Denken Sie zu Beginn bereits an das Projektende: So führen Sie ein Projekt-Premortem durch

Bei der Erfindung der Glühbirne fiel der berühmte Satz von Thomas Edison: „Ich habe nicht versagt. Ich habe gerade 10.000 Wege gefunden, die nicht das gewünschte Ergebnis bringen.“ Bei jeder Glühbirne, die nicht funktionierte, hat Edison etwas Neues dazugelernt und wusste dadurch, was er nicht machen und was er als nächstes probieren sollte. 

Am besten können Sie einen Prozess wiederholen und verbessern, wenn Sie verstehen, was nicht funktioniert, um auf dieser Basis etwas Neues zu versuchen. Und genau darum geht es bei einem Projekt-Premortem. Vor dem tatsächlichen Projektstart, überlegen Sie sich mit Ihrem Team bei ein Premortem, was alles schiefgehen könnte. So sind Sie mit dem Wissen darüber, was voraussichtlich funktionieren wird und was nicht, bestens vorbereitet, wenn es an die Durchführung des Projektes geht. 

Was ist ein Premortem?

Ein Premortem findet noch vor dem Beginn eines Projekts statt. Ihr Projektteam wirft dabei einen Blick auf das Ende des Projekts und stellt sich vor, dass es gescheitert ist. Wenn Sie bei diesem Gedankenexperiment gemeinsam von einem Misserfolg ausgehen, kann Ihr Team die Projektrisiken besser verstehen und weiß dann im Laufe des Projekts, wie sie zu verhindern sind.

Premortems werden vom Projektmanager oder Scrum Master geleitet und das gesamte Projektteam nimmt daran teil. Je vielfältiger die Perspektiven bei einem Premortem sind, desto eher können Sie die möglichen Risiken identifizieren und verhindern, dass sie eintreten.

Machen Sie sich keine Gedanken, wenn Sie noch nie von einem Premortem gehört haben – Sie sind nicht alleine. Viele Projektteams planen Postmortems am Ende eines Projekts, um es im Team nachzubesprechen und zu verstehen, was nicht gut gelaufen ist. In vielen Fällen ist ein Postmortem aber zu wenig – und kommt vor allem zu spät. Im Gegensatz dazu können Sie bei einem Premortem die Projektrisiken proaktiv identifizieren und sie umgehen, bevor Schaden entsteht. 

Premortem vs. Postmortem

Wie die Namen bereits verraten, finden Pre- und Postmortems in unterschiedlichen Phasen eines Projektes statt. Ein Premortem wird noch vor dem Projektstart abgehalten, um Risiken zu analysieren. Diese Meetings sind als proaktive Risikobewertungen eines möglichen Projektmisserfolgs zu verstehen. 

Im Vergleich dazu wird das Projekt bei einem Postmortem nach seinem Abschluss analysiert. Vielleicht haben Sie in diesem Zusammenhang schon einmal von Retrospektiven gehört. Das sind Postmortems, die vor allem von Scrum-Teams abgehalten werden. Anders als bei einem Premortem geht es bei einem Postmortem nicht immer um den Misserfolg eines Projekts. Zwar finden diese Meetings hauptsächlich dann statt, wenn ein Projekt gescheitert ist, aber Projekt-Postmortems können auch einfach dazu dienen, gesammelte Erfahrungen innerhalb des Projektteams zu teilen. 

Premortem vs. Projektrisikomanagement

Ein Premortem verfolgt einen ähnlichen Zweck wie ein Risikomanagement-Prozess für Projekte. Mit beiden können Sie proaktiv Projektrisiken identifizieren und verhindern; der größte Unterschied liegt im Ansatz, den Sie für die Identifikation von Risiken verwenden. 

Bei einem Risikomanagement-Prozess für Projekte identifiziert und überwacht Ihr Team potenzielle Projektrisiken mithilfe eines Risikoregisters. Sollte ein identifiziertes Risiko im Laufe des Projektes dann tatsächlich eintreten, hat Ihr Team bereits einen Plan, wie es effizient und effektiv damit umgehen kann. 

Bei einem Premortem geht Ihr Team anders vor: Es stellt sich noch vor dem Projektstart vor, dass das Projekt scheitert. Dabei geht es nicht so sehr um die Identifikation von Risiken und deren Management, sondern vielmehr um die Visualisierung eines tatsächlich eintretenden Risikos. Diese Herangehensweise kann für einige Teammitglieder eine wichtige mentale Stütze sein, da es sehr befreiend ist, nicht nur über „Was wäre wenn“-Situationen zu spekulieren. Der Projektleiter verwendet die gesammelten Informationen, um das Risiko entweder zu reduzieren oder in manchen Fällen einen Risikomanagementplan für das Projekt zu erstellen.

Die Vorteile eines Premortems

Ein Premortem – so wie auch jeder andere Risikomanagementplan – hilft Ihnen und Ihrem Team, dem Misserfolg eines Projektes entgegenzuwirken. Aber das spezifische Modell eines Premortems, bei dem Ihr Team sich vorstellt, dass der Misserfolg bereits eingetreten ist und von diesem Punkt aus plant, hat einige besondere Vorteile. 

Mit einem Projekt-Premortem können Sie:

• Mögliche Erkenntnisse vorab berücksichtigen. Bei einer vorausschauenden Betrachtung stellen Sie sich vor, dass eine mögliche Situation bereits eingetreten ist. Laut einer Studie verbessert eine vorausschauende Betrachtung die Fähigkeit, die Gründe für künftige Ergebnisse richtig zu erkennen, um 30 %. 

• Selbstüberschätzung reduzieren. Manchmal wollen Sie so sehr, dass ein Projekt Erfolg hat, dass Sie sich unbewusst von Voreingenommenheit leiten lassen und Risiken ignorieren. Das kann jedem passieren, selbst wenn Sie eine Risikoanalyse für Ihr Projekt durchführen. Bei einem Premortem stellen Sie sich vor, dass das Projekt bereits gescheitert ist . Das ermöglicht es Ihnen, ein Brainstorming durchzuführen, ohne dass Selbstüberschätzung die Wahrheit trübt. 

• Abteilungsübergreifende Teams miteinbeziehen. Da ein Premortem mit vielen verschiedenen Beteiligten durchgeführt wird – nicht nur mit dem inneren Kreis des Projektteams – eröffnet es neue Perspektiven und bietet wertvolle Einblicke in potenzielle Projektrisiken, die Sie sonst nicht erkennen würden. 

• Projektrisiken berücksichtigen. Wie die meisten Risikomanagementpläne weist ein Premortem auf potenzielle Projektrisiken hin. Wenn Sie dann an dem Projekt arbeiten, haben Sie und Ihr Team ein stärkeres Bewusstsein für etwaige Hindernisse. Außerdem können Sie die Risiken schneller erkennen, wenn sie tatsächlich eintreten.

6 Schritte für ein erfolgreiches Premortem

Wenn Sie die Premortem-Technik anwenden möchten, gehen Sie vom Misserfolg des Projekts aus, um mögliche Risiken für Ihren Projektplan zu ermitteln. Sobald Sie die Risiken identifiziert haben, überlegen Sie sich bei einer Brainstorming-Sitzung, mit welcher Wahrscheinlichkeit diese Risiken eintreten könnten. Weisen Sie ihnen zudem einen Schweregrad zu. Abschließend versuchen Sie, wahrscheinliche oder schwerwiegende Risiken zu verhindern.

1. Erstellung eines Projektplans

Noch bevor Sie sich vorstellen, was schiefgehen könnte, müssen Sie sich zuerst Klarheit darüber verschaffen, worum es bei Ihrem Projekt gehen wird. An diesem Punkt kommt der Projektplan ins Spiel. Ein Projektplan ist ein Leitfaden mit den wichtigsten Schritten, die Ihr Team im Laufe des Projekts erledigen soll. 

Ein Projektplan besteht aus sieben Teilen:

1. Ziele

2. Erfolgskennzahlen

3. Wichtige Beteiligte und Funktionen

4. Umfang und Budget

5. Meilensteine und Ergebnisse

6. Zeitleiste und Zeitplan

7. Kommunikationsplan

Erstellen Sie Ihren Projektplan und teilen Sie ihn noch vor dem Premortem mit Ihrem Team. Ihre Teammitglieder müssen den Projektplan genau kennen, um darüber nachzudenken, aus welchen Gründen es misslingen könnte. Abhängig von der Komplexität Ihres Vorhabens können Sie Ihrem Team mit einem Projekt-Strategieplan, einer Projektcharta oder einem Business Case zusätzlich Orientierung bieten.

So sieht zum Beispiel ein Projektplan für eine Marketingkampagne in Asana aus:

2. Einladung der relevanten Beteiligten

Fragen Sie sich bei der Planung Ihres Premortems, welche Beteiligten Ideen haben könnten, warum Ihr Projekt scheitern könnte, und laden Sie all diese Personen ein. Denken Sie dabei sowohl an Ihr eigentliches Projektteam als auch an alle funktionsübergreifenden Arbeitspartner. Es ist nicht so wichtig, dass Projektsponsoren und die Beteiligten in Führungspositionen eingeladen werden, da diese nicht unbedingt mit der täglichen Projektarbeit befasst sind. Die Erstellung eines RACI-Diagramms hilft Ihnen bei der Entscheidung, wen Sie zum Premortem einladen. 

Bleiben wir bei unserer beispielhaften Marketingkampagne. Zu den relevanten Beteiligten dieses Projekts gehören:

• Daniela, Leiterin der Marketingkampagne und Managerin des E-Mail-Marketings

• Kabir, Texter für die Kampagne

• Avery, Designleiter für die Kampagne

• Blake, unterstützt die Kampagne als Social Media Manager

• Kat, die Video-Managerin

3. Feststellung möglicher Fehlentwicklungen

Sobald Sie Ihren Projektplan erstellt und die Beteiligten identifiziert haben, kann das Premortem stattfinden. Der erste Teil des Premortem-Meetings ist eine zweiphasige Brainstorming-Sitzung. 

In der ersten Phase überlegt sich jeder Teilnehmer zunächst für sich, welche möglichen Projektrisiken er sieht. Sie können das zu Beginn alle zeitgleich erledigen. Wenn sich Ihre Teammitglieder aber lieber in Ruhe diese Gedanken machen, können Sie diesen Schritt auch schon in den Tagen vor dem geplanten Premortem machen, also asynchron. Stellen Sie aber sicher, dass sich jedes Teammitglied diese Gedanken alleine macht, um nicht von den Ideen der anderen beeinflusst zu werden. In einem späteren Schritt bekommen natürlich alle die Möglichkeit, ihre Ideen zu teilen und zu besprechen.

Sorgen Sie als Projektleiter für einen vertrauensvollen Rahmen, sodass Ihre Teammitglieder entspannt über Ihre Gedanken sprechen können. Manche Projektrisiken werden womöglich nur von einzelnen Personen wahrgenommen, es könnte sich aber negativ auf den Erfolg des Projekts auswirken, wenn Sie diese Risiken ignorieren. Erwägen Sie vorab die Festlegung einiger Normen für die Gruppe, damit sich jeder Ihrer Mitarbeiter wohl damit fühlt, seine Überlegungen zu teilen.

Beispiel – Das Team für die Marketingkampagne hat die folgenden Risiken identifiziert, die zu Misserfolgen führen könnten:

• Projektergebnisse werden nicht fristgerecht geliefert.

• Projektergebnisse werden fristgerecht geliefert, enthalten aber Rechtschreib- und Layoutfehler.

• Das Projekt überschreitet das Budget.

• Es gibt negatives Kunden-Feedback zur Kampagne, was zu Reputationsproblemen führt.

• Die Landingpages der Kampagne stürzen ständig ab und sind zur Einführung nicht abrufbar.

• Das Design der Markenkampagne wird von Mitbewerbern kopiert.

• Kürzungen des Marketingbudgets haben Auswirkungen auf die Ergebnisse und den Zeitplan der Markenkampagne.

• Die kreative Strategie kommt nicht gut bei den Kunden an, was zu Verlusten und einer Verringerung der Markenbekanntheit und des Marktwertes führt.

• Beteiligte werden nicht angemessen über die Ergebnisse informiert. Das führt zu Frustrationen während der Durchführungsphase des Projektes. 

4. Besprechung der Risiken

Sobald alle Ihre Teammitglieder einzeln Ihre Ideen aufgeschrieben haben, ist es an der Zeit, sie in der Gruppe zu besprechen. Sorgen Sie dafür, dass Sie oder eine zusätzliche Person alle Ideen in einer zentralen Informationsquelle erfasst. Am besten wäre es, wenn dieser Erfassungsprozess für alle sichtbar ist. Das erlaubt es Ihnen allen, mögliche Fehler zu diskutieren und einfach an sie anzuknüpfen, ohne dass im Gespräch etwas verloren geht. Sie können dafür ein Whiteboard- oder ein gemeinsames Brainstorming-Tool verwenden.

Sobald alle Ihre Mitarbeiter bereit sind, lassen Sie sie nacheinander ihre Ergebnisse vorstellen, wobei jeder immer nur eine Idee vorstellt. Das heißt, dass nicht ein Mitglied alle Gedanken auf einmal teilt. Jeder liest einen vor, dann kommt der nächste dran, usw. Auf diese Weise geben Sie jedem die Möglichkeit, sich an der Diskussion zu beteiligen. Bitten Sie die Teammitglieder, bereits genannte Gründe für mögliches Scheitern nicht zu wiederholen, es sei denn, sie haben etwas Relevantes hinzuzufügen. 

5. Identifikation von Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit oder hohem Schweregrad 

Nicht jedes der beim Premortem genannten Risiken tritt mit hoher Wahrscheinlichkeit ein. Und selbst wenn es eintritt, ist es vielleicht nicht so schwerwiegend, dass es Ihre Projektziele beeinflussen würde. Manche Fehlentwicklungen sind womöglich zu unwahrscheinlich, während andere nicht schwerwiegend genug sind, um sich auf das Projekt auszuwirken und zu einem gänzlichen Scheitern zu führen. Sehen Sie sich die Liste mit allen Ideen für mögliche Risiken an und identifizieren Sie gemeinsam jene mit einer hohen Wahrscheinlichkeit und einem hohen Schweregrad. 

Die Anzahl der Risiken, die am Ende der Sitzung auf Ihrer Liste stehen, hängt vom Umfang und der Wirkkraft Ihres Projekts ab. Als Richtwert können Sie 10 Risiken nehmen, aber abhängig von Ihrer jeweiligen Situation können es auch mehr oder weniger sein. 

Beispiel – Das Team hat beim Premortem für die Marketingkampagne die folgenden fünf Risiken identifiziert:

• Hohe Wahrscheinlichkeit: Projektergebnisse werden nicht fristgerecht geliefert.

• Hohe Wahrscheinlichkeit: Das Projekt überschreitet das vorgegebene Budget.

• Hoher Schweregrad: Die Landingpages der Kampagne stürzen ab und sind zur Einführung nicht abrufbar.

• Hoher Schweregrad: Die kreative Strategie kommt nicht gut bei den Kunden an, was zu Verlusten und einer Verringerung der Markenbekanntheit und des Marktwertes führt.

• Einfach zu lösen: Beteiligte werden nicht angemessen über die Ergebnisse informiert. Das führt zu Frustrationen während der Durchführungsphase des Projekts.

6. Überprüfung und Überarbeitung des Projektplans

Sobald Sie das Premortem abgeschlossen haben, nehmen Sie die Ergebnisse der Brainstorming-Sitzung und lassen Sie sie in Ihren Projektplan einfließen. Halten Sie dabei Ausschau nach Schwächen im Plan, um einige der von Ihrem Team identifizierten Misserfolgsszenarien zu verhindern. Hier haben Sie die Möglichkeit, Risiken zu minimieren und zukünftige Ergebnisse zu verbessern – und das noch bevor das Projekt überhaupt begonnen hat! 

Wenn Sie an einem umfassenden Vorhaben arbeiten, ist es hilfreich, Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit und hohem Schweregrad in einem Risikoregister zu erfassen. Sollte es im Laufe der Projektdurchführung zu wesentlichen Änderungen kommen oder Sie ein neues Tool für die Risikominimierung einführen, besprechen Sie die Änderungen im Projektplan mit Ihrem Team, funktionsübergreifenden und wichtigen Beteiligten sowie mit den Projektsponsoren.

Beispiel – So könnte das Team mit den Risiken nach dem Premortem für die Marketingkampagne umgehen:

• Es ist sehr wahrscheinlich , dass Projektergebnisse nicht zeitgerecht geliefert werden können. Um dieses Risiko zu minimieren, verwenden Sie am besten ein Tool, mit dem Sie sich Ihre Arbeit in einem Gantt-Diagramm anzeigen lassen können. Aufgaben werden dabei auf einer Zeitleiste dargestellt, wodurch Sie eine klare Übersicht über alle Ergebnisse und möglichen Hindernisse bekommen. Damit auch die wichtigsten Beteiligten immer auf dem Laufenden und alle auf demselben Informationsstand sind, senden Sie am besten wöchentliche Projektstatusberichte an alle Beteiligten. 

• Es ist sehr wahrscheinlich, dass das Projekt die Budgetvorgaben überschreitet. Um dieses Risiko zu minimieren, fügen Sie Ihren monatlichen Projektstatusberichten auch Budget-Updates bei und stellen Sie sicher, dass Ihr Projektsponsor alle Budget-Updates erhält. Überarbeiten Sie Ihr Budget vor dem Projektstart auch noch einmal, um zu gewährleisten, dass Sie Reserven haben, falls etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt.

• Die Landingpages der Kampagne stürzen ständig ab, was den Erfolg der Kampagne stark beeinträchtigt. Um dieses Risiko zu minimieren, überprüfen Sie die Seiten in der Woche vor der Veröffentlichung in einer Testumgebung, um sicherzustellen, dass sie gut funktionieren, bevor die Öffentlichkeit darauf zugreifen kann.

• Die kreative Strategie kommt nicht gut bei den Kunden an, was den Erfolg der Markenkampagne stark beeinträchtigt, da dies zu einem Marktverlust und einer Verringerung der Markenbekanntheit und des Marktwertes führt. Um dieses Risiko zu minimieren, sollte das Produktmarketing-Team dem Projektplan und Projekt-Briefing die Ergebnisse einer Zielgruppenuntersuchung beifügen, damit alle auf demselben Stand sind.

• Es kann während des Projekts zu Frustrationen bei den Projektbeteiligten kommen, wenn diese nicht entsprechend über die Ergebnisse informiert werden. Das Eintreten dieses Risikos ist mit einem Kommunikationsplan und einer zentralen Informationsquelle für alle Informationen zum Projekt leicht zu verhindern. Ein Arbeitsmanagement-Tool schafft hier schnell Abhilfe. 

Nach dem Premortem: Wie geht es weiter? 

Bei einem Premortem finden Sie heraus, aus welchen Gründen Ihr Projekt scheitern könnte. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, potenzielle Risiken zu verhindern, bevor sie Schaden anrichten können. Sobald Sie das Premortem abgeschlossen haben, gilt es „nur“ noch, das Projekt durchzuführen. Starthilfe sowie bewährte Methoden für das Projektmanagement finden Sie in unserem Ressourcenhub für das Projektmanagement.