Machbarkeitsstudie im Projektmanagement: Die Anleitung zum Erfolg!

Ein umfassendes, komplexes Projekt mit dem Potenzial, Ihr gesamtes Unternehmen zu verändern, ist immer ein spannendes Unterfangen: Auf der einen Seite können Sie nachhaltige Veränderungen vorantreiben, auf der anderen besteht ein hohes Risiko.

Aus diesem Grund gibt es Machbarkeitsstudien. Wenn Sie bisher in Ihrem Unternehmen noch keine Machbarkeitsstudie durchführen und im Projektmanagement nutzen, erfahren Sie in diesem Artikel alles Wichtige zu diesem Thema.

Was ist eine Machbarkeitsstudie?

Eine Machbarkeitsstudie (auf Englisch "Feasibility Study"), auch Machbarkeitsanalyse oder Projektstudie genannt, bietet eine Antwort auf die Frage, ob ein Projektplan erfolgversprechend ist oder nicht. Eine Machbarkeitsstudie im Projektmanagement bietet die Entscheidungsgrundlage zur Bewertung der Durchführbarkeit Ihres Projektplans. So können Sie sehen,, ob das Projekt Aussicht auf Erfolg hat oder nicht.

Die Machbarkeitsstudie beantwortet zwei essenzielle Fragen:

1. Verfügt Ihr Team über die benötigten Mittel und Ressourcen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen? 

2. Lohnt es sich, die Projektidee weiterzuverfolgen, damit Sie am Ende einen Mehrwert erhalten? 

Machbarkeitsstudien bzw. Feasibility Studies sind besonders hilfreich bei Projekten, in denen es um große Investitionen Ihres Unternehmens geht. Sie verringern die Wahrscheinlichkeit, ihre Ressourcen in Fehlinvestitionen zu stecken. Auch Projekte, die ein hohes Potenzial besitzen, Ihre Präsenz am Markt nachhaltig zu verändern, sollten am besten nur mit einer Machbarkeitsstudie in Angriff genommen werden.

Als Projektmanager sind Sie vielleicht nicht persönlich für das Erstellen einer Machbarkeitsstudie verantwortlich, doch es ist wichtig, dass Sie eine Vorstellung davon besitzen, inwiefern sie Ihnen zugutekommen kann. Wenn Sie die verschiedenen Elemente einer Machbarkeitsstudie verstehen, können Sie das für die Studie verantwortliche Team besser unterstützen und dafür sorgen, dass Ihr Projekt optimal abläuft.

Wann es sich lohnt, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen

Sie sollten eine Machbarkeitsstudie durchführen, nachdem das Projekt vorgestellt wurde, aber noch bevor die Arbeit daran begonnen hat. Die Studie ist Teil der Projektplanung. Oft wird Sie, je nach Projekt, parallel zu einer SWOT-Analyse oder einer Projekt-Risikobewertung durchgeführt.

Machbarkeitsstudien helfen Ihnen:

• Die Situation und die Chancen auf dem Markt zu untersuchen, bevor Sie das Projekt starten

• Ihre Geschäftsalternativen einzugrenzen

• Dokumente über die Vor- und Nachteile Ihres Vorhabens zu erstellen

• Mehr Informationen zu erhalten, bevor Sie sich für bzw. gegen das Projekt entscheiden

Eine Machbarkeitsstudie lohnt sich wahrscheinlich nicht, wenn:

• Sie bereits wissen, dass das Projekt durchführbar ist

• Sie in der Vergangenheit bereits ein ähnliches Projekt durchgeführt haben

• Ihre Konkurrenten mit einem ähnlichen Vorhaben bereits erfolgreich sind

• Das Projekt einen kleinen Umfang besitzt, übersichtlich ist und keine langfristigen Folgen für Ihr Unternehmen hat

• Ihr Team innerhalb der vergangenen drei Jahre eine ähnliche Machbarkeitsstudie durchgeführt hat

Bitte beachten Sie: Eine Machbarkeitsstudie ist kein Projekt-Pitch. Bei einer solchen Präsentation besteht das Ziel darin, zu zeigen, ob das Projekt für Ihr Unternehmen sinnvoll ist und ob die Projektziele mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Wenn Sie einmal gezeigt haben, dass sich das Projekt für das Unternehmen lohnen könnte, sollten Sie eine Machbarkeitsstudie durchführen, um zu bestätigen, ob das Projekt mit den zur Verfügung stehenden Mitteln und Ressourcen durchgeführt werden kann.

Machbarkeitsstudie vs. Projektcharta

Eine Projektcharta ist ein eher informelles Dokument, das Sie Ihren Projektbeteiligten vorstellen. Die Projektcharta entspricht etwa einem Elevator Pitch, also einer Kurzpräsentation der Ziele, des Umfangs und der Rollen innerhalb eines Projekts. In der Regel wird die Charta den Projektsponsoren oder wichtigsten Beteiligten vorgelegt, die im Anschluss Ihr Gütesiegel für das Projekt vergeben.

Eine Machbarkeitsstudie im Projektmanagement sollte durchgeführt werden, sobald die Projektcharta abgesegnet wurde. Das Ziel dieses Dokuments ist nicht zu evaluieren, ob das Projekt mit den Zielen Ihres Teams vereinbar ist, sondern ob das Projekt von Ihnen und Ihrem Team tatsächlich durchgeführt werden kann.

Machbarkeitsstudie vs. Business Case

Ein Business Case ist eine formellere Version der Projektcharta. Eine Projektcharta wird in der Regel für kleine Vorhaben mit geringer Komplexität erstellt. Für umfangreiche, komplexe Projekte mit nachhaltiger Wirkung auf Ihr Unternehmen sollte jedoch ein Business Case erstellt werden. Dieses Dokument ist ausführlicher, detaillierter und enthält zudem finanzielle Informationen, die auch eine höhere Anzahl wichtiger Beteiligter zu sehen bekommen.

Nachdem Ihr Business Case von allen relevanten Beteiligten genehmigt wurde, ist jetzt die Zeit für eine Machbarkeitsstudie. Wenn diese erkennen lässt, dass das Projekt womöglich nicht durchführbar ist, können Sie sich an wichtige Beteiligte wenden und um mehr Ressourcen, Mittel und Zeit bitten und so sicherstellen, dass Ihr Business Case zum Erfolg führt.

Machbarkeitsstudie vs. Businessplan

Ein Businessplan ist ein formelles Dokument, in dem die Ziele Ihres Unternehmens enthalten sind. Ein Businessplan wird in der Regel erstellt, wenn das Unternehmen gegründet oder umstrukturiert wird. Ihr Businessplan ist relevant für Geschäftsentscheidungen, und auch für Ihren Strategieplan der nächsten drei bis fünf Jahre. Ein weiteres ähnliches Tool wäre hier auch das Business Model Canvas.

Im Rahmen des Business- bzw. Strategieplans werden eine Vielzahl von Projekten durchgeführt. Eine Machbarkeitsstudie ist eine Möglichkeit, die Durchführbarkeit jedes dieser Projekte bzw. Vorhaben zu überprüfen.

Machbarkeitsanalyse vs. Risikoanalyse

Wenn es um das Thema Machbarkeitsanalyse geht, wird oft ein Vergleich zur Risikoanalyse gezogen. Diese beiden Analysen sind zwar sehr ähnlich, jedoch nicht ident. Im Gegenteil, sie gehen Hand in Hand gemeinsam und bei der Nutzung beider Methoden kann eine noch bessere Aussage zur Machbarkeit eines Projekts gemacht werden.

Eine Risikoanalyse als Risikomanagement-Tool befasst sich im Speziellen mit den potentiellen Faktoren, die eine negative Auswirkung auf den Erfolg eines Projekts haben könnten. Eine Machbarkeitsanalyse hingegen beachtet Faktoren, mit denen man die Umsetzbarkeit eines Projekts verfolgt und ob dieses erfolgsversprechend ist. Die beiden Methoden ergänzen sich somit sehr gut und betrachten ein Projekt aus gegensätzlichen Blickwinkeln.

Die 4 Bestandteile einer Machbarkeitsstudie

Es gibt vier Hauptbestandteile im Rahmen der Machbarkeitsstudie: technische Machbarkeit, wirtschaftliche Machbarkeit, marktbezogene Machbarkeit und die organisatorische Machbarkeit. Diese vier Elemente werden manchmal auch die vier Arten von Machbarkeitsstudien genannt, doch typischerweise finden alle diese Aspekte in einer Machbarkeitsstudie Beachtung.

Technische Machbarkeit

Eine technische Machbarkeitsstudie untersucht die technischen Ressourcen Ihres Projekts. Diese Studie gibt Auskunft darüber, ob Sie über die richtige Ausrüstung in der richtigen Menge und über das nötige technische Fachwissen verfügen, um Ihre Projektziele zu erreichen. Ein Beispiel: In Ihrem Projektplan heißt es, dass Sie 50.000 Produkte pro Monat produzieren, die Kapazität Ihrer Fabriken ist aber auf 30.000 Produkte pro Monat begrenzt. Die Folge ist, dass die technische Machbarkeit Ihres Projekts nicht gegeben ist.

Wirtschaftliche Machbarkeit

Eine wirtschaftliche Machbarkeitsanalyse zeigt, ob die nötigen finanziellen Voraussetzungen für den Erfolg Ihres Projektes gegeben sind. Ein Bestandteil davon ist eine Kosten-Nutzen-Analyse des Projekts, eine Prognose der erwarteten Investitionsrendite (ROI) sowie das Einkalkulieren möglicher finanzieller Risiken. Das Ziel einer wirtschaftlichen Machbarkeitsuntersuchung ist ein besseres Verständnis für den wirtschaftlichen Nutzens eines Projekts.

Marktbezogene Machbarkeit

Die marktbezogene Machbarkeitsstudie im Projektmanagement ist eine Beurteilung Ihrer Chancen auf dem Markt. In diesem Teil der Untersuchung werden eine Marktanalyse, eine Wettbewerbsanalyse und Verkaufsprognosen durchgeführt.

Organisatorische Machbarkeit

Eine Untersuchung der organisatorischen Machbarkeit zeigt, ob Ihr Unternehmen das Projekt durchführen kann. Hier werden Personalanforderungen, die Unternehmensstruktur und rechtliche Rahmenbedingungen untersucht. Am Ende einer organisatorischen Machbarkeitsuntersuchung besitzt Ihr Team eine bessere Vorstellung davon, ob es die nötigen Ressourcen, Fähigkeiten und sonstigen organisatorischen Voraussetzungen zur Durchführung dieses Vorhabens besitzt.

Checkliste für Machbarkeitsstudien

Die meisten Machbarkeitsstudien sind ähnlich aufgebaut. Diese Dokumente helfen Ihnen, die Durchführbarkeit einer Geschäftsidee zu evaluieren. Das Erstellen einer strukturierten Machbarkeitsstudie unterstützt Projektbeteiligte bei der Entscheidungsfindung.

Eine Machbarkeitsstudie enthält:

• Eine Zusammenfassung zur Durchführbarkeit des Projektes

• Eine Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die während dieses Projekts erstellt werden sollen

• Sämtliche technische Machbarkeitserwägungen zu benötigten Ressourcen, erforderlicher Ausrüstung oder Personal

• Die marktbezogene Machbarkeitsuntersuchung, einschließlich einer Beurteilung der aktuellen Marktsituation und der Marktstrategie

• Die Ziele der Machbarkeitsstudie

• Die organisatorische Machbarkeitsstudie, in der dargelegt wird, ob die derzeitige Unternehmensstruktur alle nötigen Voraussetzungen für dieses Vorhaben bietet

• Der Projektzeitplan

• Finanzielle Überlegungen auf Basis Ihrer wirtschaftlichen Machbarkeitsuntersuchung

Die 6 Schritte zur Durchführung der Machbarkeitsstudie

Vielleicht führen Sie die Machbarkeitsstudie nicht selbst durch, doch bestimmt werden Sie früher oder später Einblicke und Informationen mit Beteiligten besprechen müssen. Eine Machbarkeitsstudie kann zum Beispiel durch eine Unternehmensberatung oder, falls vorhanden, Ihr Project Management Office (PMO) durchgeführt werden. Üblicherweise beinhaltet die Vorgehensweise der Machbarkeitsstudie folgende 6 Schritte:

1. Vorläufige Analyse

Das Erstellen einer Machbarkeitsstudie ist zeitintensiv. Bevor Sie damit beginnen, sollten Sie im ersten Schritt herausfinden, ob es offensichtliche, unüberwindbare Blockaden geben könnte. Wenn Ihr Projekt zum Beispiel ein weitaus höheres Budget erfordert, als Ihr Unternehmen zur Verfügung stellen kann, ist das Projekt zum Scheitern verurteilt. Ähnlich sieht es aus, wenn Ihre Projektergebnisse zu einem bestimmten Zeitpunkt vollständig verfügbar sein müssen, Sie diese aber erst einige Monate später liefern können. Werden derart große Hindernisse schon im Vorfeld ersichtlich, lohnt sich eine Machbarkeitsstudie erst gar nicht.

2. Wirtschaftliche Analyse

Betrachten Sie die finanzielle Machbarkeitsprüfung als eine Art Gewinn- und Verlustrechnung für das Projekt. Dieser Teil der Machbarkeitsstudie liefert Informationen über die erwarteten Projekteinnahmen und legt dar, wie viel Zeit und Geld Ihr Unternehmen investieren muss, um die Projektziele zu erreichen.

Während einer finanziellen Machbarkeitsstudie sollten Sie klären, ob das Projekt Einfluss auf den Cashflow Ihres Unternehmens haben wird. Je nach Umfang des Vorhabens, könnte Ihr Project Management Office oder die externe Beratungsfirma mit Ihrer Finanzabteilung zusammenarbeiten wollen, um eine Kosten-Nutzen-Analyse für das Projekt zu erstellen.

3. Marktanalyse

Die marktbezogene Machbarkeitsstudie verrät Ihnen mehr über die Nachfrage im Markt. Sie gibt Aufschluss über die erwarteten Projekteinnahmen und potenzielle Marktrisiken.

Die Marktuntersuchung zeigt, ob es am Markt Bedarf für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gibt oder nicht. Bei dieser Studie sollte auch die Marktsituation inklusive der Wettbewerbssituation sowie die Zielgruppe untersucht werden, um mehr Informationen über die Aussichten Ihres Projekts zu erhalten.

4. Technische und organisatorische Analyse

Auch wenn die finanziellen Voraussetzungen für das Projekt sprechen und es Bedarf für Ihr Produkt am Markt gibt, besteht trotzdem das Restrisiko, dass Ihr Unternehmen das Vorhaben einfach nicht tragen kann. Um die organisatorische Machbarkeit zu beurteilen, müssen Sie das Projekt technisch und organisatorisch prüfen lassen. Im Klartext müssen Sie also folgende Frage beantworten können: Welche organisatorischen Ressourcen – also Zeit, Geld und Fähigkeiten – müssen gegeben sein, damit das Projekt erfolgreich sein kann?

Je nach Projekt kann es nötig sein, die rechtlichen Folgen eines Vorhabens zu beurteilen. Wenn das Projekt eine neue Patentanmeldung für Ihr Produkt erforderlich macht, werden Sie Ihre Rechtsabteilung involvieren und diese Anforderungen in Ihrem Projektplan festhalten müssen.

5. Schwachstellen identifizieren

Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr PMO oder das externe Beraterunternehmen alle vier Aspekte (Finanzielle, Markt-, technische und organisatorische Analyse) untersucht haben. Bevor sie jedoch Ihnen und den Projektbeteiligten eine Empfehlung aussprechen, wird eine Überprüfung der Daten auf Inkonsistenzen durchgeführt. Dazu gehört unter anderem eine Analyse darüber, ob die Gewinn- und Verlustrechnung mit Ihrer Marktanalyse übereinstimmt. Gleichzeitig wird die technische Machbarkeitsstudie erneut betrachtet und auf mögliche Risiken untersucht. Sollten Risiken bestehen, raten wir dringend zu einem Notfallplan.

Abhängig von der Komplexität Ihres Projektes gibt es vielleicht nicht immer eine eindeutige Antwort. Die Antwort auf die Frage der Machbarkeit eines Projekts ist nicht immer ein klares Ja oder Nein. Allerdings stellt eine Machbarkeitsstudie wichtige Fragen und liefert wichtige Antworten, die Sie letztendlich bei der Entscheidungsfindung unterstützen.

6. Entscheidungsfindung

Der letzte Schritt der Machbarkeitsstudie ist die Zusammenfassung, in der die wichtigsten Punkte erneut aufgegriffen werden und ein Lösungsvorschlag dargeboten wird.

Je nach Komplexität und Umfang des Projekts kann Ihr PMO oder die externe Beraterfirma diese Zusammenfassung allen Beteiligten vorstellen, um eventuelle Fragen direkt beantworten zu können. Herzlichen Glückwunsch, Ihr Team verfügt nun über alle nötigen Informationen für eine fundierte Entscheidung über die Machbarkeit Ihres Projekts.

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