Der Leitfaden für den Einstieg ins Geschäftsprozessmanagement (GPM)

Julia Martins – FotoJulia Martins14. Juli 20217 Minuten Lesezeit
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Was ist Geschäftsprozessmanagement (GPM)?

Geschäftsprozessmanagement (GPM) wird weltweit auch als „Business Process Management“ (BPM) bezeichnet und ist die Praxis der Analyse und der Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ein Geschäftsprozess ist eine Folge von Aufgaben oder Aktivitäten Ihres Unternehmens zum Erreichen eines spezifischen Unternehmensziels.

Warum ist GPM nötig? Mit der Zeit können Ihre Geschäftsprozesse ineffizient oder ineffektiv werden und sind womöglich nicht mehr zeitgemäß. Vielleicht wurden diese Prozesse für kleinere Teamgrößen entwickelt oder Sie nutzen mittlerweile neue Tools, die Ihre Arbeitsweise nachhaltig verändert haben. Wie auch immer der Fall: Mit GPM können Sie diese Prozesse analysieren und mithilfe von bewährten Prozess-Verbesserungstechniken optimieren. Dazu gehört die Reduzierung von Engpässen, die Automatisierung manueller Arbeit, die Optimierung ineffizienter Prozesse oder die Anpassung von Projektzielen zum Erreichen bestimmter Geschäftsergebnisse.

Mit Geschäftsprozessmanagement wird Ihr Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch effektiver. Ohne Effizienz können effektive Prozesse länger als nötig dauern. Entsprechend nehmen effiziente Prozesse, die nicht auch gleichzeitig effektiv sind, vielleicht weniger Zeit in Anspruch, könnten aber die falschen Ergebnisse zur Folge haben. Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Ihre Prozesse sowohl auf Effektivität als auch Effizienz ausrichten können, lesen Sie unseren Artikel über Effizienz vs. Effektivität.

Die verschiedenen Arten von GPM

GPM hat zum Ziel, Prozesse zu verbessern. In einem Unternehmen gibt es zahlreiche, diverse Prozesse. Dementsprechend gibt es verschiedene Arten des Geschäftsprozessmanagements, die wir Ihnen im Folgenden näherbringen werden.

Sie müssen diese Begriffe nicht selbst anwenden, aber das Verständnis über die unterschiedlichen Arten des GPM hilft Ihnen dabei, die richtige Art des Geschäftsprozessmanagements für Ihre Prozesse zu finden.

Menschenzentriertes GPM

Menschenzentriertes GPM ist die Art des Geschäftsprozessmanagements, die den Menschen in den Vordergrund stellt. Es gibt Dinge, zu denen nur ein Mensch fähig ist. Bei einem solchen Prozess kann man noch so sehr versuchen, das perfekte Maß an Effizienz und Effektivität zu erreichen; man wird es nicht schaffen. Bei diesem GPM-Ansatz soll der Mensch so gut es geht entlastet werden, indem Prozesse so einfach und verständlich wie möglich dargelegt werden und hilfreiche Erklärungen in Echtzeit angeboten werden.

Beispiele für einen menschenzentrierten Geschäftsprozess:

  • Das Einstellungsverfahren. Man kann Jobausschreibungen und den Bewerbungsprozess so sehr optimieren, wie man möchte, doch letztendlich spielt der menschliche Faktor bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters eine ausschlaggebende Rolle. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Vorstellungsgespräch vor Ort – diese Prozesse sind stets am Menschen orientiert.

  • Die Kreativarbeit. Kreatives Arbeiten lässt sich nicht automatisieren. Dieser Prozess erfordert etwas, das nur ein Mensch liefern kann, von kreativen Designs bis hin zu cleveren, ansprechenden Texten. In diesem Fall ist das Ziel des menschenzentrierten GPM das Erleichtern der Überprüfung und Veröffentlichung dieser kreativen Arbeiten und das Schaffen eines Freiraums für die kreativen Köpfe in Ihrem Team, in dem sie sich voll und ganz auf ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren können.

Dokumentenzentriertes GPM

Wie der Name bereits vermuten lässt, behandeln dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse die Abläufe, in denen hauptsächlich Dokumente produziert werden sollen. Das könnten Rechtsdokumente, Blogbeiträge oder weitere Dokumente sein, die mehrfach geprüft werden.

Integrationsorientiertes Geschäftsprozessmanagement

Wussten Sie, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter am Tag 25 Mal zwischen 10 verschiedenen Anwendungen hin- und herwechselt? Das integrationsorientierte Geschäftsprozessmanagement soll dieses Problem lösen. Indem Integrationen zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht werden, wird eine zentrale Informationsquelle geschaffen. Statt manuell Ihre Tools mit den neuesten Daten zu aktualisieren oder darin nach den erforderlichen Informationen zu suchen, hat integrationsorientiertes GPM das Ziel, Informationen zugänglicher zu machen und zu verhindern, dass Dinge übersehen werden.

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Welche Art der Prozessoptimierung ist die beste für Sie?

Es gibt eine Vielzahl von Prozessen, mit denen Sie die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen optimieren können. Folgende Gründe sprechen für GPM:

Geschäftsprozessmanagement vs. Workflow-Management

Der Fokus des Geschäftsprozessmanagements liegt auf End-to-End-Geschäftsprozessen. Statt sich auf einen spezifischen Workflow zu konzentrieren, hat GPM die Ambition, die Effizienz und Effektivität im gesamten Unternehmen zu erhöhen.

Workflow-Management ist ein Bestandteil von GPM. Ein Workflow ist ein Prozess, mit dem Teams ihre Ziele erreichen können, indem die richtigen Personen zur richtigen Zeit mit den richtigen Daten versorgt werden. Workflows organisieren Daten auf verständliche und wiederholbare Art und Weise, indem der Fokus auf drei Dinge gelegt wird: Planung, Durchführung und Überprüfung. Ein effektiver Workflow ist ein wiederholbarer, permanenter Geschäftsprozess.

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Geschäftsprozessmanagement vs. Project Management Office (PMO)

Geschäftsprozessmanagement hilft dabei, einen Prozess in seiner Gesamtheit zu beurteilen, einen idealen Prototypen des Prozesses zu erstellen und Ihre Arbeit anhand dieses Modells zu verbessern.

Ein Project Management Office (PMO) hat ebenfalls zur Aufgabe, Geschäftsprozesse zu verbessern, doch der Ansatz dahinter ist ein anderer. Statt an Geschäftsprozessen zu arbeiten, ist die Aufgabe eines PMOs, bewährte Methoden des Projektmanagements zu etablieren, die Ausführung wichtiger Prozesse vorzugeben und strategische Vorhaben im Unternehmen festzulegen.

Ein PMO kommt für Sie eher in Frage als das GPM? Erfahren Sie, wie Sie mit einem Project Management Office Regeln für das Projektmanagement bestimmen und festlegen können.

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Geschäftsprozessmanagement vs. Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA)

Beim GPM werden die Geschäftspraktiken Ihres Unternehmens als Ganzes durchleuchtet, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Dazu gehört unter anderem die Automatisierung manueller Prozesse. Dieser Teilaspekt des GPM wird Automatisierung von Geschäftsprozessen (engl. „Business Process Automation“, BPA) genannt.

BPA ist so relevant, weil viele unserer alltäglichen Prozesse manuell durchgeführt werden: Das Übertragen identischer Informationen in verschiedene Tools, das Erfragen des Arbeitsfortschritts, die Suche nach Informationen und so weiter. GPM ist jedoch nicht zur Automatisierung manueller Prozesse erforderlich. Stattdessen sollten Sie über die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools nachdenken, das Funktionen zur Automatisierung von Workflows und Optimierung manueller Vorgänge bietet.

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Geschäftsprozessmanagement vs. Aufgaben- und Projektmanagement

Mit GPM können Sie Prozesse auf Unternehmensebene erstellen und festlegen. Sie untersuchen und verbessern alle Prozesse Ihres Unternehmens.

Das Aufgaben- und Projektmanagement unterscheiden sich nur geringfügig. Das Aufgabenmanagement eignet sich für Personen, die ihre persönliche Effizienz und Effektivität verbessern möchten. Mit einer guten Software für das Aufgabenmanagement erhalten Sie die nötige Klarheit über Ihre Aufgaben, die es Ihnen erlaubt, wichtige Tätigkeiten zu erledigen.

Projektmanagement hingegen setzt auf Projektebene an. Mit Projektmanagement können Teams Aufgaben innerhalb eines Projektes organisieren, nachverfolgen und ausführen. Es gibt fünf Phasen des Projektmanagements: Initialisierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss.

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Die Vorteile von GPM

Ohne einen umfassenden Überblick über die Prozesse Ihres Unternehmens können Sie keine Erkenntnisse darüber gewinnen, wie effizient bzw. effektiv diese Prozesse sind. GPM bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse zu verstehen, zu analysieren und zu verbessern. Stellen Sie sich den idealen Geschäftsprozess vor. Sieht Ihr Prozess derzeit noch nicht so aus, finden Sie die Gründe dafür heraus und beginnen Sie, an Verbesserungen zu arbeiten.

Denken Sie immer daran: Geschäftsprozessmanagement ist kein einmaliger Ablauf, sondern ein fortlaufender Prozess zur Evaluierung und Verbesserung Ihrer eigenen Prozesse. Das GPM kann zu nachhaltigen Prozessverbesserungen sowie höherer Effizienz und Effektivität führen. Darüber hinaus wird es für Teammitglieder mit GPM einfacher, Ziele schneller und müheloser zu erreichen.

GPM:

  • Zeigt Prozesse im Detail und verbessert sie

  • Automatisiert Prozesse, wo immer es möglich ist

  • Verringert unnötige Arbeit

  • Reduziert Engpässe

  • Minimiert das Fehlerrisiko

  • Verbessert die Effizienz und Effekvität

  • Sorgt für bessere Dienstleistungen und Produkte

  • Führt zu höherer Kundenzufriedenheit

  • Optimiert Abläufe

  • Stellt eine Verknüpfung Ihrer Geschäftsprozesse zu den Unternehmenszielen her

Geschäftsprozessmanagement lohnt sich nicht nur für große Unternehmen mit hunderten Beschäftigten. Auch kleine Teams können es zu ihrem Vorteil nutzen. Wenn Sie eine Geschäftsstrategie mit klaren Geschäftszielen besitzen, hilft Ihnen GPM bei der Optimierung der Abläufe auf dem Weg dahin.

Die 5 Schritte des Geschäftsprozessmanagements

Geschäftsprozessmanagement erkennt ineffiziente Arbeits- und Geschäftsabläufe und optimiert diese. Folgen Sie diesen fünf Schritten, um GPM für sich nutzen zu können:

1. Analyse

Bevor Sie Ihre Prozesse optimieren können, müssen Sie zunächst genau wissen, welche Sie verwenden. Das geschieht durch den ersten Schritt des GPM, der Analyse. In diesem Schritt betrachten Sie Ihre aktuellen Prozesse aus allen Perspektiven. Zu diesem Zeitpunkt nehmen Sie noch keine Änderungen an Ihren Geschäftsprozessen vor, sondern identifizieren sie lediglich.

Nehmen wir an, Sie arbeiten in einem kleinen Unternehmen. Sie möchten die Interaktion mit Ihren Kunden verbessern. Um das Kundenerlebnis mit GPM zu verbessern, müssen Sie den aktuellen Prozess der Kundeninteraktion analysieren. Wie werden Anfragen verarbeitet? Wer nimmt Kontakt mit den Kunden auf? Was passiert, wenn ein Team intervenieren muss, das nicht Ihr Kundenservice-Team ist? Wie schnell erhalten Kunden eine Antwort? Wie zufrieden sind sie mit den Ergebnissen? Wie hoch liegt der aktuelle NPS-Wert? Nutzen Sie ein CRM? Diese Fragen helfen Ihnen, das Kundenerlebnis von A bis Z zu durchleuchten.

Damit Ihr Team effizienter arbeiten kann, müssen Sie erst einmal den gesamten Prozess von Anfang bis Ende verstehen. Identifizieren Sie im Anschluss Schritte, die ausgelassen oder verbessert werden können. Informieren Sie im Anschluss Ihr Team über die Änderungen am Prozess und führen Sie den neuen Prozess ein. Dies tun Sie am besten mit einer Vorlage in Asana, damit Ihr Team in Zukunft auch weitere Prozesse optimieren kann.

2. Modellierung

Jetzt, da Sie den Prozess von Anfang bis Ende verstehen, modellieren Sie Ihren idealen Prozess. Im Bestfall haben Sie ineffiziente Bestandteile oder Engpässe des Prozesses bei der Analyse identifiziert, die Sie jetzt optimieren bzw. beheben können. Erstellen Sie nun einen idealen Prozess und Datenfluss, um im nächsten Schritt mit der Implementation zu beginnen.

Um noch einmal auf unser Beispiel zurückzukommen: Nehmen wir an, Ihr Team hat Schwierigkeiten damit, Antworten von Kollegen zu bekommen, die nicht Teil des Kundenservice-Teams sind, da diese ein anderes Tool benutzen. Die Mitglieder Ihres Kundenservice-Teams verbringen viel Zeit damit, Daten von einem Tool in ein anderes zu kopieren. Um diesen Workflow zu optimieren und zu automatisieren, können Sie Ihr CRM in Ihr Work Management Tool integrieren. Jetzt, da Sie wissen, wie Ihr Prozess einmal aussehen soll, erstellen Sie vor der Implementierung ein Idealmodell, an dem Sie sich orientieren können.

3. Implementierung

Im dritten Schritt, der Implementierung, setzen Sie Ihr Modell in die Praxis um. Legen Sie Kennzahlen für Erfolg und Misserfolg fest, um am Ende feststellen zu können, ob der neue Prozess besser ist als der alte.

Je nachdem, wie tiefgreifend die Änderung ist, könnte ein Change-Management-Prozess für die Implementierung nützlich sein. Dies gilt insbesondere, wenn Sie ein neues Tool oder System einführen wollen, das für Ihr Team Neuland ist. Keine Sorge, Change Management ist lange nicht so kompliziert, wie es klingt – lesen Sie einfach unseren Artikel über die 6 Schritte zu einem erfolgreichen Change-Management-Prozess.

Zurück zu unserem Beispiel: Sie haben die perfekte Methode gefunden, um Ihr Arbeitsmanagement- und CRM-Tool miteinander zu verknüpfen. Nun wenden Sie das integrationsorientierte Geschäftsprozessmanagement an, um Ihr Modell in die Realität umzusetzen. Durch die effektive Integration Ihrer beiden Tools muss Ihr Kundenservice-Team nicht länger manuell Daten von einem Tool ins nächste übertragen und stattdessen das tun, wofür es eingestellt wurde: sich um die Belange Ihrer Kunden kümmern.

Wenn Sie damit beginnen, neue Dinge und Änderungen in Ihr Unternehmen einzuführen, sollten Sie die Führungsetage für das Change Management sensibilisieren. Dadurch wird klar, welche Änderungen bevorstehen, wie sich das Unternehmen verändern wird und wie Sie gemeinsam erfolgreich sein können.
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4. Monitoring

Sobald Sie neue Prozesse implementiert haben, sollten Sie diese beobachten und deren Effektivität beurteilen. Haben diese neuen Prozesse Engpässe reduzieren und ineffiziente Vorgänge optimieren können? Werden die neuen Prozesse von Ihrem Team angewandt? Manchmal wirkt ein Prozess in der Theorie (oder auch in kleinen Praxistests) überzeugend, bis sich herausstellt, dass er im gesamten Unternehmen nicht funktioniert. Wenn das der Fall ist, machen Sie die Einführung rückgängig oder nehmen Sie entsprechende Änderungen vor. Indem Sie die Prozesse beobachten, können Sie eventuelle Probleme proaktiv erkennen und vermeiden.

Sie haben die Tool-Integration für Ihr Kundenservice-Team eingeführt. Beobachten Sie nun die Nutzung des Tools. Verwenden Ihre Mitarbeiter die Integration? Wurde die Menge an manueller Arbeit Ihres Kundenservice-Teams reduziert? Falls die Antwort nein lautet, führen Sie weitere Schulungen durch, um Ihren Mitarbeitern die Vorteile der Integration näherzubringen.

5. Optimierung

Abschließend geht es an die Optimierung: Stimmen Sie Ihren Geschäftsprozess ab und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Selbst, wenn der von Ihnen eingeführte Prozess perfekt funktioniert, könnten Sie weitere Makel finden oder feststellen, dass es im Prozess weiterhin manuelle Aufgaben gibt. Hier kommt erneut die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) ins Spiel, mit der Prozesse noch effizienter gestaltet werden können.

In unserem Kundenservice-Beispiel würden Sie nun Updates in Ihren beiden Tools automatisieren, statt sie manuell von Ihrem Kundenservice-Team einpflegen zu lassen. Sie können alternativ auch ähnliche Prozesse automatisieren. Erstellen Sie zum Beispiel eine Regel, mit der Sie automatisch eine Mail zum Erfragen des Kundenfeedbacks versenden, sobald ein Vorgang abgeschlossen ist. So können Sie die Effizienz Ihres Kundenservice evaluieren und ähnlich geartete Prozesse weiter optimieren.

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Was ist Geschäftsprozessmanagement-Software?

GPM-Software sind Tools, mit denen Sie Geschäftsprozesse darstellen und erfassen können. Diese Tools bieten folgende Vorteile:

  • Aktuelle, bestehende Prozesse werden erfasst

  • Es können „ideale“ Prozesse entworfen werden

  • Prozesse können automatisiert werden

  • Laufende Arbeitsvorgänge können nachverfolgt werden, damit Sie Prozesse kontinuierlich verwalten und verbessern können

GPM-Tools bieten auch:

  • Adaptive Analysemöglichkeiten, mit denen mögliche Geschäftsprozessoptimierungen vorab erkannt werden können.

  • Vorlagen für spezielle Geschäftsprozesse oder Workflows.

  • Tools für Alpha-/Beta-Tests, mit denen Sie Ihre Prozesse vor der Einführung testen können (besonders nützlich bei umfassenden Änderungen, die Change Management erfordern).

  • Möglichkeiten zur Nachverfolgung neuer Prozesse, um sicherzustellen, dass Teammitglieder sie korrekt anwenden und, falls nicht, entsprechende Maßnahmen zu treffen

Verbessern Sie die Effizienz und Effektivität in Ihrem gesamten Unternehmen

Koordinieren Sie Pläne, Projekte und Prozesse in Ihrem gesamten Unternehmen – mit Asana. Asana ist ein Work Management Tool, mit dem die Automatisierung manueller Prozesse und das Erzielen besserer Ergebnisse zum Kinderspiel wird. Die Plattform bietet eine zentrale Informationsquelle, mit der jedes Team in Ihrem Unternehmen sich auf die Arbeit konzentrieren kann, die den größtmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen liefert.

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