Protokoll schreiben: Das müssen Sie beachten!

Das Protokoll: Es ist immer zu schreiben, bei jedem Meeting. Die meisten Angestellten haben jedoch keine Lust dazu, immer wieder während dem Meeting Notizen zu führen und danach ein Protokoll zu schreiben. Dabei ist das Protokoll schreiben ein ungemein wichtiger Teil des Meetings. Und mit den richtigen Tipps muss der Prozess auch gar nicht so langweilig und anstrengend sein.

Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über das Protokoll, welche Arten es gibt und mit welchen Tipps Sie ein einfaches und dennoch nützliches Protokoll schreiben können.

Was versteht man unter einem Protokoll?

Beginnen wir grundsätzlich einmal mit der Definition eines Protokolls. Ein Protokoll ist nichts anderes als ein schriftliches Dokument, welches die wichtigsten Punkte von einer Sitzung, einem Meeting oder eines Jour fixe festhält. So müssen sich die einzelnen Mitglieder nicht die Inhalt ständig merken, denn sie können das Dokument als Gedächtnisstütze nutzen und sich dieses immer wieder durchlesen.

Beim Protokoll schreiben wird meist aufgeschrieben, welche Aufgaben besprochen wurden, wie diese aufgeteilt wurden, welche Ergebnisse erzielt wurden, etc. Ein Protokoll schreiben kann auch sinnvoll sein für Mitarbeiter, die nicht an dem Meeting teilgenommen haben. Somit sind auch diese auf dem neuesten Stand.

Warum ist das Protokoll schreiben sinnvoll?

Es gibt viele Gründe, warum ein Protokoll schreiben sinnvoll ist. Dazu zählt:

1. Aufzeichnung von Meetings: An erster Stelle ist es einmal wichtig, alle wichtigen Informationen von einer Sitzung zu protokollieren. Damit erhält alles, was gesagt wurde, eine Verbindlichkeit. Wenn beispielsweise einem Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen wurde, dann ist diese für ihn verbindlich zu erledigen. Dies kann er auch nicht abstreiten, denn es wurde im Protokoll vermerkt.

2. Information für Abwesende: Wie bereits angesprochen kann ein Protokoll sehr hilfreich sein für all jene Personen, die nicht anwesend waren, etwa weil sie krank oder auch im Urlaub waren. Mit dem Protokoll können sie so die wichtigsten Punkte sehen, die in dem Meeting besprochen wurden. 

3. Information zur Auffrischung: Aber auch für Mitarbeiter, die bei dem Meeting anwesend waren, kann das Protokoll schreiben sinnvoll sein. Nehmen wir als Beispiel eine zweitägige Sitzung. Am ersten Tag werden Informationen mittels Brainstorming gesammelt, am zweiten Tag werden Entscheidungen gefällt. Hier ist es wichtig, die Informationen des ersten Tages mittels Protokoll festzuhalten. Bei der nächsten Sitzung haben die Beteiligten dann wieder alle Informationen frisch im Gedächtnis.

4. Gesetzliche Pflicht: Tatsächlich ist es in manchen Branchen so, dass man sogar zum Protokoll schreiben verpflichtet ist. Dies gilt beispielsweise für Anlageberater und Versicherungsvermittler. Ohne ein solches Protokoll darf kein Verkaufsgespräch abgeschlossen werden. Auch bei einem Betriebsrat besteht eine solche Pflicht.

Wie Sie sehen können, kann ein Protokoll schreiben sehr nützlich sein. Nicht nur intern sind diese Informationen nützlich, sondern auch gegenüber externen Personen kann eine Aufzeichnung wichtiger Sitzungen hilfreich sein.

Was für Arten von Protokollen gibt es?

Protokolle gibt es in vielen verschiedenen Arten und Formen. Grundsätzlich einmal unterscheidet man die Protokolle anhand von drei verschiedenen Merkmalen. Diese sind:

• Der Zeitpunkt der Mitschrift

• Der inhaltliche Fokus

• Das genutzte Medium

In den folgenden Absätzen werden wir kurz auf jeden einzelne Merkmal und damit die verschiedenen Arten an Protokollen eingehen.

1. Der Zeitpunkt der Mitschrift

Ein Protokoll wird im Berufsleben der Regel im Zusammenhang mit einem Meeting verfasst. Dabei gibt es drei verschiedene Zeitpunkt, zu denen man ein Protokoll schreiben kann: Davor, währenddessen oder danach.

Mit dem Vorausprotokoll bzw. der A-priori-Protokollierung werden die Regeln für ein Meeting oder eine Sitzung festgelegt. Dieses Dokument wird vor dem eigentliche Meeting verfasst. Meist findet diese Art Anwendung, wenn formale Verhaltensregeln notwendig sind.

Die häufigste Formen eines Protokolls ist die Jetzt-Protokollierung. Bei dieser wird während dem Anlass eine Niederschrift geführt, bei der die wichtigste Informationen korrekt wiedergegeben werden.

Wenn eine Mitschrift erst im Nachhinein aufgeschrieben wird, bezeichnet man dies als Gedächtnisprotokoll bzw. A-posteriori-Protokollierung. Diese Art von Protokoll ist beispielsweise bei Unfällen sehr wichtig, um das Geschehe schriftlich aufzuschreiben.

2. Der inhaltliche Fokus

Dieses Merkmal ist sehr wichtig, da es festlegt, welche Punkte im Protokoll schlussendlich niedergeschrieben werden. Dabei unterscheidet man zwischen dem Ergebnissprotokoll und dem Verlaufsprotokoll.

Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich kurz und knapp auf die Kernaussagen aus dem Meeting. Zu welchen Beschlüssen kam es? Welche Aufgaben wurdem wem übertragen? Was sind die nächsten Schritte?

Das Verlaufsprotokoll bzw. Gesprächsprotokoll hingegen ist ein wesentlich detaillierteres Dokument, bei dem zusätzlich zu den wichtigsten Ergebnissen und Beschlüssen Argumente, Gegenargumente und Diskussionen angeführt werden. So soll auch der Verlauf der Entscheidungsfindung nachvollziehbar sein.

Eine Sonderform ist hier das wörtliche Protokoll. Hierbei geht es darum, den Wortverlauf im besten Fall Wort für Wort aufzuschreiben. Ein solches Protokoll findet meist bei Gerichtsverhandlungen Anwendung, bei geschäftlichen Meetings wäre der Aufwand hier jedoch viel zu hoch.

3. Das genutzte Medium

Protokolle kann man über viele verschiedene Medien erstellen. Alleine schon bei der klassischen Mitschrift hat man mehrere Möglichkeiten beim Protokoll schreiben. Man kann entweder Stift und Papier nutzen oder ein digitales Tool. Bei der digitalen Variante etwa hat man den Vorteil, dass dieses nicht verloren gehen kann. Zudem kann man dieses direkt mit den wichtigsten Beteiligten teilen.

Mit einem Work-Management Tool wie Asana lässt sich beispielsweise das Meeting als Aufgabe erstellen, wobei hier direkt das Protokoll eingetragen werden kann. Leute, die also nicht an dem Meeting teilnehmen können, sind trotzdem in der Lage, direkt die aktuellen Mitschriften einzusehen.

Ansonsten gibt es auch noch verschiedene andere Medien, wie etwa Tonaufnahmen oder Videoaufzeichnungen. Man sollte sich hier allerdings immer fragen, welche Art der Aufzeichnung wirklich am sinnvollsten ist.

Wie schreibt man ein Protokoll?

Ein Protokoll schreiben ist im Grunde genommen gar nicht schwer. Wir werden Ihnen in den nächsten Absätzen zunächst einmal zeigen, wie ein Protokoll allgemein aufgebaut werden sollte. Anschließend bekommen Sie von uns noch wertvolle Tipps, wie Ihnen ein hochwertiges und nützliches Protokoll gelingt.

Der Aufbau eines Protokolls

Ein jedes Protokoll sollte eine durchdachte und übersichtliche Struktur aufweisen. So können alle Personen, die später das Protokoll durchlesen, einfacher die wichtigsten Informationen erkennen. An folgende Struktur sollten Sie sich daher beim Protokoll schreiben halten:

1. Der Kopfteil: Im Protokollkopf schreiben Sie den Ort und das Datum auf, sowie das Thema der Besprechung. Hier wäre es auch sinnvoll, die Namen der Beteiligten miteinzubeziehen und wer die Protokollführung übernimmt.

2. Der Hauptteil: Im Hauptteil gehen Sie auf alle besprochenen Themen ein. Dies ist gerade bei einem Verlaufsprotokoll wichtig. Achten Sie darauf, dass Sie jedem Thema einen Absatz widmen. Beinhalten Sie in diesem Absatz die wichtigsten Diskussionen und Argumente. 

3. Der Schlussteil: Am Ende des Protokolls fassen Sie die wichtigsten Entscheidungen mittels Stichpunkten zusammen, die in der Sitzung getroffen wurden. Dazu zählen etwa die nächsten Schritte, die zu erledigen sind, und die verschiedenen Aufgaben mit den jeweiligen Zuweisungen. Somit ist eine übersichtliche Dokumentation gewährleistet. Am Schluss folgt dann noch die Unterchrift des Protokollführers.

Auch ein Anhang kann zum Dokument hinzugefügt werden. Hier können Sie wichtige Handouts oder Grafiken einbauen.

Die 7 besten Tipps für ein erfolgreiches Protokoll!

Nehmen wir an, Sie sind mit dem Protokoll schreiben beauftragt worden. Das ist eine sehr wichtige Aufgabe mit viel Verantwortung. Beachten Sie als Protokollant die folgenden Tipps wird es Ihnen sicherlich gelingen, ein perfektes Protokoll zu schreiben.

1. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Inhalte: Es ist sicherlich nicht notwendig, jedes Wort mitzuschreiben, auch wenn Sie mit einem Verlaufsprotokoll beauftragt wurden. Es sollten vielmehr nur die Tagesordnungspunkte beinhaltet sein, die für das Verständnis des Gesamtbildes notwendig sind.

2. Fragen Sie bei Bedarf nach: Oftmals werden Sie so mit dem Schreiben beschäftigt sein, dass Sie einzelne Punkte überhören oder nicht richtig verstehen. Scheuen Sie sich nicht davor, kurz nachzufragen, ob man das Gesagt kurz wiederholen kann. Dies trägt der besseren Dokumentation bei.

3. Verwenden Sie Abkürzungen: Eine Gesprächsverlauf kann oft sehr schnell sein, das Schreiben dauert allerdings meist immer etwas länger. Mittels Abkürzungen können Sie schneller mitschreiben und im Nachhinein die Abkürzungen durch die echten Wörter ergänzen.

4. Zeichnen Sie das Meeting auf: In manchen Fällen kann es sogar hilfreich sein, das Meeting aufzuzeichnen. Damit kann man dieses in Ruhe nachbereiten. Ein Beispiele wäre eine internationale Sitzung, bei der man die Sprache entweder nicht zu 100% beherrscht bzw. manche Beteiligten mit Akzent sprechen.

5. Lassen Sie sich Platz im Dokument: Oftmals wird während eines Gesprächs noch einmal auf vorherige Themen eingegangen, die eigentlich schon abgeschlossen waren. Um hier irgendwelche komplizierten Verweise vermeiden zu können, wäre es sinnvoll im Vorhinein bereits ein paar Zeilen zwischen den Themen freizulassen.

6. Bereiten Sie das Dokument nach: Eine Nachbereitung unmittelbar nach dem Meeting ist wichtig, denn nur so kann das Protokoll schreiben richtig gelingen. Auch wenn Sie nicht gerne schreiben, haben Sie die Sitzung und die Entscheidungen noch frisch in Erinnerung. So können Sie das Protokoll ideal noch ergänzen oder ausbessern.

7. Achten Sie auf eine gute Formatierung: Ein Protokoll sollte übersichtlich und geordnet sein. So sollten Sie beispielsweise als Zeitform das Präsens wählen. Verwenden Sie zudem eher eine indirekte Rede als ein wörtliches Zitat.

Das Protokoll schreiben: Die wichtigsten Erkenntnisse!

Ein Protokoll zu schreiben muss weder schwierig noch mühselig sein. Auch wenn Sie ein Schreibmuffel sind, können Sie sich Ihre Aufgabe mit den oben genannten Tipps sicherlich leichter gestalten.

Halten Sie sich immer in Erinnerung, dass ein Protokoll in den meisten Fällen wirklich sinnvoll ist und zu einer vollständigen Dokumentation beiträgt. Gerade wenn Mitarbeiter nicht an einer Sitzung teilnehmen konnten, werden diese wirklich dankbar sein, wenn sie ein vollständiges und übersichtliches Protokoll haben, dass sie sich durchlesen können. Gerade in solchen Fällen wäre es deshalb ratsam, auf digitale Protokolle und Protokollvorlagen zurückzugreifen, die von überall aus zugegriffen werden können.