Jour Fixe: Bedeutung, Ablauf & Regeln fürs Teammeeting

Im Berufsleben ist es wichtig, dass regelmäßig kommuniziert wird. Egal ob das jetzt innerhalb von Abteilungen oder im Projektmanagement abgehalten wird, ein fixer Termin, an dem über anstehende Dinge und Probleme gesprochen wird, trägt maßgeblich zum Erfolg bei. Eine weitere Bezeichnung für ein solches fixiertes, wiederkehrendes Meeting ist Jour fixe.

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, was ein Jour fixe ist, welche Vorteile dieses Meeting bringt und mit welchen Regeln und Tipps die Einführung perfekt abläuft. So bekommen Sie auch einen Eindruck darüber, ob diese Art von Meeting für Ihr Team oder Projekt geeignet ist.

Was sind Jour fixe Termine?

Ein Jour fixe ist ein regelmäßig wiederkehrender Termin mit einem festen Teilnehmerkreis, der immer am gleichen Tag oder zur gleichen Uhrzeit stattfindet. Der Begriff stammt aus dem Französischen und bedeutet wörtlich übersetzt „fester Tag".

Der Begriff wurde schon vor Jahrhunderten im Bürgertum verwendet: Haushalte einigten sich auf einen festen Tag im Monat, an dem Besucher ohne Einladung vorbeikommen konnten. Auch in Kunstkreisen war das Konzept bekannt, um regelmäßig Aufführungen zu besuchen.

Im Laufe der Zeit wurde der Begriff zunehmend im Berufsleben genutzt, vor allem in Unternehmen mit projektbasierter Arbeit. Nach diesem Prinzip trifft sich das Team regelmäßig, um den aktuellen Projektstatus, nächste Schritte und offene Probleme zu besprechen.

In welchem Abstand ein Jour fixe stattfindet, bleibt dem Team überlassen, täglich, wöchentlich oder monatlich. Entscheidend ist, dass der Termin verbindlich eingehalten wird und regelmäßig zur vereinbarten Zeit stattfindet.

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das Beispiel von Messe Düsseldorf. Dort werden Aufgaben über eine Jour-fixe-Agenda direkt gelöst, ohne dass dies detailliert mit dem Team besprochen werden muss. Die Umstellung von E-Mail-basierter Koordination auf strukturierte, wiederkehrende Meetingformate hat die Transparenz erhöht. Gleichzeitig wurde der Kommunikationsaufwand spürbar reduziert. Wenn Sie ähnliche Ergebnisse in Ihrem Team erzielen möchten, können Sie Asana kostenlos testen.

Warum heißt es Jour fixe?

Interessanterweise kommt zwar der Begriff Jour fixe aus dem Französischen, dieser wird jedoch in Frankreich nicht wirklich in diesem Zusammenhang verwendet. Es handelt sich hier um einen Scheingallizismus.

So werden Wörter bezeichnet, die zwar aus dem Französischen kommen, aber nur in Deutschland verwendet werden. In Frankreich wird viel eher der Begriff "réunion de travail régulière" verwendet. Im Englischen wiederum würde man ein Jour fixe als "Regular Meeting" bezeichnen.

Jour fixe vs. reguläres Meeting: was ist der Unterschied?

Ein Jour fixe ist nicht einfach nur ein weiterer Termin im Kalender. Der entscheidende Unterschied liegt im festen Rhythmus, im gleichbleibenden Teilnehmerkreis und in der Erwartung, dass offene Punkte von Termin zu Termin weitergeführt werden.

Ein reguläres Meeting ist dagegen oft einmalig oder anlassbezogen. Es wird einberufen, wenn ein bestimmtes Thema besprochen werden muss. Ein Jour fixe schafft dagegen einen wiederkehrenden Rahmen für Abstimmung, Entscheidungen und Nachverfolgung.

• Zeitpunkt: Ein Jour fixe findet in einem festen Takt statt, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich.

• Teilnehmerkreis: Meist nehmen dieselben Personen teil, damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.

• Themen: Besprochen werden laufende Punkte, offene Fragen, Abhängigkeiten und nächste Schritte.

• Ergebnis: Am Ende sollten Zuständigkeiten, Termine und offene Aufgaben klar sein.

Wenn Sie also eine dauerhafte Abstimmung für ein Projekt, ein Team oder einen festen Verantwortungsbereich brauchen, ist ein Jour fixe meist die passendere Form als ein spontan angesetztes Meeting.

Wann ist ein Jour fixe nützlich?

Ein Jour fixe eignet sich besonders für Situationen, in denen regelmäßige Abstimmung zwischen mehreren Beteiligten notwendig ist. Typische Anwendungsfälle sind:

• Projektarbeit: Alle Beteiligten arbeiten an unterschiedlichen Aufgaben, verfolgen aber ein gemeinsames Ziel.

• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Verschiedene Teams müssen sich regelmäßig über Abhängigkeiten und Fortschritte austauschen.

• Remote- und Hybridteams: Ohne gemeinsames Büro fehlen spontane Abstimmungen in der Pause.

In all diesen Fällen schafft der feste Termin einen verlässlichen Rahmen: Alle sprechen über ihren aktuellen Stand, identifizieren Hindernisse und klären nächste Schritte gemeinsam.

Besonders für international verteilte Teams ist ein strukturierter Jour fixe unverzichtbar. Das zeigt das Beispiel von Awin, einem Unternehmen, das in 15 Ländern tätig ist. Dort wurden zeitaufwendige Abstimmungsrunden durch wiederkehrende Aufgaben und zentrale Statusverfolgung in Asana ersetzt. Meeting-Protokolle entfallen komplett, weil den jeweiligen Mitarbeitern ihre To-Do's bereits während des Meetings in Asana zugewiesen werden. Diese effiziente Meetingstruktur war eine der Grundlagen dafür, dass Awin die Viertagewoche einführen konnte. Wenn auch Ihr Team von klareren Abstimmungsprozessen profitieren soll, können Sie Asana jetzt kostenlos ausprobieren.

Die wichtigsten Regeln für ein Jour fixe!

Ein Jour fixe ist im Grunde ein normales Meeting, das regelmäßig stattfindet. Trotzdem scheitern viele an der Umsetzung. Die folgenden Regeln helfen Ihnen, Ihr Jour fixe erfolgreich zu gestalten.

1. Bestimmen Sie die Teilnehmer

Wie die Jour fixe Bedeutung bereits erklärt, ist es ein Regeltermin für einen bestimmten, im Vorhinein festgelegten Personenkreis. Genau diesen Punkt sollten Sie sorgfältig herangehen und planen.

Dafür können Sie sich vorab Gedanken machen, welches Ziel verfolgt werden soll und wer an diesem Ziel bzw. dem Projekt überhaupt beteiligt ist. Für wen sind die Inhalte, die in dem Meeting besprochen werden, überhaupt relevant und wer kann überhaupt nützliche Informationen beisteuern? Je klarer Sie als Projektleiter den Personenkreis definieren, desto erfolgreicher wird das Jour fixe.

2. Sorgen Sie für Pünktlichkeit und Regelmäßigkeit

Ein regelmäßiges Meeting zu einem fixen Termin kann nur dann erfolgreich sein, wenn auch alle Personen aus dem oben definierten Kreis immer zu diesem Termin verfügbar sind.

Bestimmen Sie eine Person, die für die Terminkoordination verantwortlich ist und bei Bedarf Anpassungen mit allen Beteiligten abstimmt. Eine automatische Terminerinnerung hilft zusätzlich, damit der Termin im Arbeitsalltag nicht untergeht.

Was Sie auch im Vorhinein tun sollten, ist die Wahl des Termins genau zu überdenken. Wenn Sie etwa Teammitglieder haben, die ein Familienleben führen, sollte das Jour Fixe nicht bald in der Früh oder spät am Abend abgehalten werden. Sprechen Sie sich daher vorher mit allen Mitgliedern ab, bei welchem Termin diese realistisch gesehen immer Zeit haben.

3. Bestimmen Sie die Inhalte

Je nach Projektphase ändern sich die Themen, die im Jour fixe besprochen werden. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer vorab über die Tagesordnungspunkte informiert sind und sich kurz darauf vorbereiten können.

Was Sie also Koordinator also tun sollten:

1. Nehmen Sie sich ein paar Tage vorab Zeit, um die wichtigsten Punkte für die Tagesordnung aufzuschreiben.

2. Diese Punkte fassen Sie in der Agenda zusammen.

3. Das Dokument versenden Sie dann an alle Teilnehmer, damit diese auf dem aktuellen Stand sind.

4. Legen Sie die Regeln fest

Im Laufe der Vorbereitung für ein Jour fixe empfehlen wir, dass Sie gemeinsam mit dem Team die wichtigsten Regeln festlegen. Dies können die Antworten auf folgende Fragen sein:

• Wer leitet den Jour fixe?

• Wer koordiniert die Tagesordnungspunkte?

• Wer kann Ideen zu diesen Punkten einbringen?

• Wann werden offene Fragen abgearbeitet?

• Wie ist der Ablauf?

Je klarer für alle Beteiligten ist, wie der Termin abläuft, desto effizienter kann an den wichtigsten Punkten gearbeitet werden. Somit wird auch der Erfolg maßgeblich davon beeinflusst.

5. Legen Sie einen Ablauf fest

Ein geordneter Ablauf hilft, die Zeit effizient zu nutzen. Ein bewährtes Schema sieht so aus:

1. Einstieg: Kurzes Status-Update von jedem Teilnehmer zu aktuellen Aufgaben und nächsten Schritten.

2. Hauptteil: Besprechung der zentralen Tagesordnungspunkte, Strategie und Lösungen für aktuelle Probleme.

3. Abschluss: Positives Feedback oder Erfolge teilen, damit das Team motiviert aus dem Meeting geht.

Legen Sie vorab einen festen Zeitrahmen fest, idealerweise 30 bis 60 Minuten. Planen Sie für jedes Thema eine bestimmte Zeit ein, damit alle Punkte besprochen werden können und nicht ein einzelnes Thema das gesamte Meeting dominiert.

6. Schreiben Sie ein Jour fixe Protokoll

Nicht bei jedem Termin ist es möglich, dass alle Projektbeteiligten anwesend sind. Was ist, wenn jemand krank ist? Oder wenn jemand einen wichtigen Termin mit einem Kunden hat? Egal aus welchen Gründen auch immer manche Mitglieder abwesend sind, ein Protokoll kann hilfreich sein, damit diese auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Hierbei werden vom Protokollanten die wichtigsten Besprechungen, Diskussionen und Ergebnisse aufgeschrieben mit den neuen Aufgaben, die in dem Meeting zugewiesen wurden. Mehr darüber, wie Sie ein Protokoll schreiben können, finden Sie bei dem Link.

Die Vor- und Nachteile eines Jour fixe

Ein Jour fixe bietet Ihnen und Ihrem Team viele Vorteile, wie etwa:

• Mehr Effizienz: Ein regelmäßiges Treffen kann den Teilnehmern in erster Linie dabei helfen, über den Projektfortschritt informiert zu sein und sich gegenseitiges Feedback zu geben.

• Besseres Zeitmanagement: In unserem Bericht zur Anatomie der Arbeit haben wir festgestellt, dass ein Großteil der Arbeitszeit mit busywork verschwendet wird. Der Jour fixe ist eine ideale Möglichkeit, die Anzahl individueller Meetings zu verringern und den Teammitgliedern mehr Zeit für die eigentliche Arbeit zu geben.

• Mehr Motivation: Ein Jour fixe ist meist so geplant, dass dieser am Schluss mit etwa Positivem enden sollte. Immerhin geht es nicht um Schuldzuschreibungen, sondern daran, produktiv an dem Projekt bzw. Problemen zu arbeiten. Ein gutes Meeting kann die Motivation der Teilnehmer wesentlich beeinflussen.

• Regelmäßigkeit: Im Gegensatz zu normalen Meetings findet ein Jour fixe regelmäßig statt. Diese Regelmäßigkeit hilft den Teammitglieder, denn sie wissen dadurch, wann sie ihre Probleme und Anliegen mit dem Rest der Gruppe besprechen können.

Wie wirkungsvoll ein gut strukturierter Jour fixe sein kann, zeigt das Beispiel von Borussia Mönchengladbach. Das Marketingteam des Bundesligisten sparte durch den Wechsel von fragmentierten Tools zu einer zentralen Plattform mehr als 20 Stunden pro Teammitglied und Monat ein. Diese Zeit wurde zuvor in Statusmeetings und manuelle Abstimmungen investiert. Das Ergebnis war bemerkenswert: Das Team konnte 50 % mehr Marketingkampagnen starten. Wenn Sie ähnliche Effizienzgewinne in Ihrem Team erzielen möchten, können Sie Asana jetzt kostenlos testen.

In vielen Fällen werden jedoch Fehler bei der Planung, Organisation und Durchführung eines Jour fixe Meetings gemacht. Auf die wichtigsten Punkte gehen wir auch hier noch kurz ein:

• Thema des Meetings ist nicht geklärt: Ein Jour fixe ist dazu da, wichtige Punkte für ein Projekt zu besprechen. Dabei ist es essenziell, nur auf all jene Punkte einzugehen, die wirklich wichtig sind. Was jedoch, wenn eine Woche einmal ruhiger verläuft und es eigentlich keiner Besprechung bedarf? In dem Fall sollte man das Meeting einmal auslassen, anstatt ein sinnloses Meeting ohne wirkliche Themen abzuhalten.

• Ablauf ist nicht klar definiert: Zudem sollte auch der zeitliche Plan bei einem Jour fixe stimmen. Es geht darum, dass sie als Team effizient an den einzelnen Punkten arbeiten und gemeinsam an Lösungen suchen. Bleiben Sie daher immer bei den wichtigsten Punkten und schweifen Sie nicht unnötigerweise ab. Dies kostet nur wertvolle Zeit.

Für virtuelle Meetings empfiehlt sich ein Tool zur Zusammenarbeit wie Asana, mit dem Sie Termine, Agenda und Protokoll zentral an einem Ort verwalten können.

Häufige Fehler beim Jour fixe und wie Sie diese vermeiden

Neben unklaren Themen und fehlendem Ablauf gibt es weitere Stolperfallen, die ein Jour fixe scheitern lassen:

• Zu viele Teilnehmer: Wenn zu viele Personen eingeladen werden, dauern Diskussionen länger und Entscheidungen werden unklar. Laden Sie nur die Personen ein, die Informationen beitragen oder Entscheidungen treffen müssen.

• Keine klare Moderation: Ohne Leitung springt die Runde schnell zwischen Themen hin und her. Bestimmen Sie deshalb vorab, wer durch den Termin führt und bei Abschweifungen wieder zum Punkt zurückholt.

• Keine festen Zuständigkeiten: Wenn nach dem Gespräch nicht klar ist, wer was bis wann übernimmt, bleibt der Termin ohne Wirkung. Halten Sie Aufgaben direkt fest und weisen Sie sie einer verantwortlichen Person zu.

• Keine Nachbereitung: Ein Jour fixe verliert an Wert, wenn Beschlüsse nach dem Termin nicht mehr sichtbar sind. Dokumentieren Sie Entscheidungen, offene Fragen und Fristen so, dass alle Beteiligten später darauf zugreifen können.

Prüfen Sie den Ablauf regelmäßig. Wenn Teilnehmerkreis, Takt oder Themen nicht mehr passen, sollten Sie das Format anpassen statt an Gewohnheiten festzuhalten.

Mit Asana Ihre Jour fixe Termine besser organisieren

Ein Jour fixe funktioniert am besten, wenn Besprechung und Umsetzung eng miteinander verbunden sind. Genau dabei hilft Ihnen Asana: Sie können Themen vorbereiten, Verantwortlichkeiten festhalten und offene Punkte nach dem Termin direkt weiterverfolgen.

• Legen Sie für den Jour fixe ein eigenes Projekt oder eine eigene Liste an.

• Sammeln Sie Tagesordnungspunkte vor dem Termin an einem zentralen Ort.

• Weisen Sie Aufgaben direkt während des Gesprächs verantwortlichen Personen zu.

• Hinterlegen Sie Fälligkeiten, damit nächste Schritte nicht verloren gehen.

• Nutzen Sie Kommentare oder Status-Updates, um Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

So wird aus einem wiederkehrenden Meeting kein isolierter Austausch, sondern ein klarer Arbeitsprozess, den Ihr Team von einem Termin zum nächsten fortführen kann. Wenn Sie bereit sind, Ihre Jour-fixe-Termine strukturierter zu planen und nachzuverfolgen, können Sie jetzt kostenlos loslegen.

Häufig gestellte Fragen zum Jour fixe

Warum schreibt man Jour fixe mit „e"?

Der Ausdruck stammt aus dem Französischen, wo das „e" zur korrekten Schreibweise von „fixe" gehört. Im Deutschen wurde diese Schreibweise übernommen.

Wie schreibt man einen Jour-fixe-Termin richtig?

Der Begriff allein wird „Jour fixe" geschrieben. In Kombination mit deutschen Hauptwörtern verwenden Sie Bindestriche: „Jour-fixe-Termin" oder „Jour-fixe-Protokoll".

Wie lange dauert ein Jour fixe?

In den meisten Teams sind 30 bis 60 Minuten ein guter Rahmen, abhängig von Themenzahl und Teilnehmergröße. Wichtig ist, dass der Zeitrahmen vorab feststeht.

Kann ein Jour fixe auch virtuell stattfinden?

Ja, gerade bei verteilten oder hybriden Teams ist ein virtueller Jour fixe oft die praktischste Lösung. Entscheidend ist, dass Agenda, Zuständigkeiten und Ergebnisse für alle klar zugänglich sind.

Wenn Sie Ihre Jour-fixe-Termine klarer planen und konsequent nachverfolgen möchten, können Sie mit Asana jetzt loslegen.