9 Tipps für bessere Besprechungsnotizen

Sarah Laoyan – FotoSarah Laoyan27. August 20217 Minuten Lesezeit
facebooktwitterlinkedin
Tipps für Besprechungsnotizen – Headerbild

Zusammenfassung

Das Anfertigen von guten Besprechungsnotizen gehört zu den wichtigen Projektmanagementfertigkeiten, die man besitzen sollte. Indem Sie den Beteiligten Ihres Meetings gute Besprechungsnotizen zur Verfügung stellen, bieten Sie ihnen Klarheit bezüglich wichtiger Diskussionen und getroffener Entscheidungen – selbst wenn sie nicht persönlich am Meeting teilnehmen können. In diesem Artikel besprechen wir verschiedene Techniken zum Anfertigen von Notizen, damit Sie effektive Besprechungsnotizen erstellen können.

Meetings sind ein zentraler Bestandteil von Projekten – in ihnen werden Entscheidungen getroffen und Teammitglieder treten miteinander in Verbindung. Auch wenn Meetings ein wichtiger Schritt für die Entscheidungsfällung sind, ist die Frage, wo Ideen letztendlich festgehalten werden. Wenn nicht klar ist, wer die Verantwortung für das Anfertigen von Notizen trägt, können Ideen und Aktionspunkte verloren gehen.

Die beste Möglichkeit, um zu garantieren, dass entscheidende Details und wichtige Kontextinformationen dokumentiert werden, besteht im Anfertigen von Besprechungsnotizen und Meetingprotokollen. Wir werden auf beide Arten von Dokumenten in diesem Artikel näher eingehen.

Was sind Besprechungsnotizen?

Besprechungsnotizen sind die zentralen Informationen, die Sie während eines Meetings notieren. Gute Besprechungsnotizen helfen Ihnen dabei, sich an die wichtigen Details und alle Aktionspunkte eines Meetings zu erinnern, die Sie oder Ihre Teammitglieder bis zum nächsten Meeting erledigen müssen.

Besprechungsnotizen haben weder eine festgelegte Struktur noch ein vorgegebenes Format, und die Techniken zum Anfertigen der Notizen können von persönlichen Vorlieben abhängig variieren. 

Was sind Meetingprotokolle?

Meetingprotokolle sind ein formelles Format zum Anfertigen von Notizen, die als offizielle Dokumente für Audits oder Gerichtsverhandlungen verwendet werden können. Meetingprotokolle haben eine festgelegte Struktur, was die enthaltenen Inhalte angeht. Zu diesen Anforderungen gehören:

  • Datum und Uhrzeit des Meetings, einschließlich des genauen Start- und Endzeitpunkts.

  • Namen der Meetingteilnehmer und der Personen, die zwar eingeladen waren, aber nicht teilnehmen konnten.

  • Während des Meetings besprochene Themen.

  • Zentrale Entscheidungen, die getroffen wurden, wie z. B. Wahlergebnisse, angenommene oder abgelehnte Anträge und Datum und Uhrzeit des nächsten Meetings.

  • Aktionspunkte für das nächste Meeting.

Ein anderer Name für Meetingprotokolle ist „Minuten-Dokumentation“. Dieser Begriff leitet sich vom lateinischen Ausdruck Minuta Scriptura ab, was soviel bedeutet wie „kleine Notizen“. Auch wenn es manchmal hilfreich sein kann, Minutenangaben in Echtzeit in Ihr Meetingprotokoll einzufügen, ist es nicht Sinn der Sache zu diktieren, was auf die Minute genau passiert.

Was ist besser – Besprechungsnotizen oder Meetingprotokolle?

Falls Sie ein Projektmanager sind, werden Sie wahrscheinlich regelmäßig Besprechungsnotizen verwenden. In Situationen wie Kick-off-Meetings für Projekte, Projektplänen oder ungezwungenen Einzelgesprächen sind Notizen völlig ausreichend.

Wenn Sie ein formelleres Meeting haben, das aufgenommen und dokumentiert werden muss, wie z. B. eine öffentliche Anhörung oder eine Firmentagung, sind Meetingprotokolle das angemessenere Format.

Warum Besprechungsnotizen?

Besprechungsnotizen können viele verschiedene Formen annehmen und die Anfertigung der Notizen bietet diverse Vorzüge, egal was die von Ihnen bevorzugte Methode ist. Hier nennen wir Ihnen einige Gründe, warum Besprechungsnotizen mehr Klarheit für Ihr Team schaffen können. 

Dokumentation von Entscheidungen

Während manche Menschen ein messerscharfes Gedächtnis haben, vergessen andere möglicherweise schnell die in einem Team-Meeting getroffenen Entscheidungen. Das Anfertigen von schriftlichen Aufzeichnungen ermöglicht es Teammitgliedern, auf Entscheidungen zu verweisen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gefällt wurden. Besprechungsnotizen können auch dabei helfen, Verantwortlichkeiten festzuhalten, und sind nützlich, um später in einem Projekt darauf Bezug zu nehmen.

Um zu gewährleisten, dass jeder im Team später dazu in der Lage ist, auf Notizen zu verweisen, können diese an einem festgelegten Ort als zentrale zuverlässige Informationsquelle verwahrt werden. Das Sammeln aller Besprechungsnotizen und -pläne am selben Ort kann dabei hilfreich sein, wichtigen Kontext für Diskussionen bereitzustellen, falls eine Person jemals nicht anwesend sein sollte und sich über den Fortschritt des Teams informieren möchte.

Asynchrone Teilnahme bieten

Im Fall, dass einige Teammitglieder dem Meeting nicht beiwohnen können, kann das Teilen von Besprechungsnotizen dabei helfen, sie wieder auf den neusten Stand zu bringen. Gleichzeitig haben sie so die Möglichkeit, die getroffenen Entscheidungen in ihrer eigenen Zeit nachzuvollziehen. Einige Teammitglieder können möglicherweise aufgrund von Terminüberschneidungen nicht teilnehmen, aber das Teilen der Besprechungsnotizen gibt ihnen die Option, am Entscheidungsprozess auf asynchrone Weise zu partizipieren.

Lesenswert: Asynchrone Kommunikation ist nicht das, wofür Sie es vielleicht halten

Besseres Erinnerungsvermögen

Der deutsche Psychologe Hermann Ebbinghaus führte einige seiner ersten Experimente zu Gedächtnis und Erinnerung im Jahr 1895 aus. In dieser Studie entwickelte er die Vergessenskurve, die anzeigt, wie Informationen im Laufe der Zeit schnell verloren gehen, wenn keine Bemühungen unternommen werden, sie zu speichern. 

Ein effektives Anfertigen von Notizen kann Ihnen dabei helfen, sich an Informationen schneller zu erinnern, da diese im Laufe der Zeit gespeichert werden. Je mehr Sie sich mit Notizen befassen – z. B. wenn Sie Besprechungsnotizen einen Tag später überfliegen –, desto wahrscheinlicher werden Sie sich an die in diesem Meeting gefällten Entscheidungen erinnern.

9 Tipps für effektive Besprechungsnotizen

Die Anfertigung besserer Besprechungsnotizen kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über umsetzbare Aufgaben und zentrale Ergebnisse zu behalten. Jede wichtige Diskussion wird in Ihren Besprechungsnotizen dokumentiert, so dass Sie und Ihr Team später auf diese Bezug nehmen können. Hier geben wir Ihnen einige Tipps an die Hand, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Methoden zur Notizenanfertigung effektiv sind.

1. Wählen Sie eine Methode zur Notizenanfertigung, die für Sie optimal ist

Es gibt viele verschiedene Methoden zum Anfertigen von Notizen und daher ist es wichtig, die für Sie am besten geeignete zu finden, abhängig von Ihrer Rolle und Ihrem persönlichen Lernstil. Einige der gängigsten Methoden zur Notizenanfertigung beinhalten:

  • Die Cornell-Methode: Gemäß der Cornell-Methode nehmen Ihre Notizen die Gestalt von zwei Spalten an: eine schmale Spalte auf der linken und eine breitere auf der rechten Seite. Die linke Spalte hebt die zentralen Ideen aus dem Meeting hervor, während die rechte Spalte die Einzelheiten zu diesen wichtigen Ideen gründlich untersucht. Die Diskussion wird auf natürliche Weise von einem Thema zum nächsten übergehen, weshalb Ihnen das Festhalten der zentralen Idee links und das Aufschlüsseln der einzelnen Details rechts dabei behilflich sein kann, gut organisiert zu bleiben.

  • Die Gliederungsmethode: Im Idealfall teilt Ihr Team den Besprechungsplan im Voraus miteinander. Falls das der Fall ist, können Sie diesen als Gliederung für Ihre Notizen verwenden. Listen Sie die zentralen Punkte gemäß der Gliederung des Besprechungsplans auf. Anschließend können Sie im Verlauf des Meetings Notizen unterhalb der einzelnen Punkte des Besprechungsplans machen. 

  • Die Quadranten-Methode: Unterteilen Sie Ihre Notizen in vier verschiedene Quadranten und beschriften Sie die Kästen wie folgt: Allgemeine Notizen, Aktionspunkte für mich, Aktionspunkte für andere Teammitglieder, Fragen. In dem Abschnitt für allgemeine Notizen notieren Sie alle zentralen Punkte und wichtigen Details aus dem Meeting. Der Rest der Quadranten ist für die jeweiligen Kategorien reserviert.

  • Die Folien-Methode: Falls es sich bei Ihrem Meeting um eine Präsentation handelt, fragen Sie den Moderator, ob die Folien im Voraus mit Ihnen geteilt werden könnten. Dann lassen sich jegliche Notizen einfach während der Präsentation an die passende Stelle in den Folien eintragen.

2. Verabschieden Sie sich vom Laptop – verwenden Sie Papier und Stift

Studien haben ergeben, dass das handschriftliche Anfertigen von Notizen besser dafür geeignet ist, sich langfristig an konzeptionelle Informationen zu erinnern. Wenn Sie Besprechungsnotizen anfertigen, werden Sie sich mit großer Wahrscheinlichkeit auf die zentralen Punkte des Meetings konzentrieren, da es quasi unmöglich ist, alles wörtlich mitzuschreiben. Der Verzicht auf Ihren Laptop wird außerdem dabei helfen, Sie vom Multitasking während des Meetings abzuhalten.

3. Schreiben Sie nicht alles wortwörtlich auf

Der Versuch, Besprechungsnotizen Wort für Wort schriftlich festzuhalten, ist sowohl Zeit- als auch Energieverschwendung. Ein Meeting besteht aus einer umfassenden Diskussion – aber nicht jeder Teil der Diskussion ist für die Personen notwendig, die die Besprechungsnotizen später lesen. Notieren Sie die zentralen Diskussionspunkte, die Ergebnisse dieser Diskussion und sämtliche daraus folgenden Schritte, damit Sie sich auf die wirklich notwendige Arbeit konzentrieren können. 

Wenn Sie handschriftliche Notizen anfertigen, verwenden Sie Kurzschrift, Akronyme oder Abkürzungen, um gängige Phrasen oder Ideen schnell niederzuschreiben. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie im Voraus eine Legende oder eine Zeichenerklärung anfertigen, damit Sie im Nachhinein wissen, was Ihre Abkürzungen bedeuten.

4. Nutzen Sie eine Vorlage zur Notizenanfertigung

Egal, ob Sie eine Vorlage für Besprechungsnotizen oder Meetingprotokolle verwenden: Die Nutzung einer vorgefertigten Vorlage kann dabei behilflich sein, die Anfertigung Ihrer Notizen zu beschleunigen, da Ihnen die Vorbereitung und das Formatieren erspart bleiben. Unabhängig davon, wer die Notizen anfertigt, werden all Ihre Besprechungsnotizen einer konsistenten Struktur folgen und jeder im Team wird wissen, welche Informationen zu erwarten sind.

5. Weisen Sie einem Teilnehmer des Meetings die Rolle des Schriftführers zu

Wenn Sie ein Meeting leiten, kann es eine große Herausforderung darstellen, gleichzeitig Notizen anzufertigen und die Diskussion zwischen Ihren Teammitgliedern zu unterstützen. Falls Sie also ein wichtiges Meeting abhalten, sollten Sie ein Teammitglied darum bitten, für Sie Notizen zu machen. Wenn es sich um ein regelmäßig stattfindendes Meeting handelt, sollten sich die Teammitglieder in der Rolle des Schriftführers abwechseln, damit jeder die Möglichkeit hat, sich an der Diskussion zu beteiligen.

6. Erstellen Sie Transkripte der Diskussionen – mit Aufnahmesoftware 

Da viele Teams ortsunabhängig zusammenarbeiten, kann es manchmal einfacher sein, eine Videoaufnahme zu erstellen und zu teilen, anstelle der Anfertigung von Besprechungsnotizen. Nutzen Sie Integrationen wie die Asana-Integration für Zoom, um die Diskussion zu transkribieren, damit Teammitglieder sie später nachlesen können. Indem Sie ein Transkript des Meetings lesen, können Sie ganz einfach auf einen Blick die allgemeinen Teile der Diskussion von den zentralen Themen und Aktionspunkten abgrenzen.

Vor der Aufnahme ist es wichtig, dass Sie alle Teilnehmer an der Konferenzschaltung darauf hinweisen, dass sie aufgenommen werden und wofür diese Aufnahme verwendet wird. Stellen Sie bitte sicher, dass Sie sowohl die Aufnahme als auch das Transkript an einem zentralen Ort zur Verfügung stellen, so dass jeder im Team darauf Zugriff hat.

7. Heben Sie wichtige Ansprechpartner hervor

Falls jemand einen Punkt anspricht, der möglicherweise einer Nachbereitung zu einem späteren Zeitpunkt bedarf, stellen Sie bitte sicher, dass Sie den Namen der Person neben dem Punkt notieren. Auf diese Weise wissen Sie ganz genau, an wen Sie sich wenden müssen, falls Sie Fragen haben oder sich später mit der Person abstimmen müssen.

Diese Technik ist auch dann hilfreich, wenn sich zwei Beteiligte über ein Thema uneinig sind. Indem Sie beide Ansichten dokumentieren, können Sie diese Argumente als Grundlage für Ihre letztendliche Entscheidung nutzen. 

8. Nutzen Sie die Bildschirmfreigabe, damit alle Ihre Notizen sehen können

Falls Sie in einem geographisch verteilten Team oder ortsunabhängig arbeiten, nehmen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit an vielen Videokonferenzen teil. Die Verwendung der Bildschirmfreigabe während der Anfertigung von Notizen kann für Ihre Teammitglieder nützlich sein. Falls Sie etwas versäumen, kann Ihr Team einspringen und in Echtzeit Vorschläge für Notizpunkte machen.

9. Teilen Sie Ihre Besprechungsnotizen mit allen Teilnehmern

Die Nachbereitung eines Meetings ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich über die getroffenen Entscheidungen im Klaren sind. Falls jemand das Meeting verpasst hat, kann diese Person die Inhalte auf asynchrone Weise nachvollziehen, indem sie Ihre Besprechungsnotizen liest. Zusätzlich hat Ihr Team die Option, die Nachbereitungsnotizen um evtl. versäumte Punkte zu ergänzen.

Wenn Sie sich nach dem Meeting mit den Beteiligten in Verbindung setzen, sollten Sie dafür sorgen, dass das Dokument zugänglich ist und leicht mit ihnen geteilt werden kann. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihrem Team an der Erstellung eines Kommunikationsplans, damit jeder genau weiß, wo die Informationen gespeichert sind und wie auf diese zu einem späteren Zeitpunkt zugegriffen werden kann.

Lesenswert: Warum ein klarer Kommunikationsplan wichtiger ist, als Sie denken

Zentrale Erfassung von Besprechungsnotizen und Aktionspunkten

Die beste Möglichkeit, um Ihre Projekt- und Besprechungsnotizen zu organisieren, ist die Erstellung eines zentralen Arbeitsbereichs, in dem alle Fälligkeitsdaten und Aktionspunkte gespeichert sind. Ein Work Management Tool kann Ihren Teammitgliedern helfen, organisiert zu bleiben und sicherstellen, dass Ihre Meetings produktiv sind. Haben Sie Interesse daran, ein solches Tool zu testen? Führen Sie die Arbeit Ihres Teams an einem gemeinschaftlich genutzten Ort zusammen – mit Asana.

Projektmanagement mit Asana – jetzt ausprobieren

Verwandte Ressourcen

Artikel

A deep-dive into project management maturity models