7 häufige Projektrisiken und wie man sie vermeidet

Wenn Sie als Projektmanager wissen, was bei Ihrem Projekt schief gehen könnte, können Sie Ihre Teammitglieder zum Erfolg führen. Was passiert zum Beispiel, wenn die Projektbeteiligten eine neue App vorschlagen und Sie nicht bedenken, wie viel Zeit und Ressourcen die Erstellung der App in Anspruch nehmen wird? Wenn die App dann an das Entwicklungsteam weitergeleitet wird, besteht die Gefahr, dass das Projekt scheitert, bevor es überhaupt begonnen hat.

Wenn Sie die potenziellen Risiken für jedes Projekt kennen, können Sie angemessene Projektziele festlegen und das Team auf Kurs halten. Im folgenden Handbuch stellen wir Ihnen die sieben häufigsten Projektrisiken vor, auf die Sie bei der Durchführung von Risikobewertungen stoßen können.

1. Scope Creep

Das Risiko des Umfangs, auch bekannt als „Scope Creep“, entsteht, wenn die anfänglichen Projektziele nicht klar definiert sind. Es ist wichtig, die Projekt-Roadmap von Anfang an den Beteiligten vorzustellen und an diesen Projektparametern festzuhalten. Wenn Sie Ihren Projektumfang nicht effektiv kommunizieren, könnten die Beteiligten versuchen, die Anforderungen während des Projekts zu ändern.

Wie Sie Scope Creep vermeiden können: Wenn Sie von Anfang an klare Projektparameter festlegen, wird Ihr Projektumfang klar definiert. Wenn Sie sich zu Beginn auf den Projektumfang einigen und diese Vision den Beteiligten vermitteln, bleibt weniger Raum für Scope Creep. Regelmäßige Überprüfungen des Projektfortschritts können ebenfalls sicherstellen, dass das Projekt im Einklang mit dem ursprünglichen Projektumfang bleibt.

2. Schlechte Leistung

Ein Leistungsrisiko besteht, wenn das Projekt nicht so gut abschneidet wie ursprünglich erwartet. Sie können zwar nicht immer die Ursache für eine schlechte Leistung ermitteln, aber Sie können Projektrisiken identifizieren, die zu einer schlechten Leistung führen können, und nach Möglichkeiten suchen, diese Risiken zu vermeiden. Beispiele für solche Risiken sind Zeitdruck und Missverständnisse zwischen den Teammitgliedern. 

Wie Sie schlechte Leistungen vermeiden können: Die frühzeitige Erkennung potenzieller Leistungsrisiken in der Planungsphase kann Ihnen bei der Vorbereitung helfen. Mit einer Projektmanagement-Software können Sie Ihre Prozesse in Echtzeit verfolgen, Ihr Projekt gründlich planen und eine offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern fördern.

3. Hohe Kosten

Ein Kostenrisiko entsteht, wenn Ihr Projekt das ursprünglich festgelegte Budget überschreitet. Das Kostenrisiko kann durch eine unrealistische oder unzureichend detaillierte Budgetierung in der Projektplanungsphase entstehen. Vielleicht sind Sie zum Beispiel zuversichtlich, dass Sie Ihr Projekt unterhalb des Budgets fertigstellen werden. Die Erstellung einer detaillierten Liste aller Projektelemente und ihrer Kosten kann Ihnen jedoch helfen, den Projektbedarf vorherzusehen.

Wie Sie hohe Kosten vermeiden können: Um das Kostenrisiko zu mindern, sollten Sie jedes Element Ihres Projekts genau abschätzen und sich genau an Ihr Budget halten. Am besten halten Sie sich an Ihr Budget, indem Sie eine Projektplanvorlage erstellen, um Leistungen, Umfang und Zeitplan aufeinander abzustimmen. Wenn Ihr Projekt in die Entwicklung geht, sollten Sie regelmäßige Kontrolltermine einplanen, um Ihr Budget und Ihren Zeitplan zu überprüfen.  

4. Zeitdruck

Das Zeitrisiko, auch bekannt als Projektzeitplan-Risiko, ist das Risiko, dass Aufgaben in Ihrem Projekt länger dauern als erwartet. Verzögerungen im Zeitplan können sich auf andere Dinge wie Ihr Budget, den Liefertermin oder die Gesamtleistung auswirken. Dies ist ein häufiges Risiko, mit dem Sie als Projektmanager konfrontiert werden können. Wenn Sie die Arbeit mit den vielen verschiedenen Vorgängen nicht selbst erledigen, kann es leicht passieren, dass Sie in der Planungsphase die Zeit unterschätzen, die Ihre Teammitglieder für die Fertigstellung eines Projekts benötigen.

Wie Sie Zeitdruck vermeiden können: Um das Zeitrisiko zu mindern, gilt die Faustregel, dass man die für die Erledigung der Aufgaben benötigte Zeit in der Planungsphase überschätzt und eine gewisse Zeitreserve einplant. Auf diese Weise haben Sie Spielraum für die spätere Terminplanung. Sie können einen Projektzeitplan auch mithilfe einer Zeitleiste oder eines Gantt-Diagramms erstellen. Ein klarer Überblick über die Arbeiten, die Abhängigkeiten zwischen den Arbeiten und eventuelle Verzögerungen kann Projektmanagern helfen, sich dynamisch an das Zeitrisiko anzupassen, sobald es auftaucht. Wenn Sie Ihren Projektzyklus verstehen, können Sie auch leichter feststellen, wie lange die einzelnen Aufgaben dauern werden.

5. Knappe Ressourcen

Ein Ressourcenrisiko besteht, wenn Sie nicht über genügend Ressourcen verfügen, um das Projekt abzuschließen. Zu den Ressourcen können Zeit, Fähigkeiten, Geld oder Tools gehören. Als Projektmanager sind Sie für die Beschaffung von Ressourcen für Ihr Team und die Kommunikation mit Ihrem Team über den Status der Ressourcen verantwortlich. Die Ressourcenzuteilung sollte frühzeitig im Projektplanungsprozess erfolgen, je nach Projektgröße in der Regel 1-2 Monate vor der Projektdurchführung.

Wie Sie Ressourcenknappheit vermeiden können: Das Ressourcenrisiko lässt sich am besten durch die Erstellung eines Ressourcenplans abmildern. Mit einem Ressourcenplan werden die Ressourcen des Teams optimal genutzt, während die Wirkung der Ressourcen maximiert und die Ziele des Teams unterstützt werden. Wenn Sie von Anfang an wissen, welche Ressourcen Sie benötigen, minimieren Sie die Gefahr, dass Ihnen später die Ressourcen ausgehen.

6. Operative Änderungen

Zu den operativen Risiken gehören Änderungen in den Unternehmens- oder Teamprozessen, z. B. eine unerwartete Verschiebung der Teamrollen, Änderungen im Management oder neue Prozesse, an die sich Ihr Team anpassen muss. Diese Dinge können zu Ablenkungen führen, Anpassungen in den Arbeitsabläufen erforderlich machen und sich auf den Zeitplan des Projekts auswirken.

Wie Sie operative Probleme vermeiden können: Sie können nicht alle operativen Risiken vorhersagen oder verhindern, aber wenn Sie wissen, dass ein Teamwechsel oder eine Prozessänderung bevorsteht, können Sie die Auswirkungen des Übergangs abmildern. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team auf die Veränderung vorbereitet ist und Zeit hat, sich durch Teambesprechungen, Planungsinstrumente oder zusätzliche Schulungen darauf einzustellen. 

7. Fehlende Klarheit

Unklarheiten können sich in Form von Kommunikationsfehlern der Beteiligten, vagen Projektumfängen oder ungenauen Fristen äußern. Das Ergebnis kann ein Mangel an Transparenz sein, der zu isolierter Arbeit, Budgetüberschreitungen, Terminüberschreitungen, geänderten Projektanforderungen, einer Neuausrichtung des Projekts oder enttäuschenden Projektergebnissen führt.

Wie Sie Unklarheiten vermeiden können: Überprüfen Sie bei der Planung Ihres Projekts immer wieder Ihre Anforderungen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Haben alle Beteiligten dasselbe Verständnis? Sind die Entwickler auf die nächste Phase vorbereitet? Ist der Umfang klar definiert? Es ist auch wichtig, dass die Projektinformationen für alle zugänglich sind. Wenn Sie die Informationen in einem zentralen Tool aufbewahren, können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten während des Projektverlaufs auf dem Laufenden bleiben.

Was gilt es im Risikomanagement zu beachten?

Beim Risikomanagement geht es darum, die Risikokategorien zu ermitteln, die Ihr Projekt am ehesten beeinträchtigen können, und einen Plan zur Minderung dieser Risiken zu erstellen. 

Projektmanagement-Tools erleichtern das Risikomanagement, denn sie ermöglichen Ihnen, Ihre Projekte von Anfang bis Ende zu organisieren. Außerdem können Sie mit einer Arbeitsmanagement-Software teamübergreifend zusammenarbeiten, wodurch die häufigsten Risiken vermieden werden können. 

Mit den folgenden vier Schritten können Sie Risiken vorhersehen und einen reibungslosen Ablauf Ihrer Projekte gewährleisten. 

1. Risikoidentifizierung

Der erste Schritt im Prozess der Risikoanalyse besteht darin, die Risiken zu ermitteln, die Ihr Projekt beeinträchtigen könnten. Wir haben oben die sieben häufigsten Risikoereignisse erwähnt, aber es gibt noch weitere Projektrisiken wie das Versagen von Auftragnehmern, unerwartete Lebensereignisse, Probleme bei der Datenübertragung, veränderte Prioritäten, rechtliche Risiken, Marktrisiken und die Verschiebung von Projekten. 

Stellen Sie sich die folgenden Fragen, um mit der Identifizierung von Risiken zu beginnen:

• Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Risikoszenario eintritt?

• Was wären die Folgen und Auswirkungen, falls das Szenario eintritt?

• Wie sieht Ihr Risikoreaktionsplan aus?

• Welche Priorität wird dem Risiko aufgrund dessen Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen zugeordnet?

• Wer ist für das Risiko verantwortlich?

Sobald Sie eine Antwort auf diese Fragen haben, setzen Sie den Risikomanagementprozess durch Priorisierung der Risiken, umsetzbare Lösungen und regelmäßige Überwachung fort. 

2. Ermittlung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen

Sie können Ihre Liste der Risiken sortieren, indem Sie feststellen, welche Risiken am wahrscheinlichsten sind. Wenn Sie die Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit ordnen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, welchen Risiken Sie bei der Ausarbeitung eines Aktionsplans Vorrang einräumen sollten. 

Bei der Priorisierung von Risiken ist nicht nur die Eintrittswahrscheinlichkeit wichtig, sondern auch die Bewertung der geschäftlichen Auswirkungen der einzelnen Risiken. Sie sollten die Risiken sorgfältiger planen, die potenziell erhebliche Auswirkungen auf das Geschäft haben.

3. Lösungsfindung für jedes Risiko

Das Ziel bei der Durchführung von Risikobewertungen ist es, einen Plan dafür zu erstellen, wie Ihr Team mit den einzelnen Risiken umgehen wird. Die Sortierung der Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung auf das Geschäft bietet Ihnen einen Ausgangspunkt für die Suche nach Lösungen. Durch die Durchführung einer Risikobewertung werden Ihre Projekte erfolgreicher, da Sie Risiken bereits im Vorfeld vermeiden können. 

Sie können sich mit den relevanten Projektbeteiligten treffen, um proaktiv vernünftige Lösungen für die Projektrisiken zu finden, die ihnen am meisten ein Dorn im Auge sind. Werfen Sie einen Blick auf die Erkenntnisse und Erfahrungen aus früheren Projekten, um zu beurteilen, wie mit Risiken umgegangen wurde.

4. Regelmäßige Überprüfung Ihrer Risikobewertung

Sobald Sie Ihre Risikobewertung durchgeführt haben, ist es wichtig, sie regelmäßig zu überprüfen, da sich die Umstände ändern können. Die Wahrscheinlichkeit eines Risikos kann sich ändern, ebenso wie die Auswirkungen auf das Geschäft. 

Es ist auch möglich, dass neue Risiken ins Spiel kommen oder dass Risiken, die früher denkbar waren, weniger wahrscheinlich werden. Wenn Sie Ihre Risikobewertung regelmäßig überprüfen, können Sie sich auf ungewisse Ereignisse am besten vorbereitet fühlen. 

Welche Tools für das Risikomanagement gibt es?

Die richtigen Tools können den Prozess der Risikobewertung vereinfachen, da sie es Ihnen ermöglichen, Risiken zu analysieren und zu priorisieren. Durch die Nachverfolgung in Echtzeit und die gemeinsame Nutzung von Informationen an einem Ort hat jeder in Ihrem Team sofortigen Zugriff auf Projektmaterialien und Sie können den Fortschritt des Teams überwachen. 

Projektmanagement-Tools können Ihrem Team auch dabei helfen, starke Projektplanungsfähigkeiten zu entwickeln. Wenn Sie Ihren Prozess und die Phasen des Projektmanagements kennen, können Sie Risiken vermeiden, bevor sie auftreten. 

Risikoregister

Ein Risikoregister ist das ultimative Tool zur Identifizierung und Priorisierung von Risiken. Ein Risikoregister sollte folgende Angaben enthalten: die Wahrscheinlichkeit jedes Risikos, die Auswirkungen auf das Geschäft, die Art und Weise, wie Sie das Risiko zu verhindern hoffen und wie Sie auf das Risiko reagieren wollen, wenn es eintritt, und wer Maßnahmen ergreifen wird.

Nachstehend finden Sie ein Beispiel dafür, wie ein Risikoregister aussehen könnte. Auf der linken Seite ist die Art des Risikos angegeben, gefolgt von der Wahrscheinlichkeit des Risikos, dem Ausmaß der Auswirkungen auf das Unternehmen, der für die Ergreifung von Maßnahmen verantwortlichen Person und den Maßnahmen zur Risikominderung.

Wenn Sie ein Risikoregister erstellt haben, verfügen Sie über ein lebendiges Dokument, das Sie bei der Bearbeitung von Projekten verwenden können. Sie können auf diese Informationen zurückgreifen, wenn Sie auf Risiken stoßen, und sie nutzen, um langfristige Schäden zu verringern. 

SWOT-Analyse

SWOT steht für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren). Eine SWOT-Analyse geht über die Ermittlung der Risiken eines Projekts hinaus, denn sie zeigt auch die Stärken Ihres Projekts auf. Sie können die Stärken Ihres Projekts nutzen, um sich von Mitbewerbern abzuheben.

Um eine SWOT-Analyse durchzuführen, gehen Sie jeden Buchstaben des Akronyms durch und stellen Sie Fragen wie die folgenden, um neue Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Projekts und zur Vorbereitung Ihres Teams aufzudecken. 

Stärken: Wo liegen unsere Stärken?

Schwächen: Was können wir verbessern?

Chancen: Was sind unsere Ziele für das Jahr? 

Gefahren: In welchen Bereichen sind unsere Mitbewerber besser als wir? 

Nach der Erstellung einer SWOT-Analyse können Sie Projekte zuversichtlich angehen, weil Sie dann besser wissen, wo Sie im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern stehen. Außerdem kennen Sie Ihre Stärken und Schwächen, was Ihnen helfen kann, zukünftige Projekte zu verbessern und Risiken zu minimieren. 

Brainstorming

Brainstormings sind ein effektives Mittel, um auf Ideen zu kommen, aber ihre Wirksamkeit wird oft unterschätzt. Wenn Sie ein Team mit unterschiedlichen Perspektiven haben, ist ein Brainstorming eine gute Möglichkeit, Kreativität zu erwecken und Risiken zu bewerten. 

Ein Brainstorming ist oft der erste Schritt bei der Erstellung eines Risikoregisters, denn um Risiken zu erkennen, muss man irgendwo anfangen. Das Erlernen neuer Brainstorming-Techniken kann Ihrem Team helfen, Risiken zu erkennen, Ihr Team agil zu halten und möglicherweise das Auftreten von Risiken zu verhindern. 

Vorausschauende Planung zur Minderung von Projektrisiken

Die Projektplanungsphase ist der wichtigste Teil eines jeden Projekts. Sie denken vielleicht, dass die Entwicklungsphase der magische Moment ist, aber die Planung Ihres Projekts ist das, was Projektrisiken verhindert und Ihr Team zum Erfolg führt.

Es gibt verschiedene Arten von Projektmanagement-Software, die es Ihnen ermöglichen, Prozesse zu automatisieren, die Kommunikation zu optimieren, Informationen auszutauschen und eine Nachverfolgung in Echtzeit zu ermöglichen. Mit diesen Tools können Sie aus guten Projekten großartige machen.