Jour Fixe: Die wichtigsten Regeln und Tipps im Überblick!

Im Berufsleben ist es wichtig, dass regelmäßig kommuniziert wird. Egal ob das jetzt innerhalb von Abteilungen oder im Projektmanagement abgehalten wird, ein fixer Termin, an dem über anstehende Dinge und Probleme gesprochen wird, trägt maßgeblich zum Erfolg bei. Eine weitere Bezeichnung für ein solches fixiertes, wiederkehrendes Meeting ist Jour fixe.

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, was ein Jour fixe ist, welche Vorteile dieses Meeting bringt und mit welchen Regeln und Tipps die Einführung perfekt abläuft. So bekommen Sie auch einen Eindruck darüber, ob diese Art von Meeting für Ihr Team oder Projekt geeignet ist.

Was sind Jour fixe Termine?

Das Wort Jour fixe selbst stammt aus dem Französischen und lässt sich auf deutsch als “fester Tag” übersetzen. Die Jour fixe Bedeutung ist sehr einfach geklärt: Es ist demnach nichts anderes als ein regelmäßig wiederkehrender Termin von einem bestimmten Personenkreis, der zu einem fixen Tag oder zu einem fixen Zeitpunkt abgehalten wird.

Der Begriff wurde schon vor einigen Jahrhunderten verwendet, beispielsweise im Bürgertum. Haushalte, die gerne Besuch empfingen, einigten sich hier auf einen Tag im Monat, an dem man andere Leute besuchen konnte, ohne zuvor eingeladen worden zu sein. Auch in den Kunstkreisen war das Konzept bekannt, da man sich so regelmäßig an Aufführungen von Künstlern erfreuen konnte.

Im Laufe der Zeit jedoch wurde der Begriff mehr und mehr im Berufsleben angewendet. Vor allem in Unternehmen, die viel an Projekten bzw. innerhalb von Projektteams arbeiten, wurde das Jour fixe angewendet. Nach dem Prinzip hält man also regelmäßig ein Meeting, bei dem der aktuelle Projektstatus, die nächsten Schritte und aktuelle Probleme besprochen werden.

In welchem Abstand man einen Jour fixe vereinbart, bleibt einem ganz selbst überlassen. Je nach Projekt kann dies einmal am Tag zu einer gewissen Uhrzeit oder einmal an einem bestimmten Wochentag oder Monatstag sein.. Es bleibt jedem Team gleich überlassen, den Termin zu bestimmen. Wichtig ist jedoch, dass der Termin ernst genommen wird und dieser auch regelmäßig zu der ausgemachten Zeit stattfindet.

Warum heißt es Jour fixe?

Interessanterweise kommt zwar der Begriff Jour fixe aus dem Französischen, dieser wird jedoch in Frankreich nicht wirklich in diesem Zusammenhang verwendet. Es handelt sich hier um einen Scheingallizismus.

So werden Wörter bezeichnet, die zwar aus dem Französischen kommen, aber nur in Deutschland verwendet werden. In Frankreich wird viel eher der Begriff “réunion de travail régulière” verwendet. Im Englischen wiederum würde man ein Jour Fixe als “regular meeting” bezeichnen.

Wann ist ein Jour fixe nützlich?

Wie bereits angesprochen ist ein Jour fixe gerade zu Projekten nützlich, bei denen es wichtig ist, eine regelmäßige Kommunikation zu wichtigen Themen aufrecht zu erhalten. Im Projektmanagement gibt es viele Beteiligte, die zwar an verschiedenen Dingen arbeiten, jedoch alle das übergeordnete Ziel im Kopf haben und dieses gemeinsam erreichen sollen.

Genau hier ist ein fester Termin nützlich, denn so können alle Beteiligten über ihren aktuellen Status-quo sprechen, an welchen Dingen sie arbeiten und welche möglichen Probleme gerade auftreten. So kann einerseits festgestellt werden, ob die Arbeit mit dem übergeordneten Ziel des Projekts einher geht und andererseits kann auch an den Lösungen gearbeitet werden.

Der Jour fixe ist insbesondere auch bei Remote Teams nützlich. Diese arbeiten nämlich meist nicht im gleichen Büro sondern im Homeoffice, kleine Besprechungen und Status-Updates in den Pausen sind daher kaum möglich. Auch bei virtuellen Teams kann ein regelmäßiges Meeting hilfreich sein, denn so ist man genauer im Bilde darüber, woran die anderen Teammitglieder arbeiten und wo man sich gegenseitig unterstützen könnte.

Die wichtigsten Regeln für ein Jour fixe!

Im Grunde genommen ist ein Jour fixe sehr einfach zu verstehen. Es ist schließlich ein normales Meeting, welches regelmäßig stattfindet. Trotzdem hat sich gezeigt, dass nicht jedes fixe Meeting auch erfolgreich durchgeführt wird. Deshalb stellen wir Ihnen in den folgenden Absätzen einige Regeln für ein Jour fixe Meeting vor.

1: Bestimmen Sie die Teilnehmer

Wie die Jour fixe Bedeutung bereits erklärt, ist es ein Regeltermin für einen bestimmten, im Vorhinein festgelegten Personenkreis. Genau diesen Punkt sollten Sie sorgfältig herangehen und planen.

Dafür können Sie sich vorab Gedanken machen, welches Ziel verfolgt werden soll und wer an diesem Ziel bzw. dem Projekt überhaupt beteiligt ist. Für wen sind die Inhalte, die in dem Meeting besprochen werden, überhaupt relevant und wer kann überhaupt nützliche Informationen beisteuern? Je klarer Sie als Projektleiter den Personenkreis definieren, desto erfolgreicher wird das Jour fixe.

2. Sorgen Sie für Pünktlichkeit und Regelmäßigkeit

Ein regelmäßiges Meeting zu einem fixen Termin kann nur dann erfolgreich sein, wenn auch alle Personen aus dem oben definierten Kreis immer zu diesem Termin verfügbar sind. 

Dazu ist es zuallererst einmal wichtig, dass Sie für Pünktlichkeit sorgen. Dies können Sie schaffen, indem Sie einen Organisator bestimmen, die für die Terminkoordination verantwortlich ist. Diese steht idealerweise in enger Absprache mit den Teilnehmern und kann einen Termin eventuell anpassen, wenn es auch für alle Mitglieder passt. Aber auch eine Terminerinnerung zu verschicken kann sehr hilfreich sein, da man durch den Stress im Berufsalltag schnell einmal vergessen kann auf ein Meeting.

Was Sie auch im Vorhinein tun sollten, ist die Wahl des Termins genau zu überdenken. Wenn Sie etwa Teammitglieder haben, die ein Familienleben führen, sollte das Jour Fixe nicht bald in der Früh oder spät am Abend abgehalten werden. Sprechen Sie sich daher vorher mit allen Mitgliedern ab, bei welchem Termin diese realistisch gesehen immer Zeit haben.

3. Bestimmen Sie die Inhalte

Was gehört in ein Jour fixe? Welche Inhalte sollten besprochen werden? Nun, je nach Fortschritt des Projektes gibt es unterschiedliche Dinge und Vorhaben, die für das Meeting wichtig sind. Bei vielen Themen wäre es sehr sinnvoll, dass die Mitglieder über diese Tagesordnungspunkte Bescheid wissen und sich vorab schon einmal ein paar Gedanken dazu überlegen können. Natürlich ist es hierbei nicht wichtig, groß ins Detail zu gehen, ein grober Überblick reicht vollkommen aus.

Was Sie also Koordinator also tun sollten: 

1. Nehmen Sie sich ein paar Tage vorab Zeit, um die wichtigsten Punkte für die Tagesordnung aufzuschreiben.

2. Diese Punkte fassen Sie in der Agenda zusammen.

3. Das Dokument versenden Sie dann an alle Teilnehmer, damit diese auf dem aktuellen Stand sind.

4. Legen Sie die Regeln fest

Im Laufe der Vorbereitung für ein Jour fixe empfehlen wir, dass Sie gemeinsam mit dem Team die wichtigsten Regeln festlegen. Dies können die Antworten auf folgende Fragen sein:

• Wer leitet den Jour fixe?

• Wer koordiniert die Tagesordnungspunkte?

• Wer kann Ideen zu diesen Punkten einbringen?

• Wann werden offene Fragen abgearbeitet?

• Wie ist der Ablauf?

Je klarer für alle Beteiligten ist, wie der Termin abläuft, desto effizienter kann an den wichtigsten Punkten gearbeitet werden. Somit wird auch der Erfolg maßgeblich davon beeinflusst.

5. Legen Sie einen Ablauf fest

Wie bereits im vorherigen Punkt angesprochen ist ein geordneter Ablauf wirklich wichtig. Hier kann es empfehlenswert sein, wenn Sie mit den leichteren Themen beginnen. Dies kann ein kurzes Status-Update von jedem Teilnehmer sein, an welchen Projekten diese gerade arbeiten und welche To-Dos für die nächste Zeit anstehen.

Danach kommen die etwas schwierigeren bzw. komplexeren Themen. Dies sind dann die wirklichen Tagesordnungspunkte, an denen an der Strategie oder an Lösungen für aktuelle Probleme gearbeitet wird. Zum Schluss sollte man das Jour fixe noch einmal mit einem positiven Thema, beispielsweise einem guten Feedback, beenden, damit das Team mit guter Stimmung und hoher Motivation das Jour fixe verlässt.

Beim Ablauf ist es auch wichtig, dass Sie den Zeitrahmen für das Meeting keinesfalls offen lassen. Wie auch bei anderen Arten von Meetings ist es wichtig, dass Sie einen realistischen Zeitrahmen definieren, der auch nicht zu lange sein sollte. Idealerweise kann man innerhalb einer Stunde oder bei manchen Projekten auch in kürzerer Zeit die wichtigsten Punkte besprechen und diskutieren. 

Planen Sie deshalb auch eine gewisse Zeit an Minuten pro Thema zusammen, damit alle Punkte angesprochen werden können. Nicht, dass Sie bei dem gesamten Meeting nur eine Diskussion über den ersten Tagesordnungspunkt abhalten.

6. Schreiben Sie ein Jour fixe Protokoll

Nicht bei jedem Termin ist es möglich, dass alle Projektbeteiligten anwesend sind. Was ist, wenn jemand krank ist? Oder wenn jemand einen wichtigen Termin mit einem Kunden hat? Egal aus welchen Gründen auch immer manche Mitglieder abwesend sind, ein Protokoll kann hilfreich sein, damit diese auf dem aktuellen Stand gehalten werden.

Hierbei werden vom Protokollanten die wichtigsten Besprechungen, Diskussionen und Ergebnisse aufgeschrieben mit den neuen Aufgaben, die in dem Meeting zugewiesen wurden. Mehr darüber, wie Sie ein Protokoll schreiben können, finden Sie bei dem Link.

Die Vor- und Nachteile eines Jour fixe

Ein Jour fixe bietet Ihnen und Ihrem Team viele Vorteile, wie etwa:

• Mehr Effizienz: Ein regelmäßiges Treffen kann den Teilnehmern in erster Linie dabei helfen, über den Projektfortschritt informiert zu sein und sich gegenseitiges Feedback zu geben.

• Besseres Zeitmanagement: In unserem Bericht zur Anatomie der Arbeit haben wir festgestellt, dass ein Großteil der Arbeitszeit mit Arbeit rund um die Arbeit verschwendet wird. Der Jour fixe ist eine ideale Möglichkeit, die Anzahl individueller Meetings zu verringern und den Teammitgliedern mehr Zeit für die eigentliche Arbeit zu geben.

• Mehr Motivation: Ein Jour fixe ist meist so geplant, dass dieser am Schluss mit etwa Positivem enden sollte. Immerhin geht es nicht um Schuldzuschreibungen, sondern daran, produktiv an dem Projekt bzw. Problemen zu arbeiten. Ein gutes Meeting kann die Motivation der Teilnehmer wesentlich beeinflussen.

• Regelmäßigkeit: Im Gegensatz zu normalen Meetings findet ein Jour fixe regelmäßig statt. Diese Regelmäßigkeit hilft den Teammitglieder, denn sie wissen dadurch, wann sie ihre Probleme und Anliegen mit dem Rest der Gruppe besprechen können.

In vielen Fällen werden jedoch Fehler bei der Planung, Organisation und Durchführung eines Jour fixe Meetings gemacht. Auf die wichtigsten Punkte gehen wir auch hier noch kurz ein:

• Thema des Meetings ist nicht geklärt: Ein Jour fixe ist dazu da, wichtige Punkte für ein Projekt zu besprechen. Dabei ist es essenziell, nur auf all jene Punkte einzugehen, die wirklich wichtig sind. Was jedoch, wenn eine Woche einmal ruhiger verläuft und es eigentlich keiner Besprechung bedarf? In dem Fall sollte man das Meeting einmal auslassen, anstatt ein sinnloses Meeting ohne wirkliche Themen abzuhalten.

• Ablauf ist nicht klar definiert: Zudem sollte auch der zeitliche Plan bei einem Jour fixe stimmen. Es geht darum, dass sie als Team effizient an den einzelnen Punkten arbeiten und gemeinsam an Lösungen suchen. Bleiben Sie daher immer bei den wichtigsten Punkten und schweifen Sie nicht unnötigerweise ab. Dies kostet nur wertvolle Zeit.

Sie sehen also, ein Jour fixe sollte genau geplant sein, sowohl die Organisation als auch der Ablauf. Wenn dies geklärt ist, kann ein solcher fixer Termin sehr hilfreich sein. Wenn Sie übrigens virtuelle Meetings abhalten, sollten Sie auf ein richtiges virtuelles Tool zur Zusammenarbeit setzen, wie etwa Asana. Hier können Sie Termine eintragen für das regelmäßige Meeting und direkt auf der gleichen Plattform eine Agenda mit den Tagesordnungspunkten und nachfolgend das Protokoll erstellen.