoren für die einzelnen Schritte notwendig sind. Sind Materialien, Hilfsmaterialien und Maschinen notwendig? Oder benötigen Sie spezielle Informationen oder Dienstleistungen?

Auch hier können Sie auf eventuelle Schnittstellen mit anderen internen Bereichen achten und diese wenn notwendig oder wichtig auch dokumentieren.

Ausgang (Output)

An diesem Punkt schreiben Sie sich auf, welche Ergebnisse durch die einzelnen Schritte im Prozess erzilet werden. Hier sollten Sie spezifisch darauf eingehen, welche Ausgangsgrößen, Zwischenprodukte, Informationen oder Materialien direkt entstanden sind, die für die nachgelagerten Prozesse oder schlussendlich für den Endkunden wichtig sind.

Wichtig hierbei wäre es auch anzugeben, welchen Anforderungen dieser Ouput entsprechen muss. Dies kann sich auf geschäftliche Anforderungen oder spezifische Anforderungen für die weiteren Prozessschritte beziehen.

Kunden (Customers)

Ein jeder Prozess in einem Unternehmen sollte schlussendlich kundenorientiert sein. Konzentrieren Sie sich darauf, wer die Kunden sind, ob dies interne oder externe Kunden sind, welche Wünsche und Bedürfnisse die Kunden haben und schreiben Sie diese in der SIPOC-Analyse auf.

Gerade in der heutigen Zeit ist es wichtig, dass Unternehmen die Prozessergebnisse so gestalten, dass der Kundennutzen auf jeden Fall hervorgehoben wird. Es zählen nicht mehr die verschiedenen Features und Vorteile, sondern rein der Nutzen, der den Kunden angeboten wird. Die Prozess sollten sich dementsprechend darauf fokussieren und deshalb ist dieser Punkt in der SIPOC-Analyse ungemein wichtig.

Mit diesen Schritten haben Sie bereits die SIPOC-Analyse durchgeführt. Sie sehen, dass der Aufbau grundsätzlich sehr einfach ist, Ihnen jedoch trotzdem viele wertvolle Informationen liefert.

Welche Vor- und Nachteile hat eine SIPOC-Analyse?

Kommen wir in diesem Abschnitt nun zu den Vorteilen und Nachteilen, die mit einer SIPOC-Analyse kommen.

Vorteile

• Guter Überblick: Eine SIPOC-Analyse liefert Ihnen ein überschauliches Diagramm, welches alle Prozessschritte und wichtige zusätzliche Informationen anzeigt.

• Leicht verständlich: Zudem ist ein SIPOC-Diagramm leicht verständlich. Dies ist gerade dann hilfreich, wenn es um die Abstimmung mit verschiedenen Stakeholdern geht, die nicht viel von Prozessen verstehen.

• Schnell erstellt: Eine SIPOC-Analyse lässt sich auch schnell erstellen. Vor allem wenn Sie als Team im Brainstorming arbeiten, haben Sie schon nach kurzer Zeit wichtige Ergebnisse, auf dessen Basis Sie handeln können.

Nachteile

• Unterschiedlich interpretierbar: Eine SIPOC-Analyse liefert ein grafisches Ergebnis nur anhand einer Tabelle mit Text. Im Gegensatz zu anderen, grafischen Modellen kann es vor allem für unerfahrene Personen zu Verwirrungen kommen. Hier ist einfach der Spielraum zur Interpretation größer.

• Wenig Details: Natürlich hat es in vielen Situationen Vorteile, dass die SIPOC-Analyse einen groben und damit schnellen Überblick bietet. In manchen Fällen ist es jedoch wichtig, weiter ins Detail zu gehen und hier eignet sich das SIPOC-Diagramm auf jeden Fall nicht.

Vor allem die Nachteile zeigen, dass man vorab auf jeden Fall betrachten sollte, ob für das eigene Team und die anderen Stakeholder die SIPOC-Analyse die richtige Wahl ist. Sind beispielsweise viele Details gefragt oder wäre das Ergebnis zu stark interpretierbar, sollte man auf andere Möglichkeiten zur Prozessdarstellung zurückgreifen.

Wenn Sie hier Inspiration suchen, können Sie sich gerne hier bei Asana die verschiedenen Methoden zur Prozessmodellierung ansehen.

Fazit

Nichtsdestotrotz ist die SIPOC-Analyse eine sehr gute und vor allem auch einfache und schnelle Methode, einen Prozess übersichtlich darzustellen. Sehr gut ist es auch, dass der Aspekt “Kunde” hier beinhaltet ist. Somit hat das Modell nicht an Relevanz seit den 1980-er Jahren verloren, denn gerade heutzutage ist die Kundenorientierung einer der, wenn nicht sogar der wichtigste Punkt für Unternehmen.

Die SIPOC-Analyse eignet sich sehr gut, um Prozesse darzustellen und somit neue Prozesse vorab ideal zu gestalten oder bestehende Prozesse zu optimieren. Wichtig ist auf jeden Fall, dass Sie sich nach der abgeschlossenen SIPOC-Analyse noch Zeit für die Prozessoptimierung nehmen. Schließlich sollten Sie auch die Ergebnisse ideal nutzen.