Prozessoptimierung: 7 Methoden im Überblick!

Wenn Unternehmen sich dazu entschieden, im Laufe der Zeit auf dem gleichen Stand zu bleiben, würden viele von ihnen scheitern. Innovation erfordert Veränderung und wenn Unternehmen sich nicht den Bedürfnissen ihrer Kunden anpassen, werden sie kaum Wachstum erzielen. 

Darum nutzen viele Organisationen eine Form von Prozessoptimierung, um der Kundenanfrage gerecht zu werden.

Was ist Prozessoptimierung?

Bei Prozessoptimierung handelt es sich um Methoden, anhand derer Teams ihre aktuellen Prozesse evaluieren und diese anpassen, um Produktivität zu fördern, Workflows zu optimieren, sich auf ändernde Geschäftsanforderungen einzustellen oder Profitabilität zu steigern. Dies ist beispielsweise wichtig im Supply Chain Management.

Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es?

Es gibt sieben verschiedene Methoden zur Geschäftsprozessverbesserung, die Ihr Team nutzen kann, um Ineffizienzen zu reduzieren. In vielen Fällen hängt die von Ihnen gewählte Methode von der Frage nach dem Grund für eine Veränderng des Prozessmanagements ab und inwiefern Sie diese Prozesse verbessern möchten.

1. Six-Sigma-Methode

Six Sigma ist eine Methode zur Prozessoptimierung, die darauf abzielt, die möglichen Abweichungen im Endprodukt zu minimieren. Die Methode wurde im Jahr 1986 von dem amerikanischen Ingenieur und Motorola-Mitarbeiter Bill Smith entwickelt und stützt sich auf statistische Daten als Richtwerte, um Geschäftsführern verständlich zu machen, wie gut ihre Prozesse funktionieren. Ein Prozess wird dann als optimiert angesehen, wenn er zu weniger als 3,4 Mängeln pro eine Million Zyklen führt.

Six Sigma wird oftmals im Fertigungssektor eingesetzt, hauptsächlich deswegen, weil es dabei hilft, Mängel und Inkonsistenzen zu minimieren. Ziel hierbei ist es, auf Konsistenz hinzuarbeiten, was im Gegenzug zu zufriedenen Kunden führt. 

Um Six Sigma durchführen zu können, sollten erst einmal alle Prozesse mithilfe der SIPOC-Analyse abgebildet werden. Danach kommen in Six Sigma zwei primäre Prozesse zum Einsatz: DMAIC für bereits existierende und DMADV für neue Prozesse. Da sich dieser Artikel speziell auf die Verbesserungen von bereits vorhandenen Prozessen konzentriert, möchten wir an dieser Stelle den DMAIC-Prozess genauer unter die Lupe nehmen. 

Worum handelt es sich beim DMAIC-Prozess?

DMAIC ist ein Six-Sigma-Prozess, der zur Optimierung bereits existierender Prozesse verwendet wird. DMAIC steht für:

• Definieren (Define) Sie die Möglichkeit für Verbesserungen.

• Messen (Measure) Sie die Leistung Ihrer bereits vorhandenen Prozesse.

• Analysieren (Analyze) Sie den Prozess, um Mängel und die ihnen zugrundeliegenden Ursachen aufzudecken.

• Verbessern (Improve) Sie Prozesse, indem Sie die zugrundeliegenden Ursachen analysieren.

• Kontrollieren (Control) Sie die verbesserten Prozesse und beurteilen Sie die zukünftige Prozessleistung, um Abweichungen zu korrigieren.

Der Löwenanteil der DMAIC-Prozessverbesserung findet in der Analysephase statt. In diesem Stadium von DMAIC nutzen Teams ein Ursache-Wirkungs- oder ein Ishikawa-Diagramm, um die möglichen Ursachen für einen Produktmangel zu visualisieren. An der Pfeilspitze des Diagramms wird das ursprüngliche Problem genannt. Am Pfeil entlang werden dann verschiedene Haupteinflussgrößen eingetragen, die zu dem ursprünglichen Problem führen können. Diese Art der visuellen Analyse ist eine gute Möglichkeit, um die verschiedenen Probleme zu identifizieren, die eine zugrundeliegende Ursache hervorrufen kann.

2. Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) ist eine kundenorientierte Methode, die kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit anstrebt. Diese Technik wird oftmals im Supply Chain Management und in anderen auf Kundenzufriedenheit ausgerichteten Projekten eingesetzt. 

TQM ist stark von datenbasierten Entscheidungen und Leistungskennzahlen abhängig. Hier werden Prozess auf Basis von Daten optimiert. Während der Problemlösung werden Erfolgskennzahlen verwendet, um zu entscheiden, wie ein Prozess verbessert werden kann. 

Hier finden Sie einige der wichtigsten Funktionen von TQM:

• Kundenorientierung: Das endgültige Ziel von TQM ist immer auf die Zufriedenheit des Endkunden ausgerichtet. Falls Ihr Team sich auf Qualitätsverbesserung konzentriert, sollten Sie sich die Frage stellen, wie diese Prozessänderung die Verbrauchererfahrung im Zusammenhang mit Ihrem Produkt beeinflussen kann.

• Einbindung des gesamten Teams: Im Gegensatz zu anderen Prozessverbesserungsmethoden bezieht TQM das gesamte Team ein – nicht nur das Produktionsteam. Infolgedessen werden Sie dann möglicherweise eher nach Wegen suchen, geschäftsorientierte Prozesse wie Vertrieb und Marketing zu optimieren, von denen der Endverbraucher profitiert.

• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Bei kontinuierlicher Verbesserung im Geschäftswesen geht es darum, kleine Änderungen mit dem Ziel auszuführen, Prozesse kontinuierlich zu optimieren. In der Geschäftswelt gibt es stets eine hohe Variabilität. Kontinuierliche Verbesserungen helfen Ihrem Team dabei, sich veränderten externen Umständen anzupassen.

• Prozesse optimieren auf Basis von Daten: Um kontinuierliche Prozessverbesserungen anzuwenden, müssen Sie systematisch Daten sammeln, damit Sie analysieren können, wie leistungsstark die Prozesse sind. Diese Daten können hilfreich sein, um zu identifizieren, wo möglicherweise Ineffizienzen vorliegen und worauf Verbesserungsinitiativen ausgerichtet werden sollten.

Prozessorientierung: Hauptziel der Anwendung von TQM ist es, Prozesse zu verbessern. Andere Prozessverbesserungsmethoden wie Six Sigma konzentrieren sich auf das Minimieren von Mängeln, während der Fokus von TQM auf die Reduzierung von Ineffizienzen gerichtet ist.

3. Lean Manufacturing

Diese Art der Optimierung von Prozessen hat viele Namen, von denen Lean Manufacturing am gängigsten ist. Oftmals ist auch von einer schlanken Produktion oder Just-in-Time-Produktion die Rede. Die Methode wurde von James P. Womack, Daniel Jones und Daniel Roos in dem Buch „The Machine That Changed the World“ definiert. Lean Manufacturing stellt 5 Prinzipien auf, die auf den in der Toyota-Fertigung gesammelten Erfahrungen der Autoren basieren.

Die 5 Prinzipien von Lean Manufacturing

1. Wert identifizieren

2. Wertstrom abbilden

3. Workflow entwickeln

4. Auf Nachfrage ausrichten

5. Kontinuierliche Verbesserung

4. Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen)

Die japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie Kaizen steckt hinter dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung. Kaizen ist aus der Idee entstanden, dass unser Leben kontinuierlich verbessert werden sollte, damit wir ein zufriedeneres und erfülltes Leben führen können.

Das gleiche Konzept kann auf Business angewendet werden – denn wenn Ihr Unternehmen sich stetig verbessert, kann es auch erfolgreicher werden. Das Ziel kontinuierlicher Verbesserung ist es, Aktivitäten zu optimieren, die einen Mehrwert generieren, während Verschwendung eliminiert wird.

Es gibt drei Arten von Verschwendung, die Kaizen zu beseitigen versucht: 

• Muda (Verschwendung): Praktiken, die Ressourcen verbrauchen, aber keinen Mehrwert schaffen.  

• Mura (Unausgeglichenheit): Überproduktion, durch die Verschwendung entsteht, wie z. B. überschüssige Produkte.

• Muri (Überlastung): Eine Überbeanspruchung der Ressourcen, wie z. B. abgenutzte Maschinen oder überarbeitete Mitarbeiter.

5. PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Der PDCA-Zyklus ist eine interaktive Problemlösungsstrategie. Er wird verwendet, um Prozesse zu verbessern und Änderungen zu realisieren. PDCA wurde von Walter Shewhart erfunden, als er die wissenschaftliche Methode zur wirtschaftlichen Qualitätskontrolle anwendete. Später wurde das Konzept von W. Edwards Deming weiterentwickelt, der Shewharts Idee erweiterte und die wissenschaftliche Methode nicht nur zur Qualitätskontrolle, sondern auch zur Prozessoptimierung einsetzte. 

Der PDCA-Zyklus beinhaltet vier wichtige Schritte:

• Planen (Plan): Entscheiden Sie, welches Problem zu lösen ist und erstellen Sie einen Plan zur Problemlösung.

• D​​​​urchführen (Do): Testen Sie den Plan und setzen Sie ihn im kleinen Maßstab um.

• Überprüfen (Check): Bewerten Sie den Test, den Sie in der Durchführungsphase vorgenommen haben.

• Handeln (Act): Nach dem Überprüfen des Tests müssen Sie nun entscheiden, ob Sie die Änderung vollständig umsetzen möchten oder nicht.

PDCA ist ein Zyklus zur Prozessverbesserung. Das bedeutet, dass diese Schritte so lange wiederholt werden können, bis Ihr Team das gewünschte Ergebnis erzielt.

6. 5-Why-Methode

Die 5-Why-Methode ist eine Methode zur Prozessverbesserung, um die Ursache eines Problems zu identifizieren. Dieser Vorgang ist in der Theorie simpel: Sie versammeln eine Gruppe von Personen, die am Scheitern eines Projekts beteiligt waren, und jemand stellt die Frage: „Warum ist dies schiefgelaufen?” Wiederholen Sie diese Fragestellung bis zu fünfmal, bis Sie zur Ursache des Problems vordringen. Die 5-Ursachen-Analyse zielt darauf ab, die in einem Prozess vorliegenden Probleme und nicht etwa menschliches Versagen aufzudecken. Dieser zentrale Aspekt steht bei der 5-Why-Methode zur Prozessoptimierung im Vordergrund.

Hier ein Beispiel:

Problem: Kundenbeschwerden bezüglich beschädigter Produkte haben zugenommen.

1. „Warum ist dies passiert?” Weil die Verpackung die Produkte nicht ausreichend vor Beschädigungen geschützt hat.

2. „Warum war die Verpackung nicht ausreichend, um die Produkte zu schützen?” Weil das Team, das für das Testen von Verpackungen verantwortlich ist, nicht deren Belastbarkeit über ein bestimmtes Level hinaus getestet hat.

3. „Warum hat das Team die Verpackungen nicht über dieses Level hinaus getestet?” Weil aktuelle Standardverfahren darauf hinwiesen, dass die Tests hinreichend waren.

4. „Warum hat das aktuelle Standardverfahren darauf hingewiesen, dass die Tests hinreichend waren?” Weil dieses Verfahren für ein früheres Produkt und nicht für das nun als beschädigt zurückgesendete Produkt eingeführt wurde.

5. „Warum gab es kein neues Verfahren für das neue Produkt?” Weil die Projektvorlage für eine neue Produkteinführung nicht einen Belastbarkeitstest für Verpackungen beinhaltet. 

Anhand dieses Beispiels können Sie sehen, dass das Team so lange „Warum“ gefragt hat, bis der zu behebende Fehler im Prozess gefunden wurde – in diesem Fall bedeutet dies, dass der Schritt „Belastbarkeitstest für neue Verpackungen“ zur Vorlage für Produkteinführungen hinzugefügt werden muss. Wenn mit allen Beteiligten an Prozessen wie diesen gearbeitet wird, ist es von großer Wichtigkeit, die Ursachen zu identifizieren und die nächsten Schritte gemeinsam zu erarbeiten, damit Ihre Produktion verbessert werden kann.

7. Geschäftsprozessmanagement (BPM)

Geschäftsprozessmanagement oder BPM (Business Process Management) besteht darin, Geschäftsprozesse zu analysieren und zu optimieren. Wie jedes organische Wesen während des Wachstums Veränderungen erlebt, kommt es auch im Geschäftswesen ständig zu Veränderungen. Ihr Team hat möglicherweise Prozesse eingeführt, die reibungslos funktionierten, als das Team noch klein war. Doch im gleichen Maße, wie das Team wächst, wachsen auch die Anforderungen an die Prozesse, wenn ihr Team weiterhin so effizient wie möglich arbeiten soll.

In den meisten Fällen hilft BPM Teams dabei, Engpässe zu identifizieren, manuelle Arbeitsvorgänge zu automatisieren und Strategien zur Verbesserung von Ineffizienzen zu entwickeln. Es gibt fünf wichtige Schritte im Geschäftsprozessmanagement.

1. Analyse: Nehmen Sie Ihre aktuellen Prozesse unter die Lupe und bilden Sie sie von Anfang bis Ende ab. Dies ist allgemein als Prozessmodellierung bekannt.

2. Modellierung: Skizzieren Sie, wie Sie sich den Prozess vorstellen. Im Idealfall werden Sie Ineffizienzen bereits im ersten Schritt aufgedeckt haben und können eine Strategie zur Problemlösung entwickeln.

3. Implementierung: Setzen Sie Ihr Modell in die Tat um. In diesem Stadium ist es essenziell, dass Sie wichtige Erfolgskennzahlen einführen, damit Sie abwägen können, ob die vorgenommenen Änderungen erfolgreich waren oder nicht.

4. Monitoring: Entscheiden Sie, ob Ihr Projekt erfolgreich ist oder nicht. Sind die von Ihnen in Schritt drei ermittelten Erfolgskennzahlen im Begriff sich zu verbessern? 

5. Optimierung: Halten Sie weiterhin nach Ineffizienzen in Ihrem Prozess Ausschau, während dieser sich weiterentwickelt, und optimieren Sie die Verfahren stetig.

8. Kreativitätstechniken

Schlussendlich können aber auch Kreativitätstechniken für die Prozessoptimierung eingesetzt werden. Hierzu kommen die verschiedenen Mitarbeiter, die an dem jeweiligen Prozess beteiligt sind, zusammen und versuchen gemeinsam, den Prozess zu analysieren und Vorschläge zur Optimierung einzubringen.

Welche Methode hierzu eingesetzt wird, bleibt Ihnen selbst überlassen. In der Praxis hat sich Brainstorming bewährt. Es kann aber auch hilfreich sein, im Team eine Mindmap zu erstellen, um den vollen Umfang der Prozesse, der Beteiligten und der Probleme zu identifizieren.

Prozessoptimierungen verwalten, um Produktivität zu steigern

Als Teamleiter gehören verständlichere Prozesse und bessere Workflows zu den wertvollsten Dingen, die Sie Ihrem Team bescheren können. Wenn sie effektiv eingesetzt wird, kann Prozessoptimierung die Produktivität Ihres Teams steigern und Ineffizienzen reduzieren. 

Testen Sie Work Management, um Verständlichkeit zu fördern und Prozesse zu verbessern. Work Management Tools wie Asana unterstützen Sie dabei, die Produktivität Ihres Teams auf das nächste Level zu bringen, indem Prozesse standardisiert, Workflows optimiert und Ihre Teammitglieder immer aufeinander abgestimmt sein werden.