Protokoll: Arten, Aufbau & Tipps zum Schreiben | Asana

Das Protokoll: Es ist immer zu schreiben, bei jedem Meeting. Die meisten Angestellten haben jedoch keine Lust dazu, immer wieder während dem Meeting Notizen zu führen und danach ein Protokoll zu schreiben. Dabei ist das Protokoll schreiben ein ungemein wichtiger Teil des Meetings. Und mit den richtigen Tipps muss der Prozess auch gar nicht so langweilig und anstrengend sein.

Erfahrt in diesem Artikel mehr über das Protokoll, welche Arten es gibt und mit welchen Tipps ihr ein einfaches und dennoch nützliches Protokoll schreiben könnt.

Was versteht man unter einem Protokoll?

Ein Protokoll ist ein schriftliches Dokument, das die wichtigsten Punkte einer Sitzung, eines Meetings oder einer Tagung festhält. Es dient als verbindliche Gedächtnisstütze, damit sich Teilnehmende nicht alle Inhalte merken müssen.

Beim Protokoll schreiben wird meist aufgeschrieben, welche Aufgaben besprochen wurden, wie diese aufgeteilt wurden, welche Ergebnisse erzielt wurden, etc. Ein Protokoll schreiben kann auch sinnvoll sein für Mitarbeitende, die nicht an dem Meeting teilgenommen haben. Somit sind auch diese auf dem neuesten Stand.

Protokoll vs. Bericht: Was ist der Unterschied?

Ein Protokoll und ein Bericht erfüllen nicht denselben Zweck. Ein Protokoll hält fest, was in einer Besprechung beschlossen, besprochen oder verteilt wurde. Im Mittelpunkt stehen also Entscheidungen, klare Zuständigkeiten, offene Punkte und nächste Schritte.

Ein Bericht geht meist einen anderen Weg. Er ordnet Informationen ein, erklärt Hintergründe und beschreibt Entwicklungen ausführlicher. Während ein Protokoll knapp und nachvollziehbar sein sollte, darf ein Bericht stärker erklären und bewerten.

Für den Arbeitsalltag hilft eine einfache Unterscheidung: Wenn ihr nach einem Meeting verbindlich festhalten wollt, wer was bis wann erledigt, braucht ihr ein Protokoll. Wenn ihr einen Sachverhalt zusammenfassen oder einen Verlauf ausführlich darstellen möchtet, ist ein Bericht oft die passendere Form.

Warum ist das Protokoll schreiben sinnvoll?

Es gibt viele Gründe, warum ein Protokoll schreiben sinnvoll ist. Dazu zählt:

• Aufzeichnung von Meetings: An erster Stelle ist es einmal wichtig, alle wichtigen Informationen von einer Sitzung zu protokollieren. Damit erhält alles, was gesagt wurde, eine Verbindlichkeit. Wenn beispielsweise einer Person eine Aufgabe zugewiesen wurde, dann ist diese verbindlich zu erledigen. Dies kann sie auch nicht abstreiten, denn es wurde im Protokoll vermerkt.

• Information für Abwesende: Wie bereits angesprochen kann ein Protokoll sehr hilfreich sein für all jene Personen, die nicht anwesend waren, etwa weil sie krank oder auch im Urlaub waren. Mit dem Protokoll können sie so die wichtigsten Punkte sehen, die in dem Meeting besprochen wurden.

• Information zur Auffrischung: Aber auch für Mitarbeitende, die bei dem Meeting anwesend waren, kann das Protokoll schreiben sinnvoll sein. Nehmen wir als Beispiel eine zweitägige Sitzung. Am ersten Tag werden Informationen mittels Brainstorming gesammelt, am zweiten Tag werden Entscheidungen gefällt. Hier ist es wichtig, die Informationen des ersten Tages mittels Protokoll festzuhalten. Bei der nächsten Sitzung haben die Beteiligten dann wieder alle Informationen frisch im Gedächtnis.

• Gesetzliche Pflicht: Tatsächlich ist es in manchen Branchen so, dass man sogar zum Protokoll schreiben verpflichtet ist. Dies gilt beispielsweise für Anlageberater und Versicherungsvermittler. Ohne ein solches Protokoll darf kein Verkaufsgespräch abgeschlossen werden. Auch bei einem Betriebsrat besteht eine solche Pflicht.

Was für Arten von Protokollen gibt es?

Protokolle gibt es in verschiedenen Arten und Formen. Man unterscheidet sie anhand von drei Merkmalen:

• Der Zeitpunkt der Mitschrift

• Der inhaltliche Fokus

• Das genutzte Medium

In den folgenden Absätzen gehen wir kurz auf die verschiedenen Arten von Protokollen ein.

1. Der Zeitpunkt der Mitschrift

Ein Protokoll wird im Berufsleben in der Regel im Zusammenhang mit einem Meeting verfasst. Dabei gibt es drei verschiedene Zeitpunkte, zu denen man ein Protokoll schreiben kann: davor, währenddessen oder danach.

Mit dem Vorausprotokoll bzw. der A-priori-Protokollierung werden die Regeln für ein Meeting oder eine Sitzung festgelegt. Dieses Dokument wird vor dem eigentlichen Meeting verfasst. Meist findet diese Art Anwendung, wenn formale Verhaltensregeln notwendig sind.

Die häufigste Form eines Protokolls ist die Jetzt-Protokollierung. Bei dieser wird während des Anlasses eine Niederschrift geführt, bei der die wichtigsten Informationen korrekt wiedergegeben werden.

Wenn eine Mitschrift erst im Nachhinein aufgeschrieben wird, bezeichnet man dies als Gedächtnisprotokoll bzw. A-posteriori-Protokollierung. Diese Art von Protokoll ist beispielsweise bei Unfällen sehr wichtig, um das Geschehene schriftlich aufzuschreiben.

2. Der inhaltliche Fokus

Dieses Merkmal ist sehr wichtig, da es festlegt, welche Punkte im Protokoll schlussendlich niedergeschrieben werden. Dabei unterscheidet man zwischen dem Ergebnisprotokoll und dem Verlaufsprotokoll.

Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich kurz und knapp auf die Kernaussagen aus dem Meeting. Zu welchen Beschlüssen kam es? Welche Aufgaben wurden wem übertragen? Was sind die nächsten Schritte?

Das Verlaufsprotokoll bzw. Gesprächsprotokoll hingegen ist ein wesentlich detaillierteres Dokument, bei dem zusätzlich zu den wichtigsten Ergebnissen und Beschlüssen Argumente, Gegenargumente und Diskussionen angeführt werden. So soll auch der Verlauf der Entscheidungsfindung nachvollziehbar sein.

Das Seminarprotokoll ist eine Mischform des Ergebnis- und Verlaufsprotokolls. Diese Form des Protokolls kommt hauptsächlich an Universitäten und Schulen zum Einsatz. Eine teilnehmende Person der Sitzung protokolliert hier sowohl den Verlauf an sich, als auch die wichtigsten Ergebnisse. Dadurch können sich die anderen Teilnehmenden voll und ganz auf den Ablauf des Meetings konzentrieren.

Eine Sonderform ist hier das wörtliche Protokoll bzw. Wortprotokoll. Hierbei geht es darum, den Wortverlauf im besten Fall Wort für Wort aufzuschreiben. Ein solches Protokoll findet meist bei Gerichtsverhandlungen Anwendung, bei geschäftlichen Meetings wäre der Aufwand hier jedoch viel zu hoch.

3. Das genutzte Medium

Protokolle kann man über viele verschiedene Medien erstellen. Allein schon bei der klassischen Mitschrift hat man mehrere Möglichkeiten beim Protokoll schreiben. Man kann entweder Stift und Papier nutzen oder ein digitales Tool. Bei der digitalen Variante hat man etwa den Vorteil, dass diese nicht verloren gehen kann. Zudem kann man sie direkt mit den wichtigsten Beteiligten teilen.

Mit einem Work Management Tool wie Asana lässt sich beispielsweise das Meeting als Aufgabe erstellen, wobei hier direkt das Protokoll eingetragen werden kann. Leute, die also nicht an dem Meeting teilnehmen können, sind trotzdem in der Lage, direkt die aktuellen Mitschriften einzusehen.

Ansonsten gibt es auch noch verschiedene andere Medien, wie etwa Tonaufnahmen oder Videoaufzeichnungen. Man sollte sich hier allerdings immer fragen, welche Art der Aufzeichnung wirklich am sinnvollsten ist.

Die richtige Vorbereitung für das Protokoll

Ein gutes Protokoll beginnt nicht erst mit dem ersten Satz im Meeting. Wer sich vorab vorbereitet, kann während der Besprechung gezielter mitschreiben und verliert wichtige Punkte nicht aus dem Blick.

Klärt deshalb vor dem Termin, welches Ziel das Meeting hat, welche Tagesordnungspunkte im Meeting behandelt werden und wer teilnimmt. Ebenso hilfreich ist es, schon vorab festzulegen, ob eher ein Ergebnisprotokoll oder ein ausführlicheres Verlaufsprotokoll gebraucht wird.

• eine einfache Vorlage mit Datum, Thema, Teilnehmenden und Tagesordnung vorbereiten

• für Beschlüsse, Aufgaben und Fristen eigene Notizbereiche anlegen

• Namen und Rollen der Beteiligten vorab prüfen

• offene Fragen oder Entscheidungspunkte schon vor dem Meeting markieren

So habt ihr im Termin mehr Ruhe für das Wesentliche: Entscheidungen sauber festzuhalten und Aufgaben eindeutig zuzuordnen.

Wie schreibt man ein Protokoll?

Ein Protokoll zu schreiben ist nicht schwer, wenn ihr einer klaren Struktur folgt. Im Folgenden zeigen wir euch den typischen Aufbau eines Protokolls.

Der Aufbau eines Protokolls

Jedes Protokoll sollte eine durchdachte und übersichtliche Struktur aufweisen. So können alle Personen, die später das Protokoll durchlesen, einfacher die wichtigsten Informationen erkennen. An folgende Struktur solltet ihr euch daher beim Protokoll schreiben halten:

• Der Kopfteil: Im Protokollkopf schreibt ihr den Ort und das Datum auf, sowie das Thema der Besprechung. Hier wäre es auch sinnvoll, die Namen der Beteiligten miteinzubeziehen und festzuhalten, wer die Protokollführung übernimmt.

• Tagesordnungspunkte: Wenn es einen klaren Ablaufplan gibt, macht es Sinn, diesen als Übersicht zu Beginn des Protokolls anzuführen. Damit ist für alle Lesenden klar, welche Themen besprochen wurden.

• Der Hauptteil: Im Hauptteil geht ihr Schritt für Schritt auf alle besprochenen Themen ein. Dies ist gerade bei einem Verlaufsprotokoll wichtig. Achtet darauf, dass ihr jedem Thema einen Absatz widmet. Haltet in diesem Absatz die wichtigsten Diskussionen und Argumente fest.

• Ergebnisse und Aufgaben: Am Ende des Protokolls fasst ihr die wichtigsten Entscheidungen mittels Stichpunkten zusammen, die in der Sitzung getroffen wurden. Dazu zählen etwa die nächsten Schritte, die zu erledigen sind, und die verschiedenen Aufgaben mit den jeweiligen Zuweisungen. Somit ist eine übersichtliche Dokumentation gewährleistet.

• Unterschrift: Am Schluss folgt dann noch die Unterschrift der protokollführenden Person. Zusätzlich macht es auch Sinn, wenn die Sitzungsleitung bzw. die Meetingleitung ebenfalls unterschreibt.

• Anlagen: Zu guter Letzt könnt ihr dem Protokoll noch wichtige Anlagen hinzufügen. Wenn ihr beispielsweise Handouts während der Besprechung verteilt habt, könnt ihr eine Kopie davon anfügen.

Auch ein Anhang kann zum Dokument hinzugefügt werden. Hier könnt ihr wichtige Handouts oder Grafiken einbauen.

Sprache und Zeitform im Protokoll

Ein Protokoll wirkt am überzeugendsten, wenn es klar, sachlich und einheitlich formuliert ist. Wer das Dokument später liest, sollte auf einen Blick erkennen, was entschieden wurde und was noch offen ist.

In der Praxis wird ein Protokoll meist im Präsens geschrieben. Wichtig ist vor allem, dass ihr innerhalb des Dokuments bei einer Zeitform bleibt. Persönliche Wertungen, Umgangssprache oder unklare Formulierungen solltet ihr vermeiden.

• kurze und eindeutige Sätze verwenden

• Beschlüsse, Aufgaben und Fristen konkret benennen

• indirekte Rede nutzen, wenn Aussagen wiedergegeben werden

• wörtliche Zitate nur einsetzen, wenn sie wirklich nötig sind

• Begriffe im ganzen Dokument einheitlich verwenden

Je sachlicher die Sprache, desto leichter lässt sich das Protokoll später nachvollziehen und weiterverwenden.

Die 7 besten Tipps für ein erfolgreiches Protokoll!

Nehmen wir an, ihr seid mit dem Protokoll schreiben beauftragt worden. Das ist eine sehr wichtige Aufgabe mit viel Verantwortung. Beachtet ihr als protokollführende Person die folgenden Tipps, wird es euch sicherlich gelingen, ein gutes Protokoll zu schreiben.

• Konzentriert euch auf die wichtigsten Inhalte: Es ist sicherlich nicht notwendig, jedes Wort mitzuschreiben, auch wenn ihr mit einem Verlaufsprotokoll beauftragt wurdet. Es sollten vielmehr nur die Tagesordnungspunkte beinhaltet sein, die für das Verständnis des Gesamtbildes notwendig sind.

• Fragt bei Bedarf nach: Oftmals werdet ihr so mit dem Schreiben beschäftigt sein, dass ihr einzelne Punkte überhört oder nicht richtig versteht. Scheut euch nicht davor, kurz nachzufragen, ob man das Gesagte kurz wiederholen kann. Dies trägt zu einer besseren Dokumentation bei.

• Verwendet Abkürzungen: Ein Gesprächsverlauf kann oft sehr schnell sein, das Schreiben dauert allerdings meist immer etwas länger. Mittels Abkürzungen könnt ihr schneller mitschreiben und im Nachhinein die Abkürzungen durch die echten Wörter ergänzen.

• Zeichnet das Meeting auf: In manchen Fällen kann es sogar hilfreich sein, das Meeting aufzuzeichnen. Damit kann man dieses in Ruhe nachbereiten. Ein Beispiel wäre eine internationale Sitzung, bei der man die Sprache entweder nicht zu 100% beherrscht bzw. manche Beteiligten mit Akzent sprechen.

• Lasst genügend Platz im Dokument übrig: Oftmals wird während eines Gespräch noch einmal auf vorherige Themen eingegangen, die eigentlich schon abgeschlossen waren. Um hier komplizierte Verweise zu vermeiden, wäre es sinnvoll, im Vorhinein bereits ein paar Zeilen zwischen den Themen freizulassen.

• Bereitet das Dokument nach: Eine Nachbereitung unmittelbar nach dem Meeting ist wichtig, denn nur so kann das Protokoll schreiben richtig gelingen. Auch wenn ihr nicht gerne schreibt, habt ihr die Sitzung und die Entscheidungen noch frisch in Erinnerung. So könnt ihr das Protokoll ideal noch ergänzen oder ausbessern.

• Achtet auf eine gute Formatierung: Ein Protokoll sollte übersichtlich und geordnet sein. So solltet ihr beispielsweise als Zeitform das Präsens wählen. Verwendet zudem eher eine indirekte Rede als ein wörtliches Zitat.

Häufige Fehler beim Protokoll schreiben vermeiden

Auch mit einer guten Vorlage kann ein Protokoll an Wirkung verlieren, wenn zentrale Angaben fehlen oder Inhalte unklar bleiben. Gerade im Arbeitsalltag führen kleine Fehler schnell zu Missverständnissen.

• zu viele Details aufnehmen und dadurch die Kernaussagen verwässern

• Aufgaben notieren, aber keine verantwortliche Person nennen

• Fristen oder nächste Schritte nicht eindeutig festhalten

• Meinungen und Fakten miteinander vermischen

• das Protokoll erst lange nach dem Meeting fertigstellen

• eine uneinheitliche Struktur oder wechselnde Begriffe verwenden

Wenn ihr diese Fehler vermeidet, wird aus einer Mitschrift ein Dokument, mit dem euer Team wirklich weiterarbeiten kann.

Protokolle digital erstellen: Tools und Vorlagen

Digitale Protokolle sind besonders hilfreich, wenn mehrere Teams zusammenarbeiten oder wenn Entscheidungen direkt weiterverfolgt werden sollen. Statt Notizen später zu übertragen, lassen sich Besprechungspunkte, Aufgaben und Rückfragen an einem Ort sammeln.

Ein zentrales Tool hilft euch dabei, Protokolle nicht nur zu speichern, sondern sie direkt mit der laufenden Arbeit zu verbinden. So können Notizen aus einem Meeting unmittelbar in Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine übergehen.

Ein Beispiel dafür liefert Zoom: Vor der Einführung von Asana waren Informationen über verschiedene Systeme verteilt, was die Zusammenarbeit zwischen technischen und nicht-technischen Teams erschwerte. Mit Asana als zentraler Informationsquelle kann das Team Besprechungsnotizen jetzt direkt in Aufgaben festhalten.

Vorlagen haben die Projektplanung von einer Stunde auf 15–20 Minuten verkürzt. Insgesamt konnte Zoom durch Automatisierung und Standardisierung eine Zeiteinsparung von 133 Arbeitswochen pro Jahr erzielen, mit mehr als 90 % Akzeptanz bei internen Programmen.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Zoom-Kundenstory im Detail: Zoom-Meeting-Teilnehmende können innerhalb eines Meetings Notizen direkt in einer Asana-Aufgabe festhalten. Formulare bündeln eingehende Anfragen an einem zentralen Ort. Portfolios geben Führungskräften einen Überblick über alle laufenden Vorhaben, ohne manuelle Statusberichte. Wenn ihr sehen möchtet, wie euer Team ähnliche Ergebnisse erzielen kann, erfahrt ihr mehr über Projektmanagement mit Asana.

• Vorlagen sorgen für einen einheitlichen Aufbau und helfen, keine Schritte zu vergessen

• Formulare bündeln eingehende Anfragen an einem Ort

• Integrationen verbinden Protokolle mit den Tools, die Teams bereits nutzen

• Portfolios schaffen Überblick über mehrere Projekte und Statusstände

Gerade für verteilte Teams wird das Protokoll dadurch mehr als eine reine Dokumentation: Es wird zum Ausgangspunkt für die nächsten Schritte.

Protokoll schreiben: Die wichtigsten Erkenntnisse!

Ein Protokoll zu schreiben muss weder schwierig noch mühselig sein. Mit den oben genannten Tipps gestaltet ihr euch diese Aufgabe deutlich leichter

Ein gutes Protokoll trägt zur vollständigen Dokumentation bei und hilft besonders jenen, die nicht an einer Sitzung teilnehmen konnten. Digitale Protokolle und Vorlagen erleichtern dabei den Zugriff von überall.

Häufig gestellte Fragen zum Protokoll schreiben

Wer sollte das Protokoll im Meeting schreiben?

Die Protokollführung sollte vor dem Termin klar festgelegt sein, damit alle wissen, wer Entscheidungen und Aufgaben dokumentiert. Bei regelmäßigen Meetings kann diese Aufgabe rotieren.

Wie schnell sollte ein Protokoll verschickt werden?

Idealerweise wird das Protokoll noch am selben Tag oder kurz nach dem Meeting verteilt. So sind die Inhalte frisch, und Aufgaben bleiben nicht liegen.

Was gehört nicht in ein Protokoll?

Unnötige Wiederholungen, persönliche Bewertungen und Nebendiskussionen gehören nicht in ein Protokoll. Entscheidend sind nur die Punkte, die für das weitere Arbeiten relevant sind.

Reicht für kurze Meetings ein Ergebnisprotokoll aus?

Ja, wenn es vor allem um Entscheidungen, Zuständigkeiten und nächste Schritte geht, ist ein Ergebnisprotokoll oft ausreichend. Ein Verlaufsprotokoll lohnt sich eher, wenn der Weg zur Entscheidung nachvollziehbar bleiben soll.

Wenn ihr Protokolle, Aufgaben und nächste Schritte an einem Ort organisieren möchtet, könnt ihr mit Asana jetzt starten.

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