Shopfloor Management: Definition und Erklärung im Überblick!

Die heutige Digitalisierung ermöglicht Unternehmen viele Möglichkeiten. Remote Teams, Home-Office und mehr Selbständigkeit für die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Gerade aber im Fertigungsprozess ist es aber oft notwendig, dass Führungskräfte und Leader vor Ort anwesend sind, um die Prozesse zu überwachen und aktiv zu steuern.

Diese Art von Management wird auch Shopfloor Management genannt. Mit diesem Konzept können die Wertschöpfungsketten effektiv gesteuert werden. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zum Thema Shopfloor Management. Wir zeigen, was hinter dem Konzept steckt, welche Elemente in diesem Bereich wichtig sind und welche Vor- und Nachteile damit kommen. 

Zudem werden wir auch näher darauf eingehen, wie digitales Shopfloor Management funktioniert. Denn auch erfolgreiche Konzepte müssen mit der Zeit gehen.

Was ist Shopfloor Management?

Beginnen wir mit der Definition von Shopfloor Management. Shopfloor Management (SFM) bezeichnet die wirksame Führung und Steuerung der Wertschöpfungsketten am Ort des Geschehens selbst. Das zentrale Merkmal ist hier also die Anwesenheit der Führungskräfte an den operativen Wertschöpfungsketten. 

Im Bereich der Fertigung sind dies meist Produktionshallen, das Konzept kann aber auch auf viele verschiedene Bereiche angewendet werden. Im Dienstleistungsbereich und Vertriebsbereich ist dies zum Beispiel die Anwesenheit der Leader vor Ort im Büro. Hier geht es darum, die Prozesse für eine bessere Erfüllung der Kundenanforderungen zu verbessern.

Das Wort “Shopfloor” kommt hierbei aus dem Englischen und bedeutet “Hallenboden” bzw. in diesem Kontext “Ort der Wertschöpfung”.

Was bringt Shopfloor Management?

Ein gut aufgesetztes Shopfloor Management System bringt einige Vorteile mit sich, denn durch dieses Konzept treffen Mitarbeiter und das Management direkt am Ort des Geschehens aufeinander und können so auch effektiver zusammenarbeiten. Die Aufgaben des Managements sind hierbei, die Arbeit der Mitarbeiter zu analysieren, wertvolle Informationen zu geben und gleichzeitig auch diese zu motivieren. 

So wird das Konzept der kontinuierlichen Prozessverbesserung den Mitarbeitern nähergebracht. Diese können durch eine fachgerechte Führung ihren eigenen Arbeitsalltag optimieren und so auch lernen, Prozesse selbst weiter zu verbessern. Das große Ziel von Shopfloor Management ist kurz gesagt also eine langfristige Verbesserung der Prozesse in Unternehmen. Und weil dies gerade im Fertigungsbereich analog stattfindet, ist hier die Anwesenheit der Führungskräfte vor Ort gefordert.

Die vier zentralen Elemente des Shopfloor Managements?

Insgesamt gibt es vier wichtige Kernbestandteile, die für Shopfloor Management wichtig sind. Diese sind:

• Führen

• Kommunizieren vor Ort

• Visualisieren der Kennzahlen

• Lösen von Problemen

In den nächsten Absätzen werden wir nun näher auf diese vier Bestandteile eingehen und erklären, was hier jeweils für Führungskräfte zu beachten ist.

1. Führen

Wie bereits am Anfang angesprochen, ist ein zentraler Bestandteil des Shopfloor Managements die aktive Anwesenheit von Führungskräften. Hier wurde auch ein Führungsansatz definiert, der für diese Art von Management sehr gut funktioniert und aus dem Bereich des Lean Management übernommen wurde. 

Insgesamt gibt es im SFM drei Anforderungen, die Führungskräfte erfüllen müssen:

• Genchi Genbutsu & Gemba

• Hoshin Kanri

• Hansei

Es kann sehr gut sein, dass du von diesen Begriffen noch nichts gehört hast. Diese drei Begriffe aus dem Lean-Ansatz kommen aus Japan und bedeuten für Sie als Führungskraft, Projektmanager, etc. folgendes:

Genchi Genbutsu & Gemba

Diese drei Begriffe stellen das Grundprinzip des Shopfloor Managements dar, nämlich, dass sich Führungskräfte aktiv vor Ort befinden sollen. Dies wird auch oft als “Gemba Walk” bezeichnet. Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass die Führungskräfte keine autoritäre Führung ausüben.

Stattdessen sollen diese als Mentor und als Leader auftreten, die Mitarbeiter unterstützen und ihnen wertvolle Informationen geben. Durch diesen Ansatz soll eine produktive Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern sichergestellt werden. Dies hilft natürlich nicht nur den Mitarbeitern. Führungskräfte bekommen dadurch einen besseren Einblick in das operative Geschehen und damit wertvolle Informationen, die zur Problemlösung wichtig sein können.

Hoshin Kanri

Hoshin Kanri bedeutet, dass die grundlegenden Unternehmensziele von der Führungsebene vorgegeben werden. Dies beinhaltet langfristige, mittelfristige und auch kurzfristige Ziele. Nachdem diese aus der Unternehmensvision heraus abgeleitet werden, sollen diese auf die einzelnen Bereiche, Projekte und Abteilungen heruntergebrochen werden.

Auf der untersten Ebene werden die Ziele schlussendlich im Hinblick auf Zeit und Inhalt konkretisiert. Dies erfolgt dann in Abstimmung mit den Informationen und Auskünften der Mitarbeiter, um realistische und der Vision gerechte Ziele zu entwickeln.

Hoshin Kanri wird dabei grundsätzlich wieder in drei verschiedene Bestandteile aufgeteilt:

• Daily Management

• Crossfunctional Management

• Hoshin Management

Im Bereich des Daily Management müssen Mitarbeiter dafür sorgen, dass die Mitarbeiter klar definierbare Ziele bekommen.

Crossfunctional Management ist dafür zuständig, dass die verschiedenen Bereiche und Abteilungen im Unternehmen aufeinander abgestimmt werden. So sollen die Bereiche und deren Ziele nicht gegeneinander, sondern miteinander arbeiten.

Das Hoshin Management soll schlussendlich dafür sorgen, dass alle Aktivitäten und Tätigkeiten nach den Unternehmenszielen ausgerichtet werden. Die Ziele und Kennzahlen sollen hierbei auch dem oberen Management-Ebenen kommuniziert werden.

Hansei

Hansei bezeichnet eine positive Fehlerkultur. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass Fehler nicht als etwas Schlechtes angesehen werden sollten. Vielmehr stellen Fehler eine Möglichkeit dar, sich selbst zu verbessern und weiterzuentwickeln. Es ist hier also für die Führungskräfte wirklich wichtig, Schuldzuweisungen zu vermeiden, da diese einfach nicht produktiv sind.

Viel wichtiger ist es, Lösungen zu finden und den Mitarbeitern zu helfen, sich zu verbessern.

2. Kommunizieren vor Ort

Das zweite wichtige Element im Shopfloor Management ist die Kommunikation, insbesondere die zwischen den Führungskräften und den Mitarbeitern. Denn wie viele Kommunikationsmodelle zeigen, kann es oft zu Missverständnissen kommen. Dies geschieht gerade dann, wenn man falsche nonverbale Signale sendet. Es ist also sehr wichtig, dass Führungskräfte auf die richtige Kommunikation achten, um den Mitarbeitern mehr Motivation und Information zu geben.

Somit stellen sich die Leader nicht in die Position der Führungskraft, sondern des Mentors. Dieser versucht sie zu inspirieren und sie zum Nachdenken anzuregen. Denn dadurch wird über das gesamte Unternehmen eine positive Arbeitskultur gefördert. Dadurch bekommen die Mitarbeiter auch mehr intrinsische Motivation, welche sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirkt.

3. Visualisieren der Kennzahlen

Um die Produktivität erhöhen zu können, sind Kennzahlen unbedingt wichtig. Denn woher wissen Sie sonst, ob sich die Effizienz der Mitarbeiter bzw. der Produktion erhöht oder nicht?

Wobei man hier auch sagen muss, dass zu viele Kennzahlen ebenfalls kontraproduktiv wirken können. Denn diese verwirren die Mitarbeiter zu viel. Ein gutes Mittelmaß ist hier wieder gefragt.

Die Mitarbeiter sollten folgende Fragen gut beantworten können:

• Wie sollte der Soll-Zustand sein und wie ist der Ist-Zustand?

• Welche Kennzahlen werden genutzt?

• Welche Prozesse gibt es und welche Probleme?

• Wie werden diese Probleme gelöst?

Wichtig bei den zu visualisierenden Kennzahlen ist, dass diese für jeden Mitarbeiter und jede Führungskraft klar verständlich sind. Hier sollten Sie sich idealerweise am SMART-Prinzip orientieren: Die einzelnen Buchstaben stehen hierbei für:

• S für spezifisch

• M für messbar

• A für attraktiv

• R für realistisch

• T für terminierbar

4. Lösen von Problemen

Probleme können immer wieder auftreten. Egal ob dies nun in der Fertigung oder in der Dienstleistungsbranche ist. Wichtig ist hierbei, dass eine strukturierte Problemlösung angewendet wird. Einfach nur Weiterbildungen für Problemlösungen anzubieten reicht hier einfach nicht aus.

Stattdessen sollte den Mitarbeitern ein Lernprozess ermöglicht werden, wodurch sie mit der Zeit immer besser und immer eigenständiger Probleme lösen können. Der PDCA-Zyklus von W. E. Deming ist hier sehr gut. Dieser besteht aus den folgenden Schritten:

1. Planungsphase (plan)

2. Lösung anwenden (do)

3. Überprüfen der gesetzten Maßnahmen und deren Wirkung (check)

4. Auswerten der Ergebnisse und Gelerntes aufschreiben (act)

Im letzten Schritt werden die gesammelten Ergebnisse aufgeschrieben und genutzt, um mit mehr Know-How in die nächste Planungsphase wieder starten zu können. Danach wiederholt sich der Zyklus und es werden immer bessere Lösungen zu den aktuellen Problemen gefunden. Dies bezeichnet man auch als KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

Was gehört auf das Shopfloor Board?

Das Shopfloor Board bzw. die Shopfloor Tafel genannt, ist das zentrale Instrument im Shopfloor Management . Diese Informationstafel findet man entweder vor Ort in Büros oder Produktionsstätten bzw. idealerweise in digitalen Tools wie Asana gespeichert. Der Vorteil hierbei ist, dass man jederzeit auf die Informationen zurückgreifen kann, auch wenn man einmal nicht vor Ort anwesend ist.

Auf diesem Shopfloor Management Board werden die verschiedenen KPIs und Kennzahlen visualisiert, gemeinsam mit eventuellen Problemen und deren Lösungen. Es handelt sich um ein wichtiges Instrument der Dokumentation.

Die Vor- und Nachteile von Shopfloor Management?

Shopfloor Management zielt darauf hinaus, Führungskräfte und Mitarbeiter näher zusammenzubringen und dadurch die Effektivität und Effizienz der Prozesse zu erhöhen. Das Prinzip ist grundsätzlich sehr gut und bringt folgende Vorteile mit sich:

• Indem Führungskräfte leichter erreichbar sind, kann schneller auf Probleme reagiert werden.

• Mitarbeiter werden durch die Leader motiviert, zudem bekommen sie wertvolle Informationen und auch Unterstützung

• Führungskräfte hingegen bekommen Informationen aus erster Hand, welche sie zur Verbesserung der Prozesse nutzen können.

• Die Kommunikation wird wesentlich verbessert, was sich positiv auf das Arbeitsklima auswirkt

• Prozesse können durch das Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung ständig weiter optimiert werden.

Natürlich ist nicht alles nur positiv am Shopfloor Management. So gibt es folgende Nachteile:

• Shopfloor Management stellt einen wesentlichen Aufwand für das Management dar, da sich diese tagtäglich vor Ort befinden müssen.

• Zudem lässt sich das klassische Shopfloor Management nicht überall einsetzen, da viele Unternehmen remote arbeiten.

Was ist digitales Shopfloor Management?

Um diese Nachteile zu umgehen, wurde in den letzten Jahren das Prinzip des digitalen Shopfloor Managements eingeführt. Hier wird auf ein digitales Shopfloor Board gesetzt, in welchem die Mitarbeiter die relevanten Daten eintragen können. Hier können die Mitarbeiter auch Anmerkungen hinzufügen und nach Hilfe fragen.

Die Führungskräfte beobachten weiterhin jeden Tag das alltägliche Geschehen, nun aber vom digitalen Shopfloor Board aus. So haben diese weiterhin Einblicke darin, wie es um die Effizienz der Prozesse steht und wie es den Mitarbeitern bei der Arbeit geht. Sie gehen jeden Tag die aktuellen Zahlen durch und unterstützen die Mitarbeiter weiterhin, nun aber auf digitalem Wege. In manchen Fällen kann dazu auch ein Shopfloor Meeting abgehalten werden, was aber heutzutage ebenfalls digital möglich ist.

Für ein erfolgreiches digitales Shopfloor Management sollte man auf jeden Fall auf die richtige Software setzen. Eine Work Management Software wie Asana etwa eignet sich sehr gut, da hier alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort gespeichert werden können. Hierzu lassen sich beispielsweise auch Berichte bzw. Status-Updates verwenden, damit die Mitarbeiter den Führungskräften jederzeit die wichtigsten Informationen zulassen kommen können.