9 Strategien zur erfolgreichen Verwaltung mehrerer Projekte

12. März 20218 Minuten Lesezeit
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Verwaltung mehrerer Projekte

Wenn Sie ein Team oder ein Programm leiten, arbeiten Sie wahrscheinlich an mehreren Projekten gleichzeitig. Dabei alle laufenden Vorgänge im Blick zu behalten, kann einen schnell überfordern. Ohne einen funktionierenden Managementprozess für mehrere Projekte wird es Ihnen schwerfallen, Prioritäten festzulegen, die Arbeitsbelastung Ihres Teams effizient zu steuern und zu kontrollieren, ob alles pünktlich erledigt wird.

Erfreulicherweise gibt es dafür eine Lösung. Egal ob Sie die Organisation und Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig bewältigen müssen oder Ihrem Team ein überschaubares Arbeitspensum gewährleisten möchten – diese zehn Strategien helfen Ihnen, alles im Griff zu behalten.

1. Geben Sie all Ihren Projekten ein Zuhause

  • Problem: Unzureichender Einblick in all Ihre Projekte

  • Lösung: Alle Projekte des Teams an einem Ort planen und managen

Wenn Sie beispielsweise einen Produktfahrplan mit mehreren Produkteinführungen verwalten, möchten Sie genau wissen, wie viele Markteinführungen durchgeführt werden, was jede einzelne beinhaltet und wann sie stattfindet. Durch die Planung und Verwaltung all Ihrer Einführungen an einem Ort erhalten Sie einen schnellen Überblick über alle aktuellen Vorgänge und den Status Ihres gesamten Produktfahrplans. Welches Tool Sie für die Verwaltung mehrerer Projekte einsetzen sollten? Wenn Sie noch kein Tool verwenden, eignet sich für diese Aufgabe am besten eine Projekt- oder Work-Management-Plattform. Idealerweise eine, die flexibel, einfach zu bedienen und kollaborativ einsetzbar ist. Bei Asana sind wir selbstverständlich der Ansicht, dass Asana eine hervorragende Möglichkeit ist, die in Betracht gezogen werden sollte.

2. Definieren Sie Ihre Ziele, Pläne, Verantwortlichkeiten und Erwartungen gleich zu Beginn

  • Problem: Abweichungen bei Ergebnissen und Prozessen

  • Lösung: Klare Definition von Zielen, Plänen und Verantwortlichkeiten

Ohne einen Standardprozess für die Planung von Workflows und Projekten wird jedes Projekt wahrscheinlich unterschiedlich verwaltet. Folglich sind die Ergebnisse uneinheitlich. Für jede neue Aufgabe wird ein neuer Ablauf eingerichtet und dadurch viel Zeit verloren. Gleichzeitig steigt die Wahrscheinlichkeit, dass etwas übersehen wird.

Um dieses Problem zu beheben, sorgen Sie dafür, dass die Pläne, Prozesse und Verantwortlichkeiten in Ihrem Team von Anfang an klar festgelegt sind. Auf Projektebene bedeutet dies, alle Ziele, jeden Schritt und jede Aufgabe samt Fälligkeitsdatum und Verantwortlichem klar zu definieren. Achten Sie darauf, genügend Zeit für Feedback und Genehmigungen einzuplanen, denn diese Schritte werden unter Zeitdruck und ohne klare Planung zu einfach übersprungen.

Als nächstes müssen Pläne, Prozesse und Verantwortlichkeiten auf Programmebene definiert werden. Legen Sie die Ziele für Ihr Team fest und kommunizieren Sie deutlich die Projekte, mit welchen Sie Ihre Teamziele verwirklichen können. Ihre Projektziele werden Ihrem Team dabei helfen, diese zu erreichen. Teamziele wiederum werden Ihrem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen.

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Um sämtliche Vorteile des Projektmanagements] auszunutzen, sollten Sie ein paar Regeln für das gesamte Team festlegen. Bei großen Projekten bietet es sich an, dass Projektleiter noch vor der Projektplanung ein Projekt-Briefing verfassen. Für Projekte, die Ihr Team häufig durchführt, können Sie Vorlagen anfertigen, damit diese jedes Mal auf die gleiche Weise durchgeführt werden. Dadurch müssen Sie nicht jedes Mal das Rad neu erfinden.

3. Geben Sie Ihren Projekten mit der größten Wirkung die oberste Priorität

  • Problem: Unklare Priorität von Projekten

  • Lösung: Überlegen Sie, auf welche Weise Ihre Projekte zu größeren Unternehmenszielen beitragen. Welches hat die größte Wirkung? Damit fangen Sie an.

Obwohl die Versuchung groß ist, mit den einfachsten Projekten anzufangen, sollten Sie widerstehen. Setzen Sie Ihre Prioritäten stattdessen entsprechend dem Beitrag, den Ihre Projekte zur Umsetzung Ihrer Unternehmensziele leisten. „Ihre obersten Prioritäten sollten sich an diesen Zielen orientieren und Ihnen helfen, diesen einen Schritt näher zu kommen,“ sagt die Schriftstellerin Kasey Fleisher Hickey. Setzen Sie Ihre Prioritäten also strategisch, sowohl auf der Makroebene (d. h. indem Sie ein Projekt mit geringem Beitrag auf das nächste Quartal verschieben), als auch auf der Mikroebene (indem Sie Ihre tägliche To-do-Liste nach Wichtigkeit sortieren).

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Team arbeitet an fünf Produkteinführungen gleichzeitig. Obwohl alle Projekte etwa gleich groß sind, was Aufwand und Arbeitsumfang betrifft, hat eines der Produkte das Potenzial, die Neukundenumsätze deutlich stärker zu beeinflussen als die anderen vier. Das zweite hätte jedoch den größten Einfluss auf die Kundenbindung und den LTV. Da Sie wissen, dass der LTV für Ihr Unternehmen eine höhere Priorität hat, setzen Sie alles daran, dass ausreichend Personal für die Arbeit am zweiten Produkt zur Verfügung steht. Erst danach machen Sie sich über die Mitarbeiter Gedanken, die sich mit Projekten befassen, die eine niedrigere Priorität haben.

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Diese Strategie ermöglicht Ihnen nicht nur eine effizientere Verteilung von Zeit und bessere Verwaltung von Ressourcen, sondern gibt Ihnen auch die Gewissheit, dass Ihre Projekte einen wichtigen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten.

4. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team flexibel auf sich verändernde Prioritäten reagieren kann

  • Problem: Ihr Team hat keine einfache Möglichkeit, sich verändernde Prioritäten zu erfassen und Aufgaben neu zuzuweisen.

  • Lösung: Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Aufgaben Ihres Teams.

Prioritäten für Ihr Team festzulegen und sich untereinander abzustimmen sind entscheidende Faktoren. Ebenso wesentlich für den Erfolg ist, bei Bedarf flexibel reagieren zu können. Wenn Sie Ihre Arbeit allerdings in Tabellen und To-do-Listen verschiedenster Tools erfassen, lässt sich schwieriger nachvollziehen, woran Ihr Team gerade arbeitet. Das bedeutet auch, dass Sie bei Veränderungen nicht wissen, was neu geplant werden muss, wie die Auslastung eines jeden Teammitglieds aussieht oder wie Sie die Arbeiten im Auge behalten sollen, die Sie vorerst auf Eis legen.

Indem Sie mit Ihrem Team eine zentrale Informationsquelle verwenden, können Sie mehrere Projekte verwalten und müssen sich keine Sorgen um sich verändernde Prioritäten machen. Dank der vorherrschenden Transparenz erkennen Sie auf einen Blick die Auslastung Ihres Teams und an welchen Aufgaben es gerade arbeitet. Wenn Sie dann Aufgaben neu priorisieren müssen, können Sie das einfach bewerkstelligen, ohne dass Aufgaben verloren gehen.

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Zu guter Letzt denken Sie daran, den Kommunikationsfluss immer offen zu halten – offline und online. Ob in Ihrem Projektmanagement-Tool oder in Ihren regelmäßigen Einzelmeetings – informieren Sie sich bei Ihren Teamkollegen über ihre Arbeitsauslastung und vergewissern Sie sich, dass alles wie geplant verläuft.

5. Koordinieren und kommunizieren Sie deutlich die Erwartungen

  • Problem: Zwischen Ihnen und Ihren Beteiligten herrscht Unklarheit darüber, welche Arbeiten wann erledigt werden.

  • Lösung: Kommunizieren Sie dort, wo die Arbeit stattfindet.

Teams haben Kommunikationsprobleme, weil ihnen die Übersicht fehlt: bei der eigenen Arbeit und der von Kollegen sowie bei Arbeiten von bereichsübergreifenden Beteiligten. Wenn Sie nicht wissen, woran andere arbeiten, fehlt Ihnen der nötige Kontext, um zu verstehen, warum sich Zeitpläne verändern, ob Prioritäten gleich bleiben und wie ein Projekt voranschreitet.

Wenn Sie aber dort kommunizieren, wo auch Ihre Arbeit stattfindet, geben Sie sowohl Ihrem Team als auch bereichsübergreifenden Beteiligten umfassende Informationen zu Ihren Aufgaben. Und dank Echtzeit-Updates bleibt jeder über den Fortschritt der Aufgaben auf dem Laufenden.

Die beste Möglichkeit, um für Konsistenz bei Ihren Statusberichten zu sorgen, ist die Verwendung eines Arbeitsmanagement-Tools, das es Ihnen ermöglicht, Updates zu Status und Fortschritt direkt dort zu kommunizieren, wo auch die Arbeit selbst stattfindet. Anstatt Daten und Updates in vielen verschiedenen Tabellen, Dokumenten und anderen Tools zu erfassen, können Sie mit nur einem Klick alle Informationen sammeln – und sie mit nur einem weiteren Klick mit allen Beteiligten teilen.

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6. Betrachten Sie die gesamte Arbeitsbelastung aller Projekte, um für ausgewogene Zeitpläne zu sorgen

  • Problem: Sie wissen nicht, wie viel (oder wenig) Arbeit jeder einzelne Teamkollege auf dem Tisch hat.

  • Lösung: Finden Sie eine Möglichkeit, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter projektübergreifend zu sehen.

Wenn die Planung der Projekte an verschiedenen Orten verwaltet wird, kommt ein weiteres Problem hinzu: Sie haben keinen Überblick darüber, was jeder einzelne Mitarbeiter insgesamt und projektübergreifend leistet. Das bedeutet, Sie müssen sich mehr oder weniger darauf verlassen, dass Ihr Team Sie benachrichtigt, falls die Arbeitsbelastung zu groß oder zu gering wird. Dadurch haben Sie kaum Chancen, eventuelle Probleme, wie z. B. verpasste Fristen, rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden, bevor sie aus der Kontrolle geraten, oder (auf der anderen Seite) ungenutzte Kapazitäten zu erkennen.

Ein richtiger erster Schritt zur Lösung dieser Probleme ist die Verwaltung all Ihrer Projekte am selben Ort. Im nächsten Schritt sollten Sie dann aber auch alle Aufgaben in jedem Projekt samt Bearbeitungszeitraum sehen können, und wem sie zugewiesen sind. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, überlastete Mitarbeiter und Konflikte in der Projektzeitleiste rechtzeitig zu identifizieren. In diesen Fällen können Sie Aufgaben verschieben, entfernen oder neu delegieren, um Ihre Projekte auf dem richtigen Kurs zu halten. Nicht alle Tools haben Filter, die dies ermöglichen. Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf diese wichtige Funktion.

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Ein Beispiel: Sie haben einen Designer, der für eine kleine Aufgabe verantwortlich ist – die Bearbeitung einiger Fotos für Ihre nächste Produkteinführung. Zusätzlich muss er aber auch für eine Konferenz im nächsten Monat die Broschüren, Visitenkarten und Plakate gestalten, drucken und abliefern – und das alleine! Gleichzeitig hat ein anderer Designer freie Kapazitäten. Wenn Sie die Arbeitsauslastung aller Mitarbeiter im Blick haben, können Sie diese Diskrepanz schnell erkennen und die Arbeit entsprechend neu zuweisen.

7. Maximieren Sie die Produktivität Ihres Teams durch die Anpassung von Projektzeitplänen

  • Problem: Die Starttermine Ihrer Projekte wurden nicht aufeinander abgestimmt und infolgedessen sind Ihre Mitarbeiter überlastet, Aufgaben sind blockiert und Projekte verzögert.

  • Lösung: Terminieren Sie jedes Projekt unter Berücksichtigung Ihres gesamten Portfolios.

Auch wenn Ihr Projekt mit der größten Sorgfalt geplant wurde, kann es bei der Ausführung daran scheitern, dass es nicht mit Blick auf den gesamten Arbeitsumfang des Teams für den jeweiligen Monat, Quartal oder Jahr terminiert wurde. Wenn Sie zum Beispiel drei verschiedene Web-Updates gleichzeitig starten möchten, können diese unter Umständen miteinander kollidieren oder sich länger als erwartet verzögern, weil Ihr Team zu viele Aufgaben auf einmal zu erledigen versucht.

Stattdessen sollten Sie die Arbeit Ihres Teams so planen und aufeinander abstimmen, dass der gesamte Umfang Ihres Arbeitsaufkommens berücksichtigt wird. Diese Tipps helfen Ihnen dabei:

  • Starttermine für ähnliche Projekte versetzen: Insbesondere wenn eine Gruppe an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, sollten Sie die Start- und Fertigstellungstermine versetzen. Dann müssen die einzelnen Mitarbeiter nicht versuchen, ihre Arbeit für fünf verschiedene Projekte gleichzeitig zu erledigen. Stattdessen können sie sich auf ein Projekt konzentrieren, bevor sie zum nächsten übergehen.

  • Achten Sie auf Abhängigkeiten: Muss die Überprüfung der Infrastruktur abgeschlossen werden, bevor eine neue Website erstellt wird? Wenn ja, terminieren Sie das abhängige Projekt auf einen Termin nach dem geplanten Fertigstellungstermin des ersten Projektes.

  • Doppelte Aufgaben markieren: Wenn die gleiche Aufgabe für zwei verschiedene Projekte erstellt werden soll, ist es sinnvoll, sie zu bündeln. Achten Sie darauf, dass diese Aufgabe fristgerecht erledigt wird, um beide Projekte nach Plan durchzuführen – egal ob es sich um die Einbindung eines neuen Lieferanten oder den Kauf von Video-Equipment für die Marketingabteilung handelt.

Das richtige Timing kann entscheidend dafür sein, dass mehrere Projekte gleichzeitig planmäßig verlaufen und Ihr Team wirklich produktiv arbeitet.

8. Delegieren Sie Aufgaben, ohne den Überblick zu verlieren

  • Problem: Der Grat zwischen Mikromanagement und einer fehlender Führung ist sehr schmal. Wie finden Sie die richtige Balance?

  • Lösung: Verwenden Sie mit Ihrem Team eine zentrale Informationsquelle. Dadurch haben Sie bei Bedarf Einblick in die Arbeit.

Kein Manager will ein Mikromanager sein. Wenn Sie jedoch Aufgaben aus den Augen verlieren und das Gefühl haben, im Dunkeln zu tappen und nicht über die Arbeit Ihres Teams Bescheid zu wissen, ist es praktisch unmöglich, eine effektive Führungskraft zu sein. Aber die gute Nachricht ist, dass es einen Ausweg gibt.

Indem Sie mit Ihrem Team eine einzige Informationsquelle nutzen, können Sie die gesamte Arbeit mitverfolgen. Wenn alle Aufgaben Ihres Teams in einem zentralen, gemeinsamen Projekt erfasst sind, können Sie auf einen Blick sehen, wer woran arbeitet, wann diese Aufgaben fällig sind und wie Ihre Mitarbeiter vorankommen. Auf diese Weise können Sie den Fortschritt von Aufgaben überprüfen, ohne zum Mikromanager zu werden.

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9. Erfassen und speichern Sie Ihre Workflows – Sie müssen das Rad nicht jedes Mal neu erfinden

  • Problem: Sie erstellen zu Beginn eines jeden Projektes alle Arbeitsabläufe neu.

  • Lösung: Verwenden Sie Vorlagen und vereinfachen Sie sich den Planungsprozess Ihrer Projekte.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben gerade Ihre vierteljährliche  Marketingkampagne abgeschlossen und bereiten sich auf die nächste vor. Leider erinnern Sie sich nicht mehr genau, wie Sie die Arbeit für die letzte Kampagne genau eingeteilt haben. Außerdem hat sich seither so viel verändert und nebenbei sind Sie auch für die Koordination mehrerer anderer Projekte verantwortlich. Sie sind unsicher, wie Sie die Kampagne anfangs geplant haben. Wie können Sie die Kampagne wiederholen und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Aufgaben übersehen?

Sie müssen das Rad nicht für jedes Projekt neu erfinden. Stattdessen können Sie einfach Vorlagen erstellen und den Start neuer Projekte vereinfachen. Auf diese Weise lassen sich Workflows immer wieder als Vorlagen verwenden. Wenn Sie also mit einem neuen Projekt beginnen, können Sie einfach auf benutzerdefinierte Vorlagen zurückgreifen. Somit beginnt die eigentliche Arbeit schneller und effizienter.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Vorlage regelmäßig mit neuen Aufgaben oder Schritten, die zum Prozess hinzukommen, sowie mit neuen Arbeitsabläufen aktualisieren. Stellen Sie sich Ihre Vorlage als ein sich weiterentwickelndes Dokument vor: Damit der Prozess so effektiv und effizient wie möglich ist, sollten Sie ihn laufend mit bewährten Methoden und neuen Erkenntnissen aktualisieren. Speichern Sie ihre Vorlage in der zentralen Informationsquelle Ihres Teams, damit jeder Zugriff darauf hat und sie für neue Projekte nutzen kann.

Mehrere Projekte erfolgreich gleichzeitig verwalten – jedes Mal!

Für einen Teamleiter gehört die gleichzeitige Steuerung mehrerer Projekte zum Joballtag. Wir hoffen, die folgenden Tipps helfen Ihnen, den Überblick über alle Bestandteile Ihres Projektes zu behalten, organisiert zu bleiben, alle Termine einzuhalten und Ihre Ziele zu erreichen – und das immer und überall.

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