Warum scheitern Projekte? 7 häufige Gründe – und Lösungen

Die meisten Projektmanager wissen, wie es sich anfühlt, wenn ein Projekt scheitert. In einer Umfrage des Project Management Institute aus dem Jahr 2021 gaben die Befragten sogar an, dass 12 % der Projekte in ihrem Unternehmen im vergangenen Jahr als gescheitert gelten. Jeder will verhindern, dass Projekte scheitern. Mit dem Lesen dieses Artikels machen Sie bereits einen wichtigen Schritt. Planen Sie im Voraus und verhindern Sie die häufigsten Tücken für einen erfolgreichen Projektablauf.

Wann gilt ein Projekt als gescheitert?

Ein Projekt kann aus folgenden Gründen als gescheitert betrachtet werden:

• Das Projekt hat Ihre Ziele nicht erfüllt.

• Sie haben nicht das gewünschte Ergebnis erzielt.

• Die Arbeit wurde nicht rechtzeitig abgeschlossen.

Scheitern ist jedoch relativ und subjektiv. Oftmals erzielen „gescheiterte“ Projekte immer noch beachtliche Ergebnisse, selbst wenn man eine Frist verpasst oder ein Ziel nicht erreicht hat. Und obwohl sich Scheitern nie gut anfühlt, gehört es oft zum Festlegen und letztendlichen Erreichen anspruchsvoller Ziele dazu.

Wir bei Asana sind zum Beispiel der Meinung, dass Sie wahrscheinlich nicht ehrgeizig genug geplant haben, wenn Sie in 100 % der Fälle erfolgreich sind. Dennoch ist es wichtig, sicherzustellen, dass Projekte aus den richtigen Gründen scheitern, zum Beispiel weil man sich ein ehrgeiziges Ziel gesetzt hat, um neue Impulse zu setzen – und nicht aufgrund von vermeidbaren Fehlern.

7 häufige Ursachen für das Scheitern von Projekten (und entsprechende Lösungen)

Zum Glück sind diese häufigen Probleme lösbar. Mit etwas Vorausplanung können Sie Misserfolge schon im Ansatz verhindern.

1. Unklare Ziele

Problem: Ihr Team hat keine einheitlichen Projektziele, und es gibt keine Möglichkeit, den Erfolg zu messen.

Projektziele sind die Dinge, die Sie zum Ende Ihres Projekts erreichen wollen. Es sollten spezifische, zeitlich begrenzte Ziele sein, die Sie nach Abschluss des Projekts messen können. Ohne klare Ziele ist es schwer, Ihr Team auf Kurs zu halten oder überhaupt zu wissen, ob Ihr Projekt ein Erfolg oder ein Misserfolg war.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Team entwirft eine neue Checkout-Seite für Ihre mobile App. Ohne ein klares Ziel (z. B. „Verkürzung der durchschnittlichen Checkout-Zeit für Endnutzer um 30 % im zweiten Quartal“) ist es schwer zu wissen, welche neuen Funktionen der Seite zum Erfolg verhelfen können. Und nach Abschluss des Projekts werden Sie Ihre Leistung nur schwer messen können, wenn Sie kein konkretes Ziel als Bezugspunkt haben.

Unklare Ziele sind ein häufiges Problem. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021, für den mehr als 10.000 Wissensarbeiter befragt wurden, sind sich weniger als der Hälfte aller Mitarbeiter bewusst, inwiefern ihre tägliche Arbeit zu übergeordneten Zielen beiträgt.

Lösung: Setzen Sie sich im Rahmen des Planungsprozesses klare Ziele.

Durchdachte Projektziele helfen Ihrem Team, sich abzustimmen, und bieten einen Maßstab für die Bewertung des Erfolgs. Legen Sie gleich zu Beginn Ziele fest, an denen Sie sich orientieren können. Noch besser ist es, wenn Sie Ihr Team in den Zielsetzungsprozess einbeziehen, um alle Mitarbeiter zu einem einheitlichen Vorgehen zu bewegen.

Es ist sinnvoll, Ziele als Teil Ihres Projektplans festzulegen, in dem auch die wichtigen Beteiligten, die Projektergebnisse, die Zeitleiste und andere Komponenten aufgeführt sind.

2. Scope Creep

Problem: Die geforderten Projektergebnisse ändern sich mit dem Arbeitsfortschritt.

Scope Creep ist schwer zu erkennen, weil er (wie der englische Name schon andeutet) oft schleichend auftritt. Er beschreibt die Situation, wenn Projektergebnisse den Projektumfang überschreiten und Sie am Ende mehr Arbeit haben als erwartet.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie wollten in diesem Monat 10 Blogartikel im Rahmen der Einführung eines neuen Produkts veröffentlichen. Ein wichtiger Beteiligter bittet Sie jedoch um zwei zusätzliche Beiträge, die ein anderes Produkt vorstellen sollen. Mit dieser neuen Anfrage sind Ihre Ressourcen stark beansprucht und Sie müssen einige der bisherigen Veröffentlichungstermine verschieben.

Scope Creep ist eine der Hauptursachen für Terminüberschreitungen und gescheiterte Projekte. In einer Umfrage des Project Management Institute im Jahr 2021 gaben die Befragten an, dass 34 % der Projekte in ihrem Unternehmen im vergangenen Jahr von Scope Creep betroffen waren.

Lösung: Sie sollten den Umfang Ihres Projekts vor dessen Beginn festlegen und kommunizieren.

Wenn Sie den Umfang im Voraus festlegen, ist es einfacher, Ergebnisse pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Sie können die Ressourcen im Voraus planen und sicherstellen, dass Ihr Team nicht durch Anfragen in letzter Minute überfordert wird. Ein dokumentierter Projektumfang ist auch ein gutes Instrument, Sonderaufträge weiterer Beteiligter abzulehnen. Im obigen Beispiel bedeutet dies, dass Sie sich auf die ursprünglich geplanten 10 Blogbeiträge beschränken und Ihr Projekt pünktlich fertigstellen können.

Sie können eine Beschreibung Ihres Projektumfangs erstellen, entweder als Teil Ihres Projektplans oder als eigenständiges Dokument. Sobald Sie Ihre Beschreibung erstellt haben, sollten Sie sie mit den entsprechenden Beteiligten teilen. Wenn diese genau wissen, was in Ihrem Projekt enthalten ist und was nicht, werden sie sich mit Sonderwünschen eher zurückhalten. Und wenn Sie doch eine zusätzliche Anfrage erhalten, können Sie mithilfe eines Änderungsverfahrens feststellen, ob sie wichtig genug ist, um in den Projektumfang aufgenommen zu werden.

3. Unrealistische Erwartungen

Problem: Erfolg ist unmöglich.

Inspirierende Ziele können dazu beitragen, neue Impulse zu setzen, aber sie sollten auch erreichbar sein. Wenn Ihre Projektziele zu ehrgeizig sind, kann es leicht zu gestressten Teamkollegen und verpassten Terminen kommen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Ihr Vertriebsteam hat das anspruchsvolle Ziel, in diesem Monat 100 Aufträge zu sichern. Aber zwei Teammitglieder haben Urlaub, sodass der Rest des Teams Überstunden machen muss, um das Ziel zu erreichen. Das bedeutet, dass Ihnen zum Erreichen des Ziels nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen und der Erfolg wahrscheinlich nicht sichergestellt ist.

Zu ehrgeizige Ziele können sich ungünstig auf den Projektverlauf auswirken. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 sind unrealistische Erwartungen die häufigste Ursache für nicht eingehaltene Fristen.

Lösung: Setzen Sie SMARTe Projektziele.

Mit etwas Vorausplanung können Sie sich dennoch inspirierende Ziele setzen, die keine zusätzlichen Arbeitsstunden erfordern. Um ehrgeizige (aber erreichbare) Ziele zu setzen, sollten Sie sicherstellen, dass sie SMART sind: spezifisch, messbar, ausführbar, realistisch und terminiert. SMARTe Zielsetzung macht deutlich, wie Erfolg aussieht, und liefert gleichzeitig einen klaren Projektstrategieplan sowie eine Ziellinie für Ihr Projekt. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Ziele erreichbar sind und innerhalb des Projektumfangs liegen, können Sie das Projektrisiko minimieren und Ihr Team zum Erfolg führen.

4. Begrenzte Ressourcen

Problem: Sie verfügen nicht über die nötigen Ressourcen, um den Auftrag durchzuführen

Ressourcen wie Budget, Personal, Zeit, Raum und Arbeitsmittel sind das A und O eines Projekts. Ein Mangel an Ressourcen kann ein Projekt verzögern oder sogar zum Stillstand bringen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie arbeiten an einer Werbekampagne für ein neues Produkt. Der Abgabetermin rückt näher, aber Ihr Budget für Videobearbeitung durch Freiberufler ist aufgebraucht. Da Sie nur einen einzigen internen Video-Redakteur haben, müssen Sie den Start der Kampagne verschieben. In diesem Fall fehlen Ihnen sowohl das Budget als auch die Arbeitskräfte, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit pünktlich abzuliefern.

Lösung: Erstellen Sie im Voraus einen Ressourcenmanagementplan.

Unvorhergesehene Ereignisse wie Budgetkürzungen lassen sich nicht kalkulieren. Mit ein wenig Planung können Sie aber meist sicherstellen, dass Ihr Team über die Mittel verfügt, die zum Erfolg des Projekts führen. Ein Ressourcenmanagementplan legt die Menge und die Art der Ressourcen fest, die Sie für Ihr Projekt benötigen – so wissen Sie bereits vor Beginn genau, was Sie brauchen. Anhand von bewährten Methoden für die Ressourcenzuweisung können Sie dann genau festlegen, wann welche Ressourcen dem jeweiligen Projekt zugewiesen werden sollten. Dies kann zum Beispiel die verfügbare Arbeitszeit der Mitarbeiter, das Budget, die technische Ausrüstung oder sogar ein Arbeitsplatz sein.

5. Mangelhafte Kommunikation

Problem: Die Teammitglieder wissen nicht, wie und wann sie Aktualisierungen teilen sollen.

Heute ist Kommunikation komplexer denn je. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 wechseln die Menschen bei der Arbeit im Durchschnitt 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps hin und her, und 27 % der Arbeitnehmer geben an, dass sie beim Wechseln der Apps Aufgaben übersehen und Nachrichten verpassen.

Bei dieser Flut von Apps ist es schwer zu wissen, wann und wo Sie wichtige Projektaktualisierungen veröffentlichen sollten. Das bedeutet, dass Mitglieder des Projektteams sich möglicherweise nicht einig sind, welche Kommunikationskanäle wann und von wem genutzt werden sollen – was die gesamte Arbeit gefährden kann.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie leiten ein ortsunabhängiges, über Nordamerika und Europa verteiltes Team. Sie nutzen eine Reihe von Kommunikationstools wie E-Mail, Nachrichten, Videokonferenzen und gemeinsame Dokumente, um Ihre Arbeit zu erledigen. Ihr Team hat jedoch keine Vorgaben erhalten, wann über welchen Kanal kommuniziert werden sollte, sodass die Teammitglieder wichtige Aktualisierungen oft über Kanäle austauschen, die nur wenige Personen sehen. Deswegen entgehen Ihnen wichtige Details, was zu Doppelarbeit führt.

Lösung: Erstellen und teilen Sie einen Kommunikationsplan.

Ein klarer Kommunikationsplan legt fest, wie Sie wichtige laufende Projektinformationen weitergeben. Er verschafft Ihrem Team Klarheit darüber, welche Tools wofür zu verwenden sind, legt fest, wie häufig (und von wem) Aktualisierungen geteilt werden, und gibt an, wann wichtige Beteiligte einbezogen werden müssen. Mit einem robusten Kommunikationsplan verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und mehr Zeit mit der Umsetzung Ihrer Projektziele.

Ein Kommunikationsplan gibt das Intervall, den Kanal, die Zielgruppe und den Verantwortlichen für jede Art der projektbezogenen Kommunikation wieder. Zum Beispiel könnten Sie die folgenden Angaben für die wöchentliche Projekt-Statusaktualisierung machen:

• Art der Kommunikation: Projekt-Statusaktualisierung

• Intervall: wöchentlich

• Kanal: E-Mail

• Zielgruppe: Projektteam

• Verantwortliche Person: Projektmanager

6. Zeitplan-Verzögerungen

Problem: Versäumte Fristen führen zu überstürzter Arbeit und erheblichen Projektverzögerungen.

Ein verpasster Termin hier, eine verspätete Besprechung da – das mag zunächst unbedeutend erscheinen, kann aber letztlich zu überstürzter Arbeit, gestressten Kollegen und letzten Endes zu erheblichen Projektverzögerungen führen.

Stellen Sie sich zum Beispiel Folgendes vor: Sie planen eine Museumsausstellung, und Ihre Logistikbesprechung mit dem Verantwortlichen des Ausstellungsorts wurde einige Male verschoben. Jetzt sind es nur noch zwei Wochen bis zur Eröffnung, und Ihr Team muss den Planungsprozess beschleunigen, um rechtzeitig fertig zu werden – oder die Veranstaltung gar verschieben. Terminverschiebungen wie diese kommen immer häufiger vor: Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 werden jede Woche 26 % aller Fristen nicht eingehalten.

Lösung: Nehmen Sie einen Projektzeitplan in Ihren Projektplan auf.

Erinnern Sie sich an den Projektplan, den wir bereits erwähnt haben? Dieses nützliche Dokument enthält in der Regel auch einen detaillierten Projektzeitplan. In einem Projektzeitplan werden die einzelnen Schritte aufgeführt, die Sie durchführen müssen; es wird auch angegeben, wer für diese Arbeit verantwortlich ist und wann die einzelnen Aufgaben fällig sind.

Mit einem effektiven Projektzeitplan weiß Ihr Team genau, wie die einzelnen Teile zusammenhängen, und Sie können leicht erkennen, welche wichtigen Meilensteine von anderen abhängen. So können Sie ausgehend von den Fälligkeitsdaten nachvollziehen, ob die Zeit für die Erfüllung jedes einzelnen Arbeitsschritts ausreicht. Sie können auch Ihr Team in die Planung einbeziehen, um die Zeitplanung und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten zu berücksichtigen.

7. Fehlende Transparenz

Problem: Teammitglieder können wichtige Projektunterlagen nicht finden.

Sie haben also einen wohl durchdachten Projektplan mitsamt Projektzeitplan, Kommunikationsplan, Ressourcenmanagementplan und SMART-Zielen erstellt. Und nun?

Wenn diese Dokumente zwar existieren, aber für Ihr Team nicht leicht zugänglich sind, ist es schwierig, Aktualisierungen ohne zeitraubende Status-Meetings zu kommunizieren. Und selbst in Meetings können wichtige Informationen in Diskussionen untergehen.

Lösung: Verwenden Sie ein Arbeitsmanagement-Tool, um Projektinformationen an einem Ort zu sammeln.

Work Management hilft Ihnen, Workflows zu organisieren und Prozesse einzurichten, damit Ihr Team langfristig zusammenarbeiten kann. Das richtige Arbeitsmanagement-Tool kann als einzige Informationsquelle für Informationen, Dokumentation und Statusaktualisierungen des Projekts dienen. Selbstverständlich bevorzugen wir dafür Asana, weil es Teams ein lebendiges System bietet, in dem jeder die Arbeit und die Prioritäten des Teams auf die für ihn am besten geeignete Weise einsehen und verwalten kann. Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden: Mit einer Projektmanagement-Software kann Ihr Team auf die benötigten Informationen zugreifen und ist immer auf dem neuesten Stand. Das bedeutet, dass Sie die Nachverfolgung Ihrer Arbeit nicht mehr in Excel-Tabellen vornehmen, die schnell veraltet sind, sondern stattdessen dafür sorgen, dass Ihr Projektteam jederzeit über Echtzeitinformationen verfügt.

Stellen Sie Ihre Projekte auf eine sichere Basis

Jetzt kennen Sie die häufigen Gründe für das Scheitern von Projekten. Hier sind einige Hilfsmittel, mit denen Sie Ihre Projekte zum Erfolg führen können:

Eine Projektcharta, um Ihr Projekt wichtigen Beteiligten vorzustellen.

Ein Projektplan, der Ihre Arbeit unterstützt. Er beinhaltet:

• Ziele und Projektvorgaben

• Erfolgskennzahlen

• Beteiligte und Rollen

• Umfang und Budget

• Meilensteine und Ergebnisse

• Zeitleiste und Zeitplan

• Kommunikationsplan

Ein Ressourcenmanagementplan, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu verwalten.

Ein Risikoregister zur Ermittlung möglicher Hindernisse.

Ein Projekt-Kickoff-Meeting, um die wichtigsten Details abzustimmen und die Unterstützung der Beteiligten zu sichern.

Ein Projektmanagement-Tool zur Koordinierung des Ganzen.

Der Weg zum Erfolg

Wahrscheinlich haben Sie in diesem Artikel einen roten Faden entdeckt: Wenn es um Risikomanagement geht und Sie dem Scheitern von Projekten vorbeugen wollen, ist frühzeitige Planung das A und O. Wenn Sie Ihr Team in die Lage versetzen, strategisch zu planen und alle Aspekte Ihres Projekts zu berücksichtigen, werden Sie erfolgreich sein und Ihre wichtigsten Ziele erreichen. Also: Auf eine vorausschauende Planung und viele erfolgreiche Projekte in der Zukunft!