Post-Mortem-Analyse: 6 Schritte zur erfolgreichen Nachbesprechung!

Eines der erfreulichsten Gefühle im Rahmen des Projektmanagements ist der Abschluss des Projekts selbst. Sie und Ihr Team haben hart gearbeitet, um an diesen Punkt zu gelangen. Doch bevor Sie weitermachen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um all die großartige Arbeit, die Sie geleistet haben, zu feiern und zu reflektieren. 

Eine gute Möglichkeit zur Reflexion ist die Projektnachbesprechung. In diesem Artikel werden die wichtigsten Aspekte eines solchen Meetings erörtert und sechs einfache Schritte für eine erfolgreiche Durchführung vorgestellt. 

Was ist eine Post-Mortem-Analyse?

Die Nachbesprechung im Projektmanagement (auf Englisch “post-mortem-analysis”) ist ein Meeting, das Sie nach Abschluss eines Projekts halten. Bei diesem Treffen kann Ihr Projektteam feststellen, was während des Projekts gut gelaufen ist und was anders hätte laufen können. 

Projektnachbesprechungen sind eine gute Gelegenheit, um erfolgreiche Teams zu feiern, die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu reflektieren und Prozesse zu verbessern, damit es beim nächsten Mal vielleicht noch besser läuft. 

Post-Mortem-Analysen haben verschiedene Bezeichnungen. Zu den gebräuchlichsten gehören:

• Projektnachbesprechung: Dieser Begriff ist an das Konzept der Einsatznachbesprechung aus dem militärischen Bereich angelehnt, wo Teams nach einem Einsatz eine Nachbesprechung abhielten, um die Ereignisse zu analysieren. 

• Retrospektive: Eine Projektretrospektive wird häufig im agilen Projektmanagement eingesetzt. Da das wichtigste Ziel von Agile die kontinuierliche Verbesserung ist, werden retrospektive Meetings in der Regel nach einem Sprint-Zyklus abgehalten. So hat das Team die Möglichkeit, das Vergangene ausreichend zu reflektieren. 

• Projektrückblick: Ein Rückblick kann in Form eines schriftlichen Updates erfolgen, das die wichtigsten Punkte eines Meetings zusammenfasst. Projektrückblicke haben dieselbe Funktion, heben aber die wichtigsten Punkte des gesamten Projekts hervor.

• Abschlussbesprechung: Wird üblicherweise am Ende des Projekts genutzt, um offene Fragen zu beantworten oder zu klären.

• Meeting zu den gewonnenen Erkenntnissen: Das Project Management Institute verwendet diese Bezeichnung, um das Ende eines Projekts zu dokumentieren. Diese Treffen können den Projektleitern helfen, einen klaren Einblick zu bekommen, was gut gelaufen ist, was nicht funktioniert hat und was noch verbessert werden kann.

Post-Mortem-Analyse vs. Pre-Mortem-Analyse

Der Hauptunterschied zwischen einer Nach- und einer Vorbesprechung besteht im Zeitpunkt. Vorbesprechungen, also Pre-Mortem-Meetings, finden statt, bevor ein Projekt beginnt. In einer Vorbesprechung denkt das Team proaktiv über sämtliche möglichen Probleme im Rahmen einer Risikoanalyse nach, um das Risiko im späteren Verlauf zu minimieren. 

Nachbesprechungen finden statt, nachdem das Projekt bereits abgeschlossen wurde. Dabei handelt es sich um ein retrospektives Treffen, bei dem über die Dinge, die während des Projekts passiert sind, reflektiert wird. 

Post-Mortem-Analyse im Projektmanagement vs. bei Vorfällen

Eine Post-Mortem-Analyse kann man nicht nur als Nachbesprechung im Projektmanagement nutzen. Viele Teams setzen auf ein Post-Mortem-Meeting, nachdem es zu Vorfällen gekommen ist.

Das Ziel der Post-Mortem-Analyse ist hier die Betrachtung des Vorfalles im Detail. Was genau ist passiert, warum ist es passiert und welche Veränderungen sind notwendig, dass dieser Vorfall nicht mehr passiert.

Bei dieser Art von Post-Mortem-Analyse ist es unbedingt notwendig, Schuldzuweisungen zu vermeiden. Hierzu sollte man eine Unternehmenskultur schaffen, die Fehler akzeptiert und daran glaubt, dass jedes Teammitglied mit den besten Absichten handelte. So lässt sich effizienter an der Analyse des Vorfalles und der Lösung arbeiten.

Warum ist eine Post-Mortem-Analyse im Projektmanagement sinnvoll?

Die Durchführung einer Nachbesprechung im Projektmanagement kann Projektmanagern viele wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie sie ihren Projektprozess verbessern können. Insbesondere helfen Ihnen diese Meetings bei Folgendem:

Aus den vergangenen Erfahrungen lernen

Post-Mortem-Analysen sind wichtig, weil sie den Projektmanagern helfen können, die Prozesse für künftige Projekte zu optimieren. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um über die positiven Aspekte eines Projekts zu reflektieren, können Sie dieses Feedback nutzen, um Ihre Pläne für das nächste Projekt zu optimieren und die wichtigsten Dinge zu priorisieren. Falls während eines Projekts etwas nicht so gut gelaufen ist, können Sie diese Gelegenheit nutzen, um Ihre Strategie entsprechend anzupassen. 

Die Nutzung Ihrer Erkenntnisse aus früheren Projekten kann auch dazu beitragen, Fehler zu vermeiden, Risiken zu vermindern und die Workflows zu optimieren. Wenn Sie regelmäßig ähnliche Projekte durchführen, können Sie eine Vorlage auf der Grundlage Ihrer bisherigen Projektprozesse erstellen. Auf diese Weise weiß Ihr Projektteam, welche Maßnahmen und Ergebnisse unbedingt in Ihren Projektplan aufgenommen werden sollten. 

Retrospektiven und Iterationen sind wichtige Säulen der agilen Projektmanagement-Methodik. Agile Prozesse machen Iteration zu einer Priorität. Wenn man sich nicht die Zeit nimmt, über Dinge zu reflektieren, die gut oder weniger gut verlaufen sind, ist man auch nicht in der Lage, seine Prozesse für den nächsten Sprint entsprechend anzupassen.

Die Teamkommunikation optimieren

Einer der größten Vorteile einer Projektnachbesprechung besteht darin, dass sie den Projektmanagern die Möglichkeit gibt, innezuhalten und zu erfahren, wie die anderen Teammitglieder ihre Rolle im Projekt erlebt haben. 

Der Erfolg eines Projekts hängt oft davon ab, wie reibungslos das Team zusammenarbeitet. Deshalb ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, ihre Erfahrungen auszutauschen. Dies ist eine Gelegenheit für den Einzelnen, über seine individuellen Problempunkte zu sprechen und gemeinsam Lösungen für das nächste Projekt zu finden, damit diese Probleme sich nicht wiederholen.

Eine Verbesserung der Arbeitsmoral im Team

Sich die Zeit zu nehmen, um über die Leistungen Ihres Teams zu reflektieren, ist ein einfacher Weg, um die Moral im Team zu verbessern. Auch wenn es naheliegend ist, ein Projekt abzuschließen und sich sofort auf das nächste zu stürzen, ist es für die Teambindung wichtig, die Erfolge Ihres Teams zu feiern. 

Die Nachbesprechung ist eine gute Gelegenheit, Teammitglieder dafür zu loben, dass sie über das normale Maß hinaus zum Erfolg des Projekts beigetragen haben. Eine solche Anerkennung Ihrer Teammitglieder kann sich sehr positiv auf die Moral des Teams auswirken.

Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Moral während Ihrer Nachbesprechungen verbessern können:

• Fügen Sie in Ihre Projektvorlage für die Retrospektive einen Abschnitt für „Erfolge“ ein. 

• Lassen Sie jedes Teammitglied mindestens ein Lob an ein anderes Teammitglied im Projekt verteilen.

• Bereiten Sie schon vor Beginn des Meetings einige wichtige Erfolgspunkte vor.

6 Schritte für eine erfolgreiche Projektnachbesprechung

Der Prozess für die Nachbesprechung muss nicht kompliziert sein. Im Folgenden finden Sie einige einfache Schritte, die Ihnen das Durchführen einer erfolgreichen Nachbesprechung erleichtern.

1. Halten Sie das Meeting innerhalb weniger Tage nach Projektabschluss ab

Die Analyse in einer Nachbesprechung ist dann am effektivsten, wenn die Erfahrung des Projekts noch frisch in den Köpfen der Teammitglieder ist. Ein einfacher Weg, um sicherzustellen, dass die Analyse in einem angemessenen Zeitraum durchgeführt wird, besteht darin, das Meeting bereits zu Beginn des Projekts zu planen. Durch die Einbindung der Nachbesprechung in Ihren Workflow wird sichergestellt, dass dieser Schritt erst gar nicht in Vergessenheit gerät.

Im Allgemeinen ist der beste Zeitpunkt für eine Nachbesprechung ein paar Tage nach Abschluss des Projekts. Dies gibt Ihrem Team eine kleine Pause nach dem Projekt, um in Ruhe zu reflektieren, bevor eine gemeinsame Retrospektive stattfindet.

2. Versenden Sie vor der Besprechung einen Fragebogen

In der Zeit zwischen dem Ende des Projekts und der Projektnachbesprechung ist es hilfreich, einen Fragebogen an Ihr Team zu senden, um erste Eindrücke über die Meinung Ihres Teams zum Projekt zu erhalten. Wenn mehrere Teammitglieder dasselbe Problem erwähnen, sollten Sie dieses Thema zu einem zentralen Diskussionspunkt machen. 

Beispielfragen vor der Besprechung:

• Was sind drei Dinge, die bei diesem Projekt gut gelaufen sind?

• Welche drei Dinge sind bei diesem Projekt nicht gut gelaufen?

• Haben Sie Vorschläge, wie wir das nächste Projekt besser durchführen können?

Nachdem Sie diese Diskussionspunkte ermittelt haben, erstellen Sie als Nächstes Ihre Tagesordnung und senden sie vor der Besprechung an Ihr Team.

3. Teilen Sie die Tagesordnung der Nachbesprechung

Die gemeinsame Aufstellung einer Tagesordnung vor jedem Meeting, nicht nur vor einer Nachbesprechung, ist eine empfehlenswerte Vorgehensweise. Wenn das Team vor dem Meeting auf den neuesten Stand gebracht wird, kann es sich auf die wichtigsten Themen vorbereiten und seine Gedanken dazu sortieren.

Beispiel-Tagesordnung:

• Einführung (2,5 Minuten)

• Team-Shoutouts (5 Minuten)

• Was gut lief (5 Minuten)

• Was hätte besser laufen können (5 Minuten)

• Vorschläge für das nächste Projekt (5 Minuten)

• Abschluss (2,5 Minuten)

4. Bestimmen Sie einen festen Protokollanten und Moderator

Bestimmen Sie vor Beginn eines Meetings einen Protokollanten und einen Moderator. Im Idealfall sollten dies zwei verschiedene Teammitglieder sein, da beides gleichzeitig zu Verzögerungen des Gesprächs führen kann. Häufig übernimmt der Haupt-Projektleiter die Rolle des Diskussionsleiters, während jemand das Protokoll anfertigt. 

Wenn Sie das Meeting online abhalten, ist es ratsam, das Meeting aufzuzeichnen. So können die Teilnehmer im Nachhinein darauf zurückgreifen und Sie selbst haben eine Referenz, während Sie Ihre Meeting-Notizen durchgehen.

5. Führen Sie das Post-Mortem-Meeting durch

Wenn Sie das Meeting selbst veranstalten, ist es wichtig, einige Grundregeln für den Ablauf festzulegen. Normalerweise leitet der Moderator das Gespräch, indem er die wichtigsten Punkte der Tagesordnung nacheinander abarbeitet. Doch was passiert, wenn das Gespräch ins Stocken gerät? 

Es ist die Aufgabe des Moderators, das Gespräch am Laufen zu halten und weitere Diskussionen über das Projekt anzuregen. Hier sind einige nützliche Fragen, die die Moderatoren den Teammitgliedern stellen können, um eine Diskussion anzuregen:

• Hatte jemand im Team Schwierigkeiten, die im Projektplan festgelegten Fristen einzuhalten? Falls ja, was waren die Gründe dafür?

• Glauben Sie, dass das Team über genügend Ressourcen verfügte, um das Projekt innerhalb der gesetzten Frist abzuschließen? Wenn nicht, welche anderen Ressourcen hätten wir bereitstellen können, um die Fristen erreichen zu können?

• Wenn Sie dieses Projekt jetzt noch einmal durchführen könnten, was würden Sie anders machen?

• Würden Sie wieder an einem solchen Projekt arbeiten wollen? Warum oder warum nicht?

• Würden Sie dieses Projekt als einen Erfolg betrachten? Warum oder warum nicht?

Offene Fragen wie diese können Ihnen helfen, Aspekte Ihres Projektprozesses zu erkennen, in die Sie während des Prozesses möglicherweise nicht unmittelbar eingebunden waren. Sie können diese Erkenntnisse Ihres Teams nutzen, um einen besseren Prozess für Ihr nächstes Projekt zu entwickeln.

6. Senden Sie eine Zusammenfassung des Meetings an die Teilnehmer

Schicken Sie nach der Projektnachbesprechung eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte an Ihr Team. Achten Sie darauf, dass Sie alle Aktionspunkte einbeziehen, die Sie während des Meetings identifiziert haben. Teilen Sie Ihrem Team erste Überlegungen dazu mit, was sie für das nächste Projekt, an dem sie arbeiten, erwarten können.

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Projektmanagement-Kompetenzen

Eine Nachbesprechung im Projektmanagement dient nicht nur dazu, aus der Vergangenheit zu lernen, sondern sich auch effektiv auf ein erfolgreiches Folgeprojekt vorbereiten. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Projektmanagement-Kompetenzen wie die Erstellung eines Projektplans und die Durchführung eines Projekt-Kickoff-Meetings für Ihr nächstes Projekt zu schärfen. 

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