Was ist Beschaffungsmanagement und warum ist es so wichtig?

In einem kleinen Team gestaltet sich die Beschaffung noch sehr einfach. Es braucht nur die Entscheidung für einen Artikel oder ein Tool des täglichen Bedarfs und den darauffolgenden Einkauf. 

Doch wenn Unternehmen zu wachsen beginnen, kann dieser Prozess schnell ins Stocken geraten. Der Bedarf an Tools oder Artikeln wird immer komplexer. Die Unternehmen wollen das Risiko, das sie bei der Zusammenarbeit mit einem potenziellen Partner eingehen, möglichst gering halten.

Daher gibt es in Unternehmen Teams, die sich speziell mit dem Beschaffungsprozess befassen.

Was ist Beschaffungsmanagement?

Beschaffungsmanagement ist der Prozess der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen für ein Unternehmen durch den Erwerb, die Anmietung oder die Auftragsvergabe an eine externe Stelle zur Durchführung eines Projekts. 

Dieser Vorgang erfordert eine Vielzahl von Beschaffungsaktivitäten, wie z. B. die Ermittlung des Bedarfs für ein Projekt, die Auswahl geeigneter Anbieter, eine Ausschreibung sowie die Verwaltung der Beschaffungen durch das betreffende Team. Dies kann auch von einem anderen Team als demjenigen, welches das Produkt oder die Dienstleistung anfordert, durchgeführt werden. Auf diese Weise können Risiken für das Unternehmen weiter minimiert werden. Lassen Sie sich jedoch stets von Ihrer internen Rechtsabteilung zu dem spezifischen Beschaffungsprozess in Ihrem Unternehmen beraten.

In der Regel kennen sich die Beschaffungsteams auch bestens mit dem Vertragsmanagement aus. Vermutlich ist Ihr internes Beschaffungsteam also für die Aushandlung von Verträgen zuständig, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens am besten entsprechen. Es verhandelt mit Ihrem potenziellen Geschäftspartner über Preis- und Verpackungsinformationen und führt eine Risikoanalyse durch, um Ihr Unternehmen vor möglichen Risiken oder Schäden zu schützen. 

Bei der Beschaffung spielen in der Regel zwei wesentliche Aspekte eine Rolle: die strategische Beschaffung oder auch Front-End-Beschaffung und der operative Teil des Beschaffungsmanagements. 

Bei der Front-End-Beschaffung sucht das Team nach geeigneten Geschäftspartnern, mit denen Ihr Unternehmen zusammenarbeiten möchte. Dieser Prozess umfasst in der Regel die Festlegung von Mindestanforderungen, die potenzielle Partner erfüllen sollten, und die Darlegung der Notwendigkeit, einen Drittanbieter für ein Projekt heranzuziehen. 

Die operative Komponente des Beschaffungsmanagements sind die einzelnen Schritte, die ein Unternehmen durchführen muss, um die Zusammenarbeit mit einem Drittanbieter aufzunehmen. Diese Schritte hängen stark von den unternehmensinternen Verfahrensweisen ab. Hierzu können die Bestellung von Waren, die Einreichung von Ausschreibungen, die Auswahl von Angeboten oder das Durchlaufen eines Vergabeverfahrens gehören.

Die 4 Schritte eines Ausschreibungsprozesses

Es gibt vier Hauptschritte, die Beschaffungsteams im Rahmen des Beschaffungsmanagements durchführen. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die Schritte, die ein Beschaffungsprojektteam bei der Beschaffung der für ein Projekt erforderlichen Ressourcen durchlaufen würde. Halten Sie jedoch stets Rücksprache mit Ihrer internen Rechtsabteilung, um sich über die Beschaffungsverfahren und -richtlinien Ihres Unternehmens zu informieren.

1. Erstellung eines Beschaffungsmanagementplans

Dies ist die Startphase des Beschaffungsmanagements. Beschaffungsteams arbeiten in der Regel mit allen Beteiligten zusammen, um zu ermitteln, welche Ressourcen das jeweilige Team für die Durchführung eines Projekts benötigt. Dabei betrachtet das Beschaffungsteam das Projekt als Ganzes und erarbeitet mögliche Lösungen. Tools wie Beschaffungsmanagementsysteme oder Work-Management-Systeme können Ihnen dabei helfen, wichtige Dokumente wie Ausschreibungen und Bestellanforderungen an einem zentralen Ort zu verwalten. 

Die Mitarbeiter Ihres Beschaffungsteams werden vermutlich die Ressourcen, über die das Unternehmen derzeit bereits verfügt, mit den Anforderungen Ihres Teams abgleichen. Wenn eine Verwendung der vorhandenen Ressourcen kosteneffizienter ist, werden sie diese wahrscheinlich vorziehen. Zudem werden sie die Kosten bei den Verhandlungen mit den Anbietern entsprechend herunterhandeln. 

In dieser Phase werden auch grundlegende Fragen zum Beschaffungsplan beantwortet. Diese Fragen können Folgendes umfassen:

• Benötigen die Beteiligten diese Ressource bis zu einem bestimmten Datum?

• Soll ein bestimmtes Verfahren festgelegt werden, nach dem das Team die verschiedenen Optionen bewertet?

• Wird Ihr Team eine Ausschreibung an potenzielle Anbieter veröffentlichen?

2. Durchführung der Beschaffung

In dieser Phase wird das Beschaffungsteam für gewöhnlich eine Entscheidung treffen. Ihre interne Rechtsabteilung wird Sie bei der Einholung von Angeboten beraten und Ihrem Team dabei helfen, die unterschiedlichen Optionen zu bewerten.

Lassen Sie sich von Ihrem Team beraten, welche Option Ihren Anforderungen am ehesten entspricht. Sobald Sie einen Anbieter ausgewählt haben, wird Ihre Rechtsabteilung Sie bei den Verhandlungen und der Vertragsunterzeichnung unterstützen. Dieser Prozess wird in der Regel mit einer detaillierten schriftlichen Bestellung abgeschlossen. Die Bestellung umfasst Angaben zum Preis, zur Menge, zum Liefertermin und zu den Zahlungsmodalitäten.

3. Verwaltung (oder Kontrolle) der Beschaffung

Abhängig von der Art des Produkts, ist dies die Phase, in der das Team die neue Anschaffung in den Projektplan integriert. Das könnte die Verwaltung und Schulung eines neuen Teams von Vertragspartnern, die Installation einer neuen Software oder die Umsetzung von Rohstoffen zur Herstellung eines neuen Produkts bedeuten.

In dieser Phase empfiehlt es sich, eine Form des Change-Management in Ihren Prozess zu integrieren. Dies gilt insbesondere, wenn Sie zusätzliche Teammitglieder in Ihren Workflow einbinden. Auf diese Weise können Sie Ihre Arbeitsabläufe überwachen und feststellen, ob sich durch die neuen Beschaffungen etwas verändert hat. Wenn ein Team beispielsweise neue Automationsanlagen für eine Montagelinie beschafft, ist es wichtig, den Produktionsunterschied vor und nach dem Einsatz der Anlagen zu überwachen. Dieser Unterschied zeigt auf, wie sehr sich die Maschinen auf Ihren Geschäftsbetrieb ausgewirkt haben. 

4. Abschluss von Beschaffungsvorgängen

Während der Verhandlungsphase legen Ihre interne Rechtsabteilung und der Anbieter gemeinsam fest, was unter einem „Abschluss“ zu verstehen ist. Sobald beide Parteien die Phase des Abschlusses der eigentlichen Leistungserbringung erreicht haben, wird Ihre interne Rechtsabteilung in der Regel alle Formalitäten klären und gegebenenfalls eine Haftungsfreistellung vornehmen. 

In der Regel sorgen beide Seiten dafür, dass alles entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen abgewickelt wird.

Die Rolle des Projektleiters während des Beschaffungsprozesses

Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, ein Projekt im Rahmen des Projektzeitplans voranzutreiben und Statusaktualisierungen für die Beteiligten und andere Teammitglieder zu übernehmen. Der Großteil des Beschaffungsprozesses sollte jedoch von Ihrer internen Rechtsabteilung in Übereinstimmung mit Ihren Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden. 

Die Hauptaufgabe des Projektmanagers während des Beschaffungsprozesses besteht darin, Informationen für das Beschaffungsteam zu koordinieren. Er ist zuständig für alles, was das Beschaffungsteam benötigt, um eine Ausschreibung (RFP) oder einen Vertrag in die nächste Phase zu führen. Wenn das Beschaffungsteam spezifische Informationen über die Anforderungen des Projekts benötigt, kann der Projektmanager bei der Sammlung und Weitergabe dieser Informationen helfen. 

Einige Unternehmen verwenden eine spezielle Beschaffungsmanagement-Software, um die Informationen für die Beschaffungsabteilung zu verwalten. Andere wiederum nutzen ein Arbeitsmanagement-Tool, mit dem sich wichtige Projektmeilensteine, Lieferanteninformationen und Statusaktualisierungen für die Beteiligten an einem zentralen Ort erfassen lassen. 

Arbeitsmanagement-Tools wie Asana können dabei helfen, Dokumente wie Verträge, Ausschreibungen und wichtige Audits an einem zentralen Ort abzulegen, an dem alle Beteiligten darauf zugreifen können. Testen Sie noch heute unsere kostenlose Vorlage für Ausschreibungen.