5 Strategien zur erfolgreichen Verwaltung mehrerer Projekte

Verwaltung mehrerer Projekte
  • In diesem Artikel erhalten Sie:
    • So verwalten Sie mehrere Projekte gleichzeitig
    • Empfohlene Tools zur Verwaltung mehrerer Projekte
    • Tipps zur Steuerung der Arbeitsbelastung Ihres Teams
    • Strategien zur Priorisierung von Aufgaben, damit Sie besser wissen, auf was Sie sich konzentrieren sollen

Wenn Sie ein Team oder ein Programm leiten, arbeiten Sie wahrscheinlich an mehreren Projekten gleichzeitig. Dabei alle laufenden Vorgänge im Blick zu behalten, kann einen schnell überfordern. Ohne einen funktionierenden Managementprozess für mehrere Projekte wird es Ihnen schwer fallen, Prioritäten festzulegen, die Arbeitsbelastung Ihres Teams effizient zu steuern und zu kontrollieren, ob alles pünktlich erledigt wird.

Erfreulicherweise gibt es dafür eine Lösung. Egal ob Sie die Organisation und Verwaltung mehrerer Projekten gleichzeitig bewältigen müssen oder Ihrem Team ein überschaubares Arbeitspensum gewährleisten möchten – diese Strategien helfen Ihnen, alles im Griff zu behalten.

Geben Sie all Ihren Projekten ein Zuhause!

  • Problem: Unzureichender Einblick in all Ihre Projekte
  • Lösung: Alle Projekte des Teams an einem Ort planen und managen

Nach wochenlanger Planung und Überzeugungsarbeit für Ihre Projekte ist Ihr Team endlich startklar. Wenn jedoch all Ihre Pläne auf verschiedene Dokumente und Tabellen verstreut sind und Sie die eigentliche Arbeit per E-Mail und in Meetings koordinieren, wird die Verwaltung Ihrer Projekte sehr zeitaufwändig. Ihnen fehlen wichtige Informationen, weil Sie keinen Zugriff auf Dateien haben oder in einer E-Mail nicht auf CC gesetzt wurden. Oder Ihr Team erledigt die Arbeit doppelt, weil nicht klar war, wer sonst schon daran arbeitet.

Wenn Sie beispielsweise einen Produktfahrplan mit mehreren Produkteinführungen verwalten, möchten Sie genau wissen, wie viele Markteinführungen durchgeführt werden, was jede einzelne beinhaltet und wann jede einzelne stattfindet. Durch die Planung und Verwaltung all Ihrer Einführungen an einem Ort erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle aktuellen Vorgänge und den Status Ihres gesamten Produktfahrplans. Welches Tool sollten Sie für die Verwaltung mehrerer Projekte einsetzen? Wenn Sie noch kein Tool verwenden, eignet sich für diese Aufgabe am besten eine Projekt- oder Arbeitsmanagement-Plattform. Idealerweise eine, die flexibel, einfach zu bedienen und kollaborativ einsetzbar ist. Bei Asana sind wir selbstverständlich der Ansicht, dass Asana eine hervorragende Möglichkeit ist, die in Betracht gezogen werden sollte.

Definieren Sie Ihre Ziele, Pläne, Verantwortlichkeiten und Erwartungen gleich zu Beginn

  • Problem: Abweichungen bei Ergebnissen und Prozessen
  • Lösung: Klare Definition von Zielen, Plänen und Verantwortlichkeiten

Ohne einen Standardprozess für die Planung von Workflows und Projekten wird jedes Projekt wahrscheinlich unterschiedlich verwaltet. Folglich sind die Ergebnisse uneinheitlich. Für jede neue Aufgabe wird ein neuer Ablauf eingerichtet und dadurch viel Zeit verloren. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass etwas übersehen wird.

Um dieses Problem zu beheben, sorgen Sie dafür, dass die Pläne, Prozesse und Verantwortlichkeiten in Ihrem Team von Anfang an klar festgelegt sind. Auf Projektebene bedeutet dies, alle Ziele, jeden Schritt und jede Aufgabe samt Fälligkeitsdatum und Verantwortlichem klar zu definieren. Achten Sie darauf, genügend Zeit für Feedback und Genehmigungen einzuplanen, denn diese Schritte werden unter Zeitdruck und ohne klare Planung zu einfach übersprungen.

Als nächstes müssen Pläne, Prozesse und Verantwortlichkeiten auf Programmebene definiert werden. Legen Sie die Ziele für Ihr Team fest und kommunizieren Sie die Projekte, mit welchen Sie Ihre Teamziele verwirklichen können. Ihre Projektziele werden Ihrem Team dabei helfen, diese zu erreichen. Teamziele wiederum werden Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen.

Um einen konsistenten Projektmanagementprozess zu gewährleisten, sollten Sie ein paar Regeln für das gesamte Team festlegen. Bei großen Projekten bietet es sich an, Projektleiter zu bestimmen, die vor der Projektplanung eine Projektbeschreibung verfassen. Für Projekte, die Ihr Team häufig durchführt, können Sie Vorlagen anfertigen, damit diese jedes Mal auf die gleiche Weise durchgeführt werden. Dadurch müssen Sie nicht jeden Schritt neu erfinden.

Geben Sie Ihren Projekten mit der größten Wirkung die oberste Priorität

  • Problem: Sie wissen nicht, welche Aufgaben Priorität haben.
  • Lösung: Überlegen Sie, auf welche Weise Ihre Projekte zu größeren Unternehmenszielen beitragen. Welches Ihrer Projekte hat die größte Wirkung? Damit fangen Sie an.

Obwohl die Versuchung groß ist, mit den einfachsten Projekten anzufangen, sollten Sie widerstehen. Setzen Sie Ihre Prioritäten stattdessen entsprechend dem Beitrag, den Ihre Projekte zur Umsetzung Ihrer Unternehmensziele leisten. „Ihre obersten Prioritäten sollten sich an diesen Zielen orientieren und Ihnen helfen, diesem einen Schritt näher zu kommen,“ sagt die Schriftstellerin Kasey Fleisher Hickey. Setzen Sie Ihre Prioritäten also strategisch sowohl auf der Makroebene (d. h. indem Sie ein Projekt mit geringem Beitrag auf das nächste Quartal verschieben), als auch auf der Mikroebene (indem Sie Ihre tägliche To-do-Liste nach Bedeutung sortieren).

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Team arbeitet an fünf Produkteinführungen gleichzeitig. Obwohl die Projekte alle etwa gleich groß sind, was Aufwand und Arbeitsumfang betrifft, hat eines der Produkte das Potenzial, die Neukundenumsätze deutlich stärker zu beeinflussen, als die anderen vier. Das zweite hätte jedoch den größten Einfluss auf die Kundenbindung und den CLV. Da Sie wissen, dass der CLV für Ihr Unternehmen eine höhere Priorität hat, werden Sie alles daran setzen, dass ausreichend Personal für die Arbeit am zweiten Produkt zur Verfügung steht. Erst danach machen Sie sich über die Mitarbeiter Gedanken, die sich mit Projekten befassen, die eine niedrigere Priorität haben.

Diese Strategie ermöglicht Ihnen nicht nur eine bessere Verteilung von Zeit und Ressourcen, sondern gibt Ihnen auch die Gewissheit, dass Ihre Projekte einen wichtigen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten.

Aufgaben projektübergreifend betrachten, um die Arbeitsbelastung und Zeitpläne auszugleichen

  • Problem: Sie wissen nicht, wie viel (oder wenig) Arbeit jeder einzelne Teamkollege auf dem Tisch hat.
  • Lösung: Finden Sie eine Möglichkeit, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter projektübergreifend zu sehen.

Wenn die Planung der Projekte an verschiedenen Orten verwaltet wird, kommt ein weiteres Problem hinzu: Sie haben keinen Überblick darüber, was jeder einzelne Mitarbeiter insgesamt und projektübergeifend leistet. Das bedeutet, Sie müssen sich mehr oder weniger darauf verlassen, dass Ihr Team Sie benachrichtigt, falls die Arbeitsbelastung zu groß oder zu gering wird. Dadurch haben Sie kaum Chancen, eventuelle Probleme, wie z. B. verpasste Fristen, rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden, bevor sie aus der Kontrolle geraten, oder (auf der anderen Seite) ungenutzte Kapazitäten zu erkennen.

Ein richtiger erster Schritt zur Lösung dieser Probleme ist die Verwaltung all Ihrer Projekte am selben Ort. Im nächsten Schritt möchten Sie dann aber auch alle Aufgaben in jedem Projekt samt Bearbeitungszeitraum sehen und wem sie zugewiesen sind. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, überlastete Mitarbeiter und Konflikte in der Projektzeitleiste rechtzeitig zu identifizieren. In diesen Fällen können Sie Aufgaben verschieben, entfernen oder neu delegieren, um Ihre Projekte auf dem richtigen Kurs zu halten. Nicht alle Tools haben Filter, die dies ermöglichen. Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf diese wichtige Funktion.

Ein Beispiel: Sie haben einen Designer, der für eine kleine Aufgabe verantwortlich ist – die Bearbeitung einiger Fotos für Ihre nächste Produkteinführung. Zusätzlich muss er aber auch für eine Konferenz im nächsten Monat die Broschüren, Visitenkarten und Plakate gestalten, drucken und abliefern – und das alleine! Gleichzeitig hat ein anderer Designer freie Kapazitäten. Wenn Sie die Arbeitsauslastung aller Mitarbeiter im Blick haben, können Sie diese Diskrepanz schnell erkennen und die Arbeit entsprechend neu zuweisen.

Zu guter Letzt denken Sie daran, den Kommunikationsfluss immer offen zu halten – offline und online. Ob in Ihrem Projektmanagement-Tool oder in Ihren regelmäßigen Einzelmeetings – informieren Sie sich bei Ihren Teamkollegen über ihre Arbeitsauslastung und vergewissern Sie sich, dass alles wie geplant verläuft.

Durch die Anpassung von Projektzeitplänen die Produktivität Ihres Teams maximieren

  • Problem: Die Starttermine Ihrer Projekte wurden nicht aufeinander abgestimmt und in Folge dessen sind Ihre Mitarbeiter überlastet, Aufgaben sind blockiert und Projekte verzögert.
  • Lösung: Terminieren Sie jedes Projekt unter Berücksichtigung Ihres gesamten Portfolios.

Auch wenn Ihr Projekt mit der größten Sorgfalt geplant wurde, kann es bei der Ausführung daran scheitern, dass es nicht mit Blick auf den gesamten Arbeitsumfang des Teams für den jeweiligen Monat, Quartal oder Jahr terminiert wurde. Wenn Sie zum Beispiel drei verschiedene Web-Updates gleichzeitig starten möchten, können diese unter Umständen miteinander kollidieren oder sich länger als erwartet verzögern, weil Ihr Team zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen versucht.

Stattdessen sollten Sie die Arbeit Ihres Teams so planen und aufeinander abstimmen, dass der gesamte Umfang Ihres Arbeitsaufkommens berücksichtigt wird. Diese Tipps helfen Ihnen dabei:

  • Starttermine für ähnliche Projekte versetzen: Besonders wenn eine Gruppe an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, sollten Sie die Start- und Fertigstellungstermine versetzen. Dann müssen die einzelnen Mitarbeiter nicht versuchen, ihre Arbeit für fünf verschiedene Projekte gleichzeitig zu erledigen. Stattdessen können sie sich auf ein Projekt konzentrieren, bevor sie zum nächsten übergehen.
  • Achten Sie auf Abhängigkeiten: Muss die Überprüfung der Infrastruktur abgeschlossen werden, bevor eine neue Website erstellt wird? Wenn ja, terminieren Sie das abhängige Projekt auf einen Termin nach dem geplanten Fertigstellungstermin des ersten Projektes.
  • Doppelte Aufgaben markieren: Wenn die gleiche Aufgabe für zwei verschiedene Projekte erstellt werden soll, ist es sinnvoll, sie zu bündeln. Achten Sie darauf, dass diese Aufgabe fristgerecht erledigt wird, um beide Projekte nach Plan durchzuführen – egal ob es sich um die Einbindung eines neuen Lieferanten oder den Kauf von Video-Equipment für die Marketingabteilung handelt.

Damit mehrere Projekte gleichzeitig nach Plan verlaufen, ist gutes Timing entscheidend. Die richtige Zeitplanung hilft Ihrem Team, so produktiv wie möglich zu sein.

Mehrere Projekte erfolgreich gleichzeitig verwalten – jedes Mal!

Für einen Teamleiter gehört die gleichzeitige Steuerung mehrerer Projekte zum Joballtag. Wir hoffen, die folgenden Tipps helfen Ihnen, den Überblick über alle Bestandteile Ihres Projektes zu behalten, organisiert zu bleiben, alle Termine einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen – und das immer und überall.

Beginnen Sie noch heute, Projekte in Asana zu verwalten